Как отправить документ из ворда по электронной почте: Как отправить документы Word по электронной почте

Как отправить документ Word по электронной почте

Здравствуйте, уважаемые читатели. С развитием интернет и сетевых технологий, все меньше документов отправляются на печать. Куда удобнее отправить файл Word по Email своему руководителю, заказчику, коллеге. Только не все знают, что перед отправкой нужно обязательно настроить и проверить файл. Зачем? Сейчас расскажу, усаживайтесь поудобнее!

Настройка общей читаемости файла

Когда адресат получит Ваш документ, он может изучать его с экрана, либо распечатать на бумаге. Кому как удобнее. Потому, рекомендую подготовить файл к обоим процедурам. Вообще, любой документ, будь то файл Word, Excel, или, например, отчет Access всегда должен быть готов к печати. Это должно стать Вашим правилом.

Начнем с подготовки к печати, в рамках которой делается много настроек общего характера. Вы улучшите внешний вид проекта и устраните многие недочеты, которые способны испортить впечатления от изучения материалов.

От Вас потребуется (при необходимости) 10 простых шагов:

1. Установить размер листа
2. Выбрать ориентацию листа
3. Пронумеровать строки
4. Расположить текст в колонках
5. Настроить поля
6. Вставить колонтитулы
7. Оформить абзацы
8. Организовать переносы слов
9. Проверить отсутствие «висячих» строк
10. Вставить разрывы строк и разделов

Как всё это делается, я уже рассказывал раньше. Если Вы не читали ту статью, вот ссылка на нее.

Проверка личных данных

При работе в Word, программа сохраняет различные вспомогательные данные. Большинство из них можно считать конфиденциальными. Это удобно для совместной работы над документом в структурированной организации. Пользователи видят кто автор проекта, когда он создан и изменен, какой организации принадлежит и др.

Однако, распространение этой информации сторонним лицам нежелательно. Поэтому, нужно внимательно контролировать, кому и какие личные данные Вы передаете вместе с документом Ворд.

Чтобы проверить, какая дополнительная информация указана в документе, нажмите на ленте Файл. Откроется представление Backstage, в правой части которого будут указаны некоторые свойства. Чтобы открыть их полный перечень, нажмите Показать все свойства.

Посмотрите, как много об авторе могут узнать люди. Всегда ли это нужно? Уверен, что нет. Кроме того, документ может хранить информацию об исправлениях, комментариях, скрытый контент и др. В большинстве случаев, эти данные нужно очистить. Как это сделать? В программе есть удобное и быстрое средство очистки личных данных.

Перейдите на ленте: Файл – Поиск проблем – Инспектор документов. В открывшемся окне установите все галки и нажмите Проверить.

После проверки откроется окно со списком данных. Перечень будет разбит по типам. Там, где найдены личные – появится восклицательный знак и кнопка «Удалить все». Смотрите по списку что именно программа предлагает удалить и нажимайте на кнопку. Я обычно удаляю всё, кроме колонтитулов.

Когда почистите таким образом все личные данные, на всякий случай повторите проверку.

Проверка совместимости версий программы

Вы знаете, что существует несколько версий пакета Microsoft Office, которые выходили поочередно. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019… С каждой версией вводились новые инструменты, функционал. Например, Вы вставили на лист схему SmartArt, которая впервые появилась в Office 2007. Очевидно, что пользователь с XP не сможет корректно ее просмотреть (или изменить).

Проверка совместимости существует как раз для выявления подобных казусов. Нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка совместимости. Появится меню, в котором будут детально описаны все проблемы с совместимостью. Какие-то из них можно исправить, а с каким-то придется смириться.

Проверка доступности материалов

В мире стараются всячески социализировать людей с ограниченными физическими возможностями. Свою лепту в это вносит и компания Майкрософт. Для этого они встраивают анализаторы доступности содержимого в свои программы. Если есть хоть малейшая вероятность того, что документ Word будут просматривать люди с нарушениями зрения или слуха, обязательно воспользуйтесь анализатором и следуйте его рекомендациям.

Что он проверяет? Компания разработала для своих программ средство чтения с экрана с помощью голосового диктора. Анализатор проверит, насколько документ подготовлен к этому процессу. Кроме того, будет выполнена проверка адаптации контента для людей с нарушениями слуха и речи.

Для проверки нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка читаемости. На экране появится меню с результатами анализа. Если будут выявлены ошибки или рекомендации, они отобразятся в меню. Кликайте мышью на объектах в этом списке, чтобы посмотреть рекомендации по устранению.

Исправьте всё, что получится, это позволит особенным читателям испытывать минимум неудобств.

Пометить документ Word, как окончательный

Когда все работы над документом закончены, рассылается окончательная редакция, можно сообщить об этом своим читателям. Для этого нажмите Файл – Защита документа – Пометить как окончательный.

При открытии такого файла, пользователь не сможет сразу вносить изменения. Появится желтое информационное поле с надписью «Помечен как окончательный». Читатель не сможет изменять текст, лента будет скрыта. Однако, этот инструмент всего лишь сообщает, что редакция текста окончательная, не более того.

Если пользователь нажмет Все равно редактировать в информационном поле, статус «окончательный» будет удален. Содержимое снова можно будет изменять, удалять, добавлять. Так что, инструмент используется только для осведомления, но никак не защищает информацию от редактирования. Хотя, часто и этого достаточно.

Отправка документа Word

Вы подготовили файл к отправке, осталось только разослать его по e-mail. Приступаем:

Если на Вашем компьютере настроен Microsoft Outlook (а я рекомендую его настроить), добавьте кнопку Отправить по электронной почте на панель быстрого доступа. Как добавить команду на панель быстрого доступа, я описывал вот в этой статье. Сохраните файл и нажмите кнопку отправки. Откроется окно создания письма, с вложенным файлом Ворд. Добавляйте адресатов, указывайте тему письма и отправляйте.

Еще один способ отправить документ с помощью Outlook. Нажмите Файл — Общий доступ — Отправить по электронной почте.

В открывшемся окне выберите один из вариантов отправки:

• Отправить как вложение — создает в Outlook новое письмо и добавляет в него вложением текущий файл
• Отправить ссылку — рассылает адресатам ссылку на документ, находящийся в общем доступе
• Отправить как PDF — преобразует файл в формат PDF и создает с этим вложением новое письмо Outlook. Полезно, когда нужно защитить файл от изменений
• Отправить как XPS — отправка в еще одном защищенном формате файла (XPS). Для его просмотра, как и для PDF, может понадобиться специальное программное обеспечение
• Отправить факс через интернет — отправка не по Email, а как факс. Для работы этой услуги нужно подключение специальных сервисов. Описывать их не планирую, так как факсимильная связь устаревает. А вы как считаете, нужно ли описать настройку факса в Word? Напишите в комментариях.

Если Outlook нет, сохраните файл и отправьте его с помощью другого почтового клиента или сервиса. Файлы Word отправляют так же само, как и другие файлы. Так делают большинство пользователей Ворда, но я предпочитаю и рекомендую использовать именно Outlook. Почему? Читайте статьи про эту программу и всё поймете сами. Они появятся на моем блоге уже скоро.

Друзья, это всё про отправку документа Word электронной почтой. Главное – перед отправкой позаботьтесь о своих читателях и почистите личные данные.

Следующий пост будет о выводе документа на печать. Вы догадываетесь, что там тоже есть свои тонкости. С одной стороны, всё просто, с другой – некоторые моменты требуют внимательного отношения. Так что, не поленитесь, прочтите его и будьте уверены в том, что всё делаете правильно. До встречи!

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

В одной из наших предыдущих статей мы говорили о том, как можно персонализировать ленточный интерфейс в приложениях MS Office путем добавления в него новых вкладок и групп. Сегодня я собираюсь рассказать вам о том, как добавить в ленту команду для отправки документа по электронной почте.

Прежде чем начнем, предлагаю обсудить сценарий. Итак, после завершения работы над документом, который вы хотите отправить в виде вложения по электронной почте, скорее всего, вы воспользуетесь одним из традиционных вариантов:

• вы либо откроете свой почтовый клиент, создадите новое письмо и вручную добавите документ в виде вложения;
• или перейдете в каталог, в котором хранится данный документ. Затем щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберете Отправить -> Адресат.

Как насчет команды, которая позволит делать это непосредственно из Word? Это именно то, о чем я хочу вам рассказать.

Примечание: обратите внимание, данное руководство не поможет вам, если для отправки электронной почты вы пользуетесь почтовыми веб-сервисами (Gmail и Mail.ru, например), а не настольными почтовыми клиентами.
Как добавить почтовую команду в ленту Word 2013

Для примера я будут использовать Word 2013, но в случае с предыдущими версиями все шаги будут более или менее похожи.

Шаг 1: Нажмите кнопку «Файл».

Шаг 2: В панели слева нажмите «Параметры», чтобы открыть окно «Параметры Word».

Шаг 3: В открывшемся окне выберете раздел «Настроить ленту».

Шаг 4: Теперь, вы можете либо создать новую вкладку и / или группу (как объяснено здесь), либо добавить команду для отправки электронной почты в одну из существующих вкладок. Я полагаю, что команда отлично впишется во вкладку «Рассылки», но в ней мы создадим новую группу. В окне «Параметры Word» справой стороны выберете вкладку «Рассылки» и нажмите «Создать группу».

Шаг 5: Возможно, вы захотите переименовать созданную группу. Для этого щелкните на ней правой кнопкой мыши, а затем выберете «Переименовать» и введите новое имя.

Шаг 6: Далее нужно добавить команду для отправки электронной почты. В левой части окна «Параметры Word», в списке с часто используемыми командами, найдите команду «Отправить по электронной почте» и нажмите «Добавить».

Результат будет таким, как на скриншоте ниже.

Теперь нажмите «OK» и вернитесь к ленте, чтобы посмотреть, что изменилось. На вкладке «Рассылки» вы должны будете увидеть новую группу, а внутри нее команду «Отправить по электронной почте».

Как работает команда «Отправить по электронной почте»

В следующий раз, когда вы создадите документ и решите отправить его по электронной почте, все, что вам нужно сделать, это перейти на вкладку «Рассылки» и выбрать «Отправить по электронной почте». В результате в почтовом клиенте по умолчанию будет создано новое письмо, а ваш документ будет прикреплен к нему в качестве вложения.

Вам останется лишь указать адрес получателя и нажать кнопку «Отправить».

Word 2013. Отправить файл по почте как вложение « Марк и Марта.Ру. Записки отца-программиста

Word 2013. Отправить файл по почте как вложение

В 2013 офисе кнопку «Отправить файл» обнаружить оказалось не просто. Ее неплохо замаскировали. Озадачившись ее поиском, обнаружил 2 способа до нее добраться. Вариант 1 – через меню «Файл».Нужно нажать «Файл» / «Общий доступ» / «Отправить по электронной почте» (Рис.1).

Рис.1. Отправить документ Word по почте

Тут уже интересно, ибо файл можно отправить в 2 форматах – просто как файл Word или в формате PDF. Конечно, можно использовать и XPS, но этот формат не получил распространения, потому сомневаюсь, что вы его будете использовать. Хотя, кто знает – может и пригодится в хозяйстве.

2-й вариант – вывести кнопку «Отправить по электронной почте» в панель быстрого доступа. Кнопка настройки панели быстрого доступа расположена в верхней левой части экрана (Рис.2). Нажмите левой кнопкой мыши для вызова меню и выберите пункт «Отправить по электронной почте».

Рис.2. Кнопка настройки панели быстрого доступа

В результате в верху Word появится кнопка конверта со скрепкой (Рис.3).

Рис.3. Кнопка «Отправить по электронной почте»

Описанное выше сработает, если в вашем Windows настроена почтовая программа, которую надо открывать при попытке отправить сообщения. О том, как выбрать почтовый клиент по умолчанию в Windows, читайте на странице http://markimarta.ru/windowsos/kak-vybrat-pochtovyj-klient-po-umolchaniyu-v-windows.html

Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты

Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.

Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Подготовка основного документа

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Советы

• Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

• Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

• Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.

1. Выберите Рассылки > Строка приветствия.

2. Выберите нужный формат.

3. Нажмите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния.

4. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вы можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.

Примечание: После вставки полей вам потребуется вручную отформатировать сообщение электронной почты.

Если часть адреса или другие поля отсутствуют, см. статью Слияние: подбор полей, чтобы исправить проблему.

Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.

1. Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее
   
   или Назад
   
   , чтобы просмотреть имена и адреса в тексте письма.

   
   

2. Щелкните Найти о объединить > Отправить электронные сообщения.

   
   

3. В поле Кому выберите столбец электронного адреса или поле из списка рассылки.

   
   Примечание: Word отправляет отдельное сообщение на каждый из электронных адресов. Добавить получателей копии и скрытой копии невозможно. Вы можете включать ссылки, но не можете добавлять вложения в сообщение электронной почты.

4. В поле Тема введите тему сообщения.

5. В поле Формат выберите вариант HTML (используется по умолчанию) или Текст, чтобы отправить документ в виде текста сообщения.

6. В группе Отправить записи используйте один из следующих параметров:

   • 
     Все записи (по умолчанию).

   • 
     Текущую запись, чтобы отправить только запись, отображаемую на экране.

   • 
     С и По, чтобы отправить только диапазон записей.

7. Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить слияние.

В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да, когда появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.

См. также

Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.

Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Создание основного документа в Word

1. Выберите Рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты.

   
   

2. В Word введите текст сообщения, которое нужно отправить.

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Советы

• Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

• Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

• Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.

1. Выберите Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле для добавления.

   
   

2. В основном документе выберите область Перетащите поля в эту область или введите текст и щелкните или нажмите текст, чтобы удалить его.

3. Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.

1. Выберите Рассылки > Просмотреть результаты, чтобы посмотреть, как будут выглядеть сообщения.

   
   

   Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между сообщениями.

2. Чтобы добавить или удалить поля слияния, еще раз выберите элемент Просмотреть результаты.

3. После завершения выберите Рассылки > Найти и объединить > Слияние по электронной почте.

   
   Параметр Слияние по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.

4. Выберите поле слияния Кому, тему и формат отправки (в виде текста, HTML или вложения). При отправке в виде вложения в сообщении не будет основного текста, но оно отправляется в виде вложенного документа.

5. Нажмите кнопку Выполнить слияние и поместить в «Исходящие».

Отправить документ по электронной почте из Microsoft Office

Прикрепить

Excel, PowerPoint и Word

1. Щелкните File > Share , а затем выберите один из следующих вариантов:

   Примечание. Набор доступных параметров зависит от используемой вами программы Office.

   • Загрузить в OneDrive Отправляет файл в вашу учетную запись OneDrive, откуда вы затем можете отправить его по прямой ссылке или по электронной почте.

   • Прикрепите копию вместо этого Выберите прикрепление файла к электронному письму или прикрепление файла в формате PDF.

2. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

OneNote, Visio, Publisher и Project

1. Щелкните File > Share , а затем выберите один из следующих вариантов:

   Примечание. Набор доступных параметров зависит от используемой вами программы Office.

   • Поделиться с людьми (OneNote и Visio) Позволяет ввести имя или адрес электронной почты того, кому вы хотите отправить сообщение, указать, хотите ли вы их редактировать, потребовать, чтобы пользователь входил в систему перед редактированием, и дополнительное сообщение.

     Этот вариант требует, чтобы ваш файл был загружен в OneDrive.

   • Отправить ссылку (Visio) Позволяет всем работать с одной и той же копией файла, видеть последние изменения и сохранять небольшой размер электронной почты.

     Чтобы отправить ссылку, файл должен быть сохранен на веб-сервере или в общей папке.

   • Отправить как вложение Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в исходном формате.

   • Отправить как PDF Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате .pdf.

   • Отправить как XPS Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате.xps прилагается.

2. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Отправить как тело сообщения электронной почты

Если вы используете Excel, Publisher или Word, вы можете отправить файл как фактическое содержимое сообщения электронной почты, а не как вложение.Для этого сначала нужно добавить команду Отправить получателю почты на панель быстрого доступа. См. Раздел Настройка панели быстрого доступа, чтобы узнать, как добавлять команды.

1. Откройте файл, который хотите отправить.

2. На панели быстрого доступа щелкните Отправить получателю почты , чтобы открыть сообщение электронной почты. Ваш файл появится в теле сообщения.

3. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Работайте где угодно с любого устройства с Microsoft 365

Обновитесь до Microsoft 365, чтобы работать где угодно с новейшими функциями и обновлениями.

Прикрепить

Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word

1. Щелкните Файл > Поделиться > Электронная почта , а затем выберите один из следующих вариантов:

   • Отправить как вложение Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в исходном формате.

   • Отправить как PDF Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате .pdf.

   • Отправить как XPS Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате .xps.

   • Отправить как Интернет-факс Открывает веб-страницу, на которой вы можете выбрать из списка провайдеров, которые позволяют отправлять факсы через Интернет.

     Примечание. Набор доступных параметров зависит от используемой вами программы Office.

2. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

OneNote

1. Щелкните Файл > Отправить , а затем выберите один из следующих вариантов:

   • Отправить как вложение Открывает сообщение электронной почты с копией файла в исходном формате и копией файла в виде прикрепленной веб-страницы.

   • Отправить как PDF Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате .pdf.

2. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Отправить как тело сообщения электронной почты

Если вы используете Excel, Publisher или Word, вы можете отправить файл как фактическое содержимое сообщения электронной почты, а не как вложение.Для этого сначала нужно добавить команду Отправить получателю почты на панель быстрого доступа. См. Раздел Настройка панели быстрого доступа, чтобы узнать, как добавлять команды.

1. Откройте файл, который хотите отправить.

2. На панели быстрого доступа щелкните Отправить получателю почты , чтобы открыть сообщение электронной почты. Ваш файл появится в теле сообщения.

3. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Поддержка Office 2010 скоро заканчивается

Обновитесь до Microsoft 365, чтобы работать где угодно с любого устройства, и продолжайте получать поддержку.

Прикрепить

Следующие инструкции применимы к Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word.

1. Щелкните File .

2. Щелкните Сохранить и отправить .

3. Выберите Отправить по электронной почте , а затем выберите один из следующих вариантов:

   • Отправить как вложение Открывает сообщение электронной почты с прикрепленной копией файла в исходном формате.

   • Отправить как PDF Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате .pdf.

   • Отправить как XPS Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате .xps.

     Примечание. Параметры PDF и XPS недоступны в Project 2010.

4. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

К OneNote 2010 применимы следующие инструкции:

1. Щелкните File .

2. Щелкните Отправить , а затем выберите один из следующих вариантов:

   • Страница электронной почты как вложение Открывает сообщение электронной почты с копией файла в исходном формате и копией файла в виде прикрепленной веб-страницы.

   • Страница электронной почты в формате PDF Открывает сообщение электронной почты с копией файла в формате. pdf формат прилагается.

3. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

Отправить как тело сообщения электронной почты

Если вы используете Excel, Publisher или Word, вы можете отправить файл как фактическое содержимое сообщения электронной почты, а не как вложение. Для этого сначала нужно добавить команду Отправить получателю почты на панель быстрого доступа. См. Раздел Настройка панели быстрого доступа, чтобы узнать, как добавлять команды.

Чтобы отправить файл как тело сообщения электронной почты, выполните следующие действия:

1. Откройте файл, который хотите отправить.

2. На панели быстрого доступа щелкните Отправить получателю почты
   
   , чтобы открыть сообщение электронной почты. Ваш файл появится в теле сообщения.

3. Введите псевдонимы получателей, при необходимости отредактируйте строку темы и текст сообщения, а затем нажмите Отправить .

.

Поделиться документом — служба поддержки Office

Когда вы предоставляете общий доступ к документу другим пользователям и даете им разрешение на редактирование, все изменения вносятся в один документ.

1. В правом верхнем углу над лентой щелкните Поделиться .

   

2. Сохраните документ в OneDrive, если его еще нет.

3. Введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться, и выберите разрешения, которые вы хотите разрешить.

4. Введите сообщение, если хотите, и нажмите Отправить .

   Люди, которым вы поделились, будут получать от вас письмо со ссылкой на ваш документ.

1. В правом верхнем углу над лентой щелкните Поделиться .

2. Введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться, и выберите разрешения, которые вы хотите разрешить.

3. Введите сообщение, если хотите, и нажмите Отправить .

   Люди, которым вы поделились, будут получать от вас письмо со ссылкой на ваш документ.

1. В правом верхнем углу щелкните значок Поделиться , а затем щелкните Пригласить людей .

   

   Если файл находится на вашем устройстве, вам будет предложено сначала загрузить файл в облако.

   

2. Пригласите пользователей, добавив их имена или адреса электронной почты.

   

   При добавлении имен в первый раз Word запросит разрешение на доступ к вашим контактам.

3. Чтобы разрешить пользователям редактировать файл, установите флажок Может редактировать .Добавьте любые комментарии в поле для комментариев и нажмите Поделиться .

   Люди, которым вы поделились, будут получать от вас письмо со ссылкой на ваш документ.

.

Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты

Прежде чем начать, откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое вы хотите отправить.

Для отправки электронной почты необходимо установить программу электронной почты, совместимую с MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Подготовьте основной документ

Шаг 2. Настройте список рассылки

Список рассылки — это ваш источник данных. Дополнительные сведения см. В разделе Источники данных, которые можно использовать для слияния.

подсказки

• Если у вас нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

• Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец почтовых индексов или почтовых индексов как текст, чтобы сохранить любые нули. Дополнительные сведения см. В разделе Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

• Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и имеет те же версии, что и Word.

Убедитесь, что в вашем источнике данных есть столбец для адресов электронной почты и что есть адреса электронной почты для всех, кому вы отправляете электронную почту.

1. Перейти к рассылки > Выбрать получателей .

2. Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. В разделе Источники данных, которые можно использовать для слияния.

3. Выберите Файл > Сохранить .

Если вам нужно отредактировать, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. Слияние писем: изменение получателей.

1. Перейти к рассылки > Линия приветствия .

2. Выберите формат, который хотите использовать.

3. Выберите ОК , чтобы вставить поле слияния.

4. Выберите Файл > Сохранить .

В сообщение электронной почты можно добавить другие поля из источника данных. Для получения дополнительной информации см. Вставка полей для слияния.

Примечание: Вам нужно будет отформатировать электронную почту вручную после вставки полей.

Если какая-либо часть вашего адреса или других полей отсутствует, см. Слияние писем: соответствие полей для исправления.

Чтобы изменить шрифт, размер или интервал объединенного содержимого, выберите имя поля объединения и внесите необходимые изменения.

1. Выберите Предварительный просмотр результатов , а затем выберите Далее
   
   или Предыдущий
   
   чтобы увидеть имена и адреса в теле письма.

   

2. Выберите Завершить и объединить > Отправить сообщения электронной почты .

   

3. В поле Кому выберите столбец или поле адреса электронной почты в списке рассылки.

   Примечание. Word отправляет отдельное сообщение на каждый адрес электронной почты.Вы не можете указывать копию или скрытую копию другим получателям. Вы можете включать ссылки, но не можете добавлять вложения к электронному письму.

4. В поле Тема введите строку темы сообщения.

5. В поле Почтовый формат выберите HTML (настройка по умолчанию) или Обычный текст , чтобы отправить документ как тело сообщения электронной почты.

6. Менее Отправьте записи , используйте одно из следующих значений:

7. Выберите ОК , чтобы запустить слияние.

Перейти к Файл > Сохранить .Когда вы сохраняете основной документ, вы также сохраняете его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да , когда будет предложено сохранить соединение с источником данных.

См. Также

Прежде чем начать, откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое вы хотите отправить.

Для отправки электронной почты необходимо установить программу электронной почты, совместимую с MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Создайте основной документ в Word

1. Перейти к рассылки > Начать слияние > Электронные сообщения .

   

2. В Word введите сообщение электронной почты, которое хотите отправить.

Шаг 2. Настройте список рассылки

Список рассылки — это ваш источник данных.Дополнительные сведения см. В разделе Источники данных, которые можно использовать для слияния.

подсказки

• Если у вас нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

• Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец почтовых индексов или почтовых индексов как текст, чтобы сохранить любые нули. Дополнительные сведения см. В разделе Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

• Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и имеет ту же версию, что и Word.

Убедитесь, что в вашем источнике данных есть столбец для адресов электронной почты и что есть адреса электронной почты для всех, кому вы отправляете электронную почту.

1. Перейти к рассылки > Выбрать получателей .

2. Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. В разделе Источники данных, которые можно использовать для слияния.

3. Выберите Файл > Сохранить .

Если вам нужно отредактировать, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. Слияние писем: изменение получателей.

1. Перейдите к рассылки > Вставьте поле слияния , а затем выберите поля для добавления.

   

2. В основном документе выберите Перетащите поля в это поле или введите текст и щелкните или коснитесь текста, чтобы удалить его.

3. Добавьте и отформатируйте поля, которые вы хотите включить в сообщение электронной почты, и выберите OK .

1. Перейдите к рассылки > Предварительный просмотр результатов , чтобы увидеть, как выглядят сообщения электронной почты.

   

   Используйте кнопки со стрелками влево и вправо на вкладке Mailings для прокрутки каждого сообщения электронной почты.

2. Снова выберите Предварительный просмотр результатов , чтобы добавить или удалить поля слияния.

3. Когда все будет готово, перейдите к Mailings > Finish & Merge > Merge to E-Mail .

   Объединить с электронной почтой недоступен, если вы не выбрали почтовую программу по умолчанию.

4. Выберите поле слияния К , тему и способ отправки: в виде текста, HTML или вложения. Когда вы отправляете как вложение, электронное письмо не имеет основного текста, но сообщение отправляется как вложенный документ.

5. Выберите Слияние с исходящими сообщениями .

.

Используйте слияние для массовых рассылок, писем, этикеток и конвертов

Источники данных

Ваш первый шаг в настройке слияния — выбор источника данных, который вы будете использовать для персонализированной информации. Таблицы Excel и списки контактов Outlook являются наиболее распространенными источниками данных, но подойдет любая база данных, которую можно подключить к Word. Если у вас еще нет источника данных, вы даже можете ввести его в Word в рамках процесса слияния почты.

Дополнительные сведения об источниках данных см. В разделе Источники данных, которые можно использовать для слияния.

Excel или Outlook

Если вы знаете, что будете использовать Excel или Outlook в качестве источника данных, см .:

Типы документов

Word предоставляет инструменты для включения ваших данных в следующие типы документов. Для получения подробной информации о каждом типе перейдите по ссылкам:

Источники данных

Ваш первый шаг в настройке слияния — выбор источника данных, который вы будете использовать для персонализированной информации.Электронные таблицы Excel и списки контактов Outlook являются наиболее распространенными источниками данных, но если у вас еще нет источника данных, вы можете ввести его в Word как часть процесса слияния почты.

Типы документов

Источники данных

Ваш первый шаг в настройке слияния — выбор источника данных, который вы будете использовать для персонализированной информации. Электронные таблицы Excel и списки контактов Outlook являются наиболее распространенными источниками данных, но если у вас еще нет источника данных, вы можете ввести его в Word как часть процесса слияния почты.

Типы документов

Word предоставляет инструменты для включения ваших данных в следующие типы документов. Для получения подробной информации о каждом типе перейдите по ссылкам:

Если вы откроете документ слияния почты, созданный с помощью классического приложения Word, Word Web App сохранит все настройки слияния в нем, но вы не сможете выполнить слияние или изменить какие-либо настройки слияния.

Если у вас есть классическое приложение Word, откройте в нем документ и выполните слияние с ним.

.