Как планировать работу?
Скачать
Существуют ли законы планирования в работе? Чтобы при их соблюдении задачи решались систематически, отражаясь в результате?
На каждую проблему всегда найдется решение. Имеется проблема планирования работы — для нее электронное решение LeaderTask. Планировщик с набором команд и инструментов для решения задач — оружие для истребления насущной проблемы.
Планирование и организация работы в LeaderTask
Чтобы освоить принципы правильного планирования, необходимо узнать, что не стоит делать и каких ошибок не стоит повторять.
Список ошибок:
- Отсутствуют цели на будущее
- Нет разделения на главные и второстепенные задачи
- Все цели в одной категории без дополнительных обозначений
- Количество целей не соответствует реальной картине
- Задачи без установки срока
1. Чтобы быть на шаг впереди, необходимо продумать план на будущее. Да, не исключены форс-мажоры, но их всегда можно откорректировать. LeaderTask гибко подстраивается под новые планы:
- Создание и удаление задач
- Изменение имени у задач
- Перенос задач между собой в списке, на другую дату или в проекты
Создаем план на будущее в планировщике ЛидерТаск на неделю, месяц, год вперёд, просматриваем задачи в календаре (компьютерная версия).
2. Главные и второстепенные задачи
Чтобы создать иерархию в задачах, используем перемещение в списке задач, метки и цвета для задач. Метки в планировщике имеются цветные или бесцветные на выбор, а цвет для задач выбирается из большого набора палитры.
3. Разбить цели на категории
Используем для этого команду создания проектов. Создаем проект с любым названием и перемещаем в него задачи, распределяем задачи по разным тематикам и работаем в удобном формате.
4. Если количество целей превышает лимит на физическом уровне, удаляем их из списка или переносим на другую дату. Рассчитываем свои силы и ставим задачи по реальным объемам!
5. Задачи без установки срока
Задачи без даты и времени — не выполняются, а регулярно переносятся, поэтому устанавливаем срок выполнения для задачи. Когда подойдет время, органайзер напомнит и подаст информацию в виде всплывающего уведомления.
Ошибки планирования в компании
- Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя
- Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)
- Местоположение данных в разных хранилищах
1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя
Делегируйте задачи в ЛидерТаск, распределяйте объем работ на несколько человек, и тогда задачи будут выполнены, и планы не сорваны. Чтобы делегировать задачу, используем поручения. В органайзере для этого существуют команды «Поручить» и «Перепоручить» задачу.
2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)
Контролируем поручения в органайзере с помощью:
- просмотра задач сотрудников
- статусов выполнения задач
- внутреннего чата с исполнителем
3. Местоположение данных в разных хранилищах
В ЛидерТаск информация находится внутри задач и всегда в открытом доступе, а если вы потеряли задачу, то данные можно найти через поиск в программе.
Виды планирования работы
Такие виды могут разделяться на категории:
- по целям направления
- по времени действия
- по сфере направления и уровню управления
Цель планирования работы
Планирование — карта всех задач, которая показывает весь путь со всеми детальными шагами. Если шаги продуманы — вероятность достижения желаемого результата в несколько раз больше, чем реализация целей без продуманного планирования. Хаотичное движение приводит к хаотичному результату. У нас имеются конкретные задачи и мы стремимся к конкретным показателям.
Планирование выполнения работ
- Создание задачи
- Установка срока (напоминания для задачи)
- Процесс выполнения (установка статуса)
- Завершение
Выполнение задачи в ЛидерТаск происходит следующими этапами:
Создаем задачу. Если задача большая, разделяем ее на подзадачи. Устанавливаем срок выполнения, устанавливаем статус, переходим к выполнению, и при готовности завершаем задачу с помощью статуса: «Завершено». Все выполненные задачи находятся в архиве завершенных задач и всегда в открытом доступе.
Планирование процесса работы
Для процесса выполнения задач выше описаны команды, которые помогут, но это не весь вспомогательный функционал. В ЛидерТаск для больших целей существуют проекты. Проекты для персонального использования, или общие проекты для командной работы. Планируйте процесс работы с помощью проектов и их внутренних структур. (Проекты-подпроекты-задачи-подзадачи).
Методы планирования работы
Используйте расширения ЛидерТаск для применения методов из любых вариантов.
Этапы планирования работы
- Цели и их постановка
- Техническое задание для целей
- Определение процесса выполнения задач
- Последовательность выполнения
- Дополнительная информация и ресурсы и для выполнения задач
- Внесение правок (корректировка)
- Стратегия плана и установка срока (количество часов, дней и др.)
- Наблюдение за выполнением
Узнайте все возможности LeaderTask
Скачать
Менеджмент
134058
эксперт по системному бизнесу
Планы на год составляй весной, планы на день — утром
Китайская пословица
кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям
Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных
Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»
Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.
Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.
А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.
Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).
Оглавление статьи
Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников
Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.
Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).
Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.
Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение
Преимущества ежедневного плана для компании
-
Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”. -
Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее. -
Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными. -
Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.
Преимущества ежедневного плана для сотрудника
-
Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение. -
Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере. -
Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).
Повестка дня
В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:
Личная эффективность руководителя
Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.
И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.
Технология реализации и внедрения ежедневных планов
Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.
Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:
-
Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”. -
Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников. -
Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.
Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения
Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии
Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника
-
Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения. -
Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе. -
Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная. -
Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет
Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников
Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:
1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).
2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:
Требования к формату занесению задач в план
-
Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи: -
Планируемые в рамках проектов; -
Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач. -
Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе. -
У каждой задачи необходимо указать: - Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
- Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
- Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
- Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
- Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
-
Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.
Ежедневный план работ
-
План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач). -
План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня. -
Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается: -
для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий. -
для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества. -
План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы). -
Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).
Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)
В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.
В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности
Переход к еженедельному планированию
После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.
Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке
Основные преимущества еженедельного планирования:
-
больший горизонт планирования по сравнению с одним днём -
экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя
Еженедельный план работ
-
Как составлять план? -
Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней. -
Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда. -
Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем). -
План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница). -
Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально). -
Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник) -
Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ. -
ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть. -
если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.
Автоматизация ежедневных и еженедельных планов
Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».
Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.
Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам
Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?
Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.
Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.
Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?
Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.
Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”
Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”
Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание
Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “Ключевые компетенции руководителя для эффективного управления подчинёнными — «страшный» чек-лист для самопроверки и оценки”.
Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.
Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»
Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.
И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?
Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.
Как составить план проекта за восемь простых шагов…
Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой
Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.
В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.
Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:
- Как согласуется проект с целями компании?
- Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
- Каким образом будет измеряться успех?
- Какими ресурсами вы располагаете?
- Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?
Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план
По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.
Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.
Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту
Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.
Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя. Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.
Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.
Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта
Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.
Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:
- Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
- Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
- Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.
Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.
Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы
Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.
Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.
Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».
В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.
Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки
По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.
Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.
Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану
Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.
Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.
Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!
В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:
- Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
- Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
- Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
- Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
- Опишите роли и обязанности всех участников.
- Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
- Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
- И на этом все!
Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.
Прямиком к счастливому финалу
Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?
Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.
Вы так же можете посмотреть статью «Как составить план на неделю. Моя система планирования» в формате видео.
План — важная составляющая успеха. Каждый успешный человек планирует свои день, неделю, месяц, год. Но до сих пор, большинство людей думает, что планирование не работает или им не подходит. Они творческие люди, живущие на вдохновении. И я не был исключением.
К планированию я подходил долго, пробуя множество разных способов. Но ни один мне не подходил. И каждый раз, я бросал и думал, что это не моё. Но в глубине души я понимал, что даже с неподходящей мне системой, моя эффективность увеличивалась в несколько раз. В итоге, перепробовав десятки методов, я придумал свой, который мне подходит.
Зачем планировать?
1. Развивает самодисциплину
Самодисциплина — это способность заставить себя действовать независимо от вашего желания. Если делать дела, записанные в план, вы постепенно привыкаете выполнять задачи из плана. И каждый раз, вам становится всё легче и легче приступить и закончить.
2. Упрощает процесс
По сути, план — это инструкция по выполнения какого-то действия. А по инструкции действовать намного проще, чем на ходу решать, как и что делать. Конечно, это не значит, что не надо совсем доверяться только плану. Иногда ситуация может полностью измениться, тогда стоит поменять свой план.
3. Повышает эффективность
Конечно же, упрощая выполнение задач, мы уменьшаем время на выполнение задачи. Тем самым, повышаем эффективность.
4. Свободное время
Планирование помогает найти время на семью, хобби и отдых, которого нам так не хватает.
5. Порядок в делах
Планирование наводит порядок в делах. Помогает поставить приоритеты, и правильно распределять ресурсы.
6. Освобождение мозга
Пока дело не записано на листок бумаги или в заметки телефона, мозгу требуется энергия, чтобы не забыть его.
План на неделю: 7 шагов планирования
7 шагов планирования
1. Цель и план на неделю
Во-первых, на каждую неделю я ставлю себе цели по каждой сфере своей жизни или проекту. Помогает сориентироваться в создании плана и понять куда двигаться дальше. Свои недельные цели я делаю на основе более долгосрочных планов.
Читайте также: Долгосрочное планирование. Как планировать будущее?
2. Список дел
Отталкиваясь от своих целей, я выписываю список всех дел, которые необходимо выполнить на этой неделе. Кроме ежедневных и еженедельных дел.
3. Расстановка приоритета
Сам по себе список дел не несет никакой пользы. Мозг автоматически выбирает самое простую работу из такого списка и мы так не успеваем приступить к самой главной задаче.
Поэтому далее нужно расставить приоритеты важности каждого дела. Тут можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра или простым методом ABC. Так как, у меня минимум задач из первого квадрата, то я предпочитаю пользоваться вторым методом.
Читайте также: Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра
Метод ABC. Расставляем рядом с каждой задачей букву по важности, где A — самые важные, С — не важные. Вы так же можете добавить еще букву D (делегировать) и E (вычеркнуть), если у вас есть возможность делегировать или не уверены в необходимости некоторых дел.
4. После, переносим дела в дни недели
В первую очередь выписываю задачи с буквой A. Равномерно распределяю по дням. Далее с B и C. Главное не ставить слишком много дел в один день. Если вы никогда не делали по 10 дел за сутки, то не стоит ставить и сейчас. Чтобы не добавить много задач в свой план, я пользуюсь методом 1-3-5. Одно главное дело на день (А), 3 важных (А или B), 5 бытовых ©. Так же, главную задача на день я помечаю, чтобы не забыть начать день с неё. Вы можете сделать это любым удобным способом. Например, выделить цветным маркером, написать другим цветом или большим размером.
Так же, можно добавить к каждой букве цифры, для более точного приоритета (A-1, A-2, A-3 и так далее).
5. Отдых
Обязательно я делаю хотя бы один день без рабочих планов. Но так же вношу в расписание все дела связанные с отдыхом, чтобы не забывать отдыхать и наслаждаться жизнью.
6. Ежедневные дела
Отдельно я выписываю все ежедневные дела и привычки. Делаю небольшую таблицу, где я помечаю, выполнил я или нет. То же самое я делаю с еженедельными делами.
7. Коррекция
Не всегда знаешь что произойдет дальше, поэтому при необходимости я корректирую план под новые задачи и нужды. И делаю это, обязательно, с вечера, за день до того, как мне нужно выполнить задачу.
В итоге, выходит полный план на неделю. Где задачи расставлены по дням и приоритетам, есть таблица, в которой легко наблюдать за ежедневными делами и привычкам, и учетен отдых и развлечение.
Восьмой шаг
Когда план на неделю готов и наступил день выполнения, то я начинаю с верхнего пункта, который мы пометили как А, и как главную задачу на день.
Читайте также: Ошибка планирования. Почему горят сроки и что с этим делать?
Так же вы можете скачать готовый шаблон для планирования недели:
Подписывайтесь на наш Telegram канал, чтобы быть в курсе всех новых статей minimalwork.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Как составить план работы на год: образец
Автор Анна Апрельская На чтение 7 мин. Опубликовано
Вот и пришел новый год и наступили суровые будни. Честно говоря, с трудом вхожу в колею после таких продолжительных выходных. Отлично отдохнула, набралась сил, а 9 января разболелась и до сих пор сижу с температурой.
Поэтому решила писать не серьезную и сложную статью, а простую и полезную – как составить план работы на год + образец моего плана. Сама я только в прошлом году наконец-то выработала свод основных правил, благодаря которым можно добиться успеха. Соблюдая их вы всего добьетесь!
Как составить план на год
В начале года все традиционно составляют список планов, целей и желаний на грядущий год. Кто-то перечисляет на красиво оформленном листе, кто-то ведет электронные списки, а другие планируют мысленно.
Все это отлично, но только многие так и не добиваются желаемого. Каждый раз переписывая одни и те же цели снова и снова. Пора остановиться и серьезно взяться за свою жизнь – в этом году вы выполните хотя бы 50% своих желаний.
А для этого достаточно использовать всего несколько секретных ходов:
- Составляем список сфер, в которые вы хотите внести изменения. Очень удобно разбить все дела на несколько групп, чтобы ничего не забыть: семья, дом, работа, самообразование и т.п.
- В каждой сфере распишите список конкретных целей, которые планируете осуществить. К примеру, в сфере «дом» — выбросить весь хлам, сделать ремонт в спальне, купить новую кровать и починить все сломанное. Ну такой примерный списочек, который так или иначе знаком каждому. Пройдитесь по всему списку, прислушиваясь к себе. Не сдерживайтесь, переписывайте все свои претензии и мечты по этой сфере – что исправить, чего достичь, чему научиться.
- Каждую цель распишите на небольшие шажки. Желательно, чтобы каждое такое дело занимало не больше 30 минут. К примеру, задание «избавиться от всего хлама в доме» звучит очень сложно. Так что нужно разбить его на пункты, которые можно выполнять каждый день – разобрать шкаф в спальне, выкинуть лишнее с балкона, разобрать ящик с канцелярией, избавиться от ненужных книг…. Когда вы четко видите шаги, вам будет проще начать действовать. Постарайтесь максимально подробно расписать каждую свою цель в таком стиле.
- Расставьте приоритеты в своих делах. Напротив каждой цели поставьте A, B, C или D. А – самые важные дела, которые обязательно нужно делать, В – сделать сразу, как только появится время, С – желательно сделать в этом году. Дела D – можно отложить, если не хватит на них времени.
- По возможности запишите напротив каждого дела время, которое оно отнимет (примерно). Например, чтобы разобрать канцелярию в ящике хватит 30 минут, если не пуститься в воспоминания, рассматривая старые альбомы. Если не можете даже примерно прикинуть, сколько уйдет на это время, лучше ничего не ставить.
Вот теперь у вас есть список самых важных дел, которые необходимо выполнить в этом году. Вы видите последовательный план действий и можете примерно прикинуть время выполнения. Но и этого мало, чтобы успеть все выполнить за год. Теперь нужно грамотно спланировать работу, чтобы все осуществить.
Как составить план работы на год
Теперь самое интересное – у вас есть список целей, список шагов и вы расставили приоритеты. Теперь нужно распланировать дела равномерно на год вперед.
Очень частая ошибка в планировании – ставить цель сразу на год. Ведь кажется, что впереди так много времени, так что можно немного отложить и выполнить позднее. А откладывать можно до бесконечности.
Но теперь нужно поступить иначе и использовать методику из книги «12 недель в году», и разбить список дел на 4 части – по кварталам.
- январь – март,
- апрель – июнь,
- июль – сентябрь,
- октябрь – декабрь.
Принцип такого планирования прост – у вас просто нет времени на то, чтобы откладывать дела на потом. «Дедлайн» всегда где-то рядом.
Тут главное не перестараться и не записать на один квартал несколько крупных дел. Помните – эти дела нужно выполнять параллельно с вашими повседневными обязанностями, не переоцените свои силы.
Как составить план работы на год: образец
Чтобы вам было проще понять систему, я покажу на своем примере. В конце концов у меня получилась вот такая удобная табличка на 3 месяца. Сразу вижу какие нужно сделать шаги, чтобы добиться успеха в этой сфере, и сколько по времени это займет. Внизу осталось несколько строк, куда можно вписать еще что-то.
1. Выделила сферы: работа, дом, самообразование. Для меня это три главных направления, которыми я буду заниматься в этом году.
2. Расписала цели — какие моменты в этих сферах меня не устраивают.
Например, в работе мне нужно довести до ума сайт, заняться наконец-то своими группами в социальных сетях, создать 3 рассылки и развивать канал на ютубе. Кроме того в планах заняться инфобизнесом, но это я записала на осень, потому что в первой половине года другие приоритеты.
В домашних делах у меня особых проблем нет, только на весну запланировала хорошую такую уборку.
Самообразование: доучить фотошоп (я начала его учить в прошлом году, писала об этом в прошлом списке целей) и начать изучать html.
Помимо этого составила список книг для чтения, в этом году сократила их количество до 10, чтобы можно было читать без спешки. Планирую продолжить посещение бассейна, как только выздоровлю, ну и уборка на компьютере – по 15 минут в день.
3. Разбила цели на небольшие шаги, чтобы не пугаться расплывчатого «изменить шаблон сайта». Наглядно вижу – что именно и в какой последовательности нужно сделать, чтобы получить нужный результат. В некоторых случаях пишу «найти информацию как….», чтобы в другой день уже не ломать голову «как сменить форму», а действовать по найденной инструкции.
4. Расставила приоритеты – какие дела для меня важней? Что нужно сделать в первую очередь, а что может подождать? Тут же я пишу еще и примерный месяц выполнения – генеральную уборку провожу весной, подготовка к НГ в декабре, дела на даче – летом, поездка на море – летом и т.п.
5. Записала время выполнения. Кое-где цифры беру из головы, кое-где оставляю пустым – не знаю пока сколько уйдет на это времени. Но так уже можно примерно представить, сколько выделить времени на каждое занятие и равномерно распределить дела по кварталам.
6. Разделили по кварталам (3 месяца) – анализ уже проведен, остается распределить равномерно дела на год. Для наглядности составляю таблички, распечатываю и размещаю на видных местах (ежедневник или папка со списком дел). Кроме того я веду отчет выполнения плана в такой табличке:
Еще несколько полезных советов:
- Распечатайте ваш список планов на год/квартал в удобном для вас виде. Очень важно, чтобы он всегда был под рукой – в ежедневнике, на столе, папке с основной документацией и т.п. Я вклеила его на первых страницах ежедневника, где обычно перечисляют телефонные коды, часовые пояса и другую информацию.
- Составьте табличку по выполнению целей – в первом столбце перечислите список дел на этот квартал, а колонки промеруйте от 1 до 31. Если вы делаете шажок к своей цели – ставьте крестик или галочку, если бездействовали – оставьте пустым. Очень хороший психологический прием, да и так вы наглядно будете видеть свои успехи.
- Изучайте тайм-менеджмент, планирование, ведите хронометраж времени. Почитайте полезную бесплатную книгу «Супер продуктивность», чтобы научиться грамотно распоряжаться своим временем.
Посмотрите мой образец как составить план работы на год и используйте систему для планирования своих дел. Можно менять правила под себя, чтобы вам было удобно. Лично мне очень помогает такая методика, надеюсь и вам тоже поможет. Если у вас есть какие-то свои секреты планирования – делитесь в комментариях 😉
Не многие современные люд задумываются о том, как составить план работы на год. Год проходит незаметно, и мы часто не успеваем совершить задуманное по тем или иным причинам. Найти время на изучение нового материала или основание собственного дела очень трудно, если не распределить свои рабочие часы должным образом. Данная статья опишет полезную методику, благодаря которой каждый читатель получит возможность грамотно структурировать свою трудовую деятельность.
Что необходимо учитывать во время планирования?
До того, как составить план работы на год, будет полезно прочитать о нескольких рекомендациях:
- Вспомните свой предыдущий год. Обдумайте все свершения и неудачи, которые пришлось пережить за последние 365 дней. Это позволит проанализировать ошибки и понять, насколько верной оказалась выбранная стратегия. Если предыдущий период прошел не результативно, стоит поменять тактику и найти новые подходы к решению старых проблем. Возможно, некоторые задачи не выполняются лишь по причине отсутствия мотивации. В таком случае было бы полезно пересмотреть цели и выставить их более корректно.
- Определите главный концепт года. Им должна стать глобальная и очень важная цель, которую человек стремится достичь. Примером такой задачи может стать развитие собственного бизнеса, постижение новых областей науки, освоение искусства и т. д. Очень важно, чтобы концепт совпадал с реальными устремлениями личности, и не являлся результатом общественного давления. В этом случае шансы на достижение успеха увеличиваются в разы. После определения центральной задачи можно будет сформировать ряд более мелких дел, которые позволят продвигаться в направлении заветной мечты.
- Разбивайте каждую цель на несколько небольших и простых задач. Наш мозг намного лучше воспринимает мелкие и понятные поручения. Создайте список из несложных, но довольно важных дел. Чтобы сократить их количество и сконцентрироваться на главном, задайте себе следующие вопросы: «Чем я готов заплатить за выполнение этого?», «Что случится, если я не смогу/не захочу это выполнить?», «К чему приведет выполнение?» и т. д. Самые важные цели стоит размещать вверху списка, тогда как малозначимые можно отложить до появления свободного времени.
- Каждая задача должна соответствовать следующим критериям: измеримость и конкретность (нельзя использовать абстрактные понятия наподобие «заняться спортом», укажите конкретное время, место и вид упражнений), ограниченность во времени (определите часы и минуты, в течение которых выполняется задача), достижимость (ставьте перед собой только исполнимые задания), релевантность (подумайте над тем, поможет ли выполнение конкретного дела улучшить жизнь).
- Используйте технические приспособления. В современном мире существует масса гаджетов, приспособленных для планирования своего дня или года. Скачайте на смартфон соответствующее приложение и впишите в него свои планы. Установите ежедневные напоминания, и со временем выполнение дел станет привычкой. Техническое приспособление поможет контролировать деятельность и четко следовать плану.
- Отмечайте достижение успехов. Даже после выполнения небольших задач указывайте их в календаре галочками или плюсиками. Такой подход способствует повышению самооценки и стимулирует на покорение новых вершин. Человек будет понимать, какой объём работ он выполнил, и сколько предстоит в будущем.
- Не бойтесь корректировать планы. Предусмотреть все нюансы невозможно, поэтому следует проявлять гибкость. Если выполнение некого замысла в конкретный день слишком накладно или невозможно, перенесите этот пункт на следующие сутки. В тех случаях, когда дело потеряло актуальность – смело вычеркивайте его из списка.
- Верьте в собственные силы! Порой случается и так, что ведущая цель кажется нам слишком трудной и даже недостижимой, однако после грамотного изучения области мы приходим к выводу, что исполнение замысла вполне реально. Не торопитесь браться за сверхсложные задания. Продвигайтесь мелкими шагами и постепенно наращивайте обороты. Через месяцы упорного труда окажется, что цель не представляет собой ничего сверхъестественного.
Вышеописанные рекомендации можно использовать в любой сфере деятельности. Человек сможет подстроить советы под нужды своей фирмы и определить, как составить план работы с персоналом на год. Организация сотрудников является весьма трудным процессом, однако скорректировав общие задачи и распределив их между сослуживцами, руководитель достигнет максимальной эффективности труда.
Как составить план работы на год? Инструкция для тех, кто хочет увеличить продуктивность!
Все мы обладаем целями, однако достижение некоторых желанных высот из года в год остаётся лишь мечтой. Почему так происходит? Почему некоторые индивиды добиваются желаемого, тогда как другие только суетятся? Специалисты заверяют, что важную роль в построении успешной карьеры играет планирование. Составление списка помогает определить самые важные дела и нацелиться на их выполнение. Имея визуализацию своего плана, индивиду намного проще понять методы достижения желаний, и скорректировать действия в нужное русло.
Ниже мы дадим короткое пособие о том, как составить план работы. Год или месяц – период не имеет особого значения, важно лишь соблюдать принципы построения таблички:
- Составьте список сфер, над которыми хотите поработать в течение года. Рекомендуется уделить особое внимание семье, карьере, самообразованию, духовному развитию, друзьям и самореализации. Каждая область при этом должна возглавлять отдельную колонку. Убедитесь в том, что лично заинтересованы в достижении высоких результатов, и написанное не является результатом общественного влияния.
- В столбцах запишите конкретные задачи, которые необходимо осуществить для продвижения в выбранной области. Например, в колонке «самообразование» можно записать «ежедневно учить английский язык», «читать книги о бизнесе по 2 раза в неделю» и т. д.
- Масштабные цели поделите на минимальные шаги. Каждое из действий должно быть продуманным, понятным и простым. В таком случае приступить к исполнению замысла будет проще всего. Именно так убирается прокрастинация, лень и страх перед неизведанным.
- Расставляйте приоритеты. Напротив каждого дела впишите уровень его важности от A до D. Операции с пометкой A стоит считать наиболее значимыми. B – важно, однако не срочно. Допускается выполнение сразу при появлении свободного времени. C – желательно, но не обязательно к исполнению. D – допускается делегирование или возможность отложить до следующего года.
- Запишите напротив каждого из своих дел определенное время выполнения. Сделайте примерные предположения о том, сколько часов или минут займёт конкретная задача. Например, «заниматься гимнастикой – 60 минут», «убрать на чердаке – 30 минут» и прочее. Четкая постановка заданий будет способствовать своевременному исполнению замыслов.
Теперь читатель понял, как правильно составить план работы на год. Он может использовать полученные знания в любой сфере своей жизни, в том числе для духовного развития или построения семейного счастья. Понимание приоритетов часто недооценивается, несмотря на то, как много книг было выпущено по теме планирования. Все лучшие издания утверждают, что при отказе от составления плана мы теряем часть своего потенциала. Работа становится более хаотичной, пропадает размеренность и уверенность в себе. Процесс занимает всего несколько минут, однако пользу от него мы наблюдаем в течение всего года.
Следующее видео рассказывает о важных элементах планирования и предоставляет пошаговое руководство. Оно поможет скоординировать свои действия дома и позволит понять, как составить план на год на работе:
Вконтакте
Google+
Одноклассники
LiveJournal
Мой мир
7 шагов к успешной реализации
Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.
Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.
Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.
В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.
Что же такое план проекта?
Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.
Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.
План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.
Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.
Цели плана проекта
Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.
Почему?
Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.
Что?
Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.
Кто?
Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.
Когда?
Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.
Как составить план проекта?
Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.
1. Общайтесь
Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.
Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.
2. Определите участников и цели
Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.
Кто может быть участником проекта:
- Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
- Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
- Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
- Конечный пользователь;
- Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.
Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.
Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.
Это наш почему вопрос.
3. Определите весь объем работ
Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.
На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.
Это наш что вопрос.
4. Определите роли и ответственности
Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.
Это наш кто вопрос.
5. Составьте график проекта
Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.
Это наш когда вопрос.
На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.
Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?
6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта
Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.
Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:
- Создавать и распределять задачи;
- Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
- Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
- Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
- Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
- Устанавливать стоимость ресурсов;
- Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
- Следить за ключевыми событиями;
- Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.
С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.
7. Управляйте рисками
Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.
Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.
Какие риски могут возникнуть?
- Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
- Плохо обозначенные требования и пожелания;
- Плохо обозначенные роли и ответственности;
- Перемены в требованиях;
- Новые требования;
- Сокращение бюджета;
- Плохое взаимодействие.
Подытожим
Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.
А у вас есть опыт планирования проектов?
Как нарисовать план этажа с SmartDraw
Шаг 2. Входные размеры помещения
SmartDraw откроет для вас рабочую область с прямоугольной комнатой с размерами по умолчанию 15’0 «на 20’0». Вы можете изменить эти размеры одним из двух способов. Либо нажмите на стену и сдвиньте ее до желаемой длины, либо нажмите на размер и введите измерение, которое вы хотите использовать. Когда вы сделаете это, вы заметите, что противоположная стена автоматически изменит размер до того же размера.
Мы хотим изменить размер этой комнаты до 13’8 «на 20’6».
Чтобы изменить размер только одной стены, нажмите на угол и перетащите, чтобы изменить размер стены. Нажатие на середину стены будет держать обе противоположные стены одинакового размера.
Шаг 3. Добавьте двери, окна и проемы для стен
Вам не нужно создавать отверстия в стенах для своих окон и дверей; SmartDraw сделает это за вас автоматически. Наш план кухни имеет два настенных проема в смежные комнаты, а также садовое окно над раковиной и эркером с видом на задний двор.
Нажмите Добавить проем в SmartPanel. При наведении курсора на страницу вы увидите форму проема стены. Разместите его в любом месте на соответствующей стене, и вы увидите, как значок поменяется с штампа на якорь, указывая, что вы можете нажать, чтобы прикрепить его к стене. Теперь вы можете изменить размер проема и переместить его на стену, пока он не окажется там, где вы хотите.
Добавьте окна таким же образом. На SmartPanel вы увидите множество вариантов дверей и окон.Мы добавим окно сада и эркера, как показано ниже. Поскольку размер окна по умолчанию составляет 12 футов в поперечнике, а наш размер составляет всего 6 футов, мы должны были отрегулировать размер, щелкнув по измерению и введя новый рисунок.
Обратите внимание, что когда вы штампуете элементы в рабочей области, вы можете вращать их, нажимая и удерживая кнопку поворота, а затем перемещая мышь по часовой стрелке или против часовой стрелки. Когда вы установите правильную ориентацию, отпустите кнопку.
Шаг 4. Выложите столешницы
Щелкните раскрывающийся список в SmartPanel и выберите «Кухни». Вы увидите множество приборов, шкафов и столешниц. Если вы собираетесь использовать стандартные шкафы, то вам следует использовать их здесь вместо столешниц, поскольку их размеры не могут быть изменены. В нашем дизайне будут использованы нестандартные шкафы, поэтому мы сначала разберем столешницу.
Начнем с размещения углового счетчика в верхнем левом углу комнаты.Просто поставьте отметку в любом месте комнаты, затем используйте кнопку поворота, чтобы повернуть ее на 180 градусов. Теперь перетащите его в положение в верхнем левом углу комнаты, как показано на рисунке.
Далее мы добавим базовые шкафы в наш план. Как упоминалось ранее, мы проектируем для нестандартных шкафов, поэтому мы не ограничены стандартными размерами. Базовый шкаф по умолчанию имеет ширину 12 дюймов и глубину 24 дюйма. Сдвинув нашу посудомоечную машину влево на несколько дюймов, мы можем установить 24-дюймовый базовый шкаф вправо. Мы можем изменить размер этого шкафа на 2’0 «по ширине и 2’4» по высоте (глубине), а затем сдвинуть его на место ,
Шаг 8. Добавьте верхние шкафы
Мы добавим верхние шкафы аналогичным образом. Выберите Настенный шкаф из SmartPanel. Размер по умолчанию составляет 1’0 «на 2’0», который мы хотим изменить на 1’4 «на 1’8». Повернув его на 90 градусов и перетащив в нужное положение, мы хотим сделать еще три точно такими же. Для этого щелкните правой кнопкой мыши элемент, выберите «Копировать», а затем «Вставить». Каждый раз, когда вы делаете это, перетаскивайте только что созданный верхний шкаф на место, как показано ниже.
,
Эти примеры могут содержать грубые слова, основанные на вашем поиске.
Эти примеры могут содержать разговорные слова на основе вашего поиска.
Исполнительный совет просил ЮНОПС разработать план о том, как он будет принимать решения об использовании своих неизрасходованных ресурсов.
٩٣١ — وقد طلب المجلس التنفيذي من المكتب أن يضع خطة تبين الطريقة التي يعتزم اتباعها في استخدا
Ссылаясь на резолюцию WHA39.14 и резолюцию WHA41.25, в которой содержится просьба к Генеральному директору разработать план действий в отношении табака или здоровья для представления через Комитет по программе на восемьдесят третьей сессии Исполнительного совета;
إذ تشير إلى القرارين ج ص ع 93 — 41 و ج ص ع 14 — 52 اللذين يطلبان إلى المدير العام أن يضع خطة عمل بشأن التبغ أو الصحة لتقديمها من خل لجنة البرنامج إلى الدورة الثالثة والثمانين للمجلس التنفيذي,
Семинары дают возможность изучить ход осуществления норм международного гуманитарного права с учетом местных условий и изучить существующие меры, с тем чтобы разработать план действий для осуществления.
9 — وتتيح الحلقات الدراسية الفرصة لدراسة تنفيذ القانون الإنساني الدولي, مع مراعاة الظروف المحلية, وللنظر في التدابير القائمة, وذلك بغية إعداد خطة عمل للتنفيذ.
В рамках комплексной программы для Руанды ЮНИДО помогла Руандийскому агентству по поощрению инвестиций разработать план действий по поощрению инвестиций в стране.
وفي اطار البرنامج المتكامل في رواندا, قدمت اليونيدو مساعدتها الى هيئة رواندا لترويج الاستثمار من أجل اعداد خطة عمل لترويج الاستثمار في هذا البلد.
Согласно положениям Конвенции, аргентинская республика обязана разработать план по уничтожению своих запасов противопехотных мин до 1 марта 2004 года.
وبموجب أحكام الاتفاقية يجب على الأرجنتين أن تضع خطة لتدمير مخزوناتها من الألغام المضادة الم الة الم 1ادة الة الم 1
Каждый год учреждение должно составлять план необходимых мер, который должен включать меры по предотвращению и пресечению притеснений.
ويتعين على المؤسسة في كل عام أن تضع خطة بالتدابير الضرورية يجب أن تشمل تدابير لمنع وتجنب ا.
Мы призываем Региональную комиссию по социальным вопросам, чтобы Центральноамериканская система координации образования и культуры разработала план , чтобы инициировать правовые или административные меры для достижения большей эффективности в реализации, обновлении и модернизации законов, которые охраняют и защищают культурное наследие. ,
ونوعز إلى اللجنة اقليمية للشؤون اجتماعية أن تطلب من هيئة التنسيق التعليمي والثقافي في أمريكا الوسطى أن تضع خطة لتشجيع العمليات القانونية أو ادارية الرامية إلى تحقيق قدر أكبر من الفعالية في تطبيق واستكمال وتحديث قوانين حفظ وحماية التراث الثقافي.
Конвенция № 182 также обязывает государства составить план действий.
وتلزم الاتفاقية 182 أيضا الدول بوضع خطة للعمل.
Попросите специальных сотрудников составить план , чтобы попасть в консульство.
اجعلى قسم العمليات الخاصة يرسموا خطة لدخول القنصلية
Для более эффективного решения этой проблемы Комитет также разработает план действий.
وبغية معالجة القضية بشكل أكثر فعالية ، ستضع اللجنة أيضا خطة للعمل.
ППП рекомендует властям разработать план для постепенной замены больших общежитий на более мелкие жилые единицы.
103- توصي اللجنة الفرعية السلطات بوضع خطة لإحلال وحدات معيشية أصغر محل المهاجع الكبيرة بصورة مصورة مد
Вы составляете план , вы его выполняете и не облажаетесь.
Комитет по предотвращению вербовки детей-солдат также разработает план действий для более эффективного решения этой проблемы.
وستقوم لجنة منع تجنيد جنود أطفال بوضع خطة عمل للتصدي لهذه المسألة على نحو أكثر فعالية.
МООНДРК должна сотрудничать с правительством Демократической Республики Конго и международным сообществом, чтобы разработали план подлинного восстановления конголезской армии.
وعلى البعثة أن تعمل مع حكومةج
На совещании предложенному техническому координационному комитету было поручено составить план действий на 2007 год, причем приоритетные действия должны быть выполнены в зависимости от наличия финансовых ресурсов.
وتم في الاجتماع أيضا تكليف لجنة
Руководство ИТЦ должно рассмотреть коррективы в рабочих процессах, вызванные внедрением ИМИС, и разработать план действий , чтобы в полной мере воспользоваться потенциальным повышением эффективности.
59 — وينبغي أن تستعرض إدارة المركز التعديلات في إجراءات العمل الناجمة عن تنفيذ نظام المعلومات الإدارية المتكامل وأن ترسم خطة عمل للاستفادة الكاملة من المكتسبات المحتملة في الفعالية.
Его задачей было бы разработать план действий в тесной консультации и сотрудничестве с правительством Боснии и Герцеговины и всеми соответствующими местными властями.
وستكون مهمته وضع خطة عمل بالتشاور وبالتعاون الوثيقين مع حكومة البوسنة والهرسك وجميع السلال السلال
(b) Проанализируйте причины, по которым Релиз 2 не сработал, и разработали план действий по активации Системы.
) ب (تحليل أسباب عدم نجاح اصدار ٢ ووضع خطة عمل لتشغيل النظام
В проекте резолюции были учтены многие рекомендации, содержащиеся в исследовании, и он помог составить план действий, направленных на ликвидацию всех форм насилия в отношении женщин.
وقد روعي في مشروع القرار الكثير من التوصيات الواردة في الدراسة مما ساعد في وضع خطط الألقض الإالع الإاعقض الإاقضقض الإإإإاإ
Если государство-участник не может предоставить бесплатное обязательное начальное образование, оно по закону обязано как минимум разработать план действий для обеспечения реализации этого права.
وفي حال عجز دولة من الدول الأطراف عن توفير التعليم الابتدائي المجاني والإلزامي, فهي ملزمة قانونا بالقيام, على الأقل, بوضع خطة عمل لضمان إعمال هذا الحق.,
Как создать выдающийся план этажа
Создайте план этажа — используйте шаблон «План этажа», чтобы нарисовать планы этажей для отдельных комнат или для целых этажей вашего здания, включая структуру стены, основную часть здания и
электрические символы
Выберите тип чертежа плана этажа
Какой план этажа вы хотите сделать? План дома, планировка офиса, план отопления, вентиляции и кондиционирования или пожарный и аварийный план? Ниже представлены 13 типов чертежей плана этажа, доступных в Edraw, охватывающих тысячи основных символов и форм плана этажа.Найдите правильный шаблон и начните быстро с точных символов.
Бесплатно загрузите программное обеспечение Floor Plan и посмотрите все примеры
Подготовительные работы перед созданием плана этажа
- Вы должны знать размер вашего плана этажа.
- Имейте в виду основную идею дизайна.
- Решите, что включить в план этажа.
1. Запустите шаблон плана этажа:
Запустите программное обеспечение, выберите тип чертежа и дважды щелкните, чтобы открыть новую страницу. Несколько библиотек, содержащих наиболее необходимые символы, автоматически откроются слева.
2. Создайте базовую структуру внешней стены одним из следующих способов:
Используйте формы комнаты.
Из трафарета Стены, Оболочка и Конструкция перетащите одну из фигур комнаты на страницу чертежа.
Измените форму комнаты, перетаскивая ручку выбора и желтые ручки управления.
б. Используйте формы стен.
Соединяя стены вместе, вы можете создать неправильную структуру на основе индивидуальных требований.
От Стены, Shell
и структура трафарет, перетащите Наружные формы стены на страницу чертежа. Вы можете изменить размер стен, перетаскивая конечную точку.Чтобы соединить две стены, вы можете перетащить конечную точку одной стены к другой стене. Конечные точки становятся красными, когда стены приклеены. Пересечения между двумя стенами убираются автоматически.
3. Добавьте внутренние стены
Перетащите формы стен на
рисование страницы, размещение их внутри внешней структуры. Вы можете изменить размер стен, перетаскивая конечную точку. Внутренние стены могут быть приклеены к внешним стенам.
4.Добавьте другие структурные элементы.
Добавьте двери, окна, лестницы, лифты, столы, стулья, растения и другие элементы из соответствующих библиотек.
5. Добавьте размерные линии к стенам
Размеры могут отображаться в плане этажа, чтобы показать точное измерение и масштаб. Библиотека размеров включает в себя множество интеллектуальных символов размеров, которые позволяют пользователям рисовать внутренние размеры, внешние размеры, угловые размеры, радиальные размеры и многое другое.
Советы по применению условных обозначений:
- Переместите или удлините / укоротите размерные линии, перетаскивая ручки управления.
- Используйте плавающую кнопку, чтобы установить дополнительные параметры.
Обширные встроенные символы для создания планов этажей
Чтобы создать успешный план этажа, необходимо иметь достаточное количество символов, и это один из решающих факторов, определяющих, применимо ли программное обеспечение плана этажа или нет.Эдроу хорошо справился с этой частью. Более 1000 символов плана этажа доступны для использования.
Категории в программном обеспечении:
|
|
|
Другие источники:
Прочитайте окончательный учебный план, чтобы узнать больше об инструменте.
Программное обеспечение плана здания
Изменить масштаб чертежа в плане этажа
Используйте формы стен в плане этажа
Составить план Translation Испанский перевод
Составьте план Translation Испанский перевод — Примеры использования Составьте план в предложении на английском языке
Попросите специальных сотрудников составить план , чтобы попасть в консульство.
Haz que operaciones especiales подготовить план по прибытии в консульство.
Мы должны решить что-то для Анны, составить план .При необходимости аист может составить план действий , чтобы эффективно решать любые вопросы.
Si es necesario, аист puede Разработчик и план по сбору профессиональных проблем.
о) разработали план действий по компенсации жертвам нарушений прав человека, см. A / 49/929, приложение, пункт.
Разработчик и план , без изменений, с указанием правонарушений и нарушений прав человека A / 49/929, anexo, párr.
Пришло время определить причины их недостижения, и разработали план действий для исправления ситуации.
В настоящее время детерминистская часть плана развития разработана и запланирована в соответствии с ситуацией.
Сначала мы проанализируем ваш сайт и составим план действий.
Первоначальный анализ веб-сайтов, посвященный созданию новых сетей и планов и план мероприятий .
Они поддерживают связь с ребенком, и составляют план помощи , который отражает его взгляды и пожелания.
Состоит в контакте с девяностыми и разработками и планами .
Шведское агентство государственного управления предлагает правительству разработать план для последующей деятельности и оценки.
Организационная поддержка публичных мероприятий и услуг и планы для оценки и оценки.
Лэсси помогла мне составить план , чтобы попасть туда и забить карпа.
Lassie me ayudó , разработчик и план , параграфов, которые могут ловить карпа.
Каждый год учреждение должно составлять план необходимых мер, который должен включать меры по предотвращению и пресечению домогательств.
Тодос Лос-Анжелос, институт образования редакция и план де лас медидас некесариас, квебе дера в том числе мед.пред профилактика и импедир эко акосо.
ППП рекомендует властям разработать план для постепенной замены больших общежитий на более мелкие жилые единицы.
Подкомитет рекомендует подготовленных и планируемых окончательных дипломных мероприятий по грандиозным условиям проживания.
Он проконсультируется с национальным комитетом по правам человека и неправительственными организациями относительно рекомендаций Комитета, и разработает план действий.
Национальная консультативная служба по гуманитарным вопросам и организациям, не имеющим каких-либо губернаторских требований, человек и план по работе.
Верховный комиссар по правам человека и помощник генерального секретаря по правам человека должны составить план действий по выполнению Венской декларации и программы действий.
Всеобщая комиссия по гуманитарным и подсекретариатским вопросам Генеральная служба по гуманитарным вопросам Разработчик и план Разработка дополнительных программ декларирования и программы по венецианскому делу.,
2025 © Все права защищены.
Добавить комментарий