В каком формате лучше отправлять документы по электронной почте: Как хранить электронные документы

Документы в ЭДО: форматы для обмена

Формат электронных

документов

Разбираемся, какую документацию можно перевести в ЭДО, и для каких документов закон устанавливает единый формат.

Электронные и бумажные документы

Не все документы можно перевести в электронный вид — копии счетов-фактур для передачи принципалу, декларации соответствия и товарно-транспортные накладные (ТТН) всё ещё необходимо иметь на бумаге.

Ситуация с ТТН в скором времени поменяется — правительство разрабатывает поправки в закон, которые позволят любым компаниям использовать их электронно.

Форма документа и закон

Электронные документы (ЭД) бывают неформализованными и формализованными.

Большая часть документов — неформализованные, то есть их форму определяет организация, а не закон.

Формализованные документы — это счёт-фактура, универсальный передаточный документ и их корректировки. Формат этих документов прописан в приказах Федеральной налоговой службы:

ФНС принимает документы только в расширении .xml.

Для двух типов ЭД утверждён не только формат, но и содержание:

Форматы документов ЭДО

Первичная учётная документация. Закон «О бухгалтерском учёте» требует оформлять хозяйственные операции в первичных учётных документах, скреплённых цифровой подписью. В структуру первички входят:

• акт приёма-сдачи — подтверждает выполнение услуг или работ. По нему учитывают расход, когда рассчитывают налог на прибыль. Единой формы нет предусмотрено, но в ФЗ-402 указаны обязательные пункты. Акт состоит из двух файлов xml. Первый содержит данные исполнителя, второй – заказчика. Скрепляется цифровой подписью;
• товарная накладная — оформляет передачу товаров и расходных материалов. Служит основанием для учёта операций. Форма ЭД прописана в законе, но она рекомендательная, а не обязательная. Электронный вариант состоит из двух файлов, которые составляют и подписывают продавец и получатель. В ЭД указывают, кто провёл отпуск груза и отмечают, что покупатель получил товар;
• бухгалтерские справки. Используются формы МХ-1 (акт приёма-передачи материальных ценностей на хранение), МХ-3 (акт о возврате товарно-материальных ценностей), КС-2 (акт приёма строительных работ) и КС-3 (о стоимости выполненных строительных работ). С 2013 организации сами дорабатывают формы справок.

Счёт-фактура. Необходим для подсчёта НДС. Счёт-фактуру регистрируют в книге продаж, журнале учёта счетов-фактур и хранят 4 года. Подписывает документ только руководитель организации, а обмениваются счётами через оператора ЭДО.

Корректировочный счёт-фактура. Составляют, если цена товара изменилась в сравнении с первоначальным счётом. Для корректировочной версии действуют те же правила.

Универсальный передаточный документ (УПД). Объединяет первичную документации и счёт-фактуру. Правила те же, что и для счёта. УПД и его корректировочную пару создают как один xml-файл с данными от продавца либо как два файла расширения .xml с информацией от продавца и покупателя.

Отдельные правила регулируют документы в фармацевтической отрасли:

Протокол согласования цен. Обязательный при поставке жизненно важных лекарств. В нём указываю цену лекарства от производителя и допустимые законом надбавки. Рекомендуемая форма прописана в постановлении Правительства №1683;

Реестр сертификатов. Содержит информацию о продуктах, для которых требуется сертификация. В ЭД указывают серию, номер, срок действия и название органа, выдавшего сертификат. Реестр требуют при поставке лекарств. Форма документа свободная.

«1С-ЭДО» от компании «Астрал» работает с любыми форматами ЭД. Система поддерживает роуминг со всеми операторами, интегрируется в «1С:Предприятие» и автоматически заполняет журнал ЭД.

Оставьте заявку для установки «Астрал Онлайн/1С-ЭДО» на сайте

Как передать большой файл по электронной почте

Сколько раз это случилось с вами? Вы пытаетесь отправить большой файл, над которым работали, – например, видео или презентацию, или, может быть, просто фотографию в высоком разрешении – по электронной почте. Но ваши электронные письма продолжают возвращаться неотправленными с сообщением об ошибке «слишком большое вложение». Независимо от того, сколько раз вы пытаетесь, ваш провайдер просто не позволит вам отправлять большие документы. Как же отправить большой файл по электронной почте? Ограничения размера вложений заставили людей проявить творческий подход, и их решения используются и сегодня, причём довольно хорошо. Поэтому в следующий раз, когда вам нужно отправить большие документы, попробуйте один из этих обходных путей.

Как сжать большие файлы для электронной почты

Существует два основных подхода к преодолению ограничений электронной почты: сжатие и сторонний хостинг. Сжатие – более прямой путь. вы по-прежнему отправляете файл, вложенный в электронное письмо, но просто меняете формат файла, чтобы сделать его достаточно маленьким для ограничения размера вложения. Только вы и тот человек, которому вы отправили письмо, будут иметь копии вашего файла. Существует ряд широко используемых форматов сжатия, но наиболее распространёнными являются ZIP- документы. Пользователи могут создавать ZIP-файлы из больших исходных документов и отправлять их по электронной почте. Чтобы «извлечь» сжатый файл обратно в его первоначальную форму без потери качества, получатель ZIP-архива может использовать специальное программное обеспечение.

Для отправки любого сжатого файла по электронной почте процедура более или менее одинакова. Она требует, чтобы отправитель и получатель использовали совместимое программное обеспечение для сжатия и извлечения рассматриваемого файла. Выбор неправильного формата сжатия для отправки по электронной почте заархивированных файлов может в будущем вызвать проблемы. Одним из способов

Что такое скан копия документа и как ее сделать

Даже опытные пользователи оргтехники могут задуматься над вопросом «что такое скан копия документа». А людям, которые с техникой редко имеют дело, и вовсе сложно понять. В этом материале подробно объясним значение и применение сканов в жизни современного человека.

А также дадим практические советы, как сделать цифровой образ документа без сканера и компьютера, а только при наличии обычного смартфона под рукой. Здесь найдете обзоры возможностей и инструкции по использованию популярных приложений этого «направления».

Содержание статьи:

Скан это…

Скан — это цифровая версия реального бумажного документа. Создаются цифровые «образы» путем проведения процесса сканирования специальным устройством — сканером. Результат сохраняется на дисках компьютера или флеш-накопитель в виде изображения как файлы pdf, jpg, png и другие.

Простые бумажные листы легко потерять, а также со временем они теряют свое качество. В цифровую эпоху все чаще сохранение в документообороте происходит именно в сканы. Это экономит место в архивах, где уже не нужны большие площади для хранения тон бумаги. На одном «винчестере» ПК или сервера можно хранить тысячи файлов.

Применение такого формата хранения нашло свою популярность в разных отраслях жизни человека. А чаще всего в бухгалтерии, медицине, юриспруденции. Параллельно сохраняются и бумажные варианты важной документации. Но работать с цифровыми намного удобней и проще.

При сканировании в хорошем качестве на изображении будут четко видны печатки предприятия и подписи человека. Это делает возможным полноценное использование скана документа вместо оригинала. Уже сейчас цифровая копия паспорта позволяет получить небольшой денежный кредит или воспользоваться многими государственными услугами. Вместе с цифровой подписью и вовсе заменить оригиналы.

Как сделать скан

Ранее мы уже писали о способах, которыми можно быстро сканировать документы с принтера на компьютер. По ссылке найдете все рекомендации. В этой статье расскажем, как можно обойтись без ПК и даже сканера для получения цифровых сканов своих документов. Все, что необходимо — это современный телефон и специальное приложение. Их скачать можно и лучше всего на «Play Market».

Приложения для смартфона

Evernote

Пользуется большой популярностью среди пользователей. По сути, является местом удаленного хранения файлов разного рода. Наряду с тем отлично справляется с задачами по сканированию документов. Оно работает в фоновом и обычном режимах. В первом случае пользователь даже не заметит, как прошел процесс оцифровки, но сможет сразу воспользоваться готовым результатом. Все, что требует от «юзера» — сделать качественное фото документа на свой телефон с программы.

Скачать Evernote.

Google Drive

Мобильная утилита от мирового гиганта Гугл. Бесплатное хранилище файлов, быстрый поиск по ключевым фразам, надежность и безопасность — основные плюсы этого сервиса от американской компании. Чтобы «отсканировать» в окне программы нужно нажать кнопку «Плюс», а потом из предложенных вариантов выбрать «Скан».

Скачать Google Drive.

CamScanner

Если требуется выполнить сканирование на высоком уровне, то для этого специалисты рекомендуют использовать CamScanner. Это приложение позволяет намного четче настроить процесс.

Скачать CamScanner.

Office Lens

Не могла обойти стороной это направление еще одна известная компания из США. Речь идет о знаменитой Microsoft. Ее утилита для смартфонов Office Lens позволит обладателю не только работать с привычными документами, но и легко справляется с нестандартными задачами. Например, оцифровка данных с досок презентаций. А также параллельно предлагается бесплатное использование облачного хранилища — One Drive.

Скачать Office Lens.

Adobe Fill and Sign DC

Не могли остаться в стороне и гуру области сканирования и распознавания текстов — инженеры компании Adobe. Их детище «Adobe Fill and Sign DC». Основной «фишкой» приложения является возможность моментальной правки отсканированного файла.

Скачать Adobe Fill and Sign DC.

Clear Scanner

Просто сфотографировать лист с текстом не всегда бывает достаточно для получения удовлетворительного результата. Дело в том, что не каждая камера может сфокусироваться и «захватить» кадр правильно. Еще одной неприятностью может быть тень, как минимум от самого смартфона. Все это влияет на качество получаемого скана.

Приложение Clear Scanner способно работать даже в таких условиях. Утилита бесплатна, не занимает много места и просто устанавливается на телефон с «Маркета». В конце обзора есть ссылка.

Основным плюсом программы является возможность настройки геометрии. Она сама может «определить» размеры сканируемой области, а в нашем случае — листа с текстом. Но лучше фото сделать под небольшим углом, в момент, когда тень не падает. А также учитывайте расположение основного источника света. Чем он выше, тем больше будет угол. Выставьте его в нужной точке, если это физически возможно.

• В разделе «Обрезка и коррекция» можно точно указать границы, если это неправильно произошло в автоматическом режиме.
• Далее следует указать тип скана. Это может быть один из вариантов: «Оригинал», «Фото», «Документ» (то что надо нам), «Четко», «Цветной».

Что еще может эта программа:

1. «Склеить» несколько документов в один файл. Если нужно соединить в одно целое сразу несколько листов, то программа может и это. Выделите нужные сканы и в меню снизу нажмите кнопку «Объединить».
2. Отправлять и «делиться». Пользователю доступна функция отправки сканированных документов не только по электронной почте. Поделится можно с абонентами мессенджеров, которые поддерживают передачу файлов.

Скачать Clear Scanner.

СТАТЬЯ БЫЛА ПОЛЕЗНОЙ?

Отлично!

В знак благодарности расскажите о статье своим друзьям и знакомым в социальных сетях. Используйте кнопки для слева или внизу страницы. Это не занимает более 15 секунд. Спасибо!

  Play Again!

Как сканировать на компьютер через принтер со сканером

Эта подробная инструкция поможет и подскажет, как отсканировать документ на компьютер с принтера (еще говорят «сделать скан») правильно и быстро. Вы сможете самостоятельно запустить и начать работу с устройством, научитесь им пользоваться и улучшать качество изображений, сохранять и легко найти отсканированные листы в электронном виде на своем ПК или ноутбуке. А также рассмотрим разные форматы, которые могут быть выбраны при сканировании.

Содержание статьи:

Что нужно использовать в работе?

Вам будут нужны два прибора. Это могут быть: ПК или ноутбук и сканер или МФУ, сканирующее устройство с USB разъемом и флешка. Последний вариант позволит произвести скан с сохранением на флеш-накопитель. Приобрести любую технику не составит труда. Ее выбрать легко в магазинах города или в интернете. Еще как вариант, можно рассматривать покупку за границей. Например, в Китае или США. Популярны на рынке такие производители: Samsung, Ricoh, Kyocera, HP, Epson, Canon, Brother. Для домашнего использования достаточно продукции среднего ценового диапазона.

Что такое скан и сканирование?

Скан может иметь два значения. Первое — это цифровая копия бумажного документа в виде файла на диске компьютера. Второе — сокращенное от «сканирование».

Сканирование — это процесс «перевода» текста или изображений на листе в электронный вид с использованием специальной техники. В этом случае сканера или многофункционального устройства.

Подготовка компьютера и принтера к сканированию

Чтобы начать делать сканирование на своем ПК и отдельном сканере или МФУ, то сначала нужно технику подключить и настроить должным образом. Устройства разных брендов конструктивно ничем не отличаются друг от друга, как и работа с ними.

Действуйте так:

1. Убедитесь, что в Вашем принтере точно есть сканер. Обычные печатающие устройства сканировать не могут. Нужен именно МФУ или просто сканер. Эту информацию можно найти в характеристиках техники.
2. Подключите устройство сканирования к своему персональному компьютеру usb шнуром, через сетевую розетку или по беспроводной связи Wi-Fi. Если это было сделано ранее, то проверьте надежность соединения. В устройствах пиктограмма сканера должна быть не светлого тона и без значков восклицания или треугольников предупреждения.
3. Установите или обновите драйвер — специальное программное обеспечение для «общения» техники между собой. Скачать его можно и нужно с сайта производителя. Инсталляцию ПО проводите по инструкции к нему.
4. Включите МФУ в розетку и «дайте» питание, нажав соответствующую кнопку на корпусе. Индикатор готовности должен светиться. В большинстве случаев зеленым цветом.
5. Положите лист бумаги с документом, который нужно получить в цифровом виде, ориентируясь на отметки возле стекла сканера. Они изображены по углам в виде стрелок.

МФУ может сканировать без картриджа в принтере, а потому, если «расходник» отсутствует или находится на перезарядке, сканер по-прежнему можно использовать по назначению. Обращать внимания на мигания индикаторов на корпусе не стоит. Увы, печатать Вы не сможете.

Мастер работы со сканером

Чтобы просканировать лист с текстом можно использовать встроенный в операционную систему «Мастер работы со сканером». Ниже подробная инструкция по действиям пользователя:

1. Включите технику и убедитесь, что все работает. Проверьте, чтобы на стекле сканера не было ничего лишнего (других документов, скрепок, мусора и т. п.).
2. Положите документ, который нужно сканировать, стороной с изображением к стеклу. Обязательно крышку нужно плотно закрыть.
3. Теперь переходим к своему ПК.
4. Сейчас нужно зайти в раздел «Устройства и принтеры». Сделать это можно несколькими способами: использовав кнопку «Пуск», через «Панель управления», поиск по ПК, вводом команды в окно выполнения.
5. Среди всех устройств выберите свою модель левой клавишей мыши, а правой — вызовите контекстное меню.
6. В нем кликните по ярлыку «Начать сканирование».
7. В этом окне можете настроить качество сканов и место сохранения цифровых копий документов. Здесь же выберите формат, в котором будет сохранен файл.
8. Нажмите кнопку «Просмотр», чтобы увидеть предварительный результат и «Сканировать» — для получения документа в электронном виде.

Используем ПО от производителя устройства, чтобы отсканировать документ

• Xerox Easy Printer Manager. Утилита специально предназначена для использования с техникой компании Xerox. Программа имеет простой и понятный интерфейс. А также позволяет очень гибко настраивать качество отсканированных документов. Расширенный режим позволит указать разрешение, в котором будет сохранен документ, полный путь хранения на диске, формат файла, цветность.
• Epson Scan. Программа создана для работы с МФУ и сканерами японской фирмы Эпсон. Перед самим процессом сканирования Вы можете указать нужные настройки в соответствующем ее разделе. Если качество скана не подходящего уровня, то его следует подкорректировать средствами утилиты.
• HP Scan. Фирменный софт используется при работе с новыми и старыми моделями устройств этой американской компании. Можно скачать версию для любой ОС «Виндовс». Программа имеет стандартный набор инструментов, но этого хватает для большинства поставленных задач. Может сохранять в PDF и JPG форматы.
• Canon MF ToolBox. Из названия понятно, что это разработка инженеров компании Canon. Пользователи отмечают явные плюсы: небольшой вес инсталяционного файла, быстрота сканирования, разнообразие форматов для сохранения. Единственный недостаток — отсутствие русского интерфейса.

Другие производители (Canon, Samsung, Kyocera) также имеют в своем арсенале подобные разработки. Их возможности, настройки, дизайн и логика работы практически идентичны.

Делаем сканы в Paint

Мало кто знает, что штатная программа для работы с рисунками в Windows редактор Paint тоже позволяет получать сканы документов и сохранять в нужный формат. Как правило, это графические файлы png, jpg, bmp. Пользоваться сканером в связке с Paint нужно так:

Другие программы, которые могут сканировать

• FineReader. Очень популярная утилита. Ее основной плюс в возможности не только сканировать, но и распознавать текст на документе. А в дальнейшем сохранять в форматах, которые позволяют вносить правки в отсканированный файл. Поддерживает работу с применением большого количества разных языков. Программа платная, но имеет бесплатные пробные версии и онлайн-вариант.
• ScanLite. Установка программы не занимает много времени и сведена к минимальным действиям. Запуск производится ярлыком с рабочего стола, который будет создан автоматически. Для проведения сканирования нужно минимум настроек. Вы только указываете имя файла сканированного документа и путь на диске к месту сохранения.
• RiDoc. Если поддержка сканирования в разные форматы актуальная для Вас, то смысл в использовании RiDoc имеет место быть. В противном случае лучше использовать другие варианты или штатное приложение операционной системы.
• WinScan2PDF. Простое, быстрое, надежное приложение для работы со сканером для получения сканов в формате PDF высокого качества. Часто используется при работе с сетевыми устройствами. Программа бесплатна.
• VueScan. Легко адаптируется к работе со многими моделями сканеров и МФУ. Имеет встроенную систему распознавания текста, еще известную как OCR. Стандартные настройки сканирования могут быть изменены пользователем. Можно указывать: имя файла конечного результата, папку сохранения, формат (PDF, JPEG, PNG).
• CuneiForm. Бесплатный софт для сканирования документов на компьютер с принтера, оснащенного сканером. Имеет большой набор настроек для повышения качества отсканированных изображений. Может распознавать текст, шрифты и таблицы на разных языках.

Несколько полезных «лайфхаков»

Делаем копию паспорта

Особенности:

1. Уберите из паспорта все лишнее. Убедитесь в отсутствии в нем сторонних предметов.
2. В настройках сканирования укажите тип цвета «Оттенки серого», а качество выберите самое высокое из доступных вариантов.
3. Сканы сохраняйте в формат tiff или bmp.

Ксерокопия без ксерокса

Чтобы сделать ксерокопию, необязательно иметь ксерокс. Ее сделать можно сначала отсканировав документ на обычном сканере на свой компьютер, а потом можно распечатать на принтере. Результат ничем не будет отличаться, если бы Вы использовали ксерокс.

Устраняем неполадки со сканером или МФУ

Запустить штатный «инструмент» поиска ошибок и проблем можно через контекстное меню устройства. Зайдите в раздел «Принтеры» в панели управления. Найдите свою модель сканера. Нажмите на пункт «Устранение неполадок». Дальше следуйте инструкциям и выполняйте указания программы.

Видеоинструкция

СТАТЬЯ БЫЛА ПОЛЕЗНОЙ?

Отлично!

В знак благодарности расскажите о статье своим друзьям и знакомым в социальных сетях. Используйте кнопки для слева или внизу страницы. Это не занимает более 15 секунд. Спасибо!

  Play Again!

Защищенная отправка конфиденциальных документов по электронной почте

Практически ежедневно мы с вами используем электронную почту, как средство для передачи важных документов другим людям. Как правило, такая передача осуществляется за периметр безопасности организации. Т.е. документы отправляются внешним получателям. Сейчас не будем говорить о том, как организована система защиты внутренней информации на предприятии. Но как быть с документами, покидающими организацию, с документами, использование которых мы с вами никак контролировать не можем?

Традиционные системы DLP(DataLossPreventionили DataLeakPrevention) контролируют отправку информации за пределы компании, и теоретически не позволяют конфиденциальной информации покинуть ее пределы. Однако, когда речь идет о необходимости отправить конфиденциальную информацию внешнему получателю, как можем мы быть уверены в ее сохранности?

Обозначим несколько ключевых требований к отправке конфиденциальной информации:

• документ не должен попасть в чужие руки
• получателем был именно тот, кому мы отправляем документ
• необходимо чтобы защищенный документ невозможно было просмотреть на компьютере или устройстве, не принадлежащем получателю
• защищенный документ не должен быть распечатан (если на то отсутствует разрешение)
• невозможно сделать PrintScreencэкрана, отображающего документ

Другими словами, мы хотим, чтобы защищенный документ оставался конфиденциальным.

Электронная почта – это удобно и быстро. Пара кликов и приложенный к сообщению документ ушел к получателю. Поэтому люди повсеместно используют именно этот способ передачи электронных материалов на расстоянии. При этом способы обеспечения конфиденциальности вложения могут быть различными.

Рассмотрим несколько способов защит e-mailвложений.

1. Установить пароль на документ. Пароль сообщить получателю.

+ Достаточно быстро и удобно

— Крайне ненадежная защита информации

— Защищенное вложение хранится у получателя в незашифрованном виде

— Вложение может быть открыто на другом компьютере с тем же паролем

1. Шифровать вложение и прикладывать к электронному сообщению. Передать получателю ключ, расшифровывающий информацию

+ Надежная защита информации

— Сертификаты открытых ключей – платные. Получить их простому человеку или организации не так-то просто

— Расшифрованное вложение хранится у получателя в незащищенном виде

— Вложение может быть открыто на другом компьютере, если известен ключ расшифровки

1. Настроить между отправителем и получателем защищенный канал связи.

+ Относительно надежно

— Как правило, вы не всегда знаете кому вы будете отправлять важную информацию

— Информация хранится у получателя в незащищенном виде

— Вложение может быть открыто на другом компьютере

1. Отправка курьером опечатанной (а возможно и нотариально заверенной) копии документа

+ Относительно надежно

—  Бумажныйдокумент хранится в незащищенном виде

— Хранить физический объект менее удобно, чем электронный

— Процесс долгий и связан с дополнительными хлопотами

— Документы могут быть похищены и просмотрены третьими лицами

1. Автоматическая защита вложения перед отправкой средствами почтового сервера

+ Надежная защита информации

+ Быстро, удобно: не требует дополнительных действий от отправителя

+ Информация хранится у получателя в защищенном виде

— Дополнительные затраты на установку модуля защиты вложений на почтовый серве 

А теперь сведем эти данные в единую таблицу:

Очевидно, что в некоторых случаях способы 1-4 могут представлять интерес. Однако, в повседневной практике они значительно усложняют процесс передачи конфиденциального документа.

Если стоит задача надежно и быстро защитить вложение электронной посты, то естественным выбором становится установка специального модуля защиты вложений на почтовый сервер организации. Этот способ имеет ряд неоспоримых преимуществ перед остальными и решает все насущные задачи, включая просмотр статистика использования вложения.

Прокомментировать обзор мы попросили экспертов рынка информационной безопасности

Михаил Калиниченко, генеральный директор компании SafenSoft:

«Для отправителя чрезвычайно важно не быть глубоко технически вовлеченным в механизм отправки письма с защищенным вложением. Другими словами, процесс отправки конфиденциального письма не должен ничем отличаться от отправки обычного, незащищенного письма. Мне часто приходится направлять важную информацию, представляющую коммерческую ценность для обеих сторон переписки. Удобным было бы просто приложить конфиденциальный документ к письму и отправить его. А получатель на своей стороне получает уже письмо с защищенным вложением.»

Денис Гасилин, директор по маркетингу компании StarForceTechnologies:

«Лично меня могла бы еще интересовать возможность контролировать кто, когда и где получил доступ к защищенному документу. Необходимо быть уверенным, что адресаты используют информацию так, как того требует ее характер и не допускают ее утечки третьим лицам.»

В любом случае способ передачи защищенных вложений e-mailкаждый выбирает для себя сам. Тем не менее, не стоит пренебрегать возможностями современных систем, которые позволяют быстро и надежно защитить вложение электронной почты и отправить их тому, кому это необходимо. Если же говорить о возможности мониторинга использования, то в этом случае контроль конфиденциальной информации выходит на абсолютно новый уровень.

Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.

требования к заявлению и пошаговая инструкция по работе в онлайн системах «Мой арбитр» и «Правосудие»

На практике немало примеров, когда электронный документооборот между судами и участниками процесса был полезен и эффективен для всех:

1. В большинстве случаев, особенно в арбитражных судах, исковые заявления подаются в суд по местонахождению ответчика. Представим ситуацию: компания-истец из Петербурга хочет взыскать с контрагента, находящегося во Владивостоке, задолженность по договору поставки. Обращаться нужно в арбитражный суд Владивостока. Какой вариант ни возьми, подача искового заявления в электронном виде — самый экономичный способ. Возможна и обратная ситуация: нужно подать возражение на иск, а ответчик — за несколько тысяч километров от суда. Опять же, ехать самому, направлять документы почтой или нанимать местных юристов обойдётся намного дороже и дольше, чем отправка возражения в суд через интернет.
2. Юридические компании и подразделения — основные пользователи электронных сервисов подачи документов в суд. Когда на руках несколько дел, перенести большинство формальностей в электронное пространство — значительно упростить себе задачу и оптимизировать затраты.
3. Нельзя не упомянуть и о простых гражданах. Сегодня они часто судятся с застройщиками, страховыми компаниями, организациями сферы ЖКХ, активно отстаивают права потребителя и т.д. Относить документы в суд лично или направлять почтой — долго. Причем, как правило, всё не ограничивается подачей иска. Нужно подавать ходатайства, представлять в качестве доказательств документы, возможно, обжаловать промежуточные судебные акты. Далеко не у всех есть на это время — нужно работать. И не каждый может позволить себе нанять юриста. С помощью сервисов подать документы можно в любое время, из любой точки, где есть интернет, причем независимо от количества документов, их видов и частоты обращения в суд.

Возможность электронной подачи документов в суд — важное условие и, можно сказать, первый этап формирования и развития системы дистанционного участия в судебных процессах. Наряду с использованием видео-конференц-связи это должно обеспечить построение единой системы. Тогда всем желающим можно вести процесс, не выходя из дома или офиса. В некоторых случаях это доступно уже сейчас, но ситуация с коронавирусом, видимо, значительно расширит круг оснований и условий для дистанционного ведения дел и получения судебных решений в электронной форме.

Какие документы можно подавать в суд через интернет

Через интернет в суд подаются:

1. Процессуальные документы:

   1) иски;
   2) встречные иски;
   3) возражения (отзывы) на иски;
   4) заявления о выдаче судебного приказа;
   5) письменные ходатайства;
   6) жалобы в апелляционную, кассационную и надзорную инстанции;
   7) другие процессуальные документы.

2. Приложения к процессуальным документам. Например, документы об уплате госпошлины, доверенности, документы о соблюдении претензионного порядка урегулирования спора, переписка сторон, документы в обоснование требований или возражений.
3. Копии документов, являющихся письменными доказательствами, если не требуется (не затребовано судом) представление их подлинников.

Направить через интернет можно:

1. Электронный документ, подписанный лицом, указанным в тексте документа, усиленной квалифицированной электронной подписью.
2. Электронный образ документа — скан-копию бумажного документа, заверенную простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.

Надлежащим образом подписанные электронные документы и заверенные электронные образы юридически равнозначны соответствующим бумажным документам.

Технические требования к электронным документам и образам для подачи в суд

Технические требования к электронным документам:

• разрешённые форматы — PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX или ODT;
• разрешённые форматы для документа с графикой — PDF, JPEG (JPG), PNG или TIFF;
• формат файла отправляемого документа — формат файла электронного документа на момент его подписания;
• каждый документ — один файл размером до 30 Мб включительно;
• в названии файла в целях идентификации указывается наименование документа и количество листов в нём;
• запрещено использовать средства защиты от копирования и печати;
• используется отсоединённая (в отдельном файле) электронная подпись.

Технические требования к электронным образам:

• масштаб сканирования 1:1;
• цветовая гамма — чёрно-белая или серая;
• при сканировании допускается полная цветопередача оригинала, но только если это важно для правильного рассмотрения и разрешения дела;
• обязательные требования к качеству — возможность корректного прочтения документа, а также точная передача всех обязательных реквизитов, печатей, штампов и графической подписи, если такие элементы присутствуют;
• формат создаваемого файла — PDF с возможностью копирования текста. Размер — не более 30 Мб;
• один документ — один файл. В названии файла в целях идентификации указывается наименование документа и количество листов;
• используется отсоединённая (в отдельном файле) электронная подпись.

Обращение в суд (иск, ходатайство, заявление и т.д.) можно сформировать непосредственно в системе с использованием её функционала. В этом случае создаётся электронный документ, который нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если обращение готовится отдельно (вне системы), для направления его в суд через интернет создаётся скан-копия подписанного документа — электронный образ, который заверяется простой ЭП или усиленной квалифицированной ЭП.

Какие системы использовать при подаче документов в суд через интернет

Это зависит от того, в какой суд направляются документы.

Для подачи документов в арбитражные суды используется система «Мой арбитр». Для обращения в судебный участок мирового судьи или суд общей юрисдикции используется ГАС «Правосудие».

Подача документов в суд в системе «Мой арбитр»

При входе в систему понадобится авторизация с использованием подтверждённой учётной записи на портале Госуслуги. Имеющиеся в ЕСИА данные автоматически будут перенесены в личный кабинет пользователя системы «Мой арбитр». Их можно дополнить или изменить, как и в целом выполнить необходимые настройки. После первого входа в систему и авторизации создаётся личный кабинет.

Что делать дальше:

1. На главной странице сервиса выбираем необходимый раздел («Заявления и жалобы», «Документы по делам» или «Банкротство») и тип обращения.
2. Переходим по ссылке и из перечня на странице выбираем вид обращения.
3. Шаг за шагом согласно подсказкам системы вводим (выбираем) данные и формируем обращение — иск, ходатайство и т.д. Если необходимо сделать перерыв, документ сохраняем в черновиках и возвращаемся к нему позже.
4. Прикладываем (загружаем в систему) файлы с дополнительными документами.
5. После завершения формирования обращения (документа) подписываем его усиленной квалифицированной электронной подписью.
6. Завершив процесс подготовки документов, отправляем их в суд.
7. Из личного кабинета пользователя отслеживаем фактическую отправку и приём документов.

Если вы начинаете судебный процесс, например подаёте иск, необходимо обращаться к документам из раздела «Заявления и жалобы». С использованием его функционала формируются также апелляционные, кассационные и надзорные жалобы, подаются документы для пересмотра дела по новым обстоятельствам.

Для электронной подачи документов в арбитражный суд в рамках текущего процесса нужно обращаться к разделу «Документы по делам». С использованием функционала этого раздела подаются, например, встречные иски и любые письменные ходатайства. Для работы в разделе обязательно нужно знать номер арбитражного дела — он вводится в самом начале и без него не будет доступа к подготовке документов.

Любые документы в делах о банкротстве формируются и подаются через специальный раздел (сервис) — «Банкротство».

Все разделы расположены на главной странице сервиса, поэтому их легко найти.

Система «Мой арбитр» позволяет направлять документы и в Верховный суд РФ, а также на имя Председателя ВС РФ. Но такая возможность есть только по арбитражным делам.

Подача документов в ГАС «Правосудие»

Для эффективной работы в системе лучше сразу перейти в специальный сервис для подачи документов. Если начинать работу с главной страницы портала «Правосудие», будет дольше и сложнее. В итоге вы всё равно попадёте в сервис, но сделав много лишних шагов.

Для входа в сервис электронной подачи документов нужна учётная запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). Если регистрации в ЕСИА нет, вам будет предложено зарегистрироваться. Войти также можно с использованием электронной подписи.

После авторизации в сервисе:

1. В разделе «Обращения» (самый первый на главной странице) нажимаем «Новое обращение».
2. На открывшейся странице выбираем вид судопроизводства — административное, гражданское или уголовное, затем нажимаем «Подать заявление» и выбираем нужный вид документа из перечня.
3. После открытия страницы с формой выбираем способ обращения (лично или представитель), указываем суд, в который обращаемся, и загружаем файлы с документами.
4. По завершении загрузки нажимаем «Сформировать заявление» и отправляем документы в суд.

Отслеживать движение обращения необходимо в разделе «История обращений». Найти и посмотреть карточку дела можно в разделе «Дела».

Работа в ГАС «Правосудие» предполагает, что все документы (файлы) уже подготовлены к отправке и соответствуют техническим требованиям. Даже основной документ (например, иск) придётся заранее подготовить и подписать. Сформировать текст в системе, как в сервисе «Мой арбитр», не получится. Обращение (основной документ), приложения к нему и квитанция об уплате госпошлины — это всё загружается по отдельности.

Что такое электронная почта? (с иллюстрациями)

Электронная почта, иногда записываемая как электронная почта, является просто сокращенной формой «электронной почты», системой для приема, отправки и хранения электронных сообщений. С распространением Интернета он приобрел почти всеобщую популярность во всем мире. Во многих случаях электронная почта стала предпочтительным способом как личного, так и делового общения.

Большинство мобильных устройств могут отправлять и получать электронную почту.

Как это используется

Сообщения, отправленные по электронной почте, обычно достигают учетной записи получателя в течение нескольких секунд. Они часто включают больше, чем просто текст; изображения и многочисленные типы форматированных документов теперь легко добавляются в виде прикрепленных файлов.Более того, больше нет необходимости сидеть перед компьютером, чтобы отправлять или получать электронную почту. Различные мобильные устройства, такие как планшеты и смартфоны, позволяют управлять перепиской на ходу.

Планшетные компьютеры можно использовать для чтения электронной почты.

Протоколы

Пользователи получают и отправляют сообщения, используя стандартизированные протоколы, которые позволяют электронной почте беспрепятственно перемещаться между компьютерами, на которых установлено программное обеспечение различных типов, и между разными типами серверов в различных сетях.Простой протокол передачи сообщений (SMTP) позволяет фактическую отправку и получение сообщений. Другие протоколы, включая протокол почтового отделения (POP) и протокол доступа к сообщениям в Интернете (IMAP), позволяют пользователям извлекать и хранить сообщения с течением времени.

Электронная почта — это довольно простой сервис, позволяющий людям общаться в электронном виде.

Клиентское программное обеспечение

Вначале для обработки почты была необходима программа, называемая «клиентское программное обеспечение». Доступно множество различных почтовых приложений, использование некоторых из которых стоит денег, а другие бесплатны; некоторые интернет-провайдеры даже включают его в услугу.Клиентское программное обеспечение все еще используется сегодня, но есть еще один более гибкий метод, который стал более популярным в последнее время.

Существует множество бесплатных онлайн-руководств по основам электронной почты.

Электронная почта

Помимо доступа к электронной почте через клиентское программное обеспечение, еще одним популярным вариантом является веб-почта.Большинство поставщиков услуг предлагают это как дополнительное преимущество, когда пользователь может получить доступ к своему почтовому ящику через Интернет, с любого компьютера или другого устройства, подключенного к Интернету. Некоторые почтовые службы специально разработаны для использования Всемирной паутины в качестве основного интерфейса. Эти сайты, называемые «порталами», стали очень популярными, поскольку они обычно предлагают людям возможность бесплатно открыть учетную запись электронной почты, а также получить доступ к поисковой системе, новостям, календарю и многим другим ресурсам из одного места.

История

Хотя есть некоторая степень неуверенности в том, когда была изобретена электронная почта, отцом современной версии обычно считается американец Рэй Томлинсон.До Томлинсона пользователи могли отправлять сообщения друг другу, но только когда они были подключены к одному компьютеру. Даже когда компьютеры были объединены в сеть, сообщения не могли быть адресованы конкретному человеку. Томлинсон разработал способ адресовать почту определенным пользователям и, таким образом, был признан одним из самых важных изобретений в области коммуникации в 20 веке.

Идея Томлинсона заключалась в том, чтобы идентифицировать имя пользователя и компьютер, на котором он или она находился.В результате основной формулой для адресации электронной почты было имя пользователя @ usercomputer. Этот стандарт не сильно изменился за прошедшие годы, за исключением того, что пользовательский компьютер теперь обычно заменяется именем поставщика услуг.

Проблемы конфиденциальности

С юридической точки зрения электронная почта обычно рассматривается как частная форма общения, во многом такая же, как телефонный звонок или даже рукописное письмо; особенности будут отличаться от страны к стране, но обычно незаконно получать доступ, читать или публиковать сообщения другого человека без разрешения.Однако важно понимать, что хакерам относительно легко перехватить электронную почту. Более того, многие компании требуют, чтобы их сотрудники подписывали соглашение, дающее работодателю разрешение на отслеживание всех сообщений, отправленных с корпоративных адресов электронной почты или полученных на них.

Другая проблема конфиденциальности заключается в том, что каждое электронное сообщение становится более или менее постоянной записью общения.Выбор сообщения для удаления удалит его из видимой очереди в учетной записи пользователя, но человек никогда не должен предполагать, что сообщение действительно исчезло; удаленные письма, как известно, легко воскресить. Даже если отправитель использует специализированное программное обеспечение, чтобы полностью стереть все следы сообщения со своего компьютера, копии электронного письма, скорее всего, все еще будут существовать на стороне получателя, а также на многих серверах, по которым оно передавалось. Следовательно, неразумно отправлять конфиденциальную информацию этим методом без тщательного рассмотрения возможности того, что посторонняя сторона может ее получить.Поскольку в электронных письмах автоматически проставляется время и дата, эти записи часто запрашиваются в суде, чтобы установить временную шкалу для конкретной цепочки событий.

Влияние

Влияние электронной почты невозможно переоценить.Почтовая служба США, например, отмечает, что обрабатывает 485 миллионов почтовых отправлений в день. Для сравнения, в США ежедневно отправляется 39,6 миллиарда писем. Другими словами, провайдеры электронной почты обрабатывают в 81 раз больше, чем крупнейшая почтовая система в мире. Возможно, столь же показательным является рассмотрение того, в какой степени электронная почта повлияла на использование традиционной «обычной почты», как ее часто называют сегодня. Почтовая служба США, наряду со многими другими мировыми почтовыми службами, испытала резкое снижение объемов и доходов, которое началось во второй половине 1990-х годов и с тех пор неуклонно продолжается; Отчасти это связано с тем, что сейчас по электронной почте доставляется очень много личной и деловой переписки.

Учетные записи электронной почты требуют использования пароля для получения доступа.

Сопроводительное письмо по электронной почте и CV

Автор: Собхан Моманд, менеджер по редакции Последнее обновление: 25 окт 2018

Что такое сопроводительное письмо по электронной почте?

Сопроводительное письмо по электронной почте — это, по сути, электронное письмо с заявлением о приеме на работу, через которое вы подаете заявление о приеме на работу.Электронное письмо должно содержать ваше сопроводительное письмо либо в теле письма, либо в виде вложения, а ваше резюме — в виде отдельного вложения.

Вам нужно отправить свое резюме и сопроводительное письмо по электронной почте?

Благодаря огромному технологическому буму за последнее десятилетие мы стали свидетелями резкого роста количества почтовых приложений. Отправка электронного письма бесплатна, не требует штампа, посещения почтового отделения или поездки в компанию, на которую вы подаете заявку. Все это происходит в считанные секунды и одним нажатием кнопки.

Есть две основные причины, по которым вы должны отправить электронное письмо рекрутеру:

• При приеме на работу
• Когда вы спрашиваете о возможностях трудоустройства в их компании

В этом руководстве мы в основном сосредоточимся на , подающих заявку на вакансии, которые уже были объявлены . Однако читайте дальше, так как есть также множество советов и примеров для тех, кто хочет узнать о возможностях трудоустройства по электронной почте.

Формат письма-сопроводительного письма + шаблон

Формат сопроводительного письма электронной почты незначительно отличается от формата стандартного сопроводительного письма.Например, нет необходимости указывать ваши личные данные, такие как имя и адрес, в правой части письма, потому что ваше приложенное резюме уже будет содержать всю эту информацию. Тем более, что он займет ценное место.

Ваш электронный адрес рекрутера должен иметь следующий формат:

Щелкните здесь, чтобы загрузить этот шаблон.

Перед тем, как начать…

1. Подготовьте идеальное резюме и сопроводительное письмо

Прежде чем приступить к составлению электронного письма, убедитесь, что вы уже написали и подготовили свое резюме и сопроводительное письмо.Ознакомьтесь с дополнительными советами и примерами в статьях «Как написать сопроводительное письмо» и «Как написать резюме».

2. Будьте официальны

Процесс подачи заявления о приеме на работу — это формальный процесс. Таким образом, у вас должен быть формальный подход к написанию вашего электронного заявления о приеме на работу.

• Не используйте сокращения (например, I’m вместо «I am» или Let’s вместо «Let us»)
• Пишите предложениями
• Пишите абзацами (а не короткими строками, как в текстовых сообщениях)
• Используйте официальное приветствие (используйте «Уважаемый господин / мадам», «Уважаемый [фамилия]» или «Кого это может касаться», а не «Привет», «Привет» или «Что случилось?»).
• Не пишите прописными буквами (НЕ ПРИЯТНО ЗАПИСЫВАЙТЕ ТЕКСТ!)

Более подробную информацию о формальном письме можно найти здесь.

3. Используйте профессиональный адрес электронной почты

Вы должны использовать профессиональный адрес электронной почты при обращении к рекрутеру.

Должно быть:

• Он должен быть коротким по длине
• Он должен содержать ваше имя
• Не должно содержать ни одного / большого числа чисел

Допустимые примеры:

Неприемлемые примеры:

4. Будьте краткими и по делу

У вас есть только один шанс привлечь внимание потенциального работодателя, поэтому пишите кратко и по существу.Работодатели обычно просматривают резюме и сопроводительные письма менее минуты. Все, что длиннее одной стороны A4, скорее всего, не будет прочитано или рассмотрено. Зачем рисковать? На более поздних этапах процесса найма, в том числе во время собеседования, у вас будет гораздо больше возможностей произвести впечатление на потенциального работодателя.

5. Напишите содержание электронного письма в отдельном документе сначала

Настоятельно рекомендуется сначала написать письмо в отдельном документе Word, а не печатать его в реальном почтовом клиенте за один раз.Это потому, что будет меньше шансов потерять свою работу из-за потери подключения к Интернету или сбоя программного обеспечения в середине написания вашего письма.

Это также дает вам дополнительное время для правильной проверки вашего письменного документа на грамматические и орфографические ошибки.

Как отправить сопроводительное письмо и резюме по электронной почте

Приступим…

1. Тема письма при приеме на работу

В теме вашего электронного письма должна быть должность, за которой следует идентификатор вакансии или ссылочный номер:

• ИТ-менеджер (ID: W124)
• Регистратор (Ссылка на вакансию.A2014)
• Очиститель (идентификатор работы: AFT2421)

Это все, что требуется.

Если вы решили добавить что-нибудь еще, например включая ваше имя или короткое сообщение, пожалуйста, сделайте его коротким, поскольку существует ограничение на то, какая часть строки темы будет показана рекрутеру, когда он получит его в своем почтовом ящике.

Не пишите тему письма заглавными буквами

Некоторые кандидаты в отчаянной попытке выделить свое электронное письмо среди остальных, пишут тему своих писем заглавными буквами, например:

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ МАРКЕТИНГ (REF.A92134)

Это не рекомендуется по двум причинам:

1. Ужасно читать, а;
2. Вы пришли либо слишком отчаянно, либо слишком агрессивно. В худшем случае вы оба выступите.

ВОПРОС: Следует ли писать сопроводительное письмо в теле письма или отправлять его как вложение?

Некоторые работодатели предпочитают вложения, в то время как другие предпочитают письмо в теле электронного письма. Пожалуйста, проверьте требования компании в объявлении о вакансии.Если компания не указала своих предпочтений, вам решать, как вы хотите отправить им сопроводительное письмо.

Пора принимать решения!

Как было сказано ранее, есть два приемлемых способа сделать это:

1. Приложите сопроводительное письмо в виде прикрепленного файла

Если вы решите приложить сопроводительное письмо отдельно к электронному письму, всегда пишите короткое сообщение в теле письма, представляя себя и объясняя причину отправки электронного письма рекрутеру — не оставляйте его пустым!
Содержание вашего электронного письма должно быть кратким, информативным и конкретным:

Еще один хороший пример:

Дорогая миссис Кеттл,

В приложении мое резюме и сопроводительное письмо на должность старшего научного сотрудника.

Я с нетерпением жду вашего ответа!

С уважением,
Майкл Харпер.

2. Напишите сопроводительное письмо в теле письма

Это самый популярный способ отправки заявления о приеме на работу по электронной почте.

Я уже слышу, как вы спрашиваете: «Что лучше?» рад, что вы спросили.

Мы рекомендуем писать сопроводительное письмо в теле письма. Это дает возможность произвести сильное и запоминающееся первое впечатление, позволяя привлечь внимание потенциального работодателя за считанные секунды.

С другой стороны, если вы отправляете его как приложение, работодатель должен предпринять дополнительный шаг — найти и вскрыть ваше письмо, чтобы прочитать его. Некоторые рекрутеры не открывают вложения из страха заразить свои компьютеры вирусами.

Предупреждение: Не включайте одно и то же сопроводительное письмо в тело письма и в качестве прикрепленного файла. Это просто странный поступок, из-за которого ты выглядишь очень нерешительным.

В оставшейся части руководства будет показано, как написать сопроводительное письмо в теле письма:

.

Как создать электронную почту

2.Персональные данные работодателя

В первых строках вашего письма должны быть личные данные рекрутера:

• ФИО рекрутера
• Должность рекрутера
• Название компании
• Адрес компании

Хороший пример:

3. Открытие приветствия / приветствия

Следующая строка вашего сопроводительного письма — это вступительное приветствие, которое должно быть написано в следующем формате:

«Уважаемый», за которым следует их почетный титул (мистер, миссис и т. Д.) и фамилия.

Советы:

• Всегда используйте официальное приветствие (например, «Уважаемый господин / госпожа», «Уважаемая [фамилия]» или «Кого это может касаться», а не «Привет», «Привет» или «Как дела?»).
• Всегда лучше узнать имя работодателя, которому вы пишете письмо. Это делает письмо более личным и убедительным.
• Если вы обращаетесь к работодателю по имени, укажите только его фамилию (Уважаемый мистер Кент), а не полное имя (Уважаемый мистер Саймон Кент).

Хороший пример:

4. Дата

Следующая строка должна полностью включать сегодняшнюю дату (10 ноября 2018 г. вместо 10/11/18) с выравниванием по правому краю.

Хороший пример:

5. Вводный абзац

Укажите причину, по которой вы пишете это сопроводительное письмо.

Например:

Должность: инженер-электрик

Я пишу, чтобы выразить свой интерес к должности инженера-электрика, указанной в The Worcester News от 19 марта 2017 года.После тщательного изучения требований к должности я чувствую, что обладаю всем необходимым опытом и техническими навыками, чтобы преуспеть на этой должности, и был бы полностью признателен за ваше внимание.

Советы:

• Это первые несколько предложений, которые потенциальный работодатель прочитает о вас; убедитесь, что вводный абзац — short , до точки и написан для high impact .

6. Пункт 2

В этом абзаце четко обозначьте причины, по которым вы могли бы стать подходящим кандидатом на эту должность. Укажите свое соответствующее образование, квалификацию, опыт работы, сильные стороны, навыки и способности.

Например:

Должность: библиотекарь

В 2014 году я закончил Университет Эссекса со степенью первого класса по библиотечному делу и год проработал младшим библиотекарем в колледже Саммерфилд.И мое образование, и опыт работы дали мне хорошее представление о назначении, функциях и процессах библиотек. Я обучен всем стандартным системам библиотечной информации и управления данными.

Советы:

• Попробуйте подкрепить свои утверждения реальными примерами. Например, если вы написали, что у вас « отличный послужной список продаж »; подкрепите его материальной и поддающейся проверке информацией о производительности, например заявив, что вы « увеличили продажи компании на 23% за шесть месяцев. ”

7. Пункт 3

Следуя абзацу 2, расскажите подробнее о причинах, по которым вы могли бы быть идеальным кандидатом на эту должность.

Например:

Должность: Операционный менеджер

В 2015 году я окончил Королевский университет в Белфасте со степенью 2: 1 в области управления бизнесом, что пробудило во мне страсть к бизнесу и экономике. Я изучал широкий круг тем, от принципов маркетинга и корпоративных обязанностей до руководства изменениями и стратегического управления.Я целеустремленный, амбициозный и аналитический человек с превосходной способностью анализировать текущие бизнес-операции и предлагать значимые решения на основе полученных результатов.

8. Пункт 4

Это будет последний информационный параграф вашего сопроводительного письма. Укажите любые другие аргументы, которые у вас есть, и укажите причину, по которой вы заинтересованы в работе в этой конкретной компании.

Например:

Должность: сотрудник по подбору персонала

Меня особенно привлекает работа в вашей организации, поскольку она делает упор на долгосрочном росте и обучении внутри компании.Меня мотивируют проблемы, и я верю, что смогу объединить свои предыдущие знания и навыки в качестве компетентного сотрудника по найму. Я уверен, что мои впечатляющие достижения за последние несколько лет доказывают, что я стану ценным активом для Lancefield Recruitment.

Советы:

• Изучите информацию о компании, на которую вы подаете заявку, и используйте свои выводы для составления этого абзаца. Это заставит вас выглядеть заинтересованным, умным и находчивым в глазах потенциального работодателя.

Как завершить письмо

9. Заключительный отчет

Последний абзац обычно представляет собой вежливый призыв к действию, в котором вы заявляете, что с нетерпением ждете встречи с потенциальным работодателем. Он также должен содержать ссылку на ваше резюме, которое вы приложили к заявлению.

Полезные фразы, которые можно использовать:

• Прилагаю мое резюме для рассмотрения.
• Я приложил свое резюме к этому письму.
• К этому письму прилагается мое резюме.

Хороший пример:

10. Заключительное приветствие

Заключительное приветствие должно быть «Искренне Ваш», только если вы обратились к работодателю по имени (например, Уважаемая миссис Сандерс) в начале письма.

Если вы использовали «Уважаемый господин / госпожа» или «Для кого это может касаться» в качестве вступительного слова приветствия в своем письме, оно должно заканчиваться словами «С уважением».

Другие альтернативы, которые вы можете использовать вместо «С уважением»:

• С уважением
• С уважением
• С наилучшими пожеланиями

11.Подпись и имя отправителя

Подпишите письмо своей подписью и своим именем.

Если у вас нет отсканированной или электронной подписи, вы можете написать подпись в следующем формате:

• Полное наименование
• Адрес электронной почты
• Телефонный номер
• Профиль LinkedIn — необязательно

Например:

Вот и все — теперь у вас должно быть идеально написанное сопроводительное письмо!

подсказки

• Не торопитесь с , написав и отправив электронное письмо за один раз — вы, скорее всего, забудете указать важные вещи или сделаете много фактических, грамматических или орфографических ошибок.Сначала напишите черновую версию, сделайте перерыв, а затем вернитесь через несколько часов, чтобы просмотреть ее.
• Не забудьте прикрепить файлы ! У вас есть только один шанс произвести хорошее впечатление, убедитесь, что вы не испортили его грубыми ошибками.
• Отправьте тестовое электронное письмо сначала себе, чтобы еще раз проверить формат сообщения и возможность открытия вложений.
• Дайте прикрепленным файлам идентифицируемые имена файлов, например, «Julia_McCaree_CV.pdf »лучше, чем« newhkh44.pdf »

Часто задаваемые вопросы

Должен ли я отправлять документы в формате Word (.doc или .docx) или PDF?
Оба метода приемлемы. Однако мы рекомендуем вам отправить его в виде файла PDF, потому что это сохранит формат и представление ваших документов; включая поля, отступы, интервалы и отступы.

Как узнать, получено ли мое заявление о приеме на работу?
К сожалению, вы не можете быть уверены, открыл ли работодатель ваше письмо или прочитал его, если он вам об этом не скажет.Некоторые почтовые клиенты позволяют запрашивать уведомление о прочтении после того, как отправитель открыл ваше письмо. Однако вы получите уведомление о прочтении только в том случае, если получатель решит отправить вам его.

Через сколько дней я буду рассматривать свое заявление?
В большинстве вакансий указываются сроки, в которые вы должны получить от них ответ, если вы попали в короткий список для прохождения собеседования. Во многих вакансиях будет указано: «Если вы не получите ответа в течение 2 недель, предположим, что на этот раз ваше заявление было отклонено.Если, однако, это не указано, вы должны связаться с ними через неделю, чтобы проконсультироваться по вашему первоначальному заявлению.

Должен ли я использовать флаг «высокая важность» при отправке заявки?
Нет, не совсем. Флаг особой важности потерял свою ценность много лет назад. Кроме того, есть вероятность, что вы натолкнетесь на грубость: почему электронное письмо с заявлением о приеме на работу должно быть более важным или срочным, чем у других отправителей? Более 90% писем отправляются без них.

Удачи!

бесплатных шаблонов рекомендательных писем — Образцы и примеры — PDF | Слово

A Рекомендательное письмо — это письменный и подписанный документ, содержащий отзывы о производительности, партнерстве и лидерстве человека, с которым кто-то работал. Это также известно как рекомендательное письмо.

• Дата рекомендательного письма
• Имя лица, получившего рекомендательное письмо
• Деловые отношения
• Атрибуты, которые делают человека успешным (потенциал, характер, то, как они справляются, последовательность, надежность и т. Д.)
• Контактная информация лица, написавшего рекомендательное письмо

1. Сделайте это ПРОСТО!

Лучше всего загрузить шаблон, который поможет вам составить рекомендательное письмо. Вам нужно проявить определенные усилия, прежде чем просить кого-нибудь написать вам письмо. Большинство людей заняты своей собственной жизнью, и может оказаться затруднительным сесть на пару часов и записать все замечательные качества человека, независимо от того, как высоко вы о них думаете.Прежде чем попросить и доставить запрос, напишите себе рекомендательное письмо со всеми лучшими качествами, которые, по вашему мнению, у вас есть. Это позволит человеку легко подписать или изменить письмо, и в большинстве случаев этот человек добавит больше комплиментов и приятных слов о вас в письме.

2. Подходите с уважением

Убедитесь, что соответствующая сторона доступна для обсуждения возможности написания рекомендательного письма. Обычно вы не хотите беспокоить кого-то, пока он работает или в те часы, когда этот человек хорошо проводит время со своей семьей.Лучший ненавязчивый способ попросить рекомендательное письмо — по электронной почте, чтобы человек мог найти время в рамках своего графика, чтобы отправить вам ответ.

3. Будьте терпеливы

Передавая кому-либо рекомендательное письмо, подождите не менее 1-2 недель, чтобы услышать ответ по вашему выбору. Настойчивость или придирчивость могут помочь вам получить письмо быстрее, но также велика вероятность, что письмо будет менее вдохновляющим. Никто не хочет делать одолжение другому человеку, который делает это без уважения.Просто дайте человеку знать, что вы хотите вернуть его на определенную дату через 1-2 недели. Если вы действительно хорошо знаете этого человека, а он забывчивый человек, то вполне нормально давать несколько напоминаний в течение недели, чтобы они не забыли о вашем запросе рекомендательного письма.

4. Получение и проверка

После того, как назначенный вами выбор отправил вам заполненное рекомендательное письмо, убедитесь, что вы прочли его перед отправкой.Поблагодарите и поблагодарите человека, который сделал все возможное, чтобы оказать вам эту услугу.

Автор рекомендательного письма должен иметь возможность напрямую говорить о способности человека работать на должности, на которую претендент претендует. Хорошими примерами рекомендателя являются предыдущие работодатели, коллеги, клиенты или учителя / профессора, поскольку они могут подтвердить работу или академическую успеваемость заявителя. Важно выбрать того, кто серьезно отнесется к задаче и найдет время, чтобы написать правильное письмо.Наскоро написанное письмо может показаться слабым и поверхностным и, следовательно, будет неэффективным или, возможно, контрпродуктивным.

С другой стороны, если кого-то попросили порекомендовать человека, но он считает, что он не обладает необходимой квалификацией, для него лучше вежливо отклонить запрос. Неадекватное рекомендательное письмо может нанести ущерб заявке кандидата и потенциально поставить под угрозу профессиональную репутацию автора.

Рекомендательное письмо состоит из трех разделов; введение, основной абзац (ы) и заключение.Хотя некоторые типы рекомендательных писем имеют неточное форматирование, большинство писем придерживаются определенного формата и должны быть написаны профессиональным тоном. Чем дольше писатель знает кандидата, тем более подробным может быть содержание. Однако длина рекомендательного письма менее важна, чем содержание, из которого оно состоит. Если в письме указаны сведения о квалификации и личных качествах кандидата, оно будет служить убедительным аргументом в их пользу.

Шаг 1. Введение

Вводный абзац должен представить кандидата и писателя, отношения между ними и продолжительность этих отношений.В нем также должна быть указана должность, на которую претендует кандидат (если применимо), а также аргументы, лежащие в основе рекомендации автора.

Иногда автору сообщают, кто будет получать письмо, и он может адресовать его именно этому человеку; обычно менеджер по найму / руководитель, сотрудник приемной комиссии или приемная комиссия. Письмо должно открываться словами «Уважаемый [имя]» или «Уважаемый [приемная комиссия / приемная комиссия]». Если неизвестно, кто будет читать письмо, обычно лучше начать со слов «Кого оно может касаться».Хотя это не всегда необходимо, указание даты вверху поможет сохранить действительность рекомендательного письма. Если письмо датировано 2008 годом, и данное лицо подает заявление о приеме на работу в 2017 году, легитимность письма значительно снижается.

Пример № 1

В приемную комиссию,

Для меня большая честь рекомендовать Салли Уитфилд для принятия в ваше уважаемое учреждение. Я работаю учителем естественных наук у Салли в течение последних 4 лет и, основываясь на ее оценках, посещаемости и посещаемости занятий, я бы оценил успеваемость Салли в моем классе как лучшую.

Пример №1 был написан учителем средней школы в поддержку заявки студента в колледж / университет. Поскольку приложение имеет отношение к учебе, учитель затрагивает способность ученика хорошо учиться в классе.

Пример № 2

18 марта 2017

Уважаемый г-н Ларссон,

Меня зовут Дай Хулян, и я пишу вам по поводу заявки Джейсона О’Салливана на должность управляющего отелем. Он работал супервайзером стойки регистрации в отеле Place D’Armes в течение последних 2 лет и всегда умел организовывать персонал, сохраняя при этом удовлетворенность наших гостей.

В этом вводном параграфе в качестве примера автор является бывшим работодателем соискателя и может подтвердить свои сильные стороны и соответствие конкретной должности, на которую он претендует.

Шаг 2 — абзацы основного текста

Основной параграф (-ы) рекомендательного письма — это место, где автор подробно описывает навыки, квалификацию и достижения кандидата. Автор должен предоставить достаточное количество примеров в поддержку этих утверждений, тем самым заверив читателя в том, что письмо исходит из надежного источника, который может поручиться за соответствие заявителя критериям.Количество абзацев и длина этих абзацев будут варьироваться от одного типа письма к другому, но основная цель состоит в том, чтобы сформировать убедительный аргумент от имени кандидата, используя необходимое количество слов.

Как правило, рекомендательное письмо используется для определенной цели, и автор должен узнать, какова эта цель. Рекомендация может затем включать сильные стороны и навыки, которыми обладает кандидат, которые имеют отношение к этому конкретному направлению работы, области обучения и т. Д.

Пример № 1

Хотя Камель не имел предыдущего опыта в розничной торговле, он был прирожденным. У него потрясающий характер для работы. Он заставляет клиентов чувствовать себя непринужденно и обеспечивает исключительное обслуживание клиентов. Камель одинаково хорошо работает сам по себе или с другими.

Камел хорошо ладил со своими коллегами и никогда не опаздывал и не отсутствовал без причины. Он внимательно относился к выполнению заданий, чтобы не оставлять работу тем, кто пришел в смену после него.

Рекомендательные письма не всегда пишутся для конкретного приложения или цели, но могут быть запрошены отдельным лицом, если они захотят иметь общую ссылку для использования в будущем. В этом примере основного абзаца работодатель перечисляет некоторые качества сотрудника, которые, по его мнению, будут полезны для широкого спектра приложений / функций.

Пример № 2

Алессия начала присматривать за нашими детьми 5 лет назад, когда нашей первой дочери Айслинг было 4 года, а второй — Элоди — новорожденной.Из-за нашей сложной работы мы с женой не можем находиться дома в течение длительного времени в течение недели. Было очень приятно знать, что они находятся на попечении Алессии.

Алессия уделяет все свое внимание каждому ребенку и безупречно справляется с заданиями. У наших двух дочерей, разлученных на 4 года, очень разные потребности и разный уровень внимания, но Алессия может удовлетворить каждую отдельно. Она будет помогать Айслинг с домашним заданием, готовить еду для Элоди и развлекать ее, чтобы она не отвлекала старшую сестру.

Мои дети говорят о ней, как если бы она была частью семьи, и каждый год настаивают на том, чтобы приглашать ее на свои дни рождения. Я понимаю, что требования к работнику детского сада отличаются от требований семейной няни, но я уверен, что Алессия справится с этой задачей.

Автор в этом примере основного абзаца смог точно описать характеристики своей няни с примерами из реальной жизни и опытом, подтверждающими их. Заявитель, о котором идет речь, подает заявку в несколько детских учреждений, поэтому рекомендатель обязательно включает атрибуты, которые помогут ей найти выгодное положение.

Шаг 3 — Заключение

Заключительный абзац должен подводить итоги любых заключительных мыслей автора относительно квалификации заявителя, и он должен подтвердить свою поддержку указанного заявителя. Если не указано иное, автор должен предоставить возможность связаться с ними, если читателю потребуется дополнительная информация. Контактные данные автора могут быть указаны в заключительном абзаце, на фирменном бланке или после подписи. Некоторые рекомендательные письма требуют более точного форматирования, но обычно используется формальная подпись и внизу указывается подпись, имя и контактная информация автора.

Пример № 1

Я уверен, что отличная рабочая этика, которую Алехандро продемонстрировал во время своей работы, будет распространена и на его учебу. Алехандро харизматичный, красноречивый, амбициозный человек, и, если его примут в вашу престижную академию, я не сомневаюсь, что он превзойдет ваши ожидания. Пожалуйста, позвоните мне по указанному ниже номеру (в обычные рабочие часы) или по электронной почте (в любое время) с любыми вопросами, касающимися заявки Алехандро.

С уважением,

[Подпись]
Синтия Косгроув
(604) 898-2497

Пример № 1 завершается убедительным заявлением о способности кандидата выполнять свою предыдущую работу и убежденности автора в том, что он преуспеет в своих будущих начинаниях. Автор предоставляет два метода связи, которые показывают, что они серьезно относятся к своей поддержке этого кандидата.

Пример № 2

Габриэла решила преследовать другие интересы за пределами Такомы, и мы желаем ему успехов в его будущих начинаниях.Я без колебаний порекомендую его любому потенциальному работодателю и найму его повторно, если возникнет ситуация. Если вы хотите обсудить это дальше, свяжитесь со мной по телефону (253) 664-8090.

С уважением,

[Подпись]
Эллиот Шмидт
Операционный директор

Этот второй пример заключительного абзаца содержит все необходимые компоненты, и, хотя автор не знает, для чего именно будет использоваться буква, он явно верит в способность кандидата хорошо работать в любой должности, которую ему дадут.Контактная информация приведена в абзаце, а название должности автора указано внизу, что помогает установить законность.

19 сентября 2018

Уважаемый мистер Лонг,

Для меня большая честь рекомендовать мистера Дэвида Лоусона на должность учителя музыки в средней школе Бивертон. Как директор начальной школы Дугласа, я лично видел вклад Дэвида в эту школу, и будет непросто найти замену такому преданному учителю.

Наша школа недавно пострадала от сокращения бюджета, и некоторые программы придется сократить или полностью исключить из учебной программы. У нас есть обширная музыкальная программа, в которую Дэвид вносит большой вклад, но, к сожалению, это одна из тех областей, которые необходимо сжать. Руководитель музыкальной программы теперь будет вести все классы, а это значит, что мистеру Лоусону осталось искать другую работу. Это никоим образом не является отражением его навыков как инструктора, это просто досадное обстоятельство, из-за которого мы потеряли самого талантливого учителя.

Дэвид начал преподавать в Douglas Elementary еще в 2008 году. Предлагаемые нами уроки музыки изначально были довольно общими, но Дэвид посвятил время и силы расширению программы, чтобы включить в нее больше возможностей для студентов, которые более заинтересованы в музыкальной карьере. Он ввел новые классы в учебную программу и провел бесчисленное количество часов, работая с небольшими группами учеников, вплоть до проведения индивидуальных уроков после школы. Музыкальный опыт Дэвида наряду с его организаторскими способностями наверняка пригодится любой школе, у которой он есть.

Не секрет, что Дэвид — один из любимых учителей детей. Время от времени я захожу в его класс, когда обхожу школу, и очень рад видеть, насколько дети увлечены уроками мистера Лоусона. Его стиль обучения очень живой и увлекательный. Кажется, что детям всегда не терпится закончить другие уроки, чтобы они могли играть музыку с мистером Лоусоном. Он быстро устанавливает взаимопонимание со своими учениками, но также находит время, чтобы выслушать опасения или комментарии их родителей.Родители не раз приходили ко мне, хваля Дэвида за положительное влияние, которое он оказал на образование их детей.

Дэвид обладает безграничным терпением, и его преданность музыке не остается незамеченной. Его энергии будет очень не хватать в начальной школе Дугласа, но мы уверены, что его опыт будет оценен по достоинству, если его примут на ваш факультет. Я был бы рад предоставить более подробную информацию о заявлении г-на Лоусона, если это будет необходимо.

С уважением,

Линда Острович
Директор начальной школы Дугласа
(416) 209-8803

17 января 2019

Кого это может касаться,

Шерин работала на меня каждое лето в течение последних 6 лет, помогая мне с различными делами и юридической помощью в моей юридической фирме.У меня есть ученые степени в области права и архитектуры, и я могу с уверенностью сказать, что организаторские способности и профессиональная манера поведения Шерин не уступают многим помощникам юристов и стажёрам, с которыми я работал.

Мне нелегко угодить, и мои требования часто весьма специфичны, но мой разум успокаивается благодаря надежности и скрупулезной рабочей этике Шерин. Она пунктуальна и проявляет невероятную инициативу. Я всегда даю Шерин список задач, которые нужно выполнить до конца дня, но Шерин работает так усердно, что часто выходит за рамки того, о чем я ее прошу.Даже когда работа требует больших физических усилий, она демонстрирует огромную силу и выносливость.

Я хотел бы нанять Шерин каждое лето, но я с нетерпением жду возможности следить за ее достижениями, пока она продолжит свой жизненный путь. Я уверен, что Шерин добьется успеха в любом деле, к которому она приложит свои усилия, поэтому я счастлив дать ей свою самую высокую рекомендацию.

С уважением,

Фэй Чеслок
(687) 546-5532

9 декабря 2018 г.

Дорогая Эбигейл Мэнсфилд,

Пишу в поддержку г-наЗаявка Дарприта Вайдьи на доступную должность повара в Diamond Grille. За 8 лет работы руководителем здесь, в ресторане Joe’s, ко мне приходили и уходили много поваров, но г-н Вайдья выделяется как один из наших самых ценных сотрудников на сегодняшний день.
Я нанял г-на Вайдью в 2013 году, и, хотя у него не было предыдущего опыта, он быстро освоил методы и техники. Он эффективен, организован, отлично платит команде и прекрасно справляется с несколькими задачами. Он привносит в кухню огромную энергию и сохраняет позитивную атмосферу.
У нас есть вращающаяся дверь кухонного персонала, но Дарприт был очень лояльным и заслуживающим доверия. У меня было несколько случаев, когда повар не появлялся, но Дарприт всегда приходил мне на помощь. Он также помогает тренировать новых ребят, чтобы они чувствовали себя комфортно на нашей кухне.

Я настоятельно рекомендую вам рассмотреть Дарприта как повара в вашем прекрасном заведении.