Сотрудники удаленные: экономия средств или ворох проблем

Крупные российские компании начали возвращать сотрудников на удаленку: Госэкономика: Экономика: Lenta.ru

Крупнейшие российские компании начали возвращать сотрудников на удаленную работу на фоне роста числа заражений COVID-19. Как сообщает РБК, на такой шаг в отношении сотрудников столичного офиса решил пойти ретейлер X5 Retail Group и «Почта России».

«Правление X5 решило остановить вывод сотрудников в московские офисы и ограничить количество работающих в них людей до 450-600 человек, что составляет порядка 10 процентов от нашей общей численности», — приводит издание выдержку из письма к сотрудникам компании. Решение по регионам будет приниматься отдельно.

Материалы по теме

00:01 — 25 августа

13:56 — 15 сентября

Что касается «Почты России», то удаленный режим там действует до 1 октября, и его планируют продлевать. Также решение оставить сотрудников на удаленке приняли Альфа-Банк, «Ростелеком» и «Вымпелком».

В четверг, 24 сентября, власти Москвы рекомендовали крупным предприятиям частично перевести сотрудников на удаленную работу. В мэрии это объяснили «наступлением осенне-зимнего эпидемиологического сезона острых респираторных вирусных инфекций, а также изменением динамики заболеваемости коронавирусной инфекцией».

Ранее стало известно, что в Москве впервые с конца июня выявили более одной тысячи случаев заражения коронавирусом — 1050. В общей сложности с начала эпидемии в стране выявлено 1 128 836 случаев коронавируса в 85 регионах.

Озвучивая свою позицию о повторном введении ограничений из-за COVID-19 президент России Владимир Путин сказал, что возвращаться к ограничительным мерам не хотелось бы. Мэр Москвы Сергей Собянин говорил, что эпидемиологическая ситуация не требует введения новых ограничений.

Быстрая доставка новостей — в «Ленте дня» в Telegram

Управление удаленными сотрудниками. 7 главных принципов

Все чаще компании отказываются от привычного офисного формата и набирают удаленных сотрудников. Но с ними проблем не меньше, чем с офисными, а иногда и больше. Рассказываем, как организовать управление удаленными сотрудниками так, чтобы все работало как часы и было хорошо и компании, и самим специалистам.

Стоит ли вообще работать с удаленщиками

Это решать только вам. Кто-то принимает сотрудников только в офис, чтобы видеть, чем они занимаются в течение рабочего дня. Кто-то соглашается оформить в штат удаленного работника, но требует 2–3 раза в неделю появляться в офисе. А кто-то полностью перешел на удаленный формат работы и ни о чем не переживает.

У удаленной работы, как и у офисной, есть свои плюсы и минусы для компаний. Плюсы — это:

• возможность экономить на обслуживании и аренде офиса;
• высокая эффективность труда;
• возможность работать круглосуточно, если набирать людей из разных часовых поясов;
• высокая мотивация работников в связи с комфортными условиями труда;
• возможность найти специалиста любого уровня из любой точки страны.

Минусы тоже есть:

• нельзя полноценно контролировать сотрудников, как в офисе;
• найти специалиста бывает сложнее;
• коммуникации осложнены расстоянием;
• сложный и долгий документооборот, если он не электронный.

Подробно о плюсах и минусах мы рассказали в статье, как оформить отношения с удаленщиками. Да, с ними тоже нужно заключать договор. Они будут работать так же, как офисные сотрудники, только из дома, и поддерживать с вами связь, например, в мессенджерах. Поэтому срочные вопросы будут решаться медленнее, а обсуждения будут более долгими. С другой стороны, удаленные сотрудники — это экономия и широкие возможности для самой компании.
Чтобы реже сталкиваться с минусами такого формата работы, нужно грамотно управлять удаленными сотрудниками. И мы знаем, как это сделать.

7 принципов управления удаленными сотрудниками и технологии, которые вам помогут

Главный принцип грамотного управления — понять, что удаленные сотрудники — не автономные единицы. Они не могут все делать сами: их тоже нужно поддерживать, направлять, мотивировать, как и тех, кто сидит в офисе. Эффективно организовать управление удаленными сотрудниками поможет еще ряд принципов.

1. Организуйте удобную коммуникацию
Организовывая удобную коммуникацию, вы убиваете сразу двух зайцев.

Первый «заяц» — постановка задач. Вы легко можете связаться с сотрудником, предоставить нужные документы по проекту, ответить на срочный вопрос. А еще поручить ему срочную задачу, если он на связи.

Второй «заяц» — мотивация сотрудников. Когда специалист работает из дома, он не окружен коллективом и не видит, что его работа положительно влияет на команду и компанию. Он не получает полноценной обратной связи, поэтому может снижаться мотивация и эффективность труда. Да и без общения с коллективом сотрудники будут чаще обращаться к вам по незначительным вопросам: вместо того, чтобы написать одно сообщение в чате, они будут звонить или писать вам.

Как это сделать: обговорите с удаленщиками подходящий канал связи. Вы можете хоть звонить друг другу по телефону — лишь бы это было всем удобно. Чаще всего сотрудники общаются друг с другом и с руководством в мессенджерах типа Telegram, в Skype, по почте, в соцсетях.

Вы можете поддерживать работников в личной переписке и создать рабочие чаты. Например, один для флуда, другой для важных объявлений, третий для решения срочных вопросов и рабочих задач.

2. Четко ставьте задачи
Вас не будет рядом с сотрудниками, и нельзя показать пальцем, что и кому делать и в какой последовательности выполнять поставленную задачу. А если ставить задачи в переписках, всегда есть риск того, что сотрудник что-то не так поймет или просто «потеряет» сообщение, и ему каждый раз придется его искать.

Четкие задачи — наше все. Расскажите, что и зачем делать. Предоставьте примеры работы и описание того, что должно получиться в итоге. Поставьте точный дедлайн (срок сдачи): не «через 2 дня», а к 24 февраля.

Как это сделать: используйте CRM-системы. В них можно ставить задачи одному сотруднику или нескольким сразу, устанавливать точный дедлайн, разбивать крупные проекты на подзадачи и так далее. Альтернатива CRM — бесплатный сервис Trello, в котором реализован принцип канбана: каждая задача — это карточка, и ее перемещают по столбцам в зависимости от стадии готовности. Trello часто используют в веб-студиях, агентствах маркетинга и других IT-компаниях.

Каждый раз, когда ставите задачу, убедитесь, что сотрудник принял ее. Может быть такое, что CRM просто не отправит ему уведомление, и он не будет знать о работе.

3. Мотивируйте сотрудников работать на результат
Когда сотрудник замотивирован работать на результат и приносить пользу компании, он все делает хорошо. Он вдумчиво выполняет свою работу и правильно организует рабочее время, а не пинает балду целыми днями и сдает все в последний момент.

Мотивировать сотрудников можно разными способами:

• считать KPI (ключевые показатели эффективности) и премировать тех, кто перевыполнил план по ним;
• каждый месяц выявлять лучшего сотрудника и давать ему премию;
• развивать как специалиста — оплачивать обучающие курсы, посещение конференций и других профильных мероприятий;
• предоставлять дополнительные выходные и оплачиваемый больничный в случае болезни.

Система мотивации зависит от того, к чему стремятся сами сотрудники и что будет приемлемо для вас. Но основное, что мотивирует работников делать что-то лучше, чем обычно — это достойная оплата труда. Если будете платить мало, специалист будет искать подработки на стороне и в итоге меньше времени уделит вашей компании.

Еще один столп мотивации — рост. Даже самый мотивированный продажник со временем уйдет, если будет работать 2–3 года на одной должности и с неизменной зарплатой. Либо повышайте со временем уровень оплаты, либо давайте возможность карьерного роста.

Как это сделать: оценивайте число сделок, принесенную прибыль и считайте KPI — все это можно сделать в CRM-системе. Проводите анонимные опросы в «Google Формах», если хотите выявить лучшего работника по мнению коллектива или клиентов. Нормально оплачивайте работу и давайте возможность построить карьеру.

4. В меру контролируйте ситуацию
Можно контролировать сотрудников все время или на так называемых контрольных точках.

Если все время, специалисты будут напряжены от того, что их постоянно «подгоняют» или следят за ними. Ведь удаленщики могут работать даже тогда, когда не сидят за компьютером: например, продумывать PR-стратегию во время прогулки с собакой или тренировки. Кроме того, при постоянном контроле вы будете тратить на него много времени. Его может не остаться для действительно важных дел.

Если установить определенные контрольные точки, это будет удобнее и вам, и сотрудникам. Они будут работать в спокойном темпе, а вы будете своевременно видеть, куда движется команда, и при необходимости сможете внести корректировки.

Как это сделать: если все-таки решились на тотальный контроль, используйте системы учета рабочего времени. А чтобы контролировать ситуацию в определенных точках, заглядывайте в CRM, проводите групповые совещания в чатах, устраивайте созвоны в Skype или Zoon.

5. Принимайте во внимание форс-мажорные обстоятельства
Сотрудники в офисе могут заболеть, отпроситься на свадьбу или в небольшую поездку, просто сорваться. Удаленные работники тоже. Но фактически их никто не контролирует, поэтому некоторые могут злоупотреблять вашим доверием и говорить о форс-мажорах тогда, когда их нет. Просто для того, чтобы лишний день провести с пивом у телевизора или подольше поспать.

Не забывайте о том, что все мы люди. У удаленщиков тоже могут быть сложные жизненные ситуации, и важно давать им немного свободы, если этого требуют обстоятельства. Но если вашего сотрудника слишком часто топят соседи, сбивают автомобили или выгоняют из квартиры, и ему нужно время переехать, распрощайтесь с ним.

Как это сделать: заранее обговорите, в каких случаях сотрудник может взять выходной. Попросите всех сообщать о форс-мажорах любым доступным способом, хоть по телефону или в личке в социальных сетях. Так вы вовремя передадите проект другому специалисту или распределите обязанности между всей командой.

6. Давайте доступ к общему видению ситуации
Это полезно, потому что позволяет сотруднику почувствовать свою значимость и лучше понять задачу. Так вырастет мотивация и эффективность труда. Рассказывайте работникам все, что знаете о клиенте и задаче, сразу предоставляйте нужные документы и отчеты.

Но здесь важно не перестараться. Не давайте сведения тем, кому они фактически не нужны — например, специалисту call-центра, принимающего входящие звонки, не обязательно давать доступ к базе менеджера, занимающегося холодными звонками. Защищайте информацию, утечка которой может навредить компании, и не допускайте к ней лишних людей.

Как это сделать: используйте CRM-систему, в которой есть возможность разграничить уровни доступа к документам в зависимости от должности. Или используйте облачные хранилища, «Google Диск» или «Яндекс.Диск». В последних можно создавать разные документы и файлы, открывать доступ к ним по почте или ссылке и работать одновременно всей командой.

7. Повышайте квалификацию сотрудников
Это тоже вопрос мотивации и эффективности труда. Если обучать сотрудников самим или отправлять их на сторонние курсы, они будут лучше делать свою работу. Вы можете вырастить из начинающего специалиста настоящего профессионала, а это уже принесет пользу компании.

Конечно, всегда есть риск, что сотрудник научится всему у вас и уйдет в другую компанию. Чтобы такого не происходило, работайте с мотивацией.

Как это сделать: внедрите систему корпоративного обучения. Например, запустите полноценное обучение на платформе Getcourse или подобной ей, проводите вебинары на YouTube. Или доверьте обучение сторонним компаниям: оплачивайте онлайн-курсы или проводите тренинги.

Что говорят предприниматели: как они организуют управление удаленными сотрудниками

Мы решили узнать, как руководители компаний управляют удаленщиками в реальной жизни, без абстрактных советов. И они рассказали о некоторых тонкостях.

Первый спикер — Саша Милованов, редактор, ведет Telegram-канал для копирайтеров. Он рассказал, что использует канбан и редполитику, работая с авторами.

«Я работаю и в офисе, и на удаленке. Для чего по идее нужен офис в плане решения задач бизнеса: контролировать работу сотрудников на местах, быстрее раскидывать задачи и взаимодействовать, когда ты эти задачи решаешь. Причем в офисе это как бы априори возможно, а на удаленке такие условия нужно создать, это первая задача руководителя.
Работу я организовываю как везде — чат в Telegram и канбан. Использую Trello и Asana, но последняя не слишком удобная. В Trello две доски — одна для руководителей, вторая для исполнителей.
Все. Это первый этап управления.
Второй этап — сделать так, чтобы коллективу было удобно взаимодействовать. Вообще обычно я ищу авторов, которые уже умеют работать в канбанах и мессенджерах, но у меня есть шаблонная инструкция по работе в Trello для тех, кто еще не знает, что это такое. Предусмотрительно, ну, на мой взгляд.
Второй шаблончик — редакционная политика. В ней прописаны базовые моменты, которые не меняются от проекта к проекту. Впоследствии я дополняю ее на основе вопросов в чатике, рабочих моментов, которые повторяются из раза в раз. В итоге получается документ с постоянными апдейтами, который закрывает одни и те же вопросы. Это здорово экономит время.
Вообще такой документ нужен не только тем, кто с работает с контентом. Если это бизнес в другой сфере, можно записать в документ решение проблемы, которая встречается у менеджеров из раза в раз, какие-то шаблонные моменты: в каком формате сдавать отчет, куда звонить, если в самый важный момент полетело ПО, и так далее.
Закрепили в рабочем чатике, и вас больше никто не достает однотипными вопросами.
По поводу мотивации. Тут многое зависит от работодателя: если, например, он готов премировать, то все понятно, деньги — это классно. Еще могу перекинуть какой-нибудь проект хорошему автору за хорошую денежку.
А в плане мотивации выполнять работу хорошо я всегда по тысяче раз повторяю — задавайте вопросы, если не знаете. Честное «Я не знаю» — это не слабость. Честное «Я не знаю» — это желание сделать хорошо, путь развития и все такое»

Ольга Гилева, руководитель отдела SEO в IQ online, рассказала, как компания работает с разными удаленщиками — от контент-менеджеров до верстальщиков. IQ online позволяет работать в удобном графике и старается развивать сотрудников профессионально.

«Вообще интернет-маркетинг — это идеальная сфера для удаленного сотрудничества. Мы за все время существования компании работали с самыми разными специалистами удаленно: программисты, верстальщики, копирайтеры, редакторы, контент-менеджеры, маркетологи.
При работе с удаленщиками мы:
1. Добавляем сотрудника в нашу внутреннюю CRM систему. Там он получает все задачи, там же происходят все правки, согласования. Это гораздо удобнее, чем вести переписку по почте, например. К тому же вся история сохраняется в одном месте, и при необходимости можно ее поднять.
2. По вопросам, требующим максимальной скорости реакции, налаживаем общение в мессенджерах. Это позволяет быстро решать те вопросы, которые с обычными сотрудниками обсуждались бы устно.
3. Строим удобный график. Рабочий график сотрудников, как правило, все же сильно зависит от их деятельности. Например, копирайтеры имеют самый гибкий график, так как общение с коллегами и клиентами сводится к минимуму. График маркетологов или контент-менеджеров больше приближен к графику офисных сотрудников. Но абсолютно всех мы просим быть каждый день на связи, проверять мессенджеры и сообщения в CRM, чтобы в случае необходимости удавалось быстро решить срочные рабочие вопросы.
4. Если это в наших силах, то мы, конечно, помогаем удаленному сотруднику развиваться профессионально. Мы всегда заинтересованы в росте специалистов.
5. Приглашаем в офис. Удаленные сотрудники, проживающие в нашем городе, при необходимости приезжают в офис на важные планерки, собрания и а также несколько раз в год посещают корпоративы»

Алексей Рожков, сооснователь агентства контент-маркетинга «Сделаем», рекомендует подбирать правильные кадры, тестировать их, а в процессе работы наблюдать и общаться:

«Работа с удаленщиками не кажется мне чем-то особенным, не так много отличий. Просто есть пара моментов, которые надо держать в голове:
Подбирайте правильные кадры. Это самый важный принцип. Работа с удаленщиками начинается еще на стадии их поиска. Человек должен уметь работать удаленно, уметь себя организовать. Выяснить все это можно на собеседовании или оценив опыт по предыдущим проектам.
Давайте тестовое. Тестовый проект или период — обязательные для меня вещи в работе с удаленщиками. Во время теста вы поймете — как быстро отвечает потенциальный сотрудник, как часто он на связи, умеет ли пользоваться нужными вам инструментами. На стадии собеседования вы могли пропустить какие-то неочевидные моменты — например, что автор каждый день выгуливает жирафа с 15 до 18.
Контролируйте. Надо много контроля. Но не путайте — не жесткого контроля и террора, а именно незаметного, но постоянного наблюдения. Даже если повезло и ваши сотрудники ответственные и исполнительные, проводят по 8–10 часов за работой, все может быть не так радужно. Например, человек может весь день работать, но неправильно расставить приоритеты и сделать то, что можно было бы сдать через неделю. Зато важная задача простаивает. На удаленке риск такого факапа выше.
Общайтесь. Люди должны понимать, что они часть коллектива. У нас есть чат с редакторами, чат с авторами, где мы обсуждаем работу и вид из окна. Без этого, на одном корпоративном энтузиазме, далеко не уедешь. Кроме денег, людям важны эмоции, а иначе им станет скучно и они уйдут в другой проект»

Рустэм Валеев, директор компании «Софт-портал», предоставляет удаленным сотрудникам возможность самоорганизации:

«Только подбор, только тест-драйв. Сначала мы пробуем, и если человек нормально работает на удаленке, работаем с ним. Если есть проблемы, никакое «управление», «планирование и контроль» не помогут. Просто меняем такого сотрудника, так как они на договорах ГПХ»

Данил Мухин, руководитель ProTraffic и MarketingRobots, порекомендовал в начале недели обсуждать план работы, в конце смотреть, что не получилось, а еще не контролировать жестко сотрудников:

«У меня несколько проектов, везде ведем работу по разному. Но основное — это планирование. Все таски заносим в список задач, используя либо простой Trello, либо что-то посложнее вроде Jira или Redbooth.
С каждым сотрудником обсуждаем цели в работе и исходя из этого приоритезируем задачи.
Каждый понедельник обсуждаем план работы на неделю, в конце недели записываем, что было выполнено, что не получилось и почему. Делаем выводы. Ничего особенного.
Я не веду отсчет времени, сколько человек проработал — мне главное результат. Неважно, был он достигнут при работе час в день либо 12 часов в день. Хотя в некоторых компаниях видел, что используют софт, который записывает твою ежедневную активность, и исходя из этого платят зарплату. Но по мне это электронное рабство — человек должен иметь возможность подумать, а не постоянно жать на клавиши»

Гюльнара Инькова, генеральный директор Grandflower Digital Studio, рассказала, что по возможности общается с сотрудниками в офлайне и постоянно, но ненавязчиво держит руку на пульсе:

«Мы четко ставим задачи в любой удобной системе контроля, поддерживаем связь по всем удобным каналам (телефон, Skype, WhatsApp, Viber). Принимаем отчеты по срезу работы. Плюс отчеты недельные и месячные.
В офис не приглашаем, собираемся на рыбалке (кто может) и обсуждаем и рабочие моменты, и отдых. Премии есть, особенно если сотрудник проявил креатив или решил сложную задачу»

Елена Воробьева, руководитель департамента бухгалтерского и юридического департамента MCOB, рекомендует мотивировать сотрудников, правильно ставить задачи и контролировать их выполнение. А еще не прощаться с сотрудником, даже если он не может дальше работать в офисе:

«Офисы нашей компании находятся в разных городах: в Москве, Курске, Нижнем Новгороде. К тому же, процентов 20 сотрудников работают удаленно по всей территории РФ, а наш продакт-менеджер последние полтора года живет в США. Потому все в компании привыкли к общению в формате переписки и созвонов, а обучение сотрудников или представление новых сервисов и технологий происходит чаще всего в форме вебинара.
При удаленной работе сложнее всего мотивировать сотрудников и создавать чувство единой команды. Конечно, многое в этом плане ложится на плечи руководителей: им нужно понять, чем драйвить команду, и психологию каждого сотрудника. А наш отдел персонала заботится о внутренних конкурсах и развлечениях.
Постановка задач и контроль проводим через CRM-системы. Поскольку у нас бух. аутсорсинговая компания, нам в свое время пришлось потрудиться над разработкой собственной системы автоматизации работы бухгалтеров, которой мы теперь готовы поделиться и с другими компаниями. Система позволяет оценивать нагрузку специалиста за определенный период времени, показывает статистику работы каждого бухгалтера с детализацией до документа, который он ввел в учетную систему и т.д. Качество работы также контролируется с помощью специального отчета в этой системе: руководитель может посмотреть количество ошибок, допущенных при ведении учета той или иной организации, и своевременно принять меры. В итоге независимо от того, где физически находится бухгалтер, качество оказываемых услуг не страдает, сроки соблюдаются, клиенты довольны.
Что касается текучки. Наверное, она не выше, чем в других компаниях. Многие наши бухгалтеры, даже когда идут в декрет, оставляют за собой некоторых клиентов, и работают удаленно. Точно так же делают и менеджеры. У сотрудников, которые по каким-то причинам уходят из офиса, всегда есть возможность остаться в компании удаленно»

Александра Ярулина, руководитель отдела внедрений в «Аутсорсуме», рассказала о четкой постановке задач и контроле сотрудников. А еще упомянула про повышение эффективности путем тренировок:

«У нас у самих компании вся выстроена на удаленных сотрудниках, и клиентам выстраиваем удаленные отделы продаж.
Мы четко ставим задачи, объясняем все досконально. Отслеживаем через ежедневные отчеты, планерки, CRM и отдел контроля качества. Для повышения эффективности используем персональные и общие тренировки отдела»

Частный предприниматель Ирина Бондаренко считает, что мотивацией никого не удержишь:

«У нас все удаленные — юристы, адвокаты, менеджеры, руководитель. Бонусами и премиями никого не удержишь. Это иллюзия. Только четкие задачи, контроль, и сотрудники с высоким уровнем самоорганизации. Не все могут эффективно работать удаленно.
Для управления мы используем телефонию, CRM, общий доступ к документам. Все прозрачно и легко контролируемо»

Елена Буланова, управляющий партнер event-агентства OOOOO.EVENTS, рассказала о важности выбора правильного сотрудника, постановки дедлайна и о том, что всегда нужно иметь запасной вариант:

«На удаленке у нас творческие сотрудники: дизайн, SMM, видеопродакшн.
Что важно:
1. Есть люди, способные работать на удаленке, и люди неспособные (вопрос самодисциплины и того, какие факторы являются отвлекающими дома, какие в офисе и где их больше). И также есть те, кто хочет работать на удаленке и кто не хочет. Чаще всего люди сами понимают, в каком формате они трудятся эффективнее. И не надо «засовывать» удаленщика насильно в офис и наоборот «выпихивать» офисных работников на удаленку. Каждый должен быть в своей стихии.
2. Важно, как вы ставите дедлайны. Не надо «нажимать», заставлять согласиться, если специалист говорит, что сроки нереальные. Надо либо отдать задачу тому, кто успеет, либо поставить реальные для этого сотрудника сроки. Иначе согласится и все равно не успеет. При этом должен быть промежуточный контроль и должны быть промежуточные дедлайны, чтобы задача была в итоге выполнена вовремя.
3. Нужно держать чуть больше удаленщиков, чем есть для них задач в реальном времени, чтобы была возможность для маневров (переделегирования) в случае необходимости — форс-мажоров»

Грамотное управление удаленными сотрудниками повышает прибыль компании, потому что они работают эффективнее. Организовывайте удобную коммуникацию, четко ставьте задачи, мотивируйте сотрудников работать лучше. Не забывайте в меру контролировать ситуацию, давайте доступ к общему видению ситуации, повышайте квалификацию специалистов. И не забывайте о том, что у всех могут быть форс-мажорные обстоятельства.

Как организовать удаленную работу сотрудников: управлять и осуществлять контроль на удаленке

Многие работодатели считают, что сотрудники эффективно работают исключительно в офисе. На практике организовать продуктивную работу можно и удаленно. Все больше компаний, в том числе крупных, это делают.

Мы расскажем, какие техники и приемы они используют, чтобы организовать удаленную работу сотрудников. Как управляют, контролируют и мотивируют персонал на расстоянии.

Содержание статьи:

Общие принципы организации удаленной работы

Для эффективной работы сотрудников из дома необходимо создать систему со следующими элементами:

1. Каналы связи. Они должны быть едиными для всех сотрудников. Важно объяснить, почему не нужно использовать разные виды связи (это создает путаницу).
2. Запасные каналы экстренной связи. Обычно это телефон связного, о роли которого расскажем отдельно.
3. Виртуальный планинг и доска объявлений. Есть много сервисов, о которых мы расскажем ниже, позволяющих быстро и бесплатно их завести.
4. Оперативный способ обмена файлами.
5. Хранилище неактуальной информации (на случай, если она потребуется).

6. Выделить человека-связного.

Для выбора основных каналов связи желательно помнить о «правиле одной кнопки». Плохо, когда сотруднику нужно то передать информацию по почте, то хвататься за телефон, а то набирать сообщения в мессенджере. Желательно найти канал связи, который не потребует разных гаджетов. Например, старый добрый Skype обеспечивает и чат, и звонки, и групповую связь.

Обычно, чтобы организовать удаленную работу сотрудников, достаточно трех каналов связи:

Если сотрудников много, то в общем чате сообщения будут слишком быстро «убегать», а чтобы найти нужное – потребуется время. Сотрудникам придется пролистывать море ненужной информации. Поэтому в общем чате нужно выкладывать сообщения, касающиеся абсолютно всех. Дополнительно желательно иметь канал неформального общения.

Важно! Чтобы организовать удаленную работу сотрудников, объясните им, как правильно общаться онлайн:

• Все письма должны иметь тему. Если ведется работа по разным проектам, в начале темы можно указывать название проекта, URL сайта и т.д. Это позволяет структурировать переписку.
• Каждый документ должен храниться минимум в двух местах, доступ к которым можно осуществлять с разных гаджетов. Допустим, эскиз сразу сохраняется в общем хранилище на ГуглДиске и в личном архиве в облаке. Это исключает ситуацию, когда в случае поломки компьютера удаленного сотрудника важный документ пропадет.
• Важное правило организации удаленной работы сотрудников! Все договоренности, достигнутые в разговоре или переписке, сразу фиксируются в виртуальном планинге. Если договоренности не зафиксированы, значит, их не было. При разборе спорных вопросов они не учитываются.
• При необходимости получить помощь или решить непредвиденный вопрос сотрудник обращается только к связному, не отвлекая коллег от работы.
• Все пароли и логины должны быть собраны в один файл и храниться в трех видах: на компьютере сотрудника, на бумаге и у связного. Данная информация должна быть надежно защищена.

• Виртуальный планинг и доску объявлений желательно сделать максимально яркой и наглядной. В небольшой команде она может быть одной на всех. В других случаях – по группам, работающим над определенными проектами. Конечно, сотрудник личный план ведет так, как ему удобно – хоть в голове, хоть на клочке бумаги. Но общий план позволяет не только синхронизироваться, но и наглядно видеть движение в компании, общую работу, фиксировать задачи и достижения.

Какую роль играет связной в команде удаленных сотрудников?

Связной – это сотрудник, на которого возложены задачи обеспечения коммуникаций и взаимодействий. Он подобен менеджеру проекта в реальном офисе – помогает контролировать удаленных сотрудников. Руководителю лучше не брать на себя задачи связного – увязнете в текучке.

В маленьких командах иногда связной нужен только в первые недели при организации удаленной работы сотрудников. Потом налаженная система работает сама. Но часто этот человек определен на постоянной основе. Не обязательно, чтобы он выполнял только коммуникативную функцию. Это может быть лишь одной из его обязанностей.

При выборе связного стоит ориентироваться не на должность, а на склад личности. Он должен испытывать удовольствие от общения, быть позитивным, дружелюбным, оперативным, испытывать желание помогать. На практике доводилось видеть компании, где связными были и бухгалтера, и айтишники, и редакторы.

Как организовать обмен информацией между удаленщиками?

• В хранилище данных стоит задать систему: дерево папок с названиями. Принцип организации может быть по типам документов, проектам, сотрудникам. Также можно дублировать документы по двум системам. Например, договор копируется в папку «Договора с контрагентами» и в папку «Контрагент «Ромашка».
• Стоит завести отдельную резервную папку с названием типа «Контролируемый хаос», куда сохранять все, не совпавшее с логикой дерева папок. Периодически данную папку необходимо проверять и дорабатывать структуру папок в основном хранилище.
• Важно определить четкие признаки, по которым документы из папок с оперативной информацией переносятся в хранилище неактуальной.
• Удаленные сотрудники должны иметь доступ только к тем данным, которые нужны им для работы. Если специалист должен только просматривать документ, у него не должно быть прав его редактировать или удалять. Правильная настройка прав поможет контролировать удаленных сотрудников.

• Хранить нужно все и всегда! Периодически для высвобождения пространства можно сжимать рабочую информацию или копировать ее на резервные носители. Регулярное создание бэкапов – золотое правило организации удаленной работы сотрудников, которое сбережет массу времени и нервов.

Какой софт, инструменты и сервисы нужны для удаленной работы?

Есть множество специализированного ПО для виртуальных команд. В этой части статьи мы расскажем, как организовать работу удаленных сотрудников из дома, коворкинга или другого места при помощи софта.

1. Отлично зарекомендовали себя системы CRM. Они позволяют не только управлять взаимоотношениями с клиентами, но и ставить задачи, контролировать их выполнение и вести проекты. Одними из лучших разработок считаются CRM-система Мегаплан, Простой Бизнес, Битрикс24, Яндекс.Коннект. Последние две имеют бесплатные версии. Посмотрите обзор бесплатных и платных CRM-программ.
2. Чтобы контролировать удаленных сотрудников, можно использовать программы для совместной работы. Многие команды, работающие удаленно, для постановки и контроля задач используют доски на бесплатном сервисе Трелло.
3. Системы электронного документооборота (ЭДО) позволяют удаленно обмениваться документами, заключать договора, принимать на работу удаленных сотрудников, значительно сократить расходы на печать и обмен бумажными документами. Для электронного обмена документами можно использовать Диадок.
4. Для организации ЭДО потребуется электронная подпись, оформить которую можно в компании Контур.
5. Организовать удаленную работу сотрудников помогут программы для созвона и конференцсвязи. Для этого подойдет Skype. Он позволяет не только созваниваться, но и посылать документы, обмениваться изображениями, проводить аудио-видео конференции. Альтернативой может стать Zoom.
6. В почтовых сервисах есть встроенные планинги (календари), планировщики задач, некоторый объем бесплатного облачного хранения. Если сделать общий доступ в одну из почт, то мы получим яркий и наглядный планинг, файлообменник и доску объявлений для компании.
7. Комплекс средств Google – Документы, Драйв (хранилище), Таблицы и Презентации – может полностью покрыть потребность в удаленных каналах обмена файлами и архива. Аналогичные программы для организации удаленной работы сотрудников есть в компании Яндекс.
8. Даже социальные сети можно использовать для дела в малом бизнесе. Например, закрытая группа в сети ВКонтакте может стать и доской объявлений, и файлообменником, и чатом.

9. Для удаленного доступа, помощи в наладке оборудования подойдет элементарный TeamViewer.

Также рекомендуем посмотреть обзор 116 сервисов и программ для организации удаленной работы сотрудников.

Как управлять, ставить задачи и осуществлять контроль удаленных сотрудников?

Постановка задач – альфа и омега управления сотрудниками вообще. При организации удаленной работы сотрудников значимость этого вопроса многократно увеличивается. В живом общении мы можем переспросить, подойти и посмотреть, что и как делает другой человек. В виртуальном пространстве мы опираемся только на письменный источник.

Задание должно быть коротким, конкретным и не допускать разных толкований. Помните: все, что может быть неправильно понято – будет неправильно понято!

Что рекомендуется сделать для эффективной работы и контроля удаленных сотрудников:

1. Различать общие правила и конкретное техзадание. Первые должны быть продуманы, оформлены памяткой, доведены до сведения сотрудников (во многих компаниях по ним даже проводят «зачет»). Дублировать их в каждом задании не нужно. Если что-то стало повторяться в задачах слишком часто – анализируем и выводим в общие правила.
2. Конкретные техзадания можно формулировать по принципу SMART. Лишние слова и обороты исключаются. На практике встречались с руководителем, который ввел правило 12 слов для задания.
3. Контролировать работу удаленных сотрудников эффективно с помощью системы «трех точек». При выдаче задачи определите три контрольные точки:
   • Обратная связь сразу после или через небольшой промежуток (все ли ясно по ТЗ, обеспечен ли сотрудник средствами выполнения, посильна ли задача).
   • Промежуточная обратная связь примерно на середине «дистанции». Важно проконтролировать, что работник правильно выполняет работу до того, как будет сделана большая часть задания.
   • Приемка готового результата. В случае ошибок – разбор и постановка задач на доработку.

4. Используйте шаблоны для типовых задач. Они полезны, когда нужно организовать удаленную работу сотрудников. Например, такие шаблоны реализованы в CRM-системе Мегаплан. Они позволяют экономить время менеджеров. Кроме того, в шаблонах отточены формулировки, имеются ссылки на инструкции и другие документы, поэтому задачи выполняются быстрее и с высоким качеством.

В 99% случаев все остальные телодвижения в сфере контроля удаленных сотрудников – от лукавого. Стремление бесконечно держать руку на пульсе, проверяя все и вся – проявление особой формы ОКР, «зуда контроля», свойственного многим руководителям. Если ваши подчиненные нуждаются в постоянных «пинках», значит, либо вы ошиблись при подборе, либо что-то не так в организации удаленной работы сотрудников. В остальных случаях адекватные профессионалы сами стремятся вовремя и качественно выполнить работу. При хороших коммуникациях о форс-мажорах и затруднениях они вас предупредят.

Минимизируйте совещания, проверки, попытки контролировать каждый чих удаленщиков. Ваш труд как руководителя имеет более ценное применение – стратегия развития, мотивация, аналитика и многое другое.

Как мотивировать удаленных сотрудников?

Так же, как и сотрудников в офисе. Для этого необходимо анализировать их потребности и привязывать результаты труда к их удовлетворению.

Особенностью удаленки является то, что сотрудники нуждаются в большем объеме обратной связи и поддержанию командного духа. В офисе мы многое считываем по невербальным сигналам: горящие глаза шефа при обсуждении нового проекта, восхищение коллег, строгий взгляд главбуха… При работе удаленно нужно все это перевести в слова (в крайнем случае – в эмодзи) и дать больший объем регулярной обратной связи.

Продумывая, как организовать удаленную работу сотрудников, важно уделить внимание способам поддержания командного духа.

Корпоративный дух стоит на трех китах:

Старайтесь чаще хвалить сотрудников, если на то имеются основания. Для повышения мотивации удаленных сотрудников привязывайте размер оплаты труда к количеству выполненных задач и их сложности. Например, в CRM-системах есть возможность указывать в каждой задаче сумму, которую получит сотрудник за ее выполнение. Можно давать бонусы, если закрыты задачи сверх плана.

Для многих людей хорошая мотивация – это возможность достойно зарабатывать, выполняя полезные и нужные задачи. Если грамотно организовать удаленную работу, сотрудники могут трудиться даже продуктивнее и зарабатывать больше, чем в офисе.

Как адаптировать персонал к удаленной работе?

1. Не переводите сразу всех, сделайте «исход из офиса» поэтапным. Посмотрите статью, как перевести сотрудников на удаленную работу. В ней содержатся советы, как организовать данный процесс.
2. Вручите каждому памятку (каналы связи, связной, графики работы сотрудников, пароли и логины, способы получения задания и отправки результатов).
3. Обеспечьте сотрудников средствами для работы (ноутбук, гарнитура и т.п.).
4. Первое время не злоупотребляйте видеосвязью. Все же дом – это личное, сотрудники могут быть смущены пробегающим котом или отсутствием ремонта в съемной квартире. Позже все привыкнут и перестанут обращать внимание.
5. Дайте несколько часов или день для организации нового рабочего места.

6. Обяжите сотрудников иметь реальное фото на аватарках. Это помогает поддерживать личный контакт и командный дух.

Как обеспечить безопасность данных при удаленной работе?

С точки зрения закона – подпишите с работниками договора об ответственности за сохранение конфиденциальной информации. ТК РФ позволяет сделать это. Посмотрите статью, как принять сотрудника на дистанционную работу.

Для обеспечения технической стороны идеальны специальные ноутбуки с контролем отпечатков пальцев и VPN-сеть. Но задайте себе вопрос – вы действительно храните тайны мирового масштаба?

В большинстве случаев решить проблему помогает грамотная настройка прав доступа. Сотрудники должны получать только ту информацию, которая им необходима для выполнения своих функций. Поэтому внимательно следите за тем, кто и к какой информации имеет доступ.

Советы по управлению удаленной командой

• Конечно, далеко не все виды бизнеса могут «уйти в облако». Но удаленная работа – это не только тренд современности, но иногда и необходимость. Даже если ваша компания работает оффлайн, имеет смысл заранее прописать регламенты для перевода части процессов на удаленку и подготовить персонал к такому формату работы.
• Привязывайте оплату труда к результатам, производительности и качеству работы. Наиболее эффективный способ оплаты на удаленке – сдельный или сдельный + премии за особые заслуги.
• В идеальной ситуации каждый сотрудник должен иметь KPI, по которым оценивается его труд. Он должен знать эти показатели и иметь возможность в любой момент их посмотреть.
• Для организации удаленной работы важно приучить всех решать проблемы самостоятельно. Если сотрудник сталкивается с проблемой, то вначале пусть ищет ответ в корпоративных базах и только потом обращается к руководству. Иначе вы увязнете во множестве мелких вопросов.
• Создавайте корпоративные Wiki, энциклопедии, базы знаний, в которых работники смогут находить ответы на свои вопросы.
• Старайтесь быть в курсе бытовых условий сотрудников. Ведь когда они работают удаленно, любые домашние проблемы сказываются на них сильнее.
• По возможности устанавливайте для людей гибкий график, но требуйте жестко соблюдать дедлайны.

• Проводите корпоративные мероприятия онлайн: обучение, тренинги, вебинары. Это укрепляет командный дух.

Автор: Kadrof.ru (KadrofID: 79032)
Добавлено: 31.03.2020 в 22:31

Рекомендуем

Публикую наконец-то текст статьи, написанной налоговым консультантом моей фриланс-группы Cleardesign Екатериной Волковой для журнала «Креативный …

Дистанционная работа – это новая форма трудовых отношений в России. Есть много вопросов по ее оформлению, режиму, правам дистанционных работников …

Принципы организации работы с удалёнными сотрудниками

В этой статье мы поговорим о том, как организовать работу с удалёнными сотрудниками. Нанимать таких сотрудников или нет, решает руководитель, но даже офисные сотрудники периодически становятся удалёнными, когда руководитель уезжает в отпуск или длительную командировку.

Начнём с постановки задачи. Удалённый сотрудник должен выполнять работу в срок с надлежащим качеством. Руководитель не должен тратить время и нервы на то, чтобы напоминать сотруднику о сроках, требованиях к работе и т. п. Именно в расстоянии многие видят проблему. Однако проблема в организации работы с удалёнными сотрудниками.

Если жизнь заставила нанимать удалённых работников, то с ними как-то нужно наладить работу. И чудесных описаний о том, как это сделать, найдётся немало. Можете добавить в копилку и эту статью. Мы поговорим о личном, да, личном подходе к сотрудникам.

Удаленные сотрудники

Почему-то принято считать, что если работник удалённый, то на него не распространяются общепринятые и проверенные временем закономерности. Начнём с приёма на работу. Вот кто сказал, что не нужно проводить собеседование или психологическое тестирование? Нужно. И рекомендации, при необходимости, попросить.
Или почему отношения с удалённым работником не оформить юридически? Хотя бы для того, чтобы обезопасить себя от «случайного исчезновения» сотрудника вместе с работой, которую нужно сдать вчера. Будет это оформление в соответствии с трудовым кодексом, гражданский договор или контракт – не важно. Главное — чётко прописать, как вы будете работать и на каких условиях.

Об адаптации и вовсе забывают. А потом конфликты, недопонимание и т.п. Пусть человек удалённый или временно принятый на работу, он сотрудник вашей компании и все правила и стандарты он должен знать.

То же самое касается материального и нематериального стимулирования. Эти методы не в каждой компании действуют, но их нужно применять и учитывать. Например, те же соревнования, призы в номинации «Лучший сотрудник месяца» работают и с удалённым персоналом. Не оставляйте удалённых сотрудников «за бортом». Какими бы индивидуалистами они ни были, они остаются социальными индивидами.

Люди не роботы

Возьмём одну из распространённых схем работы с удалённым персоналом – треугольник мотивации (James R. Chapman). Всё просто: ставим сотруднику задачу, даём инструменты и знания, контролируем с помощью отчётов. Хорошая рабочая модель. Часто применяется с использованием программ по автоматизации управления бизнесом менеджерами проектов, руководителями ИТ-компаний. Хорошо, но чего-то не хватает.

Не хватает человеческого фактора. Какой бы хорошей ни была схема или программа автоматизации, человек не всегда вписывается в неё. В какой-то момент даже лучший сотрудник даёт сбой. Код криво написал или дизайн сдал с опозданием на полдня. Почему так? Человек не машина и отклонения от среднестатистической модели – это норма. В офисе всегда можно такое заметить, поговорить по душам или мотивировать работника. С удалённым персоналом сложнее.

Выход один – индивидуальный подход. Удалённые работники больше, чем офисные, нуждаются в индивидуальном подходе. Подход к сотруднику нужно периодически пересматривать. На начальном этапе основным мотивом может быть приобретение опыта в крупном, серьёзном проекте. Потом можно предложить попробовать себя в чем-то новом.

В любом случае руководителю должно быть известно о проблемах сотрудника. Для этого нужна установка на доверие и искреннее желание узнать его проблемы. Их намного больше, чем можно сформулировать в отчёте или планах на завтра.

Эти проблемы можно разделить на такие группы:

• личного плана, вне плоскости рабочих отношений (семья, дети, жильё и т.п.). Руководитель может проявить участие, помочь советом;
• рабочие отношения. Старайтесь услышать мнение сотрудника о тех проблемах, с которыми он сталкивается в работе. Может, вы устанавливаете очень жёсткие сроки без адекватной компенсации, или другой сотрудник затягивает сроки, неадекватно реагирует на замечания коллег. Причин может быть много, так что лучше контролировать эти моменты путём периодических разговоров «по душам» и видеть переписку между сотрудниками;
• недостаток знаний, опыта, инструментов. Мало кто признается шефу в том, что для чего-то у него нет знаний или опыта. Следовательно, необходимо или избавится от некомпетентного сотрудника, или развивать систему обучения, личного развития для сотрудников.

Люди социальные

Каким бы индивидуалистом ни был человек, используйте социальные механизмы:

• Развитая система коммуникаций между сотрудниками, руководителем.
• Объединение в рамках виртуального пространства по принципу социальной сети, но с широким рабочим функционалом (коммуникации, рабочие программы и модули).
• Сопричастность, то есть максимальное привлечение сотрудника к обсуждению проблем, планов, проектов, задач.
• Доступ для сотрудников к нужным документам, файлам в пределах своей компетенции.
• Прозрачность отношений.
• Корректная постановка задач.

Функция постановки задачи одновременно является функцией организации работы и контроля. Сотрудник получает задачу, которой руководитель проекта назначает параметры: сроки, бюджет, приоритетность, дополнительные требования. Задачу можно поставить и коллективу, рабочей группе. В этой же задаче сотрудники ведут переписку по проекту с возможностью добавления рабочих файлов. Здесь же отчитываются за проделанную работу и намечают планы на следующий день (этап). Руководитель может оперативно корректировать работу, комментируя отчёты, планы, файлы. Ну и контролировать сроки, бюджет, качество. К выполнению задачи на разных этапах можно подключать и других сотрудников. После выполнения руководитель закрывает задачу. Она остаётся в архиве со всеми файлами, документами и комментариями.

Когда писали об этом, то думали о нашем комплексе для управления малым и средним бизнесом. Мы создавали «Простой бизнес» исходя из этих соображений. Такое решение с одной стороны обеспечивает единое рабочее пространство, с другой — соответствует специфике работы с удаленными сотрудниками.

И ещё…

Большинство организаций не может оставаться в стороне от общих тенденций, в том числе и на рынке труда. Среди нового поколения специалистов всё больше людей заинтересованных в формате удалённой работы. Но многое зависит от того, как организована работа в компании. Независимо от того, используете вы средство автоматизации управления или нет, сохраняют важность традиционные инструменты менеджмента (материальное и нематериальное стимулирование, адаптация сотрудника в организации и т.п.).

ищем, стажируем, контролируем — Ближе к делу

Удаленная работа — это уже даже не тренд, это новая реальность. За последние три месяца ряды удаленных сотрудников пополнились еще и вчерашними обитателями офисов. В результате, в России удаленно работает каждый третий сотрудник, а последние события наталкивают на мысль, что большинство текущих сотрудников даже после выхода на работу в офис будут в своем рабочем недельном графике иметь один-два «удаленных» дня.

Плюсы и минусы

Перед работодателями у удаленных сотрудников есть серьезное преимущество — финансовое. Ежемесячно владельцы компаний тратят до четверти дохода, который приносит сотрудник, на содержание офисного пространства. Сюда включаются коммунальные платежи, печеньки и кофе, зарплата клинингового персонала и закупка чистящих средств. Как ни крути, на удаленных сотрудниках получается отлично сэкономить.

Запросы у удаленных сотрудников в целом меньше, чем у тех, кто хочет работать в офисе. Это делает такой контингент привлекательным для стартапов и небольших компаний, а также создает новые возможности для бизнеса. Еще один немаловажный момент — удаленные сотрудники не тратят время на дорогу.

Но, как и у любых видов работы, у удаленной есть свои нюансы. Удаленных сотрудников сложнее контролировать, сложнее подбирать и обучать. Несмотря на то, что они выгодны организации, мотивировать удаленных сотрудников — почти искусство. В отличие от сотрудников, работающих в офисе, большинство «удалёнщиков» менее лояльны к работодателю, и это понятно – они привыкли к временной, проектной работе.

Тем не менее, искушение попробовать поработать с удаленными сотрудниками высоко. Давайте разбираться, как нанять удаленного сотрудника, как проверить его навыки и как понять, что он максимально эффективно справляется с обязанностями.

Где искать удаленных сотрудников

Если вы нанимаете удаленного сотрудника, то первым делом нужно определиться, какие реальные результаты работы вы ждете и за какое время сможете их получить.  Алгоритм действий на этом этапе такой же, как в случае с офисным работником: вам необходимо создать профиль должности, написать вопросы к собеседованию, подготовить тестовые и проверочные задания и вопросы.

При поиске удаленных сотрудников важно знать, что гораздо эффективнее искать их не на порталах по поиску работы, а на специализированных площадках. Такие площадки можно найти в социальных сетях, мессенджерах (например, в Telegram) и на онлайн-биржах специалистов.

На таких площадках действительно уже собрана целевая аудитория кандидатов, которые претендуют на удаленную работу и которые при необходимости смогут помочь и вам, если вы не профи, в настройке удаленной работы.

Заострю на этом внимание. Половина работы при поиске удаленных сотрудников заключается в том, чтобы найти площадку для размещения удаленной вакансии. К нам часто обращаются работодатели, которые тратят немалые деньги на размещение, используя традиционные, уже привычные форматы поиска. Но то, что работает для подбора одной категории сотрудников, не всегда так же эффективно работает для другой. Как искать площадку? Смело забивайте в поисковике социальных групп «удаленная работа» и выбирайте из них площадки с большим количеством участников и высокой вовлеченностью. Не переплачивайте за размещение, максимальные тарифы не всегда означают максимальный результат!

Каким должен быть хороший удаленный сотрудник?

Я перечислю несколько важных для сотрудника качеств. Если в вашем подчиненном вы увидите хотя бы половину из них, знайте – вы наняли хорошего работника.

• Организованность

На собеседовании проверьте этот навык, спросив у кандидата, как организован его рабочий день, с чего он обычно начинает работу, как делает перерывы в работе, какие факторы могут его отвлечь и сколько часов в день сотрудник работает.

Помните: тот, кто работает много, не всегда работает эффективно!

• Техническая подкованность

В подборе мы часто сталкиваемся с тем, что при малейших технических проблемах новички теряются и выпадают из рабочего процесса едва ли не на целый день. Поводов для такого «выпадения из графика» множество: отключили Интернет, слетели настройки гарнитуры, нет обновления на антивирусную систему и т.д.

Поэтому если вы сами новичок в работе с удаленными сотрудниками и система работы с ними у вас еще не выстроена, не экспериментируйте — нанимайте сотрудника с удаленным опытом работы от 1 года.

• Проактивность и инициативность

Довольно легко в режиме реального времени корректировать сотрудника, который целый день работает в офисе: что-то ему подсказать, присоединиться к переговорам с клиентом, ответить на вопрос. С удаленным сотрудников все иначе — корректировать его приходится постфактум. Именно поэтому удаленный сотрудник должен быть способен вовремя мобилизоваться: в какой-то ситуации озвучить позицию руководства, где-то «отстоять» скидку, в целом уверенно делать выбор в пользу того или иного решения.

Чтобы проверить, соответствует ли сотрудник вашим ожиданиям, еще на этапе собеседования подготовьте кейсы и примеры спорных ситуаций и посмотрите, как кандидат с ними справится.

• Честность и ответственность

Некоторых удаленных сотрудников приходится жестко контролировать, чтобы понимать, работают они или только делают вид. Приведу в пример поучительную историю: молодой человек успешно прошел двухнедельную стажировку на менеджера по продажам и приступил к работе. Работодатель решил проверить нового сотрудника и в течение дня несколько раз ему звонил. Выяснилось, что после первого звонка сотрудник решил, что проверки больше не будет, и благополучно уехал отдыхать с подругой. Надо ли говорить, что эффективность таких работников, как правило, нулевая?

Учитывайте, что работа с удаленными сотрудниками предполагает другие формы контроля, и их можно автоматизировать.

Гибкий ум предполагает высокую стрессоустойчивость, умение находить оптимальное решение и не терять оптимизма в сложных ситуациях. Гибкость проверяется реакцией кандидата на разные стрессовые ситуации. Хорошим результатом считается предложение как минимум двух-трех вариантов решений.

Протестировать кандидата можно, например, таким вопросом: «Вы дизайнер. Клиент просит внести правки, которые, на ваш взгляд, испортят макет. Как вы поступите?»

Личная встреча

В поиске удаленного сотрудника очень важно проводить собеседования. Если нет возможности встретиться с сотрудником лично, проведите собеседование в формате видеоконференции. Посмотрите на жесты и мимику, вслушайтесь в интонацию. Задавайте больше открытых вопросов и обязательно выслушивайте собеседника, ведь вы «приобретаете» себе сотрудника на долгое время. Ответьте себе на вопрос, комфортно ли вам взаимодействовать с этим человеком?

Не делайте длительных встреч, лучше разделите одно большое собеседование на два, продолжительностью не более 40 минут. Запишите впечатления после первого собеседования, используя специальные ежедневники или воркбуки, и составьте уточняющие вопросы. Договоритесь о повторном собеседовании.

Адаптация и стажировка

Приняв на работу удаленного сотрудника, не пропускайте этап адаптации и стажировки. Да, возможно, новоиспеченному сотруднику не нужно привыкать к рабочему месту. Но пройти обучение и сдать тестирование нужно обязательно. Поэтому определите этапы стажировки и критерии ее успешного прохождения.

Как и в случае с офисными сотрудниками, если есть возможность, лучше привлечь к стажировке одного из сотрудников, который давно работает и знает все процессы вашей компании. Он сможет дать новичку информацию о каждом этапе работы, а также рассказать о миссии, ценностях организации, правилах взаимодействия и в первое время всегда быть на связи.

Результатом успешной стажировки являются три составляющие: сотрудник понимает принципы работы компании, ему нравится в компании, он показал первые простые результаты работы. Если все эти три момента соблюдены, работник может полноценно вступать в должность.

Контроль работы

Нет особой необходимости в тотальном контроле над действиями сотрудника и его постоянной проверке. Но чтобы эффективно проконтролировать удалёнщика, необходимо выбрать нужные инструменты.

• Утренние «пятиминутки»

Помогают существенно увеличить продуктивность удаленных сотрудников: помочь поверить в свои силы и создать атмосферу рабочего дня. «Уложите» в пятиминутное приветствие мотивацию, контроль планов и разбор сложных ситуаций. Особенно хорошо «пятиминутки» работают в компании, где больше 10-12 сотрудников.

• СРМ – системы

Автоматизированные программы, системы управления продажами и процессами. СРМ можно дополнить разными приложениями, в которых возможно работать совместно: майнд-картами, виртуальными таблицами, облачными обменниками. Если же СРМ-система – это дорого или сложно для вашей компании, начинайте с простых аналоговых программ формата Trello или Google-офис.

• Трекеры рабочего времени

Это специализированные программы, отслеживающие активность сотрудника за компьютером. Подходят для тех, кто пользуется персональным компьютером более 60% рабочего времени. Программа отслеживает, что делает сотрудник, снимает скриншоты экрана, помогает контролировать занятость сотрудника. Если компьютер рабочий, на установку такой программы пока не требуется разрешения работника. Тем не менее, перед установкой программы рекомендую согласовать этот вопрос с сотрудником.

Помните: какой бы инструмент вы не выбрали, не стоит гнаться за трендами или рекламой. Попробуйте разные варианты и остановитесь на том, который по душе. Постоянно исследуйте новые возможности этих инструментов и рынка программ.

Время диктует нам новые форматы работы. И чем раньше мы воспользуемся этими возможностями, тем более конкурентными будем на рынке!

Желаю вам успехов и удачного найма!

Как мы контролируем удаленных сотрудников / Блог компании Maxilect / Хабр

От перехода на удаленное взаимодействие с сотрудниками многие компании удерживает боязнь потерять контроль над ситуацией – непонятно, как убедиться в том, что специалист свои восемь часов действительно работает, а не просиживает в социальных сетях. Казалось бы, решение – в инструментах слежения за пользователем: в системах учета рабочего времени, в контроле присутствия, съемке веб-камерой и т.п. Но мы в «Максилекте» принципиально не используем такие инструменты, действуя на ином, управленческом уровне.

(на фото — известный стритарт от Banksy, фотограф — Niv Singer)

Как мы держим руку на пульсе, чтобы работа компании была эффективной, и почему это работает – под катом.

Мы доверяем своим сотрудникам. Довольно банальное заявление для рассказа о контроле, но это действительно так. Вместе с тем я согласен с известной пословицей: «Доверяй, но проверяй». И мы доверяем, но контролируем. Однако углубиться в детали этого контроля нельзя без некоторого введения в первоначальные договоренности и задачи, которыми мы занимаемся.

О чем мы договариваемся на старте

При приеме на работу с сотрудником оговариваются все условия – мы придерживаемся политики максимальной прозрачности. Никаких «я подразумевал» – все нужно обсудить.

По каждому из пунктов мы стараемся быть гибкими – учитывать особенности жизни ребят из разных регионов, их личные пожелания. К примеру, у нас есть некий стандартный график – с 8-9 до 17-18 часов по Москве с учетом часового обеда по рабочим дням, в соответствии с производственным календарем РФ. Но иногда у сотрудника есть личные обстоятельства, из-за которых он хочет закрепить за собой, например, двухчасовой обед или перерыв в нестандартное время. Свои особенности могут быть и у проектов, на которых будут работать специалисты (предположим, клиент, с которым надо держать связь, находится в другом часовом поясе). Все это мы обсуждаем на старте.

Подробно обсуждается не только график работы, но и другие аспекты взаимодействия, к примеру обязательства относительно релизов (тот факт, что вся команда должна быть доступна в оговоренное время), возможность командировок один-два раза в год и т.п. По сути, мы договариваемся о рамках, внутри которых будем сотрудничать.

У нас есть условия, которые необходимо соблюдать в случае нарушения этих рамок. Если возникают обстоятельства, из-за которых нужно начать позже, закончить раньше или вообще не выйти в определенный день, все должно происходить открыто: сотрудник должен предупредить свою команду. Теоретически пропущенные часы необходимо отработать, но в корпоративной политике у нас предусмотрен некий временной люфт, за который никто не накажет: двое суток в году каждый сотрудник имеет право потратить на свои дела, не объясняя причин. Если «разрешенные прогулы» закончились, всегда можно взять день от оплачиваемого отпуска или отгул за свой счет, ну или отработать по согласованию с командой. Главное – предупредить. Гибкими условиями мы стараемся свести к минимуму необходимость как-то выкручиваться и нарушать договоренности.

Нет слежке!

Изначально выстраивая процессы удаленной работы, мы не стали тратить усилия на введение практики контролирующих звонков сотрудникам или внедрение инструментов микроменеджмента – средств контроля присутствия онлайн или видеонаблюдения через веб-камеры. С моей точки зрения, для интеллектуального труда они бессмысленны. Сначала требуется вложиться в покупку инструментов, потом тратить время и силы на разбор отчетов. Но ответа на главный вопрос – решил ли сотрудник поставленную задачу – они все равно не дают.

Наша позиция объясняется еще и тем, что сотрудники, у которых с самоорганизацией все в порядке, негативно относятся к подобным инструментам. «Результатники» испытывают дискомфорт, когда за ними пристально наблюдают. Снижается мотивация, а мы не можем этого допустить.

Мы не «процессники»,

мы – «результатники»!

В первый год работы «Максилекта» у нас даже был проект на Upwork, где мы отказали клиенту во включении средств контроля, т.к. считаем, что наши сотрудники не должны работать под счетчиками (на уровне Upwork он требовал скрин экрана нашего сотрудника раз в 10 минут). Несмотря на наш отказ, клиент согласился с нами работать и остался доволен итоговым результатом. Тогда мы сошлись на том, что трудозатраты будем списывать вручную, высылая короткие еженедельные отчеты. Вопросов по ним в итоге не было.

Контролируем результат

До сих пор речь шла только о наших договоренностях с сотрудниками. То, как мы контролируем их соблюдение, зависит от особенностей проекта.

«Максилект» в большей степени ориентирован на выполнение сложных задач под ключ. При такой постановке вопроса мы сами решаем, как прорабатывать проект, и декомпозируем задачи на элементарные составляющие. А дальше идет обычная работа проектного менеджера или тимлида (в некоторых проектах – их совместное участие) в соответствии с agile-методологией. Как и у всех, у нас тоже есть недельные спринты и ежедневные созвоны, позволяющие координировать разработку.

Мы предполагаем, что все заявленное время сотрудник занимается полезной работой. Исходя из этого, распределяются задачи, назначаются видеоконференции и т.п. Ведь рабочий процесс – это не просто получение задач на неделю и их выполнение в гордом одиночестве. Команды постоянно взаимодействуют – при удаленном формате работы это даже важнее, чем в офисе. Незаметно «исчезнуть» из всего этого взаимодействия невозможно.

Поскольку все происходит внутри команды, контроль на удаленке фактически ничем не отличается от контроля в офисах распределенных компаний, когда, например, одна часть команды сидит в регионе, а другая – в столице. Возможные накладки по срокам, отставания отдельных сотрудников и прочие неприятности если и возникают, то становятся заметны примерно в течение недели, что позволяет оперативно реагировать на ситуацию. Иными словами, никаких принципиальных сложностей здесь нет.

На некоторых проектах у нас есть учет рабочего времени для внутренних нужд. Он, естественно, реализован не через автоматическую слежку, а через ручную отчетность («одну задачу делал столько-то часов, другую – столько-то»).

Мы не используем распространенные способы оценки коллектива и его вовлеченности, например метод 360 градусов, поскольку перед нами не стоит задачи измерить работу наших сотрудников по HR-метрикам – они не дают нам необходимой информации. Все проектное общение идет неформально, на человеческом языке. Но чтобы видеть ситуацию более-менее объективно, по каждому сотруднику у нас есть план на ближайшие несколько месяцев, где указываются задачи, которые он должен решить, и личные цели, например изучение новых инструментов, технологий, языков программирования. Этот план формируется сотрудником совместно с его непосредственным руководителем.

Защищаясь от «выгорания» технических специалистов, мы даем возможность сотрудникам перейти в другой проект, если, например, «приелся» стек технологий. Компания изначально заявляет, что это нормальная практика, которая не приводит к экономическим или иным санкциям, поэтому о подобных проблемах сотрудник свободно сообщает на ранней стадии и мы можем провести замены на проекте с минимальными потерями, проговорив все перестановки и предусмотрев время на обучение нового специалиста.

Есть у нас отдельные проекты, где часть команды «Максилект» работает бок о бок со специалистами заказчика. И головной боли с точки зрения контроля они доставляют больше. Разница здесь принципиальная. В первом случае мы имеем обычную внутреннюю команду, а во втором – к части команды у нас просто нет доступа, да и влияние на проект ограничено установленными на старте рамками. В этой ситуации спасают взаимоотношения с заказчиком, выстроенные совместными усилиями.

Наш основной инструмент контроля решения задач – сбор обратной связи от клиентов, на чьих проектах работают сотрудники. Аккаунт-менеджеры общаются с клиентом не реже двух раз в месяц, обсуждая, решает ли каждый отдельный сотрудник в команде и команда в целом поставленную задачу:

• качественно ли выполняется работа,
• вовремя ли она выполняется,
• есть ли недоработки,
• что понравилось или не понравилось в работе за последнее время,
• что нужно улучшить в работе конкретного специалиста.

Те же вопросы (только гораздо чаще) мы задаем команде – это позволяет менеджерам получить понимание того, в каком состоянии находится проект, как если бы это была внутренняя команда.
Выше я упоминал, что в рамках постоянных созвонов мы обсуждаем не только проект, но и личное развитие сотрудника. При работе сотрудника вместе со специалистами заказчика свои «пять копеек» в его личный план развития может внести и клиент, если, по его мнению, сотруднику не хватает некоторых технических компетенций.

В итоге получаем контроль на уровне ключевой метрики – качества (в контексте разработки – code style, сроки и т.п.) – без промежуточных и бесполезных для нас данных, вроде открытых на компьютере сотрудника сайтов или сотен фотографий его рабочего стола. А кроме того, все довольны. Пожелания клиента учитываются, работа идет. Сотрудник имеет определенный уровень вовлеченности в проект (не просто пишет код, а становится частью проектной команды) и получает необходимую ему обратную связь.

Все работает, но есть ограничения

Понятно, что не каждого сотрудника можно встроить в наш рабочий процесс так, чтобы его вклад был оценен участниками. Сотрудники должны быть организованными и обладать рядом софт-скиллов. Встретившись с проблемой, они не могут сидеть и ждать, пока она сама разрешится, а должны попробовать решить ее самостоятельно. Если же без стороннего участия решение невозможно, проблему необходимо озвучить. Это могут не все, поэтому мы учитываем необходимые нам софт-скиллы при найме (об этом мы недавно писали). И это еще один компонент нашей системы контроля: те, кто, по нашему мнению, не впишется в процесс, просто не пройдут собеседования.

Хочу оговориться, что какими бы софт-скиллами ни обладал сотрудник, у всех бывают моменты, когда голова не работает: во время болезни, семейных неурядиц и т.п. Для нас это не повод увольнять. Но мы ожидаем, что сотрудник сам нам сообщит о проблеме, и мы вместе найдем решение (например, предоставим незапланированный отпуск). Даже если явного разговора об этом нет, в ходе личного общения мы все равно видим изменения и пытаемся помочь. Контакт с сотрудниками важен еще и с этой точки зрения.

Бюджеты и сроки

Ошибки случаются у всех. Были промахи и у нашей системы контроля. Но мы строим все процессы так, чтобы цена ошибки была минимальной.

Любую задачу мы декомпозируем на фрагменты длительностью не более 32 часов. С одной стороны, это требует больших трудозатрат на этапе оценки. Учитывая это, мы не участвуем в конкурсах, тендерах и других оценках, где пресейл с малой вероятностью приведет к проекту. Но зато в тех переговорах, где дело дошло до расчета стоимости, стараемся получить на этом этапе максимальную детализацию. Дополнительные 8 часов, потраченные на детали, позволяют сэкономить бюджет проекта и уложиться в первоначально озвученные сроки. Это касается проектов обоих упомянутых типов.

Если по каким-то причинам сотрудник не справляется, мы узнаем об этом не через полгода, а через несколько дней, в самом худшем случае – через пару недель. Может быть, у сотрудника есть объективные проблемы или же он использует не самый оптимальный подход для решения – тогда мы подключимся и поможем.

У нас уже были такие ситуации, когда «съезжали» сроки, – это было видно и по количеству решенных сотрудником условно-одинаковых по трудоемкости задач, и по отзывам клиента (проблемы были как раз на проектах, реализуемых совместно с сотрудниками заказчика). И как раз тогда отработали все механизмы контроля на ранней стадии. Еще до того, как клиент открыто заявил о проблемах, были заметны первые звоночки внутри команды. В одном из кейсов у нас даже оказался небольшой запас времени на то, чтобы дать человеку исправиться. Ну а когда он не воспользовался шансом, мы все равно справились с ситуацией так, что это почти не отразилось на проекте. С сотрудником пришлось расстаться. Хотя, честно скажу, для тех, кто какое-то время проработал в компании и показывал результат ранее, увольнение рассматривается как крайняя мера. До него мы стараемся найти какие-то точки соприкосновения и разрешить ситуацию иным способом.

Вместо итогов хочу отметить, что наша схема вряд ли может быть внедрена в любой компании. Здесь необходимо прорабатывать всю, как это называется, корпоративную культуру, меняя фокус с процессов на результат. «Максилекту» было сравнительно легко, поскольку компания строилась так изначально. Хотя многие вещи пришлось изучать на собственном опыте. И мы продолжаем этот путь, улучшая процессы по мере приобретения нового опыта.

Автор статьи: Сергей Марина

P.S.: Мы публикуем наши статьи на нескольких площадках Рунета. Подписывайтесь на наши страницы в VK, FB или Telegram-канал, чтобы узнавать обо всех наших публикациях и других новостях компании Maxilect.

Как успешно управлять удаленными сотрудниками: пошаговое руководство

Чем больше сотрудников работает из домашних офисов, тем больше у руководителей поводов волноваться, как этими сотрудниками управлять. Для многих владельцев бизнеса идея отказаться от физического присутствия сотрудников на работе может быть сложной.

Мы уже не раз писали, как перейти на удаленку обычному работнику, в этой статье поднимем тему другой стороны — работотаделя. С новой парадигмой рабочего места возникает необходимость смещать стили управления, создавать новые инструменты для контроля сотрудников, которые работают из дома.

Однако, при наличии подходящих навыков и грамотно выстроенных рабочих процессов выигрывают обе стороны: удаленные работники могут выбирать удобный график, а работодатели – сокращать издержки и находить профессионалов, не привязываясь к географии поиска.

Вместе с тем, обе стороны должны иметь хорошие коммуникативные и личные навыки и качества и иметь желание их развивать — удаленная работа предполагает больше личной ответственности, нежели офисная. Преимущества политики удаленного найма в полной мере оценила технологическая отрасль. Компании-разработчики ПО входят в первую десятку работодателей, предоставляющих работу по гибкому графику и удаленные рабочие места.

На взгляд работодателей из ИТ сектора, такая политика развязала им руки – дала возможность конкурировать за ценные кадры, не ограничиваясь рамками одного региона. Для высококвалифицированных технических специалистов это означает расширение списка потенциальных работодателей без необходимости переезда.  Сотрудники компьютерных и математических областей работают удаленно гораздо чаще, чем их сверстники, выбравшие другие профессии.

Какие типы профессий можно перевести на удаленный режим

Вот некоторые виды работ, которые вы можете поручить удаленным работникам:

• Бухгалтерия
• Обслуживание клиентов
• Маркетинг и реклама
• Разработка и сопровождение веб-сайта
• Графическое редактирование
• Ввод данных
• Написание контента
• Дизайн продукта
• Управление поставками
• Расчет заработной платы
• Разработка программного обеспечения

Универсального рецепта нет – длина списка зависит от вас. Чтобы определить, какие рабочие места будут удаленными, составьте список всех работ, необходимых для вашего бизнеса. Опишите требования для каждой из них и задайте себе вопрос, почему эту работу можно выполнить дистанционно.

Совет! Начните с малого

Чтобы компании было легче понять, что она подразумевает под «удаленной работой», для начала можно рекомендовать гибридный подход – когда сотрудники приходят в офис в одно время и работают из дома – в другое.

Если вы планируете открыть свою компанию, состоящую из одних фрилансеров, не торопитесь нанимать людей, которые живут далеко. Пусть ваши первые сотрудники будут из одного с вами города – это снизит риски для бизнеса. Хорошо, если вы уже знали их раньше.

Со временем вы можете попробовать нанять удаленного сотрудника издалека. Когда сотрудники физически не могут оказаться вместе – живут в разных городах или даже странах – возможен режим только домашнего офиса.

Полезные советы при поиске удаленного сотрудника

Включите эти пункты в текст вакансии

• Объяснение, почему роль является удаленной. Если требуется техническая поддержка в конкретном часовом поясе, укажите это, чтобы потенциальные кандидаты понимали, почему возможен только удаленный график.
• Наличие командировок. Если работа потребует поездок в головной офис, напишите об этом. Некоторые потенциальные сотрудники на удаленные позиции не готовы путешествовать.
• Опыт работы в качестве удаленного работника. Следует указать, что нужен человек, который уже знает, что такое дистанционное сотрудничество.
• Требования к домашнему офису. Не каждый, кто работает из дома, имеет подходящую в вашем понимании обстановку для работы. Лучше уточнить заранее, что ваш будущий сотрудник имеет неограниченный высокоскоростной доступ в Интернет, у него есть подходящее рабочее пространство. Убедитесь, что кандидаты не рассматривают ближайшее кафе или пляж в качестве домашнего офиса.
• Личные качества. В требованиях к вакансии опишите конкретные навыки, которыми должен обладать успешный кандидат – умение самостоятельно организовывать свой день, работать с минимумом инструкций, четко формулировать, выставлять приоритеты, не теряться в потоке многозадачности, быть на связи.

Ищите подходящих людей

Базовые требования к удаленному сотруднику:

• Релевантный опыт
• Мотивация, заинтересованность в удаленной работе

Реальность такова, что не каждый может работать самостоятельно, без присмотра. При отсутствии прямого контроля многие будут упрощать себе задачи. Часто сотрудники нуждаются в социальной среде и, работая из дома, чувствуют себя изолированными от команды.

Большая часть успеха дистанционного управления – это умение найти подходящих людей. Как правило, работать удаленно комфортно тем, кто это делал раньше. Или у которых все хорошо с дисциплиной и мотивацией.

На заметку! Учитывайте разницу между сотрудником, которому иногда разрешают работать из дома и полностью удаленным работником. Это – разный опыт.

В чем сложность управления удаленными сотрудниками?

Когда подчиненные находятся в разных местах, проконтролировать их действия становится сложнее. Вызовы, с которыми сталкивается менеджер удаленной команды:

1. Не видит, как удаленные работники распределяют свое время
2. Традиционные методы контроля качества продукта не работают
3. Общение с удаленными работниками, особенно при наличии культурных различий между менеджером и подчиненным сотрудником
4. Трудно осуществлять наставничество и поддержку профессионального развития удаленных работников
5. Создание сплоченной команды, когда удаленные работники разбросаны по разным городам и/или находятся в разных часовых поясах.

В чем сложности для подчиненного?

Удаленные работники тоже встречают трудности на своем пути:

1. Интеграция в компанию

Им труднее интегрироваться в корпоративную культуру. Удаленные работники могут иметь контакт с их непосредственной командой, но не имеют возможности составить полное представление об организации.

2. Профессиональное продвижение в организации

Удаленные сотрудники как будто выносятся за скобки корпоративной жизни. Такой работник не имеет личных отношений с коллегами, начальством и находится в невыгодном положении, когда речь идет о продвижении внутри компании.

3. Баланс работы / жизни

Работающим на дому трудно установить четкие границы между работой и личной жизнью. В некотором смысле они работают всегда. Не зависят от офисных «поглотителей времени» и могут работать дольше своих коллег. Например, когда офис уже закрыт. Важно! Хотя дополнительная производительность удаленного персонала выгодна организации, в долгосрочной перспективе она может привести к выгоранию и оттоку сотрудников.

Как управлять удаленной командой

Многие менеджеры не видят разницы между офисными и удаленными работниками и поэтому относятся к ним одинаково. Это – управленческая ошибка. С удаленными сотрудниками нужно быть на связи постоянно – здесь гораздо больше устных и письменных коммуникаций в режиме сверки ожиданий, как должна выполняться работа.

Использовать подход «сосредоточиться на результатах, а не на процессе» – заманчиво, но не получится. Удаленный работник нуждается в уточнениях от разных специалистов и руководителя.

Будьте на связи

Удаленным менеджерам приходится менять свой стиль управления – меньше полагаться на визуальные эффекты и делать упор на проактивную коммуникацию, регулярность проверок, настройку и корректировку целей. Регулярные виртуальные встречи с удаленными работниками гарантируют, что обе стороны одинаково понимают задание, у работника есть доступ ко всем необходимым ресурсам. Такое общение помогает установить доверие со стороны сотрудников.

Долой микроменеджмент

Будьте осторожны – не попадитесь в ловушку микроменеджмента. Возникает соблазн контролировать каждый шаг, потому что вы не можете наблюдать, как они работают. Однако, идея, что вы должны физически находиться напротив кого-то, чтобы судить о его работе, – в корне неверна.

Вы должны судить о работе по результату, который виден с любого места. Учитесь доверять и позволяйте людям выполнять их обязанности. Важно! Помните, если ваши подчиненные могут давать результат только в том случае, когда вы их контролируете или учите, тогда вам нужно расти как менеджеру.

«Обрастайте» контактами

Сотрудники, которые работают из дома, могут иногда чувствовать себя изолированными. Если у людей нет навыков управления временем и личной дисциплины, они могут стать прокрастинаторами – откладывают дела на потом, постоянно сдвигают сроки, что приводит к стрессу и тревоге.

Существуют способы создавать для своих сотрудников виртуальную среду общения друг с другом. Например, раз в месяц несколько сотрудников, выбранных случайным методом, создают видеоконференцию и обсуждают разные темы. Единственное правило – нельзя обсуждать работу.

Это делается с целью, чтобы люди могли узнать друг друга, установить эмоциональный контакт с коллегами, не чувствовать себя в изоляции.

На заметку! Каждое утро в понедельник специальная программа спрашивает сотрудников, что они делали в эти выходные, и призывает их обмениваться фотографиями и обновлениями с коллегами. Раз в месяц она спрашивает о том, какие книги читают сотрудники, и предлагает обменяться списками литературы.  

Правила дистанционного сотрудничества

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами удаленного найма, компании учатся применять новые формы организационной поддержки. Хорошо, если ваши сотрудники знают с самого начала, к кому обратиться по любому вопросу, прежде чем отвлечь вас от дел.

Связь

1. Как и когда отвечать на электронные письма?
2. Являются ли обязательными еженедельные телефонные звонки?
3. Критичное время отклика для членов глобальной команды?

Гибкость рабочего графика

1. Существуют ли единые рабочие часы или можно создавать собственные графики работы?
2. Если удаленные работники живут в разных часовых поясах, нужно ли быть на связи вне основного времени?

Возмещение расходов, связанных с бизнесом — Кто оплачивает расходы на мобильную связь? Предоставляется ли ноутбук для работы? Как насчет канцелярских принадлежностей?

Поездки — Должны ли удаленные сотрудники посещать корпоративный офис? Как часто?

Оценка эффективности — Большинству сотрудников важно, как оценивают и компенсируют их труд. Продумайте, как и когда будете давать обратную связь, связанную с оценкой эффективности и компенсацией.

Отчетность — Ежедневный краткий отчет – работа, выполненная за день, план на завтра и список всех проблем, с которыми сталкивается новый сотрудник, – удобный формат для начала удаленного сотрудничества.

Ожидания о сроках — Обязательно уведомите нового сотрудника о соблюдении сроков и об ответственности оперативно оповестить менеджера о непредвиденных проблемах.

Корпоративные правила — Сообщайте новому сотруднику, какое поведение поощряется в компании. Например, принято быть открытым с другими сотрудниками, делиться своими знаниями и работать по запросу.

Инструменты-помощники для организации удаленного сотрудничества

Технологии являются мощным драйвером рынка удаленного найма. В совместной работе их помощь сложно переоценить.

• Система управления удаленными командами (Trello)

Контролирует производительность сотрудников и помогает решать проблемы до того, как они повлияли на результаты.

• Инструменты совместной работы в режиме реального времени/мессенджеры (Skype, Slack)

Для быстрой коммуникации внутри удаленной команды.

• Инструменты для совместного использования файлов (Google Диск, Dropbox)

Позволяет членам виртуальной команды совместно работать над документом. Даже если ваши сотрудники разбросаны по всему миру, создать удаленную команду мечты не так сложно, — были бы желание и грамотный руководитель.

Как управлять удаленными сотрудниками

Основные моменты истории

• Удаленные сотрудники слишком важны для руководителей, чтобы игнорировать их уникальные потребности.
• Индивидуализация, четкие ожидания, доверие и талант помогают им процветать.
• Узнайте больше о том, как менеджеры могут улучшить командную работу на рабочем месте.

Выбор подходящего менеджера — самая важная часть работы лидера.

На руководителей приходится не менее 70% разброса оценок вовлеченности сотрудников, и вовлеченность тесно связана с производительностью. Но перед менеджерами удаленных сотрудников стоит особая задача — распространить это влияние на людей, которых они редко видят или едва ли знают.

Это растущая проблема. Согласно отчету Gallup State of the American Workplace Gallup , в настоящее время 43% всех сотрудников в США работают вне офиса хотя бы часть времени.

Исследование Стэнфордского университета показало, что увеличение производительности удаленных сотрудников эквивалентно дополнительному дню на человека в неделю. А удаленные сотрудники в среднем менее склонны к выгоранию и во многих отношениях более вовлечены, чем штатные сотрудники.

Для руководителей это означает, что удаленные сотрудники вносят слишком большой вклад, чтобы игнорировать свои уникальные потребности в управлении.

Увеличение производительности удаленных сотрудников эквивалентно дополнительному дню на человека в неделю.

Исследование Gallup на рабочем месте показывает, что для получения максимальной отдачи от удаленного работника менеджеры должны:

1. Индивидуализируйте.

Некоторые удаленные сотрудники чувствуют себя изолированными, работая в одиночку, в то время как другие чувствуют себя освобожденными. Некоторые любят круглосуточный доступ к работе; другим нужна реальная граница между офисом и домом. Одни лучше всего работают посреди ночи, а другие соблюдают строгие рабочие часы. Принятие метода и аргументации удаленного работника помогает менеджерам наставлять сотрудников от имени компании, продвигая корпоративные преимущества, характерные для работы вне офиса.Индивидуализация помогает удаленным сотрудникам «чувствовать заботу как личность», что является фундаментальным элементом взаимодействия.

2. Определите ожидания.

Люди многому учатся из контекста, и чем меньше времени они проводят в офисе, тем меньше у сотрудников контекста относительно ожиданий своего руководителя. Поэтому менеджеры должны четко указывать, что должен производить удаленный работник. Параметры, сроки и метрики задач должны быть предельно ясными, как и личные ощущения руководителя.Например, если менеджеру нужны еженедельные отчеты о проделанной работе или быстрые ответы на электронные письма, он должен сообщить об этом и привлечь сотрудника к ответственности.

3. Укрепляйте доверие.

Менеджеры укрепляют доверие через индивидуальность, выполняя свои обещания и частые разговоры. Хорошо помогает личное время во время адаптации, а также ежегодные личные встречи после того, как работник найден. Эти встречи могут быть более социальными, чем нет, но всегда есть экономическое обоснование для личных бесед.Создание прямой видимости для удаленного работника также способствует укреплению доверия. Знание, к кому обратиться за помощью, повышает продуктивность и способствует развитию, но удаленным работникам этого не хватает. Менеджеры, которые выступают в роли доверенных лиц в сети своих удаленных сотрудников, доказывают, что они заслуживают доверия и незаменимы для его успеха.

4. Верьте в талант.

Талант является ключом к успеху больше, чем любая другая черта. Отчет сотрудника CliftonStrengths, в котором определяются его внутренние движущие силы и области потенциального совершенства, может быть огромным преимуществом для менеджера.Тем не менее, для развития этого таланта на расстоянии могут потребоваться усердие, креативность, находчивость и много разговоров. Назначения, согласованные с талантами сотрудника, помогают человеку развить эти таланты в сильные стороны, улучшая результаты бизнеса. И хотя менеджеры всегда должны интересоваться мнением удаленных сотрудников — расстояние часто дает ценную перспективу, — вопросы о мнениях, основанных на талантах, могут дать особенно полезную обратную связь.

Самое важное, что может сделать лидер

Основные элементы привлекательного рабочего места, которые определяет Gallup Q ¹² , необходимы всем сотрудникам, чтобы они хорошо выполняли свою работу.А у лучших менеджеров есть несколько основных качеств, которые повышают вовлеченность, продуктивность, прибыльность и множество других проблем.

Честно говоря, даже лучший менеджер удаленных сотрудников не делает все это каждый день с каждым сотрудником. Но у эффективных менеджеров есть врожденный талант.

Руководители должны считать такой талант благом. Согласно последнему бестселлеру Gallup, It’s the Manager , 53% сотрудников считают, что при выборе работы для них очень важен больший баланс работы и личной жизни, 63% миллениалов сменили бы работу на гибкий график, и если бы им был предоставлен выбор между небольшим поднять и работать удаленно, большинство работников предпочли бы работать из дома.

В настоящее время только 44% сотрудников говорят, что их рабочее место предлагает гибкий график. По мере того, как рынок труда становится более жестким — уже 51% работников говорят, что они бросили бы свою работу в пользу работы с гибким графиком работы — удаленная работа становится все меньше привилегией и больше ожидает руководителей, если они того захотят. талантливые работники. И нет смысла ставить талантливого удаленного работника под неадекватного менеджера.

Верно, никогда и не имеет смысла объединять рабочего с плохим менеджером.Влияние на результаты бизнеса слишком серьезно. Но эффективное управление удаленными сотрудниками требует перекалибровки подхода к работнику. Руководители должны помнить об этом при выборе своих менеджеров.

Ничто так не влияет на бизнес в долгосрочной перспективе, как люди, оказывающие непосредственное влияние на его сотрудников, независимо от того, где они работают.

Не уверены, теряете ли вы ценность из-за неэффективного управления? Gallup может помочь:

• Узнайте больше о наших исследованиях и идеях в нашем последнем бестселлере It’s the Manager .
• Зарегистрируйтесь на курс Leading High-Performance Teams, чтобы получить инструменты и методы, необходимые для развития и вовлечения всех сотрудников, независимо от того, где они работают.
• Посмотрите наш веб-семинар «Управление удаленными сотрудниками», чтобы услышать, что наши эксперты говорят о важности коммуникации для привлечения удаленных сотрудников.

Адам Хикман, доктор философии, является менеджером по контенту в Gallup.

Илана Рон Леви — директор-консультант Gallup.

Дженнифер Робисон внесла свой вклад в эту статью.

.

передовых методов обеспечения вовлеченности удаленных сотрудников

За последнее десятилетие удаленная работа стала тем же уровнем возможностей, что и должности в офисе. Все больше и больше мы видим, что компании предпочитают традиционный подход, когда весь персонал находится на месте.

Неудивительно, что удаленная работа приобрела такую ​​популярность — для профессий, которые не требуют многого, кроме ноутбука и доступа к Интернету, это стало прекрасной возможностью иметь автономию над балансом работы и личной жизни и подключаться к различным рабочим местам, не упуская о возможностях трудоустройства.

Вовлеченность сотрудников начинается с доверия и общения между компанией и ее талантами. Это помогает поддерживать продуктивность и удовлетворенность сотрудников на рабочем месте, что значительно способствует росту компании и успеху в бизнесе.

Тенденции в удаленных командах

Удаленная работа растет не по дням, а по часам, и многочисленные публикации подтверждают растущий интерес к удаленным возможностям.

Благодаря техническим инструментам, которые помогают объединить и оптимизировать рабочие процессы, становится проще общаться и выполнять рабочие обязанности для сотрудников во всех уголках мира.

Цифры показывают, что удаленная занятость выросла на 140% с 2005 года, что означает, что 4,3 миллиона сотрудников работают из дома по крайней мере половину времени, и этот рост не замедляется.

Теперь, когда удаленная работа больше не является чем-то новым, возникает следующий вопрос — возьмет ли она когда-нибудь офисную работу и станет ли она популярной? Мы доживем до этого.

Большинство удаленных сотрудников по-прежнему подтверждают, что они более продуктивны, работая вне офиса, и им не приходится сталкиваться с обычными отвлекающими факторами, такими как фоновый шум, разговоры с коллегами, отвлекающие факторы.

Совместная адаптация собственного расписания и распорядка работы без необходимости думать о поездках на работу сделает их намного счастливее на рабочем месте.

Проблемы удаленной работы

Как и любое хорошее и интересное предприятие, удаленная работа сопряжена с собственными проблемами, которые касаются распределенных команд и их лидерства.

Достаточно сложно собрать и обучить эффективную команду в офисной среде, что тут говорить, когда члены команды не находятся в одном месте.

Связь

Связь считается одной из самых больших проблем для удаленных команд. И неудивительно, что там, где даже при обычном личном общении могут возникать недопонимания и ошибки, даже передовые технологии не гарантируют, что что-то не будет потеряно при переводе.

Невовлеченность

Удаленные сотрудники часто подтверждают, что они чувствуют себя обделенными, когда дело касается жизни компании. Чувство принадлежности тесно связано с приверженностью сотрудников компании и их лояльностью, отсутствие которой приводит к высокой текучести кадров.

Производительность

Здесь мнения экспертов разделились: некоторые искренне считают, что удаленная работа улучшает производительность благодаря отсутствию отвлекающих факторов, таких как фоновый шум, болтливость коллег, строгий график и поездки на работу.

Остальные стоят на противоположной стороне — отсутствие офисной обстановки затрудняет концентрацию, отсутствие ответственности нарушает повседневный рабочий распорядок, еще больше отвлекающих факторов дома или в кафе, в зависимости от того, где вы работаете.

Адаптация

Отсутствие офисной среды затрудняет присоединение новых удаленных сотрудников к команде и более эффективное обучение.

Даже хорошо детализированная документация не сравнится с личным надзором в первые дни на новой должности. Мы также не можем упускать из виду социальный фактор, который обычно обеспечивает бесшовную интеграцию нового человека в группу.

Отсутствие направления

Удаленная работа часто ассоциируется с самоорганизацией и автономией в повседневных рабочих обязанностях.

Чтобы избежать микроменеджмента, руководители команд передают своим профессионалам бразды правления своими рабочими операциями, что может иметь неприятные последствия, если сотрудники почувствуют отсутствие указаний, исходящих от своих руководителей, и потеряют представление о проекте в целом.

Почему вовлечение сотрудников имеет решающее значение

Вовлеченность сотрудников является важной частью корпоративной культуры и обеспечивает долгосрочные выгоды для тех, кто решил приложить к ней усилия.

Что наиболее важно, вовлечение сотрудников помогает предотвратить высокую текучесть кадров внутри организации.Взаимодействие основано на свидетельстве доверия между сотрудниками и организацией, когда обещания и обязательства понимаются и выполняются с обеих сторон.

Быть и чувствовать себя частью команды с ясными целями, сильными и аутентичными ценностями и благоприятной средой помогает сотрудникам понять, что вас ценят и что вы оказываете положительное влияние на рост бизнеса.

Компании, которые понимают, что их сотрудники являются наиболее ценным активом для их бизнеса, и стараются поддерживать развитие новых навыков, признают достижения, дают и запрашивают регулярные отзывы и способствуют росту своих сотрудников.

И это намного проще, когда рядом с вами в офисе есть сотрудники.

Удаленные сотрудники часто чувствуют себя обделенными из-за того, что они находятся за пределами физического офиса компании, и им сложно соответствовать корпоративной культуре.

Таким образом, для удаленного управления командой возникает дополнительная необходимость в обеспечении того, чтобы удаленные коллеги рассматривались как равноправные члены команды и участвовали в жизни компании.

Объединяет сотрудников с целями компании

Общие ценности создают прочную основу для здоровой корпоративной культуры, которая привлекает и удерживает таланты в компании.Когда все стремятся достичь одной и той же цели, люди чувствуют себя более сплоченными и вовлеченными в процесс.

Создает доверие и лояльность

Доверие на рабочем месте, если его часто воспринимают как должное. Создание прочных доверительных отношений между сотрудниками и руководством компании — постоянная задача, требующая равного участия обеих сторон.

Вовлеченные сотрудники, как правило, больше заботятся о своем работодателе, что помогает снизить текучесть кадров и оправдать ожидания обеих сторон.

Повышает производительность

Доказано, что производительность тесно связана с вовлеченностью сотрудников.

Удаленный сотрудник, который активно участвует в жизни компании и чувствует себя счастливым по этому поводу, обязательно будет работать лучше, чем его коллеги, которые не чувствуют себя частью компании.

Помогает чувствовать себя включенным

Исследование показало, что шокирующие 70% удаленных сотрудников часто чувствуют себя обделенными, что делает их менее счастливыми и продуктивными.

И это неудивительно — удаленные рабочие места лишены традиционного офисного подшучивания и общения, в результате чего удаленные сотрудники чувствуют себя всего лишь рабочей силой.

Культура компании

Культура компании — это намного больше, чем просто набор ценностей компании и заявления о видении и миссии — она ​​охватывает, среди прочего, все коммуникации, образ мышления, этику, разнообразие и прозрачность в компании.

Каждая компания использует это по-своему, что согласуется с ее ценностями, но это некоторые общие черты, которые разделяют организации, которые отдают предпочтение своей культуре, такие как Google, Facebook, Zappos, Squarespace.

Отличная корпоративная культура предоставляет сотрудникам возможности для роста, решения проблем и развития, при этом относясь к ним с уважением, обеспечивая доверие и открытость.

Это не означает, что вам нужно создать высокотехнологичный офис и стать гибким в один момент, нет.

Приоритет корпоративной культуре означает в первую очередь сосредоточиться на людях и их потребностях, чтобы они чувствовали себя желанными и счастливыми на рабочем месте, относились к ним с уважением и доверием, как вы хотели бы, чтобы они относились к своему работодателю.

Удаленным сотрудникам может быть труднее активно участвовать в корпоративной культуре, но вот несколько идей, которые могут помочь им почувствовать себя более вовлеченными.

Реальные обязанности

Проявление доверия к сотрудникам путем делегирования им некоторых обязанностей, подтверждающих их положение в компании, — эффективный способ показать им, какую роль они играют в команде.

Принимая во внимание их предложения, давая им ведущую роль на собрании и вовлекая их в действия, выходящие за рамки их обязанностей, вы напоминаете им, что они являются частью всей команды так же, как и их коллеги по офис есть.

Ditch 9-5 образ мышления

Удаленная команда — это больше, чем просто коллеги по всему миру — это сообщество профессионалов-единомышленников, которые разделяют ценности и взгляды на жизнь и могут способствовать личному росту друг друга.

Прагматический подход к работе удаленной команды лишает вас возможности создать среду, в которой люди хотят вернуться со своими идеями, энтузиазмом и желанием полностью посвятить себя проекту.

Не игнорируйте встречи из реальной жизни

Если компания может себе это позволить, встречи в реальной жизни и корпоративные выезды становятся фантастической возможностью познакомиться с виртуальными коллегами и познакомиться с ними в реальной жизни.

Еще один фантастический вариант, если у вас есть физический офис, — это приветствовать там вашего нового сотрудника и лично пройти обучение и пройти обучение, прежде чем погрузиться в обязанности.

Сотрудничество и развлечение

Поддержание продуктивного рабочего места является приоритетом для любой компании, адаптировавшей методы удаленной работы, но позволяя немного веселья и неформального общения, помогает поддерживать гуманный подход к работе, отделяющий менеджмент от руководства.

Плюс, он помогает продвигать творческое сотрудничество, позволяя членам вашей команды избегать своих монотонных рутинных дел.

Общие ценности

Если ценности сотрудников не совпадают с ценностями компании, им может стать трудно сохранять мотивацию и посвятить себя проекту, над которым они работают.

С того момента, как процесс отбора переходит в повседневную работу, очень важно, чтобы компания четко доносила свои ценности и свое положение, чтобы убедиться, что все в команде смотрят друг на друга и верят в общую цель.

Доверие

Удаленная работа в значительной степени зависит от доверия внутри организации, так как требует от сотрудников самоорганизации и от руководителей групп избегать микроменеджмента. Атмосфера доверия дает удаленным специалистам возможность увидеть, как компания их ценит.

Достижение цели

Содействие здоровой конкуренции между коллегами внутри компании мотивирует всех в команде показывать лучшие результаты и идти в ногу с другими.

Хотя выполнение работы является реальной обязанностью, на которую вы нанимаете своих удаленных сотрудников, небольшой дополнительный толчок может помочь им достичь лучших результатов и почувствовать себя включенными в командную деятельность.

Инклюзивная среда

Мы несколько раз упоминали, что удаленные сотрудники чувствуют себя исключенными, но здесь мы хотели бы обсудить некоторые идеи о том, как вы можете помочь им почувствовать себя частью команды.

Современный подход к трудоустройству смещается от найма людей только для выполнения своих обязанностей к подходу, более ориентированному на человека и ориентированному на рост.

Компании знают цену большим талантам и понимают, что зарплаты просто недостаточно, чтобы удержать их.Человеческий капитал стал одним из приоритетов среди компаний, ориентированных на долгосрочный рост и стабильное экономическое положение.

В конце концов, именно люди создают или разрушают ваш бизнес.

Признательность

Вы можете выразить признательность удаленной команде другими способами, а не зарплатой.

Положительный отзыв и напоминание о ценности, которую они добавляют к команде, и вся компания может творить чудеса с сотрудниками и указывать им на то, что их работа означает больше, чем просто время, проведенное в сети.

Признательность — один из самых простых и эффективных способов мотивировать удаленных сотрудников. Многочисленные исследования показали, что сотрудники меньше мотивированы деньгами и больше такими вещами, как признание их идей и предложений, потенциал роста и авторитет.

Это не означает, что вы должны перестать платить бонусы за хорошо выполненную работу, но соедините это с признанием сотрудников, и вы получите фантастический ответ.

Сосредоточьтесь на людях

За каждой работой стоит человек со своими мечтами, страхами, амбициями, идеями и жизнью, который напрямую влияет на их работу на рабочем месте.

Несмотря на то, что продуктивность должна быть приоритетом в рабочее время, вы можете копнуть немного глубже, чтобы понять, что движет вашими удаленными сотрудниками и как это может помочь им проявить себя лучше на рабочем месте.

Создание социального капитала

Социальный капитал означает нашу способность работать вместе для достижения общей цели, решать сложные проблемы посредством сотрудничества, улучшать социальные структуры и отношения.

Социальная активность на удаленном рабочем месте может быть столь же полезной для успеха проекта, как выполнение прямых рабочих обязанностей (но не заменять их), и ее нельзя упускать из виду.

Попросите людей, занимающих различные должности, внести свой вклад

Вы можете найти гораздо более оригинальные и уникальные идеи, исходящие от людей, чьи рабочие обязанности не связаны напрямую с поставленным вопросом. Мы склонны вовлекаться в рабочий распорядок, находить оптимальное решение проблемы и придерживаться его.

Обращение за мнением или советом к человеку, который может взглянуть с совершенно другой точки зрения, может помочь найти более интересные и необычные решения, о которых вы раньше не думали.

Дистанционное построение команды

Как объединить товарищей по команде, когда они разбросаны по всему миру?

Этот вопрос беспокоит руководителей удаленных групп с тех пор, как удаленная работа стала реальностью.

Никто не сомневается в преимуществах тимбилдинга, но традиционный способ требует, чтобы все присутствовали в одном месте в одно и то же время.

Если ваша организация проводит выездные конференции, которые можно организовать, но не все компании могут позволить себе отправить всех своих сотрудников в одно и то же место.

К счастью, есть ряд вещей, которые руководство команды может сделать, чтобы способствовать сближению команды.

Запоминающиеся мероприятия по адаптации

Сделайте встречу с командой для новых удаленных сотрудников таким опытом, когда они смогут виртуально встретиться и представить себя всем остальным в творческой манере.

Традиционные способы познакомить сотрудников с командой имеют право на существование, но если вы хотите вызвать ажиотаж по поводу нового сотрудника, вы можете пройти лишнюю милю.

Возможности ограничены только вашим творчеством.

Вы можете просто составить список необычных (но уважительных) вопросов или вопросов типа «вы бы предпочли», чтобы ближе познакомиться с новым удаленным сотрудником или создать процесс, который заставит их поговорить со всеми членами команды, просто убедитесь, что это что-то более увлекательное, чем официальное рекомендательное письмо.

Ледоколы

Ледоколы — отличный способ помочь вашим удаленным сотрудникам избежать неловких разговоров и легко участвовать в обсуждении.

Используете ли вы их для представления новых членов команды или для открытия виртуальной встречи, ледоколы — простой, но эффективный способ вовлечь всех в разговор.

Если вы не можете придумать ничего, попробуйте «2 правды и ложь» или быстрый вопрос о любимых вещах или лучшем моменте в их жизни и т. Д.

Неважно, какой ледокол вы используете в разговоре , это помогает узнать больше о личности членов вашей команды и сблизить всех.

Командные ритуалы

Создание уникальных ритуалов и традиций помогает удаленным командам объединять и поддерживать корпоративную культуру. Во время удаленной работы ваши сотрудники могут иногда чувствовать себя отключенными, небольшие командные ритуалы — это способ объединить их в виртуальном пространстве.

Выпейте в пятницу после работы во время видеочата, организуйте секретного Санта-Клауса на Рождество, сделайте отдельный чат для милых картинок домашних животных, поделитесь забавным фактом недели — список может доходить до вашего воображения.

Не меняется одно — объединение удаленных сотрудников вместе помогает продуктивно и морально.

Онлайн-игры

Сделайте небольшой перерыв, играя в шарады или Pictionary онлайн с удаленной командой.

Небольшое соревнование и серьезное отвлечение от рутинной помощи на создание команды с сильными связями.

Виртуальные соревнования и соревнования

Еще один отличный способ мотивировать удаленных сотрудников — организовать своего рода виртуальное соревнование с небольшим стимулом.

Это не требует много времени или вложений руководства, но может стать отличным дополнением к вашей деятельности вне работы.

Проведите фотоконкурс, викторину или даже спортивное соревнование и посмотрите, насколько это весело.

Связь

Как мы упоминали ранее, связь — одна из самых больших проблем, когда дело доходит до удаленной работы, поэтому крайне важно создать среду, которая способствует открытому и доверительному взаимодействию между членами команды.

Здесь нет места сомнениям, предположениям и предположениям.

Используйте программы чата

Технологический прогресс предоставил нам множество инструментов для онлайн-общения.

Если раньше видеоконференций боялись из-за сложности и низкого качества видео и звука, то теперь переключение на вызов не кажется таким уж сложным.

Инструменты, такие как Slack, Skype, Zoom и другие, упрощают общение между членами команды и помогают создать общее пространство, где вся команда может обмениваться идеями, проводить мозговой штурм и вносить ценный вклад.

Помимо рабочего общения, это прекрасная возможность пообщаться в неформальной обстановке, которая помогает установить лучшие отношения между коллегами и поднять моральный дух команды.

Примите светскую беседу

Некоторые люди избегают светской беседы, потому что она кажется бессмысленной, и пытаются сразу перейти к делу, но мы хотим еще раз подчеркнуть, что важно поговорить с членами команды лично и познакомиться с ними вне своей рабочей среды, чтобы создать доверие и более тесные связи.

Чат с водяным охлаждением

Неформальное общение помогает удаленным сотрудникам познакомиться с другими членами команды и отказаться от мышления с 9 до 5, когда онлайн-работа ограничивается только обязанностями и рабочим временем.

Каждая удаленная команда — это небольшое сообщество, которое должно способствовать общению и человеческому взаимодействию в такой же степени, как эффективность и продуктивность.

Создавая «водяной кулер» чат или переписку по электронной почте, вы выделяете для них специальное пространство, чтобы они могли выражать себя, как в обычном офисе, с коллегами, делиться жизненными новостями и всем интересным, что они видели, слышали или считали заслуживающим внимания .

Поощрение их к этому помогает сломать лед и сблизить удаленное сообщество.

Даже такие простые вещи, как смешная картинка с собакой или .gif, могут показать людям, что эта команда — это нечто большее, чем просто сроки и зарплата.

Измерьте вовлеченность сотрудников

Что усложняет всю историю о дистанционной вовлеченности сотрудников, так это тот факт, что вся концепция этого довольно расплывчата и требует определенных KPI для измерения ситуации и ее изменений.

Важно показать вашим удаленным сотрудникам, что их ценность для компании и участие — это не просто преходящая тенденция, а постоянная задача, направленная на то, чтобы предоставить им наилучшую возможную среду и показать им, насколько они ценятся в компании.

Опрос удовлетворенности сотрудников

Чтобы оценить, насколько увлечены и довольны удаленные сотрудники на рабочем месте, вы можете использовать опросы в качестве основного метода. В зависимости от политики компании вы можете просить удаленных сотрудников проводить оценку не реже, чем раз в неделю, чтобы узнать, каковы их основные проблемы, улучшения и достижения.

Существует ряд инструментов, которые помогут вам собрать и проанализировать данные и показать, как развивается ситуация в вашей удаленной команде. Officevibe, SurveyMonkey, Google Forms, Monday, Culture Amp, TinyPulse, Energage и многие другие.

Размышляйте о производительности

Нет сомнений в том, что вовлеченность сотрудников напрямую отражает их производительность.

Если вы заметили, что ваш удаленный член команды в последнее время не показывает свои лучшие результаты, а их производительность снижается, вы можете изучить причины и проверить, как вы можете помочь им вернуться на правильный путь в достижении общая цель.

Принимайте предложения

Ваши удаленные сотрудники точно знают, как повысить свою вовлеченность, так почему бы не спросить их?

И, что более важно, после того, как вы показали им, насколько важно их мнение, реализуйте некоторые из предложений.

Конечно, нельзя ожидать, что вы оправдаете все их ожидания, но вместо того, чтобы ходить вокруг да около и гадать, вы можете просто спросить их напрямую, что могло бы помочь, и, по крайней мере, понять, что их мотивирует и как может быть улучшенный.

Те же инструменты, которые вы используете для исследования удовлетворенности своих сотрудников, можно использовать для анонимного сбора этой информации, если кто-то не хочет делиться своими идеями публично.

Роль лидера

Это прямая обязанность руководства команды и компании — помочь удаленным членам команды почувствовать себя включенными и оцененными так же, как и их коллеги по офису.

Создание и продвижение безопасной и благоприятной среды для сотрудничества, творческого самовыражения и роста — ключ к тому, чтобы помочь сотрудникам более активно участвовать в жизни компании.

Сложность удаленной рабочей среды не облегчает задачу по поддержанию вашей команды счастливой и продуктивной для руководителей групп, но их обязанность — наблюдать и определять возможности для улучшения и предлагать руку помощи сотрудникам, которые борются с жизнью. включены в команду и нуждаются в поддержке, чтобы работать с максимальной эффективностью.

Хорошая новость в том, что удаленное взаимодействие с сотрудниками не является невыполнимой задачей.

Простой ключ к этому — подача примера.Привлекательные лидеры производят вовлеченных сотрудников.

Просто показывая своей команде, что вы неравнодушны, открыты для обсуждения и общения, готовы помочь и относиться к ним с уважением и доверием, вы будете поощрять такое же поведение в своей команде.

Мы можем рассмотреть приемы и сложные методы построения удаленного взаимодействия в команде, но на самом деле все, что вам нужно для начала, — это лидер, который заботится о своей команде.

Об авторе:

Даниэль Альканья является соучредителем и техническим директором Trio.Обладая более чем 17-летним опытом программирования, включая разработку веб-приложений и мобильных приложений, Дэниел увлечен созданием эффективных и значимых продуктов.

.

11 советов по эффективному управлению удаленными сотрудниками

1. Установите немедленные и четкие ожидания

Большая часть управления удаленными командами — убедиться, что удаленные сотрудники точно знают, чего вы ожидаете. Например, дайте им знать, как часто вы хотите, чтобы они проверяли, хотите ли вы, чтобы они касались базы, прежде чем они закончат свой рабочий день, и должны ли они отслеживать свое время. В то время как некоторые руководители ожидают обновлений от каждого члена команды ежедневно, другие могут быть удовлетворены еженедельным брифингом.Сообщив своей команде заранее, чего вы от нее хотите, вы можете быть уверены, что синхронизированы.

Связано: Как управлять сотрудниками

2. Задокументируйте свою коммуникационную стратегию

Помимо обмена ожиданиями с каждым членом команды в отдельности, также важно задокументировать процесс общения, чтобы удаленным сотрудникам было на что ссылаться. Например, опишите, какие вопросы или проблемы требуют групповой встречи или видеозвонка, а не быстрого сообщения или электронного письма.Предоставьте подробную информацию о сроках и времени отклика, например о том, как скоро вы ожидаете ответа на электронное письмо в рабочее время.

3. Работайте как можно чаще

Найдите момент, чтобы пообщаться напрямую с удаленными сотрудниками хотя бы раз в день, будь то по электронной почте, в мгновенном сообщении, по телефону или в видеочате. Чем дольше вы не общаетесь с этими сотрудниками, тем больше вероятность, что они почувствуют себя обделенными и отключатся от своей работы, что может привести к снижению производительности и текучести кадров.Последовательное взаимодействие с каждым членом команды, независимо от того, работают ли они удаленно или нет, гарантирует, что они будут чувствовать себя мотивированными, вовлеченными и ценными.

4. Расписание регулярных встреч команды

Независимо от того, работает ли ваш персонал частично или полностью удаленно, важно организовать регулярные групповые встречи, живые виртуальные мероприятия и мероприятия по построению команды, чтобы укрепить чувство единства и помочь сотрудникам сплотиться. Эти встречи могут помочь сотрудникам узнать друг друга, наладить связи и почувствовать большую склонность к сотрудничеству и общению друг с другом на регулярной основе.

Кроме того, собрания команд дают удаленным работникам возможность поделиться своими идеями и устранить недопонимание относительно деталей проекта, сроков и ожиданий.

Связано: Три шага для улучшения ваших запланированных встреч

5. Будьте прозрачны

Сотрудники часто смотрят на руководителей как на пример поведения на рабочем месте. Например, если вы открыты и честны, они с большей вероятностью будут открыты и честны с вами.Сделав прозрачность частью вашей командной культуры, будет легче завоевать доверие всех сотрудников и обеспечить им комфортность обращения к вам с любыми вопросами или проблемами.

Просто убедитесь, что ваша прозрачность распространяется на всех членов команды. Например, если у вас есть новости, которыми вы хотите поделиться, обязательно сообщите об этом всем членам команды одновременно. Таким образом, ваши удаленные сотрудники не будут чувствовать, что они последними узнают о том, что происходит в офисе, или что вы намеренно скрываете от них информацию.

6. Постройте крепкие отношения с каждым членом команды

Управляя удаленными сотрудниками, узнавайте их так же, как и своих не удаленных сотрудников, включая их хобби, интересы и карьерные устремления.

Хотя во время звонка или видеочата вас могут заставить сосредоточиться на делах, всегда выделяйте несколько минут для светской беседы в начале или в конце встречи — так же, как и во время личных встреч.Просто спросите сотрудника о выходных, поговорите о его семье или поинтересуйтесь его планами на предстоящий отпуск, чтобы помочь им почувствовать себя более комфортно с вами и наладить личные отношения. Фактически, опрос 2018 года показал, что сотрудники, у которых есть дружеские и личные связи на работе, более вовлечены и мотивированы выполнять отличную работу.

7. Использование технологий для преодоления географических границ

Важные инструменты и технологии, которые вам понадобятся для управления удаленной рабочей силой, включают инструменты чата и совместной работы в команде (например,g., Slack), программное обеспечение для видеоконференций, инструменты совместного использования экрана, системы управления проектами для отслеживания важных задач, приложения для отслеживания времени и многое другое.

Та же технология, которую ваша компания использует для удаленной работы, также может быть использована для создания сообщества. Используйте инструменты для большего личного общения и создавайте пространства — например, отдельные каналы обмена мгновенными сообщениями или онлайн-форумы, — где сотрудники могут обсуждать темы, не связанные с работой, во время перерывов.

Другая идея — создать удаленную версию всего, что вы делаете локально.Например, если у вас есть служебная традиция петь «С Днем Рождения» сотрудникам, обязательно сделайте то же самое для удаленных сотрудников, собрав команду для видеозвонка.

8. Выделите время для регулярных разговоров один на один

Когда вы заняты, легко отменить или отложить, казалось бы, несущественные события, такие как беседы один на один. Однако эти встречи имеют решающее значение для эффективного управления удаленными командами.Это связано с тем, что удаленные сотрудники часто пропускают небольшие обновления и специальные встречи, которые происходят в течение дня, и могут быть не такими актуальными, как местные сотрудники.

Сделайте все возможное, чтобы проводить индивидуальные встречи в одно и то же время на еженедельной или двухнедельной основе и уделять каждому удаленному сотруднику не менее получаса вашего безраздельного внимания, чтобы вы могли дать обратную связь, и они могли задать вопросы, высказывать опасения или делиться своими идеями.

9.Не исключайте удаленных сотрудников

Когда сотрудники работают вместе в офисе, разговоры происходят органично. Так называемые чаты «охладителя воды» могут превратиться в критические беседы, в которых вы или один из членов вашей команды делитесь важной информацией. Когда эти разговоры развиваются, не забудьте передать сообщение своим удаленным сотрудникам как можно быстрее.

Если вы оставите удаленных сотрудников вне содержательного обсуждения целей, видений и / или планов компании, они могут начать чувствовать себя отчужденными и недооцененными.Периодически отправляйте опросы сотрудников, чтобы узнать, как удаленные сотрудники относятся к своей рабочей среде.

10. Не занимайтесь микроуправлением

Частью привлекательности удаленной работы для сотрудников является автономность. Но когда вы не сидите рядом со своими сотрудниками, легко предположить, что они не работают или не выполняют порученные вами задачи. Это может быстро перерасти в микроменеджмент, когда руководители бомбардируют удаленных сотрудников коммуникациями и постоянно запрашивают отчеты о проделанной работе.

Однако микроменеджмент удаленных сотрудников может вызывать стресс для обеих сторон и заставлять сотрудников чувствовать, что им не доверяют свою работу. Вместо этого сосредоточьтесь на результатах и ​​целях, а не на видимой деятельности и отработанных часах. Пока сотрудник выполняет свою работу хорошо и вовремя, его стиль работы может не иметь значения.

В то же время важно, чтобы удаленные сотрудники не использовали преимущества своей автономии, теряя время и игнорируя свою рабочую нагрузку.Некоторые сотрудники могут не обладать самодисциплиной для удаленной работы, и очень важно, чтобы вы быстро распознали такое поведение, прежде чем оно повлияет на продуктивность команды.

Подробнее: Как предотвратить микроменеджмент на рабочем месте

11. Создайте политику «открытых дверей»

Удаленные сотрудники могут чувствовать, что они вам мешают, связываясь с вами в нерабочее время, особенно если вы работаете в разных часовых поясах.Чтобы предотвратить это, создайте политику «открытых дверей», когда удаленные и не удаленные сотрудники могут связаться с вами в любое время. Хотя вы не сможете ответить немедленно, убедитесь, что ваши сотрудники знают, что слишком много общения не бывает.

И помните: в то время как офисные сотрудники могут видеть, когда вы на совещании, на обеде или иным образом не в офисе, удаленные сотрудники не имеют возможности узнать, находитесь ли вы на своем рабочем месте или нет. Если вы недоступны, когда удаленный сотрудник пытается связаться, постарайтесь ответить как можно быстрее.

Часто задаваемые вопросы об управлении удаленными сотрудниками

Как я могу контролировать сотрудников, которые работают удаленно?

Хотя важно избегать микроменеджмента удаленных сотрудников, вам все равно нужно знать, чем они заняты в рабочее время. Контролируйте своих удаленных сотрудников, устанавливая крайние сроки, запрашивая у сотрудников ежедневные или еженедельные обновления о ходе выполнения задачи или проекта и / или используя инструменты и приложения для отслеживания времени.

Удаленные сотрудники менее продуктивны?

Согласно одному исследованию, удаленные сотрудники работают на 1,4 дня больше в месяц (или на 16,8 дней больше в год), чем те, кто работает в офисе. Однако продуктивность ваших удаленных сотрудников зависит от ряда факторов, таких как тип работы, наличие у них удобной настройки WFH, количество отвлекающих факторов дома (например, домашние животные, дети), их тип личности, работа. предпочтения и многое другое.

Способы повышения продуктивности удаленной команды включают: поощрение сотрудников к регулярным перерывам, предоставление стипендий для удаленной работы для оплаты настройки домашнего офиса, постановка целей SMART и создание возможностей для вашей команды для взаимодействия посредством социальных мероприятий.

Как вы мотивируете удаленных сотрудников?

Поддержание мотивации удаленных сотрудников может напрямую повлиять на их счастье и продуктивность, а также повысить уровень удержания.

Чтобы выявить лучшие качества ваших удаленных сотрудников, предложите возможности обучения тому, как эффективно работать из дома, сформулируйте четкие цели и путь для карьерного роста, дайте положительные отзывы и признание, а также поддерживайте открытые линии общения.

Если вы не привыкли управлять удаленными сотрудниками, это может быть кривой обучения. Однако, следуя этим 11 советам, вы можете создать эффективную систему удаленного управления, упростить общение и гарантировать, что у всех сотрудников есть необходимые инструменты для достижения максимального успеха.

Статьи по теме:

.

Как заставить его работать для вашего бизнеса

Удаленный мониторинг сотрудников — одна из наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются удаленные работодатели.

Когда дело доходит до найма удаленных сотрудников, всегда возникает подозрение, что удаленные сотрудники неточно сообщают время.

Недавно мой друг и владелец компании Gennex Brands, Акил, обратился ко мне с проблемой. Что-то не так с его удаленными сотрудниками.

Он использовал некоторую программу для создания снимков экрана для наблюдения за своими удаленными сотрудниками, но был обеспокоен результатами работы одного из своих ключевых разработчиков, учитывая, сколько времени он ведет журнал.

Акил подозревал, что происходит что-то «подозрительное», но не мог понять это.

Чтобы помочь ему, я подключил его к Time Doctor, и он попросил сотрудника, о котором идет речь, начать использовать программное обеспечение. Ниже приводится разбивка того, что мы обнаружили после того, как он использовал Time Doctor в течение недели.

Прозрачность

Прежде чем мы углубимся в то, что Акил обнаружил с помощью Time Doctor, важно решить моральную дилемму программного обеспечения для отслеживания времени и мониторинга экрана.

Основная забота Акила и многих других пользователей заключается в том, можно ли контролировать активность экрана. В конце концов, разве это не немного «старшего брата»?

Ответ … зависит от обстоятельств. Это зависит от того, как вы собираетесь отслеживать активность.

Вот несколько вопросов, которые стоит задать себе:

• Знают ли сотрудники, что за ними наблюдают?
• Согласны ли сотрудники на то, чтобы за ними наблюдали?
• Когда и что контролируется?

Не все программы для мониторинга веб-сайтов работают в духе прозрачности, но Time Doctor делает.

Конфиденциальность — это огромная проблема, и именно поэтому Time Doctor ничего не контролирует на чьем-либо компьютере, когда он в перерыве или когда он не работает. Люди, работающие из дома, могут чувствовать себя комфортно, зная, что за ними никто не следит.

Кроме того, сотрудники знают, что их работодатели используют Time Doctor, и сотрудники должны сами устанавливать программное обеспечение.

Хотя работодатели вообще не имеют права знать, что сотрудники делают во время перерывов или после работы, они имеют право знать, что сотрудники делают в рабочее время.

В рамках испытания Акил приказал этому конкретному сотруднику установить программное обеспечение на свой компьютер, зная все детали того, как работает Time Doctor, что и когда будет контролироваться.

Теперь давайте посмотрим, что обнаружил Акил, используя Time Doctor для отслеживания активности этого сотрудника.

Тревожные флажки

Если вы посмотрите на снимок экрана ниже, вы заметите, что сотрудник, о котором идет речь, работал 15 часов в день. Кто работает почти 15 часов в день?

Это правда, что иногда разработчик может работать по 15 часов в день, если он работает в сжатые сроки.Однако это вызвало тревогу у этого конкретного сотрудника в зависимости от его рабочей нагрузки.

Акил заметил еще один красный флаг, глядя на отчет «Использование времени». Этот сотрудник, по-видимому, работал над одной единственной задачей, выполнение которой заняло почти 54 часа за 5 дней. Этот сотрудник входил в 5% лучших пользователей Time Doctor по количеству отработанных часов в неделю.

Может быть, он был исключительно преданным работником? Однако судя по его выводам, похоже, что это не так.

На данный момент у Акила все еще не было достаточно информации, чтобы противостоять своему разработчику.У него было всего пара красных флажков, которые разработчик, вероятно, мог бы объяснить.

Вот где Time Doctor действительно пригодился, чтобы предоставить важные доказательства. Давайте быстро, но внимательнее рассмотрим.

Критическое свидетельство

Акил затем просмотрел «Отчет об использовании веб-приложений и веб-приложений Time Doctor».

В этом Time Doctor отличается от всех других программ для создания снимков экрана на рынке. Time Doctor — единственное программное обеспечение для удаленного мониторинга сотрудников, которое включает мониторинг приложений и веб-сайтов.

Если вы посмотрите на отчет ниже, то обнаружите, что вторым наиболее часто используемым приложением является «automousemover», приложение, предназначенное для того, чтобы обмануть простое программное обеспечение для создания снимков экрана и заставить его думать, что работа уже выполняется.

И вот оно!

Использование приложения «automousemover» было достаточным доказательством, чтобы противостоять разработчику.

Однако для дальнейшего подтверждения Акил использовал программное обеспечение для мониторинга экрана Time Doctor, чтобы взглянуть на скриншоты этого сотрудника.

Отчет о снимках экрана (ниже) показал, что в течение длительного периода времени, пока сотрудник «работал», мышь или клавиатура не использовались вовсе.

Этот отчет помогает указать на любые несоответствия между указанным временем и отработанным временем, облегчая работодателям противостояние сотрудникам.

Является ли это статистически значимым?

Для целей этого примера я решил пойти еще дальше и попросить Кентона из XplaneUs поиграть с нашими данными и статистически выяснить, где этот пользователь сидел по сравнению с остальной частью нашей пользовательской базы.

Вот изображение диаграммы рассеяния всех наших пользователей, и эта синяя точка представляет этого пользователя.

Как видно из диаграммы, уровень активности мыши этого пользователя очень необычен по сравнению с остальной частью нашей базы данных.

Какие были убытки?

Я говорил с Акилом о потерянных часах, и он сказал мне, что этому разработчику платили 50 долларов в час.

Итак, прямые убытки в течение этой рабочей недели составили 11:51 x 50 долларов в час, что = 575 долларов.50 из-за потери производительности. Экстраполируйте это на год, и вы получите 29 996 долларов.

Это серьезная потеря, но с учетом только заработной платы. Если вы включите затраты на поиск и обучение кого-то нового, затраты легко в 2–3 раза превышают эту сумму.

Заключение по делу

С помощью Time Doctor Акил смог легко обнаружить нечестного сотрудника и заменяет этого разработчика.

Акил использует это не только для выявления непродуктивных и нечестных сотрудников, но и для поощрения продуктивных сотрудников.

Его продуктивные сотрудники любят Time Doctor. Им нравится, как приложение для настольных компьютеров позволяет им организовывать свои задачи, и они счастливы получить доказательства того, что они работают эффективно.

Инструменты для мониторинга активности сотрудников

Это тематическое исследование дало вам представление об 2-3 инструментах, которые Time Doctor предоставляет пользователям для мониторинга активности сотрудников, но знаете ли вы, что Time Doctor имеет более 15 функций, которые помогают упростить отслеживание производительности?

Это следующие:

• Учет времени — отслеживать отработанное время и отслеживать время в перерывах.
• Снимки экрана — Автоматические снимки экрана помогают отслеживать активность сотрудников.
• Мониторинг чата — Узнайте, сколько времени сотрудники проводят в чате с другими.
• Функция клиентов — Отслеживание времени для клиентов и проектов.
• Мощные отчеты — Получайте подробные отчеты, табели учета рабочего времени и многое другое.
• Использование Интернета и приложений — Узнайте, какие веб-сайты и приложения используют ваши сотрудники.
• Расчет заработной платы — Автоматическая обработка расчета заработной платы и выставления счетов.
• Все устройства — Time Doctor работает на всех системах и устройствах.
• Интеграции — Time Doctor интегрируется со всеми лучшими приложениями для повышения производительности.
• Оповещения об использовании времени — Автоматические оповещения позволяют сотрудникам выполнять задачи.
• GPS-слежение — Мобильное приложение для отслеживания местонахождения сотрудников.
• Напоминания вне графика — Подстегивает сотрудников при посещении сайтов, не связанных с работой.
• Белая метка — позволяет клиентам входить в портал с белой меткой.
• Снимки с веб-камеры — Показывать обычные снимки с камеры работающих сотрудников.
• Отслеживание посещаемости — Отслеживайте посещаемость и получайте оповещения об опоздании сотрудников.
• Обрывы треков — Обрывы треков и время вдали от компьютера.

Как видите, Time Doctor всеобъемлющ.

Советы по улучшению мониторинга удаленных сотрудников

Как вы знаете, существует неправильный и правильный способ контролировать сотрудников, даже если у вас есть правильное программное обеспечение.

Вот несколько советов, которые помогут вам разработать политику мониторинга сотрудников, понятную для всех.

1. Будьте полностью прозрачными

В наши дни конфиденциальность является огромной проблемой. Так и должно быть.

Каждый пользователь Интернета должен быть уверен в том, что он дает открытое согласие всякий раз, когда собираются данные или отслеживается активность.

Таким образом, ваша работа — подробно объяснить, что связано с использованием программного обеспечения для отслеживания и мониторинга времени, такого как Time Doctor.

Полностью обучите своих сотрудников тому, как работает программное обеспечение и что в нем задействовано.

Вы также захотите, чтобы они установили программное обеспечение самостоятельно. Устанавливать программное обеспечение, не позволяя своим сотрудникам вмешиваться в процесс — это большой запрет.

Если сотрудники устанавливают программное обеспечение сами, они знают, что оно используется и как оно используется.

Вы также хотите, чтобы ваши сотрудники знали, какие функции вы используете и что они означают.

2. Наблюдать за всеми

Когда вы решите использовать Time Doctor, отличная идея — следить за всеми.Да, это касается вас, ваших руководителей, владельца бизнеса и руководителя команды.

Ваши сотрудники будут гораздо внимательнее к наблюдению, если они будут знать, что это политика компании, и даже «большие парики» должны нести ответственность за свое время.

3. Делитесь проблемами и отчетами

Цель программного обеспечения для учета рабочего времени — быть прозрачным. Если вы заметили, что сотрудник работал 15 часов в день и не выполнил требуемую работу, обратитесь к нему и сообщите о своем решении.

Это даст вашему сотруднику время показать вам, что он сделал, объяснить себя и / или хотя бы понять, что вас беспокоит.

Может быть, они оставили свою программу учета рабочего времени включенной и полностью отключили ее? Может быть, они действительно так много поработали и смогут показать вам свои результаты.

Когда вы поделитесь своими проблемами и отчетами с сотрудниками, вы улучшите отношения и укрепите доверие.

4. Запишите все в письменной форме

Чтобы избежать любых потенциальных проблем, убедитесь, что ваши политики мониторинга экрана и отслеживания времени составлены в письменном виде.Таким образом, вы можете обратиться к ним в случае возникновения каких-либо юридических проблем.

Точно так же вы захотите получить согласие в письменной форме. Это может быть частью вашей практики найма и / или адаптации.

Когда ваши сотрудники ознакомятся с вашими политиками, подписали свое согласие, сами загрузили и установили программное обеспечение, прошли обучение и начали использовать программное обеспечение, не будет секретом, что вы его используете.

Они также будут полностью осведомлены о том, как это работает, о чем идет речь, и будут знать, что они дали свое согласие.

Вам также стоит подумать о том, чтобы адвокат разработал ваши полисы, чтобы они имели смысл с точки зрения закона. Последнее, с чем вы хотите иметь дело, — это лазейка или нечеткий юридический язык.

Заключение

Если вы используете другое программное обеспечение для создания снимков экрана или наняли сотрудников через аутсорсинговую платформу, такую ​​как Upwork (ранее oDesk) / Elance / Freelancer, пришло время попробовать Time Doctor. Даже 14-дневная бесплатная пробная версия позволит вам по-другому взглянуть на продуктивность вашей команды.

Печальная реальность такова, что некоторые сотрудники работают далеко не так много, как вы думаете. Это прискорбная реальность, и большинство других приложений для создания снимков экрана можно обмануть с помощью приложений, подобных тому, которое мы видели, как использовал сотрудник Акила.

Как я пытаюсь сказать потенциальным клиентам: большинство программ для создания снимков экрана можно обмануть, и это происходит чаще, чем вы думаете. Вам необходимо убедиться, что у вас есть подходящее приложение для точного мониторинга производительности.

Кроме того, когда вы начнете использовать Time Doctor, убедитесь, что вы полностью прозрачны, изложите все в письменном виде и сообщите своим сотрудникам, как вы используете программное обеспечение.

Какие проблемы у вас были с обманчивыми или непродуктивными сотрудниками? Я хотел бы узнать в комментариях ниже.

Лиам МакИвор Мартин

Лиам Мартин — соучредитель Time Doctor — программы для отслеживания рабочего времени и мониторинга производительности, предназначенной для отслеживания часов и производительности удаленных команд.

.