Как работать без кассы онлайн: Зачем нужна онлайн-касса и принцип её работы

Содержание

Зачем нужна онлайн-касса и принцип её работы

Действительно, зачем простому, не нарушающему законы бизнесмену, менять старую, но исправно работающую кассовую технику, на новые и не совсем понятные онлайн-кассы? Или это очередной «заскок» государственной машины, которая придумывает всё новые и новые палки в колеса малого бизнеса?

На самом деле, если посмотреть чуть внимательнее на закон 54-ФЗ и на сами онлайн-кассы, то картина, которую рисуют себе предприниматели, вырисовывается совсем противоположная.

Во-первых, онлайн-передача данных обо всех расчетно-кассовых операциях оператору фискальных данных (ОФД) и в налоговые органы освобождает предпринимателя от рутинной работы по формированию и распечатке различной бумажной отчетности по кассовым операциям. Эта отчетность уже входит в список фискальных документов, отсылаемых в ФНС.

Во-вторых, отпадает необходимость в плановых проверках ФНС: проверка к предпринимателю или в организацию направляется только тогда, когда данные с фискального накопителя кассы перестанут поступать в ФНС. Вот тогда ждите гостей.

В третьих, онлайн-касса — инструмент, который кроме стандартных функций кассового аппарата, включает в себя дополнительные инструменты, облегчающие жизнь предпринимателю, например, товароучетную программу.

Как работает онлайн-касса?

Как описать в двух-трех словах принцип работы онлайн-кассы? Давайте посмотрим, что она делает каждый раз, когда вы оформляете продажу товара или услуги:

Покупатель или клиент оплачивает ваш товар или услугу — передает вам (или кассиру) деньги наличными, картой или по безналичному расчету.

Необходимая информацию (наименование товара, его стоимость, сумму, полученную от покупателя) вводится в кассовый аппарат. Это может осуществляться при помощи сканера штрих-кода или самом кассиром, вручную.

Онлайн-касса формирует фискальный чек со всеми необходимыми реквизитами.

Данные о покупке передаются на фискальный накопитель.

Готовый чек заверяется данными с фискального накопителя.

Заверенный чек обрабатывается и распечатывается на бумажном носителе — кассовой ленте и вручается довольному покупателю.

Онлайн-касса отправляет данные о совершенной операции в электронном виде оператору фискальных данных и получает ответ от сервера ОФД о получении чека.

Оператор фискальных данных обрабатывает полученную информацию и пересылает ее налоговой службе.

Электронная версия чека отправляется покупателю по его желанию на почту или на смартфон.

Принцип работы онлайн-кассы остается неизменным, независимо от того, продаете ли вы товары или оказываете услуги. Одно из главных условий работы онлайн-кассы — подключение к сети интернет. Причем, такое подключение не обязательно должно быть постоянным: данные накапливаются на ФН и сохраняются там. Однако пользователю в течение 30 дней необходимо провести передачу “зависших” чеков в ОФД. Во всех моделях МТС Кассы такая передача данных осуществляется автоматически при восстановлении интернет-связи. Требования к скорости интернета для онлайн-кассы самые минимальные: кассовые чеки и прочие фискальные документы в электронном виде «весят» очень мало. Многие мобильные операторы, в том числе, МТС, предлагают специальные недорогие тарифы для онлайн-касс.

Узнать подробнее

Что еще умеет онлайн-касса?

Кроме стандартных функций контрольно-кассовой техники (ККТ), современная умная онлайн-касса может выполнять кучу полезной работы, облегчая жизнь предпринимателю.

Онлайн-кассы бывают трех типов: автономные кнопочные онлайн-кассы, смарт-терминалы и просто фискальные регистраторы, которые, по сути, являются принтерами чеков, и подключаются к компьютеру или планшету с установленной кассовой программой. В первом случае в старую кнопочную кассу просто встраивается фискальный накопитель и добавляется возможность подключения к интернету — такая легкая модернизация.

Во втором случае — это уже мини-компьютер, или, если хотите, планшет, работающий под управлением своей операционной системы. В смарт-терминал устанавливается специальная кассовая программа, которая наделяет его всеми необходимыми основными и дополнительными функциями. Вот некоторые возможности, которые предоставляет онлайн-касса (на примере «МТС Кассы»):

Удобное и простое добавление наименования товарных позиций в чек и их корректировка (на автономных кассах для этого необходимо подключение к компьютеру).

Удобный и интуитивно понятный кассиру интерфейс, который минимизирует ошибки.

Панель избранных товаров, удобные функции «отложенный чек» и «возврат» еще более упрощают работу кассира.

Полная автоматизация расчетов, которая значительно сокращает время обслуживания покупателей. Например, удобно реализована работа с весовым товаром: при подключении кассы к весам она автоматически подсчитает стоимость взвешенного товара и добавит её в чек.

Удобно реализованная система предоставления скидок: их можно делать как на отдельные покупки, так и на общую сумму чека.

Возможность принимать от покупателя наличные и безналичный расчет по одному чеку.

И это только часть функций, которые доступны владельцам онлайн-касс МТС. Полный список возможностей МТС Кассы можно прочитать в инструкции к определенной модели.

К смарт-терминалам или фискальным регистраторам можно дополнительно установить товароучетную программу, и использовать её для автоматизации торговых операций и контроля процессов, проведения маркетинговых активностей. Без товароучетной программы не обойтись и тем, кто работает с ЕГАИС, системой «Меркурий» и другими маркированными товарами.

Кому необходима онлайн-касса?

С 2017 года использовать онлайн кассы были обязаны:

ООО и ИП на общей и упрощенной системе налогообложения, которые и ранее обязаны были применять контрольно-кассовую технику.

Розничные магазины, торгующие подакцизными товарами, вне зависимости от формы собственности и режима налогообложения.

ООО и ИП, осуществляющие интернет-торговлю, интернет-магазины (магазины, которые применяли в расчетах только электронные деньги, получили отсрочку до 2018 года).

С 1 июля 2018 года переход на онлайн-кассы затронул еще больше предпринимателей. Теперь к тем, кто работает уже работает с онлайн-кассами добавились предприятия (ИП и ООО) в сфере общепита и вендинга (при наличии наемных сотрудников), юридические лица на ЕНВД, ИП на патентной системе налогообложения или ЕНВД, имеющие наемных сотрудников.

До 1 июля 2019 года отсрочку от применения онлайн-касс получили ООО и ИП, которые занимаются розничной торговлей, общепитом или вендингом без наемных работников. Такую же отсрочку получили предприятия, специализирующиеся на оказании услуг.

Есть некоторые категории предпринимателей, которые и после 1 июля 2019 года смогут работать без онлайн-касс. Правда, насколько долго им будет позволено так работать — вопрос остается открытым.

МТС Касса предлагает предпринимателям готовые решения: широкой выбор онлайн-касс, от стационарных моделей до мобильных касс. Каждый найдет здесь своего надежного помощника в большом океане бизнеса.

Заказать

инструкция для чайников с видео

Для ведения предпринимательской деятельности в сфере торговли по законодательству РФ необходимо иметь кассовый аппарат, который выдает чеки и сохраняет информацию о произведенных действиях. Эти данные должны передаваться в налоговую инспекцию. С февраля 2017 года Федеральная налоговая служба обязала большую часть предпринимателей России установить онлайн-кассы. С июля 2018 года на работу с такой техникой должны перейти абсолютно все. Столкнувшись с нововведениями, многие задались вопросами, как работает онлайн-касса, что это такое и чем она отличается от обычной кассовой техники. Те, кто перешли на новую систему год назад, возможно разобрались уже с данными вопросами. Но льготникам, для которых была предусмотрена отсрочка перехода на работу с онлайн ККТ (предприниматели на ЕНВД и патентной системе налогообложения), только предстоит вникнуть в суть нововведений.

Где купить онлайн-кассу

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – это контрольно-кассовый аппарат, который оборудован встроенным фискальным накопителем, способным передавать информацию о финансовых расчетах в контролирующие органы в режиме реального времени. При совершении денежной операции данные сразу же поступают в налоговую службу и хранятся на ее компьютерных серверах. Работает такая аппаратура только при наличии доступа к интернету.

Из чего состоит онлайн ККМ

Чтобы подробнее разобраться в принципе работы такой техники, необходимо знать, из каких основных комплектующих она состоит.

Ее основу составляют три детали, встроенные в корпус с кнопками на наружной поверхности:

Устройство, предназначенное для печати чеков.
Фискальный накопитель. Он обеспечивает подписание чеков, их шифровку для фискального оператора и расшифровку данных от него.
Сетевая карта. Она обеспечивает возможность подключения кассы к интернету. На ней есть специальные разъемы для подключения кабельного или беспроводного интернета.

Работа с онлайн-кассами

Не все знают, по какому принципу работает онлайн ККМ, и как происходит передача данных в ИФНС.

Принцип работы онлайн-кассы:

Продавец, рассчитывая покупателя, вводит сумму при помощи клавиатуры и нажимает кнопку, чтобы напечатать чек.
Введенная в чеке сумма и другая информация, связанная с продажей (наименование товара, количество и т.п.) передается в зашифрованном виде оператору фискальных данных. Это посредник, с которым предприниматель заключает договор на обслуживание.
Оператор проверяет информацию и подтверждает ее получение.
Ту же информацию фискальный оператор отправляет в Налоговую службу, и там она хранится не менее 5 лет.

На весь процесс уходит несколько секунд, так как система работает автоматизировано.

Важно! Договор с фискальным оператором предприниматель подписывает после покупки онлайн-кассы, при ее установке. Обслуживающая компания должна быть аккредитирована налоговой службой.

Требования к онлайн-кассе

Налоговой службой ведется специальный реестр онлайн-касс, разрешенных к использованию. Этот список можно посмотреть на официальном сайте ФНС. В данный перечень включена техника, которая соответствует государственным стандартам. Предпринимателям при приобретении кассовой техники нужно знать следующие современные требования, которые предъявляются к онлайн-кассам в соответствии со ст. 4. Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники…»:

На корпусе должно быть обозначение заводского номера.
Внутри должно быть установлено чекопечатающее устройство.
Прибор должен иметь часы, способные отображать реальное время.
Аппарат должен поддерживать работу фискального накопителя и передачу на него введенной информации.
Аппарат должен поддерживать функцию формирования фискальных документов в электронном виде.
Касса должна поддерживать печать бумажных чеков (исключение для интернет-магазинов, так как они чеки высылают в электронном формате).

Чем отличаются онлайн ККМ от касс старого образца

Главное отличие кассовых аппаратов нового поколения в том, что они поддерживают функцию подключения к интернету и передачи данных из фискального накопителя в налоговую службу. Но есть еще несколько существенных отличий, обеспечивающих им преимущества по сравнению со старыми ККМ. Сравнение отличий приводится в таблице ниже.

	Онлайн ККТ	Обычная ККТ
Подключение к сети интернет	Да	Нет
Хранение данных	В фискальном накопителе	В ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная)
Регистрация кассы	В удаленном режиме через сайт фискального оператора или сайт ФНС	При личном визите ИФНС
Передача данных в ИФНС	В режиме реального времени	Данные снимаются с ленты сотрудниками центра техобслуживания при личном визите
Обозначения на корпусе	Заводской номер	Голограмма. Ее отсутствие карается штрафами
Чек	Содержит 24 реквизита	Содержит 7 реквизитов
Формат чека	Бумажный и электронный	Только бумажный

Таким образом, аппараты нового поколения способны передавать информацию по финансовым расчетам в налоговую службу по сети интернет. Больше нет необходимости в техническом обслуживании от ЦТО. Это обеспечивает сокращение выездных налоговых проверок предпринимателей. Также чек, выдаваемый онлайн-кассами, содержит максимум информации, которая обеспечивает защиту прав и интересов потребителей.

Как пользоваться онлайн-кассой

Чтобы начать работу с онлайн-кассами, сначала нужно купить аппарат и зарегистрировать его в ИФНС. Во избежание последующих проблем, важно понимать, как происходит процесс и с чего нужно начать:

Покупаете ККМ, включенный в официальный реестр онлайн-касс, разрешенных к применению.
Подписываете договор с оператором фискальных данных, аккредитированным налоговой службой.
Регистрируете модель в режиме онлайн через сайт ОФД или ФНС.
Настраиваете аппарат для работы (подключаете к нему интернет).

Пошаговая инструкция по работе на кассе выглядит следующим образом:

Продавец считает сумму покупок, выводит итог и получает деньги от потребителя в наличной или безналичной форме.
Нужная сумма вводится на кассе.
Печатается чек, который выдается покупателю в обязательном порядке.
По просьбе клиента продавец формирует электронный чек.

В этот момент фискальный оператор получает информацию о проведенной операции, после чего сохраняет ее у себя на сервере. Раз в сутки он передает все данные в налоговую службу.

Как получить электронный чек:

Покупатель предоставляет информацию о номере телефона или адресе электронной почты.
Формируется электронный чек и покупателю передается ссылка на него.
Данные можно расшифровать сканированием QR-штрих кода, который содержится в каждом чеке. Для этого в смартфоне должно быть установлено специальное приложение от ФНС.

Если сформирован ошибочный чек, и он уже распечатан, изменить ничего нельзя. Данные уйдут в контролирующие органы. В таком случае необходимо совершить операцию возврата, которая также передается в ИФНС. Такие ошибочные чеки необходимо сохранять и передавать их в налоговую службу по их требованию.

В начале рабочего времени кассир должен открыть смену, распечатав отчет об открытии смены, где указаны дата и ФИО кассира. По завершению рабочего дня нужно проводить процедуру закрытия смены. Во время процедуры в ОФД передаются данные о закрытии смены, количестве чеков, сумме операций, видах операций (наличный или безналичный расчет) и т.п. Меню у разных моделей касс разное, но принцип работы у всех одинаковый.

Чтобы процесс пользования был более понятным, посмотрите видео инструкцию по работе с онлайн-кассами.

Видео об онлайн-кассах

Должностная инструкция кассира

Деятельность индивидуальных предпринимателей и организаций контролируется органами налоговой службы в режиме онлайн, поэтому допускать ошибки в работе с кассой крайне нежелательно. Это может вызвать ряд вопросов со стороны контроллеров и обусловить выездную проверку.

За финансово-расчетные операции материальную ответственность несет кассир или продавец. При приеме на работу в ИП или другое учреждение, их обучают работе с кассой, а при оформлении – выдают должностную инструкцию для ознакомления. В соответствии с правилами многих работодателей, в обязанности кассира входит следующее:

Правильный расчет покупателей.
Обязательная выдача сдачи в полном объеме.
Внимательная работа с денежными средствами.
Урегулирование с покупателями спорных вопросов (возврат товара и денежных средств).
Сбор и сдача инкассации.
Контроль за рабочим местом (нельзя допускать присутствия посторонних лиц у кассового ящика, оставлять рабочее место, работать без чековой ленты и т.п.).
Открытие смены.
Закрытие смены и передача выручки соответствующим лицам.

Ответственность за денежные средства, их излишки или недостачу несет продавец-кассир. При допущении ошибок, руководство вправе налагать штрафы в соответствии с внутренним регламентом организации.

Лучшие предложения по цене и качеству

Работать с онлайн-кассой легко и просто. Для продавца и обычных потребителей незаметен процесс обмена информацией с контролирующими органами, поэтому на деле все выглядит, как обычно.

Инструкция: Как пользоваться онлайн-кассой

После введения в эксплуатацию онлайн-касс у предпринимателей возникает необходимость обучать сотрудников работе с новой ККТ.

Кто может работать с кассовым аппаратом

Для работы с онлайн-кассой, сотрудник должен соответствовать определенным критериям. К работе с онлайн-кассой допускаются сотрудники, которые:

Ознакомились и подробно изучили правила эксплуатации кассового оборудования. Правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, однако кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством. А изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием.
Подписали договор полной материальной ответственности. Данный договор должен подписаться до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать. Работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре. Но при отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, если работник нанес ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении.
Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию. Онлайн-кассы это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ, необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков, связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой, работодатель может разработать внутренние правила эксплуатации кассового оборудования, например:

Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ
Запрет на допуск третьих лиц к ремонту кассового оборудования
Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами
Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и пр.

Для удобства работодателя факт ознакомления со всеми правилами должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т. д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
Покупатель передает кассовому работнику оплату
После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

«Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
«Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
«Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
«Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — покупатель внес предоплату за товар частично;
Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

«приход» при обнаружении излишков
«расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Инкассация

Выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. После приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация.

Пример работы с онлайн-кассой

Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.

Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию.
Перед началом рабочего дня, необходимо подготовить рабочее место, для этого необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники (например, рулон чековой ленты).
Далее необходимо сформировать отчет о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену. На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток — работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был).
Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов.
Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки.
После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф).
Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.
К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Что нельзя делать кассиру во время работы

Работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, поэтому список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.

Кассиру запрещается:

Допускать к ККТ посторонних.
Оставлять кассовую зону без присутствия сотрудников.
Отлучаться с рабочего места без пересчета наличных денег в кассе. Данная процедура должна проходить в присутствии замещающего лица. Информация о сумме наличных денег в кассе заносится в журналы, ведущиеся для учета движения денежных средств. После внесения информации в журнал, кассир, как и замещающий его сотрудник, ставят свои подписи под итоговой суммой. Это правило должно строго соблюдаться даже при замещении кассира другим сотрудником всего на несколько минут.
Оставлять кассовую зону без оповещения руководителя.
Допускать к ремонту кассового оборудования не установленных лиц.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.

До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.

Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.

Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовая книга, как и ордера (ПКО, РКО) обязательны для предприятий, в которых осуществляются кассовые операции. Формат ККТ значения не имеет. Бизнесмены, работающие с онлайн-кассовой техникой от использования кассовой книги и ордеров, не освобождаются.

Однако существует категория предпринимателей, которые освобождены от необходимости ведения данных отчетных форм, к ним относятся ИП. На подобных предприятиях учет движения денег ведется при помощи заполнения Книги учета доходов и расходов.

Если ИП работает с использованием ККТ, данные вносятся в Книгу один раз в конце кассовой смены. Если же кассовая техника на предприятии отсутствует, информация должна вноситься по каждому факту получения или выдачи денег.

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

ПКО, как и РКО обязательны к заполнению в случае выдачи размена из кассы организации.

В этом случае в начале смены создается РКО с отражением суммы выданных денег. Основание выдачи будет указано как «Для размена».

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

В течение рабочей смены могут возникать различные ситуации, в том числе и препятствующие работе кассовой техники.

Отсутствует сеть интернет. Отсутствие интернета не принесет серьезных проблем. Операции, несмотря на отключение интернета, будут записываться на фискальный накопитель. ОФД получит информацию после восстановления работоспособности сети. Проблема с доступом к сети интернет должна быть решена не позднее чем через 30 суток, в противном случае онлайн-ККТ автоматически заблокируется.
Отключение электроэнергии. Ситуация предполагает невозможность проведения операций по онлайн-кассе, соответственно в случае обесточивания магазина продажи следует прекратить. Проводить продажи можно только в крайнем случае. Например, прохожему стало плохо, и срочно нужна вода. В этом случае не стоит, ссылаясь на 54-ФЗ, закрывать двери магазина перед бледным покупателем, лучше все же совершить продажу, а после восстановления работы электросети оформить чек коррекции.
Обрыв чековой ленты. Для устранения данной проблемы кассовому работнику необходимо заменить ленту самостоятельно, если это входит в его зону ответственности.
Отсутствие связи между компьютером и онлайн-кассой. В случае возникновения подобной проблемы необходимо разобраться в её причине, т.е. визуально оценить обстановку и попробовать найти причину поломки. Например, причиной может служить отошедший кабель, в этом случае кассир в силах исправить ситуацию самостоятельно. Если же на первый взгляд проблема не видна, кассовому работнику не стоит самостоятельно искать проблему, лучше вызвать специалиста, ответственного за техническую исправность оборудования.

Памятка для кассира

Чтобы понять как работать с онлайн-кассой и допускать в эксплуатации кассового оборудования минимум ошибок, кассир может воспользоваться следующей памяткой:

Ознакомиться с правила пользования онлайн-кассой.
Перед тем, как приступить к работе, ознакомиться с договором полной материальной ответственности и обозначить свое согласие с правилами, поставив под ними подпись.
Если наличие покупателей под вопросом, смену можно открыть непосредственно перед продажей, открытие кассовой смены совместно с открытием магазина не обязательно.
Не путайте возврат с чеком коррекции. Возврат производится в случае, если покупатель изъявил желание вернуть приобретенный ранее товар. Чек коррекции нужен в случае, если продажа была проведена с некорректной суммой или без использования кассовой техники.
Не оставляйте кассовую зону без присмотра.
Запрещается допускать к кассе третьих лиц.
Не допускайте промежутка более двадцати четырех часов между отчетами об открытии и закрытии смены во избежание блокировки ККТ.
При отключении электроэнергии, приостановите проведение продаж.
Если продажа все же была проведена без онлайн-кассы, нужен чек коррекции.
Работа ККТ не допускается при отсутствии чековой ленты.
Даже в конце смены нельзя оставлять без присмотра включенную ККТ.
Закрытие кассовой смены и сдача наличных денег полностью находится в зоне ответственности кассового работника.
В случае пересменки в рамках одной кассовой смены обязателен пересчет денежных средств со сверкой итогов. В момент пересчета обязательно присутствие как сдающей, так и принимающей стороны. В случае расхождений обязательно составление акта и взятие объяснительной у сдающей смены.

Принцип работы онлайн кассы, как работает онлайн касса

Согласно новой редакции ФЗ 54 от 2016 года все предприниматели к 2019 году обязаны перейти на онлайн-кассы. Так что такое онлайн-касса. Это особый вид кассового оборудования, который обеспечивает передачу данных о продаже в налоговую в режиме реального времени. Узнать, как работают онлайн кассы и принцип работы кассира с данным аппаратом, можно далее в статье.

Что такое онлайн-касса?

Онлайн касса — это кассовый аппарат, который обладает встроенным чипом. Чип обеспечивает одновременную выдачу чеков двух типов:

Бумажный. Это всем привычный тип чека, который никак не изменился с введением нового закона. Разве что вместо 7 реквизитов, их стало 24.

Электронный чек. Это документ, который отправляется в базу данных налоговой службы России. Как только оператор проверить все входные данные на соответствие, информация отправится в архив, где будет храниться в течение 5 лет.

Отдельно отметим, что чек это не простая бумага, а договор о купле-продаже определенного товара или услуги. И именно в качестве отчетной документации и договора, электронные копии чеков хранятся в архивах налоговой службы РФ.

Одна из моделей онлайн-кассы

Подделать чек невозможно. Принцип работы онлайн- кассы заключается в том, что чек автоматически отправляется в налоговую в момент совершения покупки. Для поддержания работы кассы в обязательном порядке необходим интернет, который можно подключить через роутер, компьютер, вай-фай или сим-карту. Не любая модель касс поддерживает сим-карту, поэтому способ подключения нужно учитывать при покупке.

|Принцип работы онлайн кассы|

Из чего состоит онлайн-касса?

Устройство онлайн-кассы:

Кассового аппарата. Эта часть крайне разнообразна. Все зависит от предпочтений и нужд самого предпринимателя. В этот блок входит устройство для проверки штрих-кодов, планшет, запрограммированный на основе 1С и прочие элементы кассы.

Сетевой карты. Онлайн-аппарат не может работать без интернет-подключения. Именно сетевая карта обеспечивает поддержку Интернет-соединения. Кстати, без интернета касса способна работать в течение 30 суток, после чего отключится автоматически. Этот меся данные будут накапливаться, чтобы потом поступить на сайт налоговой службы сразу же в полном объеме.

Фискальный накопитель. Это именно тот чип, который отвечает за отправку чеков в режиме реального времени. Отметим, что фискальный накопитель не может эксплуатироваться дольше 10 месяцев. Поэтому поставщики онлайн-касс, как правило, представляют еще и услуги по обслуживанию. Сюда, в том числе, входит и регулярная замена фискальных накопителей.

Чем новые аппараты отличаются от старых?

Подключение к интернету. Теперь надзор налоговой за предпринимательской деятельностью осуществляется в режиме реального времени. Онлайн-касса всегда показывает правильное время, это предполагает принцип ее работы и технологическое устройство. Со одной стороны это не позволит предпринимателям продавать алкоголь после 23.00, а также исключает возможности мошенничества за счет перемотки календаря.

У покупателя есть возможность получения электронных чеков. Со временем эту функцию планируется развить в целях экономии бумаги и улучшения экологии.

Все данные о последних покупках хранятся на фискальном накопителе, а не в чековой ленте. Это удобнее, накопитель занимает мало места. К тому же значительно экономятся средства на бумаге.

Регистрация кассы происходит в режиме онлайн. Личное присутствие совсем не обязательно.

Фискальный накопитель: основная составляющая онлайн-касса

Вот основные составляющие принцип работы кассового аппарата.

Зачем нужны нововведения?

Нововведения ставят перед собой множество целей. Но основной можно назвать вывод предпринимательства из теневой экономики. Если раньше при нахождении предприятия с кассовым аппаратом требовались длительные проверки, то сегодня можно проверить работоспособность кассы, наличие ее в реестре и фискальный накопитель.

Сам фискальный накопитель дает возможность контроля в режиме реального времени. Предприниматель просто не сумеет спрятать свои доходы, поскольку каждый чек автоматчики проходит контроль. В теории достаточно сравнить закупочные документы с данными о продажах, чтобы понять, укрывает ли предприниматель часть своих доходов или нет.

Принцип работы онлайн-кассы

Фискальные накопители сами по себе меняются регулярно, что снижает вероятность взлома, сводя ее к нулю. Сама по себе касса достаточно технологично, за счет чего стало удобнее вносить в базу данных новые товары. Вообще в новых кассах программное обеспечение в разы гибче. Это одна из-под оплёток закона, которая меняет принцип работы всего кассового оборудования.

Ну и нельзя не сказать о контроле продажи алкогольной продукции. Теперь без Интернет-соединения не получится продать покупателю алкогольную продукцию. Порядковый номер регистра автоматически сравнивается с базой данных бутылок. Без Интернет-соединения это не возможно, поэтому бутылка просто не будет продана.

Правильные часы, которые сложно взломать, представляют собой так же один из элементов контроля законодательства о распространении алкогольной продукции среди населения. После 23.00 продать бутылку можно, но об этому сразу же узнают.

|Кому, для кого нужна онлайн касса|

Преимущества для предпринимателя

Несмотря на огромное количество видимых ограничений, которые закон накладывает на предпринимателя, существует и ощутимая выгода: теперь нет смысла нанимать бухгалтеров. Существует крайне печальная статистика, которая говорит о том, что в стране мало грамотных бухгалтеров, которые способны правильно составить финансовый отсчет для налоговой инспекции.

Зная такой расклад, специалисты просто работали одновременно на нескольких предпринимателей, позволяя тем экономить деньги и одновременно получая неплохие гонорары. Но это все равно вело к большим тратам. При этом далеко не факт, что бухгалтер станет хранить коммерческую тайну, а возможности проверить профессионализм человека практически нет.

Теперь все отсчеты отправляет фискальный накопитель автоматически. Помимо возможности сэкономить на ежеквартальном найме бухгалтера, это и возможность не бояться регулярных проверок. Предприниматели теперь и так на виду, поэтому нет смысла проявлять излишнюю строгость.

Недостатки для предпринимателя

Первое и наиболее явное это невозможность отвертеться от проверки, скрыть налоги, как-то повлиять на отсчет. Теперь все абсолютно автоматически.

Если говорить о проблемах исключительно в правовой области, то возрастают траты предпринимателя на оборудование. Фискальные накопители нужно регулярно менять. Сами кассы теперь стали более продвинутыми, это же делает их не столь надежными.

Все это увеличивает оплату за Сервисное обслуживание аппаратуры. Другая сторона трат: обучение персонала. Более технологичные кассы предполагают, как минимум, обучение продавцов и кассиров. В идеале в штат так же придется принимать и программистов в среде 1С, потому как в большую часть касс занести продукты по-другому не получится.

Такие траты себе могут позволить крупные предприниматели, та же сеть KFC одной из первых в России перешла на подобную систему. Но для индивидуальных предпринимателей и владельцев небольшого бизнеса это весьма ощутимые, лишние траты. Как будет малый бизнес выходить из сложившегося положения покажет только время.

Такое нововведение имеет как свои плюсы, так и минусы. Подробнее ознакомиться с принципом работы онлайн-касс можно в видео.

|Кто может не применять онлайн кассу|

Понравилась статья? Расскажите друзьям:

Оцените статью, для нас это очень важно:

Проголосовавших: 2 чел.
Средний рейтинг: 5 из 5.

Как работать с округлением денежных средств

При применении округления денежных средств сумма, подлежащая оплате за транзакцию наличными, округляется до ближайшего интервала округления с указанным правилом округления, тогда как транзакции, оплаченные другими способами, не округляются.

Округление наличных может использоваться в странах, где монеты выводятся из обращения. Также в некоторых странах округление разрешено по усмотрению продавца (например, если продавец хочет уменьшить сумму небольшого изменения дохода).Округление не влияет на размер налогов.

Войдите в бэк-офис, щелкните меню «Настройки» и затем «Типы платежей». Щелкните тип оплаты наличными.

Откроется для редактирования форма «Редактировать тип платежа».

Вы можете выбрать интервал округления из раскрывающегося списка. Для стран с десятичной валютой: 0,01, 0,05, 0,10, 0,50, 1,00. Для стран без десятичных знаков: 1, 5, 10, 50, 100.

Если вы установите значение, отличное от значения по умолчанию 0.01 (или 1 для стран без десятичных знаков), вы можете выбрать «Правило округления» из раскрывающегося списка. Другими словами, вы не можете выбрать правило округления, если вы выбрали интервал округления 0,01 или 1.

По умолчанию выбрано правило «Округлить до ближайшего значения (среднее значение выше)», но вы также можете выбрать:

Округлить до ближайшего значения (среднее значение меньше)
Всегда округлять вверх
Всегда округлять в меньшую сторону

Вы увидите объяснение того, как работает выбранное правило округления.

Не забудьте сохранить настройку.

Теперь во время продажи в торговой точке вы можете видеть округленную сумму в поле «Полученные наличные».

Если вы введете значение полученной суммы наличных и нажмете «Начисление», на следующем экране вы увидите изменение с учетом округления.

Квитанция содержит информацию об округлении.

Вы также увидите информацию об округлении в отчете «Продажи по типу платежа» в бэк-офисе.

Снятие наличных без карты: Хотите снять наличные без дебетовой карты? Вот как это сделать.

Снятие наличных без карты позволяет клиентам безопасно и удобно снимать наличные для повседневного использования и покупок.

Различные банки за последние несколько месяцев запустили услугу «Безкарточное снятие наличных в банкоматах». С помощью этой услуги клиенты могут снимать наличные в банкоматах без карты. Например, владелец счета в ICICI Bank может снимать наличные без кредитной карты, отправив запрос в банковское приложение для мобильных устройств iMobile.Таким образом, клиент может снимать наличные без использования дебетовой карты в банкоматах.

Этот вариант снятия наличных без карты можно использовать для самостоятельного вывода, но обратите внимание, что он имеет дневной лимит транзакции, а также лимит транзакции, который варьируется от 10 000 до 20 000 рупий.

Эксперты утверждают, что с ростом числа случаев мошенничества и мошенничества снятие наличных без карты позволяет клиентам безопасно и удобно снимать наличные для повседневного использования и покупок.

Вот как вы можете использовать эту возможность;

Чтобы использовать безкарточное снятие наличных, вам необходимо сначала загрузить мобильное приложение соответствующего банка. Например, клиентам банка ICICI необходимо загрузить приложение iMobile на свой смартфон из Play Store или App Store.После того, как вы загрузили мобильное приложение своего банка, вы можете посетить банкомат указанного банка, чтобы снять деньги без карты.

1. Во-первых, запрос на безналичное снятие наличных в мобильном приложении.

Для этого перейдите в раздел «Услуги» в банковском приложении и выберите «Снятие наличных без карты» для себя.
Вам будет предложено ввести сумму, ваш 4-значный временный ПИН-код и выбрать номер счета, с которого будет списана сумма.
Затем вам необходимо подтвердить информацию, отображаемую на экране, и нажать «Отправить».
По завершении транзакции на экране появится сообщение об успешном выполнении.

2. SMS из банка
Далее вы получите SMS с уникальным кодом на зарегистрированный мобильный телефон от банка. Сохраните этот код.

3. Снятие наличных в банкомате банка
После обработки запроса на снятие наличных в приложении, вам необходимо посетить указанный банкомат банка, чтобы снять наличные.

В банкомате необходимо ввести зарегистрированный номер мобильного телефона
Временный код, который вы установили.(Если есть / в случае банка ICICI)
Уникальный код, который вы получили в SMS.
Введите точную сумму вывода, которую вы ввели ранее.
Как только все эти параметры будут успешно проверены, будут выданы наличные.

Обратите внимание, что сумма, которую вы ввели в своем приложении для снятия, должна быть снята с помощью одноразовой транзакции.

Получите текущие цены на акции с BSE, NSE, рынка США и последние данные NAV, портфель паевых инвестиционных фондов, рассчитайте свой налог с помощью калькулятора подоходного налога, узнайте о самых прибыльных, проигравших и лучших фондах рынка.Поставьте нам лайк на Facebook и подпишитесь на нас в Twitter.

Financial Express теперь в Telegram. Нажмите здесь, чтобы присоединиться к нашему каналу и быть в курсе последних новостей и обновлений Biz.

Как работать с нами | Как зарегистрироваться в интернет-банке

Пропустить навигацию Личный