Excel crm: кому подходит? — Блог Пачки

кому подходит? — Блог Пачки

Возможно ли использовать Excel как CRM-систему? Кому подойдёт такая CRM? Какие плюсы и минусы будут у системы? Разберём ниже.

Microsoft Excel — один из тех инструментов, который в свое время значительно упростил работу. Многие специалисты, вроде бухгалтеров, вздохнули с облегчением, когда познакомились с его функциями по обработке данных и презентаций результатов.

Но удобно ли использовать этот инструмент в качестве CRM?

Кому точно не подойдёт такая CRM?

CRM в excel чаще всего выглядит как таблица для учёта. Её могут использовать для формирования базы клиентов или каталога товаров.

Один из главных минусов использования excel в качестве полноценной CRM-системы в том, что все правки, которые вносятся в документ, видны только одному пользователю. Поэтому если вам нужно, чтобы в системе работали одновременно несколько сотрудников, такой инструмент как excel, скорее всего, вам не подойдёт.

Представим, что у вас небольшой салон красоты, где почти каждый клиент — постоянный. Салону исполняется год и по этому случаю вы с администратором и мастерами решили организовать вечеринку с подарками для гостей. Поскольку до этого вы никак не работали с клиентской базой, вам нужно составить список с нуля и пригласить клиентов: обзвонить, сообщить им о мероприятии, узнать точное количество тех, кто придёт. По предварительным подсчётам, всего гостей планируется около 30.

За приглашения отвечают два человека: вы, как владелец студии, и администратор Ирина. Ирина создает специальную таблицу с контактами клиентов и начинает обзванивать. Вносит в таблицу данные, формирует список тех гостей, которые точно будут, а затем отправляет его вам. Так как вы отвечаете ещё и за подарки, вам нужно знать точное количество людей. Вы сверяете свой список с таблицей Ирины. Далее, редактируете таблицу, так как Ирина учла не всех. Список меняется, число гостей остаётся под вопросом. В это же время Ирина присылает вам новый список, в котором есть те клиенты, которых вы не вспомнили, когда редактировали её предыдущий документ. Происходит путаница, время идёт, нервы заканчиваются, а до мероприятия остаются считанные дни.

Этим примером мы пытались наглядно показать, что если вам нужно организовать работу команды, то использование excel для того, чтобы автоматизировать работу — очень плохая идея.

Вывод или какие сложности возникнут:

1. Над документом может работать только один человек, двое одновременно вносить информацию не могут.
2. Можно сделать ошибку из-за «человеческого фактора», а одна ошибка может помешать всей команде.
3. Сложная организация работы между сотрудниками. Легко запутаться в потоке пересылаемых версий документа: какой из них черновой, какой уже согласован, какой из них финальный и т.д. Особенно будет трудно, если нужно будет вернуться к этому документу спустя длительное время.
4. Ваши коллеги могли попросту не успеть внести свои правки в документ, поэтому может случиться так, что кто-то будет работать с неактуальными данными. Этот пункт вытекает из предыдущего.

Но если вы хотите построить работу именно в инструменте, похожем на Excel, для вас будет актуальна статья, в которой мы подробно рассказываем как создать CRM в гугл таблицах. Преимущества использования гугл таблиц в том, что они имеют похожую функциональность с excel и находятся в облаке, т.е. подключаться к работе и вносить правки смогут сразу несколько человек одновременно. Также, в статье есть шаблон, который поможет вам сориентироваться и начать работу.

Кому подойдёт CRM в excel?

Ниже приведём пример того, когда CRM в excel может быть действительно удобной.

У вас небольшой семейный бизнес — магазин продуктов правильного питания. Ассортимента не так много, но все самое необходимое всегда есть на прилавках. Бывают случаи, когда один из товаров заканчивается раньше запланированного срока поставок, но вы не хотите терять выручку и лояльность постоянных покупателей. Поэтому создаёте таблицу, в которой записываете ФИО клиента, его контактный номер, дату, когда он приходил за товаром и сам товар. Как только товар появляется, вы звоните клиенту и предлагаете купить товар одним из возможных способов: доставка или самовывоз.

Раздел CRM в Excel: «База клиентов»

Никакой путаницы не возникает, потому что у вас всего два продавца, которые работают посменно. Один компьютер и одна таблица, данные в которую вносит тот продавец, который на смене.

Так как покупателей не так много, товар заканчивается с разной скоростью, но, в целом, не очень быстро. Поэтому закупки вы осуществляете раз или два в месяц. Как только товар закончился, например, в середине месяца и в конце. Количество закупок вы регулируете с помощью вкладок «Каталог товаров» и «Закупки».

Раздел CRM в Excel: «Каталог товаров»Раздел CRM в Excel: «Закупки»

Пока сотрудники работают с документом поочерёдно, проблем не возникнет. Если вам показался удобным такой формат работы, то мы приготовили для вас бесплатный шаблон.

Вывод или плюсы использования такой системы:

1. Бесплатность. Вам не нужно будет тратить бюджет на такую систему.
2. Гибкость. Все рабочие процессы вы можете настроить полностью под себя.
3. Экономия времени. Вам не придётся тратить время на внедрение и обучение сотрудников.
4. Простота использования. Нет большого количества окон, вся информация находится под рукой.

В чём excel проигрывает готовым CRM-системам?

1. Контроль команды. Вам будет сложнее выстроить работу в excel, если вам важно распределять задачи и контролировать сотрудников. В большинстве готовых CRM существуют постановщики задач, трекеры времени и другие функции, которые помогут вам быть в курсе того, что делает ваша команда.
2. История покупок. В CRM-системе вы всегда сможете вернуться к истории работы с клиентом. Такой подход поможет вам делать специальные предложение для каждого клиента и формировать лояльные отношения.
3. Аналитика. Какой товар покупают чаще всего? Кто из отдела продаж работает эффективнее других? Насколько удобная воронка продаж? Всю эту информацию вы сможете получить, используя уже готовую CRM. В excel вы также смогли бы провести аналитику, построив графики на основе данных из таблиц. Но это будет не так удобно, как в CRM.
4. Автоматизация работы. Вы всегда сможете подключить к CRM дополнительные сервисы, например, для создания e-mail-рассылок, актов и счетов, интеграции с телефонией или ведения учета финансов. Нужно сделать рассылку о предстоящих акциях? Интегрируйте эту возможность в свою CRM.

В этой статье мы постарались показать, что у Excel CRM есть как преимущества, так и недостатки. Выбор нужно делать, исходя из потребностей вашего бизнеса. Если вы прочитали статью и пришли к выводу, что вам нужна готовая, но простая система, которая поможет автоматизировать некоторые бизнес процессы и позаботится о продажах, то CRM Пачка — это то, что вы ищите.

CRM против Excel / Блог компании RegionSoft Developer Studio / Хабр

Знаете, как называется худшая в мире CRM-система? MS Excel. Эта шутка ходит среди западных и российских вендоров корпоративного ПО. Excel, легендарный продукт в хорошем смысле этого слова, окружён десятками мифов: Excel знают все, в нём можно сделать все, с ним не нужна CRM-система и т.д. От раза к разу на профессиональных форумах, от будущих клиентов, от компаний мы слышим упорное сопоставление CRM и Excel. Конечно, с точки зрения разработчика это неравный бой, но мы всё же решились на детальное сравнение.
 

Электронные таблицы vs СУБД

Что такое Excel? По своему классу это табличный процессор или, если проще, электронная таблица — прикладная программа для решения вычислительных задач. Электронные таблицы (и тут речь не только об Excel, но и множестве аналогов и конкурентов) были обречены на успех в бизнесе и вообще в любом делопроизводстве, ведь изначально большинство расчётов выполнялось в табличной форме. Буквально ещё в 90-х годах на столах можно было видеть типографские бухгалтерские главные книги, оборотно-сальдовые ведомости, различные табели, сметы, формы отчетности, калькуляции и т.д. Вся эта документация была ничем иным как таблицами.
 
Электронный таблицы в том виде, в каком мы их знаем сегодня, заменили собой довольно большой блок программирования — то, что раньше решалось на ЭВМ только с помощью кода, теперь можно реализовать с помощью различных формул, макросов, функций. Таблицы отражают взаимосвязи, позволяют сохранять и переиспользовать расчёты, строить диаграммы и т.д. Одно из основных преимуществ электронных таблиц в целом и Excel в частности — пересчёт формул «на лету» при любом изменении входных данных. Соответственно, это даёт возможности моделирования, прогнозирования, планирования и анализа. Причём все перечисленные возможности становятся доступными пользователям, далеким от информатики и математики.
 
Дополнительная ценность Excel — возможность создавать пользовательские функции и скрипты на языке Visual Basic for Application. Необходимый код пишется в стороннем редакторе и затем запускается в таблице, обрабатывая входные данные. Фактически таблица становится интерфейсом кода на VBA. Для создания подобных функций требуется навык программирования — рядовой пользователь не справится.
 
Но, как известно, дьявол в мелочах — и настоящий ад может случиться, если переоценить таблицы и начать их использовать как единственное хранилище информации, или, говоря иначе, как базу данных. На первый взгляд кажется, что всё просто отлично: данные можно записывать и перезаписывать, можно искать информацию по нужным условиям, сортировать, делать выборки с помощью фильтров. Однако по сравнению с реляционными СУБД, которые лежат в основе большинства CRM-систем, операции манипулирования данными в том же Excel кажутся незначительными. К тому же, таблицы не столь безопасны, как СУБД.
 
Кстати, об освоении таблиц стоит сказать отдельно. Безусловно, они здорово облегчают жизнь многим менеджерам, бухгалтерам и даже инженерам, но если кто-то вам скажет, что он «гуру Excel», то, скорее всего, человек заблуждается. Освоение Excel на уровне продвинутого пользователя едва ли проще, чем освоение нового языка программирования. Но такая уверенность в рядах компаний существует, отсюда и растут корни целой группы типичных ошибок работы с табличными процессорами.
 

История из жизни. В одной компании завёлся тот самый «гуру Excel». Он занимал руководящий пост, и в силу этой привилегии решил всех своих подчинённых перевести на рельсы автоматизации. Бюджет отдела, планы, рабочие отчёты и KPI стали считаться исключительно в Excel. Пока он собирал, а затем и агрегировал информацию сам, всё было относительно неплохо. Когда с книгами Excel в расшаренных на сервере папках стали работать все, появились необычные данные типа KPI +370% к заработной плате или шестизначного плана продаж. На чём «погорели»:

 

• на формулах — протягивали формулы по столбцам, не думая об абсолютных и относительных ссылках на ячейки
• на связи таблиц — ошибка в одной таблице приводила к размножению ошибок по всей импровизированной базе
• на форматах данных — хотя попытки унификации ввода и были предприняты, копипаст и кривые руки делали своё дело, и в итоге из-за различных форматов часть расчётов оказывалась некорректной
• на скрытых строках и столбцах — кто-то их скрывал, а другие не замечали и использовали эти диапазоны в расчётах
• на сортировке — при сортировке забывали выделять весь массив и в итоге, значения одного поля присваивались другому
• на сводных таблицах — у части менеджеров были проблемы с представлением зависимостей
• на округлении — кому-то понравились цифры без копеек, он настроил таблицы под себя, а эти копейки стали набегать в рубли расхождения.

 В общем, завели CRM-систему, перенесли остатки «выживших» данных и стали работать спокойно, т.к. программа сама знала, какие формулы считать, какие данные принимать, как сортировать. К тому же, таблицы СУБД сломать и потерять оказалось гораздо сложнее, а с бекапами так вообще невозможно. Такой вот айтишный хэппи-энд.

CRM изнутри

Теперь о CRM-системе, которая представляет собой логику + СУБД + интерфейс. Реляционная база данных, которая используется в CRM, это множество связанных между собой таблиц. Каждая строка (она называется запись) описывает один объект (например, клиента), а каждый столбец содержит атрибуты этого объекта (например, контакты, счета, покупки, скидки и т.д.). Для идентификации записей (строк) используется первичный ключ — набор полей, сочетание которых однозначно определяет запись в таблице.
 
Например, вы пользуетесь CRM. Когда вы выгружаете отчёт о том, какие клиенты совершили покупку в текущем месяце, то внутри CRM происходит примерно следующее: таблица «Клиенты» по уникальному идентификатору (ключу) связывается с таблицей «Покупки», «Оплаты», «Номенклатура» и т.д., в зависимости от того, какую информацию вы хотите получить в итоговом отчёте. При этом СУБД в идеале должна работать максимально шустро, чтобы пользователь даже не заметил процесс. Именно благодаря такой архитектуре CRM умеет быстро и точно строить выборки в любом разрезе, позволяет мгновенно находить связанные с клиентом звонки, сделки, документы. Понятно, что подобную функциональность в Excel реализовать невозможно. Даже связка двух-трёх таблиц уже даёт ощутимые «тормоза» при работе с документами, а в онлайне зачастую просто не позволяет выполнить операцию.
 
Кроме того, реляционные базы данных при правильном подходе к управлению обеспечивают безопасность информации, защиту от несанкционированного доступа, целостность и согласованность данных. Они поддерживают многопользовательский режим работы без коллизий и конфликтов. Все действия логируются и почти всегда можно найти того, чьи шаги привели к ошибке или умышленному вреду.
 
Опять же, разделение прав доступа обеспечивает защиту от новичка, дурака и даже недобросовестных намерений. Так, например, сотруднику (простому менеджеру) могут быть даны права только на запись данных, а редактирование и удаление ему недоступны. Таким образом, максимальный вред от неопытного сотрудника — внесение ошибочной информации, но никак не удаление чужих важных сведений.

Эскизы на салфетках

Вообще, в бизнесе насчитывается огромное количество способов накопления и хранения информации о клиентах, и все они сосуществуют в нашей действительности, правда, не всегда мирно. Итак, золотой топ «носителей информации» российского малого и среднего бизнеса.

• Excel и прочие электронные редакторы. Создаются именованные строки и столбцы, вносятся данные, часть информации записывается комментариями к ячейке. Масштаб может быть любой — от банального списка клиентов и их контактов до огромного полотна управления отгрузками и продажами.
• CRM-системы и иные учётные системы. Наиболее корректный и безопасный способ хранения и обработки данных, надёжный инструмент формирования клиентской базы и отслеживания взаимоотношений с клиентами.
• MS Word и прочие текстовые редакторы. То же самое, что Excel, только в более олдскульной форме. Иногда внутри документа создаются таблицы. Самый шик — использовать программу блокнот и «расчерчивать» её при помощи пунктира.
  Примерно так — причём удобно двигать размеры (сарказм). Кстати, для создания таких таблиц нужно терпение и рабочее время.
• Бумажные тетради и блокноты. Рудиментарная форма хранения записей, обусловленная, кстати, не технической отсталостью, а стремлением менеджеров не информировать руководителя о клиентском пуле и иметь только свою личную базу, которую в случае увольнения очень просто «вывести» — достаточно забрать блокнот или тетрадь.
• Визитницы с визитками. Мы уже рассказывали о Rolodex как о предшественнике CRM-систем, но подобная система работы с клиентами жива до сих пор. Суть простая: собирать визитки с контактной информацией, хранить их и обращаться к ним при необходимости. Продвинутая форма — делать записи и заметки о клиенте на лицевой или обратной стороне карточки.
• Стикеры. Вам может показаться, что мы шутим, но нет — у части менеджеров контакты и напоминания хранятся именно на стикерах, наклеенных на стол или рамку монитора. Понятно, что это самый ненадёжный способ организации информации.

В общем, мы неслучайно подняли тему работы с данными и взаимоотношениями с клиентами в CRM против таблиц — слишком много недостатков у табличных процессоров, которые хотят стать CRM-системой.

Let’s неравный бой begin

Таблицы ограничивают доступ сотрудников и руководства к информации. И это значительный недостаток. Вы можете сказать, что существуют табличные редакторы с возможностями совместной работы онлайн, однако, во-первых, даже у Microsoft такие версии слабее по возможностям, во-вторых, доступ можно закрыть в любой момент, всего лишь изменив ссылку.
 
CRM-системы позволяют тонко настраивать права доступа на уровне групп и отдельных пользователей. В то же время руководитель может беспрепятственно просматривать профиль работы с каждым клиентом, а также ставить задачи, формировать отчёты и т.д.
 
В таблицах практически невозможно отслеживать полный путь взаимоотношений с клиентами. Нельзя добавить шаги взаимодействия (у менеджеров самый популярный способ — добавлять служебные заметки примечаниями), записи разговоров, историю переписки. Если какие-то вопросы решались посредством почты или переговоров, информация по ним может быть внесена в примечаниях или не внесена вовсе.
 
CRM-система отслеживает путь клиента от холодного лида до допродажи, не упуская ни малейшего взаимодействия. Например, в RegionSoft CRM все звонки с записями разговоров, вся переписка с клиентом и все действия менеджеров сохраняются в карточке клиента и к этой информации можно получить практически мгновенный доступ. По итогам разработки клиента можно сформировать и распечатать отчёт по динамике взаимоотношений, в котором будут отображены все воздействия.
 
В Excel и прочих табличных редакторах нельзя отслеживать работу менеджеров и адекватно реагировать на кризисные ситуации. Матрицы KPI, конечно, существуют в таблицах, однако о гибкой настройке думать не приходится — всё ограничивается несколькими прописанными формулами. В CRM динамика выполнения задач менеджерами доступна линейному и высшему руководству, недочёты и провалы видны сразу, на них можно оперативно реагировать, не дожидаясь конца месяца и заполнения «таблички ключевых коэффициентов».
 

— Эд, согласно моей таблице, ты выполнил ужасную работу.

— Потому что ваши таблицы плохо продуманы и не имеют ничего общего со сложным реальным миром. И да, позвольте напомнить, что формула указывает на неверную ячейку.

— Цифры не врут.
 
В таблицах сложно оценить потенциальные сделки, застойные сделки, стадии работы с клиентом. В основе взаимоотношения с клиентами с точки зрения коммерческого интереса лежит воронка продаж. Её можно отрисовать в Excel, в Интернете описаны десятки шаблонов для этого, однако анализ воронки в различных разрезах (по менеджеру, датам, компаниям, номенклатуре и т.д.) возможен исключительно в CRM-системах. Самая большая сложность работы со сделками в Excel — это необходимость вносить все данные вручную, от стоимости заказа до статуса и этапа разработки клиента. Естественно, что рано или поздно менеджер прекращает эту работу или забывает о ней. В CRM же после правильной первичной настройки статусы и этапы меняются автоматически, а стоимости «подтягиваются» при создании и проведении счёта.
 
Excel даёт довольно слабые возможности отчётности, много времени уходит на обработку данных, построение выборок и анализ. Тут стоит описать реальную ситуацию. Клиент отправлял отчет по реализации за период в головной офис. Объем файла был около 50 000 строк. В выгрузку попадали нерелевантные и ненужные данные. Сортировка и очистка данных у менеджера занимала ровно один рабочий день, и это при наличии специальных формул и макросов. CRM позволяет делать подобные выборки с помощью гибко настраиваемых фильтров с множеством критериев, кроме того пользовательские фильтры можно сохранять и использовать по необходимости (во всяком случае, именно так эта функция реализована у нас в RegionSoft CRM).
 
В CRM можно настроить несколько уровней доступа к данным клиентов, в Excel это сделать невозможно. Ведение базы клиентов в электронных таблицах чревато для бизнеса проблемами с безопасностью: данные могут потеряться как по техническим причинам, так и при увольнении сотрудника. Чего у Excel не отнять, так это его легкой «транспортировки» за пределы бизнеса, в том числе в руки конкурентов.
 
Чтобы забрать данные из десктопной CRM, нужно постараться. Вся оперативная информация о клиентах, контактах, планах, проектах, задачах должна быть в CRM-системе, а не «в голове сотрудника». Эта CRM-система должна быть защищена, т.е. иметь технические возможности, при которых сотрудник не сможет унести из нее сведения (если, конечно, ему не дали прав администратора сервера данных). Например, RegionSoft CRM имеет глубокую проработку безопасности, начиная с интеграции с ActiveDirectory и заканчивая контролем IP-адресов, MAC-адресов, с которых для пользователя разрешено подключаться к системе, подключения к корпоративной базе через alias (когда пользователь не знает реального расположения базы) и др. Совокупность этих мер и дает безопасное окружение для бизнеса. Но всегда есть человеческий фактор, от которого никуда не денешься. Сегодня человек лоялен, а завтра ему бес в ребро — и пошло поехало — твоим клиентам уже продают твои конкуренты. Поэтому должна быть именно совокупность мер, чтобы даже при возникновении желания слить данные, максимально затруднить это технически.
 
Таблицы дают лишь минимальный набор функций для сегментации клиентов и персонализации воздействий. Один из принципов успешного взаимодействия с клиентами — персонализация. Наверное, это даже можно назвать главным фактором выживания в нарастающем информационном шуме. Электронные таблицы позволяют создавать выборки и группировки, но проводить на их основе рассылки и иные коммуникации уже сложно. В CRM-системе вы просто делаете нужную выборку, сохраняете сегмент и запускаете рассылку именно по той группе, которую нужно проинформировать — из интерфейса системы (в RegionSoft CRM рассылку можно запускать с помощью собственного почтового клиента).
 
В Excel постоянно возникают проблемы унификации данных — установленные владельцем документа настройки форматов сбиваются, меняются, игнорируются. В итоге получаются коллизии, чаще всего связанные с денежным  и текстовым форматами, процентами. В CRM-системе разработчик предпринимает всё для максимальной унификации данных: так, при вводе можно выбирать значение из списка (чтобы была только «Москва», а не «масква», «мсква», «мск» и т.д.) или вводить значение, которое проверяется программой при вводе. В случае некорректного ввода CRM-система возвращает сообщение об ошибке.
 
Для Excel не существует адекватных интеграций с другими бизнес-системами и сервисами, например, планированием, бизнес-процессами, телефонией, 1С. Кто-то скажет, что в Excel, может и нет, а вот в таблицах Google Docs давно есть целый магазин приложений, надстроек и аддонов. Не будем спорить, Google предлагает неплохой инструмент, но для частного пользователя или очень маленькой начинающей команды. Во-первых, мало-мальски нагруженный файл подвешивает приложение (бюджет одной из компаний на 16 000 строк с формулами он не осилил). Во-вторых, опять же нет перечисленных интеграций. А причина упирается всё в тот же бэкенд: Spreadsheets всё те же таблицы-калькуляторы.
 
Интеграции CRM сильно отличаются от системы к системе и могут быть реализованы с помощью API, коннекторов, специального ПО, сторонних плагинов. Мы реализовали в своей CRM-системе интеграцию с сайтом, телефонией (в том числе виртуальной АТС Asterisk), Skype, 1С. Часть работы по интеграции ложится на RegionSoft Application Server, что обеспечивает более тонкие настройки и широкие возможности для автоматического обмена данными между CRM-системой и сторонними приложениями.
 
В электронных таблицах невозможно осуществлять грамотное персональное и коллективное планирование. Тут даже комментарии излишни — никакого планировщика, никаких напоминаний, никакой интерактивной работы с задачами от электронных таблиц ждать не стоит. В то время как, например, среди клиентов RegionSoft CRM планировщики и инструменты управления задач едва ли не самые популярные функции системы: ими все пользуются, все ценят возможности напоминаний и интерактивного управления календарём. Среди этих инструментов самый любимый — трёхнедельный планировщик, который совмещает управление задачами, рабочий календарь и в тоже время позволяет работать с горизонтом планирования.
 
В таблицах существуют проблемы с прикреплением файлов. Самая удобная и безопасная реализация этой функции для Excel и других электронных таблиц — прописывание ссылок на нужные документы. В CRM-системе все документы прикрепляются к карточке клиента, легко «поднимаются» и не теряются.
 
Быстрое масштабирование и рост бизнеса не выдержит ни одна таблица: во-первых, книги будут перегружены и вероятность ошибки возрастёт в разы, а во-вторых, добавление новых строк, столбцов, связей может просто повредить бережно накопленный файл. Прогрессивно расти нужно с сохранением производительности, и достичь этого можно только с использованием специальных средств автоматизации. Например, CRM-системы. Для программы любое расширение или сокращение количества пользователей, наименований, добавление подразделений и даже новая структура бизнеса проходят безболезненно.
 
В таблицах не предусмотрено автоматического заполнения информации, например, с сайта или для первичной документации. Хотя, есть библиотека PHPExcel, которая позволяет производить импорт и экспорт данных в Excel из информационных систем, написанных на PHP для любой платформы, но и это не делает Excel полноценной учётной системой или CRM.
 
Процесс обновления информации в таблицах необходимо контролировать, в то время как CRM — единый актуальный источник информации. Вообще, в управлении таблицами, при внесении и обработке данных слишком велик человеческий фактор. Считается, что Excel знают все менеджеры по продажам, бухгалтеры, маркетологи и прочие ребята из коммерческой службы. Это весьма иллюзорное представление: как мы уже говорили, освоение Excel «по-взрослому» требует огромного количества времени.
 
В таблицах не видны глубокие связи между данными, поскольку это не реляционная СУБД, а «плоское» представление данных (как бы один срез). Соответственно, отсутствие реляционных таблиц и ограничения по интерфейсу делают электронные таблицы всего лишь имитацией средства хранения и управления клиентской базой. CRM же представляет собой продуманный интерфейс поверх реляционной СУБД. С помощью интерфейса вносятся данные, управляются процессы, обслуживается телефония и т.д. Вся бизнес-информация надёжно хранится в базе данных, для которой, напомним лишний раз, стоит создавать резервные копии.
 
Знаете, чего от вас ждет клиент на этапе продажи и обслуживания? Он считает, что если обратился к одному специалисту из вашей компании, он обратился ко всем, и любой менеджер готов решить его проблему. И менеджер должен знать о коммуникациях по контакту. Значит, нужно иметь инструмент для мгновенного отображения требуемой информации — и CRM как раз такой инструмент. А вот Excel и другие электронные таблицы изначально не были созданы для управления взаимоотношениями с клиентами, они были созданы для вычислений и первичного анализа информации. Так может, не стоит ждать жалоб клиентов и накапливать риски, которые рано или поздно могут привести к коллапсу. Причём, по закону подлости, в самый неподходящий момент.

CRM в Excel

Сегодня мы расскажем про возможность установки локального (на компьютер пользователя) приложения, которое показывает карточку звонящего из базы данных amoCRM. Необходимость такого лайфхака возникает по разным причинам. Например, секретарь или сотрудник колл-центра обрабатывает огромное количество звонков и держать браузер открытым не всегда удобно. Кроме того, некоторые операторы связи не имеют прямой интеграции с amoCRM или не выводят подробную информацию о звонке, а только пуш уведомления браузера.

Кроме того, для некоторых случаев удобно, если сотрудник получающий звонок, вообще не использует компьютер в привычном смысле, а скажем, смотрит экран телевизора или информационной панели, где агрегируется информация о входящих звонках.

CRM в Excel

По нашим наблюдениям многие компании еще хранят данные клиентов в Excel. Для многих компаний существенен момент с переходом на современные CRM системы сохранения базы клиентов и, самое главное, с непрерывным процессом их прозвона.

В нашей статье мы расскажем как можно упростить переход от обзвона клиентской базы в Excel к полноценной работе с CRM системой.

Нашими специалистами была разработана методика, позволяющая свести практически к минимуму дискомфорт сотрудников и провести безболезненный, непрерывный с точки зрения обзвона клиентской базы, процесс.

Конечно, использования системы управления взаимоотношениями с клиентами не ограничивается автоматизаций обзвона, но согласитесь телефонные коммуникации являются важнейшими и их автоматизация является самой важной.

Звонки из Excel

Первым этапом мы устанавливаем приложение Softphone Pro и специальную надстройку, которая позволяет автоматически осуществлять звонки непосредственно из Excel. Приложение будет перехватывать номер телефона из ячейки таблицы и осуществлять уже привычную функцию для всех CRM систем.

Вторым этапом настраиваем телефонию для CRM системы, для Битрикс24 устанавливаем значения создавать лиды на исходящие звонки. Или импортировать клиентскую базу в Битрикс24. При этой схеме все звонки будут привязываться к конкретным компаниям и клиентам, сохраняя историю взаимодействия.

Также с помощью нашего метода можно расширить возможности карточки звонка amoCRM. Точнее не использовать штатный функционал в принципе, а пробрасывать информацию о звонящем в локальное приложение, которое будет уже выводить на экран данные о контакте из amoCRM. Такой способ обработки звонков имеет ряд примуществ. Нет необходимости держать браузер открытым, значительно возрастает степень удобства и скорости обработки.

В отдельных случаях информацию о звонящем можно выводить на другое устройство. Еще одним значительным преимуществом метода, является возможность обойти ограничение amoCRM, которое позволяет привязать к одному аккаунту только один номер. Используя приложение Вы можете привязать несколько учетных записей телефонии к одному софтфону, который будет подтягивать данные из базы CRM.

CRM или Excel — что выбрать? — Сервисы на vc.ru

Excel входит сегодня в список самых используемых приложений в мире. Примечательно, что единственный функционал электронных таблиц состоит в экономико-статистических расчетах. Хотя Excel в принципе изначально не предназначалась для хранения клиентской базы, многие компании адаптировали её использование именно для этого. Другой вопрос — существует ли программное обеспечение, специально предназначенное для ведения и хранения клиентской базы? CRM — это как раз и есть система управления взаимоотношениями с клиентами.

Что такое CRM системы подробно рассказал в статье

Какие преимущества в использовании CRM в сравнении с EXCEL?

1. ВСЯ информация о клиенте доступна в один клик: анкетные данные, записи разговоров, переписки, договора, счета. По каждому клиенту можно посмотреть, на каком он этапе покупки/сделки находится, какое предложение ему было предоставлено. В случае перехода клиента от одного менеджера к другому не происходит потери данных. Работа с клиентом не зависит от одного менеджера, и в случае его увольнения или отсутствия, эффективную работу с клиентом может продолжить другой сотрудник.

2. Защита информации.

простая, доступная, бесплатная база данных

За несколько лет интенсивной каждодневной рутины организация собирает огромную базу клиентов, пользующихся ее услугами с разной степенью активности. Заказчики, которые обращались в компанию всего несколько раз, всегда могут стать постоянными, если вести с ними активную работу и поддерживать контакт. Но как удержать в голове такое количество физических и юридических лиц, имеющих разные интересы и потребности? Решить задачу поможет функциональная база клиентов, созданная в Excel. Инструменты crm в excel используются давно, причём довольно успешно. Этот вариант для организации бесплатный, но разбираться с системой придётся самостоятельно.

Crm в excel

Программа Excel способна создавать сложные базы данных и частично заменять собой современные системы CRM. Благодаря простоте, удобству, Excel значительно сокращает время на обработку данных, помогает компании или физическому лицу более эффективно работать со своими заказчиками. При этом тратить серьёзные деньги на подписку профессиональной CRM совершенно необязательно.

База данных в excel простой вариант

Простой вариант базы данных в excel имеет небольшой функционал и может использоваться, например, частными фрилансерами, мелкими торговыми компаниями или сервисными центрами.

Документ может включать два листа с содержанием услуг, списком клиентов. Первый лист – 10-15 услуг компании. На втором листе создаётся база данных из тех людей, с которыми ведётся или велась работа в разный период времени. Обычно в базу включается следующая информация:

• номер заказчика по порядку для понимания их общего количества;
• имя клиента – здесь упоминается ФИО или наименование компании;
• номер телефона;
• прочие контактные  данные;
• что заказывает клиент – услуга подбирается из выпадающего списка;
• примечания – здесь можно указать некоторые индивидуальные особенности взаимодействия с клиентом в свободной форме;
• дата первого заказа – информация даст понять, насколько долго ведётся работа с конкретным заказчиком;
• дата последнего заказа – параметр поможет отследить последнюю продажу, выявить клиентов, которые давно не делали заказов.

Список сортируется по каждому из полей. К примеру, можно сортировать информацию по типу заказываемых услуг и сделать индивидуальное предложение некоторым клиентам. Количество столбцов в программе зависит от желания автора, но перегружать таблицу данными не рекомендуется.

Каждый раз в таблицу нужно добавлять тех клиентов, кто хотя бы единожды сделал заказ. Просто интересующиеся заказчики ещё не являются клиентами компании. Также стоит определиться с периодом, по истечении которого нужно напоминать о себе клиентам. Например, раз в три месяца выходить на связь с клиентом, давно ничего не заказывающим, предложить ему индивидуальные выгодные условия. Чаще обращаться к клиенту не нужно, в противном случае заказчик посчитает назойливым повышенное внимание к себе.

Также по графе «последние заказы» выявить спад спроса на услуги и объявить о снижении цен или придумать интересную акцию. Графа «примечания» повысит эффективность взаимодействия с покупателем. Если некоторые клиенты заинтересованы в дополнительном обслуживании, то важно об этом не забыть, чтобы сохранить их лояльность.

База данных в excel: расширенный вариант

Расширенный функционал базы данных включает дополнительные столбцы в таблице excel со сведениями о заказах и клиентах. Помимо перечисленных выше, это могут быть:

• каналы привлечения: источники, откуда пришёл тот или иной клиент;
• клиентский статус: он может быть активным или пассивным, если заказов не было в течении 3-6 месяцев.

В таблицу Excel также есть возможность добавить функциональный столбец «напомнить о себе». Если заданный периодзавершился, а заказчик так и не проявил себя, ячейка в столбце загорится красным цветом. Если клиент ничего не отвечает после индивидуального предложения, его статус можно поменять на пассивный и система больше не будет делать о нём напоминаний.

Создание базы данных в excel: пошаговая инструкция

Для корректной работы с базами данных лучше Эксель скачать лицензионный. Программа обладает полным набором инструментов, позволяющих заменить типичные CRM-системы.

Чтобы создать функциональную базу данных, следуйте пошаговой инструкции:

1. Откройте документ, впишите заголовки столбцов.
2. Дайте наименования строкам.
3. Начинайте заполнение базы данных.
4. Отформатируйте информацию для своего удобства: измените шрифт, добавьте границы, заливку или что-то другое на своё усмотрение.
5. Перейдите во вкладку «данные» в верхней панели документа.
6. Выделите диапазон таблицы с заполненными ячейками.
7. Вызовите контекстное меню, активируйте команду «присвоить имя».
8. Графа «Имя» – укажите название БД.
9. Графа «Диапазон» – можно поменять адрес области ячеек Excel, если он был выделен неправильно.

Такой базой данных уже можно пользоваться, но чтобы использовать ещё более широкий функционал, следует добавить несколько функций. Например, можно включить функции сортировки и фильтрации. Для этого нужно кликнуть по клавише «Сортировка», расположенной во вкладке «Данные». Сортировка реализуется по одному из трёх параметров: дате, числу или алфавиту. Выбрать нужные параметры можно через настройки сортировки. Кнопка «фильтр» убирает или возвращает необходимые данные в базу. Инструменты Эксель также позволяют осуществлять поиск, закреплять определённые области, создавать выпадающие списки и многое другое.

Резюме

Приложение Эксель вряд ли может всерьёз конкурировать с современными продвинутыми системами CRM. Но инструментария этой программы зачастую достаточно для того, чтобы удовлетворять потребности частных лиц и небольших организаций. Кроме того, возможности Excel известны многим постоянным пользователям персональных компьютеров, поэтому решать определённые задачи проще и удобнее с помощью продукта Microsoft.

Экспорт данных в динамический лист Excel (Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises))

• 
  05/05/2020
• Чтение занимает 4 мин

В этой статье

Эта тема относится к Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Версию Power Apps этой темы см. в следующем разделе: Экспорт в динамический лист Excel

Экспорт данных в Office Excel позволяет пользователям работать с самой актуальной информацией из Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) при каждом просмотре листа. Представьте себе, что руководитель вашей компании может получать важнейшую нужную ему информацию без необходимости переходить в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), просто открывая ссылку Excel на своем рабочем столе. За один раз можно экспортировать до 100 000 записей.

Важно!

Параметры региона операционной системы (в Windows, Панель управления > Регион) и язык и региональные параметры организации Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) (Параметры > Администрирование > Системные параметры > вкладка Форматы > Текущий формат) должны быть одинаковыми. В противном случае обновление динамических данных с помощью команды Обновить из CRM может привести к изменению данных.

Экспорт данных в динамический лист Excel

Данные в динамический лист Excel можно экспортировать не для всех типов записей Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Если параметр не отображается, то для этой записи он недоступен.

1. Откройте список записей.

2. На панели команд выберите Экспорт в Excel > Динамический лист.

3. В разделе Общие задачи настройте параметры столбца, затем выберите Экспорт.

4. Выберите Сохранить и сохраните XLSX-файл. Запишите расположение сохранения файла.

   Примечание

   Если вы намерены в дальнейшем изменять файл данных, рекомендуется сохранить файл перед его открытием. В противном случае может отображаться следующее сообщение об ошибке: Microsoft Excel не может открыть или сохранить дополнительные документы, так как недостаточно памяти или дискового пространства.

   Чтобы исправить эту проблему, выполните следующие действия:

   1. Откройте Excel и выберите пункт меню Файл > Параметры > Центр управления безопасностью > Параметры центра управления безопасностью… > Защищенный просмотр.
      2. В разделе Защищенный просмотр снимите флажок со всех трех элементов.
      3. Затем выберите ОК > ОК.

      В любом случае настоятельно рекомендуется сохранить и открыть файл данных, а не отключать защищенное представление, что может подвергнуть компьютер опасности.

5. Откройте Excel, а затем откройте XLSX-файл, сохраненный на предыдущем шаге.

6. Если появится предупреждение системы безопасности Подключения к внешним данным отключены, выберите Включить содержимое.

7. Чтобы обновить данные в файле, на вкладке Данные выберите Обновить все > Обновить все.

   Если отображается предупреждающее сообщение о том, что веб-запрос не вернул данных, выберите ОК. Файл Excel кажется пустым. Чтобы устранить предупреждение, выполните действия, описанные в разделе Данные исчезают после обновления экспортированного динамического файла Excel.

   Примечание

   • Для просмотра и обновления динамических данных, должно быть установлено приложение Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Если оно уже установлено и настроено, выберите Обновить из CRM, чтобы войти в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Если вы не хотите получать запрос на вход снова, выберите Сохранить адрес электронной почты и пароль на странице входа.
   • Если у вас имеются номера, которые начинаются с символов + или –, например +1-123-456-7890, то при обновлении динамического листа номер телефона в поле будет отображаться неправильно.
   • Чтобы устранить эту проблему, используйте в номере пробел или скобки (), например: +1 123-456-7890 или +1 (123)-456-7890

Советы

• динамический файл Excel можно отправить по электронной почте или сохранить этот файл как общий, если его получатели находятся в том же домене, что и вы. Получатели, открывающие динамический файл, увидят данные, на просмотр которых в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) у них есть разрешение, так что они могут видеть другие данные, нежели вы.

• Некоторые системные представления, например «Организации: без действий кампании за последние 3 месяца», можно экспортировать только в статический рабочий лист Excel.

• В Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), денежные значения экспортируются Excel как цифры. Сведения о том, как после завершения экспорта преобразовать данные в финансовый формат, см. в разделе справки ExcelСправка под названием «Отобразить цифры в денежном выражении».

• Значения даты и времени, отображаемые в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), отображаются как «Только дата» при экспорте файла в Excel, но при этом фактически в ячейке отображаются и дата, и время.

• Если вы собираетесь внести изменения и импортировать файл данных обратно в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), не забывайте, что защищенные, вычисляемые и составные поля (например «Полное имя») доступны только для чтения и не могут быть импортированы обратно в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Вы сможете изменить эти поля в Excel, но при импорте данных обратно в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) эти поля не будут обновлены. Если требуется обновить эти поля, например, имя контакта, рекомендуется воспользоваться представлением для экспорта данных, обновить их в Excel и импортировать обратно в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) для внесения изменений.

Уведомление о конфиденциальности

Если вы используете Microsoft Dynamics 365 (online), в результате экспорта данных в статический лист будет создана локальная копия экспортируемых данных и сохранена на компьютере. Данные передаются из Dynamics 365 (online) на ваш компьютер с помощью безопасного подключения, и связь между локальной копией и Dynamics 365 (online) не сохраняется.

При экспорте в динамический лист или сводную таблицу связь между листом Excel и Dynamics 365 (online) сохраняется. Каждый раз при обновлении экспортированного динамического листа или сводной таблицы пользователь должен проходить аутентификацию в Dynamics 365 (online) с использованием своих учетных данных. Вы сможете увидеть только те данные, на просмотр которых у вас есть разрешения.

Администратор определяет, обладают ли пользователи вашей организации разрешениями на экспорт данных в Excel, с помощью ролей безопасности.

См. также

Экспорт данных в Excel

«Простой бизнес» построил CRM для любителей Excel

В онлайн системе для управления бизнесом Простой бизнес есть универсальные таблицы, в которых можно хранить любую информацию. На таблицах работает CRM-модуль (клиентская база), причем карточка клиента настроена сразу, при желании ее можно изменить. CRM-таблица в «Простом бизнесе» от Excel принципиально отличается тем, что в ней можно вести общую базу клиентов, но при этом гибко настроить доступ менеджеров и заодно запретить импорт – защита, и прямо из базы можно клиенту позвонить, отправить SMS, e-mail – все эти коммуникации в «Простой бизнес» встроены. Но для таблиц не хватало аналитических графиков. В новой версии (которая вышла сегодня) они появились. На графике можно, к примеру, посмотреть, какой объем продаж за этот месяц по определенному товару или сколько договоров заключено за эту неделю и так далее. Причем, однажды настроенные параметры для графика можно сохранить или сделать несколько настроек по разным параметрам, а потом вызывать нужную настройку, и график будет автоматически перестраиваться.

В таблицах появились вычисляемые поля: можно сделать поле, в котором будет автоматически считаться сумма (или любое другое выражение) по значениям из двух других полей, например. Как это сделать, можно посмотреть здесь. Появилась возможность настроить автоматическое создание задачи по каждому клиенту из клиентской базы для хранения, к примеру, переписки по этому клиенту, файлов и так далее. Пример настройки – в истории версии. Добавилась порядковая нумерация строк в таблице. Для поля типа «Дата и время» теперь можно указывать формат отображения (показывать только дату, только время, и дату, и время в одном или разных столбцах). Появилась возможность скопировать записи из разных частей таблицы с зажатой клавишей Ctrl.

Также в CRM модули обновили права доступа. Теперь можно задать любой вид доступа на уровне строк и столбцов. К примеру, можно сделать, чтобы менеджер видел только добавленные им записи. Или, чтобы менеджер видел только те записи, у которых значение в поле «Статус» равно «Заинтересован» и так далее. Т.е., если в организации несколько уровней работы с клиентом, на каждом уровне можно гибко разграничить доступ менеджерам, чтобы они видели только свою часть клиентской базы и переставали видеть какого-то клиента, когда он перешел на другой уровень.

35 бесплатных шаблонов Excel CRM

Бесплатный шаблон Excel CRM может помочь вашему малому бизнесу управлять отношениями с клиентами.

Если вы работаете в компании, ориентированной на продажи, и не используете CRM, вы можете упустить некоторые возможности. Сокращенно от «Управление взаимоотношениями с клиентами», эти инструменты делают то, что вы можете ожидать — помогают вам управлять отношениями и контактами с текущими и потенциальными клиентами.

Хотя существуют некоторые дорогостоящие онлайн-системы CRM, в которые вы можете инвестировать, вы также можете выполнить эту работу с помощью электронной таблицы Excel, если она настроена правильно.Если вы ищете бесплатные ресурсы CRM, мы стремимся их предоставить. В этой статье содержится список из 35 бесплатных шаблонов Excel CRM, которые вы можете использовать для организации процесса продаж и сохранения организованности по мере развития вашего бизнеса.

Нужен ли вам инструмент CRM?

Если ваша организация что-то продает, ей нужен ресурс CRM. Вопрос только в том, сколько инвестиций вы хотите сделать и насколько сложной должна быть эта система.

Buyerzone сообщает, что 90 процентов компаний B2B с более чем 11 сотрудниками уже используют программное обеспечение CRM.В зависимости от размера вашей организации и ее бюджета внедрение дорогостоящей системы может оказаться невозможным. На самом деле, в этом может и не быть необходимости.

Прежде чем отдать кучу денег за дорогое решение, имеет смысл оценить, может ли бесплатный вариант работать. Если ваша команда продаж соответствует одному или нескольким из этих критериев, то лучшим выбором может стать бесплатный шаблон Excel CRM:

• Вы управляете компанией из одного человека.
• Вы обслуживаете лишь несколько клиентов.
• В вашем бизнесе работает менее пяти человек, из которых всего двое или меньше в отделе продаж.
• Ваш процесс продаж состоит из трех или менее этапов.
• Ваш процесс продажи носит только транзакционный характер.
• Ваш цикл продаж быстрый, что избавляет от необходимости контролировать несколько этапов.
• Вы ведете бизнес B2C с несколькими институциональными клиентами.
• Ваш бюджет не оставляет места для внедрения CRM-системы прямо сейчас.

Зачем использовать шаблон Excel CRM?

Шаблон Excel — это электронная таблица, которая заранее запрограммирована столбцами и формулами и включает функции CRM, помогающие анализировать данные о клиентах и ​​управлять ими.Как и любой другой тип шаблона в Excel, они предназначены для упрощения, ускорения и удешевления сбора и анализа данных.

Даже если вы работаете в одиночку или в малом бизнесе, эти шаблоны, как правило, можно использовать практически без технических знаний. Вам не нужно отдельное дорогостоящее программное обеспечение CRM для управления данными и их обобщения. В некоторых случаях есть аналитика, позволяющая сравнивать прогнозируемые и фактические результаты и строить диаграммы и графики.

Бесплатные шаблоны Excel CRM

Полезные ресурсы не всегда должны быть дорогостоящими.Одна из замечательных особенностей Excel заключается в том, что он настолько широко используется и гибок, что некоторые эксперты решили создать полезные инструменты и поделиться ими с массами. Это то, что мы собрали и делимся с вами сегодня. Вот 35 лучших бесплатных шаблонов Excel CRM, которые помогут вам управлять контактами и стимулировать продажи вашей компании.

1. Вероятно, один из самых полных бесплатных шаблонов Excel CRM, даже несмотря на то, что это «облегченная» версия, взят из Excel First. В этой бесплатной версии есть три модуля: Контакты, Организации и Календарь.Для каждого модуля существуют простые формы ввода данных. Вы также можете настроить CRM в соответствии со своими потребностями и создавать собственные отчеты. Если вам нужно больше функций и модулей, есть платная полная версия.

2. Vertex42 предлагает простую бесплатную CRM-систему для Excel. Эта универсальная система позволит вам отслеживать потенциальных клиентов. Он включает поля для контактных данных клиента, предполагаемых продаж, следующего действия, типа интереса и даты последнего контакта.

3. В Excel Quant также есть простой совершенно бесплатный шаблон Excel CRM.Этот шаблон содержит столбцы для имени, компании, должности и контактной информации лидера. Есть место для предполагаемой суммы продаж, даты последнего контакта, даты следующего контакта, статуса, типа контакта и примечаний.

4. Profitworks предлагает бесплатную систему Excel CRM с множеством функций. Вы можете получить его, если готовы отказаться от своего адреса электронной почты. Система включает в себя информационную панель группы продаж (источник потенциальных клиентов и сводка продаж, сводка по конвейеру продаж, обзор основных потенциальных клиентов, обзор производительности группы продаж).Также есть трекер возможностей, база данных контактов, сортируемый журнал коммуникаций, обзор стадии продаж и сводка по источникам потенциальных клиентов. Этот шаблон CRM включает пошаговые инструкции по настройке и использованию системы.

Если вам нужна помощь в настройке или устранении неполадок с шаблоном CRM, Excel Chat готов.

5-28. Tipsographic — это бесплатный онлайн-ресурс, посвященный управлению проектами. На сайте составлен список из 24 бесплатных шаблонов CRM для Excel.Они делятся на шаблоны CRM для продаж, шаблоны панели управления продажами, шаблоны для маркетинга и шаблон CRM для недвижимости.

29. JustEXW также предоставляет бесплатный шаблон Excel для CRM. Эта система позволяет вводить данные о клиентах для отслеживания и оценки отношений. В нем есть поля для подробной информации о клиенте, даты начала контакта, типа контакта, статуса клиента и уровня предложений и приобретений.

30. Smartsheet предоставляет инструменты для управления воронкой продаж с помощью бесплатного шаблона CRM.В нем есть разделы для отслеживания контактной информации, коммуникаций и потенциальных клиентов. Шаблон также позволяет вам отслеживать свои источники, чтобы вы могли видеть, как ваш бизнес привлекает потенциальных клиентов. Данные в шаблоне можно использовать для создания графиков и другой аналитики.

31. Pipedrive — это служба, предлагающая платные решения для создания и мониторинга процесса продаж, но вы можете получить от них бесплатную электронную таблицу Excel CRM, если хотите передать свой адрес электронной почты. Компания рекомендует использовать этот инструмент только в том случае, если вы работаете с менее чем десятью сделками одновременно или являетесь небольшой фирмой, у которой не хватает денег.Это индивидуальный шаблон CRM, созданный отделом продаж, который вы также можете настроить в соответствии со своими потребностями.

32. В Microsoft Office есть бесплатный шаблон Excel для подробного управления конвейером продаж. Это позволяет продавцу или менеджеру отслеживать каждую возможность, ее источник потенциальных клиентов, прогнозируемую сумму продаж, прогнозируемую дату закрытия и место в конвейере продаж.

33. Еще одна возможность из Microsoft Office — шаблон Sales Leads Tracker, который также является бесплатным. Этот шаблон Excel является базовым, но предоставляет пользователю такую ​​информацию, как имя клиента и контакт, источник и регион лида, тип лида, потенциальную возможность,% вероятность продажи, дату закрытия прогноза и взвешенный прогнозируемый доход.

34. Microsoft Office также предоставляет бесплатный шаблон Online Sales Tracker для Excel. Это скорее высокоуровневый отчет о продажах компании или отдела, но его можно настроить в соответствии с вашими потребностями. В нем есть несколько графиков, показывающих прибыль по каждому товару и% дохода, полученного по каждому продукту.

35. Chandoo — это онлайн-ресурс, на котором есть несколько бесплатных информационных панелей Excel Sales, размещенных как часть «задачи». Некоторые из них являются базовыми, но другие содержат подробную информацию, которая позволяет углубиться в воронку продаж и получить полезную аналитику.

Использование бесплатного шаблона Excel CRM — отличный способ отслеживать отношения с клиентами для малого бизнеса. Однако эти таблицы могут усложняться по мере роста вашей деятельности. Вы можете столкнуться с случайной ошибкой формулы или просто захотите выполнить дополнительную настройку, чтобы шаблон лучше соответствовал потребностям вашей организации.

Если у вас есть какие-либо вопросы об этих шаблонах Excel, вам необходимо устранить проблему или вам нужна помощь в настройке, Excel Chat будет рад помочь вам с помощью нашей круглосуточной службы чата.Просто дайте нам знать, чем мы можем помочь! Первый сеанс всегда бесплатный.

.

Бесплатный шаблон Excel CRM для малого бизнеса

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) Системы и программное обеспечение CRM могут помочь вам увеличить продажи за счет оптимизации взаимодействия с вашими потенциальными и текущими клиентами. Программное обеспечение Online CRM может помочь вам интегрировать отслеживание доходов, продаж и электронную почту в единую систему. Если вам не нужна серьезная интеграция и вы просто ищете простой способ отслеживать потенциальных клиентов, попробуйте использовать шаблон электронной таблицы.

Я разработал шаблон CRM Excel, представленный ниже, на основе запроса нескольких пользователей и обновляю его с 2013 года.Электронная таблица настроена как база данных CRM с основной таблицей для отображения текущего статуса клиентов и продаж. Другие таблицы включают журнал продаж, журнал контактов и контактную информацию.

Объявление

CRM шаблон

для Excel и Google Таблиц

Описание

Критически важной особенностью любой CRM-системы является отслеживание коммуникаций с клиентами, планирование последующих контактов, обновление статуса лида и, после привлечения клиента, планирование будущих коммуникаций, которые помогут вам сохранить их в качестве клиентов . Отслеживание продаж также является важной частью CRM.

Шаблон CRM является отправной точкой для людей, ищущих решение CRM на основе электронных таблиц. Он разработан таким образом, чтобы его было легко настроить.

Этот шаблон представляет собой набор таблиц базы данных crm, отформатированных для сортировки, фильтрации и отображения важной информации о клиентах — гораздо более функциональная версия шаблона списка контактов.

Самая сложная часть электронной таблицы связана с условным форматированием, используемым для выделения дат в столбцах «Последний контакт» и «Следующий контакт».Я поклонник условного форматирования, но если вам это не нравится или вы хотите изменить цвета, прочтите статью «Как использовать условное форматирование в Excel», чтобы узнать, как очистить или изменить правила условного форматирования. Для получения дополнительной информации об использовании этих столбцов см. Ниже.

Как использовать шаблон CRM в Excel

Сортировка и фильтрация : Этот шаблон разработан на основе встроенных в электронную таблицу функций сортировки и фильтрации. С помощью пары щелчков по стрелке в заголовке столбца вы можете делать такие вещи, как:

• Закажите таблицу на основе ориентировочной стоимости продажи
• Отфильтровать клиентов из списка со статусом «потеря» или «холод».
• Сортировка таблицы по Дата следующего обращения , чтобы вы могли в первую очередь связаться с самыми срочными

Демографические данные — Для любого контакта вы захотите записать его имя, компанию, должность или должность, адрес электронной почты, номер телефона и т. Д.Информация, к которой может быть полезно знать, на что не нужно ссылаться в повседневной жизни, может быть сохранена в дополнительном рабочем листе Contact Details (который представляет собой просто список контактов, добавленный в эту книгу).

Предполагаемый объем продаж — Для активных клиентов это может быть средний ежемесячный или годовой объем продаж — что-то, что поможет вам легко увидеть ценность удержания этого клиента. Для потенциальных клиентов это может быть ваша оценка потенциальных ежемесячных или годовых продаж клиента.

Последний контакт — Когда вы устанавливаете контакт, вы записываете дату в поле «Последний контакт». При выделении ячейка станет зеленой, если контакт был недавним, розовым, если с момента последнего контакта прошло много времени, или желтым, если контакт был посередине. Используйте рабочий лист Settings , чтобы настроить количество дней, которые используются в качестве основы для того, когда ячейка должна быть зеленой / желтой / розовой.

Следующий контакт — Планирование последующих действий важно, поэтому используйте этот столбец, чтобы записать дату следующего контакта, и используйте столбец Следующее действие, чтобы ввести код, описывающий, каким будет ваше последующее действие.

Заметки — Есть много способов, которыми вы можете записывать заметки о коммуникациях с вашими потенциальными клиентами. Вы можете добавить комментарии к ячейкам, как показано на скриншоте выше. Вы можете использовать столбец «Заметки» с включенным переносом текста (хотя для длинных заметок это приведет к беспорядку в таблице). Вы также можете использовать дополнительный рабочий лист Contact Log , чтобы записывать заметки о каждом отдельном общении.

Журнал продаж — Если вы хотите создавать ежемесячные, квартальные или годовые отчеты о продажах, вам понадобится способ записи отдельных продаж.Это можно сделать с помощью дополнительного рабочего листа SalesLog . Затем вы можете добавить сводную таблицу для суммирования данных или создать собственную панель мониторинга Excel для отображения важных сводных данных.

Использование других таблиц CRM

Таблица журнала контактов

Если вы хотите использовать рабочий лист журнала контактов для записи сведений о каждом контакте, который вы устанавливаете, вы можете использовать формулу в столбце «Последний контакт» рабочего листа CRM для автоматического поиска даты последнего контакта для человека.Для этого вы можете использовать такую ​​формулу массива MAX-IF (не забудьте нажать Ctrl + Shift + Enter после ввода формулы):

 =  MAX  ( IF  (ContactLog! $ B $ 4: $ B $ 28 = CRM! A5, ContactLog! $ A $ 4: $ A $ 28, "")) 

Если вы используете Google Таблицы или самую последнюю версию Excel, вы можете использовать MAXIFS:

 =  MAXIFS  (ContactLog! $ A $ 4: $ A $ 28, ContactLog! $ C $ 4: $ C $ 28, A5) 

Таблица журнала продаж

Если вы хотите использовать рабочий лист журнала продаж для записи каждой совершенной вами продажи, вы можете подвести итоги продаж в рабочем листе CRM.Вы можете использовать функцию СРЗНАЧЕСЛИМН или СУММЕСЛИМН в столбце «Предполагаемая продажа», чтобы показать среднее или сумму продаж для каждого человека. Формула может выглядеть так:

 =  СУММЕСЛИМН  (SalesLog! $ C $ 4: $ C $ 32, SalesLog! $ B $ 4: $ B $ 32, CRM! A5) 

Таблица контактных данных

Если вы используете рабочий лист «Контактная информация», вы можете использовать формулу ВПР в рабочем листе CRM, чтобы автоматически получить номер телефона и другую контактную информацию для каждого человека. См. Мою статью о ВПР, чтобы узнать, как создавать эти типы формул.

Таблица членов команды

Версия Google Таблиц теперь представляет собой совместную базу данных crm и включает новую таблицу членов команды. Вы можете выбрать члена команды в таблицах «Журнал контактов» и «Журнал продаж» и просмотреть сводку общих продаж и контактов в таблице «Члены группы».

CRM Ссылки

• [1] Управление взаимоотношениями с клиентами — wikipedia.org — Эта страница в Википедии, хотя и не содержала существенной информации, открыла мне глаза на широкий спектр способов, которыми компании используют системы CRM, и, таким образом, заставила меня понять, что я только хотел создать самый простой из шаблонов.
• [2] Создание CRM-системы с помощью Google Docs — blog.softwareadvice.com — Большинство начальных функций, которые я добавил в шаблон CRM, основаны на идеях, представленных в этом сообщении в блоге.

Связанное содержимое

.

Бесплатная CRM-система Excel, которая очень проста и удобна в использовании

(CRM на основе Excel для быстрого обучения)

— быстро и легко показывает ваших основных лидов, какие лиды вам нужно предпринять, статус каждого лида и все коммуникации для каждой возможности или с каждым контактом

— это супер простой и легкий в освоении CRM, даже если вы никогда не использовали CRM до

— автоматизированная панель продаж, которая обновляется автоматически

— показывает продуктивность вашей команды продаж за любой период времени

— отображает процент выигрышей по продажам за любой период времени

— сообщает о маркетинговых каналах, которые работают лучше всего для привлечения потенциальных клиентов и продаж за любой период времени.

— легко копировать и вставлять информацию в CRM-систему и из нее

— легко создавать и строить настраиваемые отчеты, учитывая, что все данные находятся в Excel

— логичная и привлекательная планировка

— БЕСПЛАТНО !!!!

В системе Profitworks Excel CRM есть все, что вам нужно в CRM, с ней легко научиться пользоваться и, что самое главное, она не требует много времени.Excel CRM включает в себя панель управления, средство отслеживания возможностей, журнал общения с клиентами и базу данных контактов, которую легко изменить и настроить для вашего бизнеса, если она встроена в Excel. Если вы хотите привлечь больше клиентов для своего бизнеса и сэкономить время, используя CRM, загрузите нашу бесплатную CRM-систему Excel прямо сейчас! Его уже скачали более 3200 компаний.

Системы CRM

неизменно доказали свою полезность для предприятий по ряду направлений, включая увеличение доходов, более точное прогнозирование доходов, повышение удержания клиентов и повышение производительности труда торгового персонала.Наличие всей информации о клиентах и ​​потенциальных клиентах в одном центральном месте, где можно быстро найти ссылки и легко создавать отчеты, чрезвычайно важно для всех предприятий. Исследования показывают, что CRM-системы увеличивают продажи на 29%, повышают продуктивность торгового персонала на 34% и повышают точность прогнозов на 42%.

Получите нашу бесплатную CRM-систему Excel прямо сейчас, потому что наличие CRM критически важно для вашего успеха.

Уже скачали более 2700 предприятий

— Панель управления группы продаж (сводка по конвейеру продаж, обзор производительности группы продаж, обзор 5 лучших потенциальных клиентов, источник потенциальных клиентов и сводка по продажам)

— Отслеживание возможностей

— Журнал связи (с сортировкой по компаниям, возможностям или контактам)

— База контактов

— Обзор этапов продаж (этапы продаж настраиваются в соответствии с процессом продаж вашего бизнеса)

— Сводка по источникам потенциальных клиентов

Получите бесплатный шаблон продаж для себя или своего отдела продаж…кликните сюда.

Уже скачали более 2700 предприятий

.