Как отправить через электронную почту документы: Отправка PDF-документа по почте

Отправка документа из Microsoft Office

Отправка в виде вложения

Excel, PowerPoint и Word

1. Щелкните файл > общий доступ, а затем выберите один из следующих вариантов:

   
   Примечание:  Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.

   • 
     Отправить в OneDrive    Загрузи файл в учетную запись OneDrive, в которую вы можете поделиться с помощью прямой ссылки или сообщения электронной почты.

   • 
     Вложение вместо него копии    Выберите вложение файла в сообщение электронной почты или вложение в PDF-файл.

2. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

OneNote, Visio, Publisher и Project

1. Щелкните файл > общий доступ, а затем выберите один из следующих вариантов:

   
   Примечание:  Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.

   • 
     Предоставление общего доступа людям (OneNote и Visio)    Вы можете ввести имя или адрес электронной почты для тех, кому вы хотите отправить, укажите, хотите ли вы изменить их, требовать вход в приложение перед редактированием и необязательное сообщение.

     Этот параметр требует, чтобы файл был загружен в OneDrive.

   • 
     Отправка ссылки (Visio)    Позволяет всем пользователям работать с одной и той же копией файла, просматривать последние изменения и сохранять свой размер электронной почты небольшим.

     Для отправки ссылки файл должен быть сохранен на веб-сервере или в общей папке.

   • 
     Отправить как вложение.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.

   • 
     Отправить как PDF.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.

   • 
     Отправить как XPS.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.

2. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в тексте сообщения электронной почты

В приложениях Excel, Publisher и Word можно отправлять файлы непосредственно в тексте сообщения электронной почты (а не в виде вложения). Для этого необходимо добавить на панель быстрого доступа команду Отправить получателю. Сведения о добавлении команд на панель быстрого доступа см. в статье Настройка панели быстрого доступа.

1. Откройте файл, который вы хотите отправить.

2. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить получателю, чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.

3. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Работайте откуда угодно и с любого устройства с помощью Microsoft 365

Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать из любого места с использованием новейших возможностей и обновлений.

Отправка в виде вложения

Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word

1. Выберите Файл > Общий доступ > Электронная почта, а затем — один из указанных ниже параметров.

   • 
     Отправить как вложение.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.

   • 
     Отправить как PDF.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.

   • 
     Отправить как XPS.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.

   • 
     Отправить как факс через Интернет.    Откроется веб-страница со списком поставщиков услуг, которые позволяют отправлять факсы через Интернет.

     
     Примечание:  Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.

2. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

OneNote

1. Выберите Файл > Отправить, а затем — один из указанных ниже параметров.

   • 
     Отправить как вложение    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенными копией файла в исходном формате и копией файла в формате веб-страницы.

   • 
     Отправить как PDF.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.

2. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в тексте сообщения электронной почты

В приложениях Excel, Publisher и Word можно отправлять файлы непосредственно в тексте сообщения электронной почты (а не в виде вложения). Для этого необходимо добавить на панель быстрого доступа команду Отправить получателю. Сведения о добавлении команд на панель быстрого доступа см. в статье Настройка панели быстрого доступа.

1. Откройте файл, который вы хотите отправить.

2. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить получателю, чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.

3. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Поддержка Office 2010 прекращена 13 октября 2020 г.

Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Обновить сейчас

Отправка в виде вложения

Приведенные ниже инструкции относятся к приложениям Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Нажмите кнопку Сохранить и отправить.

3. Выберите вариант Отправить по электронной почте, после чего выберите один из следующих параметров:

   • 
     Отправить как вложение.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.

   • 
     Отправить как PDF.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.

   • 
     Отправить как XPS.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.

     
     Примечание: В приложении Project 2010 форматы PDF и XPS недоступны.

4. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Ниже приведены инструкции для приложения OneNote 2010.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Нажмите кнопку Отправить и выберите один из указанных ниже параметров.

   • 
     Отправить страницу по электронной почте как вложение.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенными копией файла в исходном формате и копией файла в формате веб-страницы.

   • 
     Страница электронной почты в формате PDF    открывает сообщение электронной почты с копией файла в.Формат PDF, присоединенный кдокументу .

3. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в тексте сообщения электронной почты

В приложениях Excel, Publisher и Word можно отправлять файлы непосредственно в тексте сообщения электронной почты (а не в виде вложения). Для этого необходимо добавить на панель быстрого доступа команду Отправить получателю. Сведения о добавлении команд на панель быстрого доступа см. в статье Настройка панели быстрого доступа.

Чтобы отправить файл в тексте сообщения электронной почты, выполните указанные ниже действия.

1. Откройте файл, который вы хотите отправить.

2. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить получателю
   
   , чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.

3. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Как правильно отправить файл по электронной почте

При некоторых обстоятельствах у вас как у пользователя, может возникнуть необходимость пересылки каких-либо данных путем использования почтовых сервисов. О том, как можно переслать документы или целую папку, мы расскажем далее по ходу этой статьи.

Отправляем файлы и папки по электронной почте

Затрагивая тему передачи различного рода данных посредством эксплуатации сервисов для обмена почты, нельзя не упомянуть тот факт, что подобная возможность есть буквально на каждом ресурсе соответствующего типа. При этом в плане использования функционал может разительно отличаться, ставя в тупик даже опытных пользователей.

Не все сервисы для обмена сообщениями способны работать с полноценными файловыми директориями.

Обратите внимание на то, что мы уже затрагивали тему передачи данных через почту. В частности, это касается видеороликов и различного рода изображений.

Если вам необходимо выполнить передачу документов указанной разновидности, рекомендуем ознакомиться с соответствующими статьями на нашем сайте.

Яндекс Почта

Некогда компанией Яндекс в их почтовом сервисе был внедрен функционал для пользователей, позволяющий отправлять файлы другим людям тремя различными методами. Однако для доступа к дополнительным вариантам вам придется заранее обзавестись Яндекс Диском.

Переходя непосредственно к сути вопроса, нужно сделать оговорку на то, что документы по почте можно отправлять исключительно в качестве прикреплений к сообщению.

Перейдите к форме создания нового сообщения, используя блок «Написать» на главной странице электронного ящика.

Выполнив подготовку письма к отправке, в нижней части окна веб-обозревателе щелкните по надписи «Прикрепить файлы с компьютера».

Файл может быть как один, так и несколько.

Почтовый сервис Яндекс все же ограничивает своих пользователей касательно максимального объема данных и скорости выгрузки.

Еще один способ пересылки данных заключается в использовании документов, предварительно добавленных на Яндекс Диск. При этом к письму также могут быть прикреплены целые директории со множеством папок.

Не забудьте предварительно активировать Яндекс Диск и поместить туда отправляемые данные.

1. Находясь в подготовленном сообщении, рядом с ранее упомянутым значком найдите и нажмите кнопку «Прикрепить файлы из Диска».

В контекстном окне выберите нужную информацию.

Воспользуйтесь кнопкой с подписью «Прикрепить».

Подождите, пока документы или директория добавятся во временное хранилище.

После добавления вы получаете возможность скачивания или удаления этих данных в рамках письма.

Третий и последний метод является скорее дополнительным и напрямую зависит от активности Диска. Заключается этот способ в использовании некогда пересланных данных из других сообщений.

На дважды упомянутой панели используйте элемент со всплывающей подписью «Прикрепить файлы из Почты».

В раскрывшемся диалоговом окне перейдите в папку с письмами, у которых имеются прикрепления.

Наименование разделов автоматически переводится на латиницу.

За раз можно добавить лишь один файл.

Не рекомендуется одновременно прикреплять документы и папки, так как это может вызывать сбои отображения данных у получателя.

Посмотреть можно только содержимое папки с другими файлами.

По причине отсутствия каких-либо других средств пересылки документов с разбором данной темы можно закончить.

Mail.ru

Почта Mail.ru по своей функциональной структуре не сильно отличается от ранее упомянутого сервиса. Вследствие этого, в процессе использования данного электронного ящика для отправки документов, у вас не будет дополнительных проблем.

Администрация данного сайта не предоставляет пользователям возможность загрузки файловых директорий.

Всего у Mail.ru есть два полноценных способа выгрузки и один дополнительный.

На первой странице Маил.ру в верхней боковой части кликните по надписи «Написать письмо».

По необходимости, завершив подготовку письма к отправке, найдите панель загрузки данных под блоком «Тема».

Воспользуйтесь первой представленной ссылкой «Прикрепить файл».

С помощью проводника выберите добавляемый документ и щелкните по кнопке «Отрыть».

В этом случае поддерживается мультизагрузка данных.

Скорость выгрузки данных не позволяет моментально добавлять файлы, так как у почтового сервиса есть базовый набор ограничений.

После добавления данных некоторые из них можно будет открыть непосредственно в интернет-обозревателе.

Иногда может возникать ошибка обработки, связанная с теми или иными проблемами самого документа.

К примеру, пустой архив не может быть обработан системой.

В случае второго метода вам потребуется заранее завести Облако Mail.ru и добавить туда файлы, требующие прикрепления. Для ознакомления с данным функционалом можете прочитать соответствующую статью.

Под строчкой ввода темы кликните по надписи «Из Облака».

Используя навигационное меню и окно просмотра документов, найдите нужную информацию.

Одновременно можно выбрать сразу несколько документов.

По завершении процесса добавления, документ появится в списке прочих файлов.

Последний, но для многих пользователей достаточно полезный метод, потребует от вас наличия ранее отправленной почты со вложенными данными. Более того, в целях прикрепления документов вполне подойдут полученные, а не отправленные сообщения.

Используя панель инструментов выгрузки данных в письмо, щелкните по ссылке «Из Почты».

В открывшемся встроенном окне установите выделение напротив каждого документа, требующего добавления в создаваемое сообщение.

Нажмите кнопку «Прикрепить» для запуска процесса выгрузки данных.

После выполнения рекомендаций, воспользуйтесь клавишей «Отправить» для пересылки письма.

У получателя сообщения будет возможность выполнения некоторых действий над файлами в зависимости от его формата и разновидности:

• Скачать;
• Добавить в Облако;
• Посмотреть;
• Редактировать.

Также пользователь может выполнить несколько общих манипуляций над данными, например, заархивировать и скачать.

Надеемся у вас получилось разобраться с процессом отправки файлов с использованием почты от Маил.ру.

Gmail

Почтовый сервис от Google хоть и совместим с остальными общеизвестными ресурсами, но все же имеет массу отличий. В особенности это касается загрузки, добавления и использования файлов в рамках сообщений.

Gmail более универсален, так как все сервисы от Google связаны между собой.

Наиболее удобным для пользователей ПК является метод отправки данных через загрузку документов в сообщение.

Откройте почту Gmail и разверните форму создания письма, используя элемент интерфейса с подписью «Написать».

Переключите редактор в более удобный режим работы.

Заполнив все базовые поля письма, на нижней панели нажмите по подписи «Прикрепить файлы».

В проводнике Виндовс укажите путь к прикрепляемым данным и нажмите по кнопке «Открыть».

Теперь прикрепления отобразятся в специальном блоке.

Некоторые документы могут быть заблокированы по тем или иным причинам.

Для уточнения подробностей рекомендуем воспользоваться встроенной справкой.

Будьте внимательны, выполняя отправку больших по объему данных. Сервис имеет некоторые ограничения на максимальный размер прикреплений.

Второй способ больше подойдет тем людям, которые уже привыкли использовать сервисы от Гугл, включая облачное хранилище Google Drive.

Воспользуйтесь кнопкой с текстовой подписью «Вставить ссылки на файлы в Google Drive».

Через навигационное меню переключитесь на вкладку «Загрузка».

Используя возможности загрузки, предоставленные в окне, выполните добавление данных на Гугл Диск.

Для добавления папки перетащите нужную директорию в область загрузки.

Так или иначе, файлы все равно будут добавлены по отдельности.

По завершении выгрузки документы будут помещены в образе ссылок в основное тело сообщения.

Вы также можете выполнить прикрепление, используя уже имеющиеся данные на Google Диске.

Окончательно закончив процесс загрузки прикрепляемой информации, воспользуйтесь кнопкой «Отправить».

После получения пользователю будут доступны все пересланные данные с некоторым количеством возможностей.

Этот метод является последним способом отправки данных через электронный ящик от Google. Следовательно, работу с данным почтовым сервисом можно завершить.

Rambler

Сервис Рамблер на русскоязычном рынке аналогичных ресурсов является мало востребованным и предоставляет минимальное количество возможностей для среднестатистического пользователя. Безусловно, это напрямую касается отправки различного рода документов по E-Mail.

Отправка папок посредством почты Rambler, к сожалению, невозможна.

На сегодняшний день рассматриваемый ресурс предоставляет лишь один метод отправки данных.

Войдите в свою электронную почту и нажмите по надписи «Написать».

Заполнив заглавные поля, внизу экрана найдите и кликните по ссылке «Прикрепить файл».

В окне проводника выполните выделение одного или нескольких документов и воспользуйтесь клавишей «Открыть».

Дождитесь завершения процесса добавления данных к письму.

В данном случае скорость выгрузки является минимальной.

Получатель после открытия сообщения сможет скачать каждый присланный файл.

Больше никакого примечательного функционала этот почтовый ресурс не предлагает.

Вдобавок ко всей приведенной в статье информации важно заметить, что при необходимости можно выполнить прикрепление папки с данными вне зависимости от используемого сайта. Помочь в этом вам может любой удобный в использовании архиватор, например, WinRAR.

Упаковав и отправив документы единым файлом, получатель сможет скачать и распаковать архив. При этом сохранится изначальная структура директории, а общие повреждения данных будут минимальны.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Электронную почту используют не только для отправления сообщений, но и для пересылки файлов (документов, фотографий и др.). Они называются вложенными или прикрепленными.

Вложенный или прикрепленный файл (аттачмент) — это какой-то файл с компьютера, который мы добавляем к письму для пересылки его по электронной почте.

Как прикрепить файл к письму и отправить его

Допустим, я хочу, чтобы документ, который есть на моем компьютере, оказался на компьютере моего коллеги. Я знаю адрес его электронной почты, значит, могу со своего ящика написать письмо и прикрепить к нему файл.

Когда коллега зайдет в свою почту, он увидит новое сообщение, внутри которого будет документ. Его он сможет открыть прямо в почте или скачать на свой компьютер.

Технология пересылки файлов следующая:

1. Открываем свой электронный ящик.
2. Пишем письмо: указываем адрес почты получателя, тему и, если необходимо, печатаем сообщение.
3. Нажимаем специальную кнопку для добавления файла.
4. В открывшемся окошке выбираем файл с компьютера.
5. Отправляем письмо, нажав на соответствующую кнопку.

Пример

1. Открываю свой электронный ящик и нажимаю на кнопку написания письма.

2. Печатаю адрес того, кому хочу отправить файл, и указываю тему.

Текст можно и не набирать, ведь мне нужно только переслать файл. Но я его обычно печатаю: здороваюсь, объясняю, что именно пересылаю и почему.

3. Для прикрепления файла нажимаю на специальную кнопку вверху или внизу (над или под частью для ввода текста).

4. Открывается небольшое окошко с файлами и папками моего компьютера. В нем я должен найти то, что хочу отправить.

Допустим, мне нужно переслать документ, который находится на моем компьютере в Локальном диске D в папке Договоры. Значит, в окошке открываю Локальный диск D:

И открываю папку Договоры:

Показываются файлы, которые есть в этой папке. Нахожу среди них тот, который хочу отправить, и щелкаю по нему два раза левой кнопкой мышки.

Окошко исчезает, а мой документ появляется над или под кнопкой прикрепления.

в Яндекс.Почте:

в Mail.ru:

в Gmail.com:

Это означает, что файл добавился к письму.

5. Для отправления письма нажимаю на кнопку «Отправить».

Сразу после этого мое сообщение с вложенным документом уйдет по указанному адресу. Вот как его увидит получатель:

Обратите внимание на иконку с изображением скрепки в конце. Таким образом почтовый сайт показывает, что внутри есть прикрепленный файл.

Открыв письмо, получатель увидит и текст, и документ, которой сможет посмотреть или скачать на свой компьютер.

Как добавить несколько файлов к письму

В одно письмо можно добавить несколько файлов любого типа. Это могут быть и фотографии, и документы, и музыка и даже видео.

Для этого вовсе необязательно посылать несколько писем – можно написать одно и добавить к нему всё, что хотим отправить. Происходит это так: пишем письмо, добавляем к нему один файл, затем, точно также, другой, третий и так далее.

А что делать, если их не одни-два, а больше десяти? Можно ли добавить папку целиком, а не каждый файл по отдельности?

К сожалению, отправить папку по электронной почте нельзя. Но ее можно заархивировать и прикрепить к письму.

Сделать это можно прямо в окошке, через которое добавляем файл для отправки. Щелкаем правой кнопкой мышки по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.

Затем там же выбираем только что созданный архив, то есть щелкаем по нему два раза левой кнопкой мышки.

Архив, в котором находится нужная для пересылки папка, прикрепляется к письму. Остается только его отправить.

Подробнее об архивации можно узнать из вот этого урока.

Нюансы

Если Вы планируете отправить более трех файлов в одном письме, то хорошим тоном считается заархивировать их.

Например, я хочу переслать другу десять фотографий. Можно, конечно, отправить десять писем, в каждое из которых добавить по фото. Но это неудобно ни для меня, ни, тем более, для него. Поэтому я решаю послать одно письмо, к которому прикрепить все фотографии.

В этом случае правильнее будет положить их в отельную папку на самом компьютере, потом заархивировать ее и при отправке письма добавить получившийся архив.

В итоге отправится один файл, а не десять. Моему другу будет проще его скачать на компьютер и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждую фотографию по отдельности.

Перед пересылкой фотографий по электронной почте их следует сжимать (уменьшать размер).

Это больше, чем правило хорошего тона. Это необходимость! Но, к сожалению, многие пользователи об этом даже не догадываются.

Подробнее о том, зачем это нужно и как сделать, Вы узнаете из урока «Сжатие фото».

Электронной почтой пользуются миллионы людей – это удобно, быстро и доступно.

Чтобы отправить электронную почту Вам необходим компьютер, интернет, электронный почтовый ящик. Для регистрации почтового ящика нужно зайти на любой почтовый сервис (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com или др.) и заполнить предложенную форму.

Подробнее о регистрации почтового ящика читайте в статье Как зарегистрировать электронную почту быстро и бесплатно.

Итак, Вы завели почту, и теперь Вам нужно кому-то написать. Как отправить письмо электронной почтой?

Рассмотрим процесс отправки письма электронной почты на примере сервиса Mail.ru. После регистрации почтового ящика Вы попадете на страницу, где будут предложены папки «Входящие», «Исходящие» и др.

1. Находим кнопку «Написать» и щелкаем по ней.
2. Перед Вами появится бланк письма и поля «Кому» и «Тема».
3. В поле «Кому» вводим адрес электронной почты получателя, например [email protected]. Если Вам нужно отправить письмо нескольким получателям, введите через запятую адреса получателей. Чтобы не заполнять адреса вручную, можно использовать функцию «Адресная книга», которая находится в строке «Кому». Нажимаем на подчеркнутое слово «Кому», и Вам открывается список адресатов (если Вы предварительно сохраняли их в записной книжке вашего почтового ящика). Ставим галочку с нужным именем или именами и нажимаем «Добавить выбранные».
4. В самом большом поле пишем текст письма. Можно изменить цвет текста, размер шрифта, вставить ссылки или «смайлики». Для этого выделяем текст и нажимаем на одну из кнопок расположенных над полем ввода сообщения.
5. Заполнив все поля, щелкаем на кнопку «Отправить».

По электронной почте можно отправлять не только письма, но текстовые документы, звуковые и видео файлы, картинки и фотографии.

Как отправить фото электронной почтой?

1. Входим в почту, щелкаем по вкладке «написать», заполняем строки «Кому» и «Тема».
2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
3. В открывшемся окне выбираем папку с фотографией, которую хотите отправить. Например, ваши фото лежат в папке «Фото» на диске D. Нажимаем на вкладку «Мой компьютер», щелкаем 2 раза по вкладке «(D:) Локальный диск», затем 2 раза по папке «Фото».
4. Выбираем нужную фотографию и щелкаем по ней 1 раз.
5. Внизу окошка в строке «Имя файла» отобразится название выбранного файла.
6. Щелкаем 1 раз по кнопке «Сохранить» и фотография начинает загружаться на страницу электронного письма.
7. После загрузки файла (зеленая галочка под файлом покажет, что загрузка завершена) нажимаем на кнопку «Отправить».

Чтобы отправить фото электронной почтой, нужно знать объем почтового ящика адресата. Если объем ограничен, адаптируйте, т.е. уменьшите размер фото. Внизу окошка с фото Вы увидите надпись «Фото не будет адаптированы для интернета Изменить». Щелкаем по кнопке «Изменить». В открывшемся окне выбираем функцию «Сжимать большие фото» и щелкаем «Применить».

Как отправить документ электронной почтой

Электронная почта позволяет отправлять документы различных форматов: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, таблицы Open Office, Microsoft Excel, презентации PowerPoint. Чтобы отправить документ электронной почтой, следуйте схожим правилам отправки фотографий.

1. Заполняем строки «Кому» и «Тема».
2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
3. В открывшемся окне выбираем нужный документ и нажимаем «Сохранить».
4. Щелкаем по кнопке «Отправить».

Если Вам нужно удалить прикрепленный документ, нажмите на красный крестик, расположенный в правом верхнем углу файла.

Этика электронного письма – как отправить правильно электронную почту

Правила этикета электронной переписки или «этикета» так же важны, как и правила телефонного разговора или личной встречи. Отправить правильно электронную почту легко, если знать несколько простых правил.

• Всегда отправляйте письмо с заполненной строкой «Тема». Наличие этой графы поможет адресату определить значимость сообщения и облегчит работу с электронной корреспонденцией.
• Будьте вежливы. Помните о словах приветствия и благодарности.
• Соблюдайте правила грамматики и пунктуации. Обилие ошибок могут принять за вашу некомпетентность и неуважение к адресату.
• Используйте заглавные буквы только при необходимости. В электронном этикете текст, напечатанный заглавными буквами, воспринимается как крик.
• Пишите небольшие сообщения, логичные по структуре. Разбивайте текст на абзацы, используйте короткие предложения. Если информацию нельзя сократить, оформляйте ее в виде вложений.
• При ответе на письмо цитируйте отрывки оригинального сообщения. Так адресат легче вспомнит, о чем шла речь.
• Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию, номера кредитных карточек. Безопасность информации превыше всего.
• В деловых письмах не используйте смайлики, яркий фон и цветные шрифты.
• В конце письма ставьте подпись (4-7 строк). Она поможет получателю определить отправителя письма и даст дополнительную информацию (телефон, факс).
• Написав письмо, прочтите его, поставив себя на место получателя.

Письма из электронных документов | СБИС Помощь

Письма из электронных документов

Документы, сформированные в СБИС, можно отправлять на электронную почту прямо из интерфейса online.sbis.ru. Это пригодится, если контрагенты не подключены к СБИС или не используют ЭДО. Для этого есть два способа.

• Отправить контрагенту письмо по документу на email. В него будут добавлены документы в виде вложений или ссылки на файл.
• С помощью сервиса SignedOnPage на электронную почту отправить ссылку на электронный документ. Контрагент сможет его подписать и отправить вам ответ.

Письмо по документу

Этот способ позволяет:

• работать в одном окне, не переключаясь на электронную почту;
• обмениваться документами с партнерами, которые не подключены к ЭДО или не работают в СБИС.

Информацию по отправленным письмам можно будет посмотреть в истории изменеий.

Как это работает

1. Менеджер создает документ и из личного кабинета СБИС отправляет его на email контрагента.
2. Контрагент получает письмо на электронную почту.
3. Контрагент подписывает документы и отправляет сканы электронным письмом.
4. Менеджер загружает сканы в СБИС.

С чего начать

Создайте шаблон письма, подходящий требованиям компании.

Лицензия

Тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».

Как это работает

1. С помощью СБИС Коннекта вы отправляете комплект документов в СБИС. Для каждого комплекта создается уникальная ссылка.
2. СБИС Коннект формирует тело письма. В него добавляется ссылка на электронный документ, доступная только для контрагента.
3. СБИС Коннект отправляет получателю на email письмо.
4. Контрагент переходит по ссылке в письме и открывает документ с помощью своей ЭП — в этот момент происходит регистрация в СБИС. Подписывает документы и отправляет ответ.
5. Когда получатель подпишет документы, СБИС уведомит вас об этом.

С чего начать

SignedOnPage работает только со СБИС Коннектом. Это означает, что если вы используете другой метод интеграции, например API ЭДО, отправить документы таким образом не получится.

Установите и настройте СБИС Коннект.

После загрузки документов в СБИС проверьте их реквизиты: в конверте должен быть указан email получателя.

Лицензия

Тарифы «SignedOnPage (ЭДО без оператора)» сервиса «Электронный документооборот».

Для настройки формы письма с использованием бренда организации требуется «Внедрение ЭДО».

Отправка сохраненного файла

Первая страница > Сканирование > Сохранение и хранение отсканированных документов > Отправка сохраненного файла

В этом разделе объясняется процедура отправки сохраненного файла.

Сохраненные файлы можно отправить по электронной почте или сканированием в папку.

Существует два способа отправки сохраненных файлов по электронной почте. Способ отправки можно выбрать в меню [Функции скан.]. Для получения дополнительных сведений см. Настройки отправки.

• Чтобы отправить URL по электронной почте:

  Во вкладке [Настр. отпр.] меню [Функции скан.], в [Метод отправки сохр.файла по эл.почте], выберите [Отправ. URL]. Этот метод полезен, когда ограничения сети не позволяют отправлять вложения.

• Отправка файла вложения по электронной почте:

  Во вкладке [Настр. отпр.] меню [Функции скан.], в [Метод отправки сохр.файла по эл.почте], выберите [Отправить файл].

• В зависимости от почтового приложения после получения электронного сообщения может появиться предупреждение о фишинг-мошенничестве. Чтобы предотвратить появление предупреждений о мошенничестве при получении электронных писем от конкретного отправителя, необходимо добавить отправителя в список исключений почтового приложения. Для получения подробных сведений об этой процедуре см. справку почтового приложения.

Нажмите [Выбр. сохр.файл].

Укажите папку для размещения сохраненных файлов.

Выберите подлежащий удалению файл.

Можно выбрать несколько файлов.

Файлы будут отправлены в том порядке, в котором они были выбраны.

При нажатии [Очер.] отображаются только выбранные файлы, причем в том порядке, в котором они будут отправлены.

Для получения подробных сведений о поиске сохраненного документа по пользователю или названию документа см. Поиск по имени пользователя и Поиск по имени файла.

Дважды нажмите [OK].

Перейдите на вкладку [Эл.почта] или [Папка].

При необходимости задайте значение параметра [Отпр. Имя файла/Тип].

Нажмите клавишу [Пуск].

• При выборе сохраненного файла, защищенного паролем, появляется окно для ввода пароля. Чтобы выбрать файл, введите правильный пароль, а затем нажмите [OK].

• Если URL был отправлен по электронной почте, получатель может проверить сохраненный файл, щелкнув мышью по этому URL. Для получения подробной информации см. Отправка URL-адреса по электронной почте.

• Вы можете зашифровать электронное сообщение или приложить к нему электронную подпись. Для получения подробной информации см. Настройки безопасности для сообщений электронной почты.

• Если для [Тип файла PDF: Фикс. PDF/A] в разделе [Инструм.админ.] меню [Параметры системы] установлено значение [Вкл.], вы не сможете отправлять файлы PDF и PDF высокого сжатия.

• Вариант [Настройки OCR] можно выбрать только для файлов, сохраненных с помощью [Настройки OCR].

• Вариант [Высокое сжатие] можно выбрать только для файлов, сохраненных с помощью [Высокое сжатие].

• Если выбрано несколько файлов, можно задать все типы файлов для любого файла. Тем не менее, некоторые файлы могут не допускать отправку в заданном типе файла на основании настроек его сохранения.

  • Полноцветные документы или полутоновые документы, сохраненные с параметром [Сжатие (серая шкала/полноцветный)] в разделе [Настр. отпр.] меню [Функции скан.], установленным на [Вкл.], отправляются в виде файлов PDF или PDF/A, даже если в качестве типа файла выбран многостраничный TIFF.

  • Документы, сохраненные без настройки [Настройки OCR], отправляются в виде файлов PDF или PDF/A, даже если выбрать [Настройки OCR].

  • Документы, сохраненные в виде файлов PDF высокого сжатия, всегда отправляются в формате PDF высокого сжатия, независимо от настройки типа файлов.

  • Документы, сохраненные без указания типа файла [Высокое сжатие], отправляются в виде файлов PDF, даже если выбрать вариант [Высокое сжатие].

Отправка и получение документов по эл. почте

Система документооборота «Наш документооборот 3.0» содержит средства интеграции с электронной почтой. Кроме автоматического мониторинга почтовых ящиков и автоматического создания документов на основе полученных писем (данная тема подробно рассмотрена здесь) возможна и ручная отправка, а также получение документов по электронной почте.

Отправка документов по электронной почте

СЭД «Наш документооборот 3.0» позволяет отправлять корпоративные документы и их содержимое как обычное электронное письмо. Для отправки корпоративного документа выберите документ в форме «Навигатор», либо в другой форме списка документов (например, из личной папке пользователя) и нажмите кнопку  . Данную кнопку можно нажать и из открытой формы корпоративного документа, как показано на рисунке ниже.

Нажмите на картинку для увеличения

Открывшаяся форма нового электронного письма включает в себя текст содержимого корпоративного документа дополненного подписью учетной записи отправки электронной почты, а также автоматически сгенерированный блок с описанием вложенных файлов.

Список вложенных файлов содержит те же файлы, что и корпоративный документ системы документооборота. Список вложений приведен на закладке «Дополнительно» формы отправки письма. На этой же закладке указана ссылка на отправляемый корпоративный документ и ссылка на учетную запись, используемую для отправки. Обратите внимание на то, что в учетной записи должен быть отмечен флажок «Использовать для отправки». Для пользователей без полных прав доступа будут доступны только те учетные записи, в которых они указаны в реквизите «Ответственный». Пример закладки «Дополнительно» приведен на рисунке ниже.

При изменении файлов в списке на закладке «Дополнительно», блок описания вложений в тексте письма автоматически изменяется.

Перед отправкой письма из СЭД «Наш документооборот 3.0» можно отредактировать состав получателей письма. По-умолчанию в него включены адресаты из справочника «Контрагенты» и «Контактные лица» указанные в корпоративном документе на закладке «Принадлежность».

Открыть список адресатов можно нажав на ссылку «Копии» верхней части формы отправки.

Список адресатов письма включает в себя основного получателя (выделен жирным шрифтом), а также получателей копии данного письма. Обратите внимание на то, список можно дополнить и изменить вручную. Вы также можете изменить основного получателя письма. Для этого переместите нужного адресата стрелкой «вверх» до первой строки.

Отправка почты происходит после нажатия на кнопку «Отправить письмо» в верхней панели формы.

В случае, если в учетной записи не включен флажок «Запомнить пароль» перед отправкой почты будет выведена форма для ввода пароля.

Получение документов по электронной почте

СЭД «Наш документооборот 3.0» содержит средства загрузки документов из электронной почты. Для загрузки документов нажмите на клавиатуре сочетание клавиш «Alt+M» или выберите в подсистеме «Актуальные документы» пункт «Получить эл. почту».

Загрузка входящей электронной почты происходит с помощью специальной формы, приведенной на рисунке ниже.

В форме загрузки документов необходимо указать учетную запись электронной почты, с которой будет производиться загрузка писем, а также ссылку на шаблон корпоративных документов. По данному шаблону будут сформированы новые корпоративные документы. Рекомендуется также отметить флажок «Дополнять данные шаблона данными из писем». На данный день осуществляется дополнение данных шаблона ссылками на элементы справочника контрагентов и контактных лиц контрагентов найденных в базе данных по обратному адресу электронной почты.

Прием почты разделен на два этапа. На первом этапе происходит загрузка заголовков электронных писем. Для загрузки заголовков нажмите кнопку «Проверить почту на сервере».

После получения данных с почтового сервера произойдет формирование таблицы с автоматическим определением принадлежности письма (по адресу отправителя) контрагенту или контактному лицу контрагента. В случае, если определить принадлежность письма контрагенту не удалось, то можно вручную заполнить значение в колонке «Связь с базой данных». Указанное в колонке «Связь с базой данных» значение будет размещено в строке «Контрагенты» закладки «Принадлежность» созданного корпоративного документа.

После формирования таблицы заголовков вы можете выбрать (установив нужную отметку) те письма, которые необходимо загрузить (импортировать) в базу данных и нажать кнопку «Сформировать корпоративные документы».

Сформированные корпоративные документы будут размещены в системе документооборота СЭД «Наш документооборот 3.0» согласно указанным в шаблоне документов настройкам корпоративных папок, видов и типов документов.

Смотрите также:

Как обмениваться с контрагентами первичкой по электронной почте

27.04.2020

Примерное время чтения: 4 мин.

Есть возможность использовать первичные документы, например накладные и акты, направленные по электронной почте. Расскажем, как это сделать.

Компании, которые не используют ЭДО, могут оформлять первичку с простой электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ). При этом нужно, чтобы документ заверили электронной подписью и компания, и контрагент. То есть нельзя, чтобы одна сторона сделки подписала документ на бумаге, а вторая — электронной подписью (письмо ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760). Чтобы обмениваться электронными документами, включите условие об этом в договор. Если вы не подписывали договор, то заключите отдельное соглашение об электронном взаимодействии.

Что написать в договоре

Перечислите работников, которые будут направлять документы с электронной почты, а также уполномочены подписывать их и получать документы, подписанные другой стороной договора. Это особенно важно, если документы подписывает не директор, а другой работник. Возможная формулировка: «Лицами, уполномоченными подписывать первичные документы и направлять их другой стороне, являются: со стороны ООО “Торгснаб” — генеральный директор Иван Викторович Тимофеев…».

Закрепите, что будете обмениваться документами только с конкретных адресов. Рекомендуем использовать адреса с корпоративным доменом. Не стоит использовать электронную почту в сетях общего пользования, даже если она принадлежит работникам компании, в том числе директору. Возможная формулировка: «Обмен первичными учетными документами в связи с заключением и исполнением настоящего Договора будет осуществляться сторонами только с использованием следующих адресов электронной почты сторон, принадлежащих уполномоченным сторонами лицам, указанным в п. 5.7 настоящего Договора: Иван Викторович, генеральный директор ООО “Торгснаб” — электронная почта [email protected]». 

Перечислите, какие документы будете отправлять по электронной почте. Не пишите, что компания направляет контрагенту счета-фактуры с простой электронной подписью. Закон в данном случае требует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись при наличии согласия сторон об этом. Пример формулировки: «Стороны обмениваются по электронной почте следующими документами: акты приемки-сдачи работ и услуг, заявки клиента». 

Зафиксируйте, что любой электронный документ, направленный с почты уполномоченного лица, считается подписанным простой электронной подписью от имени компании: «Любой электронный документ, направленный с почты уполномоченного лица, указанного в п. 5.7 настоящего Договора, считается подписанным простой электронной подписью от имени соответствующей организации, работником, которому принадлежит соответствующий адрес электронной почты. Такой документ приравнивается к подписанному от имени организации собственноручной подписью представителя организации. Стороны признают юридическую силу всех документов, направляемых с учетом установленных в настоящем Договоре правил электронного взаимодействия». 

Установите обязанность работников сохранять конфиденциальность пароля от почтового ящика, учетной записи. Кроме того, рекомендуем обеим сторонам договора утвердить внутреннее положение о правилах использования работниками электронной почты. 

Как быть, если в договоре нет условий об электронных документах

В этом случае вы можете закрепить условие об обмене электронными документами в допсоглашении к договору. Включите в соглашение условия, которые мы разобрали выше.

Проект дополнительного соглашения можно отправить в формате pdf с отсканированной подписью директора на корпоративную почту руководителя контрагента. Укажите в соглашении, как контрагент может его акцептовать, то есть согласиться с условиями. Например, направить ответ с согласием. Можно сразу написать в соглашении конкретный текст этого согласия. Дополнительно можно указать набор символов — код, который контрагент направит по электронной почте в ответ на полученный проект дополнительного соглашения.

При ответе контрагент дополнит текст проекта необходимыми реквизитами со своей стороны: адресами электронной почты, списком уполномоченных лиц. Когда контрагент акцептует соглашение, оно вступит в силу, и компании смогут обмениваться электронными документами.

Возможен такой вариант. Компания направляет первичку контрагенту по электронной почте. В письме нужно подробно описать, к какому договору относится первичный документ. Укажите, что компания-отправитель признает такой документ составленным в простой письменной форме и надлежаще подписанным от имени компании. Попросите контрагента подтвердить получение письма и документа во вложении, а также выразить согласие с его содержанием. В ответе контрагент должен указать, что также считает этот документ подписанным от его имени в простой письменной форме.

Письмо отправьте с корпоративной почты. Если в договоре указали адреса электронной почты, используйте их. Либо отправляйте письма с корпоративной почты директора. Контрагент также должен направить ответ с адресов корпоративной почты уполномоченных лиц.

Как отправлять первичку

Каждой стороне договора рекомендуется иметь доказательства того, что именно от нее исходили документы в адрес контрагента. Например, нотариальный протокол осмотра корпоративного почтового сервера. Также должны быть документы, подтверждающие полномочия работников подписывать документы. Как правило, это доверенность. Самый безопасный вариант, чтобы документы подписывал директор и направлял со своего адреса корпоративной электронной почты.

Убедитесь, что в письмах указали должность и Ф. И. О. отправителя. Адрес компании в подписи лица должен соответствовать адресу компании, указанному в ЕГРЮЛ. Адрес — это дополнительный способ отождествить электронный документ с конкретной компанией, которая его отправила или получила. Проверьте, чтобы в направляемых в электронной форме документах адреса компании и контрагента соответствовали ЕГРЮЛ. Дополнительно можно указывать другие адреса. Убедитесь, что корректный адрес указали также в договорах, по которым оформляются первичные документы.

Отправка документа по электронной почте как вложения. Как отправить текст по электронной почте

Электронные письма доходят до адресата за считанные минуты. Именно поэтому их так удобно использовать для личной и деловой переписки. Если вам нужно отправить кому-то текстовой документ, вы можете прикрепить его к письму в качестве вложения или целиком скопировать текст документа в буфер обмена и вставить его в форму для отправки письма.

Спонсор размещения P&G
Статьи по теме «Как отправить текст по электронной почте»
Как вложить файл в письмо
Как отправить письмо с «Рамблера»
Для чего нужна электронная почта

Инструкция

Учтите, что программное обеспечение, которое установлено на компьютере получателя, может отличаться от вашего. Даже одна и та же программа, например, Microsoft Word, имеет много версий. Если у адресата вашего письма стоит устаревшая версия программы или, наоборот, гораздо более новая, чем у вас, текстовый документ, который вы создадите, у получателя просто не откроется или откроется некорректно. Чтобы избежать этого, заранее уточните, в каком формате лучше выслать документ.
Используйте, если это необходимо, программы-конверторы, которые помогут вам перевести документ именно в тот формат, который требуется получателю. Например, конвертировать любой текст в формат PDF, который очень часто используется при пересылке электронных документов, вам поможет бесплатная программа PDF24 Editor, скачать которую можно отсюда: http://en.pdf24.org/. Если вы не хотите или не можете устанавливать на компьютер новые программы, воспользуйтесь любым бесплатным онлайн-сервисом. Например, http://convertfileonline.com/.
Откройте свой ящик непосредственно на сайте почтового сервиса или запустите программу-клиент, которой вы обычно пользуетесь. Перейдите в меню «Написать письмо». Укажите электронный адрес получателя (получателей). Задайте тему письма — логичнее всего использовать название отправляемого текста.
Нажмите на кнопку «Прикрепить файл» и выберите на своем компьютере текстовый документ, который вам необходимо отправить. Подождите, пока файл загрузится. Если необходимо, добавьте еще документы. В тексте письма можете сделать небольшую пояснительную запись. Например: «В ответ на ваш запрос отправляю вам действующий прайс-лист на услуги нашей компании в формате PDF».
Если текст небольшой, вы можете просто вставить его в форму для отправки письма. Для этого откройте документ в редакторе и выберите опцию «Выделить все». В большинстве программ-редакторов это можно сделать, нажав комбинацию клавиш Ctrl+A. Скопируйте выделение в буфер обмена — используйте комбинацию Ctrl+C или контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши. Поместите курсор в поле для ввода текста в форме электронного письма и нажмите комбинацию Ctrl+V или щелкните правой кнопкой мыши и выберите в появившемся меню пункт «Вставить».
Используйте, если это необходимо, дополнительные функции отправки e-mail: уведомление о доставке и уведомление о прочтении письма, уведомление об отправке письма через SMS и др. Перечень дополнительных сервисов зависит от вашей почтовой службы. Как ими пользоваться, читайте в справочной системе своего почтового сервиса или программы-клиента.
Нажмите на кнопку «Отправить» — письмо будет отослано по указанному адресу (адресам). Просмотреть список отправленных писем вы сможете в папке «Отправленные», если иное не предусмотрено настройками вашего сервиса или почтовой программы. В случае необходимости вы сможете повторить отправку e-mail вместе с прикрепленным к нему текстовым файлом (файлами) тому же самому адресату или перенаправить его другому получателю.
Как просто

Другие новости по теме:

С недавних пор для многих пользователей персональных компьютеров стала доступной электронная почта как средство обмена сообщениями. В нее заложены основы привычной для всех почты, а именно: написание текста письма, его отправка и получение адресатом. Правда, теперь это можно сделать гораздо

Электронная почта – удобный сервис для общения и обмена различной информацией. Вам не терпится показать своим близким фотографии со своего отпуска? Отправьте их на электронный почтовый ящик. Спонсор размещения P&G Статьи по теме «Как передать фото по почте» Как вложить файл в письмо Как отправить

Среди разных действий, которые пользователь совершает в сети, нет ничего проще отправки электронного письма или e-mail. Вы можете воспользоваться для отправки письма как онлайн-интерфейсом своего почтового сервера, так и специальной программой (Microsoft Exchange ил The Bat), если у вас в

Каждый пользователь электронной почты иногда сталкивается с необходимостью отправить письмо с вложенными в него файлами — фото, видео-файлы, различные документы. Вложить файл в письмо совсем несложно, вне зависимости от того, какую электронную почту вы используете. Вам понадобится — компьютер с

Отправка письма по электронной почте в виде вложенного файла — простая операция. В некоторых случаях отправлять электронное послание вложенным файлом предпочтительно. Например, запрос на фирменном бланке (с развитием интернета такую форму коммуникации стали активно практиковать государственные и

Трудно представить себе современного пользователя интернета, который не использовал бы электронную почту. Нередко по электронной почте требуется переслать фотографии, отсканированные документы, таблицы, видео-файлы. Пересылать документы по почте не сложно. Независимо от того, какой именно

1. Выполните одно из следующих действий:

o Начиная работу в Microsoft Outlook, прежде всего установите Word как редактор сообщений электронной почты и выберите формат сообщений: HTML, Microsoft Outlook RTF или обычный текст. Далее в меню Файл
выберите команду Создать
, а затем — команду Сообщение
.

o Начиная работу в Word, выберите в меню Файл
команду Создать
, а затем на вкладке Общие
дважды щелкните значок Сообщение электронной почты
. Для сообщения будет автоматически выбран формат HTML.

2. В поля Кому, Копия или СК введите имена получателей, разделяя их точкой с запятой.

Чтобы выбрать имена получателей из списка, щелкните значок рядом с надписью Кому
, Копия
или СК
.

3. В поле Тема
введите тему сообщения.

4. Введите текст сообщения в области сообщения.

При вводе сообщения доступны такие средства Word, как автоматическая проверка правописания, автозамена и таблицы Инфopмaтикa: Учeб· пocoбиe для вyзoв /H.B.Xoxлoвa, A.И.Уc-тимeнкo, Б.B.Пeтpeнкo· — Mн.:Bыш. шк., 1990. -195 c.: ил..

5. При необходимости выполните следующие действия:

o Включение дополнительного файла.

o Установка параметров электронной почты.

6. Нажмите кнопку Отправить. (См. Рисунок 1)

Рисунок 1

> Отправка документа по электронной почте

1. Откройте или создайте документ, который следует отправить по электронной почте.

2. Нажмите кнопку Электронная почта
на стандартной
панели инструментов.

3. При отправке Web-страницы, содержащей рамки, выполните одно из следующих действий:

o Чтобы отправить по электронной почте Web-страницу в активной рамке, выберите вариант Да, отправить активный документ
. Этот вариант удобен, если Web-страница сохранена на локальном компьютере и по-другому не может быть доступна получателям.

o Чтобы отправить по электронной почте только страницу с рамками, выберите вариант Нет, отправить страницу с рамками
. Этот вариант удобен, если на странице с рамками отображаются отдельные Web-страницы, доступные получателям с Web-узла.

4. Введите имена получателей в поля Кому и Копия, разделяя их точкой с запятой.

Чтобы выбрать имена получателей из списка, нажмите значок рядом с надписью Кому
или Копия
.

5. По умолчанию в поле Тема

6. Если требуется, можно вставить дополнительный файл и задать параметры электронной почты.

7. Чтобы отправить по электронной почте копию документа, нажмите кнопку Отправить копию
.

Отправка документа по электронной почте как вложения:

1. Откройте или создайте документ, который требуется отправить по электронной почте как вложение.

2. В меню Файл
укажите на команду Отправить
и выберите пункт Сообщение (как вложение)
.

Если пункт меню Сообщение (как вложение)
отсутствует, выполните следующие действия: в меню Сервис
выберите команду Параметры
и перейдите на вкладку Общие
. Установите флажок отправлять документ по почте как вложение
и нажмите кнопку ОК
. Затем повторите шаг 2.

3. Введите имена получателей в поля Кому и Копия, разделяя их точкой с запятой.

Чтобы выбрать имена получателей из списка, нажмите кнопку Кому
или Копия
.

4. По умолчанию в поле Тема
отображается имя документа. При желании можно ввести другую тему.

5. Если требуется, можно вставить дополнительный файл и задать параметры электронной почты.

6. Нажмите кнопку Отправить
.

Примечание
. При отправке Web-страницы в виде вложения она автоматически преобразовывается в формат Microsoft Word (.doc). Если требуется сохранить формат HTML, можно отправить по электронной почте саму Web-страницу.

> Создание и отправка факсимильных сообщений с помощью мастера факсов

1. В меню Файл
выберите команду Создать
.

2. Выберите вкладку Письма и факсы
.

3. Дважды щелкните значок Мастер факсов
.

4. Следуйте указаниям мастера.

Примечания
:

· Перед использованием мастера факсов убедитесь, что данный компьютер поддерживает обмен факсимильными сообщениями.

· Если в диалоговом окне Создание документа
этот мастер отсутствует, установите его.

> Установка или удаление отдельных компонентов

Если не удается найти нужный компонент Microsoft Word или Microsoft Office и установщик Microsoft Windows не установил этот компонент автоматически, сделайте это самостоятельно. Если изначально Word или Office были установлены с файлового сервера сети или из общей папки, необходимо снова запустить ту же самую программу установки.

1. Закройте все программы.

2. Нажмите кнопку Пуск
в Windows и выберите команду Настройка
, а затем — команду Панель управления
.

3. Дважды щелкните значок Установка и удаление программ
.

4. Выполните одно из следующих действий:

Если Word был установлен вместе с Office, выберите пункт Microsoft Office
на вкладке Установка/удаление
, а затем нажмите кнопку Добавить/Удалить
.

Если Word был установлен отдельно, выберите пункт Microsoft Word
на вкладке Установка/удаление
, а затем нажмите кнопку Добавить/удалить
.

5. Следуйте указаниям, которые будут появляться на экране Koмпьютepныe тexнoлorии oбpaбoтки инфopмaции: Учeб· пocoбиe/ C.B.Haзapoв, B.И.Пepшикoв, B.A.Taфинцeв и дp.; Пoд peд· C.B.Haзapoвa. — M.: Финaнcы и cтaтиcтикa, 1995. — 248 c.: ил..

Отправить документ Microsoft Word по электронной почте можно в виде текста сообщения электронной почты или в виде вложения к сообщению электронной почты.

В первом случае крайне важно нажать кнопку Конверт
панели инструментов Стандартная
. После этого под панелями инструментов появится панель сообщения (рис. 30.10).

Рис. 30.10.
Отправка документа Microsoft Word по электронной почте

В поле Кому
Копия
. В случае если адреса получателœей сообщения имеются в адресной книге, то для выбора адресов можно воспользоваться кнопками Кому
и Копия
.

По умолчанию в поле Тема
отображается имя документа. При желании можно ввести другую тему.

Отправить копию
.

При отправке документа в виде вложения к сообщению электронной почты следует выполнить команду Файл/Отправить/Сообщение (как вложение)
. После этого запустится Microsoft Outlook (рис. 30.11) или другое приложение, настроенное для работы с электронной почтой.

Рис. 30.11.
Окно сообщения Microsoft Outlook

В поле Кому
следует ввести адрес получателя письма или несколько адресов через запятую. При крайне важно сти можно ввести адрес в поле Копия
. В случае если адрес получателœей сообщения имеются в адресной книге, то для выбора адресов можно воспользоваться кнопками Кому
и Копия
.

По умолчанию в поле Тема
отображается имя документа. При желании можно ввести другую тему. При крайне важно сти в основном поле сообщения можно ввести сопроводительный текст.

Для отправки сообщения нажмите кнопку Отправить
.

Отправка документа Microsoft Word по электронной почте — понятие и виды. Классификация и особенности категории «Отправка документа Microsoft Word по электронной почте» 2014, 2015.

В зависимости от того, каким именно почтовым сервисом вы пользуетесь, процесс отправки файла MS Word может незначительно отличаться, т. к. отличаются интерфейсы сервисов. Но принцип прикрепления документа к письму приблизительно одинаковый, независимо от выбранного вами почтового провайдера.

Вам понадобится

• Почтовый аккаунт на любом сервисе, готовый для отправки документ Word, электронный почтовый адрес получателя письма

Инструкция

Войдите в свой профиль на почтовом сервисе и нажмите на иконку создания нового электронного письма. В разных интерфейса она может называться: «Создать письмо», «Новое письмо», «Написать» и пр.

Выберите адресата из списка контактов или введите e-mail получателя, а также – заполните поле «Тема письма».

Если ваша почта расположена на сервисе «Яндекс»: нажмите на кнопку «Прикрепить файлы».

Проверьте, правильно ли вы заполнили поля «Кому» и «Тема» и нажмите на кнопку «Отправить».

Если ваша почта расположена на сервисе Gmail: нажмите на иконку в форме канцелярской скрепки, расположенную в нижнем ряду поля отправки письма.

В открывшемся окне выберите нужный файл для отправки и нажмите кнопку «Открыть».

Проверьте, все ли поля были вами заполнены, после чего отправьте письмо с документом нажатием кнопки «Отправить».

Если ваша почта расположена на сервисе mail.ru: откройте окно выбора файла нажатием кнопки «Прикрепить файл», которая находится над полем ввода текста письма.

Выберите прикрепляемый файл или несколько файлов и отправьте письмо с прикрепленными документами MS Word или другими файлами по нажатию кнопки «Отправить», которая есть в верхней и нижней части экрана отправки нового электронного письма.

Каждый, кто начинал пользоваться интернетом, рано или поздно вставал перед проблемой отправки фалов со своего компьютера другим пользователям. Это нехитрое действие многих ставило в тупик.

Вам понадобится

• — компьютер
• — интернет
• — электронная почта
• — файл

Инструкция

Для начала нам нужна зарегистрированная учетная запись на одном из почтовых серверов или почтовая программа, настроенная на работу с вашим почтовым ящиком.
Прежде всего, чтобы отправить файл по электронной почте, нужно создать письмо в котором мы и отправим этот файл. Для этого нажмите на кнопку «Написать письмо».

В поле «Кому» впишите адрес электронной почты человека, которому вы хотите послать файл. Практически все почтовые сервера и программы поддерживают возможность отправки писем сразу на несколько адресов. Так что вы можете отправить файл не только одному человеку, но и сделать настоящую массовую рассылку, указав больше одного адреса.
Также можно заполнить поле «Тема». Но можно оставить его и без внимания. Тоже самое проделываем и с полем, куда надо вводить текст письма — заполняем только по необходимости.

Теперь необходимо к письму прикрепить нужный файл. Для этого тыкаем на кнопку «Прикрепить файл» или «Выбрать файл». Появится окно проводника, в котором необходимо найти и выбрать требуемый файл. Жмем «ОК» и ждем, пока файл загрузится на сервер.
После этого можно прикрепить еще один или несколько файлов.

Остается только отправить письмо получателю. Убедитесь, что адреса, на которые вы отправляете корреспонденцию, указаны верно и жмите кнопку «Отправить письмо».

Обратите внимание

Убедитесь не только в том, что ваш почтовый сервер может отправлять файл такого размера, но и в том, что почтовая служба получателя способна принимать файлы с таким весом, а то почта просто не дойдет до адресата.

На всех системах электронной почты установлены ограничения по размеру файлов, которые можно отправить. Если же ваш файл слишком велик, можете залить его на файлообменник и прислать другу ссылку на него, либо в специальной программе разбить файл на несколько частей и послать их по отдельности.

Внимание, только СЕГОДНЯ!

Все интересное

Если вы относитесь к числу людей, которые общению в социальных сетях предпочитают общение при помощи обыкновенной электронной почты, то, наверняка, должны знать, что она позволяет не только писать знакомым текстовые сообщения, но и пересылать друг…

Использование электронной почты позволяет не только обмениваться текстовой информацией, но и файлами, такими как музыка, фото и видео. Для отправки картинок и фотографий вы можете использовать один из простых способов. Инструкция 1Для отправки…

Передача файлов в электронном виде, как правило, осуществляется посредством услуг электронной почты. Это гораздо удобнее, чем самостоятельная доставка адресату необходимой информации, записанной на жестком носителе. Вам понадобится- доступ в…

Отправить любые файлы можно при помощи интернета. Причем в данном случае не важно, в каком городе и на каком материке находится получатель документов. И что самое важное, отправку файлов можно осуществить без материальных затрат. Вам…

Электронная почта является очень удобным сервисом, который предназначен для ведения переписки и отправки изображений. Его основное преимущество — высокая скорость доставки сообщений и доступный пользовательский интерфейс. Инструкция …

Электронная почта прочно вошла в жизнь современного человека. Созданный на любом почтовом ресурсе e-mail позволяет получать письма, отправлять на них ответы, короткие и с добавлением разнообразных файлов. Вам понадобится- зарегистрированный…

Переслать фильм по электронной почте, как правило, бывает затруднительно из-за больших размеров файла. Самый простой способ отправки файла с фильмом — прикрепить его к электронному письму. Однако, если это не срабатывает, есть другой путь –…

Электронная почта – удобный сервис для общения и обмена различной информацией. Вам не терпится показать своим близким фотографии со своего отпуска? Отправьте их на электронный почтовый ящик. Инструкция 1Авторизируйтесь в системе и нажмите кнопку…

Каждый пользователь электронной почты иногда сталкивается с необходимостью отправить письмо с вложенными в него файлами — фото, видео-файлы, различные документы. Вложить файл в письмо совсем несложно, вне зависимости от того, какую электронную почту…

Случаются ситуации, когда настроенная почтовая программа недоступна. Возможно, вы заглянули в сеть из интернет-кафе, или не успели установить почтовую программу на свой компьютер. Не беда — получить и отправить почту можно и непосредственно со…

Отправить документ по электронной почте из Microsoft Office

Прикрепить

Excel, PowerPoint и Word

1. Щелкните File > Share , а затем выберите один из следующих вариантов:

   Примечание. Набор доступных параметров зависит от используемой программы Office.

   • Загрузить в OneDrive Отправляет файл в вашу учетную запись OneDrive, откуда вы затем можете отправить его по прямой ссылке или по электронной почте.

   • Прикрепите копию вместо этого Выберите прикрепление файла к электронному письму или прикрепление файла в формате PDF.

2. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

OneNote, Visio, Publisher и Project

1. Щелкните File > Share , а затем выберите один из следующих вариантов:

   Примечание. Набор доступных параметров зависит от используемой программы Office.

   • Поделиться с людьми (OneNote и Visio) Позволяет ввести имя или адрес электронной почты того, кому вы хотите отправить сообщение, указать, хотите ли вы их редактировать, требовать, чтобы пользователь входил в систему перед редактированием, а также дополнительное сообщение.

     Этот вариант требует, чтобы ваш файл был загружен в OneDrive.

   • Отправить ссылку (Visio) Позволяет всем работать с одной и той же копией файла, видеть последние изменения и сохранять небольшой размер электронной почты.

     Чтобы отправить ссылку, файл должен быть сохранен на веб-сервере или в общей папке.

   • Отправить как вложение Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в исходном формате.

   • Отправить как PDF Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате.PDF формат прилагается.

   • Отправить как XPS Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате .xps.

2. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Отправить как тело сообщения электронной почты

Если вы используете Excel, Publisher или Word, вы можете отправить файл как фактическое содержимое сообщения электронной почты, а не как вложение. Для этого сначала нужно добавить команду Отправить получателю почты на панель быстрого доступа. См. Раздел Настройка панели быстрого доступа, чтобы узнать, как добавлять команды.

1. Откройте файл, который хотите отправить.

2. На панели быстрого доступа щелкните Отправить получателю почты , чтобы открыть сообщение электронной почты. Ваш файл появится в теле сообщения.

3. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Прикрепить

Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word

1. Щелкните Файл > Поделиться > Электронная почта , а затем выберите один из следующих вариантов:

   • Отправить как вложение Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в исходном формате.

   • Отправить как PDF Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в формате .pdf.

   • Отправить как XPS Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате.xps прилагается.

   • Отправить как Интернет-факс Открывает веб-страницу, на которой вы можете выбрать из списка поставщиков услуг, которые позволяют отправлять факсы через Интернет.

     Примечание. Набор доступных параметров зависит от используемой программы Office.

2. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

OneNote

1. Щелкните Файл > Отправить , а затем выберите один из следующих вариантов:

   • Отправить как вложение Открывает сообщение электронной почты с копией файла в исходном формате и копией файла в виде прикрепленной веб-страницы.

   • Отправить как PDF Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в формате .pdf.

2. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Отправить как тело сообщения электронной почты

Если вы используете Excel, Publisher или Word, вы можете отправить файл как фактическое содержимое сообщения электронной почты, а не как вложение. Для этого сначала нужно добавить команду Отправить получателю почты на панель быстрого доступа. См. Раздел Настройка панели быстрого доступа, чтобы узнать, как добавлять команды.

1. Откройте файл, который хотите отправить.

2. На панели быстрого доступа щелкните Отправить получателю почты , чтобы открыть сообщение электронной почты. Ваш файл появится в теле сообщения.

3. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Прикрепить

Следующие инструкции применимы к Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word.

1. Щелкните File .

2. Щелкните Сохранить и отправить .

3. Выберите Отправить по электронной почте , а затем выберите один из следующих вариантов:

   • Отправить как вложение Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в исходном формате.

   • Отправить как PDF Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в формате .pdf.

   • Отправить как XPS Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате .xps.

     Примечание. Параметры PDF и XPS недоступны в Project 2010.

4. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Следующие инструкции применимы к OneNote 2010:

1. Щелкните File .

2. Щелкните Отправить и выберите один из следующих вариантов:

   • Страница электронной почты в виде вложения Открывает сообщение электронной почты с копией файла в исходном формате и копией файла в виде прикрепленной веб-страницы.

   • Электронная почта в формате PDF
     Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате.
     pdf
     Формат прилагается.

3. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Отправить как тело сообщения электронной почты

Если вы используете Excel, Publisher или Word, вы можете отправить файл как фактическое содержимое сообщения электронной почты, а не как вложение.Для этого сначала нужно добавить команду Отправить получателю почты на панель быстрого доступа. См. Раздел Настройка панели быстрого доступа, чтобы узнать, как добавлять команды.

Чтобы отправить файл как текст сообщения электронной почты, выполните следующие действия:

1. Откройте файл, который хотите отправить.

2. На панели быстрого доступа щелкните Отправить получателю почты , чтобы открыть сообщение электронной почты.Ваш файл появится в теле сообщения.

3. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Как отправить электронное письмо с вложением (для начинающих)

Одним из основных способов использования электронной почты является обмен фотографиями и другими файлами с друзьями, семьей или коллегами.Но люди, которые плохо знакомы с электронной почтой, могут еще не знать, как прикреплять и отправлять файлы по электронной почте. Вот несколько инструкций для начинающих, которыми вы можете поделиться.

Этот выпуск наших руководств по технической поддержке, которые легко отправлять по электронной почте, посвящен вложенным электронным письмам. Мы расскажем, как прикрепить файл как в настольных, так и в веб-приложениях электронной почты.

Во всех этих вариантах — Gmail, Yahoo! Mail, Hotmail, Outlook и Mail — обратите внимание на значок скрепки, универсальное изображение для вложений в почтовых программах.

Процесс почти одинаков для всех почтовых программ:

• Откройте окно нового сообщения электронной почты, обычно щелкая значок «Новое сообщение» или «Написать письмо» или сочетание клавиш CTRL + N.
• Щелкните пункт меню со значком скрепки, на котором написано «Прикрепить файл» или что-то подобное (например, «Прикрепить файлы»).
• Просмотрите папки своего компьютера и щелкните, чтобы выбрать файлы / папки, которые вы хотите прикрепить. В большинстве случаев вы можете выбрать несколько файлов, удерживая клавишу CTRL при нажатии на каждый файл.
• Нажмите кнопку «Открыть», «Выбрать файл» или другую аналогичную кнопку, чтобы прикрепить файл к своему электронному письму.
• Затем продолжайте составлять электронное письмо (введите адрес электронной почты человека, которому вы хотите отправить вложение, в поле «Кому:», добавьте тему и сообщение в текст и нажмите «Отправить»).

G / O Media может получить комиссию

Вот еще некоторые особенности наиболее популярных почтовых приложений.

Электронная почта в Интернете

Gmail

На видео выше показано, как создать новое электронное письмо в Gmail (нажмите кнопку «Написать письмо») и прикрепить файл, когда вы нажмете ссылку «Прикрепить файл» в Gmail.Найдите и щелкните папку или файлы, которые вы хотите прикрепить, затем нажмите «Открыть», и вы должны увидеть вложение, добавленное к вашему сообщению. В самых последних версиях браузеров, таких как Chrome и Firefox, вы также можете просто перетащить файлы в окно создания сообщения Gmail, загрузив вложение.

Yahoo! Почта

Yahoo! имеет аналогичный метод прикрепления электронного письма. Нажмите кнопку «Новый» в Yahoo! Почта для создания нового сообщения. Затем нажмите кнопку «Прикрепить файлы», которая находится прямо под строкой темы.Вместо того, чтобы сразу же привести вас к вашим документам, Yahoo! представит вам несколько кнопок «Выбрать файл». Для каждого файла, который вы хотите прикрепить к своему электронному письму, нажмите одну из этих кнопок и найдите файл, который хотите отправить.

Hotmail

Щелкните ссылку «Создать», чтобы создать новое электронное письмо. Под строкой «Тема» у вас будет возможность вставлять вложения (снова значок скрепки)> Также есть удобные ярлыки для вставки документов Office, фотографий из Интернета или вашего собственного альбома и всего, что вы можете найти в bing.Самый простой способ — щелкнуть ссылку «Вложения». В открывшемся окне проводника Windows выберите файлы, которые вы хотите прикрепить, и нажмите «Открыть».

Desktop Email

Outlook

Мы используем Outlook 2010 в качестве примера, но общий процесс должен работать и для более ранних версий Outlook, таких как Outlook 2007.

• Нажмите кнопку «New E-mail» в Меню ленты Outlook (или используйте сочетание клавиш CTRL + N), чтобы открыть окно нового сообщения.Затем щелкните пункт меню «Прикрепить файл» (рядом со значком скрепки).
• В новом окне обозревателя файлов перейдите к папке с файлом или файлами, которые вы хотите прикрепить, и щелкните файл, чтобы выбрать его.
• Нажмите кнопку «Вставить», и вы должны увидеть файл в новом » Прикреплено: «строка в вашем электронном письме. (Если вы передумали и хотите удалить вложение, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Удалить».)

Mail

Во встроенном почтовом приложении Apple создайте новое сообщение электронной почты, нажав «Новое сообщение» » значок.В окне нового сообщения щелкните значок скрепки, чтобы добавить вложение. В раскрывающемся окне просмотра папок перейдите к файлам, которые вы хотите прикрепить, и выберите их, а затем нажмите кнопку «Выбрать файл». После этого вы должны увидеть, как ваши файлы будут добавлены в текст сообщения электронной почты.

Использование меню «Отправить»

Помимо использования встроенных параметров вложения в программе электронной почты на рабочем столе, вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши файл в файловом менеджере вашего компьютера (например, в проводнике Windows или Finder Mac) и выберите вариант Отправить файл получателю электронной почты.Это быстрый ярлык для открытия нового окна сообщения электронной почты для программы электронной почты на рабочем столе по умолчанию и вставки файла в качестве вложения.

Для интеграции Gmail или Yahoo Mail в среду рабочего стола, чтобы меню «Отправить» прикрепляло файлы к этим программам веб-почты, вы можете использовать ранее упомянутое программное обеспечение Affixa.

Отправляемая по электронной почте техническая поддержка — это трехнедельная серия простых руководств для менее технически подкованных людей в вашей жизни. Есть вопрос для новичков в техподдержке, на который вы постоянно отвечаете? Дайте нам знать на странице tips @ lifehacker.com. Помните, что когда вы только начинаете заниматься вычислениями, есть очень немногое, чему нельзя научиться.

Как отсканировать и отправить документ по электронной почте

Думаете об отказе от бумаги? Что ж, если у вас есть доступ к базовым технологиям, вы легко сможете это сделать.

В бизнесе оформление документов — часть повседневных задач. Вы должны подписывать контракты, заполнять кадровые документы для новых сотрудников и отправлять документы по электронной почте коллегам и клиентам.

Количество бумаги, которую американские офисы выпускают в год, составляет 10 000 страниц.И во всем мире не лучше.

В Великобритании предприятия используют в среднем 45 листов бумаги в день, две трети из которых выбрасываются в отходы.

Где бы вы ни находились и по каким бы причинам вы не пытались отказаться от бумажных документов, вы можете сделать это с помощью настольного компьютера, смартфона или планшета.

Отличный первый шаг — начать сканировать документы и отправлять их по электронной почте, а не делать копии и отправлять их по почте. Вы даже можете использовать такую ​​платформу, как eversign, для сканирования, загрузки и подписания важных деловых документов.

Но об этом позже. Давайте подробнее рассмотрим, как можно сканировать и отправлять документы по электронной почте.

Сканирование документа с помощью мобильного устройства

И смартфоны, и планшеты могут сканировать документы. Но это больше, чем просто сфотографировать контракт, чтобы сделать его официальным сканированием.

Вам понадобится специальное приложение, например Tiny Scanner, Cam-сканер или Microsoft Office Lens. Они сделают ваши снимки и превратят их в отсканированные копии PDF.

Другой вариант — использовать Google Диск.Это предпочтительный вариант, если вы используете устройство Android. Большинство современных смартфонов поставляются с уже установленным приложением Google Drive.

Вот как вы можете использовать его для сканирования и отправки документа.

Шаг первый: откройте Google Drive

Щелкните приложение Google Drive на своем смартфоне. Когда он откроется, вы увидите все свои документы.

Выберите символ + в правом нижнем углу.

Шаг 2. Щелкните параметр сканирования

В нижней части экрана появится небольшое окно.В верхнем ряду выберите символ камеры, чтобы начать сканирование.

Шаг третий: сделайте снимок вашего документа

Теперь поместите камеру над документом, который вы хотите отсканировать. Если у вас несколько страниц, не волнуйтесь.

Вы будете делать по одной странице за раз.

Шаг четвертый: сканирование документа в PDF

Google Диск теперь преобразует ваш файл изображения в PDF. На этом этапе вы можете либо сделать снимок другой страницы (знак +), либо повторно сделать снимок текущей страницы (знак возврата).

Когда будете готовы двигаться дальше, щелкните значок галочки.

Шаг пятый: отправьте документ получателям

Теперь вы найдете отсканированный документ на вашем Google Диске. После того, как вы нажмете на нее, вы можете выбрать три точки в правом верхнем углу.

Откроется меню, в котором вы можете добавить людей. Выберите это, если хотите, чтобы другие пользователи имели доступ через Google Диск.

В противном случае выберите «отправить копию».

Отсюда вы можете выбрать отправку документа с помощью Yahoo, Gmail или другого подключенного инструмента электронной почты.

Вставьте адрес электронной почты и нажмите «Отправить». Готово!

Как сканировать и отправлять документы по электронной почте на настольных компьютерах

Если вы хотите сканировать и отправлять документы по электронной почте с помощью настольного компьютера, вам сначала необходимо настроить оборудование. Для работы вам понадобится принтер со сканером или автономный сканер.

Большинство из них работают одинаково — вы помещаете страницу в сканер, а затем нажимаете кнопку сканирования (либо на устройстве, либо на вашем компьютере с помощью программного обеспечения).

1. После завершения сканирования вы можете добавить дополнительные страницы или нажать кнопку «Обзор», чтобы выбрать папку, в которой вы хотите хранить документы.
2. Отсюда вы открываете свой адрес электронной почты на выбор — Gmail, Yahoo или Hotmail.
3. Выберите «написать сообщение» и введите тему и адрес электронной почты получателя.
4. Нажмите кнопку прикрепления (обычно выглядит как канцелярская скрепка) и найдите местоположение документа (где бы вы его ни сохранили).
5. После загрузки вы можете нажать «Отправить».

Альтернативный способ загрузки и отправки документов по электронной почте

В бизнесе вам нужны эффективные и безопасные процессы и системы.Электронные письма не всегда предлагают это.

Вот почему некоторые компании сейчас используют облачные инструменты, такие как eversign. На нашей платформе вы можете загружать документы и отправлять их получателям по электронной почте.

Доступ к документам и их подписание осуществляется через платформу в целях безопасности.

Чтобы загрузить документ в Eversign, сначала необходимо отсканировать документ, выполнив действия, описанные выше. Затем, вместо того, чтобы отправлять его по электронной почте, вы входите в систему Eversign, находите местоположение документа и загружаете его прямо на платформу.

Для этого наведите указатель мыши на раздел «Документы» и щелкните значок «+».

Затем нажмите «Я и другие». Это сделает вас и других получателей подписавшими документ. Или вы можете выбрать «Только для других», если его должны подписывать только другие люди.

Затем нажмите «Выбрать файлы» и найдите документ, отсканированный с помощью смартфона или настольного компьютера.

После загрузки вы можете добавить получателей и создать заголовок и сообщение. Вы также можете выбрать срок действия документа — в данном примере это 3 месяца.

Другие функции включают автоматические напоминания и требование, чтобы все подписавшие подписали документ, прежде чем документ будет отмечен как завершенный.

Когда все будет готово, нажмите кнопку «Быстрая отправка» в правом верхнем углу, чтобы сразу же отправить документ.

Зачем нужно сканировать и отправлять по электронной почте документы?

Процесс сканирования документов и отправки их по электронной почте стал быстрее, безопаснее и экономичнее. Компании принимают цифровые документы как новую норму, чтобы уменьшить углеродный след, сэкономить деньги и ускорить бизнес-процессы.

Отправка документов по почте не гарантирует их получение получателями. А ожидание в течение нескольких недель, чтобы получить обратно подписанные документы, только замедляет процессы, выполнение которых при использовании электронной почты в противном случае заняло бы часы.

Если вас это интересует, узнайте больше о сканировании документов с помощью мобильного или настольного устройства. Или, что еще лучше, начните создавать документы и конвертировать их в PDF. Таким образом, вы можете полностью отказаться от использования бумаги!

Вы когда-нибудь создавали или подписывали цифровой документ? Сообщите нам в комментариях, как это улучшило ваш рабочий процесс!

Как общаться в электронных письмах с вложениями

То, что мы пишем и как мы общаемся в электронных письмах с вложениями, определяется тем, с кем мы связаны.Вот почему, когда отправляется электронное письмо и к сообщению прикрепляется файл, то, как мы сообщаем об этом, отличается и определяется нашими отношениями с человеком на другом конце или целью, которую мы стремимся достичь.

Что такое вложение электронной почты?

Вложения электронной почты — это файлы, которые прикрепляются к сообщениям электронной почты, тем самым увеличивая потенциальную ценность или пользу этого сообщения для получателя. Это могут быть файлы разных форматов, размеров и содержимого. Вложение может быть в текстовых файлах, документах, таблицах или в формате PDF.

Вложение в электронное письмо зависит от того, кем вы являетесь получателем. Когда вы отправляете случайное вложение, например, друзьям и родственникам, вам не нужно уделять слишком много внимания типу файлов, которые вы прикрепляете и отправляете получателям по электронной почте. Однако, если электронное письмо является профессиональным или академическим, например, вашим начальником, бизнес-клиентами или директором колледжа, вам нужно немного больше подумать о том, как лучше всего представить информацию, которую вы собираетесь отправить.

Почему электронная почта

s с вложениями разные

В формальных условиях, когда электронное письмо прикреплено, может быть неясно, как выразить это получателю электронного письма, особенно в тех случаях, когда единственное важное — это прикрепленное письмо. файл, и, похоже, нет причин или цели для тела сообщения.

Написание темы для электронных писем с вложениями

Некоторые люди не открывают вложения электронной почты, если они не имеют представления о том, что прикреплено. Вот почему в теме вашего электронного письма должна быть четко указана цель. Заголовок, который вы выбрали для своего электронного письма, может иногда отражать то, что это электронное письмо с вложением, и показывает, что тело вашего сообщения будет коротким. Например;

Заголовок : Отчет, Карнавал 2016

Заголовок : Список имен включенных в окончательный список кандидатов

Заголовки выше не только указывают на то, что к вашему электронному письму могут быть прикреплены файлы, но и дают представление чего ожидать во вложениях.

Написание основной части писем с вложениями

Есть способы, чтобы получатель вашего письма знал о файлах, которые вы вложили. Возможно, вам придется сделать это напрямую, четко заявив об этом. Для вас важно, чтобы получатель вашего электронного письма видел то, что вы отправили. Вы можете сделать это, просто сообщив им об этом самым формальным образом. Например;

«Пожалуйста, найдите в приложении к этому письму копию моего резюме» или «Найдите в приложении к этому письму копию отчета о продажах за 2016 год».

В случаях, когда единственным важным элементом является вложенный файл, а тело сообщения не совсем важно, вы должны уведомить получателя о файлах и кратко написать, о чем каждый файл, в теле сообщения. Жизненно важно, чтобы вы не оставляли часть, где должно быть написано тело сообщения, пустой, даже если вложение электронной почты является единственной причиной, по которой вы отправляете электронное письмо. Тело сообщения может быть сконцентрировано вокруг отправленных вами файлов.В вашем электронном письме также должна быть тема. Было бы грубо оставлять эти важные места пустыми.

Образцы электронных писем с вложениями

ОБРАЗЕЦ 1: Написание электронных писем с вложениями

Доброе утро, мадам,

При отправке вложения к электронной почте необходимо обратить внимание на некоторые моменты.

В ответ на запрос , сделанный вами относительно , список машин и оборудования, доступных для проверки в декабре 2016 года, прилагается к списку, в котором содержится необходимая вам информация.

Если у Вас возникнут вопросы по информации, представленной в приложении, сообщите нам.

Спасибо.

ОБРАЗЕЦ 2: Написание электронных писем с вложениями

Уважаемый господин,

В приложении к этому письму вы найдете фотографии продуктов, доступных в супермаркете, и скидки. Есть пять (5) прикрепленных файлов JPEG.

Сообщите нам, если есть детали, требующие уточнения.Мы будем рады помочь.

С уважением.

Избегайте ловушек: 5 вещей, на которые следует обратить внимание при написании писем с вложениями

Вы, вероятно, уже некоторое время отправляете файлы и документы по электронной почте, может быть, друзьям и семьям, коллегам, школам и колледжам, бизнес-организациям и т. Д. ты правильно делаешь? Вы добавляете вложение в нужное время? Как насчет размера вложения? Есть ли у ваших получателей подходящее программное обеспечение для просмотра прикрепленного вами файла.

Большинство людей считают, что вложение электронной почты предназначено только для отправки файлов и документов получателю, но это выходит за рамки этого, особенно когда вы пишете профессиональное электронное письмо. При отправке вложения по электронной почте необходимо соблюдать некоторые правила и рекомендации, если вы не хотите, чтобы ваше электронное письмо было отклонено или создавало ненужные неудобства в почтовом ящике получателя, что может привести к тому, что он не откроет или проигнорирует ваш электронное письмо. Если это произойдет, это может стоить вам работы или поступления в колледж; и вы же не хотите, чтобы это случилось сейчас, не так ли?

Вот несколько вещей, которые вам нужно знать об отправке электронных писем с вложениями, чтобы избежать распространенных ошибок.

1. Учитывайте формат файла

При отправке электронного письма с вложением, например, если вы отправляете резюме или биографические данные потенциальному работодателю или предложения бизнес-клиентам с академическими данными, такими как стенограмма и сертификаты в школы и колледжи для поступления в академическую программу, тогда вы должны учитывать тип (формат) файла, который вы прикрепляете. Первое, что следует учитывать при отправке вложения электронной почты вашему бизнес-клиенту, вашей школе, компании или организации, в которой вы хотите работать, — это формат файла.

Существуют различные типы файловых форматов, такие как PDF, электронные таблицы, текстовые файлы и т. Д. По этой причине вы должны выбрать лучший формат, доступный для всех или широко используемый и принятый как форма вложения электронной почты. Например, PDF (формат переносимого документа) является наиболее часто используемым из всех форматов файлов, его может прочитать почти каждый, у кого есть телефон или компьютер, поскольку они обычно встроены. Использование PDF-файлов для вложений электронной почты, особенно когда вы отправляете сообщение в список рассылки электронной почты или большую группу, сделало бы ваше вложение электронной почты доступным и легким для чтения для получателя.

2. Рассмотрите возможность включения ссылки в сообщение электронной почты, а не во вложение файла.

При отправке профессионального электронного письма вы можете рассмотреть возможность загрузки ссылки, содержащей информацию, которую вы хотели бы прикрепить к своему электронному письму, а не прикреплять файл. Это связано с тем, что некоторые вложения бывают разных форматов, а для просмотра некоторых требуется дополнительное приложение. У ваших получателей может не быть этого приложения, и поэтому они не могут получить доступ к этим файлам.

Вместо этого, если вы знаете, что информация, которой вы хотите поделиться, доступна на определенном веб-сайте или странице, вы можете поделиться ссылкой.Когда они нажимают на эту ссылку, они перенаправляются на веб-страницу, где они могут получить доступ к информации, которую вы хотите получить. Большинство университетов и колледжей используют ссылки при общении с потенциальными студентами, не забрасывая их ненужными вложениями электронной почты.

3. Избегайте отправки больших вложений электронной почты

Когда вы прикрепляете файл к электронному письму, лучше всего придерживаться минимально возможного размера. Это связано с тем, что почтовые серверы и клиенты имеют ограничение на отправку.Gmail имеет ограничение в 25 МБ, в то время как Outlook имеет ограничение в 10 МБ, однако файлы также могут быть сжаты в zip-форму перед отправкой получателю. Это связано с тем, что, хотя есть некоторые ограничения на объем данных, которые могут быть прикреплены к электронному письму, эксперты лучше всего рекомендуют уменьшить размер ваших файлов до минимально возможного размера. Некоторые даже посоветовали вам не отправлять вложения. Вот почему они всегда советуют по возможности использовать веб-ссылку, а в случае, если у вас нет выбора, делайте ее очень маленькой.

Например, университет может попросить вас отправить свое резюме, заявление о цели, письмо с рекомендациями, результаты тестов, академическую справку, академические сертификаты и т. Д. Вместо того, чтобы отправлять их один за другим, вы можете сжать их в один единая форма PDF перед отправкой. Уменьшение размера вложения вашего электронного письма может повысить доставляемость вашего сообщения и упростить загрузку тех файлов, которые вы отправили получателю.

4. Спросите сначала перед отправкой вложения

Перед отправкой вложения электронной почты, если это не указано компанией, учебным заведением или бизнес-клиентами, всегда спрашивайте у другой стороны, когда это будет наиболее подходящее время для этого и затем обязательно отправьте его в то время, которое предусмотрено организацией.Всегда проверяйте, чтобы ваше приложение было отправлено в рабочее время, особенно если оно предназначено для бизнеса.

5. Убедитесь, что вы указали прилагаемые вложения электронной почты.

При отправке профессионального электронного письма, когда вы собираетесь включить вложение, лучше всего указать его в теле письма. Вы также можете указать формат, который вы отправляете, чтобы получатель знал тип отправленного вами файла.

Что-то вроде «ниже — копия моего резюме или приложение из моей академической справки или сертификата ».

Просто сообщите получателю, что вы собираетесь прикрепить вложение. Это показывает высокий профессионализм с вашей стороны. Никогда не прикрепляйте файл, не упоминая его в теле письма, потому что он, скорее всего, не будет открыт или пропущен получателем. Еще одна вещь, на которую следует обратить внимание, — убедиться, что вы присваиваете файлу имя, которое вы отправляете. Вы можете использовать свою фамилию и имя, а затем имя файла, который вы отправляете, например, «Официальная стенограмма Благословения Джона» или биография Джо Байдена.

Заключительные советы

Подводя итоги, следует помнить еще о нескольких вещах:

1. Не позволяйте тексту сообщения быть слишком длинным при отправке вложения в официальном электронном письме.
2. Использование слова «закрытый» в электронных средствах массовой информации неуместно. Идеально при использовании бумажной почты.
3. Избегайте посторонних вопросов. Вы можете отправить для этого отдельное электронное письмо. Включение не связанных между собой тем, хотя и является значительным, может сместить акцент с важности вложения электронной почты.
4. Избегайте прикрепления к электронной почте очень тяжелых файлов. Загрузка может быть неприятной в тех случаях, когда получатель даже хочет попробовать.
5. Насколько это возможно, важно избегать отправки слишком большого количества файлов. При загрузке файлы могут быть потеряны или пропущены получателем. В случаях, когда это неизбежно, очень важно указать в теле сообщения количество прикрепленных файлов.

Отредактировал Kelechi Duru

3 невероятно простых способа отправить большой файл по электронной почте

Вам больше не нужно беспокоиться о том, чтобы снова увидеть подобное сообщение об ошибке.Потому что сегодня вы отправитесь в школу по электронной почте, чтобы выучить азы застегивания, вождения и сброса. Готовый? Начнем.

имеет значение

Какие ограничения по размеру для отправки файла? Все зависит от используемой вами почтовой платформы.

Ограничения на размер сообщения для:

Gmail: 25 МБ

Ymail: 25 МБ

Outlook: ~ 20 МБ (для электронной почты по умолчанию, но ваша компания может ограничивать размеры на уровне Exchange)

Итак, обычно, если размер вашего файла составляет 20+ МБ, вам нужно что-то с этим сделать.

Помимо раздражения сообщения об ошибке и потери времени на ее устранение, есть и другие веские причины уменьшить размер ваших сообщений электронной почты и вложений. Эти причины включают поддержание чистоты почтовых ящиков, если на вашем сервере Exchange есть проблемы с хранением, целостность файлов и документов, а также безопасность, и это лишь некоторые из них.

1. Почтовый индекс

Если вам нужно отправить действительно большой файл или много маленьких файлов, можно просто сжать файл.Это означает, что вы отправляете фактический PDF или PSD или что-то еще, но вы сжимаете данные, чтобы размер файла был меньше.

На Mac или ПК (направления примерно одинаковы) просто щелкните файл правой кнопкой мыши (контролируйте) и выберите «Сжать». На вашем рабочем столе будет создан новый файл с тем же именем и расширением .zip.

Если у вас есть несколько файлов для сжатия, создайте папку с файлами, которые вы хотите заархивировать, а затем щелкните, удерживая клавишу Control, и Сжать.

2.Диск это

Gmail предоставил собственный элегантный обходной путь для отправки больших файлов: Google Диск.

Если вы используете Gmail, у вас есть возможность в окне сообщения прикрепить файл с Диска. Вместо того, чтобы включать файл в вашу электронную почту, он ссылается на файл или папку на вашем Google Диске.

Обязательно настройте параметры общего доступа, чтобы разрешить контакту доступ к папке или файлу.

3. Брось это

Dropbox — это все, что вам нужно для обмена файлами.Мы храним всю нашу ЖИЗНЬ в Dropbox. Вы можете делиться огромными файлами, папкой с миллионом фотографий, файлами фильмов, всем, что вы можете придумать для загрузки.

Еще один лакомый кусочек Dropbox — изящная функция безопасности, которая позволяет отправлять взрывающуюся ссылку. Это отличный способ отправить файл, который вы не можете безопасно или практически отправить по электронной почте, и вы не хотите, чтобы кто-то имел доступ к файлу более определенного времени.

Итак, теперь вы можете заархивировать его, переместить или бросить (как будто сейчас жарко) в любое время, когда вам нужно перекинуть большой файл через Интернет.

Какой метод вы предпочитаете? Добавляйте свои комментарии ниже!

Электронная почта: Рекомендации по прикреплению к сообщению электронной почты | Информационные технологии

К сообщению электронной почты можно прикрепить файлы любого типа. Но имейте в виду, что для его просмотра у получателей обычно должна быть установлена ​​та же программа, которую вы использовали для создания вложения. Например, на вашем компьютере должен быть установлен Microsoft Project для просмотра вложения, созданного в Microsoft Project.

По этой причине лучше всего прикрепить файл в формате, который сможет прочитать любой, кто получит ваше сообщение. Например, файлы в формате переносимых документов (.pdf) могут читать практически все. Рассмотрите возможность использования PDF-файлов для вложений электронной почты, особенно когда вы отправляете сообщение в список рассылки электронной почты или большую группу. Инструкции по преобразованию файлов в файлы PDF приведены ниже.

Кроме того, помните о следующих передовых методах отправки вложений электронной почты:

• Рассмотрите возможность включения ссылки в сообщение электронной почты, а не вложения
  Если информация, которую вы хотите вложить, доступна на веб-странице, сделайте ссылку на эту веб-страницу в теле письма, а не прикрепляйте файл.Любой желающий сможет просмотреть ссылку с помощью веб-браузера.
• Избегайте отправки больших вложений электронной почты
  Пользователи любой службы электронной почты обычно имеют ограничение на размер своего почтового ящика (известное в Pitt как квота электронной почты). Отправка больших вложений электронной почты может привести к тому, что некоторые из ваших получателей превысят свои квоты. Если размер файла превышает несколько мегабайт, вы можете сжать его в файл меньшего размера с помощью такой программы, как SecureZIP, прежде чем прикреплять его. SecureZIP можно бесплатно загрузить в Службе загрузки программного обеспечения на My Pitt.Обратите внимание, что некоторые типы файлов, например графические файлы, уже сжаты. Они могут не получить столько преимуществ от программы, как SecureZIP, так и от других типов, таких как электронные таблицы или документы, созданные с помощью программ обработки текстов.

Преобразование файла в формат PDF

Преобразование файла в PDF — один из самых простых способов убедиться, что другие могут просматривать ваши вложения. Любой, кто установил бесплатную программу Adobe Reader, может просмотреть файл PDF. Есть два основных способа создать файл PDF.

Создание PDF-файлов с помощью Adobe Acrobat

Adobe Acrobat Professional — доступная программа, позволяющая конвертировать файлы в PDF. Также доступны некоторые бесплатные программы для создания PDF-файлов. Однако отдел ИТ Pitt не тестировал эти инструменты и не может предоставить для них поддержку. В приведенных ниже инструкциях объясняется, как создать PDF-файл с помощью Adobe Acrobat.

1. После установки Adobe Acrobat Professional откройте файл, который нужно преобразовать, с помощью программы, которую вы использовали для его создания, и выберите параметр Печать .
2. В окне Печать выберите Adobe PDF в качестве принтера и щелкните Печать .

3. Выберите место для сохранения файла PDF и нажмите Сохранить .

4. Прикрепите файл PDF к сообщению электронной почты.

Сохранение файлов в формате PDF с Office 365

Microsoft Office включает встроенную функцию, которая позволяет сохранять файлы Office в формате PDF.

1. Нажмите кнопку Файл в верхнем левом углу программы.
2. Выберите Сохранить как PDF .
3. Выберите место для сохранения файла PDF и нажмите Сохранить .
4. Прикрепите файл PDF к сообщению электронной почты.

Не удается открыть файл PDF?

Если файл PDF не открывается автоматически при двойном щелчке по нему, может потребоваться установить ассоциацию файлов. Установка ассоциации файлов сообщает вашему компьютеру, какую программу использовать при открытии файла определенного типа. Чтобы установить связь для файлов PDF, щелкните правой кнопкой мыши файл PDF на рабочем столе, выберите Открыть с помощью , а затем выберите Выбрать программу .Выберите Adobe Reader из списка программ, установите флажок рядом с Всегда использовать выбранную программу для открытия этого типа файла и нажмите ОК .

Как прикрепить папку к электронной почте

Как прикрепить папку к электронной почте из Microsoft Outlook®

Возможность отправлять файлы по электронной почте существует уже довольно давно. Microsoft Outlook упрощает отправку файлов путем простого перетаскивания файлов в открытое электронное письмо.Однако иногда недостаточно отправить один файл. Иногда необходимо отправлять целые папки либо потому, что это удобнее, список отправляемых файлов слишком длинный, либо потому, что имена файлов заранее неизвестны.

Как прикрепить папку к электронной почте в Outlook:

1. В проводнике Windows перейдите к папке, которую вы хотите отправить по электронной почте
2. Щелкните правой кнопкой мыши саму папку
3. В появившемся меню выберите «Отправить» в », затем выберите« Сжатая (заархивированная) папка »
4. При необходимости переименуйте заархивированную папку, затем нажмите« Enter »
5. Щелкните правой кнопкой мыши заархивированную папку, затем снова выберите« Отправить », но на этот раз выберите« Получатель почты »
6. Всплывает окно создания сообщения электронной почты со сжатой папкой в ​​качестве вложения

Если вы регулярно отправляете папки по электронной почте, использование надстройки «Планирование повторяющейся электронной почты» для отправки папок может быть более полезным, чем использование Outlook самостоятельно, поскольку оно автоматизирует процесс, тем самым высвободив ваше время.Это особенно полезно, когда вы заранее не знаете имена вложений, поскольку он собирает имена файлов в момент отправки электронного письма.

Или, возможно, вы пытаетесь добавить нового получателя в цепочку сообщений электронной почты, а затем пытаетесь добавить все вложения обратно — в этом случае вам может потребоваться новая надстройка «Ответить с вложениями».

Как отправить папку по электронной почте с помощью надстройки Schedule Recurring Email:

1. В Outlook нажмите кнопку Sperry Software
2. Нажмите кнопку «Добавить» в Schedule Recurring Email
3. Нажмите кнопку Create Template
4. Укажите, как должно выглядеть электронное письмо, но не включайте вложения.
5. Нажмите «Закрыть» и выберите «Сохранить» при появлении запроса.
6. Заполните график отправки сообщений электронной почты.
7. Внизу установите флажок «Всегда. отправить все файлы из этой папки »
8. Выберите папку, которую вы хотите отправить
9. Нажмите Ok

Вот и все, что нужно; теперь, когда электронное письмо настроено на отправку, надстройка будет искать в этой папке и добавлять любые файлы, которые она там найдет, в качестве вложения.При желании вы можете настроить надстройку для удаления файлов после их отправки, чтобы вы могли каждый раз начинать заново со свежими копиями.

Нужна дополнительная информация?

Загрузите бесплатную пробную версию надстройки Schedule Recurring Email.

Подробно обсудите эту тему на странице Sperry Software в Google Plus.

Видите, у меня есть папка с более чем 20 файлами, которые я хочу кому-то отправить. Как можно прикрепить целую папку ?.

Просмотрите список полезных статей Outlook, как это сделать.

Не стесняйтесь также общаться с нами, щелкнув значок «Live Chat».Мы стараемся ответить на любые возможные вопросы.

Выглядите шикарно! Поделитесь этой статьей со своими коллегами и друзьями:

.