Как правильно организовать свое время: TimeStep.ru » Blog Archive » 10 способов организовать свое время

TimeStep.ru » Blog Archive » 10 способов организовать свое время

Перевод статьи Генрика Эдберга «10 Tips for Freeing Up More Time for Yourself»

“Не верьте календарям. В году может быть столько дней, сколько вы захотите. Один человек тратит год на то, что можно сделать за неделю, в то время как другой проживает за неделю события целого года”

Чарльз Ричардс

Одной из самых значительных сложностей жизни и самосовершенствования остается нехватка времени. Конечно, время на всех одно – в сутках каждого человека 24 часа. Вопрос в том, как мы используем эти часы.

Здесь приводится несколько примеров того, как можно освободить некоторое время, чтобы сделать то, чего вам на самом деле хочется.

1. Проследите, как проходит ваш день

Используйте ручку и бумагу – или свой компьютер – и часы. Проследите, куда уходит ваше время в течение дня на самом деле, а не по вашему мнению. Вы можете быть удивлены, сколько времени вы тратите на всякую всячину (особенно на то, что для вас не так уж важно и интересно).

2. Примите тот факт, что нет необходимости делать все то, что делаете вы 

Небо не обрушится на вашу голову, если вы откажетесь от какого-либо занятия. Это самый важный пункт списка. Все, что вы «должны» делать, не дает вам самосовершенствоваться или хотя бы просто выкроить некоторое время и заняться собой. А на самом деле вы ничего не «должны».

Попробуйте взглянуть на ситуацию так, будто вы сами выбираете, чем заняться. Разумеется, если вы решили что-то сделать или не сделать, на то есть основания. Причины могут быть веским или не очень, позитивными или негативными. Иногда на первый взгляд вещи кажутся не тем, чем они являются на самом деле, но ваша задача – научиться контролировать свою жизнь и делать выбор вместо того, чтобы позволять окружающему миру управлять вами и решать за вас. Такие навыки помогут вам понять, что для вас не первостепенно важно, отказаться от этих действий или уделять им меньше времени, и заняться чем-то более интересным.

3. Пользуйтесь Законом Паркинсона

Вы можете работать быстрее, чем думаете. Закон Паркинсона гласит, что дело будет затягиваться и усложняться в зависимости от времени, которое вы готовы на него потратить. Например, если вы дали себе слово решить вопрос в течение недели, все непременно запутается до такой степени, что вам придется уделить поиску выхода из ситуации гораздо больше времени, чем вы предполагали.
Лучше сфокусируйтесь на поиске решения проблемы, затем дайте себе час (а не целый день) или день (а не неделю) на осуществление задуманного. Такой образ действий подстегнет ваше мышление и заставит сконцентрироваться на действии.

4. Сократите количество получаемой информации

Это очень важный момент. Чтобы найти время для личностного развития вам, скорее всего, придется реже смотреть телевизор, листать журналы и газеты, особенно, если вы привыкли заниматься сразу несколькими из перечисленных занятий. Отказ от них освободит массу времени, и, тем не менее, вам, вероятно, не захочется пропустить любимое шоу или забыть о газетах. Найти компромисс нам поможет следующий вопрос…

5. Комбинируйте несколько занятий с пользой для себя

Если вам хочется посмотреть свое любимое телешоу, совместите просмотр с чем-то полезным, например, с упражнениями на велотренажере. Или организуйте встречу с друзьями, и общайтесь с ними во время игры в теннис (тоже физическое упражнение) или похода по магазинам (порадуйте себя парой новых дисков или модной одеждой).

Кроме того, вы можете получать разнообразную информацию во время коротких перерывов в течение дня. Послушайте аудиокнигу во время езды в транспорте вместо того, чтобы делать это дома. Сидя в приемной какого-нибудь учреждения в ожидании приема, можно посмотреть новый эпизод любимого шоу с помощью iPOD’а или мобильного телефона.

6. Периодически спрашивайте себя, насколько необходимо ваше занятие 

Большую часть времени мы заняты чем-то не важным, хотя и не осознаем этого. Спросив себя, что вы делали в течение дня, вы можете обнаружить, что могли бы найти лучшее применение своему времени (не имеет значения, были вы на работе или дома). Чтобы не забывать о необходимости задавать себе полезные вопросы, используйте внешние напоминания в виде записок, заставок на мониторе и аксессуаров.

7. Соберитесь

Вместо того, чтобы тянуть время, погружаясь в раздумья в надежде на то, что кто-то выполнит работу за вас или проявит инициативу, вместо попыток найти объяснение и оправдание своему безделью, выработайте в себе привычку выполнять все поручения сразу.

Проявите активность и сделайте то, что вы должны сделать. Чаще всего это можно сделать в другой раз, как-нибудь потом, но к тому моменту, когда вы будете вынуждены действовать, вы потеряете массу времени на поиски причины отложить работу, размышления о неизбежном и раздражение из-за того, что, в конце концов, вам придется взяться за дело. А если вы ждете, что за вас это сделает кто-то другой, то может пройти немало времени, прежде чем ваши ожидания оправдаются.

Выработать в себе такую привычку может быть нелегко, если вы привыкли подолгу (или слишком долго) раздумывать перед тем, как начать что-то делать. Начав работу над собой я нашел один эффективный способ: нужно меньше соотносить свои действия с размышлениями и эмоциями, осознавая тот факт, что вы контролируете свое внутреннее состояние, а не наоборот. Конечно, можно позволить себе немного обдумать ситуацию, но затем лучше как можно скорее сделать то, что собирались.

8. Не распыляйтесь

Возможно, вы прекрасно справляетесь с несколькими делами одновременно. Я – нет. Поэтому, если передо мной стоит задача, требующая концентрации и тщательного планирования, я предпочитаю некоторое время заниматься только ею. Может показаться, что чем больше дел вы будете делать одновременно, тем скорее вы закончите работу. Однако, как показал мой опыт, это приводит к путанице, перенапряжению, и в результате вы теряете гораздо больше времени, чем понадобилось бы, если бы вы решали все вопросы по очереди.

9. Работайте в тишине

Организуйте свое рабочее место так, чтобы ничто не отвлекало вас от дела. Уберите подальше то, что может заставить вас тянуть время – закройте дверь, отключитесь от Интернета, выключите телефон и наведите порядок на столе. Затем выберите себе какое-то одно занятие и доведите дело до конца.

10. Правильно питайтесь и занимайтесь спортом

Время, которое вы можете продуктивно использовать, во многом зависит от вашего физического состояния. Если, возвращаясь домой с работы или с занятий, вы полностью обессилены, скорее всего, вы проведете вечер, растянувшись на диване.

Занимаясь спортом и правильно питаясь, вы можете улучшить свою физическую форму, а значит, у вас будет больше энергии для дела. Вместе с самочувствием улучшится и способность к концентрации, то есть, вы будете справляться с поставленной задачей  быстрее, и при этом у вас останутся силы на то, чтобы заняться чем-то еще по завершении работы.

Расписание да Винчи: как организовать себя, чтобы взять от жизни максимум

Чудовищный темп современной жизни требует от тебя максимальной отдачи, которая невозможна, если ты не умеешь контролировать свое время, структурировать неделю, планировать дни и выстраивать правильную последовательность дел — от важных к менее важным. Гениальные люди знали, как тратить время, чтобы взять от жизни максимум. Это умение особо важно, если ты работаешь над несколькими проектами сразу, ведь при интенсивной работе очень легко загнать себя в тупик, а то и вовсе остаться ни с чем.

Какой из этого следует вывод? Очень топорный, но верный — тебе нужно составить расписание своей жизни, чтобы эта самая жизнь была полноценной, сбалансированной и успешной. Для этого необходимо учесть свои собственные психологические и физиологические параметры, а также свою заинтересованность в работе, которой будет немало, но она не даст тебе заскучать.

В этом смысле нас всегда поражал Леонардо да Винчи — человек, который, как кажется, мог всё. Он был ученым, изобретателем, инженером, художником, анатомом, скульптором, музыкантом — он был всем и во всем достиг успеха. Леонардо умер в возрасте 67 лет на руках у своего друга, французского короля Франциска I, оставив после себя огромное наследие, которое до сих пор будоражит умы современных изобретателей, ученых и людей искусства. Думаем, что именно с него следует брать пример как с человека, который знал, как правильно распределять время.

Подобно тому, как хороший день приносит блаженный сон,
так и хорошая жизнь приносит блаженную смерть.
– Леонардо да Винчи –

Основная идея «расписания да Винчи» заключается в том, чтобы привить себе достаточную гибкость, которая поможет справляться с многочисленными делами более творчески, целеустремленно и, как это не странно, радостно. Да, мы верим, что работа может приносить радость, если к ней правильно подойти.

Очень много людей считают, что планирование должно начинаться в первый день недели — в понедельник. Но это неправильно. Планирование должно начинаться в воскресенье вечером — это поможет разгрузить тебе «самый сложный день недели».

Если ты хочешь достигнуть хорошего эффекта, то тебе следует быть честным с самим собой, а это значит — тщательно классифицируй задачи в соответствии с тем, насколько они сложны и важны для тебя. Никогда не откладывай сложные вещи на конец рабочего дня или конец недели.

Как организовать свой день и неделю

Итак, твой день должен иметь следующую структуру:

Глубокая работа

Это твоя основная работа, которая предполагает собой рутину. Если ты программист, то это, соответственно, программирование. Если ты журналист, то это написание основного блока статей. Делай самые трудные и скучные вещи в начале рабочего дня, не отвлекаясь на второстепенные задачи. Глубокая работа, как правило, должна занимать основную часть рабочих часов.

Работа администратора

Далее приходит время «администрирования» — оно есть даже у продавцов, а не только у бизнесменов. Это время следует тратить на проверку электронной почты, организацию документов, заказ расходных материалов, составление графиков встреч. Все эти задачи очень важны и могут занять больше времени, чем кажется поначалу. Но если ты будешь систематически проводить эту работу, то тебе будет легче работаться в целом. Меньше нагрузок на основные рабочие часы — меньше поводов отвлечься.

Когда ты работаешь в современной компании, то совещания становятся важным элементом твоего графика. Да, они важны, но по нашему опыту, они абсолютно бессмысленны — пустая трата времени, которая отвлекает от работы. Поэтому лично для себя мы решили, что любая деловая встреча или совещание должны быть запланированы либо на раннее утро (до 10 утра), либо на поздний вечер (после 17:00). Таким образом ты не будешь отвлекаться от основной работы, сэкономишь много времени, и тебе не придется испытывать на себе эмоциональные встряски в разгар рабочего дня, что довольно часто происходит на различных совещаниях.

Ты должен регулярно заниматься, чтобы поддерживать в тонусе не только тело, но и психику. Занимайся бегом, качайся, ходи в тренажерный зал 3-4 раза в неделю. Лучше всего заниматься утром — до работы, особенно если ты задерживаешься на работе допоздна. Но если ты выходишь из офиса в 17-18 часов вечера, то можешь сразу идти в тренажерный зал. С точки зрения правильной организации, лучше всего тренироваться по понедельникам, средам, пятницам и один раз в выходные дни.

Общение, лекции, встречи

По крайней мере один или два раза в неделю тебе стоит посещать какие-нибудь просветительские мероприятия, которые не всегда должны быть связаны с твоей непосредственной работой. Мы просто считаем, что развивать себя, изучать различные мировоззрения, пропитываться знаниями — всё это важно для жизни и ума.

Мы говорим о лекциях, тренингах, литературных встречах. Все эти мероприятия помогут удовлетворить твою потребность в племенном чувстве. К тому же ты ведь не хочешь топтаться в развитии на одном месте?

Да Винчи был знатным тусовщиком в свое время. Например, когда его пригласили ко двору французского короля и дали ему почетное звание «королевского инженера», то он, вместо того, чтобы строить великое, решил организовывать большие маскарады, балы и пьянки. Леонардо не был скучным парнем — отдыхать он умел.

В случае составления графика на день, ты должен учесть, что в нем обязан быть отдых. Пускай это будет 2-3 часа, но посвяти их своим любимым делам: чтению, видеоиграм, общению с друзьями, просмотру видео на YouTube. Твой мозг заслужил отдыха и разрядки, поэтому помни об этом.

Важные условия

Чтобы «расписание да Винчи» работало как надо, необходимо обратить внимание на ряд важных условий, которые помогут тебе не свернуть с намеченного пути.

Список задач
Список задач является наиболее мощным инструментом повышения производительности. Он отражает суть твоего труда, твоих целей и твоих возможностей. Помогает вычистить беспорядок из твоей головы. Каждое утро записывай в этот список 5 наиболее важных задач на день и распределяй их по сложности: от самой трудной задачи к наиболее простой.

Поток
Поток возникает в тот момент, когда ты погружается в глубокую и бесперебойную работу. В этом тебе может помочь ритмичная музыка, которая скоординирует твои действия и сфокусирует внимание. Обязательно выключай внешние раздражители, чтобы ты смог войти в поток. Внешними раздражителями могут выступать: электронная почта, телефон, вкладки браузера.

Тебе нужно примерно 15 минут, чтобы войти в этот поток и работать на протяжении четырех часов в таком состоянии. Поэтому мы предлагаем основную работу делать с 10 утра до 14 часов дня, чтобы у тебя хватало времени на всё остальное.

Утренние будни
Ждал идеальное расписание своего утра? Получай:

— Проснись в 6. 30.
— Пробеги 3 километра.
— Прими холодный душ.
— Приготовь хороший завтрак и съешь его.
— Почитай 30 минут книгу (можно во время завтрака).
— 20 минут удели новостям или делу, которое тебя интересует.
— 10 минут посвяти сбору, одежде и собственным мыслям.
— Иди на работу.

Выходные
Мы считаем, что работать на выходных — это нормально. Но только в том случае, если работа тебе нравится, и ты получаешь от нее удовольствие и выгоду. Но это не значит, что надо сгорать на работе. Один раз в неделю можно сходить в бар или клуб, чтобы отправить свой мозг в свободное плавание и просто отдохнуть.

Спать следует не больше 8 часов, иначе ты теряешь драгоценное время, да и излишне длительный сон вредит мозговой активности. Суть выходных — это восстановление психики, мотивация себя на новые свершения. Выходные — это твое время, когда ты можешь делать всё что хочешь. Отдыхай, но не тупей от этого отдыха. Займись чем-нибудь полезным. Можешь, например, научиться вязать морские узлы. Когда ты станешь пиратом, то эти знания тебе пригодятся.

Тайм-менеджмент для женщин. Как правильно организовать свое время?

Тайм-менеджмент является достаточно сложной наукой, однако применение его на практике возможно не только на работе, но и в быту – умелая организация времени поможет больше не страдать от того, что весь день расписан по минутам, а времени все равно ни на что не хватает. Как же правильно организовать свое время?

Важно помнить, что для деловой дамы необходимо не только соблюдать деловой стиль в одежде, но и уметь организовать себя и свое рабочее время. Ведь тайм-менеджмент — это не только управление временем, но и собой (внешний вид и стили в общении), своими навыками и умениями, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Поэтому стоит взять за правило некоторые приемы.

Не стоит тратить время впустую. Результаты исследований показывают, что именно на это мы тратим порядка 70 дней в году. Чтобы вернуть себе это время, нужно устанавливать временные рамки еще до того, как начинать что-то делать: например, не настраивайтесь на то, что уборка квартиры, периодически прерываемая на просмотр телепередач, чаепитие или что-то другое, займет целый день. Вместо этого четко определите, сколько времени вы дадите себе на уборку каждой зоны квартиры; отнеситесь к этому, как к увлекательной игре.

Планируйте, не давайте себе отступать от заранее составленного плана. Этот принцип поможет не только на работе, но и, например, в супермаркете – ведь, если задуматься, заранее составленный список покупок избавит от необходимости тратить время на блуждание между полками и припоминание, что нужно приобрести. В тайм-менеджменте есть такое занятное определение, как «лягушки», под которыми подразумеваются мелкие, муторные, неприятные задачи, которые постоянно откладываются на потом – например, не глаженое белье, которое все копится и копится, пока не образует целую гору. Чтобы такие «лягушки» не отнимали время после своего накопления, возьмите за правило ликвидировать в день как минимум одну.

Умейте отказывать. Безотказные люди очень быстро прививают окружающим привычку пользоваться собственной добротой, Ведь это так удобно! Естественно, что иногда просто нельзя отказать, однако есть масса случаев, когда четкое и твердое «нет» — единственный правильный ответ на неуместную просьбу. Если вы следуете принципу «лучше сделаю сама, чем доверю другому», считая его единственным способом надежно выполнить то или иное дело, то неудивительно, что времени вам подчас катастрофически не хватает.

Научитесь делегировать задачи, например, при наличии стиральной машинки со стиркой справится и ваш супруг, а рассылку пресс-релиза можно поручить секретарю. Со временем, применяя такой подход, вы будете просто удивлены, сколько времени отнимали подобные мелочи, и насколько свободнее стал день.

Как правильно распоряжаться своим временем, чтобы вы могли больше втиснуть в свой день

Время — единственный реальный ресурс, который имеет значение. Однако, как и в случае с большинством вещей, о которых люди должны позаботиться, большинству из нас не хватает времени. Неважно, являетесь ли вы занятым предпринимателем, пытающимся организовать свои бизнес-задачи, программистом, который работает с 9 до 5 и пытается максимально эффективно использовать время после работы, или даже студентом университета, который старается использовать свой график.

Нам всем нужно организовать нашу работу, чтобы все делать вовремя.Без планирования мы теряемся, что приводит к дальнейшей панике из-за нашей беспомощности.

Ниже вы узнаете, как правильно управлять своим расписанием, чтобы вы могли больше вписываться в свой день и эффективно распоряжаться своим временем:

Материализуйте это

Во-первых, вы должны сделать все это видимым независимо от если он создает списки дел или составляет простой список задач. Исследования показывают, что у вас гораздо больше шансов завершить задание, если вы его запишите.

Начните с того, что приходит вам в голову, например, с прачечной, похода в магазин за продуктами, урока программирования или чтения новой книги.Затем сгруппируйте задачи по соответствующим категориям. Я предпочитаю использовать три категории по времени и пять подкатегорий для каждой задачи.

Три временные категории: до работы, во время работы и после работы.

Конечно, этот подход предполагает, что вы работаете с 9 до 5, но давайте будем честными, большинство людей, которым сложно организовать свое время, — это люди, которые работают стандартно по восемь часов в день.

После того, как вы закончите с описанным выше, перейдите к следующим пяти подкатегориям: Низкие результаты, менеджер, творчество и обучение, развлечения и здоровье и упражнения.

Задачи с низким результатом — Все, что нужно сделать, но с удовольствием передадим на аутсорсинг. Такие вещи, как поездки на работу, покупки, уборка и т. Д. Стремитесь ограничить количество задач с низким результатом до минимума.

Задачи менеджера — Все, что связано с планированием, организацией, отправкой или ответом людям. Вы захотите заполнить его встречами, ответами на электронные письма и просмотром входящих сообщений.

Творческие и обучающие задачи — Все творческие, так называемые «новые задачи», такие как написание статьи или кодирование.Это может быть что угодно: от попыток выучить новый язык до прохождения курсов, посещения вебинаров и чтения книг.

Веселые задачи — То, что я также называю социальными задачами. Это может быть что угодно, от свидания до прогулки с друзьями и просмотра фильмов. Воспринимайте это время как момент, чтобы расслабиться и — да — действительно повеселиться.

Здоровье и упражнения — Все, от бега, спортзала и еды. Сгруппируйте здесь все, что напрямую соответствует вашему физическому состоянию.

На этом этапе вы можете спросить: «Нужно ли делать все это перечисление и группирование?» Это может показаться излишним или бесполезным занятием, но поверьте мне, нет причин планировать дела, если вы планируете проиграть. Всегда планируйте победу и старайтесь заранее поработать.

«Используйте время, не упускайте преимущества». — Уильям Шекспир

Материализация и группировка того, что вы хотите сделать, — это первый шаг к тому, чтобы обуздать свой график и выполнить дела вовремя.Следующий шаг, показанный ниже, — разместить их в нужном месте и в нужном порядке:

Составить карту

После того, как вы закончите перечислять свои задачи и сгруппировать их по соответствующим категориям и подкатегориям, продолжайте чтобы отобразить их. Здесь будет удобно использовать инструмент планирования задач, например Календарь Google. Основная цель использования такого решения — собрать все задачи в одном месте, отсортировать и упорядочить.

Кроме того, вы будете получать push-уведомления и уведомления по электронной почте, которые помогут вам идти в ногу со всем, что вы запланировали.Приступим к делу. Начните сверху вниз, при этом верх — это начало дня, а низ — его конец.

Возьмите задачи «перед работой» и поместите их в определенные временные рамки. Сначала это будет игра в угадывание, так как вы можете не знать, сколько времени займет ваше утреннее развлечение в ванной. Первая неделя или даже месяц будут посвящены настройке и корректировке вашего расписания, пока оно не достигнет своей окончательной формы.

Теперь, чтобы визуально понять, какие задачи относятся к какой подкатегории, вы должны их обозначить цветом.Если вы используете Календарь Google, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по определенному событию и выбрать цвет.

Конечно, вы можете использовать любой цветовой узор, какой захотите. Просто запомните, какой цвет относится к какой категории. Чтобы сэкономить время, вы можете использовать мою схему, которая выглядит следующим образом:

• Низкий результат — Помидор
• Менеджер — Мандарин
• Творчество и обучение — Василий
• Веселые задания — Лаванда
• Здоровье и упражнения — Виноград

Нет , Я не придумываю. Все цвета в Календаре Google обозначены как овощи, фрукты и травы. Благодаря цветовому кодированию вы увидите, сколько времени вы тратите на выполнение определенных задач. Ваша цель — уменьшить количество томатно-красного и мандариново-оранжевого. Стремитесь к тому, чтобы каждый день было виноградно-фиолетовое время, а зеленое — как наиболее частое.

Когда вы закончите работу перед рабочими задачами, продолжайте и заполните календарь во время работы и после работы. Некоторые из вас не смогут составить карту всего рабочего времени из-за характера вашей работы.В таком случае не пытайтесь придумывать воображаемые задачи, просто планируйте то, что вы можете. Поместите заполнители, если вы не уверены, и заполните пробелы, когда знаете, что собираетесь делать.

Затем сосредоточьтесь на том, чем вы хотите заниматься в свободное от работы время. Будьте реалистичны, но наполните его задачами, которые вам действительно хотелось бы выполнять. Используйте это время, чтобы прочитать новую книгу, которую вы хотели прочитать, или начать курс, который ускорит вашу карьеру.

«Как только вы овладеете временем, вы поймете, насколько верно то, что большинство людей переоценивают то, что они могут сделать за год, и недооценивают то, чего они могут достичь за десятилетие!» — Тони Роббинс

Регулировка и модернизация

Оснащение календарем, заполненным цветными событиями, — это только начало пути к своевременному выполнению задач.Теперь, когда самая сложная часть сделана, вы можете сосредоточиться на настройке календаря в соответствии с вашими потребностями.

Со временем вы увидите, сколько времени у вас уходит на определенные вещи, что можно оптимизировать, а что передать на аутсорсинг. Используйте эти отзывы, чтобы оптимизировать то, как вы проводите свое время, и обновляйте свой календарь каждую неделю и каждый месяц.

Помните, что самое сложное — это всегда начать. Большинство людей избегают этих двух вещей: планирования своего времени и целей и заботы о своих деньгах.

Люди просто боятся смотреть на то, как они на самом деле тратят свое время и деньги, ведь это один из самых важных аспектов их жизни! Не будь тем парнем, который не знает, куда пропали его последние три часа. Позаботьтесь о своем времени и используйте его для достижения своей мечты.

Как убедиться, что вы правильно распоряжаетесь своим временем? Есть ли у вас какие-нибудь советы, как не терять время зря? Дайте нам знать в комментариях ниже!

14 советов по успешному управлению своим временем

Чтобы успешно управлять своим временем, вам необходимо организовать как профессиональную, так и личную жизнь.Эффективная организация — это навык, которым обладают не все люди. Чтобы управлять своей жизнью и работой, вам нужно сначала управлять своим временем.

В наши дни большую часть времени люди проводят на работе. Бывают моменты, когда они чувствуют, что им никогда не удастся вырваться из четырех стен офиса, и они теряются в различных проектах и ​​задачах, которые им нужно завершить.

Их личная жизнь стала старым воспоминанием, которое было «заперто в ящике». Выход из этого порочного круга один: будьте организованы и начните управлять своим временем. В этой статье описаны 14 способов, которые помогут вам управлять своим временем успешно и эффективно.

1. Составьте список того, что нужно сделать

Составьте список того, что нужно сделать, и постарайтесь постоянно обновлять этот список и поддерживать его в актуальном состоянии. Включайте в этот список как срочные, так и несрочные дела, чтобы больше никогда не забыть или проигнорировать что-то. Всегда держите список при себе, в портфеле или в ежедневной повестке дня.

2. Правильно распределяйте время

Включите предполагаемые временные рамки для каждого действия и дату, к которой каждая задача должна быть завершена.Если порядок выполнения каждой задачи не имеет значения, возможно, что-то можно будет выполнить в непредвиденное свободное время. Например, вы можете искать информацию в Интернете, пока ждете в своем офисе, чтобы начать собрание.

3. Установите свои сроки и соблюдайте их

Будьте реалистичны в отношении установленных вами сроков и постарайтесь их уложиться. Верно, что любая работа получает ровно то время, которое на нее отводится. Вы когда-нибудь замечали, как быстро вы можете закончить то, что вам нужно написать, дать задания и принять решения в последний день перед отпуском? Хотя мы, как правило, выполняем многие задачи, когда находимся под давлением, мы менее стрессовые и гораздо более профессиональны, чтобы разработать план действий и следовать ему.

4. Используйте свое время с умом

Рассмотрите вариант проверки электронной почты только в определенное время дня и позвольте автоответчику отвечать на ваши звонки, чтобы не прерывать вашу работу на пару часов. По возможности избегайте повторения того же задания или одного и того же электронного письма. Никогда не открывайте адрес электронной почты, если у вас нет времени читать и редактировать, то есть отвечать на него, отправлять или удалять его.

5. Организуйте рабочий стол

Организуйте свой рабочий стол; управляйте копиями файлов, папок на компьютере и папок электронной почты, чтобы вы могли легко найти то, что вам нужно. Сведите к минимуму время, которое вы тратите на поиск информации. Бенджамин Франклин однажды сказал: «Все на своем месте, все на месте».

6. Настаивайте на своих целях

У вас должен быть «входящий лоток» в вашем офисе, чтобы другие могли дать вам то, что они хотят вам дать, а не просто оставить это на вашем столе. Вы когда-нибудь возвращались со встречи и находили в офисе дополнительные записи, письма и документы? Вместо того, чтобы следовать своей собственной программе, вы «вынуждены» следовать чужим приоритетам.

7. Не отвлекайте внимание

Если у вас есть дверь, вам нужно время от времени ее закрывать. Если у вас есть политика открытых дверей, которая всегда должна быть открыта для ваших сотрудников, но если у вас нет времени по-настоящему выслушивать их вопросы и опасения, то вы не сможете сдержать свое обещание. Если коллега приходит к вам в офис, когда у вас есть работа и вы не можете обсудить это, найдите другое время для встречи.

8. Сотрудничайте со своими коллегами

Коллеги ожидают, что вы закончите работу вовремя, поэтому старайтесь избегать задержек.Вы бы ожидали от них того же. Чтобы избежать задержек, дайте проекту больше времени, чтобы иметь возможность справиться с неожиданными осложнениями, недоразумениями или пропущенными сроками. Если дата презентации 25-го числа месяца, обязательно запланируйте все закончить к 23.

9. Избегайте ненужного контроля

Если вы уполномочили кого-то еще на работу или контракт, больше не занимайтесь этим, если только вы не несете особую ответственность за мониторинг. Многие люди тратят драгоценное время, чтобы послушать или прочитать отчеты о других проектах.Если расследование ваших коллег или их профессиональных обязанностей не влияет на вашу повседневную работу, вашу производительность на работе или цели вашей карьеры, вы можете просто проявить интерес, чтобы поощрить их.

10. Отменить обычные встречи

Решите, необходима ли встреча. Если вам нужно присутствовать, составьте повестку дня и убедитесь, что вы ей следуете — начните встречу и завершите ее вовремя. Если ваше присутствие не обязательно на всей встрече, уходите раньше.

11. Будьте постоянно заняты

Поддерживайте свои навыки в форме, участвуя хотя бы в одном проекте. Еще лучше было бы два или более (проектов), потому что вам дается возможность «изменить скорость» и сосредоточиться на чем-то другом для разнообразия. Одновременная работа с разными проектами гарантирует, что у вас всегда будет над чем поработать. Кроме того, это держит ваш разум бдительным и обновляет ваши перспективы.

12. Тщательно выбирайте свои проекты

Убедитесь, что ваша работа имеет определенную ценность для компании и способствует повышению ваших навыков.Есть много веских причин, по которым вы не можете согласиться на участие во встрече и отказаться от участия в дополнительном проекте. Успешные предприниматели умеют говорить «нет». Спросите себя: «Это будет способствовать моей карьере?» и «Могу ли я уделить этому заданию необходимое время?» Вы завоюете больше уважения, работая с коллегой, чей опыт и навыки дополняют ваши собственные, вместо того, чтобы выполнять дополнительную работу самостоятельно и перегружать себя.

13. Не теряйте время зря

Откладывать неприятные дела — неотъемлемая часть человеческой натуры.Запланируйте некоторые из наиболее приятных задач проекта, которые будут выполняться после любых неприятных задач. Если вам не нравится работать с числами, планируйте делать счета утром, когда вы еще свежи и не так много вещей, которые отвлекали бы ваше внимание.

14. Вознаградите себя

Чтобы эффективно управлять своим временем, не нужно ограничиваться только работой. Вы также должны включить в свое расписание время, когда вы все остановите, расслабитесь и подзарядитесь. Награда, которую нужно дать себе, когда вы закончите работу.Это может означать сделать перерыв на кофе после прочтения длинного отчета или уехать в отпуск сразу после продвижения нового продукта.

Вы должны уделять больше внимания тому, как вы проводите свое время. Посмотрите, как успешные бизнесмены распределяют свое время, и подражайте некоторым из их методов управления временем.

Успех приходит к тем, кто умеет хорошо распоряжаться своим временем.

Как составить еженедельный график для достижения успеха

Скажите, можете ли вы относиться к этому: когда приближается новая неделя, вы чувствуете стресс, потому что вы совсем не подготовлены.К концу недели вы чувствуете разочарование, потому что не использовали свое время наиболее продуктивно.

У всех нас впереди были воскресные страшилки. Мы все откладывали дела до последней минуты, а затем в конце недели жаловались на то, что нам не хватает времени. И да, это я звоню тебе и я на выходе.

Это беспокойство и страх обычно случаются, когда вы проживаете неделю без плана. Если вы не знаете , какой вам нужно сделать, и , когда вы собираетесь над этим работать, шансы на то, что это произойдет, очень малы.

Планирование недели дает вам время и пространство, чтобы понять, как вы собираетесь все вписать. Если вы пытаетесь добиться прогресса на работе и в личной жизни, планирование недели поможет вам в этом. К тому же вы не почувствуете себя цыпленком с отрубленной головой, который пытается что-то сделать в последнюю минуту.

В этом посте я делюсь пятью шагами, которые помогут вам спланировать свою неделю более продуктивно и эффективно!

Почему вам следует планировать свою неделю

Если у меня нет намека на план на неделю, я буду ковыряться в работе, пытаясь сделать все сразу.Это такие недели, когда я чувствую себя совершенно несосредоточенным и взволнованным, и, естественно, я хочу как можно больше этого избегать.

Планирование важно, потому что оно помогает вам использовать свое время наиболее эффективно. Вы можете реально оценить, сколько вы можете сделать и сколько времени у вас есть на это. Таким образом, вы сможете почувствовать себя успешным, зная, что сделали то, что намеревались сделать.

В наши дни я обычно сижу в воскресенье вечером и пересматриваю свои цели и ежемесячный план.Я выясню, что на самом деле нужно , чтобы сделать на неделю вперед, и что мне нужно , чтобы сделать . Когда у меня есть план на неделю, я могу лечь спать с немного большим спокойствием до начала недели.

«У вас есть выбор в жизни. Вы можете жить целенаправленно, в соответствии с установленным вами планом. Или вы можете жить случайно, реагируя на требования других ».

— Майкл Хаятт

Как спланировать свою неделю

Планируя свою неделю, вы в основном хотите составить план того, что вы собираетесь делать каждый день.Этот план не обязательно должен быть очень подробным (лучше для ежедневного расписания), но он должен помочь вам почувствовать себя подготовленным ко всей неделе.

Совет: Перед тем, как приступить к планированию своей недели, убедитесь, что у вас есть все необходимые инструменты, чтобы не сбиться с пути. Например, я использую чистую записную книжку для записи заметок, асану для установки сроков и еженедельный календарь для записи встреч.

Шаг 1. Пересмотрите большие планы

• Пересмотрите все годовые цели, которые вы поставили перед собой.
• Просмотрите свои ежемесячные приоритеты и планы. Вот статья о том, как спланировать свой месяц вперед.
• Записывайте все встречи или события, которые вам нужно запланировать.

Шаг 2: Составьте подробный список

• Составьте список всех мелочей, которые вам нужны и которые вы хотите сделать на этой неделе. Этот список может варьироваться от больших проектов до таких задач, как покупка продуктов.
• Просмотрите список и посмотрите, есть ли что-нибудь, что можно было бы перенести на другую неделю, если сейчас это не срочно.

Шаг 3. Установите приоритеты

• Определите, что абсолютно нужно сделать на этой неделе, основываясь на своем списке. Обозначьте или выделите эти задачи как свои еженедельные приоритеты.
• Составьте еженедельный список приоритетов из 3-7 пунктов.

Шаг 4: Шаги действий при разработке

• Создайте маркированный список шагов действий для каждого приоритета в вашем списке дел.
• Подумайте о действиях, которые помогут вам выполнить свои приоритеты или даже начать их работу.

Шаг 5. Составьте расписание

• Определите, над какими из ваших приоритетных задач вы собираетесь работать каждый день недели. Назначьте каждый приоритет из вашего списка определенному дню.
• Если это подходит для вашего расписания, группируйте похожие задачи вместе, чтобы вашему мозгу не приходилось переключаться между разными видами деятельности.
• Для каждого дня недели выберите «одно важное дело», которое необходимо сделать. Это поможет вам сосредоточиться и в первую очередь выполнить самое важное.

Sidenote: Иногда ваши приоритеты на каждый день меняются даже после того, как вы их спланировали. Это просто жизнь. Насколько это возможно, старайтесь придерживаться плана, который вы для себя установили. Только не будьте суровы к себе, если другие вещи внезапно станут приоритетными.

Как выглядит ваш процесс еженедельного планирования?

Я надеюсь, что этот пост дал вам несколько идей для создания вашего собственного процесса еженедельного планирования, чтобы вы могли составить свое расписание на сверхпродуктивную неделю.Поделитесь советами по еженедельному планированию, которые вы порекомендуете, в комментариях ниже!

10 способов, которыми менеджеры проектов остаются организованными The Work Smarter Guide — Redbooth

Как руководитель проекта, вы в конечном итоге отвечаете за выполнение проекта, особенно когда давление продолжается.

Чтобы быть успешным менеджером проекта, вам нужно уметь сбалансировать сроки, бюджет и качество работы. Это может быть очень напряженным даже для самых простых проектов, и именно здесь в игру вступают организационные навыки.Отсутствие организации пагубно сказывается на любом проекте, но есть много способов добиться того, что вы намеревались сделать.

Вот десять советов, которые помогут вам организовать работу с самого начала.

1. Раннее определение ожиданий

С самого начала вы должны сообщить своей команде или сотрудникам, что вы ожидаете от проекта. Они должны включать качество работы, на которую вы рассчитываете, кто за какие задачи отвечает и как ваша команда должна общаться друг с другом.Чем раньше вы объясните членам своей команды, чего от них ждут, тем легче будет убедиться, что все работают для достижения общей цели, и с самого начала искоренить любую путаницу и предположения.

2. Определите область действия

Как руководитель проекта, первым шагом в процессе планирования проекта является определение его объема. Нажмите, чтобы твитнуть

Как руководитель проекта, первым шагом в процессе планирования проекта является определение его объема. Чтобы сделать это эффективно, вы должны понимать:

• Результаты: Каковы ожидаемые промежуточные и конечные результаты?
• Стоимость: Есть ли установленный бюджет?
• Срок: Сколько времени у вас есть на реализацию проекта?
• Доступные ресурсы: Какие физические, человеческие и финансовые ресурсы есть в вашем распоряжении?
• Заинтересованные стороны: Кто участвует в проекте? Кто такие влиятельные лица, лица, принимающие решения, и получатели?

3.Следуйте шаблону

При управлении проектом не нужно изобретать велосипед. Нажмите, чтобы твитнуть

При управлении проектом не нужно изобретать велосипед. Если это ваш первый проект, шаблоны исходных документов можно использовать в качестве надежной отправной точки. Это значительно упростит вашу работу и означает, что у вас будет набор рабочих шаблонов для использования в будущем. Также неплохо иметь журнал или дневник своей работы и вести подробные записи о том, как вы справлялись с определенными проблемами.Если тогда возникнет аналогичная проблема, вам будет на что сослаться.

4. Проверка хода выполнения плана проекта

План проекта — это, по сути, дорожная карта для вашего проекта и должна содержать подробную информацию об утвержденных масштабах проекта, стоимости и графике. Чтобы проверить свой прогресс, задайте следующие вопросы:

• Эффективно ли выполняются задачи?
• По-прежнему ли реалистичны первоначальные сроки по сравнению с тем, как быстро продвигается работа? Если нет, то есть ли задачи, которым следует уделять больше внимания?
• У вас все еще есть ресурсы, необходимые для завершения проекта?

Важно регулярно проверять прогресс, используя обновления и отзывы вашей команды.Сделайте это приоритетом во время встреч команды, чтобы вы могли решать проблемы по мере их возникновения и при необходимости корректировать план.

5. Установить временные рамки

Нет лучшего способа убедиться, что что-то будет сделано вовремя, чем установить достижимые сроки для конкретных задач проекта. Исследование Массачусетского технологического института показало, что студенты действительно будут работать более эффективно, когда большая часть работы будет разбита на более мелкие задачи с установленными вехами. Вы должны убедиться, что тот, кому вы назначаете каждую задачу, обладает набором навыков и способностями, чтобы выполнить ее вовремя.Установление нереалистичных сроков может вызвать чрезмерную нагрузку на ресурсы проекта, что приведет к низкому качеству работы и выгоранию членов команды.

6. Встречайтесь часто

Как менеджеру проекта, очень важно регулярно встречаться со своей командой, чтобы контактировать с базой и сообщать обновления проекта, включая успехи и проблемы.

Исследование более 500 000 собраний показало, что люди наиболее приветливы на собраниях по вторникам в 14:30. Если вы работаете в виртуальной проектной группе, найдите время, которое лучше всего подходит для большинства членов команды.Работа в нескольких часовых поясах может быть сложной задачей, но, чтобы гарантировать, что одни и те же люди не будут участвовать в ночной конференц-связи, меняйте время встреч.

7. Разработайте эффективную файловую систему

Управление проектом может означать массу бумажной работы с несколькими созданными и измененными документами. Это может стать кошмаром, и вы можете потратить драгоценное время на поиск последней версии документа.

Надлежащая файловая система с четко определенными соглашениями об именах документов обеспечит согласованный подход к хранению артефактов проекта.Сначала проверьте, используются ли в вашей организации установленные соглашения об именах. Если нет, есть примеры передового опыта, которым вы можете следовать. Просто убедитесь, что вы придерживаетесь любого подхода.

8. Эффективно делегируйте задачи

Возможность делегировать задачи — один из важнейших навыков руководителя проекта. Эффективное делегирование — это искусство, но как только вы овладеете им, вы снимете с себя напряжение и дадите членам своей команды чувство ответственности и достижений.Вместо того, чтобы давать каждому человеку большой кусок работы, разбейте все на более мелкие задачи.

Не будьте расплывчаты, давая указания, и убедитесь, что каждый член команды точно знает, что он делает и когда нужно закончить. Вы также должны убедиться, что человек, которому вы даете задание, имеет правильную информацию и способен его выполнить.

9. Предвидеть проблемы

Мы все надеемся, что проблем не возникнет, особенно когда есть строгие сроки, которых необходимо придерживаться.

К сожалению, на проектных землях такое бывает редко. Создание и поддержание в актуальном состоянии реестров рисков и проблем, а также скорейшее решение проблем помогут предотвратить сбой в плане вашего проекта. Если есть серьезная проблема, которая угрожает остановить ваш проект, заранее определенный процесс снизит беспокойство и значительно упростит объективный подход к проблеме и поиск подходящего решения. Регулярное двустороннее общение с ключевыми заинтересованными сторонами также жизненно важно для предотвращения неожиданностей.

10. Используйте программное обеспечение для управления проектами

И последнее, но не менее важное: эффективное программное обеспечение для управления проектами бесценно для руководителей проектов в сегодняшнем мире, в котором преобладает Интернет. Вы не сможете превзойти сетевые программные решения, если ищете способ хранить все ключевые документы в одном месте, обмениваться информацией со своей командой и управлять задачами из центра. Ознакомьтесь с программным обеспечением Redbooth для управления проектами в Интернете и забудьте о необходимости обновлять сложные электронные таблицы и списки дел.

Если вы хотите лучше организовать свои проекты, подпишитесь на бесплатную пробную версию и начните работать умнее, а не усерднее.