Как научиться распределять время правильно: Как правильно распределять рабочее время?

Как правильно распределять рабочее время?

Мы не перестаем повторять, что время — до крайней степени ценный ресурс. В современном мире гаджетов и бесконечного потока информации мы, зачастую незаметно для самих себя, отвлекаемся на решение второстепенных вопросов, читая новости, отвечая на сообщения в месседжерах или просматривая развлекательный контент. Мы не будем рассматривать причины — морально-этические. Поговорим об основных принципах правильного планирования.

Сначала о статистике, просто для того, чтобы доказать: проблема дефицита времени касается многих. Например, 23% работающих россиян не умеют планировать рабочий день. А 80% трудового времени руководители тратят на общение с коллегами, причем эффективность таких бесед сведена к нулю. Потому что до сих пор начальники не научились делегировать и берутся за решение всех задач вплоть до закупки кофе в офис.

Но безвыходных ситуаций не бывает, поэтому сначала обратимся к списку советов, придерживаясь которых можно научиться быть эффективными.

Как распределить рабочее время?

И здесь во главу угла мы ставим планирование. На сколько бы часто вам ни встречался подобный совет, он не теряет актуальности.

• Планируйте. Составляйте список дел накануне рабочего дня. Это займет 10 минут времени, но сэкономит значительно больше полезных минут, а то и часов, для достижения поставленных целей.
• Расставляйте приоритеты. Придерживайтесь “правила трех”. То есть в начало списка выносите самые важные задачи. Это правило работает на подсознательном уровне, будет сложно отвлечься от выполнения работы, когда есть цель.
• Ориентируйтесь на свои биологические часы. Не смейтесь, это важно. Пик активности у людей приходится на разное время. Кто-то более продуктивен утром, кто-то — днем.
• Делите задачи на подзадачи. Если вас “нагрузили” серьезным и неподъемным, на первый взгляд, проектом, не паникуйте. Определите этапы, расставьте дедлайны.
• Не берите на себя чужую работу. Научитесь говорить коллегам, которые привыкли обращаться к вам за помощью по мелочам, “НЕТ”. Ваша эффективность зависит от вас, а тут выходит, что и их эффективность — тоже. Помните, что и вы, и они — получаете за свой труд деньги. Предложите им в таком случае делиться деньгами.
• Будьте ответственны. Банально, однако. Подумайте, какую функцию в масштабах компании вы выполняете? Что будет, если вы не справитесь? Помните: ваш труд ценен и важен. Иначе бы вас не нанимали.
• Проверяйте почту не чаще двух раз в день. Утром, ДО начала рабочего дня и вечером, перед окончанием. Если ваша работа не завязана на общении по электронке, сведите к минимуму чтение писем.
• Не игнорируйте перерывы и обед. Именно так, если по ТК вам рекомендованы перерывы помимо законного обеда, используйте их. Организм должен отдыхать. Морально изможденный специалист вряд ли покажет по итогу хороший результат.

Бывают ситуации, когда требуются более кардинальные меры, речь идет о большом коллективе. Надо понимать, что уследить за выполнением планов крупного отдела или подразделения — сложно, не используя IT-решений. Это могут быть CRM-системы, различные онлайн приложения, календари и планировщики задач. Однако, наиболее эффективным способом многие работодатели считают использование программ учета рабочего времени.

CrocoTime — универсальный помощник в планировании

Система CrocoTime благодаря продуманным подходам поможет и планировать, и не отвлекаться, и мотивировать, и повышать эффективность. Благодаря уникальному набору возможностей:

• Агент системы работает незаметно и также незаметно мониторит активность персонала за компьютером. Не раздражая, не вторгаясь в личное пространство, не делая видеозапись экрана. В отчет будет записан каждый сайт, на котором побывал сотрудник, каждая программа, к которой он обращался в течение рабочего дня. Это поможет выявить ошибки планирования: если из 8 часов 2 были отданы просмотру сериалов — это сигнал.
• CrocoTime покажет, сколько раз в день люди отвлекались. Если в течение пяти минут нет отклика от мыши или клавиатуры, программа поставит отметку в отчет. Это исключит частые перекуры и кофе-брейки.
• Руководитель может составить план задач на день/неделю/месяц отделу, или конкретному специалисту. Отслеживать выполнение, подсчитывать затраты на проекты, корректировать график.
• Система поможет напоминать о важном и игнорировать второстепенное. Агент автоматически отправляет любой сигнал о нарушении на почтовый ящик начальника. Это позволяет вовремя реагировать и минимизировать потери из-за игнорирования внутреннего распорядка.

Понятно, что в любой работе возникают ситуации, когда необходимо срочно переключиться. Но это случается нечасто, поэтому планирование и мониторинг помогут сбалансировать загрузку. Самодисциплина здесь тоже играет важную роль, если вы не можете отказаться от общения в социальных сетях, просмотра фото в инстаграме и обсуждения последних модных трендов — установите demo-версию CrocoTime, оцените простоту и эффективность системы. Делайте выводы и меняйте свое отношение к работе. Ваше время стоит денег, не тратьте его впустую.

Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
                                                                                                                                          Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы. 

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

как правильно распределять свое время так, чтобы все успевать

Все успевать — это не так-то и просто, хотя, с другой стороны, сложного в этом тоже ничего нет, особенно если освоить такую вещь, как тайм-менеджмент. «Тайм» (Time) — английское слово, в переводе на русский означающее время. Менеджмент — это управление, контроль. Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности. На это основывается правильная психология саморазвития.

Почему нам нужен тайм-менеджмент

Контроль времени нужен человеку по одной простой причине — мы многозадачны. Мы существа разумные, поэтому должны выполнять очень много различных дел, без которых жизнь попросту остановится.

Даже если вы отдыхаете, у вас все равно есть любимое хобби и есть люди, которые находятся с вами в любовных или дружеских отношениях. Жизнь весьма динамична, она не стоит на месте. Тайм-менеджмент помогает людям по всему миру помнить о том, что все меняется каждую секунду, каждый миг. Можно проснуться утром и обнаружить, что вы живете в мире, отличном от того, который окружал вас 8 часов назад.

Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни.А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами. Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона. Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу. Но необходимо помнить и о себе тоже. И ценить свое время.

Как правильно распределять время

Для начала заведите такую полезную привычку, как фиксация всех заданий на будущее. Если вы не знаете, когда именно освободитесь, например, после работы, то напишите в своей личной записной книжке, что вечером вы должны сходить за лекарствами или сделать это во время обеда. Мы живем в 21 веке — если вам не нравится перспектива всюду таскать с собой блокноты, используйте в качестве записной книжки специальное приложение в телефоне.

Если у вас есть задачи, не требующие решения в определенное время, то старайтесь их выполнить как можно быстрее. Помните, что абсолютно любые дела, которые можно сделать сейчас, на потом лучше не откладывать. Так вы освобождаете время для других дел, будете меньше нервничать и волноваться. Единственное «но» — это отдых.

Не забывайте про отдых. Если вы можете сделать все именно сейчас, и это не вызывает у вас чувства переутомления, значит, все под контролем. Но не заставляйте себя ограничивать заслуженное время релаксации и безделья. Чередуйте периоды активности и периоды восстановления сил.

Еще одно важное замечание и совет: не забывайте отмечать денежные траты и поступления. Вообще, умеренный контроль позволяет видеть полную картину происходящего. Статистика говорит о том, что люди, отслеживающие деньги, меньше теряют их и, что самое главное — меньше переживают.

Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать. Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять.

Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени:

Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:

• обязанности;
• хобби;
• развлечения;
• отдых.

1. Обязанности. Это то, что не позволяет даже думать об отсрочке. Если вы что-то забудете сделать, то это повлечет за собой сбой в режиме и, возможно, большие проблемы. Сюда относится:

• работа;
• уборка дома;
• регулярные важные покупки;
• дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).

Для обязанностей может отводиться неограниченное количество времени, потому что это дела, которые определяют ваш стиль жизни. Хотя, конечно, если перспектива тратить на работу время вызывает у вас только упадок сил, возможно, стоит подумать о смене деятельности.

Обязанности не нужно записывать — вы должны помнить о них всегда. Распределите дела так, чтобы вам и вашей второй половинке было удобно их выполнять. Мало кто знает или догадывается, но, к примеру, прием пищи — это тоже обязанность. Правильное питание определяет настроение и работоспособность, поэтому завтракайте, обедайте и ужинайте в одно и то же время. Не хотите готовить — мойте посуду, чтобы ваша вторая половинка не делала все целиком. Исключение составляет ситуация, когда один человек приходит домой в, например в 16 часов, а второй в 19. За это время можно и приготовить, и помыть посуду. Если вы живете сами по себе, то готовить и мыть посуду нужно сразу. Забудьте про горы немытой посуды — это удел тех, кто и важные судьбоносные мероприятия начнет переносить на попозже.

Обязанности занимают столько времени, сколько нужно. Их нельзя заменить ничем — ни отдыхом, ни хобби. После того, как вы составите и выучите список всех обязанностей на всю неделю, можно приступать к планированию остальных дел.

2. Отдых. Это второй пункт вашего планирования времени. Многие ошибочно полагают, что успевают все делать только те, кто почти не отдыхает. Это не так. Организму нужна релаксация. Отдых должен быть спланирован также четко, как и обязанности. Отдыхать нужно всегда. Запомните это. Не пропускайте циклы отдыха на работе и дома. Придя домой, не садитесь за компьютер и не идите на тренировку. Полежите буквально 15-20 минут. Только не засыпайте, ведь такой сон довольно вреден для режима дня. Кстати, о режиме. Соблюдайте его максимально четко. Это важное правило всех успешных людей.

Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений.

3. Хобби. Хобби — это то, без чего не может жить ни один человек. Иногда бывает так, что хобби совпадает с работой, то есть, с обязанностями. В этом случае можно найти еще одно увлечение. Пусть оно вас затягивает. Думайте о нем почаще, создавая в себе желание заняться им. Хобби должно быть полезным, поэтому спорт — это один из самых лучших вариантов.

Задача увлечений очевидна — вы переключаетесь, меняете вид деятельности, делаете то, что приносит вам удовольствие. В вашем плане на день занятие любимым делом можно перекладывать и не планировать тщательно и кропотливо. В этом и есть главная их прелесть.

4. Развлечения. Развлечения — это походы в клуб, в боулинг, в кино, ресторан, компьютерные игры, друзья и так далее. Отличие отдыха от развлечения состоит в том, что вы тратите свое время или жизненные силы. Развлечения нужны только по выходным или в пятницу, если выработаете по плану пятидневной рабочей недели.

Их лучше не планировать дальше, чем на неделю, потому что вы не можете знать, какова будет обстановка в будущем. На развлечения должно быть отведено специальное место также и в бюджете. Без развлечений можно прожить очень долго. Это необязательный пункт, но если вы хотите жить активной жизнью, то следует включить их в свою программу.

Отдельного разговора заслуживают телефон, компьютер и телевидение. Они тоже требуют затрат некоторого объема энергии, поэтому ни в коем случае не ложитесь спать сразу после просмотра телевизора или после компьютерных игр. Дайте мозгу отдохнуть хотя бы час. Перед сном лучше заниматься спокойным хобби вроде чтения книг.

Итак, главное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов. Делайте, что хотите, но обязанности и отдых должны быть всегда спланированы. Это те дела, которые нельзя откладывать без веской причины. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать. Это вдобавок еще и один из секретов пунктуальных людей — они всегда знают, что от них требуется, поэтому берегут и свое и чужое время.

На нашем канале в Яндекс.Дзен
всегда самые интересные статьи по этой теме. Обязательно
подпишитесь!

25.11.2016 00:02

8 признаков, что вы не умеете распределять время — Wonderzine

александра савина

Казалось бы, оценить эффективность навыков тайм-менеджмента очень просто: если вы успеваете выполнить все дела в указанный срок или способны в критической ситуации ускориться и сделать задания как можно быстрее, то всё в порядке. Но иногда проблемы с распределением времени не так очевидны — например, если вы всё успеваете, но из раза в раз чувствуете, что действуете на пределе возможностей. Разбираемся, как это понять — и что с этим делать.

Вы не можете оценить, сколько времени займёт ваше действие

Если вы замечаете, что стабильно опаздываете на пять-десять минут (на работу, на встречу с друзьями и куда только не), возможно, проблема в том, что вы не до конца представляете, сколько времени у вас занимают разные задачи. Такое бывает — вы вроде бы уверены, что дело несложное, и только в самом конце понимаете, что вам бы пригодились дополнительные десять минут.

Хорошая новость в том, что с этим можно справиться: если замечаете за собой склонность планировать всё впритык, просто закладывайте на каждое дело в два раза больше времени — или хотя бы те самые пятнадцать дополнительных минут. Этот приём многие используют и при планировании рабочего дня: помните, что в стройный список задач всегда может вклиниться непредвиденный форс-мажор.

У вас нет чёткого плана на день

Список дел на день — один из самых простых и эффективных инструментов тайм-менеджмента: благодаря ему вы легко поймёте, сколько времени у вас уходит на задачи и где система даёт сбой. Всё это, конечно, не значит, что вы обязательно должны рассчитывать день вплоть до минуты — но хотя бы примерно понимать список вопросов и продумать, чем и в какой последовательности вы будете заниматься, всегда полезно.

Многим в работе и вне её мешает ощущение, что проблем слишком много и непонятно, за какую из них браться в первую очередь. Ежедневник или план дел решат эту задачу и добавят в день конкретики: список пунктов пугает куда меньше, чем хаос в голове.

Вы боитесь делегировать дела

«Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам» — популярная, но не самая продуктивная идея: всегда есть риск набрать такое количество дел, что вы с ними попросту не справитесь. Если вы привыкли следить за процессом от начала до конца и не готовы отпустить контроль, но это начинает мешать продуктивности, подумайте, не пора ли делегировать часть задач кому-то ещё.

И если отпустить рабочие вопросы вы пока не готовы, то уборку вполне можно доверить кому-то другому, а вместо готовки после напряжённого дня — заказать еду на дом. Освободившееся время можно потратить на отдых — чтобы на следующий день быть продуктивнее.

Вы не расставляете приоритеты

Чтобы оптимизировать время, мало понять, что вам нужно сделать за день — нужно ещё и оценить, что важно сделать прямо сейчас, а что может подождать. «Очень часто мы откладываем именно важные задачи, те, которые на нас давят — из-за умственных усилий, которые приходится прикладывать, чтобы на них сконцентрироваться», — говорит коуч Кимберли Медлок.

Проще ответить на десяток писем, хотя они и не требуют срочной реакции, чем заняться большим и важным отчётом, который нужно сдать поскорее — хотя продуктивнее уделить внимание именно второму. Если это ваш случай — попробуйте пересмотреть приоритеты: как бы ни было трудно браться за объёмную работу, вы наверняка будете благодарны себе, что сделали это.

Вы пытаетесь делать десять дел одновременно

Не все эксперты считают многозадачность такой уж хорошей идеей. И если с двумя механическими делами (например, одновременно слушать подкаст и гладить) справиться легко, то два действия, требующих неотрывного внимания (например, смотреть сериал и пытаться параллельно отвечать на электронную почту), совместить уже сложнее — скорее всего, вы просто будете быстро переключаться с одной задачи на другую.

Вопреки тому, что подсказывает логика, вы наверняка быстрее справитесь с делом, если будете уделять внимание только ему. Можно попробовать знаменитую «технику помидора»: заведите таймер на двадцать пять минут и ни на что в это время не отвлекайтесь — когда время выйдет, можно сделать пятиминутный перерыв.

Можно попробовать и менее строгие методы — например, выделять конкретное время под определённую задачу (дедлайн заставляет работать быстрее — главное не перенапрягитесь) или просто постараться минимизировать внешние раздражители. Начните с электронной почты: вместо того, чтобы бросаться проверять её раз в полчаса, выделите на это несколько минут два или три раза в день.

Вы не отдыхаете

После студенческих лет многих ждет тяжёлое открытие: не спать всю ночь напролёт, а затем как ни в чём не бывало идти по делам уже не получается. Вы и сами наверняка замечали, что в дни, когда вы не выспались или просто очень устали, вы отвлекаетесь гораздо чаще, а работа идёт намного медленнее, чем могла бы.

В таких случаях всегда есть риск попасть в опасную колею, когда вы понимаете, что за день получилось очень мало и до поздней ночи заканчиваете дела — чтобы на следующий день опять не выспаться и работать меньше, чем могли бы. Если ловите себя на этом, знайте, что лучший помощник продуктивности — хороший сон (не забывайте о его гигиене!).

Вы не знаете, как сказать «нет»

Слишком много задач просто невозможно выполнить хорошо: пытаясь успеть всё и сразу, на определённом этапе вам, возможно, придётся пожертвовать или качеством, или сроками. Вокруг вас всегда находятся те, кто просит об одолжении или услуге, вам кажется, что ничего страшного ещё в одном маленьком деле нет — пока не понимаете, что многочисленные просьбы мешают вашим собственным, гораздо более важным для вас делам.

Переоценить то, сколько задач вы способны взять на себя, так же легко, как и ошибиться со временем, которое на них нужно, — а всё это, в свою очередь, может привести к выгоранию. Именно поэтому так важно научиться вовремя говорить «нет»: лучше сразу отказаться делать что-то, чем завалить сроки, сделать всё плохо или просто вымотаться.

Вы пытаетесь переделать свой ритм

Самый частый совет, который можно услышать, когда речь заходит о продуктивности: «Просто встань пораньше и сделай побольше с утра» — именно так якобы поступают Анна Винтур, Тим Кук и Ричард Бренсон. Возможно, вдохновившись их примером, вы встаёте в пять утра, чтобы потренироваться, встретиться за завтраком с подругой и уже в девять оказаться за офисным столом — но вместо бодрости и готовности быстро покончить с делами ощущаете себя разбитым и уставшим.

К сожалению, универсального рецепта продуктивности не существует. Вполне возможно, что вам будет проще тренироваться и встречаться с друзьями не рано утром, а вечером после работы — а пик вашей продуктивности приходится не на девять утра, а на три часа дня, после обеденного перерыва. Вместо того, чтобы пытаться стать жаворонком, прислушайтесь к организму — так вы будете чувствовать себя гораздо лучше.

Фотографии: cherylvb — stock.adobe.com, Nomad_Soul — stock.adobe.com

Три способа всё успевать и при этом высыпаться

«Ты высыпаешься? – Куда высыпаюсь?» Эта шутка мгновенно обрела популярность в социальных сетях, а все потому, что актуальна для 99% людей. Бешеный ритм жизни, высокая конкуренция, все усложняющиеся задачи, непрекращающийся информационный поток – частенько всё это приводит не к успехам и достижениям, а к усталости и неврозу.

Избежать этого можно, если научиться эффективно управлять своим временем. Как говорится в бесплатном онлайн-курсе «Тайм-менеджмент» на портале «Универсариум», овладение секретами управления временем позволяет нам быть успешными и достигать своих целей, сохраняя силы, здоровье и радость жизни. Проверим?

Секрет первый.
Определите свои приоритеты.

Для того, чтобы эффективно вкладывать свое время и силы, нужно научиться распределять нагрузку и переносить внимание из одной сферы в другую в соответствии с тем, какая из них является более важной и актуальной именно для вас. Выстроить приоритеты поможет Колесо Жизненного Баланса.

Чтобы создать свое собственное Колесо, возьмите список самых распространенных сфер жизни. Это могут быть друзья, работа, творчество, хобби, здоровье, путешествия, семья и дети, саморазвитие и так далее. Выберете из этого списка восемь сфер, которые наиболее важны именно для вас, в которых вы хотите совершенствоваться и достичь успеха.

Теперь проанализируйте ваше Колесо Жизненного Баланса, оцените ситуацию в каждой сфере. Ориентируйтесь на внутренние ощущения: насколько вы удовлетворены положением в этой сфере? Хотели бы вы его улучшить? Чем меньше вы довольны развитием той или иной сферы, тем больше внимания она требует.

Секрет второй.
Определите, какие дела являются важными, а какие нет.

В этом может помочь матрица Дуайта Эйзенхауэра: таблица, куда вы заносите список дел в соответствии с их важностью и срочностью.

В левый верхний квадрат попадают дела, которые невозможно отложить на завтра и задачи, требующие немедленного реагирования. Заблаговременное планирование помогает уменьшить количество таких дел, но избавиться от них полностью удается редко. Их мы делаем в первую очередь.

Важные и несрочные дела из верхнего правого квадрата мы, напротив, склонны откладывать на потом. А ведь, как правило, именно эти дела приближают нас к нашим долгосрочным целям. Именно в этом квадрате находятся задачи, заблаговременное решение которых поможет избежать аврала. Их необходимо выполнять во вторую очередь, как только все срочные вопросы разрешены. Вы обязательно должны делать в течение дня хотя бы одно дело из верхнего правого квадрата.

Планируя свой день, распишите все текущие вопросы в соответствии с их важностью и срочностью и оцените, какие из них вы можете делегировать, какие отложить, а за какие необходимо взяться немедленно. Это поможет сэкономить время и силы. И еще один важный момент: когда вы составляете расписание на день, обязательно оставляйте в нем свободные «окна» для неожиданно возникших задач и выделяйте время на отдых, обед, прогулку, спорт. Это поможет все успевать, не загоняя себя.

Секрет третий.
Избегайте «поглотителей времени».

Есть несколько самых распространенных типов хронофагов, или поглотителей времени.

• Прерывающие события (телефонные звонки, визиты, электронные письма или сообщения в мессенджер, на которые нужно срочно ответить).Справиться с ними поможет, во-первых, тренировка воли, а во-вторых, четкая организация работы. Приучите себя не отвлекаться на случайные раздражители, продолжайте решать текущую задачу. Отключи звук в телефоне, не проверяйте почту, поставьте на столе значок «я занят».

• Пустая трата времени (в очереди, на совещании, где вы обязаны присутствовать по долгу службы). Постарайтесь договориться, чтобы вас приглашали лишь на ту часть совещания, где вы действительно нужны. Берите с собой ноутбук в присутственные места, чтобы поработать во время ожидания вашей очереди.

• Времяпровождение и разговоры. Чтобы не тратить рабочее время на общение с коллегами, друзьями или в соцсетях, выделите для этого специальное время в течение дня.

Помимо всего вышеперечисленного, наше время крадут неспособность четко ставить задачи, неэффективное планирование дня, отсутствие приоритетов и нереалистичная оценка собственных возможностей. Другими словами, главный поглотитель времени – неумение этим самым временем управлять. Начав применять на практике секреты тайм-менеджмента, вы обнаружите, что 24 часов в сутки хватает на всё: на работу, на отдых, на решение текущих бытовых проблем и на то, чтобы шаг за шагом двигаться к достижению ваших глобальных жизненных целей.

Как все успевать школьнику: советы правильного распределения времени

Автор: Наталья Визер

Каким может быть свободное время ребенка?

Прежде, чем узнать, как планировать время школьнику эффективно, чтобы он всё успел, нужно подробнее разобраться в том, что же такое свободное время школьника.

Вы же знаете, чем занимаются современные школьники, когда они свободны? Конечно, знаете, вы же сами такими были.

Наиболее популярные варианты:

• учатся и выполняют домашнее задание
• посещают тренировки, репетиторов, дополнительные занятия
• играют в компьютерные игры
• проводят по несколько часов в день в социальных сетя
• смотрят телевизор

Есть ли в этом списке то, что вы не одобряете? Возможно. Но сейчас мы не будем говорить о том, насколько полезны компьютерные игры и телевизионные программы для развития ребенка, и как было бы здорово, если бы ребёнок больше гулял. Некоторые сильно тревожные родители, у которых нет доверительных отношений со своими детьми, задают вопрос про досуг подростков интернету. Их интересует, что делают современные школьники, когда они не заняты. Отличный способ пощекотать себе нервы! Тем более, что коварный поисковик предлагает им такие запросы, как «чем занимаются подростки в свободное время фото», «чем занимаются школьники в свободное время шок» и тому подобное. Советуем вам все же ориентироваться на своих детей, а не на интернет.

Тайм-менеджмент позволит успеть больше

Итак, как научить ребенка планировать свой день? Самый интересный и эффективный способ — познакомить его с основами тайм-менеджмента, или управления временем.

Тайм-менеджмент – это искусство эффективно управлять своим временем.

Если думать более глобально, тайм-менеджмент – это верное средство для достижения своих целей и качественной жизни в целом. Изучив его основы, ребёнок узнает:

• что такое планирование, и все его плюсы
• как быстро и просто принимать решения, не теряя минуты и часы на долгие раздумья, успевать справиться с делами
• как успевать делать все, что необходимо
• как освободить несколько часов свободного времени в день
• как правильно организовать себя, чтобы всё успеть
• что такое лень, и как ее использовать себе во благо
• как достигать больших результатов, за более короткие сроки
• как определять свои истинные желания и ставить цели в соответствии с ним

Самое главное, что все эти знания пригодятся и в школе, и в университете, и на работе. Умение четко выстраивать свою деятельность необходимо людям любого возраста, и чем раньше ему научиться, тем лучше. Результатом освоения тайм-менеджмента станет получение сразу же нескольких навыков, необходимых каждому современному человеку:

• правильная расстановка приоритетов
• планирование
• определение каналов утечки драгоценных часов и минут, коррекция своей деятельности
• точный расчет времени для решения задач

Важно не только узнать, как научить подростка планировать, его нужно этому обучить.

Эксперимент, который покажет ребенку эффективность тайм –менеджмента.

Как известно, умение ставить себе цели и достигать их, грамотное планирование – ключ к успешной учёбе и счастливой жизни.

У современных детей, да и у взрослых тоже, часто возникают вопросы:

• Почему я ничего не успеваю?
• Как перестать опаздывать в школу, посещать кружки и секции, выполнять домашние задания, отдыхать и общаться с друзьями?
• Что делать с тем, что есть столько дел, которые я совсем не хочу делать?

Предлагаем выполнить домашний эксперимент под названием «Зачем мне нужны цели или как всё успеть»

Суть тайм-менеджмента заключается том, чтобы правильно и эффективно распределять временные ресурсы. А это напрямую зависит от постановки целей. Потому что, когда знаешь, куда идешь, когда есть основная задача, дорога становится ясной и все второстепенные дела даются проще.

Выполняйте задание вместе с ребёнком – это интересно, и есть возможность в итоге обсудить результаты, сделать выводы.

Вам понадобится:

Кастрюля 1 л., упаковка гречки/фасоли/гороха и т.д., 1 апельсин, 3 мандарина.

Что делаем:

1. Возьмите кастрюльку, насыпьте туда крупу. Теперь попробуйте положить туда мандарин, апельсин.
2. Теперь положите сначала мандарины потом апельсин, потом крупу.
3. Теперь — сначала апельсин, потом мандарины, потом крупу.

В каком случае уместилось все? Конечно, В 3!

Теперь обсудите результат- Апельсин — это наши крупные дела, мандарин — средние, крупа — мелочи. Выходит, что можно заполнить свой день мелочами, и больше ничего в него не поместится. А можно ориентироваться на важное, заполировать его, потом выполнить второстепенные дела, портом мелочи. Попробуйте, тут и для воды место останется!

Пообщайтесь с ребенком на тему «чем бы я хотел заполнить свой день, что важно для меня? Расскажите ему о своём дне.

Как научить ребенка планировать день?

Заставить это сделать не получится, школьник должен понимать, что это – интересно и очень полезно для него. Именно поэтому такие практические упражнения – эксперименты максимально подходят для обучения тайм менеджменту. Главный принцип – это наглядность и удобство.

Хотите помочь ребенку всё успеть – научите его планировать и соблюдать расписание, в обучении используйте максимум интерактива.

Как организовать расписание школьника – планирование и дедайны?

Этот вопрос возникает у родителей уже в 1 ом классе. Но чем старше становится школьник, тем больше у него обязанностей и занятий.

Вывод один – стоит начинать как можно раньше. Будем учиться составлять с соблюдать расписание.

Если вы сделали эксперимент, то уже поговорили о том, почему стоит ставить цели и планировать.

Расписание – это ВАЖНЫЙ ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ КОНТРОЛЯ СВОЕГО ВРЕМЕНИ И ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ.

Вот несколько важных моментов — зачем иметь расписание

• Это возможность видеть картину дня — чем на самом деле занят день,
• Тестировать цели на реалистичность, понимать, можно ли добавить ещё что-то в расписание, или на новые задачи просто не хватит времени
• Это возможность контролировать своё время, распоряжаться им самостоятельно.
• С помощью расписания можно определить, подросток занят, он сможет предупредить об этом родителей и предотвратить ненужные конфликты

У ребёнка обязательно должно быть свободное время!

Несколько способов планирования

Расписанный день/неделя/месяц

Наверняка, вы встречали такой метод. В этом случае, каждый день расписывается по часам, когда ты должен что успеть и сделать. Конечно, можно так панировать, но всегда будут возникать НО. Что – то случилось, не успел. Попросил помочь друг – а ты не справился с расписанием, и скорее всего стало грустно. Наверняка, вы или ваш школьник пробовали так планировать день и разочаровались в этом способе.

Пример жесткого расписания

• 8:00 Подъём
• 8:05 Заправить кровать
• 8:10 Умыться
• 8:15 Завтрак и тд
• 8:30 Выйти в школу и т.д.

Уже стало не по себе, правда?…

Гибкое и жесткое планирование – реальный способ всё успеть

Жёсткая часть – это то, что обязательно привязано ко времени + дорога.

Все секции, школа, походы в кино, встречи с друзьями. То есть, если нужно быть в школе в 9:00, а добираться туда 30 минут, значит школа начинается в 8:30

Гибкая часть – дела, которые нужно делать, но они не привязаны к конкретным часам.

Например, нарисовать картину для кружка, выполнить домашнее задание, убраться дома (если не четкой договоренности, когда это должно произойти).

Дедлайн – тот срок, когда должно быть выполнены задания из гибкой части.

ВАЖНО, ЧТОБЫ ДЕДЛАЙНОВ НЕ БЫЛО МНОГО.

Потому что всегда будет люди, которые всё же буду претендовать на ваше время, и непредвиденные обстоятельства. То есть, если нужно подготовить доклад в среде, лучше не ставить дедлайн на вечер вторника.

Для того, чтобы расписание работало, важно познакомить своих близких с ним!!!

Составляем расписание – практическое упражнение для детей

Переложите ребенку выполнить задание, а лучше – сделайте его вместе.

1. Нарисуй таблицу – дни недели.
2. Заполни её сначала жёсткую часть (удобно, что эта часто в течении всего года почти неизменна, и её придётся сделать только раз.
3. Теперь заполни гибкую часть.
4. Выдели СВОБОДНЫЕ ЧАСЫ– не занятые ничем.

Теперь то что получилось – вешаем на видное место и пробуем соблюдать!

Тайм менеджмент для детей и подростков – курсы в центре К.О.Т.

В нашем центре был разработан тренинг «Управляй временем», на котором мы научим вашего ребёнка всему вышеперечисленному. Наши профессиональные тренера умеют увлечь детей, найти индивидуальный подход к каждому.

Программа интересная, содержит много практики и много раз доказала свою эффективность – тренинги по тайм менеджменту проводятся в центре К.О.Т. с 2019 года! Узнать программу и записаться можно на нашем сайте или по телефону +7 495 135 15 45.

Тест – умеет ли Ваш ребенок распределять своё время.

Если Вам интересно, насколько развиты навыки планирования и управления временем у ребенка – просто ответьте на несколько вопросов тест и получите ответ.

Кроме того, в зависимости от результата, вы получите рекомендации психологов по развитию этого навыка и полезные советы на каждый день!

Пройти тест

Как эффективно планировать свой рабочий день — Личный опыт на vc.ru

Я стал учиться правильно планировать и распределять свое время, когда объем рабочих задач вырос настолько, что стало сложно понимать, что делать раньше, что позже, что в промежутке.

9515

просмотров

Логичный алгоритм рушился, а в моей работе (SEO-продвижение) важно работать по заранее выстроенной стратегии. Планировать рабочее время я начал не сразу, хотя в повседневной жизни без этого никуда: например, все мы планируем, что будем делать после работы, в какое время взять отпуск или когда записаться к врачу. Все это — лайтовая версия управления временем. В работе часто бывает так, что наибольших результатов достигает тот, кто лучше планирует и распределяет свои временные ресурсы. Это потому, что добиваться успеха без плана — это как поехать в путешествие без карты: знаю, чего хочу, но не знаю, как этого достичь. В статье я собрал несколько фактов, которые научили меня планировать время и, возможно, помогут и вам начать это делать.

Все успешные в карьере люди занимаются планированием

На вершине карьерной лестницы — руководящие посты. Если спросить у нынешних руководителей, большинство из них подтвердят, что планирование времени — одна из тех составляющих, которые помогли им занять высокую должность.

Это вполне логично: благодаря плану вы знаете, что делать, не теряетесь в проектах и успеваете делать больше и лучше. Например, у меня до использования планирования часто все шло наперекосяк. Я устроился на новую работу (на должность помощника SEO-оптимизатора), и большой объем задач вынудил меня использовать планирование, чтобы быть эффективнее. Повышение эффективности заметило руководство и повысило меня — сначала до SEO-оптимизатора, а затем — до технолога. Этот путь занял менее года. Сейчас я занимаюсь разработкой техпроцессов для всей компании.

Если начать планировать время, его действительно станет больше

Многие (и я в их числе) сталкивались с нехваткой времени, когда задач уже через край: ты просто сидишь и офигеваешь от объемов работы, не представляя, как подступиться к ней.

По моему опыту, если ты не знаешь, какие задачи выполнять в первую очередь, а какие — во вторую-пятую-десятую, то на разбор завалов уходит слишком много времени. То есть и так тьма задач, требующих если не скорейшего выполнения, то хотя бы реакции, а ты еще и не знаешь, какую из них открывать.

Какое-то время я придерживался тактики «Делай все подряд, успеешь побольше». Но снежный ком только рос, потому что таким образом я нарушал приоритетность. В итоге получалось, что я не выполнял срочные задачи, потому что тратил время на те, которые можно было сделать позднее.

Если же посвящать задаче определенное время согласно ее приоритету, то можно все выполнить в срок и оставить достаточно времени на форс-мажор. 20-30 минут, потраченных составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты внедрения в жизнь грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе.

Задача планирования — найти, на что потратить те 20% усилий, которые дадут 80% результата

Так работает закон Парето: 20% наших усилий приносит нам 80% результата, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результата. Если правильно управлять временем, то можно выявить, куда нужно направить эти самые 20% усилий, и сфокусироваться только на них, не распыляясь на все второстепенное.

Какие правила помогают мне в этом:

• Всегда фиксировать цели письменно. Если на бумаге (или в электронном планировщике задач) не обозначена ваша цель, — значит, ее не существует. С этим я однажды столкнулся на работе, когда на собрании генеральный директор спросила, какие задачи я выполнил, а я не смог ответить четко и перечислить выполненные задачи (хотя их было очень много), так как не фиксировал задачи ни в блокноте, ни в планировщике.
• Заранее составлять список задач и действий по их выполнению. Мне это помогло увеличить свою продуктивность примерно на четверть. Особенно легко это оценить, когда у вас много разноплановых задач: от написания статьи до разработки техпроцесса, по которому работает вся компания.
• Дробить большие задачи. Дела, требующие много времени, нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач. Не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее всю последовательность действий и возможные форс-мажоры. Дробление поможет отследить ошибку на одном из этапов задачи в случае, если результат окажется не таким, как вы ожидали. Именно планирование позволит вам дробить большие «хочу» на цепочку «могу» и «надо». Вы сможете фокусироваться на самом важном на самом приоритетном для вас. А также отследить, что вы уже сделали за прошлые периоды: получится своеобразный «дневник достижений».
• Расставлять приоритеты и делегировать. Навык фокусировки на главном позволяет не отвлекаться на второстепенные и незначительные задачи. И когда вы овладеете этим навыком, вы решите самые приоритетные задачи, а значит, получите максимальный профит.

Расставить приоритеты задач можно с помощью матрицы Эйзенхауэра. Дуйат Эйзенхауэр — один из президентов США, военный и политический деятель и просто успешный человек.

Он предложил разделять все дела на четыре категории:

1-я: срочные и важные;

2-я: важные, но не срочные;

3-я: срочные, но не очень важные;

4-я: неважные и несрочные.

Рассмотрим эти категории подробнее.

Первая категория «Срочно+Важно» — это первоочередные задачи, которые откладывать нельзя. Если не выполнить их сегодня, то уже завтра они создадут вам массу неприятностей и трудностей на пути к вашей же цели. Из-за этого категория также называется «сектором пожара»: находиться в нем долго чревато неблагоприятными последствиями.

Вторая категория «Важно, но не срочно» — это важные дела, которые приносят наибольшую пользу. Не нужно бежать сломя голову и быстро их делать, здесь у вас есть время продумать грамотные и взвешенные решения.

Третья категория «Срочно, но не важно»— это те задачи, которые вы можете делегировать на других людей. Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Приведу пример делегирования дела из реальной жизни.

Например, у меня упал сайт. В принципе, я могу его починить сам, но мне нужно:

• найти информацию, воспринять ее и понять, что делать;
• найти нужные инструменты;
• потратить время собственно на починку;
• снова найти информацию, потому что ничего не заработало;
• снова провести несколько часов, занявшись поиском проблемы.

Куда разумнее делегировать ремонт специалисту, в данном случае программисту. Да, за деньги, но мне не нужно мучиться и заниматься делом, в котором я не являюсь профессионалом и которое мне нужно выполнить разово.

Все, что попало в четвертую категорию, можно смело вычеркивать из списка ваших планов на неделю.

Планируйте свой отдых

Даже та маленькая лошадка из песни мечтала об отдыхе. Нам тоже жизненно необходим отдых. Только не путайте отдых с лежанием на диване. Отдых должен быть активным, чтобы переключиться на новую деятельность и взглянуть на серые будни с нового ракурса. Находиться в стабильном тонусе реально только с регулярным восстановлением сил. Никогда не экономьте на ресурсах, которые вас подпитывают (это может быть общение с семьей или новые знакомства, порция адреналина или тишина и спокойствие). На выходных нужно отдыхать, а по будням — работать. Не перепутайте 🙂

Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по управлению временем

У всех нас есть 24 часа в сутки. Но почему кажется, что некоторые люди могут выжать максимум из каждой минуты дня? Вы не поверите, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с этих 20 сверхмощных советов по управлению временем.

1. Создайте тайм-аудит.

Когда дело доходит до управления временем, первый шаг, который вам нужно сделать, — это выяснить, на что на самом деле уходит ваше время. Вы можете полагать, что отправляете электронные письма всего за 30 минут, но на самом деле эта задача отнимает час вашего дня.

Самый простой способ отслеживать свое время — загрузить такое приложение, как RescueTime, Toggl или мой календарь приложений, чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. Обладая этой информацией, вы можете затем внести соответствующие корректировки.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Поэтому, если я начинал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В некотором смысле становится игрой.

Поскольку я помещаю буферы между задачами и действиями, если я не завершу задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, отведенное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить », — предлагает Уильям Липовский.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задачу.Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, когда у вас есть такая возможность. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент ».

4. Планируйте заранее.

Одно из худших действий, которое вы можете сделать, — это проснуться без плана на день. Вместо того чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и решаете более тривиальные дела.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

• Накануне ночью. Прежде чем уйти с работы, потратьте последние 15 минут на организацию своего офиса и составление списка самых важных вещей на завтра.
• Первым делом с утра. Во время утреннего распорядка запишите 3 или 4 наиболее срочных и важных дела, которые необходимо решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проведите утро в MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Брутто? Конечно. Но, по мнению Твена, вы должны заниматься своими самыми большими и сложными задачами по утрам, иначе говоря, вашими наиболее важными задачами (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк с тайм-менеджментом. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше взяться за эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы пережить остаток дня.

6. Научитесь делегировать / передавать на аутсорсинг.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то делать то, что они делали раньше. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку — а это означает, что у вас есть больше времени, чтобы тратить на более важные задачи или делать меньше работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо нанимайте опытного фрилансера.И, если вы все же решите пройти обучение на дому, первоначальные вложения в конечном итоге окупятся.

7. Исключите половину работы.

«В наш век постоянного отвлечения внимания, глупо легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем общество нас бомбардирует», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы балансируем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел в то же время, когда мы пытаемся добиться чего-то. Редко, когда мы полностью заняты поставленной задачей.”

Clear окрестил эту «половину работы», и вот несколько примеров;

• Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон, без причины.
• Вы пробуете новую программу тренировок, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что читали об этом в Интернете.
• Во время разговора по телефону вы думаете о папке входящих сообщений электронной почты.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинной работы, результат всегда один: вы никогда полностью не заняты поставленной задачей, вы редко выполняете задачу в течение продолжительных периодов времени, и у вас уходит вдвое больше времени, чтобы выполнить вдвое меньше », — добавляет Клир.

Clear обнаружил, что лучший способ преодолеть половину работы — это заблокировать «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выделит несколько часов, чтобы посвятить его важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментированных сессий, когда вы выполняете лишь половину работы.”

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то это очевидно потому, что вы хотите узнать о некоторых полезных методах управления временем — и я более чем рад помочь вам в этом. Но если вы боретесь с управлением временем, решение может быть столь же простым, как изменение вашего расписания.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, просыпайтесь на час раньше. Лично я считаю, что 5:15 утра — самое продуктивное время дня, поскольку это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над побочными проектами, не отвлекаясь.

Также подумайте о том, чтобы просыпаться пораньше по выходным и, возможно, сократить количество телевизоров, которые вы смотрите.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Немедленный переход от одной задачи или встречи к другой может показаться хорошим использованием вашего времени, но на самом деле это дает обратный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и зарядиться энергией, отправившись на прогулку, медитируя или просто мечтая. В конце концов, человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю, что 25 минут между задачами и встречами — это идеальный буфер.

10. Будьте организованы и решайте одну задачу.

Средний американец тратит 2,5 дня в год на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить зря время и деньги, будьте организованы.

Начните с создания дома для всего и следите за тем, чтобы предметы были возвращены на свои места. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И начните однозадачность. Большинство людей называют многозадачность основной причиной неправильного размещения предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% приложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно поступают от 20% клиентов», — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны распоряжаться своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов — это 20% ваших действий ».

Ренцо советует начинать с ежедневного просмотра «своего расписания или списка дел». Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из вашего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас увеличить усилия по наиболее важным задачам.”

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари уже давно являются основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко запланировать встречи и встречи, настроить напоминания, создать временные блоки и запланировать повторяющиеся мероприятия.

Лично я использую Google Calendar. Думаю, это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar тоже работают хорошо.

13. Перестань быть идеальным.

Когда вы перфекционист, ничто не может быть достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Итак, хватит быть идеальным. Его не существует. Делайте все, что в ваших силах, и двигайтесь дальше.

14. Просто скажите «Нет».

Я знаю, что вы не хотите никого расстраивать. Но вы можете справиться только с этим. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помогите коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививайте краеугольные привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «краеугольные привычки». Но что они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и вызывают другие хорошие. В результате вы станете более здоровым, целеустремленным и сможете лучше распоряжаться своим временем.

16. Не теряйте время ожидания.

Скажу честно. Я терпеть не могу ждать. Не то чтобы я нетерпеливый. Просто я знаю, что это время лучше было бы провести в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время зря, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или создаю план предстоящего сообщения в блоге.

17. Дистанционная работа.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до 26 минут? И, что еще хуже, эти ежедневные поездки становятся длиннее.Добавьте к этому количество времени, которое требуется на подготовку, и вы легко увидите, сколько времени потрачено впустую, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, работа на дому даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую вдохновляющие источники, такие как выступление на TED или биография. Это простой способ разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Когда у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте определенное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика Лео Бабауты. Он завел блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать.Итак, что Лео говорит о том, чтобы делать меньше.

Делать меньше не означает «лучше меньше, да лучше». Это означает «меньше — лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие на счету. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто корм.

7 советов, которые помогут студентам выделить время

Время — деньги. Собираясь принять участие в экзамене или тестировании, вам нужно с умом распределить свое время, чтобы ответить на все вопросы в установленный срок.Вот почему очень важно спланировать и расставить приоритеты для своего студенческого времени. Тайм-менеджмент может быть очень полезным в напряженном графике студента. Это гарантирует, что студенты хорошо подготовлены, организованы и сосредоточены на ведении своей повседневной жизни и своевременном выполнении академических заданий. Это может привести к большему успеху, однако это навык, который студенты должны изучить и практиковать.

Студенты должны изменить свои привычки, чтобы иметь хорошие навыки управления временем. Это может произойти только в том случае, если учащиеся сделают первые шаги в определении своих проблем.Хорошие навыки тайм-менеджмента проистекают из того, что нужно эффективно расставлять приоритеты. Сегодня я расскажу, как правильно распределять время.

Установка личных целей

Вы можете управлять своим временем, ставя новые личные цели и стремясь к их достижению, помня о новом и улучшенном мировоззрении.

Избегайте промедления

Еще одна вредная привычка, которую ученикам необходимо изменить, — это откладывание на потом. Студенты должны научиться работать с умом, не работая слишком много. Существуют стратегии, как лучше всего усвоить изученный материал.Иногда студентам нужно поработать пару часов и сделать перерыв, чтобы очистить свой разум. Когда возникает чувство разочарования, рекомендуется делать перерывы.

Слишком много информации ведет к информационной перегрузке, мозг может не справиться с большим количеством информации за один раз. Вот почему, если вы не можете выполнить задание и вам нужна помощь в написании эссе, дерзайте. Ваш мозг всегда ищет отдыха. Дайте достаточно отдыха, чтобы укрепить свой мозг. Если студенты мотивированы и дисциплинированы, их навыки управления временем улучшатся с практикой.

Делай немного все время

Это наиболее эффективный метод управления ограниченным временем. Большинство студентов считают, что это нелогично, и обычно прибегают к зубрежке перед экзаменами и написанию работ в последнюю минуту, полагая, что это единственный способ управлять своим временем, выполняя другие обязанности. Учеба, как правило, сводится к минимальному количеству времени, которое возможно для прохождения курса. Однако это может быть ошибкой.

Вместо этого попробуйте все время выполнять небольшую курсовую работу.Я имею в виду, что стараюсь планировать каждый день небольшими отрезками времени для учебы и чтения. Таким образом, вы сможете просмотреть материалы курса вскоре после посещения занятий, и у вас будет больше шансов сохранить их, так что вам не придется зубриться на экзаменах.

Применить материал

Способ потратить некоторое время на учебу, занимаясь другими делами, — это подумать о том, как материал, который вы изучаете, применим в вашей повседневной жизни. Это сделает материал более значимым и легким для изучения, и вы будете изучать его, одновременно занимаясь другими делами.

Большинство изучаемых вами предметов имеют повседневное применение, и я написал короткие эссе по каждому из них, чтобы проиллюстрировать это. Усилия, которые вы прилагаете для того, чтобы увидеть эти приложения, являются более эффективным методом обучения, чем заучивание наизусть, часто требуют меньше времени и, как таковые, являются хорошей, но часто упускаемой из виду техникой управления временем.

Соедините материал

Тесно связано с этой техникой предложение связать материал, который вы изучаете в одном курсе, с материалом, который вы изучаете в других курсах.Это еще одна хитрая методика обучения, при которой вы можете изучать сразу два или более предмета. Большая часть изучаемого вами материала связана не только с вашей повседневной жизнью, но и с другими предметами, которые вы изучаете, поэтому воспользуйтесь возможностью, чтобы найти эти связи.

Признайте свои пределы

Наконец, вы должны признать, что может быть невозможно сделать все, что вы пытаетесь сделать идеально. Многие студенты ожидают, что они получат пятерки по всем курсам, независимо от того, как мало времени они могут посвятить этому курсу.Но получение пятерки требует времени, и в действительности это может занять больше времени, чем у вас есть. Но помните, что оценки «В» и «С» не обязательно плохие. Если вы плохо разбираетесь в математике, вы можете воспользоваться услугами математической помощи от профессионалов, чтобы решить домашнее задание или задачи. Это не значит, что вы должны сдаться и не стараться изо всех сил, но вам, возможно, придется стратегически распределять свое время таким образом, чтобы вам пришлось пожертвовать своей целью из пятерки для достижения других, более важных долгосрочных целей.

Итог:

В вашем дне всего 24 часа, и реальность такова, что посвящать определенное количество времени одному делу обязательно означает отнимать его от другого.Вам нужно будет решить, в чем заключаются ваши основные приоритеты, и соответственно распределить свое время. В дополнение к материалу, который вы изучаете в классе, это один из наиболее важных навыков, которые вы можете извлечь из своего опыта в колледже.

Ричард Смит — писатель-фрилансер, который пишет статьи в помощь студентам. Он был продавцом книг, работал в литературной компании, на веб-сайте творческого письма для подростков, а также в качестве рецензента детских и юношеских романов.Его образование в области семейных наук и журналистики дало ему широкую основу для подхода ко многим темам.

Работайте умнее, а не усерднее: 15 советов по тайм-менеджменту, которые изменят вашу жизнь | by ProofHub

Управление временем — один из самых полезных навыков, который поможет вам далеко продвинуться в жизни — как в личной, так и в профессиональной сфере. Если вы не управляете своим временем эффективно, рано или поздно вы войдете в состояние столпотворения. Время, будучи столь важным аспектом жизни, заслуживает самого уважительного отношения.Только если мы научимся владеть искусством управления временем, наша жизнь изменится к лучшему.

Чтобы уловить каждую минуту своей жизни, вы должны знать, что такое эффективное управление временем и как управлять временем.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это координация задач и действий для максимизации эффективности индивидуальных усилий. По сути, тайм-менеджмент позволяет людям выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Почему важен тайм-менеджмент?

Изучение искусства управления временем может оказать положительное влияние, особенно на вашу профессиональную жизнь, в которой большинство из нас не умеют уделять должное время каждой задаче. Итак, давайте кратко рассмотрим преимущества, которые он предлагает:

• Лучшее управление задачами
• Более высокая производительность
• Отсутствие уровней стресса
• Лучший баланс между работой и личной жизнью

Напротив, если вы не можете управлять своим временем эффективно, вы можете столкнуться с такими нежелательными последствиями, как:

• Пропущенные сроки
• Низкое качество работы
• Высокий уровень стресса
• Рабочий дисбаланс
• Привести к выгоранию

При эффективном управлении временем сотрудники могут легко управлять своим временем лучший эффект.Когда дела идут по плану, сотрудники становятся более креативными, счастливыми и менее склонными к выгоранию на работе. Таким образом, имеет смысл потратить некоторое время на то, чтобы узнать о советах и ​​методах тайм-менеджмента, которые принесут пользу вашей карьере.

«Новый способ управления работой. Попробуйте ProofHub! »

Что такое навыки тайм-менеджмента?

Есть некоторые люди, у которых, кажется, достаточно времени, чтобы делать все, что они хотят, в то время как другие постоянно переключаются с задачи на задачу.Это просто означает, что тот, кто делает все, что хочет, более эффективно использует свое время и практикует хорошие навыки управления временем. Навыки тайм-менеджмента — это различные навыки, которые помогают хорошо управлять временем.

Некоторые из навыков включают:

• Сохранение организованности
• Определение приоритетов того, что вам нужно сделать
• Четкая постановка целей
• Хорошие коммуникативные навыки
• Эффективное планирование дня
• Практика делегирования задач
• Преодоление стресса в позитивный путь

Как я могу улучшить свои навыки управления временем?

Теперь, когда вы знаете о важности управления временем, вам также необходимо применить эти полезные советы, чтобы разумно управлять своим временем.Давайте посмотрим на методы и инструменты тайм-менеджмента для достижения огромного успеха.

15 советов по управлению временем на работе для достижения ваших целей:

1. Просыпайтесь рано — сделайте свой день длиннее

У всех нас 24 часа в сутки. Хотя изменить количество часов в день невозможно, но вы определенно можете попробовать проснуться немного раньше и сделать свой день длиннее, чем другие. В идеале вашему организму требуется 6–8 часов сна, чтобы достичь оптимального уровня энергии.

Начните с установки будильника на 15 минут раньше, чем раньше, и увеличивайте временные рамки с течением времени. Вы можете использовать это дополнительное время, чтобы заниматься спортом, медитировать, расставлять приоритеты или даже заниматься хобби. Постепенно вы повысите свою ежедневную продуктивность, и управление временем никогда не будет проблемой.

2. Ставьте УМНЫЕ цели — не просто желайте, а делайте

Знаете ли вы, что есть правильный и неправильный способ ставить цели? Когда ваши цели не приносят пользы, в вашем подходе чего-то не хватает или чего-то не хватает.В то время как если вы правильно ставите цели, ваша продуктивность может взлететь до небес.

Ставьте цели, которые ставит S.M.A.R.T. — Конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный и привязанный ко времени. Эти цели внесут прочную структуру в вашу рабочую жизнь и подготовят вас к тому, что вас ждет сегодня.

3. Найдите хорошее программное обеспечение для учета рабочего времени —

Один из самых простых способов отслеживать каждую минуту, проведенную на работе, — это использовать программное обеспечение для управления временем. Это программное обеспечение для отслеживания времени предназначено для установки оценок времени, отслеживания времени, затраченного на выполнение задач, и ведения учета каждой минуты, которую вы тратите на выполнение задач.

Например, если вы работаете над проектом, вы можете установить оценку времени для каждой задачи и подзадачи, чтобы эффективно управлять своим временем. Вы можете попробовать программное обеспечение для управления временем, такое как ProofHub, чтобы эффективно управлять своими проектами и временем.

О функции отслеживания времени ProofHub:

ProofHub — это одно из решений для отслеживания времени для эффективного управления временем. Это программа для отслеживания времени, которая объединит все ваши временные данные в одном месте. Что все вы умеете?

Можно добавить несколько табелей учета рабочего времени для записи данных о времени, которые можно использовать для расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, отслеживания и даже управления временем.

Когда вы устанавливаете оценки времени, это хороший способ управления временем, так как вы можете определить, сколько времени потребуется для выполнения работы. У вас будет четкая индикация, если затраченное время превышает расчетное время.

Вы можете ввести данные о выполненной работе и вручную отслеживать время, потраченное на оплачиваемые или не оплачиваемые часы.

• Отслеживайте время с помощью нескольких таймеров

Запускайте и приостанавливайте таймеры, когда вы переключаетесь между тем, что вы работаете, и сохраняете их в табелях учета рабочего времени.

• С помощью табелей учета рабочего времени

Ознакомьтесь с точным отслеживанием своего времени, используйте табели учета рабочего времени в своих интересах и охватите все различные содержательные отчеты, которые может предложить программное обеспечение для учета рабочего времени.

Экспортируйте табели учета рабочего времени и используйте их для выставления счетов клиентам, расчета заработной платы и управления временем.

Архивируйте табели учета рабочего времени из временного раздела, чтобы использовать их позже.

Создавайте настраиваемые отчеты о времени в одном инструменте отслеживания, чтобы увидеть зарегистрированные часы.

«С помощью программного обеспечения для управления временем лучше планировать и расставлять приоритеты. Попробуйте ProofHub ».

4. Сохраняйте утро для MIT — самые важные задачи

Марк Твен однажды сказал: «Ешьте живую лягушку каждое утро, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». Его цель — взяться за самую важную задачу первым делом с утра. И, если вам нужно съесть двух или более лягушек, сначала съешьте самую большую.

Управление временем и расстановка приоритетов идут рука об руку. Вы можете эффективно управлять своим временем только тогда, когда знаете, что и когда нужно делать. Дело в том, чтобы взять на себя трудную или трудоемкую задачу, выполнить ее и сосредоточиться на других вещах.

5. Откройте для себя свою зону

Вы, должно быть, заметили, что в определенные часы вы сосредоточены, как орел, и ваша продуктивность резко возрастает. Это происходит, когда ваш разум находится в полной гармонии с внешними условиями.Некоторые называют это «потоком», а другие — своей «зоной».

Обнаружение вашего потока или зоны может напрямую способствовать правильному использованию вашего времени. Это помогает вам достичь оптимального состояния сознания, когда вы чувствуете себя и делаете все возможное.

6. Заблокируйте отвлекающие факторы — уберите их из своей жизни

Электронная почта, телефонные звонки и сообщения в социальных сетях — одни из самых распространенных, но самых больших отвлекающих факторов на рабочем месте. Настолько, что вы в конечном итоге тратите 759 часов каждый год, отвлекаясь на рабочем месте.Все благодаря этим отвлечениям, задача, требующая 60 минут, занимает более 3 часов.

Когда вы работаете над высокоприоритетными задачами, переведите телефон в беззвучный режим и отключите передачу данных. В конечном итоге вы сэкономите много времени и поднимете уровень эффективности на ступень выше.

7. Никакой многозадачности — качество важнее количества

Если вы гордитесь тем, что решаете слишком много задач одновременно, вот вам новость. Исследования показывают, что только 2% людей могут эффективно выполнять несколько задач одновременно.Для остальных 98% людей многозадачность тратит впустую время и снижает общую продуктивность.

Вместо того, чтобы разделять ваше внимание на три разные вещи, лучше полностью сосредоточиться на чем-то одном и восхищаться этим. Чтобы сделать его более эффективным, попробуйте ограничить их по времени. Это относится к процессу выделения временных рамок для каждой задачи, что, в свою очередь, увеличивает вероятность ее успешного завершения.

8. Часто делайте небольшие перерывы — освежитесь и восстановите силы

Это может показаться нелогичным, но перерывы — одна из эффективных стратегий управления временем.Как? Предположим, два сценария. В первом сценарии представьте, что член команды работает над задачей в течение 5–7 часов подряд. Другой член команды работает над той же задачей с частыми небольшими перерывами. Как вы думаете, кто эффективно использует свое время? Конечно, позже.

Умное управление временем не всегда сводится к тому или иному занятию. Он также подчеркивает тот факт, что небольшие перерывы примерно через час могут поднять вашу продуктивность на новый уровень.

9. Найдите вдохновение — цитаты, видео, аудиокниги

Следование списку дел или определенному шаблону может быть скучным.Трудно сосредоточиться на работе, когда вы не полностью мотивированы. Вместо того, чтобы тратить это время на что-то непродуктивное, используйте его, чтобы вдохновить себя.

Прикрепите эти штампованные цитаты по тайм-менеджменту на своем столе. Посмотрите мотивационные видеоролики или видеоролики TEDx или послушайте аудиокниги, в которых рассказывается о советах по управлению временем на работе. Или просто прогуляйтесь.

Нам знакомы явления прокрастинации, при которых вы либо вообще ничего не делаете, либо занимаетесь бесполезной деятельностью.Хронические прокрастинаторы необычно высоко откладывают важные дела на потом, а когда уже слишком поздно, они начинают паниковать. Не позволяйте прокрастинации захватить вашу жизнь и позволить ей стать частью вашего образа жизни.

Лучший способ справиться с прокрастинацией — разбить свою работу на несколько задач. Это не только делает ее выполнимой, но и дает вам отправную точку для начала работы. Кроме того, попробуйте составить подробные временные рамки, которые дадут вам точное представление о сроках. Когда вы окружаете себя людьми, которые мгновенно принимают меры и достигают поставленных целей, вы автоматически усваиваете такие привычки и становитесь более активными в работе.

10. Сон не менее 7–8 часов

Сон — пагубный фактор, который может повлиять на многие вещи как положительно, так и отрицательно. Когда вы получаете крепкий сон в течение шести-восьми часов, вы не только чувствуете себя свежим и помолодевшим, но и способствует здоровому образу жизни. Напротив, когда вы не высыпаетесь, вы также увеличиваете риск заболеваний, таких как диабет, синдром обструктивного апноэ во сне, ожирение и многое другое.

Человеческий разум и тело принимают более правильные решения и работают более эффективно, когда они хорошо отдохнули.Вы можете быстро решить, что делать, когда и как. Составьте график своего сна и придерживайтесь его каждый день. Попробуйте ложиться спать и просыпаться одновременно. Существует множество приложений, таких как Calm, Sleep Cycle, которые отслеживают ваш режим сна, помогают вам крепко спать и пробуждают вас как более сосредоточенного человека.

11. Делайте меньше, но эффективно

Никогда не стоит брать больше, чем вы можете выдержать. Успевающие и отличные исполнители во всем мире делают меньше, но лучше.Когда вы расставляете задачи по приоритетам, это дает вам ясность и направление, чтобы вы могли начать работать над вещами, сэкономить время и стать более продуктивными.

В следующий раз, когда вам будет сложно управлять временем, сделайте глубокий вдох и возьмите одну задачу, выполните ее и начните другую, не слишком напрягая себя.

12. Используйте онлайн-календарь

Один из лучших советов для менеджеров по управлению временем — начать использовать онлайн-календарь. Задолго до этого календари использовались в качестве основного инструмента для управления временем.С появлением онлайн-календарей можно легко управлять своим расписанием, отмечать важные даты и события, устанавливать напоминания, создавать временные блоки и многое другое.

Самое приятное то, что онлайн-календари могут быть интегрированы со сторонними приложениями и доступны с нескольких устройств. Существует множество вариантов на выбор, таких как Календарь Google, Календарь Outlook, Календарь Apple, но календарь проекта в ProofHub упрощает способ управления расписанием, планирования мероприятий и отслеживания важных дат и результатов в проекте, чтобы всегда опережайте сроки.

Другие функции календаря ProofHub:

• Добавление повторяющихся событий и задач — Если задача должна выполняться на регулярной основе, вы можете настроить повторение любого события или задачи без повторного создания вручную.
• Установить автоматические напоминания — Установить автоматические напоминания для событий или задач.
• Несколько представлений — Установите вид календаря: день, неделя, 2 недели или даже месяц.
• Создавайте личные вехи и события — Ограничьте видимость задач или событий для себя, установив частный режим.
• Загрузить календарь — Загрузить календари в форматах PDF, CSV или iCal.

13. Группируйте похожие задачи вместе

Такие мелочи, как объединение похожих задач, также могут сэкономить вам значительное количество времени. Все мы знаем, что разные задачи требуют разного мышления и решения. Вместо того, чтобы бездумно переходить от одной задачи к другой, было бы разумно объединить их вместе.

Например, вы можете назначить определенное время для ответа на важные электронные письма и телефонные звонки, а не делать это время от времени в течение дня.Это поможет вам структурированно расставить приоритеты в работе и времени. Кроме того, когда вы работаете над связанными задачами, вы позволяете своему мозгу лучше сосредоточиться и быстро выполнять их из списка. Вы можете сэкономить много времени и усилий, заранее управляя повторяющимися задачами и событиями.

14. Делегирование или аутсорсинг

Вам не обязательно делать все это, будь вы новичок, руководитель или менеджер. Одна из лучших вещей в делегировании полномочий и аутсорсинге — это то, что это дает вам достаточно времени, чтобы сосредоточиться на важных вещах, и значительно снижает вашу рабочую нагрузку.Независимо от того, на каком профессиональном этапе вы находитесь в данный момент своей жизни, всегда разумно научиться делегировать задачи другим и позволить другим людям делить с вами некоторую нагрузку.

Совет для профессионалов: Многие занятые профессионалы используют такие службы, как Rev.com, чтобы позвонить по телефону и расшифровать заметки о собраниях и телефонные звонки. Это не только полезно для записи разговора, но и является отличным способом получить больше информации из разговоров и быстро поделиться резюме с товарищами по команде, которые также могут извлечь пользу из этой информации.

Если вам сложно делегировать работу или найти время для обучения других выполнению определенных задач, вы всегда можете передать на аутсорсинг или нанять фрилансера. Если все сделано правильно, и делегирование, и аутсорсинг могут реально сэкономить время для вас и вашего бизнеса.

15. Отслеживайте свое время

Вы должны знать, как и где каждый час тратится на работе, чтобы лучше управлять своим временем. Начните отслеживать свое время вручную или с помощью инструмента учета времени. Люди, которым нравится следить за своими делами, обычно сосредоточены, продуктивны и организованы.Они не только контролируют и отслеживают часы, в которых работают, но также учитывают количество выполняемых действий, задач и проектов, с которыми они работают, а также клиентов, для которых они работают.

ProofHub — это популярное программное обеспечение для отслеживания времени, используемое такими организациями, как NASA, Taco Bell, Disney, чтобы отслеживать часы и оставаться в курсе событий. Онлайн-система управления временем позволяет вам устанавливать оценки времени, отслеживать время, потраченное на задачи, получать поминутные данные, чтобы вы могли эффективно управлять временем и точно выставлять счета клиентам, используя временные данные.

Совет для профессионалов: Многие занятые профессионалы используют такие службы, как Email Analytics для отслеживания и визуализации активности электронной почты и производительности. Это хороший способ отслеживать, сколько времени вы тратите на электронную почту, будь то с клиентами, поставщиками, потенциальными клиентами или коллегами.

С приведенными выше советами по тайм-менеджменту на работе настало время для удивительных техник тайм-менеджмента, которые сделают вас профессионалом в тайм-менеджменте. Использование методов управления временем заключается не в том, чтобы хвататься за множество задач в течение дня, а в том, чтобы упростить вашу работу, чтобы делать вещи лучше.Приняв на вооружение хорошие методы тайм-менеджмента, у вас будет больше времени заниматься любимым делом. Потому что мы следуем концепции: не работай усердно, работай умнее, тайм-менеджмент — необходимость.

«Управление временем — это не второстепенная деятельность или навык. Это основной навык, от которого зависит все остальное в жизни ». — Брайан Трейси

Давайте взглянем на некоторые популярные и широко используемые техники тайм-менеджмента:

1. Принцип 80/20

Принцип 80/20 также известен как принцип Парето, который предлагает что 80% результатов приходят из 20% действий или усилий.

Согласно Investopedia, это означает, что:

• 80 процентов объема продаж приходится на 20 продуктов в линейке продуктов.
• 80 процентов доходов компании поступает от 20 процентов ее клиентов.
• 80 процентов продукции компании обеспечивается 20 процентами ее сотрудников.

Принцип Парето ставит управление временем в центр внимания, позволяя вам сосредоточиться на наиболее важных задачах, а не тратить время на задачи, которые не имеют большого значения.

Например, лучше просмотреть 10 статей за час (просматривая чуть более 5 минут) и выбрать две лучшие в следующий час, чем тратить два часа на детальное чтение трех статей.

Поначалу это может быть немного сложно, но вы к этому привыкли, ваша продуктивность повысится, и вы сможете лучше управлять временем и усилиями.

2. Метод ABCDE

Если вы не можете эффективно управлять своим временем и тратить его, попробуйте установить приоритеты с помощью метода ABCDE.Вот как использовать описанный выше метод в качестве полезного совета по тайм-менеджменту для работы и личного пользования.

В этом методе вы сначала составляете список текущих задач, а затем классифицируете каждую задачу как A, B, C, D и E, в которых:

• A обозначает наиболее важные задачи: Вы должны выполняйте эти задачи любой ценой, иначе это может иметь серьезные последствия.
• B означает менее важные задачи: Такие задачи должны быть выполнены, но они не повлияют так сильно, как те, которые попадают в указанную выше категорию.
• C означает задачи без последствий: Такие задачи — это то, что было бы неплохо, но для которых нет никаких последствий, независимо от того, выполняете вы это или нет.
• D означает задачи для делегата: Если есть что-то, что можно делегировать кому-то другому, это будет помечено как D. Однако это может быть ситуационным, потому что не каждую задачу можно кому-то делегировать.
• E означает задачи, которые вы можете устранить: Задача E — это то, что совершенно неактуально и может быть устранено, поскольку их выполнение уже не приносит никакой пользы для вашей производительности и эффективности.

3. Система 4D

Слышали ли вы о 4 D управления временем? Проще говоря, эти 4 D относятся к DELETE, DELEGATE, DEFER и DO. Давайте кратко их обсудим:

• Удалить (Удалить): Всегда есть задачи, которые не требуют вашего внимания и могут быть просто удалены из вашего списка.
• Делегат: Если кто-то может сделать что-то даже на 75% так же хорошо, как вы, делегируйте это ему. Если нет никого, кому вы могли бы делегировать работу, вы можете начать его обучать или даже передать задачу на аутсорсинг.
• Отсрочка: Не все сразу нужно делать. Если что-то можно было сделать позже и не будет серьезных последствий, отложите это.
• Do: Если нужно сделать что-то важное и у вас есть время, сделайте это сразу же.

4. 18 минут

18-минутный подход Питера Брегмана, главного исполнительного директора глобальной консалтинговой фирмы Bregman Partners, позволяет нам перемещаться по электронной почте, телефонным звонкам, текстовым сообщениям и бесконечным встречам, которые предотвращают нас от сосредоточения нашего времени на вещах, которые важны.

Пять минут утра: Сядьте и подумайте, что вам нужно сделать сегодня, чтобы добиться успеха. Затем вычеркните эти дела из своего списка дел и внесите их в свой календарь (попробуйте календарь ProofHub).

Одна минута в час: Перефокусировка. Установите будильник каждый час, и когда он издаст звуковой сигнал, «сделайте глубокий вдох и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час», — пишет он.

Пять минут вечера: Выключите компьютер и посмотрите, как прошел день.

В целом, 18-минутный подход позволяет легко понять, как управлять своим днем, и получить момент, чтобы восстановить свою жизнь от отвлекающих факторов.

Заключение

Тайм-менеджмент играет важную роль в нашей повседневной жизни. Даже изучение основных советов по управлению временем может творить чудеса в вашей жизни. Каждая минута драгоценна, не тратьте ее зря на то, что не добавляет ценности вашей жизни.

Каковы ваши лучшие советы по управлению своим временем? Пользуетесь ли вы советами по тайм-менеджменту? Если да, расскажите о них в комментариях.

«Подарите себе решение всех рабочих проблем. Начните использовать ProofHub ».

Управление временем — список основных советов по эффективному управлению временем

Краткое руководство по управлению временем

Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Хорошее управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Руководство для аналитиков Trifecta® — полное руководство о том, как стать финансовым аналитиком мирового уровня.Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, называемый аналитиком Trifecta®, состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения.

Преимущества управления временем

Важна способность эффективно управлять своим временем. Правильное управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитиеCorp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании. продуктивность, меньше стресса и больше успеха в жизни. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

1. Снятие стресса

Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

2. Больше времени

Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни. Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

3. Больше возможностей

Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой понимается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.

4. Способность к достижению целей

Люди, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.

Список советов по эффективному управлению временем

Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

1. Правильно ставьте цели

Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S , точный M , достижимый A, , R и точно T .

2. Разумно расставляйте приоритеты

Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, просмотрите свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

• Важное и срочное. Выполняйте эти задачи немедленно.
• Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
• Срочно, но не важно: По возможности делегируйте эти задачи.
• Не срочно и не важно: отложите это на потом.

3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом вы сможете составить план действий с ними.

Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы можете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не позаботились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свою проблему со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно труднее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, а также им труднее приспособить задачу к своему повседневному стилю.

4. Делайте перерыв между задачами

Когда вы выполняете много задач без перерыва, труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

5.Организуйтесь

Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

6. Удалите второстепенные задачи / действия

Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

7. Планируйте заранее

Убедитесь, что вы начинаете каждый день с четким представлением о том, что вам нужно делать — что нужно сделать ТОГДА. Сделайте привычкой в ​​конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете без промедления взяться за дело.

Последствия плохого управления временем

Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

1. Плохой рабочий процесс

Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете наперед, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или отступать при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.

2. Потерянное время

Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

3. Потеря контроля

Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

4.Низкое качество работы

Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задач в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансового аналитика. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ®. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

• Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
• Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям. в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, в чем заключается ложь.
• Персональный бренд Персональный бренд Наш личный бренд — это то, что люди видят в нашей идентичности, в том, кем они видят нас, и какие качества и вещи они ассоциируют с нами. Он раскрывает

10 проверенных навыков тайм-менеджмента, которые вы должны изучить сегодня

Насколько хорошо вы управляете своим временем? Если вы похожи на многих из нас, ваш ответ может быть «Не очень хорошо». Вам часто может казаться, что в сутках не хватает времени. Возможно, вы даже обнаружите, что вам постоянно приходится работать допоздна, чтобы уложиться в сроки.Может быть, вы даже чувствуете себя слишком занятым, пропускаете приемы пищи и спите . Все это классические признаки того, что вы не можете эффективно распоряжаться своим временем.

Бенджамин Франклин однажды сказал, что время — деньги. Как и деньги, временем нужно правильно распоряжаться. Если вы правильно распоряжаетесь временем, вы найдете правильный баланс между работой, отдыхом и временем отдыха. Вы эффективно выполняете самые важные дела в вашей жизни. Кроме того, вы снизите уровень стресса и почувствуете себя намного счастливее. Чтобы помочь вам управлять временем более эффективно, вот десять проверенных навыков управления временем , которые вы должны изучить сегодня.

1. Ставьте цели

Цели дают вам видение, фокус и цель для работы. Они помогут вам четко понять, куда вы хотите отправиться и как лучше всего использовать свое время и ресурсы, чтобы туда добраться. Устанавливая цели, вы можете определить, на что стоит тратить время, а на что следует избегать.

Начните с того, что спросите себя, где вы хотите быть через шесть месяцев. Вы можете пойти дальше и посмотреть, где вы хотите быть в следующем году или даже десятилетии.Ставьте реалистичные и достижимые личные и профессиональные цели. Это важный шаг к тому, чтобы вы лучше управляли своим временем.

2. Расставьте приоритеты

Расстановку приоритетов невозможно переоценить, когда дело доходит до эффективного управления временем. Может быть трудно понять, какие задачи нужно решать в первую очередь, особенно когда поток задач кажется срочным. Однако относительно легко расставить приоритеты в деятельности, если у вас уже есть четкие цели. Задайте себе три основных вопроса, чтобы узнать, какие задачи должны быть приоритетными:

• Почему я выполняю эту задачу или действие?
• Как эта задача помогает мне в достижении моих целей?
• Насколько эта задача, которую я выполняю, помогает мне в достижении моих целей?

Делайте в первую очередь самое важное.

3. Ведите список задач

Список задач (или «список дел») — это система напоминаний, которая сообщает вам, когда что вам нужно сделать. Ведение списка дел поможет вам оставаться организованным и быть в курсе дел. Это помогает разбить вещи на небольшие управляемые задачи или шаги, чтобы вы никогда не забывали делать важные дела. Не пытайтесь вспомнить все, что вам нужно сделать, в голове. В большинстве случаев попытка запомнить все не работает. Вместо этого ведите список дел. Подойдет простой ежедневник, еженедельный или ежемесячный планировщик в блокноте или дневнике.

Запишите, что вам нужно сделать, включая встречи, встречи и сроки. Расставьте приоритеты в своем списке, перечислив элементы в порядке важности от элементов с высоким приоритетом к элементам с низким приоритетом или выделив срочные или важные задачи в своем списке звездочкой. Вычеркивайте завершенные задачи так часто, как добавляете новые задачи в свой список задач, чтобы продолжать двигаться вперед.

4. Задачи расписания

«График защищает от хаоса и капризов», — говорит автор Энни Диллард.Если вы жаворонок и обнаруживаете, что наиболее креативны и продуктивны рано утром, запланируйте утренние важные дела в пик творческого / продуктивного времени. Если ваша креативность и энергия возрастают с заходом солнца, тогда запланируйте высокоприоритетные задачи. Ваше время «простоя» можно запланировать для менее важных задач, таких как проверка электронной почты или ответ на телефонные звонки.

Поймите свой ритм пикового и мертвого времени и составьте расписание задач, чтобы максимально использовать часы пик.Помните, что у вас нет времени на важные дела; лучше всего выделять время для важных дел, составляя расписание.

5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Вы можете сделать больше в кратчайшие сроки, переключаясь между разговором по мобильному телефону, просмотром веб-страниц в Интернете и записью заметок, верно? Неправильный! Согласно исследованию , опубликованному Американской психологической ассоциацией, вы фактически тратите на 20-40 процентов больше времени, когда выполняете несколько задач одновременно. Помимо затрат времени и эффективности , многозадачность также может снизить качество вашей работы.

Забудьте о многозадачности. Вы не справитесь со своей рабочей нагрузкой, выполняя несколько задач одновременно. Сосредоточьтесь на выполнении одной задачи за раз. По словам исследователей, выполнение задач по очереди по одной позволяет лучше использовать время. Переключение с одной задачи на другую обычно не позволяет эффективно использовать время.

6. Минимизируйте отвлекающие факторы

Будь то оповещения клиентов по электронной почте, телефонные звонки от друзей или обмен мгновенными сообщениями с потенциальными клиентами во время работы, отвлечения являются препятствием для эффективного использования времени.Отвлекающие факторы нарушают вашу концентрацию, снижают продуктивность и часто мешают выполнять важные задачи вовремя. Они также могут вызывать стресс.

Определите, что отвлекает вас от выполнения основных задач, и прекратите это. Убейте этот телевизор и отключите подключение к Интернету и чат. Повесьте табличку «Не беспокоить» или аналогичный знак у входа в ваше рабочее место, чтобы вас не отвлекали. Просто делайте все возможное, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы. Это гарантирует, что вы контролируете свои дни и максимизирует вашу продуктивность.

7. Преодолеть промедление

Эдвард Янг, английский поэт, которого больше всего помнят за Ночные мысли , однажды сказал, что прокрастинация — вор времени. Не откладывайте задачи, на которых вы должны сосредоточиться прямо сейчас, и позволяйте прокрастинации украсть ваше время. Напомните себе, что лучшее время для чего-либо — это СЕЙЧАС. Заставьте себя побороть промедление и сделайте то, что нужно сделать.

Эффективная стратегия борьбы с прокрастинацией — сказать себе, что вы собираетесь приступить к проекту всего на несколько минут, скажем, на десять минут.Как только вы начнете проект, ваши творческие соки начнут течь. Затем вы обнаружите, что хотите продолжить задачу и, вполне возможно, довести ее до конца. Чтобы победить прокрастинацию, нужно выделить немного времени для начала. Только то!

8. Делайте перерывы

Если вы не Супермен, вы не сможете работать долгие часы подряд, не выгорая и не жертвуя качеством. Как бы ни заманчиво было работать в срок по 8-10 часов подряд, делайте перерывы между работой.Таким образом вы дадите своему мозгу драгоценное время для отдыха и восстановления сил. Делать перерывы в работе — не тратить время зря. Это умный тайм-менеджмент. Когда вы хорошо отдохнули, вы выполняете работу высочайшего качества.

Делайте короткие перерывы между работой на время простоя. В идеале каждый час или два делайте пятиминутный перерыв, чтобы отдохнуть и подумать творчески. Вы можете установить будильник, чтобы напомнить вам, когда наступит перерыв. Прекратите работать и просто сядьте и помедитируйте за своим столом, или выйдите на чашку кофе или прогуляйтесь. Не забудьте также выделить достаточно времени на обед.Вы не можете оптимально работать натощак.

9. Скажи «нет»

Один навык, которым овладели многие успешные люди, такие как президент Обама, Билл Гейтс и Ричард Брэнсон, — это мягкое искусство говорить «нет» вещам, которые не являются приоритетными. Сказать «нет» тому, что не является приоритетом, позволит вам сосредоточиться на действительно важных вещах. У вас есть ровно 24 часа в сутки, чтобы делать важные дела. Если вы не научитесь говорить «нет» вещам, которые не важны, приоритеты других людей будут предшествовать вашим собственным, и вы будете завалены слишком большим количеством проектов и обязательств.

По-дружески скажите «нет» всему, что не поддерживает ваши ценности или не помогает вам в достижении ваших целей. У вас есть право сказать «нет» независимо от того, с кем вы разговариваете. Когда вы научитесь говорить «нет», вы тратите время с пользой и защищаете себя от суеты, низкой производительности и рабочей перегрузки.

10. Задачи делегата

Старая поговорка автора 17 века Джона Донна о том, что никто не является островом, верна и сегодня. Вы не можете управлять всем в одиночку. Иногда разумно позволить другим людям помогать вам с задачами, особенно когда вы перегружены.Вы экономите время, уменьшаете стресс и делаете гораздо больше, когда назначаете задачи нужным людям.

Отпустите руль и предоставьте полномочия квалифицированным специалистам. Делегирование — это не демпинг. Ставьте задачи с последствиями. Таким образом вы продвигаете ответственность и обеспечиваете соблюдение целей и сроков.

Эффективное планирование — Обучение управлению временем от MindTools.com

Планирование, чтобы максимально использовать свое время

© iStockphoto
damircudic

Насколько эффективно вы используете свое время?

Это конец еще одного напряженного рабочего дня, и даже если вы пришли в офис рано и ушли поздно, вы не чувствуете, что сделали что-то значимое.

Это слишком просто. Столкнувшись с бесконечными встречами, частыми перерывами и неотложными задачами в последнюю минуту, вы можете легко быть занятым весь день, не добиваясь прогресса в приоритетных проектах и ​​целях.

Вот почему так важно знать, как правильно планировать свое время. В этой статье мы рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять для этого, чтобы выделить время для действительно важной работы, оставив при этом время для личного развития, семьи и друзей.

Важность планирования

Планирование — это искусство планирования вашей деятельности, чтобы вы могли достичь своих целей и приоритетов в то время, которое у вас есть. Когда это сделано эффективно, это поможет вам:

• Поймите, чего вы реально можете достичь со своим временем.
• Убедитесь, что у вас достаточно времени для важных дел.
• Добавьте время на случай непредвиденных обстоятельств.
• Избегайте брать на себя больше, чем вы можете выдержать.
• Неуклонно работайте над достижением личных и карьерных целей.
• Достаточно времени для семьи и друзей, занятий спортом и хобби.
• Добейтесь хорошего баланса между работой и личной жизнью.

Время — единственный ресурс, который мы не можем купить, но мы часто тратим его впустую или используем неэффективно. Планирование помогает вам подумать о том, чего вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и держит вас на пути к достижению ваших целей.

Как распланировать свое время

Установите регулярное время для составления расписания — например, в начале каждой недели или месяца.

Есть несколько различных инструментов на выбор. Простой и легкий способ вести расписание — использовать ручку и бумагу, систематизируя свое время с помощью еженедельного планировщика. (Щелкните здесь, чтобы получить бесплатный загружаемый шаблон планировщика, чтобы начать работу.)

Вы также можете использовать приложения и программное обеспечение, такие как Google Calendar®, MS Outlook® и Canva. Выберите инструмент планирования, который соответствует вашей ситуации, текущей структуре вашей работы, вашему личному вкусу и вашему бюджету.

Самым важным при выборе планировщика является то, что он позволяет легко вводить данные и позволяет просматривать соответствующий промежуток времени (день / неделя / месяц) с необходимой степенью детализации.

После того, как вы определились, какой инструмент вы хотите использовать, подготовьте свое расписание следующим образом:

Шаг 1. Определите доступное время

Начните с определения времени, которое вы хотите выделить для своей работы.

Количество времени, которое вы проводите на работе, должно отражать цель вашей работы и ваши личные цели в жизни.

Например, если вы продвигаетесь по службе, было бы разумно работать сверхурочно каждый день, чтобы продемонстрировать свою преданность делу.Если, с другой стороны, вы хотите иметь достаточно времени для неработающих занятий, вы можете решить выполнять отведенные часы и не более того.

Шаг 2. Запланируйте основные действия

Затем заблокируйте действия, которые вы обязательно должны предпринять, чтобы хорошо выполнять свою работу. Часто это те вещи, по которым вас будут оценивать.

Например, если вы управляете людьми, убедитесь, что у вас есть достаточно времени для решения личных проблем членов команды, а также для решения потребностей в наставничестве и контроле.Кроме того, дайте время пообщаться со своим начальником и ключевыми людьми вокруг вас.

Шаг 3. Расписание высокоприоритетных действий

Просмотрите свой список дел

, а также график высокоприоритетных и срочных действий, а также основных задач по техническому обслуживанию, которые нельзя делегировать или избежать.

Постарайтесь назначить их на то время дня, когда вы наиболее продуктивны — например, некоторые люди наиболее энергичны и эффективны утром, а другие сосредоточиваются более эффективно днем ​​или вечером.(Наша статья «Это утреннее задание?»

может помочь вам определить лучшее время дня.)

Шаг 4: График непредвиденного времени

Затем выделите дополнительное время, чтобы справиться с непредвиденными обстоятельствами и чрезвычайными ситуациями. Опыт подскажет, сколько разрешить — как правило, чем более непредсказуема ваша работа, тем больше времени вам понадобится. (Если вы не запланируете это время, чрезвычайные ситуации все равно будут происходить, и вы в конечном итоге будете работать допоздна.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Частые перерывы отнимают у вас время.Учимся управлять ими

может сократить время на непредвиденные обстоятельства, которое вам нужно выделить. Некоторые прерывания будет трудно предсказать, но если оставить в своем расписании немного свободного места, это даст вам необходимую гибкость, чтобы перераспределять задачи и реагировать на важные проблемы по мере их возникновения.

Шаг 5: Назначьте дополнительное время

Место, которое вы оставили в вашем планировщике, — это «свободное время»: время, которое доступно для выполнения ваших приоритетов и достижения ваших целей.Просмотрите список ваших приоритетных дел и личные цели

, оцените время, необходимое для их достижения, и запланируйте их.

Шаг 6. Проанализируйте свою деятельность

Если к тому времени, когда вы дойдете до пятого шага, вы обнаружите, что у вас мало или совсем нет свободного времени, вам нужно вернуться к шагам два, три и четыре и спросить, все ли введенные вами задачи абсолютно необходимы. . Может случиться так, что некоторые вещи можно будет делегировать или решить более оперативным образом.

Один из самых важных способов добиться успеха — это максимизировать леверидж.

Вы можете достичь своего, потратив свое время. Увеличьте объем работы, которую вы можете выполнить, делегировав

другим людям, аутсорсинг

ключевые задачи или использование технологий для максимальной автоматизации вашей работы. Это освободит вас для достижения ваших целей.

Если вы обнаружите, что ваше дискреционное время все еще ограничено, вам может потребоваться пересмотреть условия

ваша рабочая нагрузка или попросите о помощи

.Используйте недавно составленный график как свидетельство ваших серьезных обязательств. Это продемонстрирует вашему боссу, насколько вы хорошо организованы, и может сделать его более восприимчивым к вашим запросам!

Ключевые моменты

Планирование — это процесс, с помощью которого вы планируете, как вы будете использовать свое время. Если вы будете делать это правильно, это повысит вашу эффективность и снизит уровень стресса.

Чтобы подготовить расписание, выполните следующие шесть шагов:

1. Определите время, которое у вас есть.
2. Заблокируйте основные задачи, которые вы должны выполнить, чтобы добиться успеха в своей работе.
3. Запланируйте высокоприоритетные срочные задачи и жизненно важные «хозяйственные» мероприятия.
4. Заблокируйте соответствующее время на случай непредвиденных обстоятельств для обработки непредсказуемых событий и прерываний.
5. Запланируйте мероприятия, которые соответствуют вашим приоритетам и личным целям, на оставшееся время.
6. Проанализируйте свою деятельность, чтобы определить задачи, которые можно делегировать, передать на аутсорсинг или полностью сократить.

Важно, чтобы в вашем графике находилось время для ваших профессиональных и личных целей. Если у вас мало или совсем нет свободного времени, когда вы достигнете пятого шага, пересмотрите свои задачи, чтобы увидеть, можете ли вы выполнять их по-другому — в противном случае ваш баланс между работой и личной жизнью пострадает.

Скачать лист

7 советов по управлению временем для студентов

Гостевой пост: Рэйчел Кэмпбелл

С приближением экзаменов вам следует подумать о том, как стать лучше в тайм-менеджменте и организовать свои дни так, чтобы вы могли найти правильный баланс между домом, работой и университетской жизнью.Вам также следует попробовать съесть немного пищи для мозга — и нет, мы не имеем в виду чипсы и энергетические напитки!

Уделяя время расстановке приоритетов, вы можете дать себе наилучшие шансы оставаться на правильном пути и организованным во время экзаменационного периода, что, в свою очередь, может помочь снизить уровень стресса, а это может быть разницей между успехом и неудачей в университете.

Взгляните на наши семь лучших советов по тайм-менеджменту , чтобы вы могли делать все возможное в университете, а также находить моменты, чтобы расслабиться и даже подзаработать.

1) Что у вас,

, ?

через GIPHY

Первый этап улучшения вашего тайм-менеджмента — перечислить абсолютно все, что вам нужно сделать . Это может показаться очевидным, но, судя по опыту, большинство студентов склонны оставлять важные задачи на последнюю минуту, что может повлиять на качество их работы и их общую оценку.

Включите в список любые университетские крайние сроки, а также любые смены, в которые вы работаете, и отметьте, сколько времени отнимет каждый приоритет из вашего расписания.

2) Составьте график жизни

через GIPHY

Будь то планировщик в стиле пин-ап, расписание или календарь на телефоне, найдите подходящий инструмент для систематизации и добавьте к нему свой список приоритетов. Есть много приложений для управления временем, которые могут в этом помочь. Кроме того, подумайте о том, когда вы наиболее активны, чтобы вы могли планировать периоды обучения примерно в это время.

Найдите время для общения, но также убедитесь, что вы высыпаетесь. Большинству людей требуется от 7 до 8 часов сна каждую ночь, чтобы оставаться сосредоточенными и бдительными во время учебы.

3) Будьте гибкими, но реалистичными

через GIPHY

Обычно выделяйте около 8-10 часов в день на работу, учебу, общение и другие практические занятия.

Как студент дневной формы обучения, вы должны посвящать учебе в университете 35 часов в неделю, включая время, которое вы проводите на семинарах и лекциях. Если вы тратите только 15 часов в неделю на обучение под руководством репетитора, вам следует использовать дополнительные 20 часов для самостоятельного обучения.

Также важно помнить, что на выполнение работы часто уходит больше времени, чем ожидалось.Итак, дайте немного больше времени, если вы потратите на задачу больше, чем вы думали.

4) Дайте время для планирования, чтобы избежать повторений

через GIPHY

Выделение времени на исследование, планирование и размышления о своей работе имеет решающее значение для правильного управления временем. Дайте себе время обработать новую информацию и спланировать, как вы собираетесь ее использовать, так как это поможет вам избежать необходимости перечитывать и повторять любые исследования.

Один из способов эффективного планирования перед исследованием — составить список всего, что вы хотите узнать, чтобы вы могли делать заметки под каждым подзаголовком по ходу дела.

5) Избегайте откладывания на потом и отвлечения внимания

через GIPHY

Один из способов избежать откладывания на потом — это подумать о разных местах, где вы были во время учебы — где вы были наиболее сосредоточены? Где вы больше всего отвлекались? Что вы можете сделать, чтобы учеба была действительно приятной?

Помните, что то, что работает для одного человека, не обязательно сработает для вас. Для некоторых учеба с друзьями может ограничить их продуктивность. Но для других обучение в группах может помочь повысить мотивацию и избежать откладывания на потом.

6) Упражнения, чтобы очистить голову между учебными занятиями

через GIPHY

Вы не поверите, но упражнения работают так же, как и сон. Он может сфокусировать ваше душевное состояние, помочь вам очистить голову и повысить умственные способности в перерывах между учебными занятиями. Если вы новичок в упражнениях, постарайтесь выполнить 10-минутную пробежку здесь и там, постепенно увеличивая количество выполняемых упражнений.

7) Была ли ваша организация эффективной?

через GIPHY

Постоянный анализ и переоценка своего расписания может помочь вам понять, нужно ли вам вносить какие-либо изменения, чтобы помочь вам выполнить какие-либо университетские задания, а также иметь время, чтобы расслабиться и провести время с друзьями и семьей.

Рэйчел Кэмпбелл — автор творческого контента для Pure Student Living , поставщика высококачественного жилья для студентов, расположенного в нескольких местах по всему Лондону.