Как написать email: Как правильно написать адрес электронной почты (e-mail) ✔, чтобы вам могли на нее отправить письмо…

Как написать Email, на который вам точно ответят

Писать письма стало настолько повседневным занятием, что можно подумать, будто у людей это получается само собой.

Однако, получив тысячи писем за последний год, я могу с уверенностью сказать, что частота не гарантирует эффективность. Что означает: множество людей понятия не имеет о том, как написать правильный email. Даже те, кто профессионально занимается PR!

Неважно, насколько базовым кажется этот навык, всему нужно учиться. И, к сожалению, никто не рвется обучать молодежь написанию эффективных писем, несмотря на то, что это краеугольный камень современной коммуникации. Знание, как написать хороший email, — то есть тот, на который ответят – ключ к вашему успеху. Одно письмо может решить, получите ли вы работу, станет ли кто-то вашим ментором, найдете ли вы финансирование для реализации ваших идей, получите ли вы совет, который сможет изменить всю вашу жизнь.

Каждое письмо – это товар, даже если вы не продаете бизнес-идею в буквальном смысле. Вы продаете другую идею – стоит ли отвечать на это письмо – и это совсем не просто. Человек которому вы пишете, ежедневно может получать десятки, даже сотни писем, и он, вполне вероятно, не может выделять равное время и внимание каждому из них. Так что, как и при личных «продажах», у такого человека есть свои способы разделения писем на два потока – те, на которые стоит ответить и те, который отправятся в корзину. И то, куда направится ваше, зависит от того, даст ли ваш email тревожный звонок получателю – письмо – это первое впечатление о человеке в данном случае, и нажмет ли он «ответить» или «удалить» зависит от маленьких, почти неуловимых сигналов.

В каких же точках отправитель и получатель письма могут НЕ найти общий язык:

Позиция получателя
• Получает множество писем
• Если это личность публичная, ему часто пишут комплиментарные письма
• Регулярно слышит стандартный набор вопросов и просьб об услуге
• Мало свободного времени
• Не против вам помочь, но только если это быстро

Позиция отправителя
• Тратит много времени на написание «идеального» (или идеально длинного) письма
• Уверен, что его запрос оригинален, уникален и вообще особенный
• Уверен, что до него никто о такой услуге не просил
• Не может представить, почему ему могут отказать
• Стремится рассказать всю свою историю, все аспекты, так что слушатель точно уяснит его точку зрения

Секрет того, чтобы вам ответили на письмо – поставить себя на место адресата и соответствующим образом составить ваш email. Как это сделать? Ниже мы приводим список моментов, на которые люди обращают внимание, когда решают, стоит ли отвечать на письмо. Да, может показаться, что требования несколько жесткие. Но это не вопрос личной неприязни одного человека — это именно то, на что все собственники компаний, рекрутеры и редакторы газет обращают внимание, оценивая письма, это то, что люди и так говорят у вас за спиной – и нет смысла скрывать все эти вещи от людей, пытаясь казаться «милым».

Примечание: это руководство касается только писем , которые вы пишете, когда вам что-то нужно от получателя, даже если это просто ответ. Если вы просто набросали email, чтобы наскоро поделиться информацией или выразить признательность, или переписываетесь с кем-то, кого хорошо знаете, — эти правила не так важны.

Как правильно написать письмо

Уважайте время получателя и убедитесь в том, что этот email вообще необходим

Время каждого человека бесценно. Когда вы отправляете письмо, то, что вы сообщаете, это: «То, что я хочу сказать, стоит 5 минут твоего времени, времени, которое ты мог бы потратить на дела или провести с семьей».

Так что не заставляйте других тратить время на решение вопроса, с которым вы и сами можете разобраться. Верьте в себя! Я поражаюсь количеству вопросов, на которые можно легко ответить за 10 секунд с помощью Google или Yandex (очень хочется иногда написать: «Позвольте, я для вас погуглю…»).

Начинайте с приветствия

Если вы с места в карьер начинаете с первого предложения вашего письма, это звучит грубо. Используйте “Добрый день, _____” ,  “Здравствуйте, _____”. Но не “Привет ____”, по крайней мере, если у вас еще нет тесных связей и истории переписки.

Мне кажется, тенденция опускать приветствие еще сильнее заметна, когда используется контактная форма для отправки сообщения через сайт. Не забывайте, что даже если вы используете форму, адресату послание приходит в виде письма.

Адресуйте ваше письмо тому, кому вы пишете (тем)

Приложите все усилия, чтобы выяснить имя того, кто действительно будет читать это письмо, вместо того, чтобы начинать с просто «Здравствуйте» или «To whom it may concern» (англ. «Тому, кого это касается»). Использование имени делает ваш email более личным, персональным, и он уже не выглядит как спам. Если за волнующий вас вопрос отвечают двое, пишите двоим: «Здравствуйте, Елена и Александр!»

Правильно пишите имя адресата

Идиотизм, да? Неправильное написание имени обрубает все возможные связи с человеком еще до прочтения самого письма. Получателю становится понятно, что вы мало что о нем знаете, да и вообще не слишком склонны вдаваться в детали. И если вы после неправильного обращения еще и напишете «Я ваш большой поклонник», вы автоматически вылетаете за неискренность.

Установите эмоциональную связь до того, как перейдете к делу

Подойдет любая «речь в лифте», которая поможет создать связь с адресатом до того, как речь зайдет о бизнесе. Это заставит адресата чуть больше к вам проникнуться, захотеть вас выслушать, помочь вам. Будьте лаконичны и правдивы. Вот примеры вступлений для создания такой связи:

«Я большой поклонник блога ProNetworking. ru и читаю ваш сайт уже 1,5 года. Благодаря ProNetworking я познакомился с несколькими топовыми бизнесменами, получил повышение и нашел ментора»

«Уже 5 лет я покупаю туалетную воду Gucci Flora. Первый раз мне подарил ее муж на день рождения, и с тех пор это мой любимый аромат»

«Как ваш земляк из Владивостока…»

«Я искренне восхищаюсь вашим исследованием обезьян-ревунов. После вашей книги я решил поступить в университет и специализироваться в биологии. Именно поэтому я вам и пишу…»

Еще иногда люди делают что-то в этом роде: «У вас отличный сайт. Мне очень понравилась статья (то, что отправитель очевидно «выцепил» с первой страницы минуту назад)». Когда формирование связи настолько «липовое», оно имеет обратный эффект. Вы должны писать так, чтобы адресат понимал, что вы не просто отправляете одно и тоже шаблонное сообщение всем подряд, изменяя только имя отправителя, но что вы искренне в нем заинтересованы.

Другие ошибки в коммуникации с людьми в бесплатном видеокурсе по нетворкингу здесь (+ пошаговая инструкция).

Сохраняйте краткость и переходите к делу

Еще раз: время любого человека бесценно. Не стоит посылать многотомные тексты. Не нужно рассказывать вашу биографию. Переходите к делу и опишите ситуацию как можно меньшим числом предложений. Вы можете предположить, что если снабдить адресата максимальным количеством деталей, вероятность того, что он или она вам ответит, повысится. Пожалуй, что наоборот. Большой текст перегружает читателя, он скорее удалит ваше письмо, чем потратит 10 минут на весь ваш свиток. Если ваша идея недостаточно интересна, чтобы зацепить даже в паре фраз, вам стоит поработать над ней, и если совет, который вам нужен, требует многочисленных абзацев с объяснениями, лучше исследуйте вопрос самостоятельно, пока не сможете сформулировать простой вопрос, который вы зададите по email другому человеку.

Абсолютно четко выражайте вашу просьбу

Даже если вы хотите сделать ваше письмо максимально кратким, выразите то, что вы хотите получить от адресата, совершенно четко и конкретно.

Вот одно из последних писем, от которого я в восторге:

Здравствуйте, Максим!
Мне очень нравится Ваш сайт. Похоже на то, чем мы занимаемся. Нам бы стоило подумать о партнерстве или совместном проекте. Как вы думаете, что мы могли бы сделать?
Искренне Ваша,
Анна

Само собой, я понятия не имею, как мы могли бы сотрудничать… Вы появились в моей жизни 10 секунд назад. И если вы связываетесь со мной, это именно ваша задача – подумать обо всех этих вещах, а затем обратиться ко мне с идеей, которая могла бы мне понравиться – с четким, конкретным предложением. Вы должны представить получателю товар, глядя на который, он скажет «да» или «нет». Если вы задаете вопрос, будьте как можно более конкретны, так, чтобы адресат не тратил много времени на ответ.

Чем короче ваше письмо, и чем проще адресату ответить на ваш вопрос, тем выше вероятность этот ответ получить.

Не пытайтесь дразнить

Вот еще одно милое письмо из недавних:

Привет, Максим!
У меня есть потрясающая идея о том, как улучшить ваш сайт. Напишите мне, если хотите узнать больше!
Сергей

И с чего я должен тратить время на ответ, если я даже не знаю, заинтересует ли меня ваша идея? Сразу же удаляем.

Если у вас есть сайт, дайте на него ссылку

Не рассказывайте о вашем сайте, блоге без ссылок. Я знаю, что это займет всего 5 секунд – зайти в Google и поискать, но я не буду этого делать. Это очередная помеха для «сделки». Старайтесь максимально упростить все для получателя.

А когда вы даете ссылку на ваш сайт, убедитесь, что он работает и активен.

НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ CAPS LOCK

Это универсальный симптом безумия. Если вы все пишете КАПСЛОКОМ, выглядит так, словно вы кричите. Удаляем сразу же.

и не пишите все маленькими буквами

Да, я знаю, на дворе 2014 год и заглавные буквы остались в 20 веке. И, возможно, однажды молодежь решит массово покончить с ними. Но пока это не произошло, и вам приходится иметь дело с 30-летними стариками вроде меня, используйте заглавные буквы там, где это нужно. Если вы ленитесь даже нажать shift на клавиатуре, я вряд ли отнесусь к вашему письму так же серьезно, как к письмам других людей.

Перечитайте email на предмет ошибок

Несколько раз прочитайте ваше письмо, убедитесь, что все написано правильно. Помните, вы пытаетесь произвести первое впечатление – пусть оно будет хорошим. Я знаю одного редактора сайта, который отказывается от пресс-релиза, если находит в нем хоть одну ошибку. Лично я не гонюсь за совершенством, бывали случаи, когда я отправлял письма, казавшиеся мне идеальными, а потом перечитывал и находил чудовищную ошибку. Но, по крайней мере, постарайтесь хотя бы написать правильно те слова, которые важны для получателя. «Я хочу писать про «netvorking» сыграет не в вашу пользу.

Эти советы довольно универсальны. Используйте их, когда пишете автору сайта, большому боссу, потенциальному партнеру или клиенту, да и просто любому незнакомому человеку. Тогда шансы на то, что вы получите ответ на свой email, сильно возрастут.

Максим Чернов

PS. О том, как правильно общаться не только по почте, но и через Linkedin, Facebook, по телефону и, конечно, вживую – узнайте в бесплатном видеокурсе по деловой коммуникации здесь.

Поделиться с друзьями

comments powered by HyperComments

Как написать письмо, чтобы вам ответили. Правила email-этикета для старшеклассников и студентов

Зачем соблюдать этикет?

Культурно составленное электронное письмо поможет вам произвести хорошее впечатление на собеседника.

• Вы повысите количество ответов
• Вам будет легче договориться с собеседником
• Вы сможете представить себя как компетентного человека

Например, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, потому что информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. На самом деле такое поведение считается очень некорректным, и ответ наверняка не придет. Шансы на начало диалога возрастают, если вы отправляйте индивидуальные письма каждому получателю и лично обращайтесь к инвесторам.

Что такое этикет в email-переписке?

В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, а несоблюдение – неприличным.

Например, по правилам нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается очень грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.

Как соблюсти все правила этикета?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому очень важно уделить внимание и придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.

Темы «Привет» или «Знакомство» ничего не говорят получателю о цели вашего имейла. Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой.

Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит, с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта, вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты [email protected], могут полететь прямиком в корзину.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на «вы» и приветствуйте его в формальной манере: «Здравствуйте» или «Добрый день». Формулировок вроде «Приветик!» или «Хаю-хай!» лучше избегать.

Постарайтесь узнать имя человека, которому вы пишете письмо, и обратитесь к человеку по имени или даже по имени-отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать с сарказмом. Юмор воспринимается каждым человеком по-разному, и вы можете случайно оскорбить собеседника. Кстати, в некоторых культурах то, что кажется нам смешным, может считаться грубым.

В теле письма старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно. Основная мысль письма должна находится в начале, а менее важные детали – ближе к концу письма. Адаптируйте ваши письма так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. То есть письмо должно быть не длиннее трех абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому если вы можете сказать что-то в двух словах – скажите это в двух словах, а не в 10 предложениях.

Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать их в одну кучу. Деловое письмо – это не художественный роман, поэтому вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите «Благодарю, до встречи завтра в 14.00» или «Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению». По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В конце письма обязательно подпишитесь. Подпись должна включать ваше имя и должность в компании, контакты, такие как телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас как серьезного человека.

Поздравляю – вы написали письмо. Не забудьте проверить грамматику и орфографию. Отправлять письма с грубыми ошибками – плохая идея, собеседнику вы можете показаться как минимум невнимательным человеком. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте пять минут, чтобы ими воспользоваться.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес-переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Но лучше не задерживайте ответ дольше, чем на 24 часа. Используйте функцию «ответить», чтобы сохранить историю переписки и напомнить собеседнику, о чем шел разговор.

Функцией «ответить всем» пользуйтесь с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован части получателей в переписке. Тогда лучше нажать «ответить» и добавить нужных получателей вручную и не засорять почтовые ящики остальных ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действия от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например «Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!»

4. Вложения

Если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Чтобы точно узнать все тонкости делового этикета, рекомендую прочитать «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.

Отправляем e-mail (пошагово с картинками)

Для того, чтобы приступить к этому уроку нам необходимо иметь уже зарегистрированный электронный почтовый ящик (E-Mail). Если же у Вас его нет, то либо просто прочтите эту статью, множество картинок Вам поможет с легкостью разобраться в этой инструкции, либо зарегистрируйте свой электронный почтовый ящик. Как? читайте здесь «Как зарегистрировать электронный почтовый ящик» — также подробная инструкция с множеством поясняющих картинок.

www.mail.ru — один из крупнейший сервис позволяющий зарегистрировать и пользоваться электронной почтой. На нем как раз будет показан пример отправки письма.

Первым делом заходим в свой почтовый ящик вводя свой логин и пароль (а не тот который указан на картинке:) на сайте и жмем кнопку с надписью «Войти»

После этого мы попадаем на страницу, где отображены все входящие электронные письма и откуда, собственно говоря мы начинаем любую работу с электронной почтой.

Если посмотрим в левую часть (выделенная область с цифрой 1) страницы мы обнаружим навигационное меню состоящее из нескольких пунктов

По смыслу думаю понятно, что пункт входящие — это письма, которые прислали Вам (цифра 12 на против обозначает количество непрочитанных писем), а пункт отправленные — это письма, которые отсылали Вы.

Нам чтобы написать письмо необходимо нажать на кнопку написать (в выделенной области с цифрой 2) После этого откроется новая страница с формой заполнения письма где мы укажем тему и адрес получателя письма. (см. картинку ниже)

По этой части инструкции, думаю, вопросов возникнуть не должно. Имеется 3 поля Кому — адрес получателя письма (к примеру мой такой [email protected]), Тема  — буквально 3-7 слов о содержимом письма и Основное поле, в котором мы пишем сам текст письма. 

После того как вы напишете письмо, напишете адрес получателя (его мы узнаем от того, кому высылаем письмо) и сам текст письма — в самом низу жмем кнопку Отправить.

Если мы нажмем кнопку Сохранить — письмо попадет в Черновики — это третий пункт в выделенной области с цифрой 1. Открыв в любое время можно продолжить написание письма.

Кнопка Отмена — под текстом письма просто удалит все.

Жми Привет! Если статья полезна, поддержи меня и сайт, поделись ей

Как отправить письмо по электронной почте

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором не будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим сообщение, на которое сразу же получим ответ.

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы отправить письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, ввести от него логин и пароль. Откроется личный кабинет.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

Так в Mail.ru:

Так в Gmail:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список сообщений, слева разделы, сверху кнопки для работы.

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, либо слева.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Так в Mail.ru:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Куда печатать адрес

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить сообщение. Вот он:

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

Что печатать в тему письма

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого сообщение или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло сообщение. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое сообщение рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто сообщение было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст сообщения. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема»? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

Пример:

• Запись на консультацию
• Отчет о работе
• Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого сообщение.

Пример правильной «Темы»:

• Запись на консультацию к терапевту
• Отчет о работе по проекту №325
• Результат теста по физике Иванова А.А.

Пример неправильной «Темы»:

• От меня
• Срочно
• Открой

Куда печатать текст

Текст письма, то есть его содержание, нужно печатать в самое большое поле из всех. В любой почтовой системе оно предназначено именно для этого.

Щелкаем по нему левой кнопкой мышки и печатаем, то, что хотим написать. Если это поле Вам кажется недостаточно большим, не переживайте, оно автоматически расширится, когда текста будет много.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется — «Отправить» — и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых сообщений придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что сообщение отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание: это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

Автор: Илья Кривошеев
Обновлено: 25.03.2020

Изучайте английский через игры и интересные задания на онлайн платформе Puzzle English.

Оформление email писем: Правила и лучшие практики

Email является одной из популярнейших форм общения между представителями организаций, фирм, компаний, частными лицами по самым разным вопросам. Каждый день отправляется множество писем, но не все задумываются, как составить письмо для рассылки по правилам, соответствует ли содержание и оформление email-рассылки ожиданиям получателя? А ведь это влияет на восприятие сообщения и его эффективность. Чтобы у вас не возникало трудностей с тем, как правильно составить емейл, читайте наши рекомендации.

12 правил эффективного составления писем

Перед тем как написать емейл, определитесь с целевой аудиторией, которой хотите что-то сообщить или предложить. Если есть сомнения хотя бы по одному из кандидатов, не включайте его в рассылку. Задумайтесь о своей репутации, напрасно потраченном бюджете и времени.

Что нужно сделать перед составлением письма для рассылки:

• Четко сформулируйте цель отправки.
• Определитесь с вашей целевой аудиторией: рассылка будет по всей базе или определенному сегменту?
• Каким будет письмо для рассылки: рекламным или информационным?
• Выделите основную мысль, которую хотите донести в тексте.
• Не бойтесь показаться смешным. Лучше быть творческим и интересным, чем стандартным и скучным.

Чем больше деталей вы продумаете вначале, тем проще для вас будет оформление письма.

Теперь предлагаем подробнее ознакомиться с 12 правилами того, как правильно делать email-рассылку.

1. Отправитель должен быть узнаваем

Определитесь с полем «От кого», не обезличивайте его. Намного приятнее получать письмо от человека, нежели от какой-то организации, а еще хуже – просто от неизвестного адреса. Выбрав адрес отправителя однажды, не меняйте его часто. Ваш адрес и имя – визитка компании! Они должны соответствовать бренду, легко узнаваться и запоминаться.

2. В поле «Тема» четко отображайте основную идею письма

Читатель не должен быть обманут. Именно поле «Тема» влияет на решение получателя: читать письмо полностью или удалить, даже не просматривая. Постарайтесь заинтересовать читателя, но не раскрывать всю идею сообщения сразу. Одного короткого предложения вполне достаточно: откажитесь от длинных фраз, рекламных текстов и штампов. Также не стоит указывать в теме письма имя отправителя.

Оформление email-рассылок не должно быть однообразным, тем более постоянно повторяющимся. Если вы ранее делали рассылки, проследите, какие из тем получали больше всего откликов. Придерживайтесь подобного стиля, но избегайте повторений. Тема должна быть такой, чтобы из десятка полученных писем, подписчика заинтересовало именно ваше. Для этого вынесите в тему сообщения его пользу для получателя. Если уместно, то используйте эмодзи, с которыми оформление рассылки выглядит более неформально.

Например, тема письма о конференции выделяется на фоне остальных:

Хотите бесплатный шаблон письма?

Получить!

3. Не игнорируйте прехедер

Добавьте прехедер, который поможет подробнее раскрыть суть сообщения. Особенно важно использовать его, если тема письма короткая. Тогда в предзаголовок можно добавить уточняющую информацию. Если не прописать этот элемент, то почтовик может отобразить за темой текст из письма, в т. ч. и служебный.

4. Начните письмо с приветствия

Пишите адресату, как другу: тепло, искренне и уважительно, избегая при этом фамильярности. Обращаться нужно персонально к каждому подписчику, предоставляя нужную ему информацию, и только так, как он сам того пожелал: по имени, по имени-отчеству, по прозвищу☺. Внимательно просмотрите базу контактов перед тем, как написать письмо для рассылки и использовать ее в подстановке имен. Наверняка вы встретите досадные опечатки, которые лучше исправить ДО отправки. В системе eSputnik есть функция автоматической проверки имен адресатов, которая сэкономит вам время.

Имена, прошедшие проверку, будут добавлены в емейлы при рассылке, а с ошибками – нет.

Избегайте обращений вроде: «Доброго времени суток, Дорогой (-ая), Уважаемый (-ая)».

Лучше использовать подстановку персонализации, которая доступна в редакторе любого сервиса рассылок.

5. Убедите читателя, что письмо адресовано ему

Составьте письмо так, чтобы получалось доверительное общение с клиентом. Используйте в нем знания, полученные о человеке ранее. Подавая информацию, постарайтесь учитывать все, что вы знаете о клиенте, опыт предыдущих рассылок и его поведение на сайте или в приложении. В приветственной рассылке предложите подписчику самостоятельно выбрать, какие темы/товары его интересуют, чтобы присылать ему соответствующие подборки. Для этого можно, например, создать опрос в Гугл форме.  

Например, с помощью товарных рекомендаций в письме можно выводить товары, услуги, статьи, которые могут понравиться конкретному человеку. Они автоматически подбираются, исходя из предыдущих действий клиента на сайте или в мобильном приложении: просмотров, покупок, добавления в избранное и т. д.

6. Минимум воды

Не загружайте текст ненужными деталями, описаниями. В то же время сделайте его емким и интересным. Лучше создать красивый призыв к действию, чтобы заинтересовать подписчика перейти на сайт и прочитать там полную информацию.

Если вы отправляете сообщение с подборкой товаров, то уместно использование нескольких видов кнопок: для карточек и остальных задач. Кроме того, несколько призывов будут хорошо смотреться в длинном письме, разбитом на тематические блоки. Это визуально облегчит восприятие текста, и пользователю не придется искать СТА по всей простыне сообщения. Разным типам кнопок нужен свой дизайн, чтобы их можно было отличить.

7. Следите за целостностью письма

Это одна из важнейших рекомендаций о том, как правильно составить письмо для рассылки. Придерживайтесь одной темы, не теряйте основную мысль. Если вы и хотите что-то добавить, пусть этот текст существенно не отличается от основного, а еще лучше будет отправить отдельное сообщение. Излагайте мысли последовательно:

8. Избавьтесь от терминов

Не используйте понятные только вам слова и сокращения. Текст должен легко читаться и восприниматься.

Например, сравните два текста:

• Обувь с металлическими подносками защитит пальцы от ударов с энергией до 200 Дж. Проколозащитная прокладка должна уберечь от проколов и порезов, согласно ГОСТ 28507. Подошва из полиуретана обладает износостойкими свойствами — ГОСТ 12.4.137.

• Полиуретановая подошва прослужит долго, а также защитит обувь от проколов и порезов.

Согласитесь, хоть информация и важная для читателя, но второй текст будет читаться куда проще.

9. Не текстом единым

Картинки были и остаются must have для привлекательной структуры письма. Они разнообразят макет, делают его более наглядным и помогают вашим письмам запоминаться. Но и баланс нужно соблюдать: не делать сообщение сплошной картинкой и придерживаться соотношения 60%/40% в пользу текста, чтобы не иметь проблем с почтовиками. Читайте подробнее, как грамотно работать с изображениями для емейлов, в этой статье.

Кроме того, в трендах держатся анимация и видео, AMP-элементы. С ними рассылки не будут приедаться подписчикам и получат больший отклик, чем стандартные. Все это есть редакторе eSputnik:

10. Обязательно «прощайтесь» в футере

Можно не использовать стандартные фразы, а просто указать:

• от кого адресовано письмо,
• контактные данные,
• ссылки на социальные сети,
• адреса магазинов и т.д.

Клиент должен знать, что у него есть возможность в любой момент связаться с вами или заглянуть к вам в гости, даже если сейчас нет такой необходимости.

Оформление email-рассылок требует добавления в футер ссылки на отписку – это обязательное условие почтовых служб. Ссылка должна быть хорошо видна пользователям. Некоторые компании дополнительно объясняют клиенту, почему его адрес оказался в рассылке. Другие – просто ограничиваются лаконичным словом “Отписаться” в конце емейла. А можно проявить фантазию и оформить это предложение в короткую фразу с ноткой юмора.

11. Проверяйте письмо перед отправкой

Оформление email-писем не терпит халатности. Просматривайте дизайн и общую композицию рассылки, вносите правки, делайте его таким, чтобы вы сами хотели его получить. Проверьте все ссылки, просмотрите изображения, есть ли альтернативный текст. Alt-текст появляется на месте картинки, если в почте не отображается фото. Это напомнит пользователю включить в почтовике отображение картинок, если они отключены, и даст общее понимание, что на них.

Отправьте себе тест и откройте письмо в разных браузерах, на десктопе и на мобильных устройствах, отследите, сохранилась ли структура письма. С ростом популярности темного режима в почтовых сервисах в чек-листе каждого емейл-маркетолога должен появиться дополнительный пункт – проверить, корректно ли отображается письмо при активированном Dark Mode. Перед запуском, обратите внимание на то, хорошо ли читается текст и видны картинки в темном режиме.

Текст не должен содержать технических и грамматических ошибок. На привлекательное, грамотное, интересное сообщение читатели откликнутся более охотно.

12. Экспериментируйте

Не забывайте, что даже незначительная мелочь сможет повлиять на результат. Изменяйте содержимое писем, проследите, какие факторы склоняют подписчиков читать их и реагировать.

Проверьте эффективность вашего емейла на мелочах. Например, сменив цвет кнопки «Купить» с синего на красный (или наоборот), вы можете повлиять на продажи. Также можете попробовать изменить ее расположение в письме, шрифт, размер. Но чтобы тест был точным, меняйте только один параметр за раз. Разделите базу клиентов на равные сегменты и разошлите им сообщения с разным вариантами использования кнопки. После этого сравните результаты и выберите оптимальный вариант.

Удобный редактор писем

Попробовать

Смело пишите письма, дополняйте емейл-кампанию Viber-рассылкой, пуш-уведомлениями или СМС в омниканальных сценариях. Так ваши электронные кампании будут ещё эффективнее.

Как правильно написать письмо | Делопроизводство

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

• личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
• полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
• деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

или

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

еще

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е.Ф. Кагайловскому

и еще

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений. Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении:

• фамилию, имя, отчество,
• ваш адрес для направления ответ,
• число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах. Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 10 комментариев

Как написать формальный email на английском?

Каждый студент, собирающийся жить и учиться за рубежом, рано или поздно сталкивается с необходимостью написать формальное электронное письмо на английском языке. В частности, это может быть email, адресованный представителям иностранного университета или потенциальному работодателю за рубежом.

Как бы там ни было, навык написания официальных писем и обращений на английском языке обязателен в современном мире и вдвойне полезен тем, кто планирует учиться за границей!

Ниже вы найдете простую и понятную инструкцию, которая поможет вам составить отличный формальный email на английском языке.

Есть вопросы? Задайте их университетам!

Как написать рекомендательное письмо

Мотивационное письмо в университет

Несколько слов о внешнем виде письма…

Внешний вид делового письма часто не менее важен, чем его содержание, ведь, как известно, — встречают по одежке!

Во-первых, не стоит перегружать письмо большим количеством знаков препинания, включая точки и запятые. Будьте лаконичны и точны в высказываниях. Отдельно отметим, что при написании текста на английском языке не следует пользоваться правилами пунктуации русского языка.

Во-вторых, крайне важна структура email-сообщения. Для формального письма лучше всего подходит блочная структура, при которой весь текст делится на строго определенные смысловые фрагменты (абзацы). Такой текст легче воспринимать, а его чтение и осмысление занимает гораздо меньше времени.

Далее речь пойдет о том, как правильно разделить текст на блоки, выдержав его в стилистике формального общения.

Структура письма

Составляя формальный email, следует разделить его на следующие части: приветствие, причина обращения/отсылка к предыдущему контакту, основное послание, завершение письма, подпись. Учитывая деловую стилистику, каждый блок письма должен быть выдержан в соответствующей манере и содержать уместные формулировки…

Приветствие

Формальное приветствие в английском языке выглядит следующим образом:

В случае обращения к неизвестному получателю

— Dear Sir/Madam

— Dear Sir or Madam

В случае обращения к конкретному получателю

— Dear Mr/Ms Jones

— Dear Dr Smith

Полезные советы

• В обращении не принято использовать имена, только фамилии
• Обращение к женщине «Ms» более уместно, чем «Mrs», поскольку подходит и замужним и незамужним женщинам

Причина обращения/отсылка к предыдущему контакту

Продолжение письма зависит от того, в каких обстоятельствах вы его пишите.

В случае если вы впервые обращаетесь к данному лицу, в начале текста стоит кратко объяснить, кто вы, а также причину обращения.

Перейти к причине обращения можно следующим образом:

— I would like to clarify… — я бы хотел прояснить…

— I kindly ask you to… — я любезно прошу вас

— I am writing to enquire about/ to apologize for/ in connection with/ get more details about/ explain… — я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ в связи с/ узнать детали о/ объяснить…

Если вы уже общались с данным лицом, имеет смысл сделать отсылку к предыдущему контакту. Сделать это можно следующим образом:

— Thank you for your message – спасибо за ваше сообщение

— Thank you for your e-mail of… – спасибо за ваше электронное письмо от (дата)…

— I am writing with regard to… — я пишу вам в связи с…

— In compliance with your request… — выполняя вашу просьбу…

— Further to our conversation/ telephone talk… — в продолжение нашей беседы/ телефонного разговора…

Полезные советы

• Составляя данную часть письма, помните, что именно из нее получатель должен будет понять, кто вы и зачем пишите

Основное послание

Основной текст является центральной частью письма и несет главный смысл всего послания. Рассмотрим несколько фраз, которые будут уместны в данном блоке:

— Could you please let me know… — не могли бы вы сообщить мне…

— I would appreciate it if you could please send me… — я буду благодарен, если вы вышлите мне…

— Could you possibly… — не могли бы вы…

— I would also like to know… — я также хотел бы узнать…

— Please let me know… — пожалуйста, дайте мне знать…

Полезные советы

• Постарайтесь по возможности кратко и лаконично запросить необходимую вам информацию или донести до получателя суть своего сообщения
• Избегайте сленга и просторечных выражений

Если вы прикрепляете те или иные файлы к своему email’у, в этой же части будет уместно написать об этом. Например:

— I am attaching my CV – я прикрепляю свое резюме

— I am sending you… — я высылаю вам…

— Please see the statement attached – пожалуйста, ознакомьтесь с приложением

— Please find attached the file you requested – пожалуйста, ознакомьтесь с прикрепленным файлом, который вы запрашивали

Завершение письма

Завершение вашего письма должно быть кратким и емким, а также отражать ваши дальнейшие ожидания от собеседника. Вот несколько примеров:

— I look forward to hearing from you – ожидаю вашего ответа

— Thanking in advance – заранее благодарю

— If you have any questions feel free to contact me — если у вас есть какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне

Полезные советы

• Завершение письма должно быть четким и ненавязчивым, избегайте прямого призыва собеседника к чему-либо, а также давления на него

Подпись

Подпись формального письма состоит из формулы вежливости и вашего имени. В данной стилистике приемлемы следующие формулы:

— Yours faithfully, (если имя получателя неизвестно)

— Yours sincerely, (если имя получателя известно)

— Sincerely Yours,

— Sincerely,

— Yours Truly,

Полезные советы

• В ряде случаев, помимо указания своего имени, в подписи также уместно указание вашей должности и компании, в которой вы эту должность занимаете (чаще всего – если речь идет о деловой переписке между представителями двух компаний)

Важные рекомендации

Вот еще несколько важных советов, которым стоит следовать при написании формального письма:

• Для деловой переписки лучше использовать простой и понятный email-адрес. В идеале, он должен совпадать с вашем именем и/или фамилией.
• Обратите внимание на тему письма. Не оставляйте эту графу пустой, текст в ней должен быть кратким и отражать основную мысль послания.
• Обратите внимание на то, что в деловой переписке не принято использовать сокращения. Например, стоит писать «I do not instead» вместо «I don’t» или «they cannot’» вместо «they can’t».
• Составляя email для зарубежного университета или работодателя, уделите внимание тщательной проверке текста перед его отправкой. Текст, написанный грамотно, укажет не только на ваш языковой уровень, но и на серьезное отношение к делу.

Если вы хотите учиться в Австралии, Англии, США, Гонконге, Новой Зеландии, Малайзии, Канаде, тогда скачайте бесплатно брошюры университетов в этих странах.

Как написать резюме

Как написать отличное cover letter?

Как составить отличное портфолио

Как создавать эффективные электронные письма для международных команд

Вы не являетесь носителем английского языка и должны регулярно писать электронные письма своим международным коллегам?

Может быть проблемой написать эффективные разговорные электронные письма, когда английский не является вашим родным языком, но эта статья предоставит несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших писем и больше походить на носителя английского языка.

Если вы не являетесь носителем английского языка, это не означает, что вы должны испытывать страх и неуверенность каждый раз, когда нажимаете кнопку «Отправить».После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно (даже из родных англоязычных стран, таких как США).

Советы по написанию электронной почты для международных команд

Большинство людей не скажет вам этого, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы произнесете хоть одно слово. Написание хорошего электронного письма начинается с вашего мышления.

Когда вы в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые будут общаться и убеждать.

Звучит логично … но как войти в «правильный настрой»?

Вы усвоили несколько важных правил написания электронных писем, которые следует применять к каждому отдельному электронному письму, которое вы пишете. Самое приятное то, что эти правила также могут применяться к любой форме общения, а не только к электронной почте.

Правило написания электронного письма № 1: представьте, что вы получаете электронное письмо, которое пишете

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы не могли даже дочитать его, не говоря уже о том, чтобы даже подумать об ответе? Или включил совершенно неуместное предложение?

Ahrefs — это инструмент SEO, но они получили письмо от рыболовной компании

Одна из самых больших проблем при написании электронных писем — это отсутствие сочувствия к получателю.Еще до того, как написать электронное письмо, большинство людей даже не задумываются о том, будет ли их электронное письмо хорошо принято другой стороной.

Если вы хотите, чтобы к вашему электронному письму относились серьезно, вам нужно научиться сопереживать получателю еще до того, как вы начнете писать. Подумайте о человеке, которому вы отправляете электронное письмо:

.

• Почему вы пишете этому человеку электронное письмо?
• Что хочет человек, которому вы пишете по электронной почте?
• Правильный ли человек, с которым можно связаться, учитывая то, чего я пытаюсь достичь?

Конечно, если вы уже близки с этим человеком, то в этих вопросах нет необходимости.Вы, вероятно, сможете быстро отправить электронное письмо и все равно получить ответ.

Но если вы отправляете электронное письмо кому-то новому или незнакомому, подумайте над этими вопросами. Ваши ответы помогут вам написать более продуманное и связное письмо.

Правило написания электронного письма № 2: Пишите так, как говорите

Если вы не являетесь носителем английского языка, вполне нормально думать, что вам следует вести себя более формально, когда дело касается письма.

Однако это приводит к тому, что электронные письма слишком формальны и выглядят неудобно или жестко. Например:

Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, будто один человек разговаривает с другим.

Вот небольшой совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: пишите активным голосом и избегайте пассивного голоса .

«Активный голос» показывает, что субъект выполняет действие глагола, например: «Мэрилин отправила письмо по почте».

Напротив, «пассивный залог» показывает, что на глагол действует подлежащее, e.г .: «Письмо было отправлено Мэрилин».

Вместо того, чтобы писать «ваш отзыв будет очень признателен», попробуйте сказать «я был бы признателен за ваш отзыв». Вместо того, чтобы писать «ваш запрос был получен», попробуйте сказать «Я получил ваш запрос».

Обратите внимание, что письмо активным голосом звучит более человечно.

Как написать эффективное электронное письмо

1. Тема сообщения

Тема письма — это обычно первое, что кто-то читает, прежде чем решит открыть ваше письмо. Это также означает, что в строке темы содержится ключ к тому, будет ли ваше электронное письмо открыто, проигнорировано или удалено.

К сожалению, люди, для которых английский не является родным, не всегда знают, что писать в теме письма.

Взгляните на этот пример:

Эта конкретная тема (кстати, реальный пример) расплывчата, косвенная и совсем не намекает мне на то, о чем будет содержаться электронное письмо.

Результат? *Удалить*.

Тема сообщения особенно важна, если вы впервые обращаетесь к кому-то.Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, все равно стоит написать отличную тему письма, чтобы получатель знал, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия, связанные с описательной строкой темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и опишите содержание своего электронного письма. Не бойтесь затронуть всю тему письма. Скажите им, чего ожидать.

Как видите, не нужно прибегать к хитрым уловкам или названиям кликбейтов только для того, чтобы вызвать открытое. Помните — вы не хотите, чтобы людей обманом заставляли читать вашу электронную почту, вы на самом деле хотите, чтобы они прочитали ее и предприняли какие-то действия.

Вы хотите, чтобы письмо ассоциировалось с позитивными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

Вот несколько хороших примеров тем:

• Я буду в городе в следующий вторник. Вы свободны?
• Знакомство с Кевином Бэконом
• FAQ — займет у вас 2 минуты — нужен ответ сегодня
• Сьюзен предложила мне связаться с вами

2.Начните с подходящего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. Приветствие состоит из двух компонентов: приветствия и вступительного предложения.

Большинство носителей английского языка, не являющихся носителями английского языка, вероятно, из страха обидеть кого-то, склонны придерживаться только одного приветствия — Уважаемый [X]. Независимо от контекста, люди, для которых английский язык не является родным, будут использовать Dear [X] снова и снова.

Правильное приветствие действительно зависит от ситуации.Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с Уважаемый [X].

Если вы отправляете электронное письмо кому-то из своих знакомых или работаете в непринужденной обстановке, то вполне нормально использовать привет, [имя].

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете начать в своих электронных письмах:

• Уважаемый [Имя]
• Уважаемый господин / госпожа. [Фамилия]
• [Имя]
• Доброе утро / день
• Привет
• Привет
• Привет / Привет

Как только вы закончите приветствие, самое время для подходящего вступительного предложения.В то время как строка темы определяет, будет ли ваше электронное письмо открыто, ваше вступительное предложение определяет, будет ли ваше письмо прочитано до конца.

Лучший способ сделать это правильно — изучить человека, которому вы пишете. Узнайте, чем интересуется ваш получатель. Посмотрите его профили в социальных сетях (например, Facebook, LinkedIn и т. Д.), И, если они публикуют, прочтите некоторые из их сообщений в блогах.

Выполните поиск в Google по их имени и посмотрите, не появится ли что-нибудь интересное. Посетите веб-сайт их компании, прочитайте их страницу «О нас» и узнайте, над чем они работают или над чем они заинтересованы.

Обладая этой информацией, вы можете написать вступительное предложение, которое установит взаимопонимание. Покажите, что вы их понимаете, что им нужно, и как вы можете им помочь.

Этим вы также можете показать, что вы отличаетесь от других — что они вам интересны, вы готовы приложить все усилия, чтобы узнать больше. Если вы продемонстрируете понимание их проблем, это поможет укрепить доверие.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы пишете электронное письмо коллеге или кому-то из своих знакомых, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

Совет: Если вы рассылаете электронные письма с продажами и нуждаетесь в том, что именно сказать, взгляните на бесплатные шаблоны электронной почты HubSpot . С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути к покупке.

3. Сделайте сообщение кратким и лаконичным.

По данным Statista, мы отправляем и получаем примерно 269 миллиардов писем в день.

Если мы усредним всех жителей развитого мира (~ 4 миллиарда человек), то каждый человек будет получать около 68 писем в день!

Эта тревожная статистика ясно показывает одну вещь: мы проводим много времени за чтением электронной почты.

Написать письмо, которое будет открыто, прочитано и обработано, непросто. Вы должны заранее поработать, чтобы письмо было профессиональным, чутким и легким для чтения.

Вы должны уважать время своих читателей. Хотя вам может казаться, что вам нужно рассказать им все в одном письме, не делайте этого. Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе на свой почтовый ящик. Вот один, который я получил недавно:

Тьфу.

Вместо этого сделайте электронное письмо коротким, лаконичным и по существу.Придерживайтесь важной и конкретной информации.

Подумайте об этом так: чего вы хотите достичь после того, как человек увидит ваше письмо?

Убедитесь, что электронное письмо написано таким образом, чтобы достичь желаемого конечного результата.

Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, возможно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу.

Pro-Tip: Используйте этот бесплатный инструмент для встреч, чтобы быстрее планировать встречи и избегать пересылки электронных писем.

4. Используйте стандартные шрифты.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут некорректно отображаться на устройстве другого человека.

Если вы пытаетесь выглядеть как носитель языка, используйте стандартные шрифты. Некоторые языковые шрифты имеют свой собственный «английский шрифт», что является явным признаком того, что пишущий человек не является носителем языка:

Чтобы предотвратить возникновение всевозможных технических проблем, придерживайтесь того, что безопасно. Используйте безопасные веб-шрифты электронной почты, например:

• Arial
• Курьер
• Грузия
• Helvetica
• Люцида Санс
• Тахома
• Times New Roman
• Требушет MS
• Вердана

Фактически, это точный список, который дает Gmail:

Это гарантирует, что получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от того, какие устройства или операционную систему они используют.

5. Написание заключения.

Когда вы закончите работу с электронным письмом, пора закрыть его.

Не нужно придумывать ничего необычного — просто сделайте завершение простым и понятным.

Итак, ничего подобного:

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия — и у вас все будет хорошо.

Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных закрывающих линий ниже:

• С уважением,
• С уважением
• Ваш
• С уважением
• С уважением
• Лучшее
• С уважением
• Теплые пожелания
• С уважением
• Добрые пожелания
• Спасибо
• Спасибо

Если вы действительно ищете что-то необычное и необычное, взгляните на этот список подписей электронной почты, который вы можете попробовать.

6. Запланируйте электронную почту.

Поскольку вы пишете международное электронное письмо, часовые пояса имеют значение .

Из-за большого количества получаемых электронных писем электронное письмо, которое вы отправили рано утром, могло быть похоронено в нижней части его почтового ящика к тому времени, когда ваш получатель его проверит. Это также может означать, что вся ваша тяжелая работа, потраченная на создание электронного письма, будет потрачена впустую.

Вместо этого настройтесь на успех.

Помните Правило №1? Поставь себя на их место.

Когда они будут наиболее восприимчивы? Когда их почтовый ящик станет «пустее»?

Это может быть во время обеда. Это может быть вечер воскресенья, когда они готовятся к предстоящей неделе. Может быть, даже пятница — вероятно, у них хорошее настроение, потому что приближаются выходные.

Затем воспользуйтесь нашим бесплатным инструментом планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма будут отправлены в нужное время в почтовый ящик получателя.

7. Проведите последнюю проверку орфографии и грамматики.

Не терпите неудач на последней миле.

Не тратьте все свое время на создание идеального сообщения, только для того, чтобы его проигнорировал получатель, потому что оно пронизано орфографическими и грамматическими ошибками.

После того, как вы закончите написание письма, скопируйте его и вставьте в Microsoft Word или Google Docs, чтобы быстро проверить грамматику, формулировку и орфографию. Кроме того, вы также можете использовать средства проверки, такие как Grammarly, для автоматизации процесса во время черчения.

Прочтите быстро вслух, чтобы убедиться, что вы не пишете неуклюже и не говорите как робот.Вам нужна ваша электронная копия, чтобы озвучить человек .

Помните — помогите читателю сосредоточиться на сообщении, а не на ваших орфографических ошибках.

Хотите больше? Узнайте, как отправить правильное электронное письмо нужному человеку и обеспечить максимальную отдачу от этого бесплатного урока по электронному маркетингу.

Как написать профессиональную электронную почту

Электронная почта — одна из наиболее широко используемых форм общения как на рабочем месте, так и за его пределами. Из-за ее скорости и эффективности вы, вероятно, будете использовать электронную почту в той или иной мере, независимо от вашей должности или отрасли.Вы можете писать профессиональные электронные письма по разным причинам. Например, вам может потребоваться подвести итоги важной встречи, обменяться информацией, передать важную информацию или отправить рекомендательное письмо.

Хорошо составленное электронное письмо предоставляет получателю дружеское, ясное, краткое и действенное сообщение. Чтобы научиться писать электронное письмо, отвечающее всем этим критериям, нужно потренироваться.

Примите во внимание следующие советы и передовые методы, которые помогут вам писать эффективные профессиональные электронные письма: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, исправьте свою электронную почту, соблюдайте правила этикета и не забывайте следить за ней.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

1. Строка темы
2. Приветствие
3. Тело
4. Закрытие
5. Подпись

Рекомендации: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свое письмо, используйте правильное этикет и не забывайте следить за ним.

Связано: Как завершить электронное письмо

Шесть шагов для написания профессиональных писем

Если вы не знаете, как начать электронное письмо, эти пять шагов могут помочь вам составить профессиональное сообщение:

1 .Определите свою цель

Прежде чем писать электронное письмо, спросите себя, что вы хотите, чтобы получатель сделал после того, как он его прочитает. Определив цель письма, убедитесь, что все, что вы включаете в сообщение, поддерживает это действие. Например, если вы хотите, чтобы получатель просмотрел прикрепленный вами отчет, сообщите им, что это за отчет, почему он вам нужен, какой вид обратной связи вам нужен и когда вам нужно выполнить задачу.

2. Учитывайте свою аудиторию

Когда вы составляете сообщение электронной почты, убедитесь, что ваш тон соответствует вашей аудитории.Например, если вы пишете электронное письмо руководителю компании, с которым никогда не встречались, старайтесь, чтобы его письмо было безупречным и не содержало шуток или неформальных разговоров. С другой стороны, если вы пишете электронное письмо коллеге, с которым у вас хорошие отношения, вы можете использовать менее формальный и более дружелюбный подход.

3. Будьте краткими

У вашей аудитории может быть мало времени, чтобы прочитать ваше электронное письмо, поэтому сделайте его как можно более кратким, не упуская ключевой информации. Старайтесь не затрагивать слишком много тем одновременно, так как это может сделать ваше сообщение длинным, сложным для чтения и сложным для принятия мер.При редактировании электронной почты удалите всю информацию, не имеющую отношения к теме, которую вы рассматриваете. Используйте короткие простые предложения, удаляя слова-вставки и лишнюю информацию. Это сделает вашу заметку короче и удобнее для чтения.

4. Корректируйте электронную почту

Безошибочное электронное письмо демонстрирует усердие и профессионализм. Прежде чем отправить электронное письмо, найдите время, чтобы проверить орфографические, грамматические или синтаксические ошибки. Кроме того, еще раз проверьте, вложили ли вы все вложения, на которые вы могли ссылаться в своем сообщении.Если это важное электронное письмо для критически важных заинтересованных сторон, вы можете попросить своего непосредственного руководителя или доверенного коллегу прочитать его перед отправкой.

Связано: 27 советов по корректуре, которые улучшат ваше резюме

5. Соблюдайте этикет

Включите вежливое приветствие и завершение, чтобы оно звучало дружелюбно и вежливо. Кроме того, будьте внимательны к получателю и его времени. Например, если это не чрезвычайная ситуация, не пишите контактному лицу с просьбой о чем-то в нерабочее время или во время отпуска.

6. Не забывайте следить.

Большинство людей получают несколько писем в день, поэтому они могут пропустить или забыть ответить на ваше сообщение. Если получатель не ответил в течение двух рабочих дней, подумайте о том, чтобы написать ответное письмо по электронной почте.

Связано: 20 способов создания электронного письма

Формат и структура официального электронного письма

При форматировании электронного письма следует учитывать пять элементов. Вот разбивка каждого:

1.Строка темы

Это короткая фраза, в которой кратко излагается причина вашего сообщения или цель вашего общения. При отправке профессионального электронного письма важно включать тему письма, чтобы ваша аудитория точно знала, чего ожидать, и могла легко найти сообщение, если это необходимо. Например:

«Продолжение: презентация продукта»

2. Приветствие

Это первая строка вашего электронного письма, которая обычно служит приветствием.Например:

«Привет, мистер Самсон»

3. Тело

Здесь, как и в теле письма, вы поделитесь своим сообщением полностью. Например:

«Спасибо, что посетили презентацию нового продукта сегодня днем. Я приложил видеофайл с полной записью, чтобы вы могли поделиться им со своей командой. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы».

4. Закрытие

Это последняя строка вашего электронного письма перед подписью, она должна завершать ваше сообщение.Здесь вы также можете повторить любые запросы, сделанные вами в теле сообщения. Например:

«Я с нетерпением жду встречи с вами в среду. Еще раз спасибо!»

5. Подпись

Подпись — это место, где вы идентифицируете себя по имени, должности и любой другой информации, имеющей отношение к вашему общению. Большинство почтовых программ позволяют установить фиксированную подпись, которая автоматически добавляется в конец каждого отправляемого вами электронного письма.

«С уважением,
Джиллиан Джонс
Старший инженер-программист
ABC Company, Inc.»

Связано: Руководство по написанию делового электронного письма

Примеры профессиональных писем

Вот три примера профессиональных писем:

1. Электронное письмо новому контакту

Тема: UX Возможность контракта на исследование

Здравствуйте, Амаль,

Я надеюсь, что это сообщение вас хорошо заинтересует.Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я управляю проектом по редизайну приложения здесь, в компании ABC, и ищу квалифицированного подрядчика UX-исследования, который поможет проанализировать несколько наборов данных юзабилити-тестирования.

Это трехмесячный проект, начинающийся 1 февраля, и, по нашим оценкам, он займет примерно 15 часов в неделю. Все работы могут быть выполнены удаленно, но вы можете воспользоваться нашим рабочим пространством.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в этом проекте, и мы можем выделить время для дальнейшего обсуждения деталей.С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,
Алан Гото
Директор по взаимодействию с пользователем
ABC Company, Inc.

Связано: 11 основных правил этикета электронной почты, которым необходимо следовать для профессионального общения

2. Электронная почта на группа

Тема: Маркетинговая встреча отменена

Hi team,

Встреча по маркетинговой стратегии, запланированная на сегодня днем, была отменена.

Прошу прощения за позднее уведомление, но я знаю, что каждый будет рад вернуться в свое время. Мы снова соберемся в запланированное время в следующую среду.

Спасибо,

Гретхен Ван Бюрен
Старший менеджер по маркетингу

Связано: Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на работе (с примерами)

3. Дополнительное электронное письмо

Subject Line: Re: Доступность для вводной встречи

Привет, Элизабет,

Я просто хотела проверить дату вашей встречи с господином.Аль-Джамиль. Просто дайте мне знать, что лучше для вашего графика — 5 или 6 июня.

Спасибо!

Адам Мур
Исполнительный помощник
123 Компания

Независимо от того, впервые ли вы начинаете работать или просто хотите улучшить свои навыки электронного общения, научиться писать профессиональное электронное письмо — это очень важно. критический навык. Используя приведенные выше советы и примеры, которые помогут вам в работе с электронной почтой, вы сможете быстро составлять эффективные сообщения.

По теме: Как писать профессиональные электронные письма (с шаблонами)

Как написать идеальное профессиональное электронное письмо на английском языке

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши английские электронные письма являются совершенно профессиональными. Начните с приветствия. Поблагодарите получателя. Назовите вашу цель. Добавьте заключительное слово. Завершите заключительным словом. Хотя электронные письма обычно не такие формальные, как письма, они все же должны быть профессиональными, чтобы создать хороший имидж вас и вашей компании.

Как написать официальное электронное письмо

Следуйте этим пяти простым шагам, чтобы убедиться, что ваши электронные письма на английском написаны на высоком профессиональном уровне.

1. Начните с приветствия
2. Поблагодарите получателя
3. Укажите свою цель
4. Добавьте заключительное слово
5. Закончите закрытием

1. Начните с приветствия

   Всегда открывайте электронную почту с приветствия, например «Дорогая Лилиан» . Если ваши отношения с читателем формальные, используйте его фамилию (например, «Уважаемая миссис Прайс» ). Если отношения более случайные, вы можете просто сказать: «Привет, Келли» . Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте: «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа» .

2. Поблагодарите получателя

   Если вы отвечаете на запрос клиента, вам следует начать с строки благодарности. Например, если у кого-то есть вопрос о вашей компании, вы можете сказать «Спасибо, что обратились в компанию ABC». Если кто-то ответил на одно из ваших писем, обязательно скажите «Спасибо за быстрый ответ», или «Спасибо, что ответили мне». Поблагодарив читателя, он расслабится, а вы будете казаться более вежливыми.

3. Укажите свою цель

   Если вы начинаете общение по электронной почте, возможно, будет невозможно включить строку благодарности. Вместо этого начните с определения своей цели. Например, «Я пишу, чтобы узнать о…» или «Я пишу в отношении…» .

   Четко изложите свою цель в начале письма, а затем переходите к основному тексту письма. Помните, что люди хотят читать электронные письма быстро, поэтому ваши предложения должны быть короткими и ясными. Вам также необходимо уделить особое внимание грамматике, орфографии и пунктуации, чтобы создать профессиональный имидж себя и своей компании.

4. Добавьте заключительное слово

   Прежде чем закончить письмо, вежливо поблагодарить читателя еще раз и добавить несколько вежливых заключительных замечаний.Вы можете начать с «Спасибо за терпение и сотрудничество» или «Спасибо за внимание» , а затем продолжить с «Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, не стесняйтесь, дайте мне знать» и «Я с нетерпением жду вашего ответа» .

5. Окончание с закрытием

   Последний шаг — добавить соответствующее закрытие с вашим именем. «С уважением» , «С уважением» и «Спасибо» — все профессионалы.Избегайте закрытий, таких как «С наилучшими пожеланиями» или «Приветствую» , если вы не являетесь хорошими друзьями с читателем. Наконец, прежде чем вы нажмете кнопку отправки, еще раз просмотрите свою электронную почту и проверьте правописание, чтобы убедиться, что она действительно идеальна!

Вы еще не студент EF English Live? Ознакомьтесь с курсом общего и делового английского в действии, запросив пробную версию на один месяц всего за один доллар *. Дополнительные сведения об основных советах по профессиональному английскому можно найти здесь.

EF English Live поддерживается командой академических и технических экспертов мирового уровня.Наша миссия — использовать технологии для создания принципиально лучшего способа изучения английского языка. Посмотрите, как мы это делаем!

Wil

Wil — писатель, учитель, технолог и увлеченно изучает язык. Он преподавал английский язык в классах и в Интернете почти 10 лет, обучал учителей использованию классных и веб-технологий, а также писал материалы электронного обучения для нескольких крупных веб-сайтов. Он говорит на четырех языках и сейчас ищет еще один, чтобы начать учить.

Как написать профессиональное (и эффективное) электронное письмо

Люди получают десятки, сотни или даже тысячи электронных писем (давайте даже не будем говорить о том, сколько непрочитанных писем находится в моем почтовом ящике прямо сейчас), и их легко пропустить — или просто игнорировать — их на свитке.Итак, когда вы пишете электронное письмо, вы хотите сделать все, что в ваших силах, чтобы получатель увидел, открыл, прочитал и действовал в соответствии с вашими ожиданиями.

Дело в том, что некоторые электронные письма более эффективны и, вероятно, получат отклик, чем другие. «Ваше письмо заметят и привлекут к себе внимание, которого оно заслуживает, если оно написано надлежащим образом и профессионально ориентировано именно на вашу аудиторию», — говорит карьерный тренер Muse Линн Бергер.

Независимо от того, в какой области или отрасли вы работаете или хотели бы работать, знание того, как писать электронные письма для достижения ваших целей, имеет жизненно важное значение.Вот основные сведения, которые помогут вам начать работу — если вы новичок в работе — или убедиться, что это электронное письмо правильно.

Элементы профессиональной электронной почты

Независимо от того, о чем ваша электронная почта, ее можно разбить на одни и те же основные части. В зависимости от ситуации вам может не понадобиться использовать все эти элементы, но вы всегда должны учитывать каждый из них.

Строка темы

Ваша тема находится в отдельном поле над самим сообщением, но по-прежнему является важной частью вашего электронного письма.И вам не следует никогда, оставлять его отключенным — иначе ваше сообщение, скорее всего, останется неоткрытым, независимо от того, пропустит ли читатель его или оно попадет в папку нежелательной почты.

Эта короткая фраза (вместе с вашим именем или адресом электронной почты) будет тем, что получатель увидит, прежде чем он решит, нажимать ли на ваше письмо или нет, поэтому вы хотите убедиться, что вы четко указываете, о чем ваше сообщение, и устанавливаете правильные ожидания. Держитесь подальше от строк темы, которые просто говорят «Привет» или «Пожалуйста, прочтите», если вы не знаете человека хорошо.Вместо этого попробуйте что-нибудь вроде этих примеров:

• «Можем ли мы назначить встречу?»
• «Запрошено резюме для Мэтью Ли»
• «Вопрос от коллеги из UT-Austin alum»
• «Отзыв на черновик отчета, необходимый EOD в понедельник»
• «Вопрос о списке квартир — 123 Maple Street»

Примечание: Если вы подаете заявление о приеме на работу по электронной почте, иногда в объявлении о вакансии вам будет предложено указать что-то вроде вашего имени, названия должности или номера в строке темы, и вам следует всегда следовать этим указаниям.

Единственный раз, когда вам не нужно писать тему, — это если вы отвечаете или пересылаете чье-то сообщение: в этом случае вы можете просто оставить существующую строку темы — если вы не хотите выделить конкретный срок или Пункт действия.

Подробнее: 5 слов, которые следует включить в строки темы электронной почты (и 4 слова, которых следует избегать любой ценой)

Приветствие

Подойдете ли вы к кому-то на работе, кого вы не знаете ну и просто начать говорить об отчете, который должен быть готов, не говоря «привет» или даже их имени? Возможно нет.Таким образом, вам не следует делать это по электронной почте, и вам определенно не следует этого делать, если вы никогда раньше не общались с этим человеком. Начните свое сообщение с соответствующего приветствия (чаще всего «Привет», «Здравствуйте» или «Уважаемый») и имени получателя, если вы его знаете.

В большинстве случаев общения на рабочем месте достаточно только имени, если только человек не работает в более официальной компании, где использование его полного имени может быть более уместным (или, скажем, вы отправляете электронное письмо главе подразделения или компании) .Включение имени или полного имени — это , всегда на лучше, чем случайно неверно ввести кого-то в гендерную принадлежность с помощью «г-жи». или «мистер» Однако для профессоров и врачей обычно лучше всего использовать их титул, за которым следует фамилия.

Если вы не знаете, кому будет отправлено ваше электронное письмо, иногда можно полностью пропустить имя и просто написать «Привет» или «Привет», чтобы начать свое сообщение. «Кого это может касаться» может быть просто замечательно, если вы пишете электронное письмо в отдел обслуживания клиентов или что-то подобное, но никогда не используйте это в сопроводительном письме.

Body

Здесь вы фактически пишете информацию, которую хотите отправить человеку, которому вы пишете по электронной почте. У каждого электронного письма есть тело, будь то отдельное слово («Спасибо!») Или абзацы и абзацы, но, пожалуйста, не делайте его слишком длинным! В случае профессиональных писем убедитесь, что язык соответствует ситуации, и четко укажите, почему вы отправляете сообщение, и какие действия (если таковые имеются), как вы надеетесь, предпримет получатель после прочтения.

Подробнее: Руководство редактора по написанию смехотворно хороших писем

Закрытие (или выход)

Закрытие вашего электронного письма представляет собой (обычно одинарную) строку перед вашим именем и / или подписью.Пропуск этого может показаться грубым или резким, поэтому обязательно укажите его, если вы не пишете кому-то, кого хорошо знаете, или у вас несколько писем в цепочке. Наиболее частыми закрытием профессиональных писем являются «С наилучшими пожеланиями» и «Спасибо». Но вы определенно можете изменить его в зависимости от ваших предпочтений и обстоятельств.

Подробнее: Как завершить любое профессиональное электронное письмо (плюс список подписей, когда вы устали говорить «лучшее»)

Подпись

Обычно вы заканчиваете электронное письмо, подписав в конце только свое имя.Обычно здесь достаточно вашего имени, но для более официальных электронных писем (например, сопроводительного письма) ваше полное имя может быть оправдано. Вы также можете включить дополнительную информацию после своего имени (часто в строках ниже), такую ​​как ваша контактная информация, должность, компания, местоимения или ссылки с дополнительной информацией о вас или вашей компании. Вы также можете создать подпись электронной почты по умолчанию, которая содержит некоторые или все эти компоненты.

Подробнее: 5 быстрых, простых (и бесплатных!) Способов создать отличную подпись электронной почты сегодня

Советы по написанию профессионального электронного письма

Вот несколько вещей, которые помогут вам гарантировать чтобы ваши электронные письма были эффективными и профессиональными.

Сохраняйте краткость

Электронная почта — один из основных способов общения на работе, поэтому люди получают много, из них. Если кто-то просматривает почтовый ящик с 50 (или 500) непрочитанными сообщениями, он с большей вероятностью ответит в данный момент на что-то, состоящее максимум из нескольких коротких абзацев, а не на что-то гораздо более длинное. Так что относитесь с уважением к чужому времени и пишите короткие и по существу.

Добавьте индивидуальности

Поскольку вы хотите быть краткими, а письменным сообщениям не хватает тональности речи, электронная почта «может показаться краткой», — говорит Барб Гирсон, карьерный тренер Muse, но это легко исправить.

Быть профессионалом не значит быть роботом. Поэтому, прежде чем перейти к сути сообщения, «Сделайте паузу и добавьте небольшое любезность», — говорит Гирсон, чтобы поблагодарить человека на другом конце вашего электронного письма. Это может быть очень просто: «Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует» или «Надеюсь, у вас отличная неделя». Если вы дружите с человеком, которому пишете по электронной почте, вы можете сослаться на то, что знаете о нем, например: «Как вы собирали яблоки с детьми в прошлые выходные?» или: «Ты видел игру Packers вчера вечером?» Примечание. С сопроводительными письмами обычно можно сразу погрузиться.

Подробнее: 40 начальных строк электронного письма, которые намного лучше, чем «Счастливого понедельника!»

Четко изложите свое намерение

Во всех профессиональных сообщениях вы должны четко указывать, почему вы пишете по электронной почте, и что ищете или просите. Не заставляйте читателя догадываться о вашей точке зрения.

Вы можете открыть сопроводительное письмо примерно таким: «Я очень рад подать заявку на вашу должность по развитию открытых продаж.»Или после вступительного приветствия коллеге вы можете сказать:« Я просто хотел узнать о завтрашней презентации »или« В продолжение вчерашней встречи… »

В конце электронного письма вы также можете указать призыв к действию, например: «Можете ли вы дать мне отзыв об этой колоде к полудню четверга?» или даже четкое заявление о том, что никаких действий не требуется, например: «Нам ничего от вас не нужно прямо сейчас, но мы просто хотели держать вас в курсе!» просто для того, чтобы быть уверенным, что получатель предоставит нужную информацию.

Подробнее: 5 Скопируйте и вставьте призывы к действию, которые вы можете (и должны) использовать в своих электронных письмах

Вычитайте корректуру!

Если вы отправляете несколько писем в день, этот шаг может быть легко пропустить, но вам следует перечитывать все письма на предмет орфографии и грамматики, говорит Бергер. Если у вас есть время, Бергер даже рекомендует сохранить ваше письмо как черновик и вернуться к нему позже, чтобы убедиться, что оно хорошо выглядит свежим взглядом. Это, вероятно, не обязательно для записки коллеге, которую вы отправляете по электронной почте несколько раз в день, но для особо важных или деликатных писем это может помочь вам обнаружить эту досадную опечатку или ошибку до того, как вы нажмете «Отправить».

Бонусный совет: убедитесь, что электронная почта является правильным инструментом в первую очередь

В зависимости от того, что вы пытаетесь сообщить, электронная почта может быть неподходящим инструментом, говорит карьерный тренер Muse Хизер Юровски: «Хотя хорошо — Письменное и краткое электронное письмо, безусловно, эффективно и позволяет читателю ответить в удобное для него время. Телефонный звонок иногда может заменить несколько электронных писем, в то же время он дает гораздо больше результатов и укрепляет отношения ». Поэтому, если это уместно с учетом ваших отношений с этим человеком, подумайте о том, чтобы позвонить или отправить более короткое электронное письмо, чтобы назначить встречу.Если в вашем офисе работает коллега, вы также можете подойти к его столу или использовать такой инструмент, как Slack, который позволяет ускорить обмен данными.

Примеры профессиональных писем

Как это выглядит в действии? Вот несколько примеров электронных писем:

Обратитесь за информационным интервью:

Тема: Стремящийся к развитию маркетолог — хотел бы задать вам несколько вопросов

Привет, Хуан,

Я надеюсь у тебя отличная неделя.В настоящее время я работаю специалистом по маркетингу в XYZ Co, и я видел вашу недавнюю публикацию на LinkedIn о вашей философии проведения маркетинговых исследований. Я хотел связаться с вами, чтобы вы знали, насколько я восхищен вашими словами о том, как данные рассказывают историю, если вы позволите.

Как человек, начинающий свою карьеру, мне интересно узнать больше о маркетинге роста как о возможном пути для меня. Если вы открыты для этого, мне бы хотелось пообщаться и поговорить о том, как вы попали в эту область и какой совет вы можете дать тем, кто надеется перейти от роли универсального специалиста начального уровня к роли специалиста по маркетингу роста.Есть ли у вас возможность для Zoom или телефонного звонка в ближайшие недели?

С нетерпением жду встречи и благодарим вас за то, что вы нашли время прочитать это сообщение.

С уважением,

Риши Ананд
Координатор по маркетингу, XYZ Co
https://www.linkedin.com/in/anand-rishi

Выражение признательности и построение отношений:

Тема: Спасибо за разговор и время!

Уважаемый профессор Вашингтон,

Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует.Я обращаюсь к вам, чтобы поблагодарить вас за то, что вы поговорили с нашим биологическим клубом о вашем исследовании. Мы все нашли это увлекательным, и мне очень понравилось, как вы остались дольше, чем планировали, чтобы ответить на все наши вопросы. Меня особенно заинтересовало то, что вы сказали об этом исследовании, которое может распространиться на другие области тела! Я планирую записаться в ваш класс BIO409 в следующем семестре и с нетерпением жду возможности узнать об этих концепциях более подробно!

Еще раз спасибо,

Хиллари Томпсон

Отправка электронной почты члену группы на работе 9: