Содержание

Создание объявлений в Яндекс.Директе | Как составить рекламное объявление для контекстной рекламы

При запуске рекламной кампании важно изначально составить грамотное и привлекательное объявление, ведь именно его содержание поможет привлечь пользователей на сайт. Чтобы правильно написать эффективное объявление, необходимо учесть множество факторов.

Первое, на что нужно обратить внимание, — это соответствие требованиям площадки. Яндекс.Директ и Google AdWords ограничивают рекламодателя в количестве используемых символов в заголовке и тексте рекламного объявления. В таблице указаны требования к количеству символов.

Система Форматы Площадки
Яндекс.Директ 33+75 символов результаты поиска Яндекса, Mail.ru, рекламная сеть сайтов (РСЯ), поисковая сеть сайтов
Google AdWords 25+70 символов поисковая сеть, рекламная сеть сайтов, результаты поиска Google

Также для всех систем размещения контекстной рекламы есть перечень требований.

Как составить рекламное объявление для Директа и AdWords: общие требования

  • Запрещено использование ненормативной лексики, оскорбительных выражений, призывов к насилию, дискриминации и так далее.
  • Контекстная реклама Яндекс.Директа и Google AdWords должна быть правдивой. Иными словами, Вам не позволят рекламировать поддельные товары или вводить пользователя в заблуждение, указывая несуществующие скидки или недостоверную информацию о товарах.
  • В обеих системах есть правила, запрещающие рекламировать контент и товары для взрослых. Возможность размещения объявлений с рекламой алкоголя и табачных изделий в обеих системах регулирует местное законодательство.
  • Нельзя в тексте указывать номера телефонов, адреса и аккаунты мессенджеров.
  • В соответствии с законом о рекламе при составлении рекламных объявлений и для Директа, и для AdWords запрещено использование неподтвержденных сравнений в превосходной степени. Иными словами, если Вы хотите приписать к товару эпитет «лучший» или «номер 1», это нужно подтвердить документом — например, первым местом в каком-нибудь рейтинге.
  • В обеих системах Вам не разрешат написать текст только ЗАГЛАВНЫМИ буквами (кроме аббревиатур), использовать р а з р я д к у и прочие приемы для выделения отдельных слов. Также недопустимы орфографические ошибки.
  • Содержание рекламного объявления Яндекс.Директа или Google AdWords должно в точности соответствовать содержанию страницы, на которую ведет его ссылка. Например, если в тексте говорится об акции, то ссылка должна вести на страницу именно с этой акцией.
  • Страницы, на которые ведут ссылки из объявлений, и сайты полностью должны быть доступны и исправны, не иметь вредоносного кода и нормально отображаться во всех браузерах.

Правила написания объявлений для Google AdWords

  • Жестко регламентировано использование знаков препинания. Их использование должно быть логически оправдано. Например, использовать написание «*о*т*е*л*ь*» недопустимо, но использовать «5*» вместо «пятизвездочный» вполне возможно.
  • При создании рекламных объявлений нужно учитывать, что Google очень ревностно относится к соблюдению авторских прав. Если Вы хотите вставить в объявление контент, защищенный авторским правом, придется подтверждать, что у Вас действительно имеются законные основания его использовать.
  • Чтобы правильно составить объявление, нужно указать два URL: конечный (это адрес страницы, на которую попадет пользователь, щелкнув по объявлению) и отображаемый (обычно это адрес всего сайта, который видит пользователь).
  • Минус-слова в AdWords можно добавить только ко всему рекламному объявлению, а не к конкретному запросу, как это возможно в Яндекс.Директе.
  • Google ограничивает ряд тематик (в частности, фармацевтику, азартные игры, финансовые услуги, политику и др.).

Правила написания объявлений для Яндекс.Директа

  • Создавать контекстную рекламу товаров желательно с указаниями цен, но нужно учитывать, что объявление в Яндекс.Директе должно включать только цену в рублях. Указывать значения в других валютах запрещено.
  • Аналогичное ограничение накладывается на иностранный язык. При создании эффективных рекламных объявлений с точки зрения Яндекса должен использоваться русский язык. Исключение сделано только для товарных знаков. Если же ссылка ведет на страницу с текстом на иностранном языке, это должно быть указано в объявлении.
  • Чтобы сделать правильный текст для рекламы новостного ресурса, нужно обязательно указать, что это именно новости. Для этого достаточно использовать слова «читайте» или «подробности», а далее указать адрес сайта.

Как получить максимальный эффект от рекламного объявления?



Помимо тонкостей, присущих каждой из этих двух систем, есть одно общее правило, с помощью которого можно создавать эффективные объявления для контекстной рекламы. Оно гласит, что хорошее объявление должно давать точный ответ на запрос пользователя.

Помимо этого, есть еще ряд нюансов:

  1. Уделяйте больше внимания написанию заголовка. Необходимо дать понять пользователю, что Вы предлагаете именно то, что он искал. Для этого лучше использовать всю ключевую фразу полностью в заголовке. Плюс ко всему, при таком подходе текст в объявлении, соответствующий запросу, будет выделен жирным шрифтом. Это увеличит привлекательность объявления.
  2. Не забывайте упоминать в тексте объявления информацию о цене, спецпредложениях и рекламных акциях. Когда пользователь точно знает цену товара, то его переход по такому объявлению будет означать, что данная цена его устраивает. И наоборот, если цена не устраивает пользователя, то он не перейдет по объявлению, а значит, Вы избежите нецелевых заходов на Ваш сайт.
  3. Уделяйте особое внимание подбору ключевых слов. Например, не стоит показывать объявление о прокате авто по общему слову «прокат». Посетители, которые ищут слово «прокат», часто интересуются не только прокатом авто.
  4. Не забывайте добавлять к запросу геопривязку. К примеру, запрос «гостиницы Москвы» ищут не только москвичи.
  5. Обратите внимание, что реклама будет показана всякий раз, когда в запросе полностью содержится указанное Вами ключевое слово или словосочетание. Например, если Вы укажете словосочетание «Ford Focus», Ваше объявление может быть показано также по запросам «продажа Ford Focus», «автосалон Ford Focus», «зеленый Ford Focus», «где купить новый Ford Focus» и т. д.
  6. Чтобы повысить эффективность кампании, рекомендуем создавать на каждую группу однотипных ключевых слов или сочетаний уникальное объявление.
  7. Всегда прописывайте только целевую посадочную страницу. Необходимо вести пользователя на страницу, где он сможет найти ответ на искомый вопрос. Если пользователи не смогут сразу найти то, что искали, они уйдут с Вашего сайта.
  8. Необходимо верно использовать географический таргетинг для показов текстов объявлений. Нужно понимать, что некорректное или неточное указание региона размещения может исключить нужную аудиторию и привлечь нецелевых пользователей на сайт. Например, если Вы продаете свой товар и выполняете его доставку только по Москве, то и показывать следует только москвичам.
  9. Не упоминайте название компании или имя сайта в тексте объявления. Пользователю важно найти то, что он ищет, а не того, кто ему собирается продать товар или услугу.

Полезно
3

Как правильно составить объявление в Яндекс Директе? | SHINTA — автоматизируй контекст

Думаю сколько директологов, столько и «правильных» методов составления объявлений. Но я придерживаюсь одного просто правила:

«правильность» зависит от цены за клик: цем ниже цена, тем более правильно составлено объявление

Специально снял видео, в котором вживую показал как меняется цена клика при различном написании объявления:

Так же вот статья: От чего зависит цена клика

Структура продающего объявления

Как и говорил — это та структура, которую предлагаем мы. За годы работы нами было выведена определенная структура объявления, которой мы и по сей день пользуемся и Вам рекомендуем:

1-й заголовок —

Максимально полно повторяет поисковый запрос

Его основная задача:

1. быть максимально релевантным для снижения цены за клик

2. быть максимально жирным для привлечения внимания — максимизации  CTR и еще раз снижения цены за клик

2-й заголовок

Пишем продающую добавку. Основный оффер. Это первое место в объявлении которое читается.

Его основная задача:

1. продать клик по объявлению

2. заинтересовать, чтобы пользователь прочел текст объявления

Есть стратегия, когда во 2-й заголовок пишут часть поисковой фразы, не вошедшую в 1-й заголовок. Но суть привлечения внимания у нас играет 1-й заголовок. Цель второго — продать клик или просмотр текста.

следим чтобы 1-й + 2-й заголовок были меньше 53 символов, т.е. следует для длинных первых заголовков писать короткие вторые и наоборот

Текст объявления

Здесь нам уже дозволено развернуть предложение в 81 символ и написать наше основное УТП и призыв к действию. Рекомендую такую структуру текста:

УТП! Оффер! Призыв к действию!

Основная задача теста: продать клик по объявлению

Отображаемая ссылка

Суть проста — еще раз подчеркнуть что за страница, о чем будет идти речь. Т.е. пишем основную идею сайта.

Основная задача отображаемой ссылки: стать более понятным пользователю

Быстрые ссылки

Тут мы рекомендуем писать «боли», что клиенты хотят решить у Вас на сайте. Т.е. у человека должно рождаться желание кликнуть по ссылке.

Основная задача быстрых ссылок: клик по ним

Уточнения

Здесь пишем «преимущества», почему покупать у Вас и почему сейчас.

Уточнения показываются только при показе объявления на 1-м месте

Основная задача уточнений: замотивировать на клик по объявлению

Вот и все по структуре, так же не забывайте про релевантность. Для каждого сегмента пишите релевантные офферы и УТП, чтобы они содержали как смысловую нагрузку, так и слова из этих сегментов.

Как видите большинство задач того или иного элемента сводятся к 2-м типам:

1. Интерес

2. Клик по объявлению

Больше от рекламного объявления ничего не требуется.

Подробнее узнать по теме получения минимальных цен за клик в Директе и Ads:

Благодарности

Если статья Вам понравилась — поставьте лайк и подпишитесь на канал — статьи выходят ежедневно, впереди еще много интересного!

Если что-то было не понятно и возникли вопросы по Директу/Ads:

1. Бесплатные курсы (>100 видеоуроков): https://masa.avksom.ru/courses

2. Заходите в чат в Telegram @chat_masa

3. Индивидуальное обучение по Skype (1000 руб/час) — chaschinio

Успехов!

Читаем еще по теме: как составить объявления с минимальной ставкой

Обложка:

Как правильно составить объявление в Яндекс Директе

Заходишь в Яндекс и вбиваешь то, что хочешь найти и получаешь великое разнообразие предложений. Как в рекламе, так и естественной поисковой выдаче. Потом, ходишь по сайтам, смотришь погоду, читаешь новости, смотришь почту и прочее, видишь объявления на ту тему, которую искал. Всё это контекстная реклама. Каждое объявления составлено по-разному. Поисковые объявления отличаются от таковых на сайтах и не только наличием изображения.

Приветствую!

Рассмотрим вопрос составления эффективных и кликабельных объявлений в Директе – на Поиске и в РСЯ. Как написать объявление, которое привлекает потенциальных клиентов и отсеивает зевак и прочих не заинтересованных, которые в холостую тратят ваши рекламные деньги?

Какие объявления хороши для контекстной рекламы

Рекламы сейчас пруд пруди, от незаметной, ласковой и нежной, до крайне агрессивной и кричащей.

И всё же можно дать классификацию объявлений. В контексте данной статьи мы рассмотрим таковую с позиции оплаты рекламодателя.

Итак, есть объявления, которые оплачиваются:

  1. за место и время, которое они занимают
  2. показы
  3. и за клики

Первое – это баннеры на сайтах.
Вторые – медийная реклама, реклама в соцсетях.
Третьи – контекстная реклама, таргетированная реклама.

Контекстная реклама оплачивается рекламодателем за клик, соответственно, нет цели привлечь как можно больше посетителей на сайт, как в первых двух вариантах объявлений.

Для рекламы за время и показы подойдёт тизерная реклама. Задача тизеров заманить нажать на неё. Поэтому они броские, кричащие, с яркими и не стандартными картинками, порой идиотским текстом, который обрывается на полуслове. Всё лишь бы зашли.

В контекстной же рекламе нам не нужны все посетители. Потому как мы просто обанкротимся, если заходить будут не те, кто готов воспользоваться нашим предложением. Тем более, если они вообще ничего не хотят приобретать. Зайдут 1000 человек и все выйдут с чем пришли. В кармане у вас ничего не прибавилось, а рекламная площадка стабильненько деньги за клики забрало.

Таким образом мы приходим к пониманию, что объявление должно отсеивать посетителей на целевых – не целевых, нужных вам и не нужных, потенциальных покупателей и не заинтересованных в вашем предложении.

Пример контекстного объявления за пределами интернета

Фактически объявление – это вывеска перед входом в ваш магазин/офис/салон.

Если там будет написано: “Зайди, иначе потеряешь год жизни”. И ты не понимаешь вообще о чем это. То это не контекст.

Если будет написано: “Женские туфли, которые гарантированно не жмут, не трут. Роза в подарок”. А тебе нужно сделать подарок жене. Ты вообще ради этого вышел из дома. Ты целевой посетитель и предложение очень даже актуально. Именно для тебя и именно сейчас.

Причём, если другому товарищу, женские туфли, как пчеле железо, то такое объявление очень даже целевое и чётко отсеивает не заинтересованных в покупке этого товара. И даже лишние не зайдут в такой магазин.

Как правильно составить объявление на поиске в Яндекс Директ

Мы поняли, что объявление нам нужно такое, которое отсеивает лишних и привлекает нужных.

На поиске актуален ещё один момент.

Пользователь вбивает некоторый запрос в поиск с целью найти какой-то товар, услугу, хочет решить определённую проблему. Те слова, которые он написал подсвечиваются жирным шрифтом в объявлениях и сниппетах. Таким образом они становятся более яркими и больше привлекают к себе внимание.

То есть идеальное объявление на поиске – это объявление содержащее слова, которые вбил в окно поиска пользователь. А чтобы его дополнительно привлечь и отсеять не нужных, мы добавляем определённые фразы. Например, если вы продаёте дороже конкурентов, то вам нужно чётко обозначить этот момент, чтобы отсеять тех, кто ищет подешевле. И, возможно, пояснить почему вы продаёте тот же самый товар дорого, когда можно купить его дешевле.

Посмотрите скрин выше с поиска по запросу: Шкаф-купе на заказ под потолок.

Все слова в объявлениях, которые совпали с запросом, выделены жирным. Что сильно их визуально отметило. Глаза сами останавливаются на таких текстах.

Остаётся привлечь пользователя за счёт лучшего предложения, чем у конкурентов и одновременно отсеять лишних, если есть таковые по вашему запросу. Для этого используйте всё пространство и возможности Директа.

Тут уж кто на что горазд, прям восточный базар, где каждый продавец кричит, зазывает и приманивает к себе выгодами и плюшками.

Как правильно составить объявление в РСЯ

Принцип написания объявлений в Сетях Яндекса немного отличается от поисковых. Хотя и не сильно.

Для РСЯ не актуально указывать слова, которые присутствуют в запросе. И в то же время, нам не нужны все посетители площадок, на которых размещено наше объявление. Плюс многие поля, которые работоспособный в поиске отсутствуют в РСЯ.

Объявления РСЯ показываются на большом количестве сайтов, в различных вариантах показов и размерах.

Где-то показывается только Изображение и заголовок. Это минимум. Где-то добавлен URL сайта. На каких-то площадках показывается и текст объявления и быстрые ссылки. Уточнения показываются крайне редко. Но кто-то их видел, как единорога – 1 раз в жизни.

То есть у вас есть изображение и заголовок, в которых нужно рассказать самый сок вашего предложения. Остальное используйте для дополнительных вещей и заманух. Кстати, в изображениях можно применять текст, но не более 20% площади.

Итак, объявление в РСЯ не должно быть тизером, не обязательно должно содержать слова из запроса и должно отсеивать не целевую аудиторию. Плюс, напишите выгоды, чтобы обойти конкурентов. Просто внедрите это. И вы, во-первых сэкономите на рекламе, так как не придут лишние или их будет очень мало. Во-вторых, используете все возможности Директа. В-третьих, привлечёте достаточно целевых посетителей на свой сайт, потому как в РСЯ охват в разы больше, чем на поиске.

Подведём итог

Контекстная реклама показывается за клики, рекламодатель платит за клики по объявлениям. Чем больше кликов, тем больше расход. Поэтому крайне важно, чтобы по объявлениям заходили  только заинтересованные в вашем предложении посетители.

В связи с этим есть некоторые особенности, которые нужно учесть при написании объявлений в Яндекс Директе. На поиске важна релевантность запросу. В РСЯ нужно чётко дать понять посетителю, куда он попадёт нажав на объявление.

Используйте эту информацию, чтобы увеличить эффективность ваших объявлений, снизить слив рекламного бюджета до минимума и получить максимум конверсий в заявки.

P.S.

Если вам нужен сайт и реклама в Яндексе и вы не хотите заморачиваться с сайтом и настройкой, у вас нет времени разбираться во всём, напишите мне, все контакты есть на странице Об авторе.

Вы можете самостоятельно настроить рекламную кампанию. Скачайте бесплатное Руководство “Настройка Яндекс Директ пошагово” .  В нём пошагово раскрывается настройка Яндекс Директ без воды, чистая практика для практиков. Для тех у кого нет достаточно времени на изучение теории, а нужно сразу же внедрить и на выходе получить настроенные объявления.

Успешных рекламных кампаний!

 

Понравилась статья – поделись ею, жми кнопку любимой соцсети — Поделиться.
Получай все статьи и новости сайта в свой Вконтакте, Facebook или на электронную почту — подпишись на статьи сайта (справа). И получи бесплатное руководство “Настройка Яндекс Директ пошагово” – справа красная книжная обложка.
Поделись своим мнением в комментариях, так статьи будут интереснее и ценней!

Поделитесь с друзьями:

Читайте в продолжение:

Как написать хорошее объявление для контекстной рекламы: рекомендации и правила


Сегодня я хочу с вами поговорить о качественном написании рекламных объявлений в «Яндекс Директ» и Google Ads. 


Содержание:




Общие рекомендации по составлению объявлений


Для начала давайте разберемся, а что именно будем рекламировать? Какой товар или услугу? Кому интересен рекламируемый товар? Какие запросы существуют у нашей целевой аудитории? Исходя из ответов на эти вопросы можно составить структуру наших будущих объявлений: какие выгоды и в каких элементах объявления будут отображаться. Без определенного плана действий вы рискуете составить некачественное объявление и упустить важные преимущества. 


А вот пример продуманного объявления, на которое стоит равняться.


Перед составлением структуры необходимо помнить: разные форматы объявлений могут показываться не со всеми их элементами:


  1. На поиске в «Яндекс.Директ» и Google Ads у объявлений постоянно показываются заголовок, текст, домен под объявлением. Остальные дополнительные элементы отображаются в зависимости от формата объявления.


  2. В текстово-графических объявления в РСЯ и в адаптивных объявлениях Google Ads всегда отображается первый заголовок. Текст и расширения показываются реже.


Поэтому при написании рекламных объявлений вы должны указать:


  1. Преимущество, чтобы вызвать желание заказать именно у вас. Напишите свое УТП, например: «доставка за 2 часа», «гарантия 5 лет» и т.д.


  2. Фильтр, чтобы отсечь нецелевую аудиторию. Например, если вы занимаетесь строительством деревянных домов, то стоит указать слова: «Деревянный», «Сруб», «Бревенчатый» и т.д.


  3. Призыв к действию. 


  4. В объявлениях РСЯ и КМС информацию указать в первом заголовке, так как второй заголовок и текст показываются не во всех форматах.

    Правила написания объявлений на поиске


    Теперь давайте более подробно рассмотрим рекомендации при составлении объявления на поиске («Директ» и Ads):


    1) Релевантность объявления.


    В вашем заголовке и тексте объявления должны содержаться ключевые фразы. Они при выдаче выделяются жирным шрифтом и привлекают внимание.


    2) Динамическая подстановка (автоматическая подстановка ключевых фраз в объявление)


    При использовании динамических подстановок в заголовках объявлений будет повышаться кликабельность. Но нужно учитывать следующие правила:


    — Следите за заглавными буквами.


    — Следите, чтобы названия конкурентов не попадали в объявление.


    — Следите, чтобы заголовки и текст объявления сочетались между собой.


    — Помните, что в заголовок помещается до 35 символов. При большем количестве динамическая подстановка не сработает.


    3) Заголовок объявления пишите максимально читабельно. Он не должен представлять собой непонятный набор ключевых слов.


    4) При составлении объявлений следите внимательно за ошибками в заголовках и тексте.


    5) Регулярно обновляйте список минус-слов, чтобы не показываться по нерелевантным запросам.


    6) Для фиксации стоп-слов и словоформ в объявлении контролируйте типы соответствия операторами: !, +, “”, [] 


    7) Для привлечения внимания рекомендую использовать дополнительные символы (-,%,!,+,/,|) и цифры для «украшения» вашего объявления.


    8) Заполняйте все элементы объявления по максимуму, чтобы оно захватывало больше места в ленте выдачи и привлекало пользователей. 


    В быстрых ссылках стоит написать дополнительную информацию, но не нужно ее дублировать с указанной в тексте. Так вы сможете больше рассказать о своем продукте или услуге.


    В «Директе» укажите цену товара и добавьте картинку. Так ваше объявление будет показываться в товарной галерее.


    Не забывайте заполнять уточнения и контактные данные (визитку). Так объявление станет более заметным и CTR повысится.

    Рекомендации при составлении объявлений в РСЯ и КМС


    1) Подбирайте качественные изображения. Не рекомендуется брать картинки с большим количеством текста, поскольку сам текст станет нечитабельным.


    2) В РСЯ важные элементы (логотип, изображение самого товара и т.д.) на картинке располагайте дальше от краев. При кадрировании они могут быть обрезаны и не поместиться в рекламное объявление.


    В КМС эта ситуация получше и можно не волноваться. Изображения показываются с сохранением указанных пропорций. 


    3) Выбирайте картинки не на белом фоне. Иначе текст будет непросто прочитать.


    4) Применяйте привлекательные и эффектные заголовки.  Они должны вызывать интерес у пользователя. Заголовки из поиска использовать не стоит. Не факт, что они также эффективно будут работать, как на поиске.


    В КМС показывается два заголовка (короткий и длинный). Поэтому в первом указывайте услугу или товар, во втором добавляйте преимущество. Следует помнить, что длинный заголовок отображается не всегда.


    5) Добавляйте быстрые ссылки. Они будут рассказывать пользователям о ваших преимуществах или о дополнительных товарах.


    Перед составлением объявлений определитесь со структурой. Укажите УТП, фильтр, призыв к действию, добавьте яркие картинки, напишите релевантные тексты, не забудьте о расширениях. Придерживайтесь вышеизложенных правил и объявления приведут целевую аудитории, конверсии вырастут.

    Как написать объявление в Яндекс.Директ, из чего оно состоит? Как правильно составить объявление в Директе?

    Чтобы рекламироваться по минимальным ценам и привлекать максимум посетителей из Директа, важно работать над качеством объявлений. В этой статье мы расскажем, как написать сильное объявление в Яндекс.Директ, как пройти модерацию, поделимся секретами и приведем примеры.

    Содержание статьи:

    1. Из чего состоит объявление Яндекс.Директ?

    2. Технические требования к объявлениям

    3. Как написать заголовок объявления?

    4. Как написать текст объявления?

    5. Что такое быстрые ссылки и какими они должны быть?

    6. Общие рекомендации, как написать объявление

    1. Из чего состоит объявление Яндекс.Директ?

    Чтобы разобраться, как правильно составить объявление в Яндекс.Директ, давайте сначала посмотрим, что оно собой представляет. Объявление Директа состоит из заголовка, текста, быстрых ссылок, уточнений, ссылки на сайт:

    1 – Заголовок.

    2 – Быстрые ссылки.

    3 – Ссылка на сайт.

    4 – Текст объявления.

    5 – Уточнения.

    Также у объявления может быть второй заголовок (выводится не всегда), картинка (выводится только в РСЯ), видеодополнение. Далее рассмотрим технические требования к разным элементам объявления, так как правильно составить объявление в Яндекс.Директ – значит в том числе учесть все требования для прохождения модерации.

    2. Технические требования к объявлениям

    Яндекс.Директ предъявляет определенные требования к объявлениям. Их нужно соблюдать, иначе объявление не получится добавить либо оно не пройдет модерацию. Перечислим основные требования.

    В заголовках, тексте, быстрых ссылках, уточнениях нельзя:

    Также избегайте опечаток (объявления с опечатками могут быть отклонены модераторами).

    Требования к изображениям:

    Далее рассмотрим одни из самых важных элементов объявления – заголовок и текст. Эффективные заголовок и текст – ключ к тому, как правильно составить объявление в Яндекс.Директ.

    3. Как написать заголовок объявления?

    1. В заголовке важно использовать ключевую фразу

    Во-первых, тогда она будет выделена жирным шрифтом при показе объявления. Это сделает объявление заметнее и увеличит вероятность, что пользователь кликнет по нему. Во-вторых, наличие ключевой фразы в заголовке снижает стоимость перехода (так работает Директ). Поэтому старайтесь вписать ключевую фразу в заголовок. Это основа того, как составить объявление для Яндекс.Директ.

    Но не стремитесь всеми силами сохранить формулировку. Если ключевая фраза звучит как «цемент оптом москва не дорого», не нужно делать точно такой же заголовок. Пишите в соответствии с нормами языка. То есть «Цемент оптом в Москве недорого». Пользователи часто делают опечатки и ошибки в запросах – не нужно повторять их в объявлениях. Яндекс умеет распознавать ошибки и в ответ на запрос пользователя с опечаткой подсветит ваше объявление, в котором слово написано правильно.

    Иностранные названия, использованные в запросе по-русски, также не обязательно указывать в объявлении именно так, как в запросе. То есть если пользователь ищет «айфон 7», не нужно вписывать фразу в заголовок именно так. Яндекс прекрасно знает, что iPhone 7 – это то же самое, и подсветит фразу в объявлении. А с фразой «Айфон Семь» в заголовке ваше объявление будет выглядеть непрофессиональным и не вызовет доверия у пользователей.

    2. Не забывайте, что в Яндексе есть второй (дополнительный) заголовок

    Он показывается не всегда, но, тем не менее, его стоит использовать. Ценность второго заголовка в том, что в нем можно указать преимущества компании, которые часто просто не помещаются в основной заголовок.

    Например:

    3. Добавьте название города в заголовок

    Хорошо работает название города в заголовке. Если оно есть в запросе, то в заголовке его обязательно нужно использовать. Если нет, наличие названия города в заголовке все равно может быть дополнительным плюсом.

    4. Поставьте «!»

    В конце заголовка можно ставить восклицательный знак вместо точки – он привлечет больше внимания.

    5. Фильтры применяйте аккуратно

    Есть мнение, что с помощью заголовков можно «фильтровать» пользователей: отсеивать тех, кто не относится к целевой аудитории. Например, написать в заголовке «дорого, качественно», указать сумму минимального контракта. Такой прием в контекстной рекламе на поиске стоит использовать аккуратно. Подобное ограничение может снизить кликабельность объявлений, а значит, привести к повышению стоимости клика.

    Можно использовать его на РСЯ, где показатель CTR не столь значим. А на поиске «фильтровать» клиентов лучше на этапе подбора ключевых слов для медиаплана Яндекс.Директ, выбирая те фразы, которые с высокой долей вероятности задают именно ваши клиенты.

    4. Как написать текст объявления?

    В тексте нужно отразить конкурентные преимущества компании. Вот какими они могут быть:

    Преимущества должны быть конкретными, подтверждаться фактами. Поэтому важно указывать размер скидки, срок доставки и так далее. В целом конкретика – основа того, как правильно составить объявление в Яндекс.Директ.

    При выборе преимуществ, которые стоит указать в объявлениях, опирайтесь на 2 фактора. Первый – ваша целевая аудитория. Подумайте, что ей наиболее важно. Второй фактор – объявления конкурентов. Посмотрите, что они пишут в своих объявлениях, и подумайте, как можно выгодно выделиться на этом фоне.

    Чтобы «дожать» пользователя и заставить его перейти по объявлению, сделайте в конце призыв к действию: «звоните», «заходите», «выберите на сайте» и т.д. Еще один прием – ограниченное предложение. Например, если на товар действует акция, напишите, до какого числа она актуальна. Это может стимулировать пользователей перейти на сайт.

    Иногда в советах о том, как составить объявление для Яндекс.Директ, встречается рекомендация использовать ключевую фразу не только в заголовке, но и в тексте объявления. Это актуально скорее для коротких ключевых фраз. Если длинную фразу вписать в текст, в объявлении не останется места для указания преимуществ компании.

    5. Что такое быстрые ссылки и какими они должны быть?

    Быстрые ссылки – это дополнительные ссылки на разделы рекламируемого сайта. Они показываются на поиске и на РСЯ. Повышают кликабельность объявлений, хотя бы потому, что с ними объявление занимает больше места, а значит, становится заметнее.

    В быстрые ссылки стоит добавлять важные для ваших клиентов разделы. Например, отзывы, фотогалерею, раздел с информацией о гарантии. Если объявление ведет на главную страницу сайта, можно добавить в быстрые ссылки страницы с описанием основных услуг или основными разделами каталога. Если вы рекламируете одностраничный лендинг пейдж, в быстрые ссылки можно добавить соцсети компании.

    6. Общие рекомендации, как составить объявление для Яндекс.Директ

    Смотрите на объявления конкурентов. Думайте, чем вы можете выгодно выделиться на их фоне.

    Если вы работаете с новой для себя тематикой и не знаете, как люди выбирают этот товар или услугу, до старта рекламы изучите сферу. Почитайте форумы, посмотрите отзывы, которые пишут покупатели. Это позволит понять, что им важно при выборе и покупке продукта. Изучайте своего покупателя, так как правильно составить объявление в Яндекс.Директ, не зная клиента, крайне сложно.

    Максимально используйте все возможности, которые предлагает Яндекс.Директ. Добавляйте всю информацию, которую можно добавить: быстрые ссылки, уточнения, обычные и широкоформатные картинки, виртуальную визитку и все остальное. Более подробно о настройке кампании расскажем в следующих статьях.

    Рекомендуем

    Если вы не используете сервисы подбора слов (парсеры) или готовые базы, а собираете запросы вручную, описанный в статье алгоритм поможет вам найти …

    Оптимизация Яндекс.Директа позволяет снизить цену клика на кампании, свести к минимуму количество «пустых» кликов по рекламе, которые зря …

    Типы ключевых фраз: как составлять под них объявления в Яндекс.Директ

    Зачем разделять ключевые фразы и как с ними работать при составлении объявлений – объясняет эксперт по рекламе в Яндекс.Директ Евгения Стрижак.

    Что такое типы ключевых фраз

    Ключевые фразы для рекламы на поиске Яндекса можно условно разделить на горячие, теплые, информационные. В зависимости от задач, которые стоят перед рекламной кампанией, стратегии их применения могут быть разные.

     

    Чаще всего разделение происходит следующим образом.

     

    Ключи с продающими добавками «купить», «заказать», «доставка», «адреса», «скидка», «акция», «недорого» вопросов не вызывают – их относят к числу горячих. Ключи без продающих добавок — к теплым. Ключи с прибавками «как», «фото», «видео», а также «проблемные» ключи – к информационным.

     

    Хотя даже такое разделение в кампаниях по факту встречается нечасто.

     

    Почему я не включила в этот список фразы с добавкой «цена», «стоимость», «отзывы» и т.п.? А вот они как раз не всегда являются горячими вопреки расхожему мнению об их «высокой» температуре готовности к покупке. Если говорить об этапах воронки продаж – потенциальные клиенты, уточняющие стоимость продукта, пока только собирают информацию, изучают рынок.

     

    Поэтому такие ключевые запросы, как правило, с первого захода на сайт не продают. Лучше их выделить в отдельную кампанию, постепенно доводя до продажи ретаргетингом.

     

    Как составлять объявления на поиске Яндекс.Директ под разные типы ключевиков

     

    Следующий вопрос – что писать в объявлениях? Чаще всего в рамках кампании тексты объявлений для всех ключевых фраз идентичны.

     

    Для примера возьмем нишу сетчатых гардеробных. В горячие ключи попадут фразы: «Гардеробная купить», «Сетчатая гардеробная купить», «Сетчатая гардеробная Аристо купить», «Сетчатая гардеробная Аристо Нова купить».

     

    Объявление для всех фраз будет единым: «Сетчатые гардеробные Аристо со скидкой 25%, доставка и монтаж за наш счет». Верен ли такой подход? Не совсем. Давайте разбираться.

     

    Чтобы понять, что и как писать в объявлении, первым делом определяем позиционирование своего товара или услуги на рынке. Кто потребитель – b2c, b2b, или оба сегмента сразу?

     

    Основное, что вы должны сделать: «вытащить» ключевой сегмент вашей целевой аудитории с точки зрения потребностей. Для этого определите, кто эти люди. За решением какой проблемы они к вам приходят. А также выявите ключевые факторы принятия решения – сервис, рассрочка, акция, доставка, сроки, уникальность товара.

     

    Именно связка «ключевая проблема – способы решения – факторы принятия решения» должна лечь в основу текста объявления.

     

    Не пишите качественные прилагательные, которые не подтверждаются никакой конкретикой или цифрами.

     

    Следующий важный этап – нишевание продукта на рынке и анализ конкурентов. Если у вас есть четкие преимущества, именно о них надо рассказать рекламных объявлениях. Если преимуществ как таковых нет, представляйте характеристики как выгоды клиента.

     

    Пример:

     

    Холодильник -> технология no-frost -> не будет инея внутри -> не нужно чистить -> свободное время на другие дела -> больше времени уделять детям -> жена / муж будет доволен.

     

    Еще варианты: низкая цена – «сэкономьте на покупке», бесплатная доставка – «сэкономьте на доставке», большой выбор – «модели на любой вкус».

     

    Используйте фильтры – «узнай себя» (если ваша целевая аудитория – узкий сегмент по интересам или роду деятельности), гендерный, b2b или b2c, порог входа (минимальная стоимость, партия, иные ограничения). Это поможет отсечь нецелевой трафик.

     

    Аккуратней используйте призывы. Время лозунгов «Жми» и «Кликай» уже прошло. Лучше «Выберите на сайте», «Успейте купить», «Звоните», «Узнайте подробности», «Смотрите портфолио».

     

    Основные типы ключевых фраз и объявления на конкретных примерах

     

    1) Общие запросы – указывают только на нишу.

     

    Например, широкая ключевая фраза «Гардеробные». Человек ничего не сообщил о том, какую именно гардеробную он ищет. Потому что сам еще не знает.

     

    На этом этапе у него есть лишь потребность правильно и удобно хранить свои вещи. Тут бесполезно писать про скидки, доставку и другие частности, пока для клиента это не важно. Важно предложить наш тип гардеробной и указать его преимущества. Предлагаем в качестве альтернативы шкафам-купе.

     

     

    Еще пример – «Купить торт».

     

     

    2) Более точные запросы.

     

    Здесь потенциальный клиент определился с видом товара. Например, «Сетчатая гардеробная».

     

    Тут уже показываем преимущества именно нашей сетчатой гардеробной:

     

     

    «Торт на заказ»: 

     

     

    3) Запросы конкретного товара / услуги.

    Например, «Сетчатая гардеробная Аристо». Здесь приводим все выгоды нашего предложения, по возможности отстраиваемся от конкурентов условиями продажи или сервисом.

    «Торт на заказ сметанный»:

    4) Запросы конкретной модификации товара.

    Например, «Сетчатая гардеробная Аристо Нова»:

    «Торт на заказ ПаннаСметанна»:

    В случае точного запроса крайне важна релевантность посадочной страницы. Для таких запросов чаще всего переходы приводят на общие страницы с каталогом.

    Лучше, если вы сразу покажете именно тот товар, который искал клиент. Он должен быть в наличии, указаны четкие сроки его доставки, конечная цена  и другие важные при клиента условия покупки. Если запросы по точным товарам собрать проблематично, используйте фиды.

    5) Брендовые запросы.

    Обязательно нужно использовать в рекламе брендовые запросы, даже если вы возглавляете Топ органической выдачи.

    Во-первых, у клиента не должно остаться шанса не заметить ваше присутствие в выдаче – 2 ссылки, одна из которых рекламная, «зацепят» с большой долей вероятности.

    Во-вторых, это повысит лояльность к бренду за счет эффектного текста объявления.

    В-третьих – не позволит конкурентам занять более высокие позиции. Ваше объявление будет выигрывать в релевантности ключевой фразе.

    В качестве запросов можно использовать не только доменное имя сайта, но и номер телефона, адрес, сокращенное название, различные варианты написания бренда и сайта в русской и латинской раскладке.

    Вот пример брендового запроса – рекламное объявление и первые позиции «органики» обеспечивают максимальное присутствие в выдаче Яндекса.

     

     

    6) Конкуренты.

     

    А вот здесь уже нужно проявлять креативность и стараться привлечь лояльную аудиторию конкурента. Основная сложность в том, что такие объявления не всегда проходят модерацию.

     

    Вот пример, как по брендовому запросу конкуренты стали выше в рекламной выдаче, при этом усилили все выгоды объявления владельца бренда. Это бессрочная гарантия против гарантии 10 лет, бесплатный тест 2 месяца против 30 дней, 20 лет на рынке против 12.

     

     

    7) Проблемные запросы.

     

    Отлично работают в нишах, где проблема «горит».

     

    «Не заряжается айфон», «сломалась микроволновка», «холодильник не морозит».

     

    Предлагайте решение проблемы, учитывая фактор срочности. Проблематика может быть и не такой острой и более размытой. В этом случае поможет карта персонажей.

     

     

    Пишите правильные тексты объявлений и конверсии будут ваши!

     

     

     

     

    «Знаю, как получить быстрый рост бизнеса, продвигаясь в Яндекс.Директ».

    Как составить объявление для контекстной рекламы — Ringostat Blog

    Никаких абстракций и рассуждений, только практическая информация и «мясо». Мы подготовили подробную инструкцию о том, как составлять объявления для контекстной рекламы. Собрали требования, рекомендации Яндекса и Google, а также результаты исследований, которые упростят их подготовку. А также рассказали, как объявления писать не следует. Так что закатывайте рукава и приступим.

    Материал объемный, поэтому мы поделили его на разделы, к которым вы можете сразу перейти.

    1. С чего начинать работу над объявлениями.
    2. Правила размещения объявлений.
    3. Компоненты объявлений: что учитывать.
    4. Написание текста объявлений.
    5. Как анализировать полученные результаты.

     

    1. С чего начинать работу над объявлениями контекстной рекламы

    Определитесь с параметрами, от которых напрямую зависят формулировки будущих объявлений и их длина:

    • на каких площадках будет размещаться реклама;
    • аудитория — например, украинки от 18 до 25 лет;
    • цель — допустим, рассказать о новой марке низкокалорийных сухих завтраков;
    • месседж — «Низкокалорийные сухие завтраки сохранят фигуру и здоровье»;
    • список ключевых слов — они должны максимально полно описывать ваш продукт/услугу, в их подборе поможет планировщик ключевых слов Google Adwords или специальные сервисы, например Serpstat.

    Отдельно учитывайте, чтобы ключевые слова прямо и однозначно описывали ваш продукт — это избавит вас от мусорного трафика. Например, при аудите одного проекта менеджер отдела заботы о клиентах Ringostat обнаружил большое количество отказов. Оказалось, что эта компания (спа-салон) запустила контекстную рекламу для массажа рыбками гарра-руфа, а одним из ключевых слов было «рыбки Одесса». В итоге часть переходов из рекламы была от желающих купить рыбок, а не от потенциальных клиентов.

     

    2. Правила размещения объявлений в разных системах

    В зависимости от выбранной системы, внешний вид и структура объявления будут отличаться.

    Google Ads

    Контекстная реклама: объявления Google

    К объявлениям Google Adwords применяются требования:

    • заголовок 1 и 2 — должны включать не более 30 символов с пробелами;
    • описание — до 80 символов, включая пробелы;
    • ссылка (можно поставить две) — до 15 символов с пробелами.

    Более подробно о требованиях к объявлениям читайте в справке Google.

     

    Яндекс.Директ

    Контекстная реклама: пример для Яндекс.Директа

    Правильно составить объявления в Яндекс.Директ немного проще, потому что система допускает немного большее количество знаков, чем Google. Требования:

    • заголовок 1 — до 35 символов с пробелами и до 15 знаков препинания, в одном слове не может быть больше 22 символов;
    • заголовок 2 — до 30 символов, включая пробелы, и до 15 знаков препинания, в одном слове не больше 22 символов;
    • описание —до 81 символа, включая пробелы, и до 15 знаков препинания, в одном слове не больше 23 символов;
    • ссылка (можно поставить две) — до 20 символов с пробелами.

    Более подробно о требованиях к объявлениям читайте в справке Яндекса.

     

    Объявление в ленте Facebook

    Шаблон объявления в ленте Facebook

    Требования:

    • текст — до 125 символов с пробелами;
    • изображение:
    • заголовок ссылки — до 25 символов;
    • описание ссылки — до 30 символов.

    Подробнее о требованиях.

    Ringostat поможет проверить эффективность рекламы настроенной рекламы

    • 20+ отчетов, которые помогут оценить отдачу от рекламы. Анализируйте, как работают кампании, и перераспределяйте бюджет в пользу самых успешных.
    • Понимание, как оптимизировать рекламу. Отчеты покажут, какие источники, каналы, кампании и ключевики работают. Аудиозаписи звонков помогут понять, какой информации покупателям не хватает в объявлениях.
    • Автоматический расчет окупаемости рекламы. Сквозная аналитика покажет доход по запущенным активностям и рассчитает ROI по ним.
    • Простое и быстрое управление ставками. Анализируйте текущие ставки, узнайте их рекомендованный размер и применяйте их одним кликом прямо в Ringostat.

     

    Объявление в ленте Instagram

    Шаблон объявления в ленте Instagram

    Требования:

    • текст поста — максимум 2 200 символов, но тест обрезается после 125 символов, поэтому это и есть оптимальный размер подписи, чтобы текст отображался полностью на экранах меньшего размера;
    • изображение:

    Подробнее о требованиях.

     

     

    3. Компоненты объявлений: что учитывать

    Заголовок и описание

    1. Включите в заголовок название продукта или услуги. Хотя оно может и не присутствовать в объявлении — главное сформулировать выгодное предложение, которое заинтересует клиента.
    2. Используйте в заголовке ключевое слово — по данным Яндекса это повышает CTR. В отличие от выдачи Google, в Яндексе ключевые фразы или их синонимы будут выделены полужирным шрифтом в объявлении.

    Используйте утвердительные предложения. Google пишет, что объявления с вопросом в заголовке чаще всего малоэффективны, а отвечающие на вопросы — привлекают внимание и клики.

    Пример поисковой контекстной рекламы

    Источник изображения: https://support.google.com/adwords/answer/6167101?hl=ru

     

    Call-to-action (Призыв к действию)

    Используйте глаголы в повелительном наклонении — например, «закажите», «узнайте», «скачайте». Они звучат более динамично и работают лучше, по данным исследования. Во время написания объявления представьте, что ваш клиент говорит «Я хочу…» и дальше перефразируйте применимо к вашему продукту и с учетом повелительного наклонения.

     

    Текст для поста в Facebook и Instagram

    Несмотря на то, что длина текста может быть до 125 символов, лучше его делать еще короче. Посты в Facebook, которые содержат до 40 символов, на 86% эффективней, чем более длинные. А исследование Джеффа Булласа показало, что посты длиной до 80 символов получают на 66% больше вовлечения.

     

    4. Правильное оформление объявления

    Учитывая жесткие ограничения по количеству знаков, удобней всего работать в шаблоне, который сразу показывает их количество. Скачать его можно по ссылке. Это облегчит вам оформление объявления.

    Полезная статья о том, как сделать хорошее объявление — «Как создать эффективное объявление для контекстной рекламы. Пошаговое руководство». Там же можно увидеть пример настройки объявления для конкретной ниши.

     

    Как НЕ нужно писать объявления для контекстной рекламы

    Слепо повторять за конкурентами — плохая идея. Так ваше предложение ничем не выделится из массы однотипных объявлений. Поэтому перед настройкой рекламы проанализируйте, что пишут конкуренты в рекламе.

    Для этого подойдет сервис Serpstat, уже упомянутый выше. Зайдите в раздел Анализ ключевых фразРРС-анализОбъявления. И вбейте ключевое слово, которое характеризует ваш товар или услугу. Сервис покажет объявления, которые включают его или слова синонимы:

     

    Искать можно и по конкретным конкурентам, вбив вместо ключевого слова нужный адрес и выбрав «Учитывать поддомены». Выгрузите полученные результаты в отдельную таблицу и сгруппируйте. Дополнительно можно подсчитать, какой процент от всех объявлений занимает определенная формулировка. Результатом такого исследования может стать таблица, как на примере:

     

    Сократите или совсем не используйте самые распространенные формулировки. Так,  вместо банальных фраз про «гарантию» и «качество» вы сможете написать убедительное и запоминающееся объявление.

    Если вы владелец сайта и интересуетесь, как самому настроить контекстную рекламу с нуля — читайте статью «Гайд по контекстной рекламе для интернет-магазина».

     

    Обратите внимание на рекомендации

    1. Google не рекомендует использовать в объявлении:
      • восклицательные знаки;
      • нестандартные или неуместные цифры, буквы и символы («@закажите»), звездочки и т. д.;
      • маркеры списков и многоточия;
      • текст объявления заглавными буквами, например «АКЦИЯ»;
      • текст объявления без пробелов («консультация,доставка»).
    2. По мнению Яндекса, слова в сравнительной или превосходной степени («лучший», «самый качественный») можно использовать, только если на сайте размещено независимое заключение о преимуществе товара/услуги.
    3. Перри Маршалл не рекомендует использовать агрессивные и провокационные объявления.

    То же исследование показало, что преимущества продукта должны следовать сразу после заголовка. Преимущества — это эмоциональная отдача, которую пользователь получит, пользуясь продуктом. Особенности и предложения — что есть у продукта, какой он, должны следовать в конце. Как во втором примере, у которого CTR выше:

    Источник изображения: https://www.mann-ivanov-ferber.ru/assets/files/bookparts/ultimate_guide_to_google_adwords/

    Матрица для написания объявлений

    Этот инструмент поможет облегчить написание объявлений, быстро создать сразу несколько вариантов и провести A/B тестирование, чтобы выбрать самый эффективный вариант.

    Суть подхода проста — сильное объявление должно иметь три важных элемента:

    • свойство продукта или его функции;
    • выгода для клиента;
    • CTA.

    Матрица свойств-преимуществ помогает все это учесть и грамотно скомбинировать.

    Принцип работы с матрицей

    1. Впишите в первый столбец свойства или инструменты продукта. Например, в случае Ringostat инструменты — это его модули: callback, виртуальная АТС, коллтрекинг.
    2. Во втором столбце перечислите выгоды, которые клиент получит от каждого инструмента или свойства.
    3. В правый столбец впишите универсальные призывы к действию.

    Матрица работает, как конструктор для каждого инструмента или свойства, которое можно комбинировать с выгодами. А CTA можно выбирать любой подходящий.

    ВАЖНО: Не забудьте проставить UTM-метки. В этом вам поможет раздел базы знаний «Настройка UTM-меток у объявлений Adwords и Яндекс.Директ».

     

    5. Как анализировать полученные результаты

    Спустя определенное время после запуска рекламы нужно проверить эффективность объявлений и оптимизировать те, которые показали низкий результат. Универсального временного периода для этого не существует — главное условие: подождать, пока соберется достаточное количество данных. Например, сравнить два объявления с разными CTA можно и спустя 2 недели. А чтобы получить детальные данные по всем объявлениям, необходимо несколько месяцев.

    Если вы что-то изменили в кампании или тестировали разные варианты объявлений, то сравнивайте такие показатели:

    • количество трафика;
    • CTR и CPC — эти показатели надо анализировать в связке, чтобы понимать, сколько стоит привлечение клиента;
    • стоимость целевой конверсии;
    • количество достигнутых целей;
    • конверсия.

    Дополнительно читайте об этих показателях в статье «Как проверить эффективность контекстной рекламы». Для сравнения достигнутых результатов неделю нужно сопоставлять с неделей, а месяц с месяцем. Не сравнивайте периоды с разным количеством выходных дней — например, за счет праздников.

    Ключевые слова нужно тестировать отдельно, чтобы понимать, какие из них приносят отдачу, а какие нет. Для этого помогает отчет об эффективности ключевых слов в Google Analytics и Яндекс.Метрике. А также коллтрекинг, если больше 30% клиентов звонят в вашу компанию — подробней об этом читайте «Зачем контекстной рекламе коллтрекинг».

    Помните, написание объявления — это только начало. Чтобы оно работало, его эффективность нужно анализировать, а формулировки периодически оптимизировать. Наши специалисты расскажут, как это сделать — просто задайте им вопрос.

    Подпишитесь на обновления

    Раз в неделю мы отправляем дайджест самых интересных новостей о digital 

    Email*

    Подписаться

    Если вы нашли ошибку — выделите её и нажмите Ctrl + Enter или нажмите сюда.

    Письмо-декларация — Образец декларации

    Письмо-декларация — это явное подтверждение, заявление или объявление о чем-либо, и оно широко используется во всем деловом мире в юридических вопросах и в повседневной переписке.

    Например, при рассмотрении дела об опеке над ребенком или в суде CPS родитель, о котором идет речь, должен представить «заявление о фактах», которое является формальным изложением их стороны истории.

    При оспаривании штрафов за нарушение правил дорожного движения вы можете принять решение о проведении «судебного разбирательства путем письменного заявления», в ходе которого вы отправите в суд письмо с заявлением о своей невиновности и предоставлением любых доказательств в поддержку своего дела.

    Если вы собираетесь принять участие в съемках фильма, вас могут попросить подписать письмо-заявление, в котором будет указано, что вы осведомлены о связанных с этим рисках и что вы несете единоличную ответственность за любые медицинские расходы.

    Иммиграционные процедуры часто требуют большого количества различных деклараций, в зависимости от обстоятельств заявителя на визу.Наиболее распространенным является «Заявление о спонсорстве», когда законный гражданин официально признает, что он должен принять посетителя, и принимает определенные условия для этого.

    Также производитель поставщика может написать письмо-декларацию, официально декларируя происхождение товаров в соответствии с требованиями определенных торговых законов.

    Письма-декларации часто имеют обязательную юридическую силу: если обязательства не выполняются или заявление впоследствии оказывается ложным, письмо может быть использовано против декларанта.В этом отношении письмо может отражать письмо об отказе.

    Ступени

    Начало записи

    1

    Юридические декларации по определению должны быть правдивыми и точными, насколько вам известно. Это означает, что было бы неплохо подкрепить любые ваши заявления документально подтвержденными доказательствами.

    2

    Будьте конкретны, поскольку декларации обычно касаются фактов.Не затушевывайте их ненужным языком. Во многих случаях декларация должна быть больше похожа на форму, чем на письмо.

    3

    Подпишите письмо, чтобы оно стало юридически обязательным.

    Образцы писем

    Письмо-декларация об опеке над ребенком Образец

    Я, Наоми Сейдж, настоящим делаю декларацию фактов, чтобы изложить свою точку зрения и поддержать ходатайство о возвращении мне моей дочери.

    В субботу, 12 августа 2010 года, я подвез свою дочь на школьный футбольный матч для девочек на выходных, где без моего ведома ее вывели из раздевалки и допросили в CPS. Ее задержали на несколько часов, и потребовались значительные усилия, чтобы заставить школьный персонал сообщить мне, где она находится.

    В конце концов заместитель директора Хейли Фейфер сказала мне, что CPS забрала моего ребенка, потому что один из сотрудников школы заявил, что обеспокоен несколькими случаями синяков на руках и ногах, о которых она, очевидно, не хотела говорить, но сказала, что не сказала: не знаю, как они произошли.

    Я не общался со своей дочерью уже 4 недели, и в CPS мне сообщили, что они считают меня опасным для нее. Я не знаю, какие доказательства они утверждают, чтобы поддержать эту идею, и хочу запросить полное судебное разбирательство для изучения этого.

    Моя дочь по натуре застенчивая и не хочет разговаривать с учителями, независимо от темы. Я считаю, что рассматриваемый учитель принял эту застенчивость за то, чем она не была. Моя дочь сказала, что не знает, как появились синяки, и я тоже.Я не понимаю, как это может служить доказательством против меня. Несмотря на застенчивость, она заядлый игрок в спорте, что вполне может объяснить появление синяков.

    Поэтому я прошу полный судебный приказ о возвращении моего ребенка.

    Я заявляю под страхом наказания и за лжесвидетельство, что вышеизложенное является правдой и правильностью.

    Миссис Наоми Сейдж, подпись.

    Декларация об образце проездного билета

    Для кого это может касаться,

    В отношении номера цитирования: 06789475 и кода транспортного средства 12, раздел 4 (а)

    Дата суда: 23 сентября 2012 г.

    ЗАПРОС НА СУДЕБНОЕ РАЗБИРАТЕЛЬСТВО ПО ПИСЬМЕННОЙ ДЕКЛАРАЦИИ

    Я пишу, чтобы оспорить штраф, полученный за превышение скорости на Техасской автостраде в вышеупомянутый день.Офицеры, остановившие меня, утверждают, что я ехал со скоростью 75 миль в час при ограничении в 65 миль в час.

    Обычно я бы никогда не нарушил ограничение скорости, однако в этом случае я чувствовал, что, если бы я этого не сделал, моя жизнь и жизни других автомобилистов были бы в опасности. На этом длинном отрезке прямой автострады я оказался зажат между несколькими другими транспортными средствами, в том числе двумя большими грузовиками позади и несколькими автомобилями впереди.

    Код транспортного средства 22400 гласит, что автомобилистам не следует «ездить по шоссе с такой низкой скоростью, которая препятствует нормальному и разумному движению транспорта или блокирует его.”

    Я считаю, что машины позади меня двигались с превышением допустимой скорости и поэтому вынудили меня сделать то же самое. Замедление в такой напряженный день вполне могло вызвать скопление.

    Несмотря на то, что я мог ехать не быстрее, чем машины впереди, и не медленнее, чем машины позади, офицеры решили пометить всю линию и выбрать меня из группы, чтобы обвинить в превышении скорости.

    Доказательства этого должны быть включены в видеорегистратор полиции.

    В свете этого прошу выбросить штраф за превышение скорости.

    Я заявляю под страхом наказания и за лжесвидетельство, что вышеизложенное является правдой и правильностью.

    Подпись

    Мистер Бенедикт Земля

    Письмо-декларация об иммиграции Образец

    Я, г-н Паркин, настоящим торжественно и искренне заявляю, что, если Гаррету Беннетту будет предоставлена ​​временная гостевая виза в США, я буду ответственным спонсором и при необходимости предоставлю жилье и финансовую помощь , за указанный период времени.

    Я также заявляю, что, если г-ну Беннетту потребуется какое-либо лечение или услуга, предоставляемая государством, такая как захоронение или кремация, я понесу все связанные с этим финансовые расходы.

    Я понимаю, что это юридическое обязательство, и невыполнение моих обязанностей может привести к штрафам в соответствии с законодательством штата.

    Подпись

    Мистер Рейленд Паркин

    Письмо-декларация в качестве поставщика Образец

    Уважаемый господин,

    Настоящим я заявляю, что указанные ниже продукты произведены в Сингапуре в соответствии с указанными критериями, необходимыми для получения сертификата происхождения.

    Описание продукта:

    600 пластиковых цифровых радиоприемников.

    Я также заявляю, что мы являемся поставщиком продукта, а не первоначальным производителем.

    Найдите номер счета-фактуры: # 675493IO, датированный: 12.03.2009, прилагается.

    Я также заявляю, что информация, представленная в этом письме, верна.

    С уважением,

    Подпись

    Radio Stop

    Письмо-декларация о съемках. Образец

    Moonlight Rising

    Я, Шон А.МакМуртри, настоящим заявляю, что я осознаю все потенциальные опасности съемок фильма «Восход лунного света». Я осознаю, что могу оказаться в определенных опасных ситуациях, и что режиссер, продюсеры или кинокомпания не несут ответственности за мою безопасность и / или любые связанные со здоровьем расходы, которые я могу понести.

    Я заявляю, что несу единоличную ответственность за свои действия, и что в случае любого из вышеперечисленного я не буду возбуждать какие-либо судебные иски против указанных лиц.

    Шон А. МакМуртри

    Подпись

    Как написать декларацию о резюме

    Для составления эффективного резюме необходимо включить элементы, которые дают потенциальным работодателям полное представление о вашей квалификации и профессиональных навыках. Среди этих элементов есть декларации, которые убеждают потенциальных работодателей в том, что информация, представленная в резюме, верна и точна.

    В этой статье мы покажем вам, как создать собственное объявление для резюме.

    Связанный: 10 советов по написанию резюме, которые помогут вам найти работу

    Что такое декларация в резюме?

    В заявлении в резюме указано, что вся указанная вами информация верна, насколько вам известно. Обычно его помещают в конце резюме как подтверждение того, что вся представленная информация является правдой. Помимо декларации, в заявлении также указываются имя автора и дата.

    Практика включения декларации восходит к тому времени, когда соискатели отправляли резюме потенциальным работодателям через почтовую систему, не встречаясь с ними лично.Заявление было тогда частью более формального процесса обращения к работодателям, который должен произвести более благоприятное впечатление на соискателя работы.

    Даже сегодня декларации обычно включаются в резюме в таких странах, как Индия, хотя на Западе они встречаются реже.

    Связано: Составление резюме (с примерами)

    Зачем вам нужно объявление в резюме?

    Декларация может потребоваться, если работодатель не знает заявителя.Это также может быть полезно в ситуациях, когда соискатель отправляет резюме потенциальному работодателю через направление или другое контактное лицо. Это контактное лицо затем перешлет резюме в отдел кадров или к менеджеру по найму фирмы, в которой кандидат желает работать.

    В приведенных выше сценариях декларация и соответствующая подпись подтверждают, что информация в резюме верна, насколько известно заявителю. Заявление предназначено для предотвращения двусмысленности, путаницы или мошенничества в процессе набора и подачи заявок.

    Объявления обычно включаются в резюме в Индии, где они часто следуют за разделом личной информации. Индийские работодатели ожидают, что соискатели предоставят больше личной информации, чем можно было бы ожидать в других странах. Таким образом, добавление объявления в конце резюме является стандартной практикой. Включая декларацию, соискатели могут помочь укрепить или улучшить свой профессиональный имидж в глазах потенциальных работодателей.

    Связано: 6 Универсальных правил написания резюме

    Когда следует включать декларацию в свое резюме?

    Было время, когда декларация была важной частью резюме.Хотя некоторые считают, что сейчас это не так актуально, как много лет назад, в некоторых ситуациях все же полезно. Может быть полезно добавить декларацию в свое резюме при приеме на работу в:

    • Индии или другой стране, где добавление деклараций все еще является обычной практикой
    • Государственное учреждение или образовательное учреждение
    • Компания, имеющая официальную процесс подачи заявки
    • Компания со строго определенной корпоративной иерархией

    В большинстве других ситуаций добавление декларации, вероятно, не требуется.Однако включение одного может произвести впечатление на работодателя или привлечь больше внимания к вашему резюме.

    Связано: Как написать резюме Работодатели заметят

    Как создать декларацию в резюме

    Заявления должны быть простыми и понятными. Вот как создать его для вашего резюме:

    1. Напишите заявление о том, что вся предоставленная информация верна

    Это служит вашей гарантией того, что вся информация, которую вы включили в свое резюме, точна в меру ваших возможностей. знание.Разместите это утверждение внизу своего резюме, сразу под последней строкой вашей личной информации. Вы можете сделать свое заявление как можно более простым, но писать четко и окончательно.

    2. Укажите текущую дату и ваше местонахождение.

    Это обеспечивает дату действительности вашего первоначального выписки. Разместите дату и место под заявлением о декларации в левой части страницы.

    3. Включите свою полную подпись

    Это делает ваше заявление о декларации официальным и подтверждает, что это ваше собственное заявление.Ваше полное имя должно быть размещено чуть ниже заявления о декларации в правой части страницы, а подпись должна быть размещена прямо над ним.

    Связано: Как написать сводку квалификаций

    Шаблон декларации

    Вот шаблон, который вы можете использовать в качестве основы для своего собственного заявления:

    1. [Заявление о декларации]

    2. [Текущая дата и местоположение (под выпиской, в левой части страницы)]

    3.[Полное имя и подпись (под заявлением, в правой части страницы)]

    Связано: Образцы и шаблоны резюме

    Примеры объявлений резюме

    Вот несколько примеров заявлений декларации, обычно используемые в резюме:

    1. Вся информация в этом резюме верна и верна, насколько мне известно и насколько мне известно.

    2. Настоящим заявляю, что вся приведенная выше информация верна и точна.

    3. Я торжественно заявляю, что вся информация, представленная в этом документе, не содержит ошибок, насколько мне известно.

    4. Настоящим я заявляю, что вся информация, содержащаяся в этом резюме, соответствует фактам или истине, насколько мне известно. Я беру на себя полную ответственность за правильность указанной информации.

    Большинство деклараций декларации имеют аналогичное содержание и имеют аналогичную структуру.Наиболее важные вещи, которые следует включить, — это ваше утверждение правдивости информации, которую вы предоставляете, и то, что вы принимаете на себя полную ответственность за всю информацию, содержащуюся в вашем резюме.

    Меморандумов и писем | Техническое письмо

    Цели обучения

    1. Обсудите цель и формат памятки.
    2. Ознакомьтесь с эффективными стратегиями создания служебных записок.
    3. Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
    4. Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.
    Заметки

    Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (как массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение. Его также можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или соблюдении.

    Назначение памятки

    Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют «виноградной лозой», и она часто характеризуется слухами, сплетнями и намёками. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

    Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все. [1]

    Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

    Формат памятки

    У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели.Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

    В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, текст и заключение. Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. Обсуждение уточняет или перечисляет основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

    Давайте рассмотрим образец служебной записки.

    Рисунок 9.3

    Пять советов по созданию эффективных деловых заметок
    Ориентация на аудиторию

    Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки. Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

    Professional, Официальный тон

    Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников. Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

    Предметный акцент

    Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной.Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней на День благодарения», а не «соблюдение праздников».

    Прямой формат

    Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые. Цель четко объявлена.

    Письма

    Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. [2] Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют бизнес или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты обычно состоят из трех или более страниц.

    В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения. Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций.Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

    Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием.Существует много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного буквенного стиля.

    Письма

    могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в таблице 9.1 «Элементы делового письма».

    Таблица 9.1 Элементы делового письма

    Содержание Руководящие принципы
    1. Обратный адрес Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает бланк с этой информацией, либо в верхнем колонтитуле (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты.
    2. Дата Дата должна быть размещена вверху с выравниванием по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или логотипа фирменного бланка.
    3. Ссылка (Re 🙂 Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа.
    4. Поставка (опция) Иногда нужно указать на самом письме, как оно было доставлено.Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов).
    5. Примечание получателя (необязательно) Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным.
    6. Приветствие Обычное приветствие может быть: «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в названиях (т.д., миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Уважаемый Кэмерон Рай»), а затем поставить двоеточие. Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если это не относится к вашему письму, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо.Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано. Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента.
    7. Введение Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма.Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели склонны обращать внимание на вступления, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя. Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание.
    8. Корпус Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма.Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в тексте вашего письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты. Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной.
    9. Заключение Решительное завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом, объединяющим основные моменты вместе, ясно демонстрируя их взаимосвязь.Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию. Четкое итоговое предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и пригласить его связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель.
    10. Закройте «С уважением» или «Сердечно» — это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» — это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные заявления обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением,
    11. Подпись Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно).
    12. Линия подготовки Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вы), то включение инициалов является обычным явлением, как в MJD или abc.
    13. Корпуса и принадлежности Подобно электронному письму с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы.
    14. Любезно предоставленные копии или «CC» Аббревиатура «CC» когда-то обозначала точные копии, но теперь относится к любезно предоставленным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, она указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа.
    15. Логотип / контактная информация Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы).
    Стратегии эффективных писем

    Помните, что у буквы есть пять основных областей:

    1. Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
    2. Предисловие, устанавливающее цель
    3. Тело, в котором формулируется сообщение
    4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
    5. Строка подписи, которая иногда включает контактную информацию

    Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».

    Рисунок 9.5 Образец делового письма

    Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,

    • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
    • каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
    • каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
    • части письма должны составлять полное сообщение;
    • письмо не должно содержать ошибок.
    Основные выводы
    • Заметки — это краткие деловые документы, обычно используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников относительно деловых решений относительно политики, процедуры или действий.
    • Письма — это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
    • Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.

    Упражнения

    1. Найдите памятку по работе или бизнесу или одолжите ее у кого-нибудь из своих знакомых.Поделитесь им с одноклассниками, соблюдая конфиденциальность, заблокировав идентифицирующие данные, такие как имя отправителя, получателя и компании. Сравнивать и противопоставлять.
    2. Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
    3. Напишите памятку, информирующую ваш класс о приближающемся празднике. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
    4. Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитную карту, или предложение о пожертвовании) и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и отличия.
    5. Теперь, когда вы просмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или покупателя о новом продукте или услуге.

    [1] Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

    .

    [2] Бови, К., & Тилль, Дж. (2010). Основы делового общения: основанный на навыках подход к жизненно важному деловому английскому (4-е изд.). Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Prentice Hall.

    Написание рабочих документов — Профессиональные коммуникации

    По завершении этой главы вы сможете

    • описывают назначение документов рабочего места, идентифицированных в модуле;
    • предоставив образец документа рабочего места, определите, правильно ли применено форматирование, и, если нет, исправьте его;
    • , учитывая сценарий, напишите образец документа рабочего места, применяя правильное форматирование и следуя аббревиатуре FAST для письма;

    Введение

    Письменное деловое общение требует навыков и опыта.От писем до отчетов важно то, как вы используете письменное слово. Письменные документы содержат запись переписки, что является ключевым моментом в ситуациях, когда могут возникнуть юридические проблемы. В подобных случаях важно иметь возможность продемонстрировать, что сообщение было отправлено и получено, и определить, в какие даты это произошло.

    Письменное сообщение, которое вы создаете, представляет вас и вашу компанию, поэтому ваша цель всегда состоит в том, чтобы сделать его ясным, кратким и профессиональным, независимо от типа сообщения, которое вы отправляете.

    В этой главе представлены пять основных типов письменных деловых документов, с которыми вы столкнетесь в течение своей профессиональной жизни. Это электронных писем, служебных записок, писем, титульных листов факсов, и коротких отчетов . Вы также узнаете об аббревиатуре FAST , которая поможет вам не забывать о соответствующем формате, аудитории, стиле и тональности вашего документа.

    Вспомните, что вы узнали в модуле «Основы» о цели общения.Вы можете вспомнить, что сообщение обычно имеет одно из трех намерений: сообщить, убедить или развлечь. Когда вы пишете рабочие документы, вы обычно сосредотачиваетесь на первых двух намерениях: информировать и убеждать, хотя вы можете развлечься, когда у вас есть беззаботное сообщение, например, приглашение по электронной почте на праздничную вечеринку в офисе.

    Чаще всего информационные сообщения, титульные листы факса и короткие отчеты. Они имеют дело только с фактами, и их сообщения обычно нейтральны — они вряд ли вызовут эмоциональную реакцию, положительную или отрицательную.

    Электронные письма и письма могут быть исключительно информационными или в некотором роде убедительными. Например, вы можете написать электронное письмо, чтобы попросить коллегу принять участие в мероприятии, которое спонсирует компания. Вам нужно будет убедить получателя отказаться от субботнего обеда, чтобы помочь компании, но, возможно, вы сможете убедить его, сообщив, что после этого босс приглашает всех на обед!

    Каким бы ни было ваше сообщение, помните, что разные типы рабочих документов могут соответствовать разным целям.Вы будете использовать то, что узнали об аудитории и каналах коммуникации, чтобы выбрать подходящий. полагайтесь на свои навыки письма, грамматики и пунктуации простым языком, чтобы составить четкое сообщение; затем используйте навыки, которые вы разовьете в этой главе, чтобы правильно отформатировать документ.

    Написание абзацев

    Прежде чем мы углубимся в типы документов и их использование, нам нужно рассмотреть важную часть написания, из которой состоят ваши документы: абзац.

    Строгий абзац состоит из трех отдельных компонентов:

    1. Тематическое предложение. Тематическое предложение является основной идеей абзаца.

    2. Кузов . Тело состоит из вспомогательных предложений, которые развивают основную мысль.

    3. Заключение . Заключение — это последнее предложение, в котором резюмируется основная мысль.

    Основой хорошего абзаца является тематическое предложение, которое выражает основную идею абзаца.Это направляет читателя, указывая, о чем идет речь. Все предложения в оставшейся части абзаца должны относиться к тематическому предложению.

    Развитие темы предложения

    Возьмите любую газету или журнал и прочтите первое предложение статьи. Вы достаточно уверены, что знаете, о чем остальная часть статьи? Если да, то вы, вероятно, читали тематическое предложение. Эффективное тематическое предложение сочетает в себе основную идею с личным отношением или мнением автора; это называется контрольной идеей.Он ориентирует читателя и дает представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца. Прочтите следующий пример.

    Пример:

    Создание национального набора стандартов для обучения математике и английскому языку улучшит обучение учащихся во многих провинциях.

    Это тематическое предложение объявляет благоприятную позицию для стандартизации математического и английского образования. Прочитав это предложение, читатель может с полным основанием ожидать, что автор предоставит подтверждающие детали и факты о том, почему стандартизация математики и английского образования может улучшить обучение учащихся во многих провинциях.Если цель эссе на самом деле состоит в том, чтобы оценить образование только в одной конкретной провинции или конкретно обсудить математику или английское образование, то тематическое предложение вводит в заблуждение.

    Хорошее тематическое предложение определяется пятью характеристиками:

    1. Дает точное представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца.

    2. Содержит тему и позицию автора по ней.

    3. Понятно и легко понять.

    4. Не включает дополнительных подробностей.

    5. Захватывает читателя интересной лексикой.

    При создании рабочего документа используйте подход «сверху вниз» — оставляйте тематическое предложение в начале каждого абзаца, чтобы читатели сразу поняли суть сообщения. Этот метод экономит драгоценное время и усилия занятых коллег, пытающихся выяснить основные моменты и важные детали.

    Заголовки — еще один полезный инструмент.В текстовом документе разбейте каждый абзац отдельными заголовками. Они служат в качестве полезных средств навигации, позволяя коллегам бегло просматривать документ и находить релевантные для них абзацы.

    Обозначение частей абзаца

    Эффективный абзац состоит из трех основных частей: тематического предложения, основного текста и заключительного предложения. Тематическое предложение часто является первым предложением абзаца. Он выражает главную идею в сочетании с отношением писателя к предмету.Обычно следует основной текст абзаца, содержащий вспомогательные детали. Вспомогательные предложения помогают объяснить, доказать или усилить тематическое предложение. Заключительное предложение — последнее предложение в абзаце. Он напоминает читателю о главном, перефразируя его другими словами.

    Прочтите следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

    Пример:

    После прочтения нового телегида на этой неделе у меня возникла только одна мысль — почему нас до сих пор засыпают реалити-шоу? В этом сезоне чума реалити-шоу продолжает омрачать наши радиоволны.Наряду с возвращением фаворитов зрителей нас ждет еще одно бездумное творение. Заключенный рассказывает о повседневной жизни восьми домохозяек из пригорода, которых посадили в тюрьму для целей этого фальшивого психологического эксперимента. В превью к первой серии показаны обычные слезы и истерики, связанные с реалити-шоу. Боюсь представить, что предложат продюсеры в следующем сезоне, но если кто-то из них читает этот блог — прекратите! У нас было достаточно реалити-шоу, чтобы прослужить нам всю жизнь!

    Первое предложение этого абзаца — тематическое предложение.Он сообщает читателю, что абзац будет о реалити-шоу, и выражает отвращение сценариста к этим шоу с помощью слова «засыпано».

    Каждое из следующих предложений в абзаце поддерживает тематическое предложение, предоставляя дополнительную информацию о конкретном реалити-шоу. Последнее предложение — это заключительное предложение. Он повторяет главную мысль о том, что зрителям надоедают реалити-шоу с использованием слов, отличных от тематического предложения.

    Абзацы, начинающиеся с тематического предложения, переходят от общего к частному. Они открываются общим заявлением о предмете (реалити-шоу), а затем обсуждают конкретные примеры (реалити-шоу «Заключенный»).

    Теперь взгляните на следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

    Пример:

    В прошлом году кошка преодолела 130 миль, чтобы добраться до своей семьи, которая переехала в другой штат и бросила своего питомца. Несмотря на то, что кошка никогда не была в их новом доме, она смогла выследить своих бывших хозяев.Собака в моем районе может предсказать, когда у ее хозяина вот-вот случится припадок. Он следит за тем, чтобы он не поранился во время эпилептического припадка. По сравнению со многими животными наши чувства почти притуплены.

    Последнее предложение этого абзаца — тематическое предложение. Он опирается на конкретные примеры (кошка, которая выследила своих владельцев, и собака, которая может предсказать приступы), а затем делает общее заявление, в котором делается вывод из этих примеров (чувства животных лучше, чем у людей).В этом случае вспомогательные предложения помещаются перед тематическим предложением, а заключительное предложение совпадает с тематическим предложением.

    Этот прием часто используется в убедительном письме. Писатель приводит подробные примеры в качестве доказательства, подтверждающего свою точку зрения, подготавливая читателя к принятию заключительного тематического предложения как истины.

    Иногда тематическое предложение появляется в середине абзаца. Прочтите следующий пример. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

    Пример:

    В течение многих лет каждый раз, когда я сдавал экзамен, меня мучило сильное беспокойство. За несколько часов до экзамена мое сердце начинало колотиться, ноги дрожали, а иногда я становился физически неспособным двигаться. В прошлом году меня направили к специалисту, и я наконец нашел способ справиться со своим беспокойством — дыхательные упражнения. Это кажется таким простым, но, выполняя всего несколько дыхательных упражнений за пару часов до экзамена, я постепенно взял под контроль свое беспокойство. Эти упражнения помогают снизить частоту сердечных сокращений и уменьшить беспокойство.А еще лучше, они не требуют таблеток, оборудования и очень мало времени. Удивительно, как правильное дыхание помогло мне научиться справляться с симптомами тревоги.

    В этом абзаце подчеркнутое предложение является тематическим предложением. В нем выражена основная идея: дыхательные упражнения помогают контролировать тревогу. Предыдущие предложения позволяют писателю подойти к своей основной мысли (дыхательные упражнения могут помочь контролировать тревогу), используя личный анекдот (как он раньше страдал от тревоги).Затем во вспомогательных предложениях раскрывается, как дыхательные упражнения помогают писателю, предоставляя дополнительную информацию. Последнее предложение является заключительным и повторяет, как дыхание может помочь справиться с тревогой.

    Предложения подразумеваемой темы

    Некоторые хорошо организованные абзацы вообще не содержат тематических предложений. Основная идея не прямо формулируется, а подразумевается в содержании абзаца. Прочтите следующий пример:

    Пример:

    Поднявшись по лестнице, Луэлле пришлось несколько раз задерживать дыхание.Она хрипела, тяжело усаживаясь в деревянное кресло-качалку. Тао осторожно подошел к ней, как будто она могла рассыпаться при малейшем прикосновении. Он изучал ее лицо, как пергамент; растянулся по костям так тонко, что он почти мог видеть сквозь кожу разлагающуюся мышцу под ней. Луэлла беззубо улыбнулась.

    Дополнительные предложения

    Если вы думаете о абзаце как о гамбургере, вспомогательные предложения — это мясо внутри булочки. Они составляют основную часть абзаца, объясняя, доказывая или усиливая контрольную идею в тематическом предложении.Большинство абзацев содержат от трех до шести вспомогательных предложений в зависимости от аудитории и цели. Вспомогательное предложение обычно предлагает одно из следующего:

    Причина

    Приговор: Отказ поколения бэби-бума уйти на пенсию усугубляет текущую нехватку доступных рабочих мест.

    Факт

    Приговор: Многие семьи теперь полагаются на старших родственников в плане финансовой поддержки.

    Статистика

    Приговор: Около 10 процентов взрослого населения США в настоящее время не имеют работы.

    Предложение

    Приговор: «Мы не позволим этой ситуации продолжаться», — заявил сенатор Джонс.

    Пример

    Приговор: В прошлом году Билла попросили уйти на пенсию в возрасте 55 лет.

    Тип поддерживающего предложения, который вы выберете, будет зависеть от того, что вы пишете и почему пишете. Например, если вы пытаетесь убедить свою аудиторию занять определенную позицию, вам следует полагаться на факты, статистику и конкретные примеры, а не на личное мнение.Прочтите следующий пример:

    Пример:

    У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ. (Тематическое предложение)

    Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем автомобиль с экономичным газом. (Дополнительное предложение 1: статистика)

    Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. (Дополнительное предложение 2: факт)

    Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. (Дополнительное предложение 3: причина)

    Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был очень впечатлен его характеристиками. (Дополнительное предложение 4: пример)

    «Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих бензиновых автомобилей». (Дополнительное предложение 5: цитата)

    Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем. (Заключительное предложение)

    Чтобы найти информацию для ваших поддерживающих предложений, вы можете рассмотреть возможность использования одного из следующих источников:

    • Справочник
    • Энциклопедия
    • Сайт
    • Биография / автобиография
    • Карта
    • Словарь
    • Газета / журнал
    • Интервью
    • Предыдущий опыт
    • Персональные исследования

    Заключительные предложения

    Эффективное заключительное предложение объединяет все идеи, которые вы высказали в своем абзаце.Он напоминает читателям о главном — о тематическом предложении — без повторения его точно такими же словами. В примере с гамбургером верхняя булочка (тематическое предложение) и нижняя булочка (заключительное предложение) очень похожи. Они обрамляют «мясо» или основную часть абзаца. Сравните тематическое предложение и заключительное предложение из предыдущего примера:

    Пример:

    Тематическое предложение: Владение гибридным автомобилем дает множество преимуществ.

    Заключительное предложение: Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

    Обратите внимание на преимущества и преимущества использования синонимов. В заключительном предложении повторяется идея о том, что владение гибридом выгодно без использования одних и тех же слов. Он также резюмирует два примера преимуществ, описанных во вспомогательных предложениях: низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества.

    Вам следует избегать внесения каких-либо новых идей в ваше заключительное предложение. Заключение призвано дать читателю ощущение завершенности. Введение предмета, не охваченного в абзаце, запутает читателя и ослабит ваше письмо.

    Заключительное предложение может иметь одно из следующего:

    Пример:

    Цель: Переформулировать основную идею.
    Образец : Детское ожирение — растущая проблема в Соединенных Штатах.

    Цель: Обобщите ключевые моменты абзаца.

    Пример: Отсутствие здорового образа жизни, плохое воспитание и пристрастие к видеоиграм — это одни из многих факторов, способствующих детскому ожирению.

    Цель: Сделать вывод на основании информации в абзаце.

    Образец: Эти статистические данные показывают, что, если мы не примем меры, уровень детского ожирения будет продолжать расти.

    Цель: Сделайте предположение, предложение или рекомендацию относительно информации в абзаце.

    Образец : Согласно этому исследованию, более 60 процентов детей в Соединенных Штатах к 2030 году будут страдать от патологического ожирения, если мы не примем меры уклонения.

    Цель : Предложите дополнительное замечание о контрольной идее.

    Образец: Детское ожирение — трагедия, которую можно полностью предотвратить.

    переходов

    Сильный абзац плавно переходит от тематического предложения к вспомогательным предложениям и к заключительному предложению. Чтобы помочь организовать абзац и обеспечить логическую связь идей друг с другом, авторы используют переходные слова и фразы. Переход — это связующее слово, описывающее отношения между идеями.

    Пример:

    У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ.Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем экономичный автомобиль, работающий на газе. Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был чрезвычайно впечатлен его ходовыми качествами. «Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем.«Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

    Каждое из подчеркнутых слов является словом перехода. Такие слова, как первое и второе, являются словами перехода, которые показывают последовательность или уточняют порядок. Они помогают систематизировать идеи автора, показывая, что у него или нее есть еще один аргумент в поддержку тематического предложения. Другие слова перехода, которые показывают порядок, включают в себя третье, а также сначала и затем.

    Переходное слово, потому что это переходное слово следствия, которое продолжает линию мысли. Это означает, что автор предоставит объяснение результата. В этом предложении автор объясняет, почему гибридные автомобили уменьшат зависимость от ископаемого топлива (потому что они не требуют газа). Другие переходные слова следствия включают в себя как результат, так что, поскольку, таким образом и по этой причине.

    Чтобы включить резюмирующий переход в свое заключительное предложение, автор могла бы переписать последнее предложение следующим образом:

    Пример:

    В заключение, учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

    В следующей таблице приведены некоторые полезные слова-переходы для соединения вспомогательных и заключительных предложений.

    Для вспомогательных приговоров
    прежде всего но например в частности кроме впоследствии
    также наоборот кроме того позже тем не менее следовательно
    помимо соответственно однако аналогично с одной стороны для начала
    одновременно например дополнительно между тем наоборот
    Для заключительных приговоров
    все-таки с учетом всех обстоятельств вкратце итого в целом подвести итог
    всего наконец в заключение на балансе таким образом в конечном итоге

    Переходные слова и фразы — полезные инструменты для включения в рабочие документы.Они используются внутри абзацев, чтобы связать одно предложение с другим, а также находятся в начале и конце каждого абзаца, так что каждое из них легко соединяется с другим. Они проводят читателя по документу, разъясняя отношения между предложениями и абзацами, чтобы читатель понял, почему они были написаны именно в таком порядке.

    Например, когда вы пишете памятку с инструкциями, может быть полезно рассмотреть следующие переходные слова и фразы: прежде, чем вы начнете, сначала, затем, затем, наконец, после того, как вы закончите.Использование этих переходов в качестве шаблона для написания заметки предоставит читателям четкие логические инструкции о конкретном процессе и порядке, в котором шаги должны быть выполнены.

    Когда вы садитесь писать документ на работе, вам нужно подумать о том, кто является аудиторией и какова цель вашего сообщения (информировать, убеждать или развлекать). Имея эту информацию, вы можете решить, какой тип документа (канал) использовать.

    Хороший подход — сначала очертить документ, отметив, где каждый элемент принадлежит.Например, если вы решили написать письмо, вы можете сначала определить местонахождение каждого адреса, дату, приветствие, подпись и так далее. Это поможет вам создать структуру вашего документа и значительно упростит процесс написания (и, в дальнейшем, процесс редактирования).

    Когда вы пишете рабочий документ, вы выбираете, подходить ли к вашей теме прямо или косвенно. Прямое сообщение сразу переходит к сути документа, в то время как косвенное сообщение помещает ключевой момент (часто плохие новости) между другой информацией (положительной или нейтральной), чтобы «смягчить удар» нежелательного сообщения.

    Эл. Почта

    Электронная почта, обычно называемая электронной почтой, вероятно, вам знакома. Его можно использовать аналогично обмену текстовыми сообщениями или синхронному чату или как более быстрый способ получения и отправки информации, которая традиционно записывалась бы в письме. Его можно доставить на мобильное устройство. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные письма для внешней (вне компании) корреспонденции, а также заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) коммуникации (Guffey, 2008).Электронная почта лучше всего подходит для довольно коротких сообщений.

    Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания людям о необходимости отчетов или платежей. Ваша работа может потребовать от вас заполнить форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из ряда предложений, например, чтобы формулировка подходила для конкретного сценария.

    Электронная почта

    часто бывает неформальной, когда используется для личного общения, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваша электронная почта отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне.Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может казаться неформальной, помните, что при использовании в бизнесе она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

    Советы по созданию эффективных деловых писем

    • Правильное приветствие должно демонстрировать уважение и избегать путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс.X »(внешний) или« Привет, Барри »(внутренний).
    • Тема должна быть ясной, краткой и конкретной. Это помогает получателю понять суть сообщения. Например, «Коммерческое предложение ABC прилагается».
    • Закрываем подписью. Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
    • Избегайте сокращений. Электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFL (катание по полу от смеха).
    • Будьте краткими.
    • Отформатируйте чисто. Делайте разрывы строк между абзацами для удобства чтения.
    • Сделайте трехэтапную проверку (включая структурное редактирование, редактирование копирования и корректуру) перед тем, как нажать кнопку «Отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным, плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
    • Ответьте как можно скорее. Следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 часов.
    • Экономно используйте функцию «Ответить всем». Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первоначальное письмо, за исключением случаев, когда ваше сообщение абсолютно необходимо для прочтения всей группой.
    • Избегайте использования заглавных букв. Заглавные буквы используются в Интернете для обозначения криков и считаются грубыми.
    • Тестовые ссылки.
    • Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикреплять файлы большого размера (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
    • Оставьте отзыв или ответьте на вопрос. Если вы не получите ответ в течение 24 часов, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

    Рассмотрим два примера деловой электронной почты. Первый — это форма электронной почты, а второй — это настраиваемое сообщение, написанное специально для ситуации и аудитории.

    Пример формы электронной почты:

    Тема: Добро пожаловать в магазин [наше имя].

    Уважаемый [имя клиента],
    Спасибо за регистрацию в магазине [наше имя].
    Вы можете управлять своей личной информацией из раздела «Моя учетная запись» на веб-сайте, когда вы входите в Магазин [наше имя].
    Здесь вы можете изменить свои контактные данные и пароль, отслеживать недавние заказы, добавлять альтернативные адреса доставки и управлять своими предпочтениями и профилем — все в одном удобном месте.

    Благодарим вас за интерес к магазину [наше имя]!
    Мы с нетерпением ждем вашего следующего визита.

    Пример настраиваемого адреса электронной почты:

    Кому: Шон Карлсон, менеджер физического завода, XYZ Corporation
    От: Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
    Отправлено: понедельник, 5 марта 2015 г., 2:47 с.м.
    Тема: Перебои в строительстве

    Шон,

    Я знаю, что сотрудники XYZ Corporation с нетерпением ждут переезда в новое здание на улице ABC Street в июне, но недавно группы сотрудников, у которых здесь нет бизнеса, проходили по зданию. Эти посещения создают угрозу безопасности, мешают строителям и могут поставить под угрозу дату вашего прибытия.

    Пожалуйста, проинструктируйте своих сотрудников, которые еще не переехали на ABC Street, держаться подальше от здания.Если им нужно встретиться с кем-то, кто уже переехал, им следует заняться своими делами и незамедлительно уйти по ближайшей лестнице.

    Нам нужно избегать дальнейших простоев, чтобы наши строители могли подготовить здание к заселению в срок. Если у Вас возникнут вопросы, позвоните мне.

    Спасибо,

    миль

    Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
    1234 Main Street
    Big City, B.C. P8C 9D9
    (555) 123-4567 x222
    mnickel @ mccradycon.около
    www.mccradycon.ca

    Проверьте свое понимание

    Заметки

    Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности, транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один. Его можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или наблюдении.

    Назначение памятки

    Целью памятки часто является информирование, но иногда она может включать элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальная, неформальная коммуникационная сеть внутри организации часто упоминается как grapevine и характеризуется слухами, сплетнями и инсинуациями. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел!

    Один из эффективных способов борьбы с неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, вы можете отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они могут выпустить служебную записку. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (Lewis, 2009). Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующих личных затрат, они обычно представляют интересы организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников.

    Формат памятки

    У заметки есть заголовок, в котором указывается, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе.Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

    В стандартном формате записи мы могли бы ожидать увидеть введение, текст и заключение. Все это присутствует в памятке, и у каждой части есть цель. Введение во вступлении использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В теле уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.Давайте рассмотрим образец памятки.

    Пример меморандума:

    Кому: всем сотрудникам

    От кого: Майя Джеймс, президент Провинциального университета

    Дата: 21 сентября 2015 г.

    Тема: Руководство по будущим расходам

    После тщательного обсуждения я решил, что необходимо начать начальные шаги программы финансового управления, которая проведет провинциальный университет через двухлетний цикл серьезного провинциального дефицита доходов и последующих необходимых законодательных сокращений бюджета.

    Начиная с 24 сентября 2015 г., для Общего фонда, Вспомогательного фонда и Фонда капиталовложений реализуются следующие меры для решения проблемы прогнозируемого сокращения нашей провинциальной помощи на оставшуюся часть этого года, 2015/2016, и на следующий год. год, 2016/2017.

    1. Следует делать только покупки, необходимые для работы университета, чтобы мы могли начать экономить, чтобы уменьшить влияние сокращения бюджета на 2016/2017 гг.

    2. Запросы на выезд за пределы провинции потребуют одобрения Исполнительного комитета, чтобы обеспечить выполнение только необходимых служебных поездок.

    3. Для покупки

      , включая поездки в провинцию и переводы бюджета, потребуется одобрение соответствующего вице-президента.

    Пожалуйста, поймите, что мы предпринимаем эти осмотрительные шаги для создания экономии, которая позволит ProvU уменьшить влияние прогнозируемых сокращений в рамках ожидаемых законодательных сокращений на 2016/2017 гг. Спасибо за ваше сотрудничество. По всем вопросам обращайтесь в мой офис.

    Пять советов по созданию эффективных бизнес-заметок

    Ориентация на аудиторию

    Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, которые известны руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, поэтому, если меморандум должен быть размещен и распространен внутри организации, ваша цель должна быть четкой и краткой коммуникацией на всех уровнях без двусмысленности. .

    Professional, формальный тон

    Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Меморандум может иметь юридический статус, поскольку он часто отражает политику или процедуры.

    Предметный акцент

    Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней на День благодарения», а не «соблюдение праздников».

    Прямое форматирование

    Заметки всегда прямые, то есть они быстро переходят к сути, а цель четко объявляется.

    Объективность

    Записки — это место только для фактов и должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

    Проверьте свое понимание

    Деловая переписка

    Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые обычно находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках и обычно занимают одну или две страницы.

    Хотя сегодня электронная почта может использоваться все чаще, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать эмоции. Мы исследуем основной контур письма, а затем сосредоточимся на конкретных типах.

    У вашей организации может быть собственный формат письма, но в этой главе описаны общие элементы деловых писем. Есть много типов писем, и в этой главе мы рассмотрим две основные цели — хорошие новости и плохие новости. Сначала мы обсудим элементы блочного письма.

    Письма

    могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.Они могут передавать информацию в позитивном, негативном или нейтральном тоне. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до 16 элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае, они перечислены в следующей таблице.

    В письме пять основных областей:

    1. Заголовок, устанавливающий отправителя, включая адрес и дату
    2. Предисловие, устанавливающее цель
    3. Тело, в котором формулируется сообщение
    4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
    5. Строка подписи, которая иногда включает контактную информацию

    При форматировании полноблочного делового письма соблюдайте следующие правила:

    • Используйте одинарный интервал по всему периметру
    • Используйте поля от 1 до 1 ½ дюйма
    • Выровнять все содержимое по левому краю

    Образец письма показан ниже с указаниями, выделенными жирным шрифтом.Вместо того, чтобы размещать обратный адрес вверху страницы, вы можете вместо этого использовать фирменный бланк с логотипом и адресом компании.

    Пример письма (Путеводитель)

    Обратный адрес (если не на фирменном бланке) :

    123 Кокберн-роуд

    Anytown, МБ A1M 2P3

    Дата: 14 сентября 2015 г.

    Примечание получателя (необязательно): КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

    Внутренний адрес:

    г-жаЗои Мейв

    123 Арбутнот Драйв

    Anytown, AB T1A 2B3

    Приветствие : Уважаемая г-жа Мейв:

    Subject Line (необязательно): миф о безбумажном офисе

    Введение : Это письмо информирует вас о том, что миф о безбумажном офисе, когда вам не нужно будет печатать бумажные копии писем на фирменных бланках компании, является всего лишь мифом.

    Body : Хотя электронная почта в значительной степени заменила написание писем для многих приложений, остается несколько причин для создания бумажной копии письма.Во-первых, многие работодатели по-прежнему создают письма как обычную часть делового общения. Далее, мы должны учитывать, что продажи бумажных документов в бизнесе увеличились за последнее десятилетие, не показывая никаких признаков снижения, которое мы бы связали с переходом на безбумажный офис. Наконец, деловые письма могут выполнять множество функций, и ваше мастерство в их составлении будет способствовать нашему личному и профессиональному успеху.

    Заключение : Написание писем — это навык, который будет по-прежнему востребован в деловой среде сегодня и завтра.

    Закрыть: С уважением,

    Мюррей Моман

    Подпись: Мюррей Моман

    Справочные инициалы (необязательно): ARJ

    Обозначение корпуса (опционально, при необходимости)

    Копия обозначения (необязательно): cc: Beth Lloyd

    Почтовое уведомление (необязательно)

    Помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие.Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, вам необходимо:

    • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
    • убедитесь, что каждое слово способствует достижению вашей цели
    • убедитесь, что каждый абзац фокусируется только на одной идее
    • сформировать полное сообщение
    • не допускайте ошибок при письме

    Хорошие новости или нейтральная информация в деловом письме

    Написать письмо, содержащее хорошие или нейтральные новости, довольно просто.Ваше намерение состоит в том, чтобы донести новости быстро и четко, убедившись, что у читателя есть положительный образ вас и вашей компании. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

    1. Сообщайте новости просто и прямо.
    2. Назовите причины / подробности.
    3. Закрытие с помощью отчета о гудвилле *

    Плохие новости в деловом письме

    Сказать «нет» сложнее, чем сказать «да»! Это верно для всех видов общения, но в профессиональном контексте это может быть непросто, потому что вы можете не знать получателя вашего сообщения лично или не быть в состоянии предсказать, как он отреагирует.При написании письма, содержащего плохие новости, например, когда вам нужно сообщить клиенту, что он не получит возмещение, ваша задача — отправить негативное сообщение, сохранив при этом позитивные отношения между вашей компанией и получателем. Плохие новости могут вызвать у получателя ряд эмоций, от разочарования до раздражения, гнева и замешательства. Вы можете свести к минимуму эти негативные эффекты, структурировав свое письмо определенным образом.

    Когда вы пишете письмо с плохими новостями, ваша цель —

    .

    • сделать новости понятными,
    • сообщить получателю, что статус не изменится (и избежать дальнейшего общения),
    • оставит у получателя положительное впечатление о вашей компании.

    Прямой и косвенный подходы к написанию деловых писем

    Есть два разных способа сообщить плохие новости в письме: прямой и косвенный. Вы решите, какой подход использовать, в зависимости от типа новостей, которые вы доставляете.

    При использовании прямого захода на посадку выполните следующие действия:

    1. Сообщите плохие новости просто и прямо.
    2. Назовите причины.
    3. Если возможно, дайте альтернативу.
    4. Закройте сделку с заявлением о деловой репутации.*

    * Что такое заявление о деловой репутации? Это напористое, но профессиональное заявление, демонстрирующее заботу о постоянных позитивных отношениях.

    В следующем письме используется прямой подход.

    Пример письма (прямой доступ):

    Уважаемый мистер Мур:

    Ссылка, которую вы ищете, похоже, не принадлежит нашей компании. Просматривая нашу запись корпоративных выступлений о влиянии свободной торговли на сельское хозяйство, мы не встретили ничего похожего на упомянутые вами замечания.Когда я спросил г-на Локхарта, он не припомнил, чтобы кто-либо в компании проводил подобную аналогию.

    Мы провели быстрый поиск в Интернете и нашли ряд сайтов, которые вполне могут предоставить вам информацию, которую вы ищете. Веб-сайт Agriculture and Agri-Food Canada по адресу www.agr.gc.ca, вероятно, станет хорошей отправной точкой для поиска.

    Мы надеемся, что эта информация окажется для вас полезной.

    При использовании непрямого подхода выполните следующие действия:

    1. Начните с оператора буфера.*
    2. Обсудите обстоятельства, приведшие к плохим новостям.
    3. Сообщите о плохих новостях как можно более позитивно.
    4. Дайте полезное предложение или альтернативу.
    5. Закройте сделку с заявлением о деловой репутации.

    * Что такое буферный оператор? Это мягкое, но профессиональное заявление задает тон вашему письму.

    Выбор подхода

    Обычно вы используете прямой подход во всех деловых письмах, кроме

    • вы доносите плохие новости, и это неожиданно;
    • , вы не очень хорошо знаете читателя, и скорее всего возникнет негативная эмоциональная реакция.

    В таких ситуациях косвенный подход является лучшим выбором.

    В подобных ситуациях причины, которые вы указываете в прямом обращении (на шаге 2), могут рассматриваться как оправдания, поэтому лучше их не приводить. Вместо этого вы должны поместить плохие новости в среднюю часть письма, предоставив перед ними объяснение и завершив их позитивным или нейтральным языком, как при косвенном подходе. Важно избегать консервативного, неискреннего, неуместного или корыстного закрытия любого письма, особенно если вы используете косвенный подход.

    В письме, основанном на косвенном подходе, есть три ключевых момента:

    1. Предоставьте доказательства, которые убеждают читателя принять плохие новости.
    2. Сообщите плохие новости.
    3. Дайте варианты для будущего успеха.

    В следующем письме используется косвенный подход.

    Пример письма (косвенный подход):

    Дорогой Джеймс:

    Клерки в нашем офисе должны быть готовы обслуживать клиентов к 9:00.м. Согласно политике компании, прибытие на работу вовремя является обязательным элементом вашей работы здесь.

    В этом месяце вы четыре раза опоздали на работу. Допускается только два опоздания, прежде чем руководство должно вмешаться. Поскольку вы превысили эти ограничения, мне необходимо сделать вам письменное предупреждение и назначить вам испытательный срок.

    Если вы будете приходить каждый день в течение следующих 90 дней, я удалю это из вашей трудовой книжки. После этого вы сможете работать над продвижением по службе и повышением зарплаты.Я буду рад обсудить это с вами в удобное для вас время.

    При использовании непрямого подхода вы должны следовать этим рекомендациям:

    • Не вводите читателя в заблуждение слишком позитивным открытием.
    • Старайтесь, чтобы причины были как можно короче.
    • Сделайте убедитесь, что читатель понимает плохие новости.
    • Не избегайте отрицательных слов и фраз.
    • Не заканчивать надуманным утверждением.

    Когда вы пишете письмо, содержащее хорошие новости или нейтральную информацию, вам следует использовать прямой подход.

    Проверьте свое понимание

    Инструкции. Просмотрите приведенное ниже деловое письмо и затем ответьте на следующие вопросы с несколькими вариантами ответов.


    14 ноября 2015

    Дороти Аллен
    12345 Stream Ave.
    Сент-Огастин, Флорида 34567

    Уважаемый ________ (# 1):

    По мере приближения курортного сезона нам напоминают о благословениях, дарованных нам в течение года.В Aspen Country Lodge удовольствия, которые мы из года в год разделяем с нашими клиентами Legacy, являются одними из наших самых заветных благословений.

    Итак, поскольку наши сотрудники с нетерпением ждут возможности провести время с друзьями и семьей, мы также думаем об особых друзьях, таких как вы, и надеемся, что вы наслаждаетесь крепким здоровьем и хорошим настроением. Мы гордимся тем, что являемся вашим домом вдали от дома, и оставляем в наших сердцах особое место для воспоминаний, которыми мы с вами поделились.

    Спасибо, что сделали Aspen Country Lodge частью своих ежегодных традиций.Счастливого Рождества и мирного, радостного и благополучного Нового года.

    ______________ (№2),

    Теодор П. Хайд, владелец / управляющий


    Aspen Country Lodge • 402 Aspen Way • Cold Bluff, CA 98765 • (303) 346-7889

    Титульный лист факса

    Вы можете подумать, что электронная почта наверняка заменила факс, но это не так в деловом мире, по крайней мере, пока! Вы заметите, что факсы по-прежнему являются обычным явлением, когда требуется подпись или когда передается юридически обязательный документ (например, контракт).Некоторые отрасли (например, медицинская и юридическая) по-прежнему полагаются на факсы, потому что их передачу невозможно перехватить. Когда конфиденциальность важна, факс может быть вашим форматом документа.

    В вашей организации может быть шаблон титульного листа факса, который используют все сотрудники, поэтому обратите внимание на него, прежде чем отправлять свой первый факс, поскольку он значительно ускорит процесс. Как правило, титульные листы факса обычно частично или полностью содержат следующее:

    • Название или логотип компании
    • Дата
    • Имя и факс получателя
    • Имя, факс и номер телефона отправителя
    • Количество страниц
    • Тема *
    • Сообщение *
    • Уведомление о конфиденциальности

    * Они не всегда включены.Используйте их, если у вас есть дополнительная информация, не включенная в содержание факса.

    Пример титульного листа факса:

    ФАКС Smith & Sons. ООО

    Кому: Джеймс Милфорд От : Леонард Смит Факс: (555) 212-0988 Факс: (555) 313-0122 Дата: 09.08.2015 Телефон: (555) 401 -9876

    КОНФИДЕНЦИАЛЬНО Страницы : 5

    Тема: Трудовой договор

    Сообщение:

    Джеймс,

    Пожалуйста, подпишите и верните прилагаемый договор при первой возможности.
    Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, обращайтесь в мой офис.

    С уважением,

    Леонард.

    Краткий отчет

    Отчеты

    предназначены для записи и передачи информации читателю и могут использоваться как внутри компании, так и за ее пределами. Отчеты служат для документирования новой информации для определенных аудиторий, целей или функций. Тип отчета часто определяется его основной целью, например, отчет об аварии, лабораторный отчет или отчет о продажах.Отчеты часто носят аналитический характер или предполагают рациональный анализ информации. Иногда они сообщают факты без всякого анализа. Другие отчеты суммируют прошлые события, представляют текущие данные и прогнозируют будущие тенденции. В этом разделе вы познакомитесь с основами написания отчетов.

    Типы отчетов

    Отчеты бывают всех размеров, но обычно длиннее страницы и несколько короче книги. В этой главе мы сосредоточимся на коротких отчетах, обычно до четырех страниц.Тип отчета зависит от его функции, и в разных отраслях есть отчеты, специфичные для них. Например, научные исследователи составляют отчеты лабораторий, в то время как отчеты об инцидентах являются обычным явлением в среде, связанной с охраной здоровья и безопасности.

    Отчеты различаются по функциям, стилю и традициям. В вашей организации вам может потребоваться оправдать определенные ожидания. В этом разделе отчеты обсуждаются в общих чертах, с акцентом на общие элементы и отличия. Ссылка на аналогичные документы на вашем рабочем месте может пригодиться вам при составлении собственного отчета.Существует много типов отчетов, но в этом разделе мы сосредоточимся на трех типах, общих для рабочего места. Иногда их можно объединить в один более длинный отчет.

    Тип Функция
    Отчет о проделанной работе Мониторинг и контроль производства, продаж, доставки, обслуживания или связанных бизнес-процессов.
    Отчет о рекомендациях Давать рекомендации руководству и предоставлять инструменты для решения проблем или принятия решений.
    Сводный отчет Представьте краткое изложение имеющейся информации по данной теме.

    Отчет о ходе работ

    Отчет о ходе выполнения используется для информирования руководства о статусе проекта. Он генерируется через определенные промежутки времени (например, один раз в месяц) или по завершении ключевых этапов. Он фиксирует достижения на сегодняшний день и выявляет любые проблемы или проблемы. Обычно он пишется руководителем проекта и занимает одну-две страницы.

    Когда вы пишете отчет о проделанной работе, начните с объяснения причин, по которым вы пишете отчет:

    • Определите, чего вы достигли
    • Перечислите все проблемы, с которыми вы столкнулись
    • Укажите, что еще предстоит сделать

    В заключение предоставьте обзор статуса проекта и того, что следует делать дальше.

    Отчет о рекомендациях

    Отчет с рекомендациями используется, чтобы помочь руководству принимать решения. Цель этого отчета — найти решение проблемы или предложить курс действий.В нем автор может предложить принять или отклонить процедуру, оценить неудовлетворительную ситуацию или убедить лиц, принимающих решения, внести изменение, которое принесет пользу организации. Например, в отчете могут быть предложены способы повышения качества продукта, увеличения прибыли, снижения затрат или улучшения условий на рабочем месте. Цель отчета с рекомендациями — не обвинять или быть чрезмерно критичными, а предлагать улучшения в позитивной манере. Если вы пишете отчет с рекомендациями, возможно, будет полезно узнать мнение ваших коллег.

    Сводный отчет

    Сводный отчет используется для предоставления управленческой информации. Например, если вы работаете в отделе маркетинга, ваш начальник может попросить вас узнать об онлайн-активности ваших конкурентов, чтобы ваша компания могла эффективно конкурировать с ними. Для этого вы должны исследовать веб-сайты своих конкурентов, профили в социальных сетях, цифровые рекламные кампании и т. Д. Затем вы разделите то, что вы обнаружите, до ключевых моментов, чтобы ваш начальник мог получить важную информацию за короткое время, а затем решите, как с этим действовать.В отличие от отчета с рекомендациями, сводный отчет фокусируется на фактах, оставляя на усмотрение руководства выбор дальнейших действий.

    Как организованы отчеты?

    Отчеты различаются по размеру, формату и функциям. Вы должны быть гибкими и адаптировать свой отчет к потребностям аудитории. Отчеты обычно состоят из шести основных элементов:

    1. О ком составлен отчет и / или подготовлен для
    2. Что было сделано, какие проблемы были решены и результаты, включая выводы и / или рекомендации
    3. Место изучаемого предмета
    4. Когда изучаемый предмет произошел
    5. Почему отчет был составлен (функция), в том числе на основании какого органа, по какой причине или по чьей просьбе
    6. Как субъект действовал, функционировал или использовался

    Обращайте внимание на эти важные элементы при рассмотрении ваших заинтересованных сторон.Это может включать человека (лиц), о котором идет речь, для кого он предназначен, а также более широкую аудиторию организации. Спросите себя, кто принимает ключевые решения, кто будут экспертами и как можно интерпретировать ваши слова и образы. Хотя универсального формата для отчета не существует, существует единый порядок представления информации. Каждый элемент поддерживает основную цель или функцию, играя важную роль в передаче информации.

    Десять общих элементов отчета

    Страница Элемент Функция
    1.Крышка Название и изображение Подобно обложке книги, иногда для ознакомления читателя с данной темой используется изображение, изображение или логотип.
    2. Название Fly Только заголовок Дополнительно
    3. Титульная страница Ярлык, отчет, название функции, автор, место работы, дата и иногда то, для кого был подготовлен отчет
    4. Содержание Список основных разделов и соответствующие им номера страниц
    5.Аннотация
    • Информационное резюме: выделите тему, методы, данные и результаты
    • Описательная аннотация: (Все вышеперечисленное без формулировок выводов или рекомендаций)
    6. Введение Представляет тему отчета
    7. Корпус Ключевые элементы кузова включают:

    • Фон
    • Методология
    • Результаты
    • Анализ и рекомендации
    8.Вывод Краткое изложение результатов Обозначает основные результаты и их отношение к рекомендуемым действиям или результатам
    9. Список литературы Библиография или цитируемые работы Список цитирований
    10. Приложение Сопутствующие вспомогательные материалы Может включать карты, анализ образцов почвы, полевые отчеты и т. Д.

    Вот контрольный список для проверки того, что отчет соответствует своим целям:

    1. Отчет учитывает потребности аудитории
    2. Форма повторяет функцию отчета
    3. Формат отражает институциональные нормы и ожидания
    4. Информация является точной, полной и задокументированной
    5. Информация легко читается
    6. Термины четко определены
    7. Рисунки, таблицы и иллюстрации поддерживают письменный контент
    8. Рисунки, таблицы и рисунки четкие и правильно обозначены
    9. Рисунки, таблицы и рисунки легко понять без поддержки текста
    10. Слова легко читаются (шрифт, расположение, организация)
    11. Результаты четкие и лаконичные
    12. Рекомендации разумны и хорошо обоснованы
    13. Отчет представляет ваши лучшие усилия
    14. Отчет говорит сам за себя без ваших разъяснений или объяснений

    Форматирование отчета

    Упростите для читателя понимание информации в вашем отчете, аккуратно отформатировав документ.Вот несколько рекомендаций:

    • Использовать шрифт 12pt стандартным шрифтом
    • Используйте поля от 1 ½ до 2 дюймов
    • Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить контент на четкие разделы
    • Разделите абзацы пробелами
    • Используйте наглядные пособия (диаграммы, графики, диаграммы и т. Д.), Которые помогут объяснить числа или другую информацию, которую трудно понять в текстовой форме.

    Проверьте свое понимание

    БЫСТРО: формат, аудитория, стиль, тон

    Формат

    При составлении деловых документов вы сначала должны решить, какой формат лучше всего подходит для ваших целей.В модуле «Основы» мы узнали, что среда — это сообщение. Точно так же и в этом случае формат, который вы выбираете для своего бизнес-документа, также должен соответствовать цели вашего сообщения. Например, электронное письмо может считаться полуформальным в зависимости от аудитории и цели; деловое письмо, как и служебные записки, факсы и короткие отчеты, обычно считается достаточно формальным. Зная, что вы недавно узнали об общих типах деловых документов, вы должны помнить о том, что выбранный вами формат сообщает аудитории кое-что об информации, которую они будут получать, и о том, насколько важно или серьезно для них обращать на нее внимание.

    После того, как вы выбрали подходящий формат для своего сообщения, также важно убедиться в правильности форматирования. Например, если вы собираетесь отправить памятку, она не должна выглядеть как неформальное электронное письмо или деловое письмо; он должен содержать все соответствующие элементы памятки, о которых вы узнали в предыдущем разделе. Читателю должно быть ясно, какой формат вы используете, и вы можете сделать это очевидным, обеспечив соответствующее форматирование вашего документа.

    Аудитория

    В модуле «Основы» вы узнали, как важно знать свою аудиторию для создания эффективных коммуникаций.Это как никогда верно при написании деловых документов. Кому вы пишете, может быть один или несколько человек. Выбранный вами формат может упростить доступ к вашему документу другим людям (например, по электронной почте) и включать вторичную и скрытую аудитории. Но в деловой переписке, конечно, ваша основная аудитория остается центральной для ваших сообщений. Полезный подход, который используют некоторые коммуникаторы, — это попытаться поставить себя на место основной аудитории и спросить: что это для меня? или Почему я должен волноваться? или и что? Определение аудитории и осведомленность об их потребностях поможет вам составить документ, который с большей вероятностью вызовет их интерес.

    Стиль

    Стиль и тон часто считаются взаимозаменяемыми, и между ними есть некоторые нечеткие различия. Но для наших целей стиль относится к таким элементам, как активное и пассивное письмо, различная длина предложений, последовательность, разнообразие употребления слов и варианты пунктуации. Стиль придает вашему письму индивидуальность в сочетании с тоном. Как и в случае с аудиторией и форматом, важно, чтобы выбранный вами стиль соответствовал предполагаемой цели вашего сообщения.

    Тон

    В некотором смысле похожий на стиль, тон относится к ощущению, которое ваша аудитория испытывает при декодировании вашего документа. Здесь вы спросите себя, является ли ваш тон формальным, неформальным, позитивным, негативным, вежливым, прямым или косвенным. Цель того, чтобы задать себе этот вопрос, — определить, подходит ли этот тон цели вашего предполагаемого сообщения или иным образом усиливает его.

    Аббревиатура FAST не только помогает понять важность выбора правильного формата, запоминания вашей аудитории и обеспечения соответствующего стиля и тона, но также помогает вам помнить, что в деловой переписке важно быстро перейти к делу!

    Вот удобный инструмент, который вы можете использовать во время написания, чтобы не забывать использовать и включать принципы FAST.

    Заключение

    Эта глава о написании рабочих документов началась с обзора написания твердых абзацев, включающих такие элементы, как хорошее тематическое предложение, текст и заключение. Затем вы узнали о том, как подготовить рабочий документ, начиная с плана и решая, какой рабочий документ использовать. Вы узнали и видели примеры электронных писем, служебных записок, деловых писем, титульных листов факсов и кратких отчетов. Наконец, вы познакомились с аббревиатурой FAST как с инструментом, позволяющим не упускать из виду ваш документ и выбор контента в отношении формата, аудитории, стиля и тона.

    С этими новыми знаниями вы должны быть на пути к оттачиванию своих навыков письма на рабочем месте, которые будут дополнительно улучшены в следующем разделе, посвященном редактированию документов на рабочем месте.

    Элементы пунктов

    • тематическое предложение
    • кузов
    • выводы

    Рабочие документы

    • Электронная почта — это электронный носитель, который часто используется для отправки писем, служебных записок или менее формального письменного общения.
    • Письма обычно представляют собой довольно формальные короткие печатные сообщения, часто используемые для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности
    • Заметки — это краткие документы, используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников в принятии бизнес-решений относительно политики, процедур или действий.
    • Титульные листы факса всегда должны содержать полную информацию о содержимом, отправителе, получателе и количестве страниц. Отправка факсов важна как безопасный способ передачи конфиденциальных документов.
    • Краткие отчеты могут сообщать о ходе выполнения, резюмировать информацию или рекомендовать. Они состоят из 10 общих элементов и занимают не более четырех страниц.

    Проверьте свое понимание

    Гаффи М. (2008). Основы делового общения (7-е изд.). Мейсон, Огайо: Томсон / Уодсворт.

    Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

    .

    Заявление об авторстве (написание рабочих документов)

    Эта глава представляет собой ремикс, содержащий контент из различных источников, опубликованный под различными открытыми лицензиями, включая следующие:

    Содержание главы

    Проверьте свое понимание

    Глава 33.Проведение кампании прямого действия | Раздел 1. Написание писем избранным должностным лицам | Основной раздел

    Узнайте, как избранные должностные лица реагируют на сообщения избирателей, и как создавать как печатные, так и электронные сообщения, чтобы максимально увеличить объем чтения и положительный отклик.
    • Что такое письмо избранному должностному лицу?
    • Зачем писать избранным должностным лицам?
    • Когда нужно писать письма избранным должностным лицам?
    • Как вы пишете государственным служащим?
    • Следует ли использовать электронную почту?

    Что такое письмо избранному должностному лицу?

    К настоящему времени вы, вероятно, ищете способы, чтобы ваша проблема была замечена людьми, которые могут вам помочь.Чтобы получить наилучшие результаты, вы, вероятно, захотите попробовать несколько методов прямого действия, обсуждаемых в этой главе. В этом разделе мы покажем вам, как лучше всего написать письмо избранным вами должностным лицам.

    Хорошо написанное личное письмо может быть наиболее эффективным способом общения с выборными должностными лицами. Они хотят знать, как их избиратели относятся к проблемам, особенно когда эти вопросы связаны с решениями, принимаемыми ими.

    Ваши избранные должностные лица обычно знают, что группы защиты говорят о проблеме, но они могут не понимать, как конкретное решение влияет на вас.Хорошо написанное письмо с описанием вашего опыта, наблюдений и мнений может помочь убедить должностное лицо в вашу пользу.

    Еще недавно у вас было две возможности связаться с избранным должностным лицом: по телефону и по почте. В последние несколько лет электронная почта была добавлена ​​и стала предпочтительным средством связи. Он быстрый, его читают, и — по крайней мере, в США — практически все избранные должностные лица, от городских советов до президента, используют и приветствуют общение по электронной почте.

    Любые рекомендации по написанию писем в этом разделе — стиль использования, информация, которую нужно включить — относятся также и к электронной почте. Письмо вашему конгрессмену, отправленное ли оно по почте или в электронном виде, должно быть формальным и написанным настолько хорошо, насколько это возможно. Политическая коммуникация, которую следует воспринимать серьезно, должна посылать сообщение о том, что вы достаточно заботитесь о предмете, чтобы позаботиться о нем в письменной форме.

    До появления электронной почты чиновники обычно считали письма более важными, чем телефонные звонки, потому что они требовали больше размышлений и усилий.Правильное электронное письмо несет то же самое сообщение — этот человек действительно думал об этом и приложил некоторые усилия, чтобы отправить свое мнение.

    Зачем писать избранным должностным лицам?

    Может быть, вы не уверены, что письмо избранному должностному лицу — лучший способ провести время. Есть несколько причин, по которым это стоит вашего времени, в том числе:

    • Чтобы объяснить должностному лицу, как конкретная проблема влияет на вас или вашу группу.
    • Чтобы выразить поддержку предлагаемому закону, политике или плану действий.
    • Противодействовать предложенному закону, политике или плану действий.

    В любом из вышеперечисленных случаев письмо может включать информацию о проблеме, которой может не быть должностное лицо, или предлагать альтернативный курс действий, о котором она ранее не слышала.

    • Чтобы продемонстрировать должностному лицу, что его избиратели осведомлены о проблеме и действительно заинтересованы в результате.
    • Чтобы проинформировать должностное лицо о проблеме или ситуации с указанием предыстории и истории, которых у него может не быть.
    • Чтобы попытаться убедить должностное лицо проголосовать определенным образом по вопросу или предпринять другие связанные действия.
    • Чтобы заработать себе репутацию вдумчивого человека в глазах официальных лиц и, таким образом, сделать вашу критику или поддержку более влиятельной, или поставить себя на место человека, с которым будут консультироваться, когда чиновнику нужна информация о вашей проблеме.
    • Чтобы попросить о встрече для обсуждения проблемы или какого-либо связанного с ней вопроса, вызывающего беспокойство.
    • Чтобы поблагодарить должностное лицо за оказанную поддержку или предпринятые действия.
    • Чтобы критиковать должностное лицо за прошлое голосование или действие.
    • Чтобы привлечь внимание чиновника к тому, что вы и ваша группа следите за его действиями, и что ему необходимо учитывать ваши голоса во время выборов.
    • Попросить должностное лицо изложить свою позицию по определенному вопросу или раскрыть ее протокол голосования.
    • Просить о помощи или поддержке.

    Письма этого типа часто подпадают под заголовок «Поддержка избирателей» и касаются отдельных проблем с правительством — например, отказа в выплате воинской нетрудоспособности или преследования со стороны местного чиновника.Причина, по которой он включен в этот список, заключается в том, что иногда он может побудить чиновника изменить процедуры, политику или законы, которые дискриминируют или усложняют жизнь целому классу людей — ветеранам, фермерам, вдовам и т. Д.

    Еще одна цель этого типа письма — заручиться поддержкой чиновника в сообществе или какой-либо более крупной инициативе. Это может быть просьба о том, чтобы он стал законодательным поборником этой инициативы, чтобы он просто включил свое имя в список общественных сторонников или спонсоров инициативы, или чтобы он входил в правление или руководящий комитет этой инициативы.

    В письме может содержаться информация о проблеме, которой может не быть должностное лицо, или предлагаться альтернативный курс действий, о котором она ранее не слышала.

    Письма этого типа часто подпадают под заголовок «поддержка избирателей» и касаются отдельных проблем с правительством — например, отказа в выплате воинской нетрудоспособности или преследования со стороны местного чиновника. Причина, по которой он включен в этот список, заключается в том, что иногда он может побудить чиновника изменить процедуры, политику или законы, которые дискриминируют или усложняют жизнь целому классу людей — ветеранов, фермеров, вдов и т. Д..

    Еще одна цель этого типа письма — заручиться поддержкой чиновника в сообществе или какой-либо более крупной инициативе. Это может быть просьба о том, чтобы он стал законодательным поборником этой инициативы, чтобы он просто включил свое имя в список общественных сторонников или спонсоров инициативы, или чтобы он входил в правление или руководящий комитет этой инициативы.

    Когда нужно писать письма избранным должностным лицам?

    Когда вы хотите написать это письмо? Всякий раз, когда возникает проблема, которая касается вашей группы, но особенно когда:

    • Вы хотите, чтобы чиновник рассмотрел определенное действие или политику (например,g., увеличение финансирования программы для пожилых людей).
    • Предстоит голосование по политике, касающейся вашей группы. Письма наиболее эффективны, когда идет голосование. Это хорошее время для использования электронной почты.
    • Вы хотите отреагировать (положительно или отрицательно) на завершенное действие или изменение политики (например, принятие закона, который требует, чтобы люди пристегивались ремнями безопасности).
    • Вы хотите указать на недостаток или потребность в определенной области (например, больше общественного транспорта до поликлиник, больше полицейских патрулей в вашем районе).
    • Вам нужна информация (например, о том, что произошло, когда в последний раз выносился определенный вопрос на голосование).
    • Вам нужен совет (как подойти к другому должностному лицу, какое мероприятие привлечет внимание большого числа официальных лиц и т. Д.). В этом случае вы, вероятно, написали бы официальному лицу, с которым у вас уже был хороший контакт.

    Другой способ взглянуть на этот вопрос — подумать о том, когда буква будет иметь наибольший эффект. Бывают особые случаи, когда письма с большей вероятностью будут внимательно рассмотрены, а официальные лица будут более отзывчивыми.

    • Незадолго до выборов. Большинство избранных должностных лиц очень хотят угодить, когда они баллотируются на переизбрание.
    • Прямо перед важным голосованием. Когда приближается важное голосование, официальные лица обычно получают сообщения от многих людей с обеих сторон вопроса, поэтому это особенно важный момент, чтобы высказать свое мнение.
    • Непосредственно перед и в самый разгар бюджетного процесса. Одна из самых важных вещей, которую делают законодатели, городские советы и некоторые другие органы, — это определение бюджета на предстоящий год.Независимо от того, является ли ваша проблема местной, региональной, государственной, провинциальной или общенациональной, определяется большая часть политики и действий на следующий год, связанных со здоровьем и социальными услугами, окружающей средой, общественной безопасностью, образованием, транспортом и рядом других важных вопросов. не по законам, а по количеству денег, предусмотренных для них в годовом бюджете. Если у вас есть приоритеты в отношении финансирования, сейчас самое время заявить о них.
    • Сразу после того, как чиновник сделал что-то, что вы одобряете или не одобряете.Это сообщение должно быть немедленным по двум причинам. Во-первых, чтобы этот поступок был еще свеж в памяти чиновника, и он мог ответить на вашу поддержку или критику. Во-вторых, он будет получать известия от людей на другой стороне, и ему нужно знать, что либо не все одобряют его действия, либо что, несмотря на все отрицательные письма, есть люди, которые думают, что он поступает правильно. предмет. Должностные лица должны знать, кто поддерживает или возражает против какой из их позиций.Это может помочь им продолжать работать над тем, что вам небезразлично, несмотря на сопротивление, или может подтолкнуть их в этом направлении, если они еще этого не делают.

    По-настоящему решающие времена для написания такого рода письма — это когда чиновник подвергается нападкам за то, что он делает то, во что вы верите — подумайте о чиновниках на юге Америки в 1950-х и 60-х годах, которые поддерживали расовую интеграцию, — или только что что-то сделали. возмутительно — например, выдан контракт на миллиард долларов за огромную взятку.В любом из этих случаев чиновник должен знать, что либо вы ее всем сердцем поддерживаете и будете работать, чтобы помочь ей, либо что вы хотите, чтобы она ушла в отставку и будет работать над ее судебным преследованием и заключением в тюрьму.

    Как вы пишете письма государственным служащим?

    Так как вы вообще пишете письма государственным чиновникам? У нас есть ряд рекомендаций, которые должны помочь вам не только написать письмо, но и повысить шансы на то, что его действительно прочтут и отнесутся к нему серьезно.

    Определитесь с получателем.

    Узнайте имя, должность и адрес должностного лица, которое будет принимать решение по вашей проблеме. Следите за тем, чтобы все имена написаны правильно и у вас есть правильный адрес. Неправильное имя играет против вас. Неправильный адрес может означать, что ваше письмо может вообще не прийти.

    Если вы вообще озабочены политикой или проблемами, вам следует сделать своим делом знать имена и контактную информацию (адрес, рабочий телефон и электронная почта) всех тех, кто вас представляет, от самых местных до местных. Федеральное правительство.По крайней мере, в США вы можете познакомиться со своими представителями на любом уровне правительства, если приложите усилия. Если вы активист, вы можете довольно часто встречаться с ними или, по крайней мере, разговаривать с ними или их помощниками. В таком случае к вашим письмам будут относиться серьезно.

    Откройте письмо официальным способом.

    Если вы пишете избранному должностному лицу, проявите уважение к должности, используя название должности и полное имя должностного лица. В любом другом письме используйте знакомый термин «Уважаемый», титул «Мистер»., Миссис, Мисс, Мисс или Доктор и полное имя должностного лица.

    Пример:

    5 января 2008 г.

    Должность [Имя представителя или сенатора]

    Палата представителей [ИЛИ] Сенат США

    Адрес офиса

    Вашингтон, округ Колумбия 20515

    Объясните цель вашего письма.

    Немедленно сообщите читателю, о чем идет речь. Расскажите ему / ей, почему вас беспокоит или радует рассмотрение того или иного решения.

    Пример: Предлагаемое повышение налога на бензин сделает стоимость перевозки неоправданно высокой для пассажиров пригородной зоны.

    Обобщите свое понимание рассматриваемого вопроса / решения.

    Укажите общие последствия, которые вы ожидаете от принятия того или иного решения.

    Пример: Создание программы взаимного консультирования в нашей средней школе поможет сократить количество беременностей среди подростков в нашем сообществе.

    Объясните свою позицию по данному вопросу.

    Подробно опишите, почему, по вашему мнению, принятое решение приведет к ожидаемым вами результатам.

    Пример: Это даст возможность нашим старшеклассникам обсудить проблемы, с которыми они сталкиваются, со своими сверстниками в этот критический момент их жизни.

    Опишите, что любые изменения будут значить для вас и для других.

    Конкретно опишите положительные или отрицательные последствия этого решения для вас лично и для тех, кого вы представляете.Чем больше людей затронет это решение, тем более убедительным вы можете быть.

    Пример: Эта программа поможет предоставить подросткам возможности карьерного роста в нашем сообществе.

    Укажите других лиц, на которых может повлиять это решение.

    Сообщите чиновнику, кто и сколько людей будет затронут. Здесь может быть очень полезна статистика.

    Пример: Недавнее исследование показало, что 80% несовершеннолетних, которые курят, покупают сигареты в магазинах, не требующих удостоверения личности.Усиление соблюдения существующих законов, запрещающих продажу табачных изделий несовершеннолетним, могло бы значительно снизить уровень курения среди нашей молодежи.

    Подтвердите прошлую поддержку.

    Назовите соответствующие действия и решения, которые должностное лицо принимало в прошлом, и поблагодарите за них.

    Пример: Мы ценим вашу прошлую поддержку законопроекта о защите прав бригад скорой медицинской помощи не проходить тестирование на ВИЧ.

    Опишите, какие действия, по вашему мнению, предпримет должностное лицо.

    Конкретно укажите, какие действия вы (и те, кого вы представляете) ожидаете от должностного лица, и к какой дате, если есть крайний срок.

    Пример: Мы надеемся, что вы понимаете, что лучший способ защиты младенцев и маленьких детей в нашем сообществе — это проголосовать «за» законопроекту Палаты представителей № 689b.

    Если вы написали письмо, в котором не согласны с каким-либо действием, предложите альтернативу.

    Пример: Я считаю, что вместо того, чтобы увеличивать количество полицейских машин, патрулирующих наш район, более дешевой и эффективной альтернативой было бы сотрудничество с нашим сообществом для разработки программы общественной полиции.

    Если у вас есть время и вы готовы, спросите, чем вы можете помочь.

    Пример: Наша группа более чем готова изучить различные варианты, которые помогут сделать наше сообщество более безопасным местом для жизни.

    Закройте и подпишите свое письмо.

    Поблагодарите чиновника и подпишите свое полное имя. Убедитесь, что ваш адрес и номер телефона указаны.

    Проверьте свое письмо на наличие орфографических и грамматических ошибок.

    Правильная орфография и грамматика сами по себе не помогут, но могут помочь.Почему бы не дать своему письму все возможные преимущества?

    Кампании по написанию писем

    До сих пор мы обсуждали отдельные письма. Тактика написания писем, которая может быть особенно эффективной, — это кампания по написанию писем, когда десятки, сотни или даже тысячи людей пишут одному и тому же должностному лицу (если они все в ней или каким-то образом представляют людей, которые в ней участвуют). округа) или многим официальным лицам по поводу конкретного голосования, политики или статьи бюджета. Это может быть чрезвычайно эффективным, особенно когда письма пишут люди, которые обычно не связываются со своими избранными должностными лицами.

    В Массачусетсе, когда финансирование базового образования для взрослых (ABE) и английского как второго или другого языка (ESOL) обсуждалось в законодательном собрании штата, более тысячи студентов ABE и ESOL написали письма своим представителям, объясняя, почему финансирование так важно. им лично. В то же время сотрудники и администраторы программы, волонтеры и защитники писали письма своим представителям, объясняя, почему ABE и ESOL важны для их сообществ и штата.

    Письма студентов были особенно убедительными, многие из них объясняли, что годом или двумя ранее они не могли написать эти письма. Это была возможность поступить на программу ABE или ESOL, которая имела значение. Законодатели отреагировали, и финансирование образования взрослых было значительно увеличено.

    Если вы хотите участвовать в кампании по написанию писем, вы должны как следует подготовиться. Многие люди, особенно люди, которые считают себя бессильными и незначительными, и которые, возможно, не имеют достаточного образования, пугаются мысли написать кому-то, кто находится у власти.Во многих странах написание такого письма сопряжено с определенным экономическим, социальным или физическим риском. (После митинга в Доме штата в том же году, что и кампания по написанию писем, описанная выше, был услышан один студент ESOL, который заметил: «В моей стране за это стреляют в вас».) Даже в демократических странах с верховенством закона, люди могут бояться наказания за высказывания.

    Помимо сопротивления, основанного на чувстве страха и запугивания, многие люди, затронутые проблемой, особенно люди с низким уровнем образования, могут быть смущены своими плохими навыками письма или чувствовать, что им нечего сказать убедительно.Им нужна помощь в составлении букв, и им нужен образец. Координаторы кампании по написанию писем должны знать, что им нужно делать, чтобы удовлетворить эти потребности.

    Во-первых, кампания должна связаться с потенциальными авторами писем с просьбой о письмах и простым, но полным объяснением того, почему кампания необходима, и каковы важные вопросы, связанные с ней. Люди не могут писать понятные письма, если не понимают четко, зачем они пишут.Скорее всего, хотя адвокаты могут — и, возможно, делают — во сне обсуждают политику вопроса, большинство людей, затронутых этим, очень мало знают о том, как это разыгрывается политически, или даже о том, как политическая система решает проблемы. Чем лучше они понимают, что происходит и какую конкретную работу должны выполнять их письма, тем убедительнее они могут написать.

    Наряду с этим кампания должна предоставить один или несколько шаблонов для писем. Шаблон — это шаблон для писем, иллюстрирующий форму письма на странице, с адресами отправителя и получателя и датой в соответствующих местах вверху, а официальная подпись внизу, а также образец содержание письма.

    Шаблон буквально означает вырезанный узор, который используется для изготовления нескольких одинаковых кусков дерева, металла или другого материала, которые являются частью чего-то большего. Строитель может использовать бумажный или деревянный шаблон, чтобы вырезать несколько одинаковых стропил, например, для поддержки крыши.

    В целом , люди, затронутые проблемой, должны включать :

    • Описание того, кто они — работающая мать-одиночка, инвалид, участник профессионального обучения, бывший морской пехотинец.
    • Тот факт, что они являются жителями района чиновника или участниками программы в его районе.
    • Что они хотят, чтобы чиновник сделал.
    • Их связь с проблемой — участник программы, сотрудник, волонтер сообщества, родитель ребенка с ограниченными возможностями.

    От одного предложения до параграфа или двух, объясняющих, что для них значит проблема и / или как она повлияла на них лично. Для участников программы и других лиц, затронутых проблемой, это, безусловно, самая важная часть письма.Чиновников чаще привлекают личные истории, чем безличная статистика, какой бы показательной она ни была. Если люди смогут объяснить, как программа изменила их жизнь к лучшему или как отсутствие услуг стало для них препятствием, вполне вероятно, что чиновники обратят внимание.

    Наконец, координаторы кампании должны убедиться, что те, кому трудно писать письма, имеют доступ к помощи. В кампании по обучению взрослых в Массачусетсе это было легко: письма часто писались в классе, и студенты подходили к ним как к письменным заданиям, заполняя два или три черновика до того, как письмо было готово к отправке.В других ситуациях вам нужно будет убедиться, что сотрудники программы и другие люди готовы воодушевлять и расширять возможности людей, а также помогать им писать наилучшие письма, которые они могут.

    Следует ли использовать электронную почту?

    Благодаря скорости и простоте доставки, обычным делом является использование электронной почты и отправка корреспонденции через компьютер. Это имеет ряд преимуществ, особенно для официальных писем:

    • Это намного быстрее обычной почты. Это также позволяет чиновнику быстрее реагировать.
    • Это избавляет от необходимости адресовать конверт, покупать марку и отправлять письмо по почте.
    • Электронная почта с меньшей вероятностью потеряется на столе получателя.

    Однако учтите, что последний тоже может быть недостатком . Если у получателя не возникнут проблемы с распечаткой вашего сообщения, оно может исчезнуть одним нажатием клавиши удаления — и тоже из головы. Если вы собираетесь использовать электронную почту для переписки, с самого начала будьте особенно ясны и решительны в своем сообщении.

    Резюме

    Написание писем избранным должностным лицам — хороший способ объяснить, как проблема влияет на вас или вашу группу. Это также может создать вашу репутацию вдумчивого человека, давая вам больше влияния на власть имущих. Письмо также является хорошим способом привлечь внимание к вашей проблеме людей, которые могут вам помочь.

    Составление юридических документов, Принципы четкого письма

    Домой | Предыдущая | След.

    Принципы четкого письма

    1. Напишите активным голосом . Активный голос устраняет путаницу, заставляя вас назвать актера в предложении. Эта конструкция дает понять читателю , кто должен выполнять свои обязанности.

    Пассивный залог делает предложения длиннее и обходительнее. Кто несет ответственность, гораздо менее очевидно. Пассивные глаголы имеют форму глагола быть плюс причастие прошедшего времени главного глагола.

    плюс

    Примеры пассивных глаголов:

      Принято

    • ,
    • в стадии рассмотрения,
    • Был выбран

    • .

    Пассивный залог меняет естественный активный порядок английских предложений на обратный. В следующем пассивном примере получатель действия стоит перед актером.

    Пассивный: Регламент [получатель] был написан [глагол] составителем [актером].

    Активно: Составитель [актер] написал [глагол] постановление [получатель].

    Пассивные конструкции сбивают с толку при использовании в правилах. В активных предложениях должны быть действующие лица, но в пассивных предложениях они полны.

    Использование актера перед глаголом заставляет вас четко понимать ответственность.

    • Курьер доставит материал.
    • Дату начала определяет подрядчик.
    • Цифры должен утверждать администратор.

    Пассивный голос подходит, когда актер неизвестен, не важен или очевиден. Обычно это не применяется в нормативном тексте.

    • Мелкие вещи часто крадут.
    • Заявки отправлены.

    2. Используйте глаголы действия .

    Избегайте таких слов:

    Их называют «номиналами» — существительными с глаголами внутри. Их трудно читать, и они делают предложения длиннее. Глаголы действия короче и прямее.

    3. Использовать «должен» вместо «должен» .

    Чтобы наложить юридическое обязательство, используйте слово «должен».

    Чтобы предсказать будущие действия, используйте «will.»

    НЕ ГОВОРИТЬ : Губернатор должен одобрить его.

    СКАЗАТЬ: Губернатор должен утвердить его. [Обязательство]

    ИЛИ : Губернатор одобрит его. [Будущие действия]

    4 . Будьте прямыми, . Говорите напрямую со своими читателями. Используйте повелительное настроение. Правила поддаются этому стилю, особенно процедуры, практические инструкции и списки обязанностей. : Подпишите все копии.

    ПРОКАЖИТЕ : Прикрепите копию вашего W-2 к декларации.

    Этот стиль приводит к тому, что процедуры становятся короче, четче и проще для понимания.

    5. Используйте настоящее время . Регламент продолжающегося эффекта говорит о времени, когда вы его применяете, а не о времени, когда вы его набираете или когда он вступает в силу. По этой причине вам следует составлять правила в настоящем времени. Используя формулировку в настоящем времени, вы избегаете сложных и неудобных форм глаголов.

    НЕ ГОВОРИТЬ : Штраф за вождение без водительских прав составляет 10 долларов США.

    СКАЗАТЬ : Штраф за вождение без водительских прав составляет 10 долларов США.

    6. Пишите положительно . Если вы можете точно выразить идею положительно или отрицательно, выражайте ее положительно.

    НЕ ГОВОРИТЬ : Управляющий не может назначать лиц, кроме тех, которые имеют квалификацию Агентства по управлению персоналом.

    СКАЗАТЬ : Губернатор должен назначить лицо, имеющее квалификацию Агентства по управлению персоналом.

    Отрицательное утверждение может быть ясным. Используйте его, если вы предостерегаете читателя.

    НЕ ХОДИТЕ
    НЕ КУРИТЬ
    Но избегайте нескольких отрицаний в одном предложении.

    НЕ ГОВОРИТЬ : Демонстрационный проект не будет утвержден, если не будут выполнены все требования к заявке.

    СКАЗАТЬ: Демонстрационный проект будет одобрен только в том случае, если заявитель соответствует всем требованиям.

    Даже негатив лучше выражать в положительной форме.

    7. Избегайте использования исключений . Если возможно, укажите правило или категорию напрямую, а не описывайте это правило или категорию, указывая исключения.

    НЕ СКАЗАТЬ : Все люди, кроме лиц старше 18 лет, должны …

    СКАЗАТЬ : Каждый человек младше 18 лет должен …

    Однако вы можете использовать исключение, если оно позволяет избежать длинный и громоздкий список или подробное описание. Когда вы используете исключение, сначала укажите правило или категорию, а затем укажите его исключение.

    НЕ СКАЗАТЬ : Алабама, Аляска … и Вайоминг (список из 47 штатов) должны нормироваться …

    СКАЗАТЬ : Каждый штат, кроме Техаса, Нью-Мексико и Аризоны, должен нормировать .. . (Обратите внимание, что сначала устанавливается категория «каждое состояние», а затем указываются исключения.)

    8. Избегайте разбиения инфинитивов . Инфинитив с разбивкой оскорбляет многих читателей, поэтому по возможности избегайте его.

    НЕ ГОВОРИТЬ : Обязательно быстро ответьте на приглашение.

    СКАЗАТЬ: Обязательно ответьте быстро на приглашение. или СКАЗАТЬ: Убедитесь, что ответит на приглашение быстро .

    9. Используйте существительное в единственном числе, а не во множественном числе . Насколько позволяет ваше значение, используйте существительное в единственном числе вместо существительного во множественном числе. Вы избежите проблемы, применяется ли правило отдельно к каждому члену класса или совместно к классу в целом.

    НЕ ГОВОРИТЬ : Охранник выдаст значки безопасности сотрудникам, которые работают в корпусе D и здании E.

    СКАЗАТЬ: Охранник выдаст значок безопасности каждому сотруднику, который работает в здании D, и каждому сотруднику, который работает в здании E.

    , если вы не имеете в виду
    Охранник выдаст значок безопасности каждому сотруднику, который работает как в здании D, так и в здании E. (Возможны и другие значения.)

    10. Будьте последовательны. Не используйте разные слова для обозначения одних и тех же вещей . Вариации ради вариации нет места в регламенте.Использование синонима вместо повторения точного термина, который вы имеете в виду, просто сбивает читателя с толку.

    НЕ СКАЗАТЬ : Каждый владелец автомобиля должен зарегистрировать свой автомобиль в отделении автомобилей Департамента полиции столицы.

    СКАЗАТЬ : Каждый владелец автомобиля должен зарегистрировать свой автомобиль в отделении автомобилей Департамента полиции столицы.

    Не используйте одно и то же слово для обозначения разных вещей.

    НЕ СКАЗАТЬ : Бак имел 200-галлонный бак для топлива.

    СКАЗАТЬ : В баке был топливный бак на 200 галлонов.

    11. Использовать параллельную структуру . Расставляйте предложения так, чтобы параллельные идеи выглядели параллельными. Это важно при использовании списка.

    Непараллельное строительство :

    Обязанности исполнительного секретаря Административного комитета:

    • Вести протокол всех собраний; ( фраза )
    • Ответственный секретарь отвечает на всю корреспонденцию; и ( пункт )
    • Написание ежемесячных отчетов.( тема )

    Параллельное строительство :

    • Вести протокол всех собраний;
    • отвечать на всю корреспонденцию; и
    • Писать ежемесячные отчеты.

    12. Предпочитаю простые слова . Правительственные письма должны быть достойными, но не должны быть помпезными. Писать можно с достоинством, если язык простой, прямой и сильный. Чтобы ваш текст был более ясным и легким для чтения, а значит, более эффективным, предпочитайте простые слова.

    13. Пропустить ненужные слова . Не используйте составные предлоги и другие словесные выражения, если одно и то же значение можно передать одним или двумя словами.

    14. Избегайте дублирования . Не используйте пары слов, если слова имеют одинаковый эффект или одно из значений включает другое.

    Примеры: пары слов, которых следует избегать

    15. Используйте конкретные слова . Правительственные письма часто касаются абстрактных тем. Но абстрактные слова могут быть расплывчатыми и открытыми для разных интерпретаций.Изложите инструкции простыми, конкретными словами.

    16. Не используйте слова, вызывающие отвращение к . Слова могут привлечь или оттолкнуть читателей. В нашем тексте можно выбрать слова, которые не произведут неправильного впечатления и не вызовут неприязнь у наших читателей. Используйте слова, на которые люди реагируют положительно, а не слова, которые им не нравятся.

    17. Избегайте сэндвичей с существительными . В административном письме используется слишком много кластеров существительных — групп существительных, «зажатых» вместе.Избегайте этих сбивающих с толку конструкций, используя больше предлогов.

    НЕ ГОВОРИТЬ: Разработка процедур безопасности шахтеров.

    СКАЗАТЬ: Разработка подземных процедур для защиты безопасности горняков.

    ИЛИ БОЛЕЕ ВЕРОЯТНО: Разработка процедур по защите безопасности рабочих в подземных выработках.

    Какое значение подразумевается, становится яснее, когда этот бутерброд из четырех слов разбит на части.

    18. Не используйте гендерную терминологию . Избегайте названия должности, зависящей от пола:

    Избегайте специфичных для пола местоимений, если антецедент может быть мужским или женским.

    НЕ ГОВОРИТЬ: Администратор или его уполномоченное лицо должны заполнить оценочную форму.

    СКАЗАТЬ: Администратор или назначенное им лицо должны заполнить оценочную форму.

    Будьте осторожны при перезаписи, чтобы избежать проблем. Следующие примеры не обязательно имеют то же значение —

    • Каждый региональный директор огласит свои рекомендации на конференции.
    • Региональные директора объявят свои рекомендации на конференции.

    19. Напишите короткие предложения . Читаемые предложения: простых, активных, утвердительных и декларативных .

    Чем больше предложение отклоняется от этой структуры, тем сложнее его понять.

    Длинные, отсроченные приговоры — основной недостаток юридических документов.

    Юридические документы часто содержат условия, которые приводят к сложным предложениям с множеством предложений.

    Чем сложнее предложение, тем больше вероятность затруднений в определении предполагаемого значения предложения.

    Решения

    • Указывайте одно и только одно в каждом предложении.
    • Разделите длинные предложения на два или три коротких предложения.
    • Удалите все ненужные слова. Стремитесь к простому предложению с подлежащим и глаголом. Удалите ненужные модификаторы.
    • Если перед применением правила должно быть выполнено только одно или два простых условия, сначала укажите условия, а затем сформулируйте правило.
    • Если перед применением правила должны быть выполнены два или более сложных условия, укажите сначала правило, а затем условия.
    • Если перед применением правила должны быть выполнены несколько условий или подчиненных положений, используйте список.

    20. Составьте списки четкими и логичными по структуре . В листинге есть пустое пространство, разделяющее различные условия. Листинг может помочь вам избежать проблемы двусмысленности, вызванной словами «и» и «или».При составлении списка используйте следующие правила:

    • Используйте параллельную структуру. (См. Пример в пункте 11 выше.)
    • Перечислите каждый элемент так, чтобы он давал полную мысль при чтении вместе с вводным текстом.
    • Если вводным языком для списка является полное предложение —
      • Заканчивайте введение двоеточием; и
      • Сделайте каждый элемент списка отдельным предложением.
    • Если вводная формулировка списка является неполным предложением —
      • Закончите введение тире;
      • Заканчивайте каждый элемент в списке, кроме последнего, точкой с запятой;
      • После точки с запятой в предпоследнем элементе списка напишите «и» или «или» в зависимости от ситуации; и
      • Завершает последний элемент в списке точкой.

    21. Используйте короткие абзацы . Писатель может улучшить ясность правила, используя короткие компактные абзацы. Каждый абзац должен касаться одной единой темы. Длительные, сложные или технические обсуждения должны быть представлены в серии связанных параграфов.

    22. Используйте контрольный список и просмотрите свой проект по каждому из этих принципов отдельно.

    Предыдущая | Следующий

    лучших практик для написания резолюции совета директоров

    На первый взгляд, чтение резолюции доски устрашает из-за формального языка.Фактически, если вы знаете, какие компоненты составляют разрешение платы, их очень легко написать. Прежде чем начать, взгляните на некоторые другие резолюции, написанные другими организациями, чтобы получить представление о формате и языке. Несколько человек, работающих вместе, смогут написать его в короткие сроки.

    Почему на досках пишутся резолюции?

    Решение совета директоров, также иногда называемое корпоративным решением, — это официальный документ, в котором содержится заявление о проблеме, которая настолько важна, что совет директоров желает иметь запись о ней.Резолюция — это документ, который стоит в качестве записи, если соответствие ставится под вопрос.

    Решение может быть принято советом директоров корпорации, акционерами от имени корпорации, некоммерческим советом директоров или государственным учреждением.

    Длина разрешения не имеет значения. Это должно быть ровно столько, сколько вам нужно.

    В каких ситуациях требуется решение совета директоров?

    Совет директоров может принять решение о написании резолюции практически по любой причине, которую они выберут.Подумайте об этом с точки зрения любого решения, которое совет директоров решает принять. Постановления могут быть написаны по следующим причинам:

    • Документально подтвердить, что за нового члена правления проголосовали
    • Для записи решения, принятого на заседании совета директоров
    • Документально закрепить решение акционеров корпорации
    • Когда компания хочет нанять новых сотрудников
    • Когда компания желает продать акции корпорации
    • Когда некоммерческая организация хочет делегировать средства на определенный проект
    • Когда государственное учреждение хочет кого-то почтить

    Где платы хранить разрешения?

    Храните разрешения вместе с другими книгами и важными документами и храните резервную копию в другом месте.Резолюции также могут храниться в протоколе собрания, поскольку они являются юридически обязательными документами.

    Как написать разрешение

    1. Отформатируйте разрешение, поместив дату и номер разрешения вверху. Если это первое разрешение платы, вы можете нумеровать его как хотите. Подумайте о том, чтобы использовать что-то вроде 0001, а затем присвоить всем будущим разрешениям порядковые номера.
    2. Сформируйте название решения, в котором говорится о проблеме, которую вы хотите задокументировать.Например, «Решение о выделении средств для гала-мероприятия 2016 года в Фонд маркетинга».
    3. Используйте формальный язык в тексте резолюции, начиная каждый новый абзац со слова, тогда как. Первое предложение должно указывать на ответственность совета директоров. Например, «Принимая во внимание, что Правление несет ответственность за выделение средств для конкретной цели».
    4. Продолжайте записывать каждое важное положение резолюции, начиная каждый абзац с символа «тогда».
    5. В последнем пункте решения должно быть указано окончательное решение, то есть действие, которое было предпринято советом директоров.Например: «Итак, теперь было решено передать средства Гала-мероприятия по сбору средств 2016 в Фонд маркетинга».
    6. Внизу решения должны быть указаны имена членов совета директоров, голосующих по решению, и поля рядом с их именами, где они могут указать «да» или «нет». Очевидно, что решение принимается, когда большинство членов совета директоров проголосуют «за».
    7. Также должно быть место для подписи и даты решения президентом совета директоров.

    См. Эту бесплатную копию шаблона разрешения платы.Вот еще один образец выписанного корпоративного решения. Уинтропский университет перечисляет многочисленные ссылки на разработанные ими резолюции. Эта ссылка — хороший пример резолюции, написанной в честь кого-то.

    Заключение мыслей о написании резолюции

    Лучшее понимание того, как написаны резолюции, должно избавить процесс от запугивания.