Как написать письмо в майле на электронную почту: Написать письмо

Содержание

Регистрация в электроной почте. Как написать письмо в майле на электронную почту

Имя и фамилия	Укажите имя и фамилию, которые будут отображаться при отправке писем с ящика
Дата рождения	Укажите дату рождения
Пол	Укажите пол
Почтовый адрес	Придумайте имя ящика и выберите домен. Воспользуйтесь советами , как выбрать адрес. Изменить адрес в будущем невозможно
Пароль	Придумайте надежный пароль. Чтобы выбрать надёжный пароль, воспользуйтесь советами
Пароль ещё раз	Повторите пароль, чтобы не ошибиться
Телефон	Выберите страну и введите номер телефона. Нажмите «У меня нет мобильного телефона», если у вас его нет, и укажите резервную почту

Нажмите «Зарегистрироваться».

Обязательно привяжите к ящику номер телефона или укажите дополнительную почту. Если вы забудете пароль от ящика, это поможет восстановить доступ за пару минут.

Подтверждение регистрации

По звонку

Если ваш оператор подключен к подтверждению по звонку, мы позвоним на указанный вами номер.

В окне подтверждения введите последние шесть цифр номера, с которого вам позвонили. Например, если звонок поступил с номера +1 987 654 3210
, нужно ввести цифры 543210
.

Нажмите «Я не получил звонок», если вам не позвонили, и подтвердите номер по СМС.

По СМС

Введите код из СМС. Если через 5 минут сообщение не пришло, нажмите «Не пришло SMS».

По коду

Если вы не указывали номер телефона при регистрации, введите код с картинки.

Если код введен правильно, вы попадете в ваш новый почтовый ящик. Логин и пароль можно использовать на всех проектах Mail.ru.

Если у вас возникли проблемы с регистрацией, воспользуйтесь нашим

Мы поможем тебе зарегистрироваться в электронной почте Майл. ру (Mail.ru). Регистрация в этой системе бесплатна. Несколько простых шагов — и у тебя есть своя почта, свой почтовый адрес.

Что нужно для регистрации в Майл.ру?

Нужно придумать пароль, запомнить его и хранить в тайне. Длина пароля — от 6 до 40 символов. Какие символы? Это могут быть латинские буквы, цифры, знаки препинания и другие символы (скобки, звездочка, доллар, процент и другие). Пароль не должен состоять из одних только цифр, а также не должен быть слишком простым. Большие и маленькие буквы, русские и английские — это разные символы. Пароль надо помнить всегда, это не на один раз! Но никому его не говори.
Желательно иметь под рукой свой мобильный телефон, чтобы указать его при регистрации. Это поможет восстановить доступ к почте, если ты забудешь пароль. Но можно обойтись без телефона; тогда потребуется задать секретный вопрос (об этом — далее) или другой адрес электронной почты (если он у тебя есть).

Начинаем регистрироваться!

Открываем регистрацию в Майл. ру (нажми, и регистрация откроется в новой вкладке или окне). Затем вернись сюда, к этой инструкции.

На регистрацию можно также попасть через главную страницу Майл.ру.

Где регистрация на главной странице Майл.ру?

Открываем главную страницу Mail.ru. Нажми на ссылку, и она откроется в новой вкладке или окне: главная страница Mail.ru . Затем вернись сюда и читай дальше.

Главная страница Майл.ру будет выглядеть примерно так:

Внимание: если, открыв Майл.ру, ты попадешь в почту другого человека или в другую почту, которая сейчас не нужна, нажми «Выход» в правом верхнем углу. Только тогда можно будет зарегистрироваться.

Либо «Регистрация» в правом верхнем углу:

Итак, у тебя должна открыться страница «Регистрация нового почтового ящика»:

Вводим свои данные

Нужно заполнить свои данные: имя, фамилию, дату рождения, город (не обязательно) и указать пол. Вводи данные в соответствующие пустые поля.

Имя и фамилию, которые ты укажешь, будут видеть получатели твоих писем. Потом это можно будет изменить.

Чтобы указать дату рождения, нажми на каждое поле (день, месяц, год) и выбери нужное; например, нажав на «Год», найди в списке свой год рождения и нажми на него, чтобы выбрать.

Город указывать не обязательно, а вот пол — нужно; просто нажми на слово «Мужской» или «Женский».

Какой почтовый адрес ты хочешь?

Дальше — очень важная вещь: имя твоего почтового ящика, то есть твой адрес. Нужно придумать адрес или выбрать из предложенных вариантов. Адрес состоит из двух частей: собственно имени (например, ivanova.nina
) и заключительной части (знака собачки с именем почтовой службы, например, @mail.ru
). Вместе они составляют твой адрес электронной почты, который ты будешь везде указывать — например, [email protected]

Для имени можно использовать комбинацию букв и цифр, знак подчеркивания, точку. Кто-то предпочитает придумать короткий адрес, кто-то — более длинный, где полностью были бы прописаны имя и фамилия. Это вопрос твоего личного удобства. Важно только, чтобы имя не было уже занято — если кто-то уже занял его, ты увидишь предупреждение. В таком случае надо придумать другой вариант.

Совет: если имя ящика @mail.ru, которое ты хочешь, уже занято, оно может быть свободно в другом варианте — например, не mail.ru, а bk.ru или list.ru. Попробуй выбрать другой вариант, нажав на стрелку вниз рядом с «@mail.ru»:

Пароль и телефон

Остается ввести придуманный тобой пароль (два раза, и оба раза одинаково) и указать мобильный телефон, на который придет код подтверждения. Вот образец, что у тебя должно получиться:

Можно ли зарегистрироваться без телефона, без СМС?

Если мобильного телефона нет (или ты не хочешь его указывать), нажми на ссылку «У меня нет мобильного телефона». В этом случае придется указать секретный вопрос и ввести ответ на него (например, какое-то слово):

Это может потребоваться для восстановления доступа в будущем. Ответ на секретный вопрос должен быть таким, чтобы его знал только ты (и, возможно, самые близкие люди):

Теперь нажимай большую кнопку «Зарегистрироваться».
Возможно, тебя еще попросят ввести код с картинки, чтобы убедиться, что ты — живой человек:

Если ты что-то забыл указать, Mail.ru попросит вернуться к этому месту. Введи недостающие данные (или исправь) и снова нажми «Зарегистрироваться».

Если все хорошо, откроется твой только что созданный почтовый ящик!

Завершение регистрации

Система предложит совершить еще несколько действий (от них можно отказаться):

Итак, регистрация окончена, тебя можно поздравить! Ты находишься в своем почтовом ящике. Скорее всего, там уже есть несколько приветственных писем от Mail.ru:

Слева находится кнопка «Написать письмо» и меню выбора нужной папки с письмами («Входящие», «Отправленные» и прочие), а справа — содержимое выбранной папки, в данном случае — «Входящие», т. е. письма, которые пришли тебе. Чтобы прочитать письмо, просто нажми на его заголовок.

Всегда помни свой адрес электронной почты (например, [email protected]
) — его ты сможешь указывать на сайтах для регистрации, сообщать другим людям. Также всегда помни свой пароль — его не должен знать никто, кроме тебя.

Почта на твоей стартовой странице

Теперь можешь подключить почту на стартовую страницу — ты всегда будешь видеть, есть ли у тебя новые письма, и не нужно будет лишний раз заходить в почту, чтобы проверить это. Там же можно подключить ВКонтакте, Одноклассники и видеть свежую информацию с этих сайтов, не заходя на них. Это очень удобно, советуем попробовать.

О том, как создать электронную почту
(E-mail). Почему я решил написать эту статью? Я не буду рассказывать что такое E-mail и зачем он нужен, прошли уже те времена. Кажется же все очень просто, зашел зарегистрировался да и все дела, но не тут то было. Меня очень спрашивают а как завести электронную почту, расскажи что куда нажимать.

Честно говоря такие вопросы меня немного злят, ну разве так сложно? Есть у меня друзья, которые не имеют электронной почты и тем самым не могут зарегистрироваться на многих сайтах (Вадим, привет! :)) А создать почту же сложно, да еще и лень. Так вот я решил поэтапно и с картинками рассказать как создать электронную почту на https://mail.google.com
.Я использую почту и от Яндекса
и от Google
, но честно говоря электронная почта от Google мне нравится больше да и интерфейс у нее удобнее. Так что рассмотрим на примере почты от Google она же Gmail

.

После нажатия на эту кнопку мы попадаем на страницу в которой нам всего лишь нужно запомнить регистрационную форму. Я для примера запомню, а Вы вводите свои реальные данные.

Ну здесь мне кажется все понятно. Там где “Придумайте имя пользователя”
придумайте себе имя английскими буквами, можно и цифры. Если такой адрес уже есть, то система Вас об это предупредит. Что касается пароля, то стоит придумать длинный и сложный. Сразу советую его где-то записать, что бы не забыть. Кстати телефон вводить не обязательно. Когда все правильно запомните, нажимайте “Далее”
.

Появится новая страница, на которой будет немного полезного текста и предложение загрузить фото для вашего профиля. Но это не обязательно, так что смело можете нажимать “Далее”.

Все готово!
Сервис поздравит нас с регистрацией и предложит перейти в свой почтовый ящик. Нажимаем “Перейти к сервису Gmail”
.

После нажатия на эту синюю кнопку, Вы попадете в свой личный кабинет на Gmail в котором сможете читать письма которые вам приходят и отправлять электронную почту. Как я и говорил все очень просто!

Можете еще поставить галочку “Оставаться в системе”
, что бы потом снова не вводить пароль. Ну и остается только нажать на кнопку “Войти”
.

Все! Теперь Вы счастливый обладатель электронной почты, можете получать и отправлять письма сколько захотите. Удачи!

Email (емайл) — виртуальный почтовый ящик — для пользователя интернета, пусть даже и начинающего, сервис весьма полезный, а порой даже и необходимый. В электронной почте удобно вести личную и деловую переписку, читать новостную рассылку сайтов. Вдобавок к этому, практически в каждом интернет-магазине, онлайн-игре, форуме или в каком-либо другом веб-проекте регистрация без указания адреса своей почты невозможна.

Эта статья познакомит вас с лучшими почтовыми сервисами и подскажет, как правильно заполнять поля регистрационной формы, составлять устойчивый к взлому пароль.

Выбор почтового сервиса

Прежде чем зарегистрироваться в электронной почте, необходимо определиться с почтовым сервисом — веб-сайтом, на котором вы будете создавать ящик. Чтобы не запутаться при выборе, в ходе ознакомления ориентируйтесь на следующие ключевые критерии email:

1. Поддержка русского интерфейса.
Как не был бы хорош «заморский» емайл и сколько в нём бы не было суперудобных функций, но если вы не знаете языка, на котором он оформлен, увы, появятся в ходе пользования дополнительные сложности. Конечно, можно подключить онлайн-переводчик, но, опять-таки, это лишние временные затраты…

2. Комфортное управление электронной перепиской.
Этот момент, особенно, важен для пользователей-новичков, общающихся с компьютером на «вы». Посмотрите обзор заинтересовавшего вас email-сервиса, например, на Youtube. Если с первых минут видео сразу станет понятно, какую кнопку нужно нажать, чтобы отправить/прочитать сообщение и т.д., значит определённо это решение для вас.

3. Наличие спам-фильтра.
Агрессивная реклама — бичь интернета. Как бы вы не уберегали адрес своего емейла от посторонних глаз, рано или поздно на него «посыпятся» сообщения с заманчивыми предложениями: купить какой-нибудь товар, зайти на какой-нибудь сайт и т.д. Но одно дело — избавляться от этого наплыва назойливой рекламы вручную: сидеть и «выдёргивать» из полезных писем послания спамеров, а другое — когда фильтрация (причём скрупулёзная!) выполняется автоматически, и папка «Спам» очищается в один клик мышки.

4. Уровень безопасности и конфиденциальности.
Защита личной информации — вопрос «№1» в глобальной сети. Поинтересуйтесь, как в выбранной вами электронной почте осуществляется передача сообщений. Лучше выбирать сервисы, которые используют протокол https (зашифрованное соединение) и проверяют антивирусами загружаемый пользователями контент (документы, картинки) на уровне сервера.

5. Поддержка email мобильными устройствами.
Если вам постоянно нужно быть на связи по емайл со своими бизнес-партнёрами, единомышленниками или любимым человеком, но вы не сидите целыми днями за ПК, вам необходимо зарегистрировать аккаунт на сервисе, который будет полноценно функционировать и на вашем смартфоне, планшете.

6. Гибкие настройки профиля.
Поначалу, при первом знакомстве с настроечной панелью ящика, пусть вас не пугает длинный список опций. Чем их больше, тем лучше. Дополнительные функции, например, такие как переадресация (чтение писем с другого ящика), импортирование и резервирование данных, хранение файлов, позволяют идеально настроить сервис для своих нужд.

7. Предоставление удалённого файлового хранилища.
Если планируете каждодневно пересылать большое количество файлов нескольким получателям, наличие данной функции в email обязательно. Она позволяет экономить время, затрачиваемое на рассылку.

Обзор популярных почтовых служб

Ниже приведён список наиболее безопасных почтовых сервисов с удобным пользовательским интерфейсом. Вы можете зарегистрировать в них ящик совершенно бесплатно.

Gmail

(https://www.google.com/intl/ru/mail/help/about.html)

(https://mail.ru/)

Почтовая служба с интегрированной социальной сетью «Мой мир» и большим количеством дополнительных тематических разделов (Игры, Новости, Спорт, Дети, Афиша, Авто, Леди и др.). Эффективно блокирует спам. Предоставляет возможность владельцу профиля собственноручно создавать фильтры для отправки сообщений из указанного адреса в папку «Входящие», «Спам» или «Корзина». Может осуществлять отправку сообщений с автономного мессенджера «Mail.ru Агент».

https://mail. yandex.ru/

Имеет интегрированную защиту от спамеров — фирменный продукт компании «Спамоборона». Автоматически проверяет входящие сообщения и загружаемые файлы антивирусом Dr.Web. Поддерживает функцию машинного перевода писем с иностранных языков. Обеспечивает полноценный доступ к ящику с мобильных девайсов, аутентификацию по телефону. Предоставляет возможность пользователю графически оформить профиль на свой вкус (выбор темы, загрузка изображений). Если не знаете,

https://mail.rambler.ru/

Почтовая служба ИТ-компании «Рамблер». Работает с 2000 года. Блокирует спам посредством фильтра «RspamD». Имеет неограниченный объём ящика. Контент сканирует на наличие цифровых зловредов пакетом антивирусного программного обеспечения Clam AntiVirus. Мобильное приложение Rambler доступно на платформах Android и iOS.

Адрес

1. В независимости от того, каким вы собираетесь пользоваться почтовым сервисом, усвойте общепринятый стандарт записи адреса email:

Всегда после логина в емайл-адресе ставится символ «@» (собачка). Официально этот знак называется «коммерческое at». Английский предлог «at» в переводе на русский язык означает «по», «в» или «на». То есть обозначает локацию: – на – .

Интересно!
Сокращение посредством знака «@» было придумано английскими бухгалтерами около 200 лет назад. Они вписывали его в финансовых отчётах вместо предлога «at» в смысловом значении «по»: например, 3 станка @ (по) 5000 фунтов стерлингов.

Это знание поможет вам избежать досадных недоразумений в ходе прохождения регистрации и авторизации. На одних почтовых службах нужно вводить только логин, без собачки и домена (mail.ru), на других — полный адрес (в описанном выше формате), а на третьих — без разницы: можно указывать и только логин, и полный адрес (gmail).

Логин (название почтового ящика)

Как и ваше собственное имя, название емайл, так или иначе, вас представляет. В особенности, этот момент необходимо учитывать, если вы указываете электронный ящик в качестве контактных данных на визитке, в своём блоге, в интернет-магазине и т. д.

Как правило, при составлении логина используют своё имя, фамилия, отчество в полном или сокращённом виде и добавляют цифры (например, дату рождения, создания email и т.д.). Однако следует учитывать, что имя ящика должно быть уникальным. Если его использует другой пользователь, вам придётся проявить фантазию и придумать другой вариант или слегка изменить существующий.

Совет!
Если не можете придумать ничего подходящего, наберите в поисковике «генератор ников» и перейдите по одной из первых в выдаче ссылок. В специальных онлайн-сервисах, генерирующих автоматически никнеймы, наверняка вы найдёте оригинальную, запоминающуюся комбинацию.

Пароль

Не ленитесь составлять сложные символьные ключи для входа в аккаунт. Избегайте тривиальных комбинаций, типа «1234», «qwerty» и др. Оптимальный вариант пароля — последовательность символов длиной 10-30 знаков, состоящая из строчных и прописных латинских букв (иногда и русских), цифр и спецсимволов.

Однако не всегда такой пароль можно использовать. Почтовые сервисы устанавливают свои правила составления ключа — минимальную и максимальную длину, символьный набор и т.д. Перед прохождением регистрации обязательно ознакамливайтесь с ними.

Совет!
Чтобы быстро создать длинный, легко запоминающийся пароль, воспользуйтесь генератором-онлайн PWGEN. Этот алгоритм создаёт сложные, но ассоциативные (читабельные) комбинации.

Контрольные вопросы

В процессе создания учётной записи почтовый сервис просит пользователя придумать контрольный вопрос и ответ к нему. Он необходим для дополнительной верификации в случае утери пароля. Отнеситесь крайне серьёзно к заполнению этих полей регистрационной формы. Избегайте вопросов, ответы на которые легко предугадать (девичье фамилия матери, дата рождения, лучший фильм года и т.п.).

Успехов вам в создании своего email!

Электронная почта служит для переписки между адресатами, причем в письмо можно вложить разного рода файлы, будь то фотографии, архивы, аудио- или видео- ролики, документы и т. д.

Адрес электронной почты выглядит так: [email protected] где: name — Уникальное имя(логин) в почтовом сервисе, site.ru — это сайт(домен) на котором расположена Ваша почта и @ — является идентификатором электронной почты. В России данный значок называют Собакой, чисто описательное название, но оно всех устраивает, можно конечно сказать что это буква «а» с хвостиком и Вас тоже все поймут.

Для начала поговорим где можно зарегистрировать почту:

Известные и бесплатные сервисы электронной почты, представлены такими компаниями как Yandex.ru, Mail.ru, Gmail.ru, Rambler.ru

Разберем возможности перечисленных почтовых сервисов.

Яндекс почта

— объем ящика 10 Гб по мере заполнения добавляется по 1 Гб,

Создание шаблонов сообщений, хорошо

Защищены от спама(нежелательной почты) и что немаловажно, все письма проходят проверку антивирусом Dr.Web. Приличный и надежный почтовый сервис. Возможность прикрепить файлы до 30Мб, если объем больше, тогда файл автоматически загружается на ваш Яндекс Диск. В этом случае в письме появиться ссылка на данный файл.

(см.фото)

Mail почта
— объем ящика безлимитный, т.е. сначала дают 10Гб по мере заполнения добавляют по необходимости. Также хорошая защита от спама и также
работает антивирус. Здесь возможность прикреплять файлы до 25Мб, и если файл будет больше, тогда он загружается на Облако@mail.ru срок хранения таких файлов — 30 дней. При регистрации Вы можете выбрать один почтовый сервер из предложенных вариантов т.е. Ваш адрес может выглядеть так: [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; в отличии от яндекса, все адреса являются самостоятельными единицами, т.е. это разные электронные адреса.

Gmail.com
— почтовый сервис от компании Google, темы оформления на любой вкус, автоответчик, во вложении письма, возможно отправить до 25Мб, если больше? Предлагают воспользоваться Google Диском, где для Вас будет доступно 15Гб свободного пространства. Хотелось бы заметить, что 15Гб это общий объем почты: Сообщения, файлы, фотографии и т. п. на Gmail ваш адрес эл.почты может выглядеть так: [email protected];

Rambler почта
— объем ящика 2Гб, вложить в письмо можно файл до 20Мб, При регистрации Вы можете выбрать один сервер электронной почты из предложенных. В результате Ваш адрес может выглядеть так: [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]

Как написать письмо на электронную почту образец

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором НЕ будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим обычное письмо, на которое сразу же получим ответ.

Этот урок необходим для дальнейшего углубленного изучения почты. И даже если с отправкой писем у Вас проблем нет, все-таки рекомендую проверить себя, всё ли Вы делаете правильно.

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы написать письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, и открыть его.

А вот об этом я рассказывал в другом уроке – «Почта в интернете».

Откроется личный кабинет, через который мы получаем письма.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список писем, слева отделы с письмами, сверху кнопки для работы.

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, над письмами, либо слева, над разделами.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Куда печатать адрес

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить письмо. Вот он:

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

Что печатать в тему письма

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого письмо или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло письмо. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое письмо рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто письмо было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст письма. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема» ? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

Запись на консультацию
Отчет о работе
Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого письмо.

Пример правильной «Темы»:

Запись на консультацию к терапевту
Отчет о работе по проекту №325
Результат теста по физике Иванова А.А.

Пример неправильной «Темы»:

Куда печатать текст

Текст письма, то есть его содержание, нужно печатать в самое большое поле из всех. В любой почтовой системе оно предназначено именно для этого.

Щелкаем по нему левой кнопкой мышки и печатаем, то, что хотим написать в письме. Если это поле Вам кажется недостаточно большим, не переживайте, оно автоматически расширится, когда текста будет много.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется – «Отправить» – и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых писем придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что письмо отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание : это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

Для того, чтобы приступить к этому уроку нам необходимо иметь уже зарегистрированный электронный почтовый ящик (E-Mail). Если же у Вас его нет, то либо просто прочтите эту статью, множество картинок Вам поможет с легкостью разобраться в этой инструкции, либо зарегистрируйте свой электронный почтовый ящик. Как? читайте здесь «Как зарегистрировать электронный почтовый ящик» – также подробная инструкция с множеством поясняющих картинок.

www.mail.ru – один из крупнейший интернет-сервисов позволяющий зарегистрировать и пользоваться электронной почтой. На нем как раз будет показан пример отправки письма.

Первым делом заходим в свой почтовый ящик вводя свой логин и пароль (а не тот который указан на картинке:) на сайте и жмем кнопку с надписью «Войти»

После этого мы попадаем на страницу, где отображены все входящие электронные письма и откуда, собственно говоря мы начинаем любую работу с электронной почтой.

Если посмотрим в левую часть (выделенная область с цифрой 1) страницы мы обнаружим навигационное меню состоящее из нескольких пунктов

По смыслу думаю понятно, что пункт входящие – это письма, которые прислали Вам (цифра 12 на против обозначает количество непрочитанных писем), а пункт отправленные – это письма, которые отсылали Вы.

Нам чтобы написать письмо необходимо нажать на кнопку написать (в выделенной области с цифрой 2) После этого откроется новая страница с формой заполнения письма где мы укажем тему и адрес получателя письма. (см. картинку ниже)

По этой части инструкции, думаю, вопросов возникнуть не должно. Имеется 3 поля Кому – адрес получателя письма (к примеру мой такой [email protected]), Тема – буквально 3-7 слов о содержимом письма и Основное поле, в котором мы пишем сам текст письма.

После того как вы напишете письмо, напишете адрес получателя (его мы узнаем от того, кому высылаем письмо) и сам текст письма – в самом низу жмем кнопку Отправить.

Если мы нажмем кнопку Сохранить – письмо попадет в Черновики – это третий пункт в выделенной области с цифрой 1. Открыв в любое время можно продолжить написание письма.

Кнопка Отмена – под текстом письма просто удалит все.

Жми Добавляйся в группу в ВК и Одноклассниках!

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: как отправить письмо по электронной почте так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки писем электронная почта упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия – это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в неформальном общении.

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После приветственного слова можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса , но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02. 01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, начальник отдела продаж Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Как отправить электронное письмо с предыдущей датой

Как отправить сообщение с задним числом

Существует несколько различных способов сделать заднюю дату электронной почты, включая изменение даты и времени на вашем компьютере, использование Inspect Element или создание SMTP-сервера.

Изменить дату и время на вашем компьютере

Один из самых простых способов отправить электронное письмо с предыдущей датой – изменить часы вашего ПК на время, которое вы пытаетесь смоделировать, перед отправкой электронного письма. Некоторые старые почтовые клиенты, такие как Outlook Express, примут эту дату и отправят ее на почтовый сервер с локальной датой и временем.

Вот процедура:

В Windows 10 кликните правой кнопкой мыши часы на рабочем столе.
Выберите A отрегулируйте дату / время .
Измените дату на любую, которая вам нужна, и нажмите ОК .
Напишите и отправьте электронное письмо.

Хотя этот метод может работать, метаданные электронной почты по-прежнему будут содержать правильную дату. Таким образом, этот метод может потерпеть неудачу по нескольким причинам:

В зависимости от того, как настроена ваша электронная почта, время и дата также могут быть перезаписаны вашим провайдером электронной почты.
Последующие серверы ретрансляции (компьютеры, которые отправляют вашу электронную почту к месту назначения) будут игнорировать временную метку с компьютера и в любом случае использовать время сервера.
Метаданные с вашего почтового сервера покажут время получения письма от вас, а не время, когда вы его написали и отправили.
Принимающий почтовый сервер все равно отметит правильное время получения, прежде чем оно будет отправлено получателю.

Например, на изображении метаданных электронного письма выше реальное время и дата указаны четыре раза:

Дата доставки: чт, 08 сен 2016 17:31:45 +0100
Получено: с почты на mail147.extendcp.com с проверкой на спам-вирусы (Exim 4.80.1) для EMAIL ADDRESS; Чт, 08 сен 2016 17:31:45 +0100
Сервер (версия = TLS1_0, cipher = TLS_ECDHE_RSA_WITH_AES_256_CBC_SHA_P384) id 15.1.609.9; Чт, 8 сен 2016 16:31:40 +0000
Получено: от DB5PR03MB1415.eurprd03. prod.outlook.com 15.01.0587.013; Чт, 8 сен 2016 16:31:40 +0000

Чтобы просмотреть метаданные любого электронного письма в Gmail, щелкните три точки в правом верхнем углу письма. Затем нажмите «Показать оригинал».

Как видно на скриншоте ниже, метаданные будут отображать правильную дату и время для каждой остановки, которую электронное письмо делает на пути к получателю.

Даже если бы вы могли изменить время на своем компьютере, и это было отражено в вашем почтовом приложении, истинное время будет видно любому, если он немного покопается.

Создание SMTP-сервера

Таким образом, почтовый сервер будет ставить правильную дату и время на вашу электронную почту, но что, если вы можете настроить свой собственный почтовый сервер и управлять им?

Электронная почта работает с использованием простого протокола передачи почты (SMTP), и серверы SMTP не очень сложно настроить или использовать.

Если у вас более ранняя версия Windows, особенно серверная ОС, такая как Windows Server 2000, возможно, у вас уже есть SMTP-сервер на вашем ПК, и все, что вам нужно сделать, это включить его и настроить для отправки ваших электронных писем.

Однако в Windows 10 больше нет SMTP-сервера. К счастью, существует множество бесплатных программ для SMTP-серверов, и вы можете загрузить одну из них. Это довольно большая проблема, которую нужно преодолеть только для того, чтобы дата электронного письма выглядела иначе, но если это действительно необходимо, это может быть единственный способ.

Обратите внимание, что для использования этой процедуры вы должны владеть доменом!

hMailServer – один из самых популярных бесплатных почтовых серверов. Я кратко расскажу, как его установить и настроить.

Получите последнюю версию hMailServer и загрузите ее.
Запустите установщик. Вы можете принять значения по умолчанию.
Обязательно запишите выбранный вами пароль администратора, так как он понадобится вам позже.
Нажмите Готово, чтобы завершить установку.
В интерфейсе hMailServer кликните localhost, кликните Connect и введите пароль.
Кликните вкладку Домены .
Кликните Добавить домен .
Введите свое доменное имя и нажмите Сохранить .
Кликните имя домена в списке доменов в левой части интерфейса, а затем кликните вложенную папку « Учетные записи» .
Нажмите « Добавить» и введите информацию об учетной записи электронной почты, которую вы собираетесь создать в своем домене.

Чтобы настроить фактическую передачу почты, вам необходимо получить информацию от интернет-провайдера, у которого вы зарегистрировали домен. Как я уже сказал, это непростой процесс, и здесь я дал вам только самые основы.

Использование элемента Inspect для изменения почты

Если вы используете Gmail или другой клиент почты, используйте мощную функцию Google Chrome «Проверить элемент», чтобы временно изменить HTML-код, отображающий электронное письмо на экране, а затем сделать снимок экрана с отображаемым электронным письмом, чтобы «доказать», что электронное письмо имеет конкретная дата на нем.

Имейте в виду, что это, по сути, подлог, поэтому помните о своей юридической ответственности, совершая подобные действия.

Откройте письмо, которое хотите изменить, в своей учетной записи Gmail.
Кликните правой кнопкой мыши отображаемую дату и выберите « Проверить» в контекстном меню.
Дважды кликните текст времени под ячейкой g ridcell в инспекторе элементов и измените текст на дату и время, которые должны отображаться в электронном письме. Текст в самом письме изменяется, когда вы нажимаете Return в инспекторе.
Быстро сделайте снимок экрана. Элемент будет отображаться только в течение нескольких секунд, прежде чем Chrome вернет его обратно к тому, что исходный HTML сообщает, что это настоящий текст.
Обрежьте свой снимок экрана, чтобы просто показать электронное письмо с измененной датой.

Если по какой-либо причине вам нужно отправить электронное письмо задним числом, вы можете выбрать один из нескольких способов. Однако, хотя это может ввести в заблуждение людей, которые не пытаются копать, имейте в виду, что эти методы далеко не надежны и, вероятно, не сработают против более технически подкованных людей.

Есть ли другие советы или методы для отправки электронных писем задним числом? Делитесь ими в комментариях ниже.

Как написать письмо в веб-интерфейсе Gmail – Наши инструкции

Как написать письмо в web-интерфейсе корпоративной почты Google Apps.

1. Откройте страницу http://gmail.com. Введите свои логин и пароль от входа в почту и нажмите кнопку Войти.

2. На загрузившейся странице нажмите кнопку Написать.

3. В открывшемся окне Новое сообщение введите адрес получается, укажите тему письма и наберите текст письма.

Вы также можете воспользоваться дополнительными инструментами форматирования, нажимая на значки в нижней части окна. Их описание приведено в конце статьи.

4. Письмо будет отправлено и вы получите следующее сообщение.

Форматирование письма.

— справа от надписи Кому напишите адрес электронной почты получателя;

— если нажать на саму кнопку Кому — вам будет предложено выбрать контакт из сохраненных вами ранее;

— если нажать на кнопку Копия или Скрытая — вы сможете добавить адресатов, которым отправится копия этого письма.

— в поле Тема письма укажите название темы письма.

— когда письмо дойдет до получателя — он сможет увидеть тему письма в своем почтовом клиенте, при этом не открывая само письмо.

— в большом поле под строкой темы письма напишите сообщение, которое вы желаете отправить;

— в нижней части письма находится панель инструментов, расширяющая возможности редактирования письма:

— можно форматировать текст письма (как в Microsoft Word) — для этого нажмите на значок с изображением подчеркнутой буквы «A»;

— чтобы приложить к письму файл — нажмите на значок скрепки справа от значка с изображением подчеркнутой буквы «A»;

— если вы наведете курсор мыши на значок «плюсика» — у вас появятся дополнительные значки: вставить ссылки на файлы в Google Диске, добавить фото, вставить смайлик, вставить приглашение;

— если нажать на перевернутый треугольник справа — вы сможете развернуть письмо во весь экран, прикрепить к нему метку в почте, переделать письмо в обычный текст, вывести письмо на печать и проверить орфографию;

— если вы захотите удалить письмо — нажмите на иконку мусорного ведра в правом нижнем углу окна сообщения;

— если нажать на перевернутый треугольник справа — вы сможете развернуть письмо во весь экран, прикрепить к нему метку в почте, переделать письмо в обычный текст, чтобы убрать все форматирование, вывести письмо на печать и проверить орфографию.

Электронное письмо – как правильно написать

Каждый день я получаю и отвечаю на десятки писем по электронной почте. Поэтому могу сделать вывод – несколько нехитрых правил будут весьма полезны для многих и помогут понять, как правильно написать электронное письмо.

Сделайте разные почтовые ящики для личной и деловой переписки. Иначе рано или поздно вы отправите контрагенту или коллеге по работе свою личную информацию, которой вовсе не намеревались делиться.

Проверяйте деловую почту не реже 2-х раз в день. Иногда напишешь электронное письмо, требующее оперативного ответа, а в ответ «тишина». Если есть время, отвечайте сразу. Может от вас ждут важную информацию и вам будет хорошо – не соберется огромная «куча» непрочитанных писем.

Отвечает на письмо адресат, проставленный в поле «Кому». Если адресат указан в поле «Копия», то обычно не отвечают, письмо отправлено для информации.

Всегда заполняйте поле «Тема». Это ну очень важно. Люди делают первоначальную оценку по теме– стоит читать или сразу удалить электронное письмо. Если адрес неизвестен получателю, то тема должна вызвать интерес ознакомиться с письмом. Отсюда правило – тема должна состоять приблизительно из 3-4 слов, быть привлекательной и отражать содержание письма. Плохие примеры тем: «вопрос», «письмо», «срочно».

Как написать текст электронного письма

Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте, уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена Игоревна» то, что нужно. Заканчивать послание возможно традиционным «С уважением, …».

Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу предложить …»).

Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.

Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего восприятия информации.

Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip, предупредите об этом в тексте послания (чтобы не подумали, что это вирус).

Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами.

Образец подписи в электронном письме:

С уважением,
Евгения Полоса
kontakt @delo-ved.ru
http://delo-ved.ru

Окончательная проверка электронного письма

Чем важнее послание, тем больше времени уделяем проверке – отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок, точность и понятность фраз, логичность построения текста.

Контролируем – начало предложений и имена собственные идут с прописной буквы, между словами обязательны пробелы. Дурное впечатление накладывается от злоупотребления заглавными буквами и знаками препинания для придания выразительности (например, СРОЧНО!!!!). Многие недооценивают степень негативного отпечатка наличием указанных недостатков.

И, наконец, оцените, что выгоднее и сэкономит вам время: лишний раз позвонить по телефону и какие-то вопросы решатся быстрее, или долго набирать текст электронного письма для необходимости документального подтверждения взаимодействия.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 8 комментариев

Как автоматизировать электронную почту с помощью Python | by Артур Хайбуллин | NOP::Nuances of Programming

С помощью Python можно с легкостью автоматизировать ежедневные задачи. Используя комбинацию API и простых для понимания библиотек, можно настроить системы, которые выполняют скрейпинг веб-сайтов, отправляют электронные письма и управляют данными и аналитикой.

Одной из наиболее распространенных задач, которые необходимо автоматизировать в корпоративной среде, является извлечение открытых государственных данных. Обычно для этого используют такие сайты, как data.gov, и другие конечные точки, в которых содержится информация о здравоохранении, торговле, транспорте, юриспруденции и многом другом.

В этой статье мы расскажем, как написать скрипт Python, который может скачивать определенный набор правительственных данных, а затем загружать его в электронное письмо и отправлять кому угодно.

Здесь можно найти документацию, которая поможет разобраться в том, как использовать библиотеку запросов Python, а также API Gmail. Так что если вы хотите автоматизировать электронные письма с помощью Python, то это отличное место для начала.

В первую очередь нам потребуется загрузить файл данных с помощью HTTP-запроса.

Преимущество Python в том, что большая часть сложности написания кода, такого как HTTP-запросы, была удалена. Вместо этого можно импортировать библиотеку запросов и использовать ее для публикации и получения запросов.

В этом случае файл, который мы будем загружать, даже получит простую конечную точку по ссылке ниже. Таким образом, вам не нужно использовать такую библиотеку, как Selenium, чтобы нажимать на кнопку загрузки.

Даже при наличии кнопки загрузки, вам следует проверить, есть ли у нее URL-адрес. Как правило, если есть URL-адрес, файл действительно легко загрузить по ссылке, вместо создания веб-краулера для поиска кнопки, которую нужно нажать.

https://data.medicaid.gov/api/views/u72p-j37s/rows.json?accessType=DOWNLOAD

Этот файл содержит информацию о Медикейд (американская государственная программа медицинской помощи нуждающимся) и отдельных участниках. Она будет полезна для поставщиков медицинских услуг, которые могут использовать ее совместно со своими внутренними данными для лучшего понимания рынка.

Чтобы скачать файл, мы будем использовать функцию requests.get() для получения данных на указанный нами URL.

Для примера рассмотрим скрипт ниже:

# Часть 1: извлекаем данные. # Получаем веб-страницу, сохраняем ее в объекте Response и присваиваем текст.
# Дополнительная информация: https://requests.readthedocs.io/en/master/api/#requests.Response.# Этот URL содержит .csv-файл загрузки для
# 'https://catalog.data.gov/dataset/' \
#	'share-of-medicaid-enrollees-in-managed-care',
# который используется для отправки на адрес электронной почты.
csvFileURL = 'https://data.medicaid.gov/api/' \
'views/u72p-j37s/rows.csv?accessType=DOWNLOAD'
csvFileRequest = requests.get(csvFileURL)
csvFile = csvFileRequest.content

Это легкий и быстрый способ, возвращающий CSV как часть запроса, который задан в качестве переменной. Мы будем использовать его позже, когда создадим письмо. А пока нам нужно настроить учетные данные для API Gmail.

Google значительно упростил настройку API. Перейдите в консоль API Google, затем выберите ENABLE APIS AND SERVICES и выполните поиск API Gmail.

Консоль API выглядит следующий образом:

После нажатия этой кнопки вы получаете поисковую систему, с помощью которой можно искать различные API. Она показана на изображении ниже.

Вы можете ввести Gmail, и он должен отобразиться только один раз.

Затем выберите API Gmail, и под ним появится кнопка ENABLE.

После нажатия этой кнопки вы можете загрузить свои учетные данные или использовать ключ API и секрет.

Наш код будет использовать JSON-загрузку, но затем вы можете преобразовать его в любой желаемый формат.

Теперь, когда все настроено, мы можем приступить к созданию функций для настройки, а затем автоматически отправлять электронные письма.

Теперь, когда мы нашли способ получить необходимые данные, нам нужно выяснить, как отправить электронное письмо.

Для этого воспользуемся библиотекой email. С ее помощью можно настроить различные части электронного письма: отправитель, получатель, тема и т. д.

Мы будем использовать класс MIMEBase в электронной почте, чтобы упростить настройку правильных точек данных и предоставить простой класс, который API Gmail будет использовать в дальнейшем для парсинга.

Использовать класс MIMEBase действительно просто, так как вы можете инициировать новый класс, а затем ссылаться на многие необходимые компоненты, такие как:

message[‘from’] = [email protected]

Ниже представлена вся функция, в которой установлены эти параметры:

# Функция, необходимая для части 2: отправка электронной почты с помощью API Google.
# a) Создание сообщения
def create_message(sender, to, subject, csv):
#message = MIMEMultipart()
message = MIMEMultipart()
message['from'] = sender
message['to'] = to
message['subject'] = subject    # Отправка времени его обновления в качестве тела письма
dt_object = datetime.utcnow() - timedelta(hours = 7)
msg = MIMEText('Hi! Your file was updated.' \
'\nTime of update: ' + dt_object.strftime('%m/%d/%Y, %I:%M:%S %p') \
+ ' (Los Angeles Time)')    message.attach(msg)    # Прикрепление файла .csv
record = MIMEBase('application', 'octet-stream')
# print(csv)
record. set_payload(csv)
encoders.encode_base64(record)
record.add_header('Content-Disposition', 'attachment', filename='medicare.csv')
message.attach(record)    # Возврат сообщения
raw = base64.urlsafe_b64encode(message.as_bytes())
raw = raw.decode()
return {'raw': raw}

Обратите внимание, что в конце мы используем функцию urlsafe_b64encode, которая установит сообщение в байтах. Это делается для упрощения передачи данных электронной почты в API Gmail.

Теперь пришло время отправить первое автоматическое письмо.

После настройки учетных данных API Gmail мы можем отправить наше первое электронное письмо.

Мы будем использовать сервисную переменную, установленную с API Gmail и учетными данными.

Этот процесс показан ниже в функции send_message:

# b) Отправка сообщения
def send_message(service, user_id, message):
try:
message = service.users().messages(). \
send(userId=user_id, body=message). execute()
print('Message Id: %s' % message['id'])
return message
except Exception as e:
print('An error occurred: %s' % e)
return None

Теперь все, что нам нужно сделать, — передать сообщение и выполнить код.

Весь скрипт приведен ниже:

# 1. Получение данных из URL-адреса каждый раз, когда появляется новый набор данных.
# 2. Отправка электронного письма с помощью API Google.# Подготовка:
# 1) Создайте проект в консоли API Google в верхнем левом углу GDC
# 2) Включите API Gmail, нажав 'Library' на левой боковой панели
# 3) Создайте учетные данные ID клиента OAuth на верхней боковой панели
# 4) Краткое руководство по Python в URL (см. ниже)
# 5) pip install --upgrade google-api-python-client \
# google-auth-httplib2 google-auth-oauthlib
# 6) Доступ к Gmail
# 7) Создание электронного письма# Загрузка текстового файла с последней обновленной датой или даже данных!
# Отправка электронного письма, если дата обновлена. # Требуемые модули для API Google 
from __future__ import print_function
import pickle
import os.path
from googleapiclient.discovery import build
from google_auth_oauthlib.flow import InstalledAppFlow
from google.auth.transport.requests import Request# Возможность загрузить страницу
# Возможность чтения файлов без их загрузки,
# что позволяет проверять наличие обновлений в режиме реального времени.
import requests# Возможность запуска цикла с использованием модуля time
import time# Возможность конвертировать значение времени в объект datetime
from datetime import datetime, timedelta
import math# Возможность создать электронное письмо
from email import encoders
from email.mime.base import MIMEBase
from email.mime.multipart import MIMEMultipart
from email.mime.text import MIMEText
import base64
import os# При изменении этих областей файл token.pickle удаляется. 
# Эта область нужна для полного доступа к API Google Mail.
SCOPES = 'https://mail.google.com/'# Функция, необходимая для части 2: отправка электронной почты с помощью API Google.
# a) Создание сообщения
def create_message(sender, to, subject, csv):
#message = MIMEMultipart()
message = MIMEMultipart()
message['from'] = sender
message['to'] = to
message['subject'] = subject    # Отправка времени его обновления в качестве тела письма
dt_object = datetime.utcnow() - timedelta(hours = 7)
msg = MIMEText('Hi! Your file was updated.' \
'\nTime of update: ' + dt_object.strftime('%m/%d/%Y, %I:%M:%S %p') \
+ ' (Los Angeles Time)')    message.attach(msg)    # Прикрепление .csv-файла
record = MIMEBase('application', 'octet-stream')
# print(csv)
record.set_payload(csv)
encoders.encode_base64(record)
record.add_header('Content-Disposition', 'attachment', filename='medicare. csv')
message.attach(record)    # Возврат сообщения
raw = base64.urlsafe_b64encode(message.as_bytes())
raw = raw.decode()
return {'raw': raw}# b) Отправка сообщения
def send_message(service, user_id, message):
try:
message = service.users().messages(). \
send(userId=user_id, body=message).execute()
print('Message Id: %s' % message['id'])
return message
except Exception as e:
print('An error occurred: %s' % e)
return None
# Часть 1: извлекаем данные.# Получаем веб-страницу, сохраняем ее в объекте Response и присваиваем текст.
# Дополнительная информация: https://requests.readthedocs.io/en/master/api/#requests.Response.# Этот URL содержит .csv-файл загрузки для
# 'https://catalog.data.gov/dataset/' \
#	'share-of-medicaid-enrollees-in-managed-care',
# который используется для отправки на адрес электронной почты.
csvFileURL = 'https://data. medicaid.gov/api/' \
'views/u72p-j37s/rows.csv?accessType=DOWNLOAD'
csvFileRequest = requests.get(csvFileURL)
csvFile = csvFileRequest.content# ПРИМЕЧАНИЕ: часть ниже необходима, если файл не является .csv.
# Теперь мы добавим важную команду метаданных SEP.
# Она говорит Excel о том, что нужно использовать разделитель.
#decoded = csvFile.decode('utf-8')
#decoded = 'SEP=,\n' + decoded
#csvFile = decoded.encode('utf-8')# Этот URL-адрес содержит загрузку .json для
# 'https://catalog.data.gov/dataset/' \
#	'share-of-medicaid-enrollees-in-managed-care'
# которая используется для сравнения файлов.
jsonOfFile = 'https://data.medicaid.gov/api/views/u72p-j37s/' \
'rows.json?accessType=DOWNLOAD'r = requests.get(jsonOfFile)
firstJSON = r.text# Часть 2: использование API Google для отправки электронного письма с обновленными метаданными.# Выясните, был ли изменен файл. 
# Изначально проверялась последняя дата обновления,
# но потом мне пришло в голову, что в один день
# может быть сделано несколько изменений.
# Старый код: print(BeautifulSoup(URL, 'html.parser). \
# find_all('td')[0].get_text())
# возвращает дату последнего обновления на основе текущего макета сайта.# Теперь новый код сравнивает версию файлов .json каждую минуту.# Этот фрагмент будет запускать код каждые 60 секунд (за исключением первой итерации)
# вместо time.sleep(60), который запускает цикл каждые 60 секунд.
# В последнем случае коду может потребоваться некоторое время "x" для завершения выполнения,
# поэтому общее время было бы 60 + х секунд (что плохо).r = requests.get(jsonOfFile)
secondJSON = r.text# Если сайт был обновлен или скрипт только начался, произойдет отправка сообщения.
if firstJSON != secondJSON:    # Создание сообщения
sender = 'test1@gmail. com'
to = '[email protected]'
subject = 'The Medicare metadata has been updated'
message = create_message(sender, to, subject, csvFile)    # Отправка сообщения с помощью API Google 
creds = None
# Файл token.pickle хранит токены доступа и обновления пользователя и
# создается автоматически при первом завершении потока авторизации.
if os.path.exists('token.pickle'):
with open('token.pickle', 'rb') as token:
creds = pickle.load(token)
# Если нет доступных (действительных) учетных данных, предоставьте пользователю возможность войти в систему.
if not creds or not creds.valid:
if creds and creds.expired and creds.refresh_token:
creds.refresh(Request())
else:
flow = InstalledAppFlow.from_client_secrets_file(
'credentials.json', SCOPES)
creds = flow.run_local_server(port=0)
# Сохранение учетных данных для следующего запуска
with open('token.pickle', 'wb') as token:
pickle. dump(creds, token)    service = build('gmail', 'v1', credentials=creds)
send_message(service, sender, message)    # Обновление переменной
firstJSON = secondJSON    print('Message sent')

Мы надеемся, что этот скрипт поможет вам автоматизировать электронные письма с помощью Python.

В приведенных выше примерах скрипт был составлен вручную. Однако, если вы хотите более эффективной автоматизации, вы можете использовать такую среду, как Airflow. Мы не рекомендуем пытаться создать собственный фреймворк автоматизации, особенно когда есть так много отличных вариантов.

Вот и все, удачной автоматизации!

Как автоматизировать электронную почту с помощью Python

Загрузка файла с помощью Python

В первую очередь нам потребуется загрузить файл данных с помощью HTTP-запроса.

https://data.medicaid.gov/api/views/u72p-j37s/rows.json?accessType=DOWNLOAD

Чтобы скачать файл, мы будем использовать функцию requests. get() для получения данных на указанный нами URL.

Для примера рассмотрим скрипт ниже:

# Часть 1: извлекаем данные.

# Получаем веб-страницу, сохраняем ее в объекте Response и присваиваем текст.
# Дополнительная информация: https://requests.readthedocs.io/en/master/api/#requests.Response.

# Этот URL содержит .csv-файл загрузки для
# 'https://catalog.data.gov/dataset/' \
#	'share-of-medicaid-enrollees-in-managed-care',
# который используется для отправки на адрес электронной почты.
csvFileURL = 'https://data.medicaid.gov/api/' \
	'views/u72p-j37s/rows.csv?accessType=DOWNLOAD'
csvFileRequest = requests.get(csvFileURL)
csvFile = csvFileRequest.content

Настройка API Gmail

Консоль API выглядит следующий образом:

Вы можете ввести Gmail, и он должен отобразиться только один раз.

Затем выберите API Gmail, и под ним появится кнопка ENABLE.

После нажатия этой кнопки вы можете загрузить свои учетные данные или использовать ключ API и секрет.

Наш код будет использовать JSON-загрузку, но затем вы можете преобразовать его в любой желаемый формат.

Отправка писем с помощью API Gmail

message[‘from’] = [email protected]

Ниже представлена вся функция, в которой установлены эти параметры:

# Функция, необходимая для части 2: отправка электронной почты с помощью API Google.
# a) Создание сообщения
def create_message(sender, to, subject, csv):
	#message = MIMEMultipart()
	message = MIMEMultipart()
	message['from'] = sender
	message['to'] = to
	message['subject'] = subject

	# Отправка времени его обновления в качестве тела письма
	dt_object = datetime.utcnow() - timedelta(hours = 7)
	msg = MIMEText('Hi! Your file was updated.' \
		'\nTime of update: ' + dt_object.strftime('%m/%d/%Y, %I:%M:%S %p') \
		+ ' (Los Angeles Time)')

	message.attach(msg)

	# Прикрепление файла .csv
	record = MIMEBase('application', 'octet-stream')
	# print(csv)
	record.set_payload(csv)
	encoders.encode_base64(record)
	record.add_header('Content-Disposition', 'attachment', filename='medicare.csv')
	message.attach(record)

	# Возврат сообщения
	raw = base64.urlsafe_b64encode(message.as_bytes())
	raw = raw.decode()
	return {'raw': raw}

Теперь пришло время отправить первое автоматическое письмо.

Отправка первого автоматического письма с помощью Python

После настройки учетных данных API Gmail мы можем отправить наше первое электронное письмо.

Мы будем использовать сервисную переменную, установленную с API Gmail и учетными данными.

Этот процесс показан ниже в функции send_message:

# b) Отправка сообщения
def send_message(service, user_id, message):
	try:
		message = service.users().messages(). \
		send(userId=user_id, body=message).execute()
		print('Message Id: %s' % message['id'])
		return message
	except Exception as e:
		print('An error occurred: %s' % e)
		return None

Теперь все, что нам нужно сделать, — передать сообщение и выполнить код.

Весь скрипт приведен ниже:

# 1. Получение данных из URL-адреса каждый раз, когда появляется новый набор данных.
# 2. Отправка электронного письма с помощью API Google.

# Подготовка:
# 1) Создайте проект в консоли API Google в верхнем левом углу GDC
# 2) Включите API Gmail, нажав 'Library' на левой боковой панели
# 3) Создайте учетные данные ID клиента OAuth на верхней боковой панели
# 4) Краткое руководство по Python в URL (см. ниже)
# 5) pip install --upgrade google-api-python-client \
# google-auth-httplib2 google-auth-oauthlib
# 6) Доступ к Gmail
# 7) Создание электронного письма

# Загрузка текстового файла с последней обновленной датой или даже данных!
# Отправка электронного письма, если дата обновлена.

# Требуемые модули для API Google 
from __future__ import print_function
import pickle
import os.path
from googleapiclient.discovery import build
from google_auth_oauthlib.flow import InstalledAppFlow
from google.auth.transport.requests import Request

# Возможность загрузить страницу
# Возможность чтения файлов без их загрузки,
# что позволяет проверять наличие обновлений в режиме реального времени.
import requests

# Возможность запуска цикла с использованием модуля time
import time

# Возможность конвертировать значение времени в объект datetime
from datetime import datetime, timedelta
import math

# Возможность создать электронное письмо
from email import encoders
from email.mime.base import MIMEBase
from email.mime.multipart import MIMEMultipart
from email.mime.text import MIMEText
import base64
import os

# При изменении этих областей файл token.pickle удаляется.
# Эта область нужна для полного доступа к API Google Mail.
SCOPES = 'https://mail.google.com/'

# Функция, необходимая для части 2: отправка электронной почты с помощью API Google.
# a) Создание сообщения
def create_message(sender, to, subject, csv):
	#message = MIMEMultipart()
	message = MIMEMultipart()
	message['from'] = sender
	message['to'] = to
	message['subject'] = subject

	# Отправка времени его обновления в качестве тела письма
	dt_object = datetime.utcnow() - timedelta(hours = 7)
	msg = MIMEText('Hi! Your file was updated.' \
		'\nTime of update: ' + dt_object.strftime('%m/%d/%Y, %I:%M:%S %p') \
		+ ' (Los Angeles Time)')

	message.attach(msg)

	# Прикрепление .csv-файла
	record = MIMEBase('application', 'octet-stream')
	# print(csv)
	record.set_payload(csv)
	encoders.encode_base64(record)
	record.add_header('Content-Disposition', 'attachment', filename='medicare.csv')
	message.attach(record)

	# Возврат сообщения
	raw = base64.urlsafe_b64encode(message.as_bytes())
	raw = raw.decode()
	return {'raw': raw}

# b) Отправка сообщения
def send_message(service, user_id, message):
	try:
		message = service.users().messages(). \
		send(userId=user_id, body=message).execute()
		print('Message Id: %s' % message['id'])
		return message
	except Exception as e:
		print('An error occurred: %s' % e)
		return None


# Часть 1: извлекаем данные.

# Получаем веб-страницу, сохраняем ее в объекте Response и присваиваем текст.
# Дополнительная информация: https://requests.readthedocs.io/en/master/api/#requests.Response.

# Этот URL содержит .csv-файл загрузки для
# 'https://catalog.data.gov/dataset/' \
#	'share-of-medicaid-enrollees-in-managed-care',
# который используется для отправки на адрес электронной почты.
csvFileURL = 'https://data.medicaid.gov/api/' \
	'views/u72p-j37s/rows.csv?accessType=DOWNLOAD'
csvFileRequest = requests.get(csvFileURL)
csvFile = csvFileRequest.content

# ПРИМЕЧАНИЕ: часть ниже необходима, если файл не является .csv.
# Теперь мы добавим важную команду метаданных SEP.
# Она говорит Excel о том, что нужно использовать разделитель.
#decoded = csvFile.decode('utf-8')
#decoded = 'SEP=,\n' + decoded
#csvFile = decoded.encode('utf-8')

# Этот URL-адрес содержит загрузку .json для
# 'https://catalog.data.gov/dataset/' \
#	'share-of-medicaid-enrollees-in-managed-care'
# которая используется для сравнения файлов.
jsonOfFile = 'https://data.medicaid.gov/api/views/u72p-j37s/' \
	'rows.json?accessType=DOWNLOAD'

r = requests.get(jsonOfFile)
firstJSON = r.text

# Часть 2: использование API Google для отправки электронного письма с обновленными метаданными.

# Выясните, был ли изменен файл.
# Изначально проверялась последняя дата обновления,
# но потом мне пришло в голову, что в один день
# может быть сделано несколько изменений.
# Старый код: print(BeautifulSoup(URL, 'html.parser). \
# find_all('td')[0].get_text())
# возвращает дату последнего обновления на основе текущего макета сайта.

# Теперь новый код сравнивает версию файлов .json каждую минуту.

# Этот фрагмент будет запускать код каждые 60 секунд (за исключением первой итерации)
# вместо time.sleep(60), который запускает цикл каждые 60 секунд.
# В последнем случае коду может потребоваться некоторое время "x" для завершения выполнения,
# поэтому общее время было бы 60 + х секунд (что плохо).

r = requests.get(jsonOfFile)
secondJSON = r.text

# Если сайт был обновлен или скрипт только начался, произойдет отправка сообщения.
if firstJSON != secondJSON:

	# Создание сообщения
	sender = '[email protected]'
	to = '[email protected]'
	subject = 'The Medicare metadata has been updated'
	message = create_message(sender, to, subject, csvFile)

	# Отправка сообщения с помощью API Google 
	creds = None
	# Файл token.pickle хранит токены доступа и обновления пользователя и
	# создается автоматически при первом завершении потока авторизации.
	if os.path.exists('token.pickle'):
		with open('token.pickle', 'rb') as token:
			creds = pickle.load(token)
	# Если нет доступных (действительных) учетных данных, предоставьте пользователю возможность войти в систему.
	if not creds or not creds.valid:
		if creds and creds.expired and creds.refresh_token:
			creds.refresh(Request())
		else:
			flow = InstalledAppFlow.from_client_secrets_file(
				'credentials.json', SCOPES)
			creds = flow.run_local_server(port=0)
		# Сохранение учетных данных для следующего запуска
		with open('token.pickle', 'wb') as token:
			pickle.dump(creds, token)

	service = build('gmail', 'v1', credentials=creds)
	send_message(service, sender, message)

	# Обновление переменной
	firstJSON = secondJSON

	print('Message sent')

Настало время приступить к автоматизации

Мы надеемся, что этот скрипт поможет вам автоматизировать электронные письма с помощью Python.

Вот и все, удачной автоматизации!

Как написать хорошее деловое письмо

Скачать статью для печати

Кристина Шнайдер, помощник руководителя

Написание делового письма кажется большинству людей чем-то обычным или, возможно, здравым; однако иногда бывает шокирующим видеть, как много административных сотрудников — даже с высшим образованием — совершенно неспособны писать деловые письма.

В этой статье мы проведем вас через каждый шаг, как правильно написать деловое письмо, чтобы вы могли быстро и легко написать корреспонденцию от имени или для своего босса без особого редактирования.

Фирменный бланк

Первый шаг к написанию деловых писем — убедиться, что у вас есть официальный бланк компании. Независимо от того, есть ли у вашей компании заранее напечатанный бланк на льняной бумаге или какой-либо другой заголовок, включающий название вашей компании, обратный адрес и номер телефона, наличие бланка компании не только делает переписку более формальной и официальной, но и является простым способом гарантировать, что получатель имеет легкий доступ к контактной информации вашей компании, чтобы ответить.

Дата

Дата, вероятно, является одним из самых важных элементов вашего письма. Даты в переписке, вероятно, являются одним из наиболее часто упоминаемых элементов делового письма, поскольку они могут свидетельствовать о своевременности (или ее отсутствии) в вашей переписке. Это также может помочь сохранить время и хронологический порядок событий по конкретному вопросу. Дата обычно располагается по центру или с отступом по направлению к центру страницы, на несколько строк ниже фирменного бланка компании (примерно на 1/3 длины страницы).

Имя и адрес получателя

После даты вы пропустите две-три строки и введите имя получателя с выравниванием по левому краю страницы. В деловой переписке вы должны быть более формальными и обращаться к людям как мистер, мисс, мистер и миссис, доктор и т. Д. (Бонусный совет: «Мисс» — хороший почетный титул по умолчанию для любой женщины-получателя, когда ее семейное положение неизвестно И, если вы не знаете пол получателя — как в случае с гендерно-нейтральными именами, такими как Линдси или Трейси — можно просто указать их имя и фамилию.) После имени получателя, если вы отправляете его на служебный адрес, вам нужно будет указать название компании. И следующая строка должна быть адресной строкой. Вы можете соответствующим образом сократить как направления, так и названия улиц (например, N., S., Dr., Blvd., St.), или вы можете быть более формальным и подробно описать все. Просто убедитесь, что при сокращении вы используете правильную аббревиатуру. Мы обычно помещаем номера квартир, квартир и апартаментов в одну строку с почтовым адресом, после адреса с запятой.Последняя строка будет включать город, штат и почтовый индекс. Ниже приведены несколько примеров.

Г-н Филип Дж. Кавеш, эсквайр.
The Ultimate Estate Planner, Inc.
212 Yacht Club Way, Suite A-7
Редондо-Бич, Калифорния

г-жа Джейн Доу
12345 Main Street
Los Angeles, California

Drs. Роберт и Роберта Смит
54321 Pacific Coast Highway, Unit 101
Malibu, California

Средство доставки (необязательно, но рекомендуется)

Следующая особенность деловых писем, которые мы пишем, не является необходимой или обязательной, но рекомендуется, и это должна быть какая-то строка о носителе доставки.Причина, по которой это разумная идея, заключается в том, что, опять же, вам может потребоваться сослаться на свою корреспонденцию и убедиться, что у вас есть сведения и есть записи о том, как она была отправлена.

Вот несколько распространенных вариантов носителей доставки:

ОТПРАВЛЕНО ЧЕРЕЗ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЭКСПРЕСС НОЧЬ
ОТПРАВЛЕНО ЧЕРЕЗ СЕРТИФИЦИРОВАННУЮ КВИТАНЦИЮ НА ВОЗВРАТ НА ПОЧТУ США
ОТПРАВЛЯЕТСЯ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ ТОЛЬКО НА [email protected]
ОТПРАВЛЯЕТСЯ ЧЕРЕЗ ПОЧТУ США И ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ НА EMAIL @ WEBSITE.ТОЛЬКО COM
ОТПРАВЛЕНО ЧЕРЕЗ ЛИЦО НА (310)555-5555
С РУЧНОЙ ПОДАЧЕЙ

Тема (необязательно, но рекомендуется)

Еще одна важная и рекомендуемая часть наших деловых писем, которая не является обязательной или всегда необходима, но рекомендуется, — это указание строки темы (аналогично тому, что большинство людей делают с электронной почтой). Эта строка темы поможет вам (и получателю) отличить ваше письмо от других писем, которые вы, возможно, отправляли в прошлом.В конце концов, ваши письма будут выглядеть так же, и эта тема поможет им не отклонить ваше письмо, думая, что они уже получили его или что оно может быть неважным. Строка темы не обязательно должна быть слишком подробной, но если у вас есть дополнительные сведения, которые помогут определить цель вашего письма, тем лучше.

Приветствие

В зависимости от культуры вашей компании и ваших отношений с получателем вы можете изменить формальность приветствия получателю.Более формальным приветствием было бы называть получателя г-ном, г-жой, г-ном и миссис, доктором, а затем фамилией. Если у вас есть близкие личные отношения с получателем, вы можете обращаться к получателю по имени (например, «Дорогой Филипп»), а если у вас еще более неформальные отношения с клиентом, вы можете обращаться к нему по его псевдониму или сокращенной версии. их имени, при условии, что вы достаточно близки к ним, чтобы называть их сокращенным именем (например, «Дорогой Фил»). Если вы не уверены, может ли более неформальное приветствие оскорбить получателя, лучше действовать более формально, чем нет.И, как совет для помощника или члена службы поддержки, может быть хорошей идеей сохранить всю свою переписку в более официальной форме. Это также демонстрирует уровень уважения к получателю, и вы никогда не ошибетесь, используя более формальный подход в своей переписке. Кроме того, бывают случаи, когда вы можете не знать имя получателя, например, если бы вы отправляли корреспонденцию в IRS или какое-либо другое государственное учреждение. В этом случае вы можете использовать в качестве приветствия «Уважаемый господин или госпожа».(Это будет встречено гораздо более положительно, чем «Для кого это может касаться»!)

Кузов

Текст вашего электронного письма должен быть довольно простым. Как и другие формы общения, он должен включать введение в отношении цели вашего письма, абзацы, которые четко передают ваше сообщение, и заключительный абзац. Обычно мы не делаем отступы в наших абзацах (чтобы при необходимости мы могли более легко делать отступы для подпунктов), и у нас есть дополнительный разрыв между абзацами для разделения абзацев.См. ниже.

Несколько страниц

Если у вас несколько страниц, вторая страница обычно не содержит фирменных бланков или логотипов компании. Однако важно вести переписку с несколькими страницами в определенном порядке с разбивкой на страницы. Наша фирма использует заголовок в верхнем левом углу страницы, который включает не только номер страницы, но и общее количество страниц, дату переписки и имя получателя. Он выглядит следующим образом:

Стр. 2 из 2
1 ноября 2013 г.
Mr.Филип Дж. Кавеш

Таким образом, если эта страница когда-либо потеряется (или любые другие страницы, если у вас было более 2 страниц в вашей переписке), было бы очень легко найти и / или определить, к чему идет переписка. У вас может быть много клиентов с письменной корреспонденцией, особенно в юридическом и налоговом бизнесе, и это всего лишь еще один способ помочь вам оставаться более организованным.

Заключительные абзацы

Все письма должны включать какой-либо заключительный абзац.В этом заключительном абзаце обычно должно быть предложение получателю связаться с вами (или инструкции, с которыми он может связаться), если у него возникнут какие-либо вопросы. Это также должно включать любую контактную информацию, чтобы они могли легко ее получить, если они действительно хотят ответить на это письмо по телефону и / или электронной почте. Вот пара стандартных заключительных абзацев, которые мы используем в наших письмах:

[ЕСЛИ ПИСЬМО ОТ НАС, КАК ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ПОМОЩНИК ФИЛА]
Заранее благодарю вас за ваше время и внимание к этому вопросу.Если у вас есть какие-либо вопросы относительно вышеизложенного, не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону (310)324-9403 или по электронной почте [email protected].

[ЕСЛИ ПИСЬМО ОТ ФИЛА]
Заранее благодарю вас за ваше время и внимание к этому вопросу. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно вышеизложенного, не стесняйтесь обращаться к моей помощнице Кристине Шнайдер по телефону (310)324-9403 или по электронной почте [email protected].

Подпись и титул

Вопреки тому, что нас учили о линиях подписи в деловых письмах, мы фактически делаем отступ в строках подписи примерно в середине страницы.Это больше личное предпочтение Фила в отношении своих писем. Однако независимо от того, выровняли ли вы линию подписи слева или сделали отступ по направлению к центру страницы, вы должны включить какое-то приветствие. В деловой переписке чаще всего встречается «С уважением». Но, опять же, в зависимости от культуры вашей компании, характера вашей переписки и ваших личных предпочтений, вы также можете использовать «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». После приветствия вы должны сделать 3 разрыва строки для подписи, а затем напечатать имя и заголовок отправителя.

Вот несколько примеров того, что мы используем:

С уважением,

Кристина К. Шнайдер
Исполнительный помощник Филипа Дж. Кавеша

С уважением,

Филип Дж. Кавеш, J.D., LL.M. (Налогообложение),
Сертифицированный специалист адвокатуры штата Калифорния
по вопросам имущественного планирования, доверительного управления и завещания

Инициалы машинистки

Если вы написали все письмо, эта часть письма не нужна. Однако профессионалы нередко диктуют и / или заставляют кого-то печатать корреспонденцию от их имени.В этом случае вам следует использовать инициалы отправителя с заглавной буквы, а затем включить косую черту и ваши инициалы в нижнем регистре. Например, если Фил должен был продиктовать клиенту письмо, которое мы должны были напечатать для него, мы выровняли бы по левому краю «PJK / kks» или «PJK / med» в нескольких строках, следующих за строкой его подписи.

Копирование и слепое копирование

И последнее, но не менее важное: вы можете сделать копию (CC) или скрытую копию (BCC) кого-либо из корреспонденции. Подобно тому, что известно большинству людей в отношении электронной почты, копии — это люди, которым вы собираетесь передать копию корреспонденции, а получатель знает, что вы даете им копию корреспонденции.Слепая копия — это кто-то, кого вы копируете в переписке, и вы не сообщаете получателю, что вы их скопировали. Чтобы отправить кому-либо копию своей переписки, вы просто пропустите 2-3 строки под строкой подписи и выровняете уведомление по левому краю: «Копия: [вставить имя человека]». Вы можете вести переписку более формально, добавляя названия тех, кого вы копируете. Кроме того, если у вас есть приложения, включенные в вашу корреспонденцию, вам могут не понадобиться те, которые копируются в корреспонденции, чтобы иметь копию приложений, поэтому вы можете добавить «(без вложений)» после имени человека.Чтобы отправить скрытую копию кому-либо в своей переписке, вы можете добавить дополнительную страницу к переписке, где просто перечислены те, которые являются слепыми копиями (например, «Скрытая копия: [указать имя человека]»). Получатель не получит эту дополнительную страницу, и эта скрытая копия действительно предназначена для вашей внутренней записи или внутренней копии корреспонденции.

Все это может показаться элементарным, и, надеюсь, все вышеперечисленные советы по написанию писем вы уже знаете и используете (или скоро будут)! Это на самом деле означает, что вы будете впереди всех, особенно когда будете видеть письма, написанные другими административными и исполнительными помощниками на протяжении многих лет.Для тех, кто заинтересован, мы рады поделиться шаблоном письма, который мы создали для себя, чтобы помочь нам быстро и легко собрать корреспонденцию.

СКАЧАТЬ БЕСПЛАТНО ШАБЛОН

ЗАПРОСИТЕ НАШ БЕСПЛАТНЫЙ ШАБЛОН БИЗНЕС-ПИСЬМА

Напоминаем, что это тоже не «наш путь и не шоссе». Мы знаем, что некоторые из вышеперечисленных рекомендаций также являются личными предпочтениями в написании писем, которые есть у нас (а также у нашего начальника). Итак, если у вас (или у вашего босса) есть другой способ составления корреспонденции, который работает и является профессиональным, не исправляйте то, что не сломано!

ПОДЕЛИТЬСЯ ЭТОЙ СТАТЬЕЙ С ВАШИМ ПОМОЩНИКОМ

Pssssst… вы советник, читая эту статью? Если да, то ничего страшного.Хотя эта статья написана для сотрудников, многим профессионалам она также пригодится. Но обязательно передайте эту статью своему помощнику. Щелкните здесь, чтобы переслать эту статью своему помощнику, чтобы он мог прочитать ее и извлечь из нее пользу. Кроме того, вы можете предложить своему помощнику подписаться на нашу ежемесячную новостную рассылку напрямую, чтобы они также могли получать эти полезные советы и статьи каждый месяц. Чтобы подписать вашего помощника на получение наших электронных писем, щелкните здесь.

ОБ АВТОРЕ

Кристина Шнайдер — нынешний исполнительный директор The Ultimate Estate Planner, Inc. Она окончила университет Пеппердайн со степенью бакалавра делового администрирования в 2004 году и сразу после окончания колледжа была нанята для работы в юридической фирме Кавеш, Минор. & Otis, координируя и фасилитируя учебные лагеря Филипа Кавеша «Недостающее звено», а также оказывая административную поддержку г-ну Кавешу в качестве его исполнительного помощника на протяжении более семи лет.Благодаря своему прямому практическому опыту работы в юридической фирме г-на Кавеша, Кристина смогла помочь многочисленным специалистам по планированию недвижимости с помощью The Ultimate Estate Planner и, что не менее важно, многим их сотрудникам в успешном внедрении продуктов Ultimate Estate Planner. и системы. Вы можете связаться с Кристиной по телефону (424) 247-9495 или по электронной почте [email protected].

ДРУГИЕ СТАТЬИ В НОМЕРЕ

Как адресовать письмо

Как адресовать письмо?

Несмотря на растущее предпочтение служб коротких сообщений (SMS) и электронной почты в настоящее время, по-прежнему важно знать, как адресовать письмо.Официальные письма все еще используются в современном мире, особенно в формальном общении и при отправке заявлений о приеме на работу. Следуйте отраслевым рекомендациям и передовым методам при отправке сопроводительного письма и резюме на работу в сфере корпоративных финансов. Загрузите резюме и шаблоны сопроводительных писем, которые будут подготовлены для вашего заявления о приеме на работу. Эти резюме предназначены для того, чтобы дать вам лучший шанс быть выбранным для собеседования. Рекрутеры заинтересованы в приеме на работу кандидатов, которые продемонстрируют свои способности с первого контакта, которым является сопроводительное письмо. Используйте этот шаблон сопроводительного письма, чтобы пройти собеседование! Сопроводительное письмо может повлиять на заявку о приеме на работу, поэтому очень важно правильно его составить.Независимо от того, читает ли ваше письмо HR или менеджер по найму напрямую, вы должны отметить несколько важных полей. Это руководство содержит бесплатный шаблон сопроводительного письма и объяснение того, что вам нужно знать.

Следовательно, письмо должно соответствовать всем правилам профессионального написания писем, включая контактную информацию отправителя. Свяжитесь с нами Свяжитесь с нами напрямую, если мы можем вам помочь. У нас есть поддержка по телефону, электронной почте и в чате. Мы здесь, чтобы помочь вам продвинуться в вашей финансовой карьере., дата, приветствия и адрес получателя. Умение правильно адресовать письмо помогает отправителю выделиться среди остальных и произвести положительное впечатление на получателя.

Что нужно учитывать при обращении к официальному письму

При написании профессионального или делового письма отправитель должен включить в письмо некоторые вещи, если он / она хочет произвести впечатление на получателя и ожидать ответа. Чтобы узнать, как адресовать письмо, вам следует указать следующее:

1.Контактная информация вверху

При написании письма вы хотите, чтобы человек, к которому вы обращаетесь, знал, кто вы, ваше имя, откуда вы и адрес, который они будут использовать при ответе на ваше письмо. Контактная информация отправителя должна быть следующей:

Первая строка: Полное имя
Вторая строка: Название компании
Третья строка: Почтовый адрес
Четвертая строка: Город, за которым следует название штата и почтовый индекс. Название штата может быть сокращено до его официальной почтовой двухбуквенной аббревиатуры.
Адрес должен появиться под именем отправителя и выровнен по левому краю.
Если вы пишете кому-то из другой страны, укажите название страны в четвертой строке.
Включите адрес электронной почты и номер телефона для облегчения общения.

2. Дата

Следующий шаг — указать дату отправки письма и выровнять ее по левому или правому полю. Напишите месяц, используя буквы, а также числа, обозначающие день и год.Например, дату можно записать как 15 ноября 2020 г.

3. Имя и адрес получателя

Эта информация отображается на левом поле под адресом отправителя. Он включает имя и почтовый адрес предполагаемого получателя. По сути, он говорит получателю, что вы его знаете, помогая создать индивидуальную связь. Вы также должны указать звание или степени получателя.

Например, если вы пишете профессору английского языка, вы должны написать: «John Jones, Ph.Д. » Под названием укажите название компании во второй строке. Напишите почтовый адрес получателя, начиная с улицы и города в третьей строке, а штат и почтовый индекс в четвертой строке. Если получатель находится в другой стране, укажите название страны в четвертой строке.

4. Приветствие

После адреса получателя пропустите одну строку и напишите приветствие. Выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы получателя письма.Наиболее широко используемое приветствие — « Уважаемый, » — рекомендуется, если вы никогда не встречали предполагаемого получателя. После приветствия следует имя человека, разделенное двоеточием или запятой.

Если вы не знаете, является ли получатель мужчиной или женщиной, можно безопасно использовать « Уважаемый господин или госпожа » после двоеточия. Используйте в приветствии « г-жа », если получателем является женщина, и вы не знаете ее семейное положение. То же самое относится и к профессиональным титулам, таким как Dr., Профессор и почетный. Примеры приветствий:

Уважаемый мистер Джонс
Уважаемая мисс Джонс
Уважаемый доктор Джон
Уважаемый профессор Маркл

Как найти контактное лицо

Еще одна вещь, на которую следует обратить внимание при изучении того, как Адрес письма заключается в том, чтобы узнать имя предполагаемого получателя. Хотя имя получателя не обязательно знать, обращение к получателю с использованием его имени демонстрирует личную инициативу со стороны отправителя.

Это особенно важно при отправке письма рекрутеру в ответ на объявление о вакансии. Если вы потратите дополнительное время на поиск правильного имени получателя, это хорошо скажется на отправителе и поможет ему выделиться среди конкурентов.

1. Спросите около

Один из способов, который вы можете использовать, — это поспрашивать. Начните с того, что спросите коллег и близких друзей, с кем лучше всего поговорить, особенно при приеме на работу. Попробуйте узнать номер телефона и почтовый адрес конкретного человека.

Также вы можете позвонить в приемную компании или в службу поддержки клиентов, чтобы узнать имя и контактную информацию менеджера по найму или лица, проводящего набор на рекламируемые должности.

2. Найдите контактную информацию в Интернете

Если вы все еще не можете получить правильную контактную информацию нанимающего человека, проведите дополнительное исследование в Интернете, чтобы узнать персонал компании и их контактную информацию. Начните с посещения раздела «О нас» на веб-сайте компании, чтобы узнать, включили ли они имя менеджера по персоналу в список руководства компании. Корпоративная структура. Корпоративная структура — это организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли. Другой вариант — посетить профиль компании в LinkedIn, чтобы получить контактную информацию менеджера по персоналу или связаться с человеком, которого вы ищете.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI о том, как адресовать письмо. CFI предлагает программу сертификации аналитика финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® для тех, кто хочет вывести свою карьеру на новый уровень.Чтобы продолжать учиться и продвигаться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие ресурсы:

Формат делового письма Формат делового письма Деловое письмо всегда должно иметь определенный формат и структуру, чтобы гарантировать, что оно будет принято как профессиональное и отвечающее стандартам. Хотя существует множество
Лучший шрифт для резюме Лучший шрифт для резюме Как жизненно важный визуальный аспект резюме, выбранный шрифт может сыграть важную роль в получении столь желанной работы. Лучший шрифт для резюме — разборчивый и приятный для просмотра читателем.Узнайте, почему Times New Roman, Arial, Calibri — лучшие шрифты для использования
Как завершить электронное письмоКак завершить электронное письмоКак завершить электронное письмо — список лучших завершающих писем включает: с наилучшими пожеланиями, всего наилучшего, искренне, спасибо, ура и многое другое. Это руководство
Сопроводительное письмо инвестиционного банкаСопроводительное письмо инвестиционного банка Шаблон сопроводительного письма инвестиционного банка. Узнайте, как написать сопроводительное письмо для инвестиционного банка (аналитику или сотруднику) с помощью нашего бесплатного руководства и шаблона. Чтобы помочь вам пройти процесс отбора, мы создали это руководство по написанию вашего письма о вакансии в инвестиционном банке.

Как писать хорошие письма и электронные письма: руководство для новичков в английском языке

Но один аспект английского языка, о котором вы, возможно, еще не задумывались, — это то, как правильно общаться в формальных письменных ситуациях, таких как письма. Это навык, который вам почти наверняка понадобится, если вы собираетесь поступать в школы или университеты Великобритании, поэтому мы подумали, что дадим вам удобное руководство о том, как писать официальные письма и электронные письма на английском языке.
Даже если вы носитель языка, это все еще важный навык, который необходимо приобрести, если вы еще этого не сделали, как для поступления в университет, так и в жизни после студенческих лет, когда вам почти наверняка придется писать сопроводительные письма для работы заявки, письма в банк, электронные письма в отделы обслуживания клиентов компаний и так далее.Итак, если вы не совсем уверены, как написать официальное письмо или электронное письмо, прислушайтесь к советам из этой статьи, и вскоре вы начнете писать профессионально звучащие сообщения.

Когда дело доходит до написания официального письма, есть очень четкие правильные и неправильные способы сделать это. Чтобы показать вам, как это правильно делать, давайте составим ситуацию и представим, что вы пишете письмо в университет, в который подали заявление, с вопросом о возможности отсрочки вашего курса на год.
Мы написали письмо полностью ниже, чтобы вы могли ссылаться на него при чтении следующих пунктов.
— Ваш адрес: первое, что нужно написать, — это ваш адрес. Это идет в верхней правой части письма.
— Дата: Под вашим адресом вы указываете дату письма. Обратите внимание, как мы отформатировали дату здесь, и оставили пробел между нижней частью адреса и датой.
— Их адрес: Затем вы пишете адрес получателя. Он выравнивается по левому краю и помещается под текстом вашего собственного адреса и даты.
— Приветствие: мы написали об этом более подробно под нашим примером письма, но для целей этого примера мы обращаемся к получателю, используя «г-н» и его фамилию.
— Тема: немного похоже на электронное письмо, официальное письмо имеет однострочное резюме после приветствия, в котором кратко излагается суть письма.
— Основной текст: основное содержание письма. Используйте пробелы, чтобы обозначить новый абзац, и сделайте предложения четкими и по существу. Убедитесь, что в письме четко указано, чего вы хотите, чтобы этот человек сделал.В этом примере мы поместили прямой вопрос в отдельную строку, чтобы выделить его.
— Подписание: мы дадим вам больше рекомендаций о том, как подписать письмо позже в этой статье. В этом примере мы использовали «С уважением» по причинам, которые станут ясны позже.
— Подпись: мы оставили здесь пробел, где вы могли бы написать свою подпись от руки, как только вы распечатаете свое письмо, готовое к отправке.
— Напечатайте имя: под вашей подписью ваше имя напечатано полностью.

Приветствие подробнее

Всегда начинайте официальное письмо со слова «Уважаемый», а не со «привет» или любого другого, более неформального приветствия. Лучше избегать имен, если вы хотите быть очень формальным, но это может быть приемлемо в некоторых ситуациях, например, когда вы пишете кому-то, кого вы встретили лично и который побуждал вас обращаться к нему по имени. Что касается более формальных приветствий, у вас есть следующие варианты:
— Сэр / мадам — вы начинаете свое письмо со слов «Уважаемый сэр или мадам», когда не знаете, кому адресовать ваше письмо; например, если вы пишете в отдел приема студентов в университеты и не знаете, кто будет отвечать за обработку вашего запроса.
— Господин / госпожа / доктор и т. Д. — когда вы знаете имя человека, которому вы пишете, обращайтесь к нему, используя его фамилию и титул. Для мужчин это должен быть мистер Смит (если вы не знаете, что у него другой титул, например, доктор Смит или капитан Смит), а для женщин — мисс Смит, если вы не знаете наверняка, что у нее другой титул или предпочитаете использовать миссис или Мисс.

Подписание письма

Есть несколько способов подписать официальное письмо. Это:
— С уважением, — используется, когда вы начали свое письмо со слов «Уважаемый господин или госпожа».
— С уважением, — используется, когда в своем письме вы обращались к указанному лицу.
— С уважением, — это можно использовать, когда вы пишете кому-то, кого немного знаете. Это чаще встречается в Америке.
Все они должны иметь запятую в конце, как в примерах выше.

Электронные письма легко писать, их проще отправлять, и еще проще сделать небольшую ошибку — убедитесь, что вы знаете, чего следует избегать!

Электронная почта обычно считается менее формальной, чем письмо, но это не значит, что вы можете погрузиться в чрезмерную фамильярность или сленг, когда пишете кому-то важному, например репетитору при приеме в университет (который не будет впечатлен, если вы ре не умею профессионально общаться).Вы должны всегда оставаться уважительными и профессиональными, даже в более неформальной среде.
Вам не нужно оформлять электронную почту в стиле письма в приведенном выше примере, но есть несколько особых соображений и вещей, которые в электронных письмах выполняются иначе, чем в письмах.

Адрес электронной почты, который вы используете

Для отправки электронных писем важным людям, например преподавателям университетов или потенциальным работодателям, лучше всего иметь профессиональный адрес электронной почты.Лучше избегать низкокачественных бесплатных поставщиков электронной почты, таких как Hotmail и Yahoo (Gmail по-прежнему считается приемлемым), и хотя у всех нас, вероятно, есть детские адреса электронной почты с глупыми ручками вроде «shopgirl1990», которые мы создали много лет назад, они не дадут очень хорошее впечатление на человека, которому вы пишете. Как правило, [электронная почта защищена] — хороший формат для вашего адреса электронной почты.

К / от поля

Электронный эквивалент указания вашего адреса и адреса получателя — это поле Кому / От вашего электронного письма.Это может показаться неважным, но следует помнить о нескольких вещах:
— Убедитесь, что поле «От» настроено правильно. Это должны быть просто ваши имя и фамилия, написанные с соответствующей заглавной буквы и написанные правильно, без лишних битов, таких как сердечки или восклицательные знаки.
— Введите адрес электронной почты получателя в поле «Кому», если вы пишете одному человеку.
— Если есть еще кто-то, кто, по вашему мнению, должен видеть это электронное письмо для получения информации, но вы не отправляете его напрямую ему, укажите его адрес электронной почты в поле «Копия».Это расшифровывается как «Копия», и это означает, что они увидят письмо, но также увидят, что оно адресовано не им напрямую. Не используйте его, если этому человеку действительно не нужно видеть общение.
— Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, то указывать все их адреса электронной почты в поле «Кому» — плохой тон. В этом случае вы должны указать свой собственный адрес электронной почты в поле «Кому», а адреса ваших получателей — в поле «Скрытая копия». Это расшифровывается как «слепая копия», и это означает, что они все увидят электронное письмо, но не увидят, кому еще вы его отправили.

Тема

Напишите что-нибудь описательное в строке темы, в котором кратко изложено, о чем идет речь. Не делай это слишком долго. Например, если вы отправляли электронное письмо о запросе, описанном в нашем примере письма ранее, в строке темы могло бы быть просто «Откладывание входа в курс». Описательная строка темы облегчает людям поиск электронного письма среди множества других, а также гарантирует, что они потрудятся его прочитать. Не забывайте, что люди получают десятки писем каждый день, поэтому ваше письмо может легко затеряться в их почтовом ящике, если вы укажете общую тему, например «Запрос».
Еще одно предостережение: избегайте таких слов, как «Срочно», за исключением случаев, когда это действительно чрезвычайная ситуация (например, вы можете пропустить срок, если они не отреагируют быстро). Отмечать что-то как срочное, когда это не так, только раздражает получателя, у которого есть много других требований к своему времени. По той же причине не помечайте электронное письмо как «важное», если у вашего провайдера электронной почты есть для этого специальная кнопка.

Приветствие

Электронные приветствия обычно более расслаблены, чем письма, хотя, если вы хотите быть формальным, все равно можно начинать электронное письмо со слов «Уважаемый мистер Смит», если вы отправляете электронное письмо указанному человеку, или «Уважаемый сэр или мадам», если вы отправка электронного адреса на общий адрес электронной почты, например [электронная почта защищена]. Если вы встречались с этим человеком раньше или они уже писали вам письмо по электронной почте, имена приемлемы, если они подписывали вам свои электронные письма таким образом.В такой ситуации также допустимо использовать несколько менее формальное приветствие, например «Привет» или даже «Привет».
Однако следите за тем, как к вам обращаются; если их электронные письма начинаются с «Уважаемый», вы отвечаете «Уважаемый»; если они начинают «Привет», вы можете ответить «Привет». Альтернативное электронное приветствие, которое находится где-то между формальным и неформальным, — это «Доброе утро» или «Добрый день». Возможно, это немного более дружелюбно и индивидуально, чем «Уважаемый», поэтому, если ваш стиль от природы не слишком формален, то это приемлемая форма электронного приветствия.

Подписание электронного письма

Опять же, поскольку электронная почта является более неформальной, чем письмо, очень формальная подпись, такая как «Искренне Ваш», может показаться немного странной в электронном письме. Если вы начали свое электронное письмо в формальном стиле письма, то имеет смысл закончить его таким образом, но если вы приняли одно из менее формальных приветствий, описанных только что, у вас есть несколько различных вариантов того, как вы могли бы выйти. Эти общие условные обозначения включают:
— С наилучшими пожеланиями,
— С уважением,
— С уважением,
— Всего наилучшего,
— Спасибо,
— Заранее спасибо,
— Большое спасибо,
Последние три могут быть использованы, когда вы просил о чем-то или задал вопрос.Убедитесь, что в конце строки стоит запятая, как в приведенных выше примерах.
Если у вас есть стандартная подпись электронной почты, которая автоматически включается во все ваши электронные письма, убедитесь, что ее содержание полностью соответствует человеку, которому вы отправляете электронное письмо. Шутки, забавные картинки и тому подобное не подходят для официальных электронных писем.

Есть еще несколько общих указаний для формального письма, чтобы обеспечить сохранение профессионального имиджа, которым впечатлит получателя.
— Никогда не используйте сленг — избегайте сленга и разговорной речи, когда пишете формально. Само собой разумеется, что вы никогда не должны ругаться.
— Не болтайте — объясните, что вы пытаетесь сказать, как можно яснее и кратко, если вы ожидаете, что они прочитают это полностью. Говорите кратко и по существу.
— Всегда корректируйте — правильная орфография и грамматика абсолютно необходимы, поэтому тщательно проверяйте свое сообщение, прежде чем оно будет отправлено (проверка орфографии подойдет для начальной проверки, но вам все равно нужно будет прочитать ее, чтобы исправить все, что может не уловили).Любые ошибки полностью подорвут ваш профессиональный имидж! — В письмах избегайте ненужных вложений, смайлов и т. Д.

У вас, несомненно, будет возможность написать официальное письмо в какой-то момент, и отправка электронных писем стала для большинства из нас повседневным явлением. Принятие во внимание советов, приведенных в этой статье, гарантирует, что вы будете демонстрировать профессиональное поведение в своих письменных сообщениях, и это сослужит вам хорошую службу в любом количестве ситуаций, в которых вы окажетесь в будущем.

Изображения: перьевая ручка; человек набирает

Как отправить письмо: полное руководство

Вы, возможно, заметили, что рукописная почта, кажется, немного возвращается после многих лет затмеваемой скоростью и простотой электронной почты. Однако, несмотря на это медленное возвращение на передовую коммуникацию, шестьдесят процентов взрослых отправили менее пяти рукописных писем за последнее десятилетие. Итак, если вы участвуете в этой статистике, вам может быть интересно, как отправить письмо, или вам нужно напоминание о деталях, или вы просто хотите узнать немного больше о процессе.Если да, то это пошаговое руководство — именно то, что вам нужно.

Для отправки письма вам понадобятся всего четыре вещи: конверт, ручка, марка и, конечно же, ваше письмо.

1. Подготовьте письмо

В отличие от первых дней почтовой службы, когда еще не существовало конвертов и марок, в наши дни вам нужно выбирать, в какой конверт вкладывать письмо. Прошли те времена, когда вы могли просто сложить бумагу и закройте ее; Теперь вам нужен дополнительный лист бумаги, чтобы хранить и защищать вашу почту.

Итак, первое: вам нужно подготовить письмо для отправки . Хотя это может показаться самым простым делом, которое вы можете сделать, есть (, может быть, удивительно ) несколько факторов, которые необходимо учитывать. Например:

— Прочность: Конверт должен быть достаточно прочным, чтобы удерживать все содержимое внутри. Тонкий конверт может быть уничтожен при транспортировке, если содержимое, которое он содержит, довольно тяжелое по сравнению с самим конвертом. Вы когда-нибудь складывали пачку распечатанных фотографий в конверт, который не был достаточно большим для стопки фотографий? Вы не хотите, чтобы эти фотографии были разбросаны по тротуару только потому, что вы выбрали неправильный конверт для работы.

— Размер: Размер конверта должен соответствовать размеру его содержимого. Если письмо можно сложить пополам и отправить по почте в бизнес-конверте, отлично! Если его нельзя сложить, вам понадобится конверт побольше, и наоборот, если бумага или записка меньше, выберите маленький конверт.

— Цель: Почему вы отправляете это письмо по почте? Если это сделано по деловым причинам, например, для отправки резюме и / или сопроводительного письма, вы не захотите отправлять его в красочном конверте с украшениями; вам понадобится профессиональный конверт.Кроме того, если вы отправляете другу личную открытку на день рождения, вам не нужно, чтобы она была в белом коммерческом конверте. Выберите стиль конверта, который подходит вашему получателю.

— Место назначения: Куда идет письмо? Если путешествие недалеко, меньше нужно беспокоиться о том, насколько это сложно; тогда как если он направляется за границу, вам понадобится более прочный конверт, чтобы гарантировать, что он не будет поврежден в пути.

— Стоимость: Имейте в виду, что стоимость пересылки зависит от размера, формы и веса вашего товара.Вы можете сэкономить деньги, отправив письмо, которое проходит через слоты для писем; конверты, размер которых превышает размер Letter, оплачиваются по тарифу за упаковку.

— Форма: Чтобы конверт прошел через автоматические почтовые машины, он должен быть плоским. Если они не подходят, их нельзя обрабатывать, и за их отправку будет взиматься дополнительная плата. Сюда входят любые конверты с застежками, завязками или пуговицами, а также комковатые квадратные или вертикальные конверты необычной формы.

У Premier Paper Group есть это удобное Основное руководство по конвертам, которое даст вам еще больше советов по этому поводу.Дополнительную информацию о требованиях к конвертам, включая размер и вес, можно найти на веб-сайте почтовой службы вашей страны.

Боковое примечание: открытки

Если вы отправляете открытку по почте, на них можно писать прямо и отправлять без конверта. То есть, если вы не наклеили на него вложение или не добавили какие-либо выступающие части, для чего тогда потребуется вложить открытку в конверт и отправить по почте как письмо.

Обратите внимание, что за открыток, отправленных по почте в виде писем, взимается стоимость почтовых расходов за письмо , а не цена открытки.

Говоря о открытках, стоит упомянуть, что почтовый работник сказал мне лично, что мне лучше отправлять открытки в виде письма, поскольку открытки довольно часто теряются в почте; Фактически, утерянные вещи остаются самой частой причиной жалоб, которые получает Royal Mail. По словам милого почтальона, с которым я говорил, письма будут доставлены чаще, чем открытки.

Хотя это может быть связано с такими факторами, как (а) люди пишут свое сообщение первыми, не принимая во внимание размер открытки, таким образом, отправляя свое сообщение в область, куда должен идти адрес получателя, и не хватает места аккуратно записать адрес… или (б) открытка намокнет, и чернила станут неразличимыми… или (в) открытки не читаются машиной, поэтому требуется ручная обработка… положить открытку в сортировку по конверту из отрицает точку отправки, нет ?

2.Вложите письмо и запечатайте конверт

После того, как вы закончите первый шаг по выбору конверта, заполните его своим письмом (или любым другим содержимым, которое вы отправляете) и запечатайте одним из следующих способов:

A) Lik ‘n’ Стик: Оближите край конверта, чтобы смочить клей, затем прижмите его, чтобы запечатать.

B) Lik ‘n’ Stik: намочите губку или ткань небольшим количеством воды, чтобы смочить клей, затем прижмите ее, чтобы запечатать.

C) Самоуплотнение: совместите верхний и нижний клапаны конверта, затем приложите давление, чтобы запечатать его.

D) Застежка-молния: снимите основу (съемную вощеную ленту), чтобы обнажить клей, затем нажмите на нее, чтобы запечатать.

E) Любая пломба: нанесите небольшое количество ленты вдоль края пломбы, чтобы гарантировать, что она не откроется по пути.

3. Адрес конверта — получатель

Самая важная часть конверта — это получатель и его адрес — кому и куда он идет?

Начните с написания имени и адреса получателя на лицевой стороне конверта, прямо посередине.Обязательно укажите их полное имя или название компании, номер квартиры или дома и название улицы, город, штат / провинцию и почтовый индекс, каждый из которых заслуживает отдельной строки — обычно должно состоять всего из трех строк . Например:

Имя получателя

Номер дома / квартиры, Название улицы

Город / город, Штат / провинция и Почтовый / почтовый / почтовый индекс

Итак, ваш адрес получателя должен выглядеть примерно так :

Однако, похоже, каждая страна имеет свои маленькие уникальные особенности адреса.Например, почтовые индексы США могут состоять из 5 или 9 цифр. Если это 9 цифр, вам нужно добавить дефис, чтобы разделить 5-ю и 6-ю цифры. И наоборот, никогда не используйте дефис для почтового индекса Канады, это вызовет задержки. Опять же, лучше всего ознакомиться с правилами почтовой службы вашей страны.

Советы по написанию адресов

Если вы не уверены в почтовом индексе, во многих странах есть бесплатные онлайн-инструменты, которые помогут вам , например, Royal Mail в Великобритании (вы можете найти наш Как отправить письмо по почте: Справочник Великобритании полезен), или страницу Почты Канады, или инструмент USPS, или Почту Австралии, или… , вы получите точку .
Для международной почты укажите название страны полностью в нижней строке прописными буквами; для Великобритании напишите ВЕЛИКОБРИТАНИЯ.
Приглашаем вас по номеру , используйте двухбуквенный почтовый индекс для провинции, если хотите. Или, если вы хотите занять больше места и использовать больше чернил, напишите все это. Например, в Канаде вы можете использовать NS вместо Новой Шотландии. Если вам это кажется ленивым, вы явно не живете в такой провинции, как Остров Принца Эдуарда (PEI) или Саскачеван (SK).
И наоборот, для адресов в США, вы всегда должны использовать двухсимвольный символ состояния , а не полное имя штата. Я полагаю, что «Плантации штата Род-Айленд и Провиденс» немного многословны по сравнению с «RI».
Чтобы обеспечить доставку к месту назначения, используйте четкую печать темными чернилами . Вы же не хотите, чтобы почтовый служащий был сбит с толку, как пациент, пытающийся разобрать почерк врача. Вы даже можете использовать этикетку с напечатанным на ней адресом, чтобы быть понятным.

Почему это так важно? Что ж, вы хотите вызвать задержку доставки (Royal Mail получила почти 70 000 жалоб на задержки в 2018/19), или вы хотите помочь облегчить жизнь почтового работника и снизить риск потери вашего письма (Royal Mail Почта получила более 237000 жалоб на убытки в 2018/19 году)?

4. Адрес конверта — отправитель

Хотя это не всегда необходимо, рекомендуется указывать обратный адрес на конверте на случай, если письмо невозможно доставить; возможно, из-за повреждения, недостаточной почтовой оплаты или неверного пункта назначения.Это гарантирует, что оно будет возвращено вам, а не выброшено, и вы будете гадать, проигнорировал ли получатель ваше письмо или оно просто так и не дошло до него. Без обратного адреса никогда не узнаешь.

Куда идет обратный адрес?

Включите свое имя и адрес в верхнем левом углу на лицевой стороне в том же формате, что и адрес получателя. Как вариант, вы можете написать обратный адрес на обратной стороне конверта вверху.

В то время как в правилах отправки почты Австралии и USPS предлагается писать адрес отправителя в верхнем левом углу, Royal Mail решила пойти другим путем и рекомендует писать «обратный адрес» на обратной стороне конверта с фактическим обратным адресом. под этой строкой.

Между тем Почта Канады решила сохранять нейтралитет в отношении своего соседа и своего правителя, сказав, что он должен быть помещен в левый верхний угол конверта, но добавив в скобках в конце “или на обратной стороне отправления по адресу верх ».

Итак, в заключение, всегда обращайтесь за помощью к онлайн-руководствам вашей страны.

5. Выберите правильную почтовую пересылку

Интересный факт: первая клейкая марка, Penny Black, была выпущена в Англии в 1840 году, а голова королевы Виктории была выгравирована на всех британских марках на следующие шестьдесят лет.

К сожалению, для нас эти марки больше не стоят ни копейки.

Выбор правильной почтовой оплаты может быть самой сложной частью отправки письма. Как узнать, сколько марок наклеить? Или какой тип штампа? Куда оно вообще идет? Что такое первоклассная марка?

Что ж, штамп всегда должен располагаться в правом верхнем углу на лицевой стороне конверта. Это просто.

Еще сложнее , как выбрать, какой штамп помещается в это место.Если вы хотите пойти по пути наименьших трудностей, просто отправляйтесь в ближайшее почтовое отделение и попросите его разобраться с этим за вас. В противном случае…

Почтовые чаевые

Марки являются валютой вселенной писем, и их можно приобрести в любом почтовом отделении , на сайте USPS.com, canadapost.ca, royalmail.com или auspost.com.au. , или… вы поняли, снова . Перейдите на сайт почтовой службы вашей страны и закажите их там. Или во многих розничных магазинах, таких как продуктовые и аптеки, также есть марки.
Если у вас есть марки, но вы не отправляли письма в течение некоторого времени, вы можете зайти в Интернет и проверить , что они все еще покрывают полную стоимость . Да, к сожалению, цены на марки тоже периодически повышаются. Опасность инфляции.
Многие страны теперь предлагают услуги, при которых вы оплачиваете почтовые расходы онлайн , затем распечатываете его сами и отправляете по почте. Это избавляет вас от необходимости покупать марки и часто оказывается дешевле, чем покупка почтовых отправлений в почтовом отделении.Но, увы, вам все равно нужно оставить письмо в почтовом ящике или в почтовом отделении, и вам потребуется использовать принтер.
Часто существуют скидки / предложения, связанные с оплатой почтовых услуг онлайн. Например, Stamps.com даже отправит бесплатные почтовые весы с каждой новой учетной записью, которые точно взвесят ваше письмо и распечатают точную сумму почтовых расходов. Клиенты PayPal в интернет-магазинах получают скидки на почтовые расходы Royal Mail, которые можно найти здесь.
Хотя стандартные рисунки на марках вполне подойдут, вы можете проявить творческий подход и приобрести декоративную или памятную марку, чтобы оживить свой конверт.На самом деле не имеет значения, каков дизайн; при условии, что у него правильная сумма почтовых расходов. Вы можете найти эти специальные марки в ближайшем к вам почтовом отделении.

Почтовые варианты — Великобритания

Чтобы ответить на вопрос, что такое марка первого класса:

В Великобритании марок первого класса : стоят немного дороже (9 пенсов), но будут доставлены на следующий рабочий день, в том числе по субботам. И они красные.

Марка второго класса s: дешевле, чем первого класса, но (очевидно) доставка займет больше времени; обычно 2-3 дня.И они синие.

Другие варианты почтовых отправлений в Великобритании включают:

Гарантия Великобритании : для ценных или важных предметов, которые должны быть там завтра.
UK Подпись : для подписи при доставке.
Стандарт Великобритании : для различных вариантов доставки не ценных предметов.
Parcelforce Worldwide : для ряда гарантированных услуг в Великобритании с различной скоростью доставки.

Почтовые варианты — Канада

В Канаде существует только один тип марки; нет вариантов первого или второго класса ( реквизитов в Канаду за попытку сохранить простоту ). Однако вы можете быстрее доставить почту по назначению, купив предварительно оплаченный конверт или воспользовавшись услугой зарегистрированной почты.

Конверт с предоплатой Варианты доступны на сайте Почты Канады на этой странице или в местном почтовом отделении.Эти конверты можно купить заранее и отправить в любое время не только в Канаду, но и в США и за границу. В их число входят:

A) Гарантия своевременной доставки

B) Подтверждение доставки с возможностью отслеживания ваших товаров в Интернете

C) Страхование ответственности до 100 долларов США за потерю или повреждение

Для получения дополнительной информации о предварительно оплаченных конвертах и доставка, посетите эту страницу Почты Канады.

Заказная почта доступна в почтовом отделении и подтверждает, что ваше письмо было доставлено благополучно, сообщая вам, когда ваше письмо пришло, а также кто его подписал.Вы можете отправлять письма, документы и небольшие предметы (например, монеты и украшения) заказным письмом. Когда товар будет доставлен, вы получите:

A) В Канаде: подпись лица, подписавшего при доставке, дату его подписания и почтовую квитанцию.

B) США и другие страны: официальная квитанция с отметкой даты и подпись для зарегистрированной почты, отправляемой в США при использовании Xpresspost — USA.

Для получения дополнительной информации о зарегистрированной почте посетите эту страницу Почты Канады.

Варианты оплаты почтовых услуг — Австралия

Австралия, кажется, также любит упрощать вещи: в этом списке на сайте Почты Австралии указаны цены на марки. У них есть следующие варианты почтовых услуг:

Обычный : экономически эффективная услуга со сроком доставки в том же штате от 2 до 4 дней или между штатами от 3 до 6 дней. Цены от 1,10 $.
Приоритет : более быстрая доставка со сроком доставки в одном и том же штате от 1 до 2 рабочих дней или между штатами от 2 до 4 рабочих дней.Цены от 1,60 $.
Express : сервис премиум-класса с доставкой и отслеживанием на следующий день. Цены от 7,15 $.

Обратите внимание, что эти цены указаны для писем, которые классифицируются как позиции, которые:

Почтовые варианты — US

В США существует довольно много вариантов для марок / почтовых отправлений. Это наиболее распространенные типы:

First-Class ™ Mail — используется для открыток, писем, больших конвертов и небольших пакетов; должен весить не более 13 унций.На месте доставка занимает 2-3 дня, по стране около 4 дней.
Presorted First-Class Mail® — для случаев, когда у вас есть 500 или более почтовых отправлений; стандартное время доставки такое же, как и для почты первого класса.
Priority Mail® — для грузов весом до 70 фунтов. Доставка в течении 1-3 дней, включая отслеживание и страховку.
Priority Mail Express® — самая быстрая служба доставки USPS для грузов весом до 70 фунтов с гарантией на ночь.
Марки номиналом 1 и 3 цента — обычно используются для добавления почтовых расходов к старым маркам при изменении цен.

Для получения дополнительной информации о марках в США посетите эту страницу USPS.

6. Оплата почтовых услуг

Есть несколько вещей, которые вы должны учитывать при расчете почтовых расходов.

Пункт назначения : международная почта, естественно, будет стоить дороже, чем внутренняя.
Скорость : у вас есть возможность заплатить больше за более быстрое обслуживание.Например, в Великобритании первоклассный сервис рассчитан на доставку за 1 день, а второй класс — за 3 дня. разница ? 9п.
Размер и форма : Как упоминалось ранее, если конверт не плоский, неправильной формы или больше, чем прорезь для письма, он будет стоить дороже. Если возможно, сложите письмо, чтобы сэкономить немного денег.
Вес : Да, , как вы уже догадались , более тяжелое письмо будет стоить вам дороже, чем более легкое.
Специальная обработка и страхование : У вас есть возможность заплатить за дополнительную осторожность, чтобы ваша хрупкая почта оставалась целой. Это полезно для посылок, но для писем обычно можно просто пометить их «ХРУПКОЕ» или «НЕ ГНУТЬ».
Квитанции с подтверждением доставки : Вы можете доплатить за подтверждение доставки, которое подтверждает получение получателем содержимого от отправителя. Для этого получатель должен предоставить подпись.
Отслеживание : Если вы хотите, чтобы ваше письмо отслеживалось, вы можете заплатить больше за это.Это означает, что предмет будет сканироваться на разных этапах пути, чтобы вы и ваш получатель были в курсе его местонахождения. Если вы платите за эту услугу, вам будет предоставлен номер для отслеживания / ссылочный номер, который можно ввести в Интернете для отслеживания доставки.

К счастью, у почтовых служб есть онлайн-поисковики, которые помогут вам рассчитать эти расходы.

Точные почтовые расходы указаны в вашей стране: Канаде, США, Австралии и Великобритании.

Отправлять тяжелые или негабаритные письма? Вам могут потребоваться дополнительные почтовые расходы, чтобы доставить эти письма до места назначения.У вас есть несколько вариантов для выполнения этой задачи:

Используйте точные почтовые весы для взвешивания и измерения вашей почты, затем проверьте онлайн на USPS.com, canadapost.ca, royalmail.com, auspost.com.au или . веб-сайт любой страны , для тарифов. Затем приклейте почтовую марку в верхний правый угол конверта.
Если, в отличие от многих ( большинство? ) людей, у вас нет дома точных почтовых весов, сходите в ближайшее почтовое отделение, чтобы взвесить их.После этого они смогут точно рассчитать, сколько почтовых услуг вам потребуется.

7. Отправка письма по почте

Существует несколько вариантов отправки письма по почте.

Вы можете положить его в свой почтовый ящик , в доме или рядом с ним, просто поместив в него письмо. Установите красный флажок в вертикальное положение, чтобы сообщить почтальону, что он там и готов к отправке.
Вы можете поместить свое письмо в ящик для сбора ; просто вставьте его в прорезь и готово! Если вы живете в США, в большинстве городов и пригородов есть синие почтовые ящики USPS.Вы можете найти их с помощью онлайн-инструмента Mailbox Locate.
В Великобритании повсюду можно найти красные почтовые ящики Royal Mail. Если вы не знаете, где находится ближайший к вам, воспользуйтесь localpostbox.co.uk.
В Канаде есть ящики Почты Канады, которые обычно красного цвета, но могут иметь различный дизайн — просто посмотрите на логотип Почты Канады.
На сайте Почты Канады также есть программа для поиска почтовых отделений. А в Австралии ящики Почты Австралии, как правило, тоже красного цвета.
Используйте эту страницу на веб-сайте Почты Австралии, чтобы найти ближайшее к вам почтовое отделение, почтовый ящик или службу. Или, в любой точке мира, попробуйте эту карту почтовых ящиков, чтобы найти почтовый ящик рядом с вами.
В противном случае вы можете отнести его в любое почтовое отделение , даже если вам не нужно взвешивать и измерять письмо или покупать почтовые расходы.

Как всегда, обратитесь к онлайн-руководствам вашей страны, чтобы получить более подробную информацию о почтовых услугах и ценах.

Если после прочтения вы думаете, что хорошо, это ужасно много шагов и вещей, которые нужно рассмотреть (потому что, честно говоря, это так), у вас есть другой вариант: отправить письмо онлайн. Да, вы можете просто избежать выбора конвертов, избежать вкуса клея для конвертов, отказаться от расчетов и решений по почтовым расходам и выбрать использование онлайн-сервисов, таких как PostSeal, чтобы доставить почту по назначению, и все это, отдыхая на диване. Так что пропустите почту — отправьте письмо онлайн!

Образец электронного письма или прямого письма

В BusinessTown у вас есть доступ к более чем 50 загружаемым инструментам, таким как рабочие таблицы, образцы и шаблоны, которые помогут вам начать и вести бизнес.

Наши самые популярные инструменты:

Полный контрольный список для запуска, 18 страниц

Электронная книга «300 лучших идей для малого бизнеса», 105 страниц

Полный шаблон бизнес-плана, 29 страниц

Полный образец бизнес-плана, 35 страниц

Пример маркетингового плана до 2 тыс. Долларов, 12 страниц

Шаблон одностраничного маркетингового плана

Пример маркетингового плана на одной странице

50 Рабочий лист тактики партизанского маркетинга, 8 страниц

Рабочий лист оценки бизнес-идей

8 основных шагов по созданию шаблона продажи

Торговые презентации, которые понравятся вашим клиентам Шаблон

Диалоговое окно с образцом презентации продаж

Лист 50 способов создания бесконечных потенциальных клиентов

Шаблон сценария холодного вызова и образец

Электронные письма с шаблоном и образцом продаж

Голосовые сообщения с шаблоном и образцом обратных вызовов

Шаблоны и образцы отчета о прибылях и убытках

Шаблоны и образцы баланса

Шаблоны и образцы денежных потоков

Шаблон расчета амортизации

Ключевые финансовые показатели Образец

Как я начал успешный бизнес без денег и опыта, пример из практики

Ключевые вопросы для выбора лучшей бизнес-идеи Рабочий лист

Лист проверки бизнес-идеи

Использование шестиэтапного подхода к выбору бизнес-идеи Пример использования

21 Руководство по бизнес-идеям, которые легко начать с неполного рабочего дня

Руководство для 42 домашних предприятий: начать работу

Почему я неоднократно менял юридическое лицо моего бизнеса, пример из практики

Рабочий лист оценки клиентских сегментов и конкурентов

Обозначьте свой бизнес среди конкурентов Рабочий лист

Как я выделил свой первый бизнес на переполненном рынке, пример из практики

Создание шаблона и образца пресс-релиза

Marketing Bob’s Rent-A-Bike, Пример использования

Планирование, проектирование и создание вашего веб-сайта Рабочий лист

Рабочий лист поисковой оптимизации

Лист с 50 идеями для публикаций в блоге

Лист 50 творческих идей интернет-маркетинга

Лист оценки потенциальных имен для вашего бизнеса

Как я финансировал бизнес-пример

Сопроводительное письмо для поиска финансирования Образец

Образцы инкассовых писем

Четырехквадрантная теория управления временем График

Как написать эффективные письма о прямых продажах по почте

Мы все получили письма о продаже товаров по почте.Мы время от времени их читаем, но большинство из них попадает в корзину. Их длина составляет всего пару страниц, но многие из них так же мертвы, как срубленное бревно, из которого они были сделаны.

После того, как вы выбрали подходящие компании, нашли имя и должность лиц, принимающих решения по вашему продукту или услуге, и троянский конверт прошел мимо постоянно подозревающих секретарей / помощников, а лица, принимающие решения, открыли письмо , как это будет читаться?
Следуйте этому контрольному списку, чтобы ваше письмо выделялось среди остальных.

Убедитесь, что сообщение соответствует потребностям целевой аудитории: Соответствует ли ваше предложение продуктов и / или услуг потребностям получателя? Не делайте своего предложения президенту компании, если ваше сообщение касается только сотрудников отдела маркетинга.
Ближе к делу: Если вы начнете письмо с общей туманной информации, вы рискуете потерять читателя. Очень важно, чтобы вы изложили свою точку зрения в этих первых нескольких строках.
Будьте ясны и кратки: Это часть того, чтобы перейти к сути.Избавьтесь от лишних хлопот; у тебя, читатель, нет на это времени.
Продавайте преимущества, а не характеристики: Многие бизнесмены любят перечислять и обсуждать характеристики продукта. Однако ваши потенциальные клиенты хотят знать, какую выгоду они получат от использования продукта. Можно перечислить функции, но также включить преимущества для конечных пользователей. Например, особенностью текстового процессора является то, что он позволяет вам писать и редактировать контент в электронном виде, поэтому вам не нужно перепечатывать всю страницу. Преимущества заключаются в том, что это экономит много времени и увеличивает производительность.
Будьте личными и общайтесь: При сегодняшнем доступе к текущим данным отправка стандартных писем не имеет оправдания. Персонализируйте каждое письмо, которое вы отправляете в рамках кампании прямой почтовой рассылки. Что касается стиля письма, просто пишите так, как вы говорите, и вы обязательно сделаете теплый, искренний призыв к своему читателю.
Используйте письма для привлечения потенциальных клиентов, а не продаж: Цель прямого почтового письма — вызвать ответ, а не продажу — будь то обратная почта, факс, электронная почта, телефонный звонок или факс.Цель — открыть двери. Продажа — это следующий отдельный шаг в этом процессе.
Напишите на уровне начальной школы: Исследования показали, что большинство из нас читает на уровне восьмого класса. Избегайте громких слов, чтобы письмо было легко понять. Вы можете быть техническим, если хотите, но максимально упростите свой язык.
Postscript (P.S.) — ваш друг! Тематические исследования показывают, что взгляд типичного получателя письма перемещается вниз по странице к букве P.С. до того, как прочитали все в письме. Попробуйте переформулировать свое предложение в P.S.
Использовать пробел: Читатели часто отключаются из-за больших блоков текста. Попробуйте использовать короткие абзацы, маркеры и / или нумерованные списки. Дайте читателю передышку.
Держите на одной странице: Большинство президентов, агентов по закупкам, инженеров предприятий и других лиц, принимающих решения, — очень занятые люди. Сделайте свою точку зрения, продавайте преимущества, сделайте ее удобной для чтения — и оставьте ее на одной странице.
Сделайте предложение «без риска»: Предложите что-нибудь получателю. Предложите бесплатную информацию, статью, некоторые отраслевые советы, бесплатное руководство или образец продукта.
Создайте крайний срок: Если есть реальный крайний срок или тот, который вы создаете, укажите его. Обычно крайний срок увеличивает количество ответов из-за ограниченного времени на действия.
Призыв к действию! Почему бы не попросить заказ? «Позвоните по нашему бесплатному номеру 800-555-SALES, чтобы получить бесплатную консультацию».
Используйте почтовый ответ по почте: Включите бизнес-ответную карточку для лучшего ответа. Убедитесь, что у него есть предоплата. Не упустите возможность узнать стоимость одной марки.
Включите гарантию: Предлагая гарантию, вы обеспечиваете целостность и надежность своих продуктов / услуг.
Включите отзывы: Ничто так не говорит о ваших продуктах или услугах, как довольный конечный пользователь. Однако, если вы используете имена и компании, убедитесь, что вы получили от них подписанное разрешение.

Отправить почту онлайн | Отправить мое письмо

Часто задаваемые вопросы

Можно ли запретить отправку письма?
Если вы уже заплатили за свое письмо, к сожалению, мы не сможем его остановить. Как только мы передадим ваши письма в USPS для доставки, они полностью выйдут из-под нашего контроля.

Могу ли я отслеживать свои письма?
Этот веб-сайт отправляет ваши письма только почтой первого класса, что означает, что информация для отслеживания _не__ будет включена в услугу.Если вам необходимо указать информацию для отслеживания вашего письма, вы можете отправить его через сертифицированную почту на другом нашем веб-сайте, OnlineCertifiedMail.com.

Когда мои письма будут доставлены?
Мы можем только отказаться от того, что говорит об этом USPS, поскольку мы не доставляем письма, которые печатаем. Они говорят, что доставка почты первого класса обычно занимает 3-5 рабочих дней. Однако имейте в виду, что мы наблюдали замедление доставки почты с начала пандемии, поэтому обычно мы советуем доставлять почту в течение 10–14 рабочих дней.

Как работает ценообразование?
Это довольно просто. Мы берем 2,99 доллара за письмо, до 10 листов бумаги. Цена 11-15 листов бумаги — 3,99 доллара.

Что делать, если я не могу войти в систему?
Извините за это! Мы стараемся упростить это, но иногда адрес электронной почты или пароль можно забыть (это случается с лучшими из нас). В этом случае мы рекомендуем поискать в своей электронной почте предыдущее письмо от нас, чтобы узнать, какой из ваших адресов электронной почты хранится у нас.

Как написать письмо в майле на электронную почту: Написать письмо — Help Mail.ru. Мобильная Почта