Как отправить скан на электронную почту: Сканировать и отправить по электронной почте (сервер электронной почты) (MFC8880DN и MFC8890DW)

Отправка изображения по электронной почте

Программа электронной почты по умолчанию используется как программа электронной почти, с которой будет связываться изображение.

Программы электронной почты, операции которых можно проверить, являются следующими:

• Outlook 2019/2016/2013/2010

  
  

  Чтобы использовать Outlook, установите версию Microsoft Office для рабочего стола.




• Thunderbird версии 68.8.0

1. Нажмите кнопку [Scan] в левом верхнем углу Основное окно в ScanSnap Home для отображения Окно сканирования.
   
2. Нажмите для отображения Окно [Добавить новый профиль].
3. Выберите [Scan to Email] в списке шаблонов в левой части окна.
   
4. 
   Нажмите кнопку [Задать] в [Отправить в].

   В окне [Сканировать в электронную почту — Опции] задайте общий размер файлов для вложения в электронную почту от 1 до 10 МБ.

   Рекомендуется устанавливать размер файлов от 1 до 2 МБ. Если при отправке письма электронной почты общий размер вложенных файлов превышает предустановленное значение, отобразится предупреждение.

5. Нажмите кнопку [OK], чтобы закрыть окно [Сканировать в электронную почту — Опции].
6. Нажмите кнопку [Добавить].
7. Сканируйте документ при помощи ScanSnap.
   
8. 
   Проверьте изображение и имя файла сканированного документа в Окно [Scan to Email].

   В окне [Scan to Email] можно изменить ориентацию страниц, удалить ненужные страницы или отобразить окно средства просмотра для редактирования изображения перед добавлением к электронной почте.

9. Нажмите кнопку [Вложить].
10. Убедитесь, что файлы изображений вложены в новом окне электронной почты, и отправьте письмо.

Электронное письмо с вложенными файлами изображения отправлено.

Сканирование и отправка по e-mail – не лучший способ автоматизации вашего бизнеса

Все больше компаний переводят свои бизнес-процессы в электронный вид. Обычно все начинается со сканирования документов и работы с электронным образом. Но не стоит застревать на этом этапе.

От переводчика: представляем вашему вниманию перевод
статьи Ваутера Кулевейна (Wouter Koelewijn), сооснователя
широко известной по всему миру компании Xerox, а также генерального директора Y Soft Scanning Division. Автор, будучи прямым сторонником упрощения
сканирования на многофункциональных устройствах, объясняет, как устаревшие
процессы работы с документами вредят бизнесу. Оригинал статьи читайте на
сайте
AIIM.

Чтобы повысить производительность, снизить издержки и
сократить риск человеческой ошибки, все больше компаний переводят свои бизнес-процессы
в электронный вид. Обычно все начинается с автоматизации сканирования
документов: после сканирования они отправляются по электронной почте на личный
почтовый ящик сотрудника, а затем вручную доставляются в конечный пункт
назначения. Это очень плохо сказывается на бизнесе. Ключевой момент «оцифровки»
бизнес-процессов в любой компании – это уход от обычного сканера и электронной
почты.

Как сканирование и электронная почта уничтожают ваш бизнес

При обычном сканировании и отправке документа по электронной
почте все приходится делать вручную. Такой способ работы имеет много
ограничений, он устарел и противоречит модернизации, к которой вы стремитесь. Более
того, данный подход может навредить вашему бизнесу.

●   Несоответствие
нормам безопасности. Конфиденциальный отсканированный документ,
отправленный по электронной почте, можно легко переслать кому-либо вне компании
или не тем людям внутри нее. В организациях, где должна строго соблюдаться
политика конфиденциальности, обычная человеческая ошибка или злой умысел могут привести
к серьезным последствиям.

●   Разные
форматы, качество и имена файлов. Сканеры или многофункциональные устройства
нового поколения очень сложно организованы и имеют запутанные системы меню.
Обычному пользователю каждый раз приходится решать: какой тип файла выбрать,
какие настройки задать и как назвать документ. Это приводит к беспорядку и
затрудняет управление цифровым контентом.

●   Ограничения форматов.
Традиционные сканеры создают файл в формате PDF, доступном только для чтения.
Следовательно, вы не сможете выполнить поиск по тексту документа и извлечь из него
необходимую информацию. В результате, поиск занимает большое количество
времени, которое вы могли бы потратить на более важные дела.

●   Неправильное
использование электронной почты. Любой системный администратор скажет вам,
что почтовое хранилище стоит недешево. Сканирование и отправка по электронной
почте, пересылка писем – все это засоряет почтовую инфраструктуру. Редко кто-то
удаляет отсканированные документы, отправленные с многофункционального
устройства.

Есть ли альтернатива?

Так есть ли альтернатива? Все очень просто – компаниям нужно
искать решения, которые предлагают электронный документооборот со встроенными
инструментами для устранения вышеперечисленных недостатков. Сокращение ручного
труда увеличивает скорость и улучшает точность процесса, а также дает
возможность создавать цифровой контент, который легко искать и извлекать. Кроме
того, необходимы инструменты, которые позволяют автоматически отправлять зашифрованные
электронные документы в заранее заданный, проверенный пункт назначения. Этим пунктом
может быть облачное хранилище, локально установленная ECM-система или
бизнес-приложение. Благодаря проверенному пункту доставки и автоматической
маршрутизации отсканированного документа исключается возможность потери
цифровых файлов и их попадания не в те руки.

Что такое автоматизация процессов обработки документов?

Автоматизированные процессы обработки документов – это
шаблоны, которые настраиваются администратором и определяют параметры
сканирования, например, качество, имя, формат, а также место хранения
документа. Автоматизация упрощает процесс сканирования для пользователя и
делает более безопасным для компании, сводя его к одному щелчку на сканере или
МФУ (многофункциональном устройстве). Документы преобразовывается в удобный
формат. Благодаря этому их легко редактировать, искать и извлекать из них нужную
информацию. Что касается безопасности, сотрудники компании имеют доступ только
к тем бизнес-процессам, в которые они вовлечены, что приводит к упрощению и
ускорению работы.

Кроме того, рабочие процессы могут быть созданы для определенного
пользователя или групп пользователей, например, для всех сотрудников,
ответственных за сканирование счетов-фактур. Таким образом, все пользователи
создают и отправляют отсканированные документы в едином формате. Давайте
рассмотрим конкретный пример использования автоматического сканирования.

Отсканируй и забудь

В отличие от обычного процесса сканирования, электронный
документооборот позволяет пользователю отсканировать документ и больше ни о чем
не беспокоиться. Благодаря заранее предопределенному процессу, по нажатию одной
кнопки, документ сканируется, сохраняется и, при необходимости, по электронной
почте автоматически отправляется сообщение о том, что документ занесен в
систему. В таком случае, пользователь просто сканирует документ и не думает о
деталях, о которых уже позаботилась система.

Сравните это с простым сканированием и отправкой по
электронной почте. На устройстве вам нужно выбрать формат и задать другие настройки
в запутанной системе меню. И это приходиться делать каждый раз, когда вы сканируете.
Затем надо вернуться на рабочее место, чтобы проверить, пришел ли документ на
почту. После этого сохранить его под именем, которое для вас что-то значит
(возможно, только для вас и ни для кого другого), на рабочем столе или в
сетевой папке. И это повторяется каждый раз, когда вы сканируете. Во многих
случаях нужно кому-то отправить электронное письмо, с сообщением о том, что
отсканированный документ находится в сетевой папке или в самом письме (и снова
– засорение электронной почты). И на каждом этапе нельзя исключать человеческий
фактор.

Мало, кто сомневается в том, что обычное сканирование с
отправкой по электронной почте является устаревшим, неэффективным процессом с
высоким риском человеческой ошибки. Электронный документооборот устраняет эти
проблемы. Для любой компании, стремящейся повысить эффективность за счет автоматизации
бизнес-процессов, важно избавиться от устаревшего сканирования в электронную
почту.

Как сканировать на электронную почту на Epson WF-3540 —

Epson WF-3540 — это универсальное решение для всех ваших задач печати, сканирования и копирования. Epson WF-3540 — это беспроводной многофункциональный принтер, который может не только печатать и сканировать документы, но и копировать их — и все это при беспроводном подключении к компьютерам. Epson WF-3540 способен сканировать документы и затем напрямую отправлять их по электронной почте на действительный адрес электронной почты, но у большинства людей возникают проблемы с этой конкретной функцией, так как ее необходимо настроить. По умолчанию на сенсорной панели управления WF-3540 пользователь может только отсканировать документ на компьютер через проводное USB-соединение.

Epson WF-3540, безусловно, способен сканировать документы, а затем отправлять их в виде электронных писем на действующий адрес электронной почты, но для того, чтобы пользователь мог сканировать документы напрямую на электронную почту на Epson WF-3540, ему необходимо Сначала настройте эту функцию. Если вы хотите «сканировать на электронную почту» на Epson WF-3540, вот что вам нужно сделать:

Этап 1. Найдите IP-адрес вашего принтера

Чтобы настроить функцию «сканирование по электронной почте» на WF-3540, необходимо иметь доступ к веб-странице конфигурации принтера, адрес которой является IP-адресом принтера. В таком случае вам необходимо сначала найти IP-адрес вашего принтера. Для этого вам необходимо:

На сенсорной панели управления принтера нажмите Главная.

Нажмите на Настройка WiFi.

Нажмите на Настроить.

Нажмите на WiFi / NetworkSettings.

Нажмите на Wi-Fi / NetworkConnectionCheck.

Нажмите на BW Это распечатает тестовую страницу, содержащую все конфигурации и характеристики вашего WF-3540, включая IP-адрес принтера.

Этап 2. Перейдите на веб-страницу конфигурации принтера и включите функцию «Scan to Email».

Найдя IP-адрес вашего принтера, вам нужно перейти на его веб-страницу конфигурации, где вы сможете настроить функцию «сканирования в электронную почту». Для этого вам необходимо:

На компьютере, подключенном к принтеру (по беспроводной или проводной локальной сети), запустите свежий экземпляр веб-браузера по вашему выбору.

Введите IP-адрес вашего принтера в поле URL и нажмите Войти. Это приведет вас к веб-странице конфигурации вашего принтера.

На странице конфигурации вашего принтера нажмите на Epson Connect Services.

Вас попросят зарегистрироваться в Epson Connect Service. Нажмите на нее, чтобы зарегистрироваться в Epson Connect Service.

После этого на следующем экране вас попросят принимать выбирать принимать и нажмите следующий.

После того, как вы принимаете и нажимаете следующий, завести аккаунт.

Теперь вам будет предоставлен случайно сгенерированный адрес электронной почты для вашего принтера (что-то вроде [email protected]). Вы можете изменить случайно сгенерированный адрес электронной почты на один из ваших вариантов в будущем.

Замечания: Обязательно сохраните идентификатор электронной почты и пароль вашего принтера, а также URL-адрес для входа, чтобы в будущем можно было вернуться сюда, когда вы захотите поработать с доступными настройками и предпочтениями. выберите Войдите на страницу пользователя, и использовать учетные данные, которые вы создали для входа.

Нажмите на Список назначений под Сканирование в облако.

в Список назначений, нажмите на добавлять с правой панели.

а затем добавьте адреса электронной почты, на которые вы будете часто сканировать документы. Вы можете добавить столько действительных адресов электронной почты, сколько захотите — просто пройдите мастер со всеми настройками и предпочтениями по умолчанию и добавьте нужные адреса электронной почты. Выбрать Адрес электронной почты вариант при этом.

Сохранить внесенные изменения, а затем выйдите из веб-страницы конфигурации вашего WF-3540.

Как только вы успешно прошли оба Фаза 1 а также Фаза 2, у вас должна быть возможность сканировать документы на любой из адресов электронной почты, которые вы добавили к принтеру Список назначений. Чтобы протестировать функцию «сканирования в электронную почту» на вашем Epson WF-3540, вам необходимо:

На сенсорной панели управления принтера нажмите сканирование.

Нажмите на Сканирование в облако.

Принтер выполнит сканирование и отобразит все доступные адреса электронной почты назначения, которые вы настроили. Выберите нужный адрес электронной почты назначения — это адрес электронной почты, на который принтер отправит отсканированный документ.

Загрузите документ, который вы хотите отсканировать, а затем отправьте электронное письмо на выбранный адрес электронной почты.

нажмите BW или же цвет кнопка, в зависимости от того, хотите ли вы, чтобы сканирование было цветным или черным белый, чтобы начать сканирование.

После того как принтер завершит сканирование документа, он будет отправлен на адрес электронной почты, указанный вами в качестве вложения в электронное письмо, в течение нескольких минут.

Как сканировать, подписывать и отправлять PDF с вашего iPhone или iPad, принтер не требуется! |

В наши дни многие из нас нередко не имеют принтеров дома. Для большинства из нас наши iPhone и iPad являются портативным способом просмотра и хранения документов. Но как насчет случаев, когда вам нужно заполнить форму и вернуть ее кому-нибудь? Большинство людей сразу думают, что им нужен принтер. Подумай еще раз! С помощью нескольких приложений вы можете сканировать, подписывать и отправлять документы PDF всего за несколько минут. Вот как:

Как сканировать, подписывать и отправлять документы с вашего iPhone или iPad без принтера

В App Store есть множество приложений для сканирования и редактирования PDF, и выбор того, что вы используете, полностью зависит от вас. Я собираюсь порекомендовать те, которые я нашел, чтобы работать отлично в прошлом. Я большой поклонник программного обеспечения Readdle, и рабочий процесс, который я использую, состоит из двух приложений, Scanner Pro и PDF Expert. Я использую Scanner Pro, когда у меня есть документ, который мне нужно отсканировать и подписать. Если у вас уже есть документ в вашей электронной почте или где-то еще на вашем устройстве, вам не понадобится приложение для сканирования, такое как Scanner Pro, только приложение для редактирования PDF, такое как PDF Expert. То же самое происходит, если у вас есть физическая копия, которую вы можете подписать и просто отсканировать, просто возьмите Scanner Pro.

Для сканирования:

• Scanner Pro, iOS, $ 2,99 — Загрузить сейчас

Для редактирования, аннотирования и подписания:

• PDF Expert, iPhone, $ 9.99 — Загрузить сейчас
• PDF Expert 5, iPad, $ 9.99 — Загрузить сейчас

Как отсканировать документ на ваш iPhone или iPad

Используйте этот набор инструкций, если у вас есть физический документ, который необходимо подписать, а затем отсканировать для отправки.

1. запуск Scanner Pro, или другое приложение для сканирования документов по вашему выбору. Просто знайте, что шаги могут отличаться, если вы используете другое приложение.
2. Сделайте фотографию каждой страницы документа, чтобы импортировать его. Не забудьте подписать все, что вам нужно, прежде чем сделать это.
3. После завершения импорта сохраните его и нажмите на Кнопка Поделиться.
4. Нажмите на Кнопка электронной почты в левом нижнем углу, если вы сделали. Но если вам нужно манипулировать заполняемым PDF, перейдите к шагу 5.
5. Нажмите на Открыть в… а затем выберите PDF Expert, или любое другое приложение для редактирования документов, которое вы хотели бы использовать.

Как подписать и отправить PDF документ на свой iPhone и iPad

Используйте этот набор указаний, чтобы не только подписывать, но и редактировать и аннотировать документы, а также заполнять заполняемые формы PDF.

1. Загрузить документ в PDF Expert если вы еще этого не сделали Сделайте это, открыв его в своем электронном письме или другом приложении, в котором он хранится, и нажав Кнопка Поделиться и выбирая PDF Expert или приложение для редактирования документов по вашему выбору.
2. Нажмите на документ, чтобы запустить его после его импорта.
3. Теперь нажмите на Подпись опция в нижней части навигации.
4. Войдите в поле, которое подходит и нажмите Готово когда закончите.
5. Переместите подпись туда, где она должна быть, и измените ее размер. Нажмите Готово во всплывающем окне, когда вы удовлетворены его размещением.
6. Если вы закончили редактировать все, нажмите на действия в нижнем правом углу.
7. Теперь нажмите на Послать по электронной почте.
8. Выберите опцию для типа файла. Для многих людей, Документ будет достаточно. Некоторые люди могут хотеть второй вариант.
9. Закончите заполнять свою электронную почту, и все готово!

Стоит также отметить, что мы только подписали документы с помощью PDF Expert, но он способен гораздо больше, включая заполнение форм. Шаги одинаковы, вы просто будете использовать различные инструменты внутри приложения для этого.

Это все, что нужно сделать, все готово! В следующий раз принтер или сканер не удобны, вы будете готовы ко всему! Эти типы приложений являются чрезвычайно ценными инструментами для всех, кто регулярно имеет дело с подписями и контрактами, таких как агенты по недвижимости, строительные подрядчики и индивидуальные предприниматели, которым регулярно нужны подписи клиентов. Сэкономьте себе время и затраты на чернила для принтера и сохраните все это на своем iPhone или iPad!

Как вы обрабатываете PDF документы на iPhone и iPad?

Это мой рабочий процесс для управления документами и PDF-файлами на ходу, но я хочу знать, что вы используете, так что дайте мне знать в комментариях!

Оцените статью!

Мне нравится1Не нравится

Как настроить отправку электронной почты с помощью Microsoft 365 или Office 365 на многофункциональном устройстве или в приложении

• 
  01.06.2021
• Чтение занимает 8 мин

В этой статье

Предварительные требования: подписка на Office 365 или Microsoft 365, план Exchange Online

В этой статье описано, как отправлять электронную почту с устройств и из бизнес-приложений, когда все почтовые ящики размещены в Microsoft 365 или Office 365. Например:

• у вас есть сканер, и вы хотите отправить по электронной почте себе или другим пользователям отсканированные документы;

• у вас есть бизнес-приложение, управляющее встречами, и вы хотите отправить клиентам по электронной почте напоминание о времени, на которое назначена встреча.

Вариант 1 (рекомендуется). Проверка подлинности устройства или приложения непосредственно с помощью почтового ящика Microsoft 365 или Office 365 и отправка сообщений методом клиентской отправки с проверкой подлинности SMTP AUTH.

Этот вариант можно использовать в большинстве сценариев, и его проще всего настроить. Он подойдет, если:

• Вы хотите отправлять электронную почту из стороннего приложения, службы или устройства.

• Вы хотите отправлять почту пользователям как в организации, так и за ее пределами.

Чтобы настроить устройство или приложение, подключите его непосредственно к Microsoft 365 или Office 365, используя конечную точку клиентской отправки с проверкой подлинности SMTP AUTH smtp.office365.com.

Устройства и приложения должны поддерживать проверку подлинности в Microsoft 365 или Office 365. Адрес электронной почты учетной записи, использовавшийся для проверки подлинности в Microsoft 365 или Office 365, будет отображаться в качестве отправителя сообщений с устройства или из приложения.

Настройка клиентской отправки с проверкой подлинности SMTP AUTH

Задайте указанные ниже параметры непосредственно на устройстве или в приложении согласно их инструкциям (в них может использоваться не такая терминология, как в этой статье). Если ваша ситуация отвечает требованиям к клиентской отправке с проверкой подлинности SMTP AUTH, то для отправки почты с устройства или из приложения можно использовать указанные ниже параметры.

TLS и другие параметры шифрования

Определите, какую версию TLS поддерживает ваше устройство. Для этого просмотрите руководство к устройству или обратитесь к поставщику. Если устройство или приложение не поддерживает протокол TLS версии 1.2 или выше:

• Используйте прямую отправку (вариант 2) или ретрансляцию SMTP Microsoft 365 либо Office 365 (вариант 3) (в зависимости о требований).

• Используйте локальный сервер Exchange (или другой сервер электронной почты SMTP), если ваше устройство не соответствует предыдущим требованиям для подключения к Microsoft 365 или Office 365. В действительности может быть проще управлять несколькими устройствами и приложениями, отправляющими сообщения электронной почты на локальный сервер Exchange, чем подключать их всех непосредственно к Microsoft 365 или Office 365. Сервер Exchange ретранслирует сообщения подобно тому, как устройство выполняет ретрансляцию Microsoft 365 или Office 365 с помощью варианта 3, представленного ниже. Дополнительные сведения о настройке собственного почтового сервера для отправки сообщений в Microsoft 365 или Office 365 см. в статье Настройка соединителей для маршрутизации почты между Microsoft 365 или Office 365 и собственными почтовыми серверами.

Примечание

Если устройство рекомендует или по умолчанию использует порт 465, то оно не поддерживает клиентскую отправку с проверкой подлинности SMTP AUTH.

Как работает клиентская отправка с проверкой подлинности SMTP AUTH

На следующей схеме показано, как будет выглядеть ваша среда.

Возможности клиентской отправки с проверкой подлинности SMTP AUTH

• Клиентская отправка с проверкой подлинности SMTP AUTH позволяет отправлять электронную почту пользователям в вашей организации и за ее пределами.

• Этот метод позволяет обойти большинство проверок на наличие нежелательной почты при доставке сообщений, отправленных пользователям в организации. Это поможет предотвратить блокирование IP-адресов вашей компании с помощью списка нежелательной почты.

• Этот способ позволяет отправлять почту из любого места или IP-адреса, включая локальную сеть организации и сторонние облачные службы, например Microsoft Azure.

Требования к использованию клиентской отправки с проверкой подлинности SMTP AUTH

• Проверка подлинности: необходимо настроить на устройстве имя пользователя и пароль для отправки почты. Вы не можете использовать параметры безопасности Майкрософт по умолчанию или многофакторную проверку подлинности (MFA), которые отключают обычную проверку подлинности и предназначены для защиты от компрометации пользователей. Если в вашей среде используются параметры безопасности Майкрософт по умолчанию или MFA, рекомендуется использовать варианты 2 или 3, представленные ниже.

• Почтовый ящик: для отправки электронной почты требуется лицензированный почтовый ящик Microsoft 365 или Office 365.

• Протокол TLS: устройство должно поддерживать TLS версии 1.2 и выше.

• Порт: требуется использовать порт 587 (рекомендуется) или 25; он не должен быть заблокирован в вашей сети. Некоторые сетевые брандмауэры и поставщики услуг Интернета блокируют порты, особенно порт 25.

• DNS. Необходимо использовать DNS-имя для smtp.office365.com. Не используйте IP-адреса для сервера Microsoft 365 или Office 365, они не поддерживаются.

Ограничения по клиентской отправке с проверкой подлинности SMTP AUTH

Почту можно отправлять только с одного адреса, если ваше устройство не поддерживает хранение учетных данных для нескольких почтовых ящиков Microsoft 365 или Office 365. Microsoft 365 или Office 365 позволяет отправлять не более 30 сообщений в минуту, а количество получателей не может превышать 10 000 в день.

Вариант 2. Отправка почты непосредственно с принтера или из приложения в Microsoft 365 или Office 365 (прямая отправка)

Этот вариант подойдет в приведенных ниже ситуациях.

• В вашей среде используются параметры безопасности Майкрософт по умолчанию или многофакторная проверка подлинности (MFA).

• Отправку клиента SMTP (вариант 1) невозможно использовать из-за ваших бизнес-потребностей или ваше устройство не поддерживает ее.

• Вам требуется отправлять сообщения только получателям в вашей организации, у которых есть почтовые ящики в Microsoft 365 или Office 365. Вам не нужно отправлять почту за пределы организации.

Другие сценарии, в которых рекомендуется использовать прямую отправку:

• Вы хотите, чтобы для отправки с устройств или приложений использовались адреса электронной почты каждого пользователя и не хотите настраивать учетные данные их почтовых ящиков для использования отправки клиента SMTP. Прямая отправка позволяет всем пользователям в организации отправлять электронную почту, используя свой адрес.

  Не используйте один почтовый ящик с разрешениями «Отправить как» для всех пользователей. Этот метод не поддерживается из-за своей сложности и возможных проблем.

• Вы хотите отправлять массовые рассылки или информационные бюллетени. Microsoft 365 или Office 365 не позволяет делать это с помощью отправки клиента SMTP. Прямая отправка поддерживает большое количество сообщений.

  Обратите внимание, что сообщения могут помечаться как спам в Microsoft 365 или Office 365. Советуем обратиться за помощью к поставщику услуг массовой рассылки. Он поможет вам соблюсти рекомендации и предотвратить блокировку ваших доменов и IP-адресов другими пользователями в Интернете.

Параметры прямой отправки

Задайте следующие параметры непосредственно на устройстве или в приложении:

Рекомендуется добавить запись SPF, чтобы сообщения не помечались как спам. Если вы используете статический IP-адрес, добавьте его в запись SPF в параметрах DNS регистратора доменных имен, как показано ниже:

Пошаговые инструкции по прямой отправке

1. Если ваше устройство или приложение может отправлять сообщения с общедоступного статического IP-адреса, узнайте и запишите его. Вы можете использовать его на нескольких устройствах, но не сообщайте его людям, которые не являются сотрудниками вашей организации. Ваше устройство или приложение может выполнять отправку с динамического или общего IP-адреса, но при этом повышается вероятность блокировки сообщений фильтрами спама.

2. Войдите в Центр администрирования Microsoft 365.

3. Перейдите в раздел Параметры > Домены, выберите свой домен (например, contoso.com) и найдите запись MX.

   Запись MX будет иметь значение Указывает на адрес или значение, которое выглядит примерно так: contoso-com.mail.protection.outlook.com.

4. Запишите значение записи MX Указывает на адрес или значение, которое мы называем вашей конечной точкой MX.

5. Найдите на устройстве параметр, который обычно называется Сервер или Промежуточный узел, и введите значение записи MX УКАЗЫВАЕТ НА АДРЕС, записанное на шаге 4.

   Примечание

   НЕ используйте IP-адреса для подключения к серверу Microsoft 365 или Office 365, они не поддерживаются.

6. Завершив настройку параметров устройства, перейдите на веб-сайт регистратора доменных имен, чтобы обновить записи DNS. Измените запись инфраструктуры политики отправителей (SPF). Укажите в ней IP-адрес, записанный в действии 1. Готовая строка выглядит примерно так:

   v=spf1 ip4:10.5.3.2 include:spf.protection.outlook.com ~all

   где 10.5.3.2 — ваш общедоступный IP-адрес.

   Примечание

   Если пропустить это действие, сообщения могут попадать в папку нежелательной почты получателей.

7. Чтобы проверить конфигурацию, отправьте с устройства или из приложения тестовое сообщение и убедитесь, что оно доставлено получателю.

Как работает прямая отправка

На схеме ниже приложение или устройство в сети организации использует прямую отправку и конечную точку MX Microsoft 365 или Office 365 для отправки электронной почты получателям в организации. Конечную точку MX при необходимости можно легко найти в Microsoft 365 или Office 365.

Вы можете настроить устройство для отправки электронной почты напрямую в Microsoft 365 или Office 365. Используйте прямую отправку для ретрансляции электронной почты получателям с почтовыми ящиками Microsoft 365 или Office 365 в вашей организации. Прямая отправка также возможна для внешних получателей с почтовыми ящиками в Microsoft 365 или Office 365. Если ваше устройство попробует с помощью прямой отправки ретранслировать электронную почту получателю, у которого нет почтового ящика Microsoft 365 или Office 365, почта будет отклонена.

Примечание

Если устройство или приложение может использоваться в качестве почтового сервера для доставки сообщений в Microsoft 365 или Office 365, а также в другие почтовые службы, настраивать параметры Microsoft 365 или Office 365 не нужно. См. инструкции к вашему устройству или приложению для дополнительной информации.

Функции прямой отправки

• Для отправки почты используется Microsoft 365 или Office 365, но выделенный почтовый ящик Microsoft 365 или Office 365 не требуется.

• Для устройства или приложения не нужен статический IP-адрес. Однако по возможности рекомендуется использовать его.

• Соединители не поддерживаются. Никогда не настраивайте устройства для использования соединителей при прямой отправке: это может привести к проблемам.

• Устройство может не поддерживать TLS.

Ограничения на отправку при прямой отправке выше, чем при отправке клиента SMTP. Отправка не ограничена 30 сообщениями в минуту или 10 000 получателей в день.

Требования при использовании прямой отправки

• Порт: требуется использовать порт 25; он не должен быть заблокирован в вашей сети.

• Статический IP-адрес: рекомендуется использовать статический IP-адрес, чтобы иметь возможность создать запись SPF для домена. Это помогает избежать пометки сообщений как нежелательных.

• Почтовый ящик Microsoft 365 или Office 365 с лицензией не требуется.

Ограничения при использовании прямой отправки

• Прямую отправку невозможно использовать для доставки почты пользователям за пределами организации, например получателям с адресами Yahoo или Gmail.

• Сообщения будут подвергаться проверкам на наличие нежелательной почты.

• Если ваши IP-адреса заблокированы с помощью списка нежелательной почты, отправленная почта может искажаться.

• Microsoft 365 и Office 365 используют политики регулирования для обеспечения бесперебойной работы службы.

Вариант 3. Настройка соединителя для отправки электронной почты с помощью ретрансляции SMTP в Microsoft 365 или Office 365

Этот вариант сложнее внедрить, чем другие. Используйте его только в следующих случаях:

• В вашей среде используются параметры безопасности Майкрософт по умолчанию или многофакторная проверка подлинности (MFA).

• Отправку клиента SMTP (вариант 1) невозможно использовать из-за ваших бизнес-потребностей или ваше устройство не поддерживает ее.

• Прямая отправка (вариант 2) не подходит, так как нужно отправлять электронную почту внешним получателям.

Ретрансляция SMTP позволяет Microsoft 365 или Office 365 пересылать сообщения от вашего имени, используя соединитель, настроенный с помощью вашего общедоступного IP-адреса или сертификата TLS. Установка соединителя делает этот вариант более сложным.

Параметры ретрансляции SMTP в Microsoft 365 или Office 365

Если у вас уже есть соединитель, настроенный на доставку сообщений из локальной организации в Microsoft 365 или Office 365 (например, гибридная среда), скорее всего, вам не потребуется создавать специальный соединитель для ретрансляции SMTP в Microsoft 365 или Office 365. Если вам нужно создать соединитель, используйте приведенные ниже параметры.

Рекомендуется добавить запись SPF, чтобы сообщения не помечались как спам. Если вы используете статический IP-адрес, добавьте его в запись SPF в параметрах DNS регистратора доменных имен, как показано ниже:

Пошаговые инструкции по настройке ретрансляции SMTP

1. Получите общедоступный (статический) IP-адрес, с которого приложение или устройство будет отправлять почту. Динамические IP-адреса не поддерживаются и не разрешены. Вы можете использовать его на нескольких устройствах, но не сообщайте его людям, которые не являются сотрудниками вашей организации. Запишите этот IP-адрес.

2. Войдите в Центр администрирования Microsoft 365.

3. Перейдите в раздел Параметры > Домены, выберите свой домен (например, contoso.com) и найдите запись MX.

   Запись MX будет иметь значение Указывает на адрес или значение, которое выглядит примерно так: contoso-com.mail.protection.outlook.com.

4. Запишите значение записи MX Указывает на адрес или значение, которое мы называем вашей конечной точкой MX.

5. Убедитесь, что домены, в которые приложение или устройство будет отправлять почту, были проверены. Если домен не проверен, сообщения могут потеряться, а вы не сможете отслеживать их с помощью средства трассировки сообщений Exchange Online.

6. В Microsoft 365 или Office 365 выберите Администратор, а затем Exchange, чтобы перейти в Центр администрирования Exchange.

7. В Центре администрирования Exchange выберите Поток обработки почты > Соединители.

8. Просмотрите список соединителей, настроенных для организации. Если соединителя, который связывает сервер электронной почты организации с Microsoft 365 или Office 365, нет, создайте его:

   а. Чтобы запустить мастер, щелкните знак «плюс» +.

   б. На первом экране выберите параметры, показанные на следующем снимке экрана:

   в. Нажмите кнопку Далее и присвойте соединителю имя.

   г. На следующем экране выберите параметр Проверка соответствия IP-адреса сервера отправителя одному из указанных IP-адресов, принадлежащих организации, после чего добавьте IP-адрес из шага 1.

   д. Оставьте во всех полях значения по умолчанию и нажмите кнопку Сохранить.

9. После настройки параметров Microsoft 365 или Office 365 перейдите на веб-сайт регистратора домена, чтобы обновить записи DNS. Измените свою запись SPF. Укажите IP-адрес, записанный на шаге 1. Готовая строка должна выглядеть примерно так: v=spf1 ip4:10.5.3.2 include:spf.protection.outlook.com ~all, где 10.5.3.2 — ваш общедоступный IP-адрес. Skipping this step can cause email to be sent to recipients’ junk mail folders.

10. В настройках устройства найдите запись для параметра «Сервер» или «Промежуточный узел» и введите значение записи MX УКАЗЫВАЕТ НА АДРЕС, записанное на шаге 3.

11. Чтобы проверить конфигурацию, отправьте тестовое сообщение с устройства или из приложения и убедитесь, что оно получено.

Настройка соединителя на основе сертификата для ретрансляции почты в Microsoft 365 или Office 365

Если устройства или приложения могут использовать сертификат для потока обработки почты, вы можете настроить соединитель на основе сертификата для ретрансляции почты в Microsoft 365 или Office 365.

Для этого проверьте имя субъекта в сертификате, используемом отправляющим устройством или приложением. Общее имя (CN) или альтернативное имя субъекта (SAN) в сертификате должно содержать имя домена, зарегистрированное в Microsoft 365 или Office 365. Кроме того, вы должны создать соединитель на основе сертификата в Microsoft 365 или Office 365 с таким же именем домена, чтобы принимать и ретранслировать сообщения электронной почты, поступающие с этих устройств, приложений и других локальных серверов. Дополнительные сведения об этом методе см. в важном уведомлении для пользователей электронной почты с настроенными соединителями.

Как работает ретрансляция SMTP в Microsoft 365 или Office 365

На схеме ниже приложение или устройство в сети организации использует соединитель ретрансляции SMTP для отправки электронной почты получателям в организации.

• Соединитель Microsoft 365 или Office 365 выполняет проверку подлинности устройства или приложения в Microsoft 365 или Office 365, используя IP-адрес. Устройство или приложение может отправлять почту с помощью любого адреса в вашем домене (даже если этот адрес не может получать почту). Адрес электронной почты может не быть связан с почтовым ящиком. Например, если ваш домен contoso.com, вы можете отправлять почту с адреса [email protected].

• При ретрансляции SMTP Microsoft 365 или Office 365 использует соединитель для проверки подлинности сообщений, отправленных с устройства или из приложения. Это позволяет Microsoft 365 или Office 365 передавать эти сообщения во внутренние почтовые ящики, а также внешним получателям. Ретрансляция SMTP Microsoft 365 или Office 365 аналогична прямой отправке, но отличается от нее способностью отправлять почту внешним получателям.

• Так как настройка соединителя требует дополнительных действий, рекомендуется использовать прямую отправку, а не ретрансляцию SMTP в Microsoft 365 или Office 365, если не требуется отправлять почту внешним получателям. Для отправки электронной почты с помощью ретрансляции SMTP в Microsoft 365 или Office 365 устройство или сервер приложения должны иметь статический IP-адрес или диапазон. С помощью ретрансляции SMTP нельзя отправлять почту из сторонней размещенной службы, такой как Microsoft Azure, напрямую в Microsoft 365 или Office 365. Дополнительные сведения см. в статье Устранение неполадок с исходящим подключением по протоколу SMTP в Azure.

Возможности ретрансляции SMTP в Microsoft 365 или Office 365

• Для отправки почты с помощью ретрансляции SMTP в Microsoft 365 или Office 365 не требуется лицензированный почтовый ящик Microsoft 365 или Office 365.

• Ограничения на отправку с помощью ретрансляции SMTP в Microsoft 365 или Office 365 выше, чем при клиентской отправке SMTP. Отправка не ограничена 30 сообщениями в минуту или 10 000 получателей в день.

Требования для ретрансляции SMTP в Microsoft 365 или Office 365

• Статический IP-адрес или диапазон адресов: большинство устройств или приложений не могут использовать сертификат для проверки подлинности. Для проверки подлинности устройства или приложения применяйте один или несколько IP-адресов, которые вы не используете вместе с другой организацией.

• Соединитель: необходимо настроить в Exchange Online соединитель для почты, отправляемой с устройства или из приложения.

• Порт: необходимо использовать порт 25; он не должен быть заблокирован в вашей сети или поставщиком услуг Интернета.

• Лицензирование: при ретрансляции SMTP для отправки электронной почты не используется какой-то определенный почтовый ящик Microsoft 365 или Office 365. Это означает, что у пользователей должны быть собственные лицензии, если они отправляют электронную почту с устройств и из приложений, настроенных для ретрансляции SMTP. Если отправители используют устройства или бизнес-приложения и у них нет лицензии на Microsoft 365 или Office 365 для почтового ящика, назначьте каждому из них лицензию на Exchange Online Protection. Это самая дешевая лицензия, которая позволяет отправлять электронную почту с помощью Microsoft 365 или Office 365.

Ограничения ретрансляции SMTP в Microsoft 365 или Office 365

• Если ваши IP-адреса заблокированы с помощью списка нежелательной почты, отправленные сообщения могут искажаться.

• Для отправки установлены разумные ограничения. Дополнительные сведения см. в статье Пул доставки сообщений с высоким уровнем опасности.

• Требуются статические IP-адреса, принадлежащие только вашей организации (если не используется сертификат).

Сравнение вариантов

Ниже приведено сравнение вариантов конфигурации и функций, которые они поддерживают.

Отправка почты с многофункциональных устройств и из приложений с помощью собственного почтового сервера

Если у вас есть локальный почтовый сервер, следует внимательно рассмотреть возможность его использования для ретрансляции SMTP вместо Microsoft 365 или Office 365. Локальный почтовый сервер, к которому у вас есть физический доступ, гораздо проще настроить для ретрансляции SMTP с помощью устройств и приложений в локальной сети. Подробные сведения о том, как это сделать, зависят от локального почтового сервера. См. следующие статьи по Exchange Server:

Связанные статьи

Устранение проблем с принтерами, сканерами и бизнес-приложениями, отправляющими электронную почту с помощью Microsoft 365 или Office 365

Настройка соединителей для маршрутизации почты между Microsoft 365 или Office 365 и собственными почтовыми серверами

Скан договора – законный документ?

Содержание статьи:

Современный ритм жизни, как правило, не оставляет времени для традиционного бумажного обмена документами: если компании срочно нужен подписанный договор, то можно отправить его отсканированную копию по электронной почте, не дожидаясь, пока оригинал документа по обычной почте дойдет до адресата. Только вот не возникнет ли потом ситуация, в которой партнер заявит, что договор не подписывал, а скан документом не является? Рассмотрим судебную практику по данному вопросу и разберемся – можно ли работать, используя сканы документов.

Что говорит закон

Согласно Гражданскому кодексу РФ все договоры должны заключаться в письменном виде – через подписанные всеми сторонами документы. Устные сделки законными не являются.

Не ломайте голову, онлайн-бухгалтерия посчитает все за вас

Закон предписывает некоторым видам сделок обязательное бумажное оформление. Это касается тех случаев, когда необходимо нотариально заверить сделку, и когда договор нуждается в госрегистрации. Как правило, в сделках с недвижимым имуществом. То есть в этих случаях электронные копии документов не подойдут – они должны быть подписаны обеими сторонами лично, даже если речь идет о разных городах или странах.

В остальных случаях закон не требует личных подписей руководителей или уполномоченных сотрудников, поэтому можно подписать документ одной стороной, отсканировать и выслать через интернет. Обмен документами посредством электронной почты или факса ГК РФ не запрещен, однако есть пара принципиальных моментов:

• необходимо иметь доказательства принадлежности данной электронной почты одной из сторон, заключающей договор. То есть в случае суда компании придется доказать, что это — корпоративная почта фирмы, либо почта сотрудника фирмы;
• документ должен продолжать храниться в электронном виде, допустим, в облаке, в ящике электронной почты, на жестком диске.

Многие фирмы годами работают, отправляя друг другу сканированные копии договоров, расплачиваются по ним и не задаются вопросами законности электронного документообмена, пока у кого-то из партнеров не возникают какие-либо претензии. Но если дело дойдет до суда, одной из сторон придётся доказывать, что и сканированный договор обладает такой же юридической силой, как его бумажный собрат.

Как доказать законность документа

Запомните два важных момента: подписывать электронный документ нужно электронной подписью либо в самом договоре надо добавить пункт о том, что электронные документы равны бумажным. Электронную подпись необходимо будет купить. Со вторым пунктом все несколько сложнее.

Во-первых, в документе должна присутствовать примерно следующая формулировка: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».

Во-вторых, договор необходимо дополнить пунктом о сохранении конфиденциальности доступа к электронному ящику: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».

После включения этих пунктов в договор, электронной подписью становится сам адрес электронной почты. Именно поэтому передавать логин и пароль от почты никому категорически нельзя. Почему это важно? Потому что партнер, который уже дошел до суда, вполне может заявить, что данный электронный ящик мог кто-то взломать, или, к примеру, сказать, что этой почтой пользовались все кому не лень. К слову, электронные адреса для документооборота необходимо обозначить в реквизитах обеих сторон и пересылать все документы необходимо будет именно на эти электронные адреса.

Увеличьте выручку в несколько раз с помощью эквайринга

Зачем компании свой домен?

Судебная практика показывает, что большее доверие вызывают те электронные ящики, которые зарегистрированы на домен компании. Такие как [email protected] или [email protected]. К общедоступным адресам типа [email protected], [email protected] или [email protected] доверия меньше.

Покупка домена – стандартная процедура, когда фирма подписывает договор с продавцом таких платформ, и после домен принадлежит только этой компании официально. Работать в такой почте смогут исключительно сотрудники данной фирмы. Есть примеры судебных разбирательств, когда суд подтвердил правомерность переписки, которая велась с доменов компании, причем не обязательно через те электронные адреса, которые были указаны в договоре. Тот факт, что переписка велась с электронных ящиков одного доменного имени и подтвердил, что документы отправляли сотрудники одной компании, а значит, договор считается заключенным. В этой ситуации советуем проверять только один момент – сотрудник, отправляющий и подписывающий договор, все же должен иметь соответствующие полномочия – быть руководителем или работать по доверенности.

Конечно, покупка собственного домена — решение для крупных и средних компаний. А что делать небольшим фирмам? Судебная практика богата разбирательствами, решенными в пользу тех фирм, которые обменивались документами по общедоступной почте. Но в таких случаях компании очень сложно доказать, что с общей почты переписку вел тот, кто уполномочен работать с документами. Поэтому мы рекомендуем приобрести собственный домен.

Что делать, если в договоре, допустим, условий об электронном обмене документами нет, а проблема возникла именно сейчас? И когда договор точно признают заключенным?

Согласно ГК РФ компания не имеет права признавать договор незаключенным, если до этого эта фирма принимала исполнение договора. И такие разбирательства уже были в суде: одна компания оплатила другой половину суммы по договору, а вторую переводить отказалась. Суд постановил – раз предоплата была, значит и договор был заключен. К слову, Верховный суд разъяснил, что договор признается заключенным в следующих случаях:

• когда компании переписывались в отношении какой-то сделки, обсуждали детали, высылали примеры товаров, выписки из ЕГРЮЛ и т.д.;
• когда фирмы частично или полностью оплачивали суммы по сделке;
• когда сотрудники компаний подписывали акты, протоколы, согласования, и так далее;
• когда партнеры заключали сопутствующие сделки;
• когда компании просили об отсрочке платежа.

В целом можно сказать, что компании вели работу по данной сделке, причем доказательства об этой работе имеются – это не только сами документы по сделке, но и переведенные деньги, и письма. Есть в судебной практике и такие дела, где суд, даже невзирая на неподписанный договор, признал сделку законной, потому что по договору была совершена предоплата.

Таким образом, работать по сканам документов вполне законно. Определенные риски есть в случаях, когда в договор не внесен пункт о приравнивании электронных документов к бумажным, когда у компании нет своего домена, или когда документооборот ведет сотрудник, у которого нет доверенности на подписание данных документов.

Сканирование документов в Кемерово — полиграфия Яркий Мир

Главная \ Услуги \ Сканирование

Вам часто приходится сканировать документы? Если их много, то сканирование документов становится весьма трудоемким и утомительным процессом. Зачем же утруждать себя, когда можно довериться профессионалам? Отсканировать документы в Кемерово вам всегда поможет салон печати Яркий Мир.

Лучший способ сохранения информации с бумажных носителей —  это сканирование, оно поможет при утрате некоторых видов документов или отправке их копий по электронной почте. В прессе, книжной индустрии, в отчетной документации, в научных диссертациях, дипломных работах часто может потребоваться отсканировать что-либо для печати.

Цветное и черно-белое сканирование

Мы делаем цветное и черно-белое сканирование с различных носителей — книг, фотографий, чертежей.  Если вы ищете где срочно отсканировать документы, обращайтесь к нам, справимся за 5 минут.

Мы работаем с документами малого формата и большого, размером до 90 см в ширину и 3 метров в длину.

Ваши файлы сохраним в нужном формате, оптимальном разрешении, пронумеруем и переименуем их для удобства использования. Отсканированные данные мы можем записать на CD, DVD-диск, флешку, или отправить вам на электронную почту.

Как отсканировать документ и отправить его по электронной почте с помощью Windows Mail | Малый бизнес

Автор: Кристина Шаффер Обновлено 1 августа 2018 г.

Сканирование деловых документов, таких как контракты и предложения, и их отправка клиентам по электронной почте может снизить ваши расходы на бумагу и расходы на отправку факсов на дальние расстояния. Независимо от того, есть ли у вас автономный сканер или многофункциональный принтер, процесс преобразования документа в электронный формат одинаков для многих сканирующих устройств. В то время как принтер для сканирования в электронную почту и большинство многофункциональных принтеров позволяют сканировать документ прямо с устройства без дополнительного программного обеспечения, специализированное программное обеспечение для сканирования предоставляет вам больше возможностей, включая возможность выбора формата документа и выбора разрешение.После создания отсканированного изображения вы можете прикрепить его непосредственно к сообщению в Почте Windows Live.

Отсканируйте документ

1. Очистите поверхность платформы сканирования мягкой тканью и очистителем для стекол, не оставляющим разводов. Сканер улавливает грязь и отпечатки пальцев в процессе сканирования, что может повлиять на качество выходного изображения.

2. Откройте крышку и поместите документ лицевой стороной вниз на планшет сканирования. Выровняйте документ, используя маркеры по периметру стекла, а затем осторожно закройте крышку.

3. Запустите программу сканирования, поставляемую вместе со сканером. Например, если вы используете сканер HP или принтер All-in-One, программное обеспечение будет находиться в папке HP.

4. Выберите «Документ» в качестве типа сканирования, а затем выберите, хотите ли вы сканировать документ в цвете или черно-белом.

5. Выберите выходной формат для отсканированного документа, обычно это тип изображения, например TIFF или GIF, или PDF.

6. Выберите разрешение, если будет предложено, для получения файла высокого качества, например, 300 точек на дюйм.При выборе более высокого разрешения на дюйм создается файл большего размера, но изображение будет более резким. Однако имейте в виду, что для загрузки и отправки файлов с более высоким разрешением требуется больше времени.

7. Нажмите кнопку «Сканировать». Когда процесс сканирования завершится, нажмите «Сохранить». Введите имя файла для документа и выберите папку назначения, например «Мои документы». Нажмите кнопку «Сохранить».

Совет

В качестве альтернативы встроенному в вашу систему программному обеспечению для сканирования вы можете найти в Интернете приложение для сканирования и отправки по электронной почте, которое может предложить дополнительные возможности.

Отправить документ по электронной почте

1. Откройте Почту Windows Live и войдите в свою учетную запись.

2. Создайте новое сообщение, нажав кнопку «Электронное сообщение» на панели инструментов «Домой».

3. Введите адрес электронной почты получателя, включите строку темы и затем введите сообщение, которое вы хотите включить в прикрепленный документ.

4. Нажмите кнопку «Прикрепить файл» на панели инструментов сообщений. Перейдите по папкам в диалоговом окне проводника Windows и выберите отсканированный документ.Нажмите «Открыть», чтобы прикрепить файл к электронному письму.

5. Щелкните кнопку «Отправить».

Совет

Рассмотрите возможность использования формата PDF при сканировании документа. PDF-файл сохраняет все визуальные элементы исходного документа и может быть открыт на любом ПК, на котором установлен Adobe Reader.

Сканирование документа на адрес электронной почты (сканирование на электронную почту)

Вы можете использовать функцию электронной почты, чтобы сканировать изображения и прикреплять их к электронному письму. Вы можете указать формат вложения, и изображения можно будет сканировать в цвете, оттенках серого или черно-белом.

Отсканированные изображения можно отправить на индивидуальный адрес электронной почты или заранее заданную группу адресов электронной почты. Индивидуальные и групповые адреса электронной почты настраиваются в адресной книге до использования функции сканирования в электронную почту.

Перед использованием электронной почты настройте и настройте функцию электронной почты на принтере. Дополнительные сведения см. В разделе «Настройка параметров SMTP (электронная почта) с помощью Xerox CentreWare Internet Services (CWIS)».

Отправка отсканированного изображения по электронной почте

1. На панели управления принтера нажмите кнопку Сканировать .
2. Загрузите исходные документы:
   • Используйте стекло экспонирования для отдельных страниц или бумаги, которую невозможно подать с помощью автоподатчика документов. Поднимите податчик документов и поместите оригинал лицевой стороной вниз в верхний левый угол стекла экспонирования.
   • Для одной или нескольких страниц используйте автоподатчик документов. Удалите со страниц все скрепки и скрепки. Вставьте оригиналы документов в устройство подачи документов лицевой стороной вверх, так чтобы верх страницы входил в устройство подачи первым.Отрегулируйте направляющие для бумаги так, чтобы они соответствовали исходным документам.
3. Нажмите стрелки вверх / вниз , чтобы отобразить Сканировать и отправить по электронной почте , и нажмите OK . Появится возможность поиска в адресной книге.
4. Чтобы выбрать локального или группового получателя электронной почты, нажмите OK , затем выберите требуемый вариант:
5. Если Отправить самому себе? Появится опция , чтобы получить копию сообщения электронной почты, нажмите стрелки вверх / вниз , чтобы отобразить Да и нажмите OK .
6. Настройте параметры электронной почты по мере необходимости:
   1. Нажмите стрелки вверх / вниз n, чтобы отобразить нужную функцию, и нажмите OK .
   2. Нажмите стрелки вверх / вниз, , чтобы отобразить требуемый параметр, и нажмите OK , чтобы сохранить ваш выбор.
      Для получения дополнительной информации о параметрах программирования см. Параметры электронной почты.
   3. Нажмите Назад , чтобы вернуться в меню верхнего уровня.
7. Нажмите Старт .
   Устройство начинает сканирование оригинала, а затем спрашивает, хотите ли вы сканировать другую страницу.
8. Для сканирования другой страницы нажмите стрелки вверх / вниз , чтобы выбрать Да и нажмите OK .
   Загрузите оригинал и нажмите OK . В противном случае выберите Нет и нажмите OK .
   Изображения сканируются и отправляются в место назначения, выбранное в задании.

Как отсканировать и отправить документ по электронной почте

Сканирование и отправка личного или делового документа в виде вложения к электронному письму может сэкономить время и деньги, поскольку вам не нужно беспокоиться о печатных или почтовых расходах.Хотя выбор правильного формата файла важен, процесс несложный, и процедуры сканирования, как правило, одинаковы, независимо от того, используете ли вы автономный сканер или многофункциональный принтер. То же самое верно и для прикрепления отсканированного документа к электронному письму, поскольку процедуры прикрепления в большинстве почтовых программ одинаковы.

Выберите тип файла

Большинство сканеров позволяют выбирать между файлами PDF и JPEG. Файл PDF — лучший выбор для сканирования документов, содержащих текст или векторную графику, включающую точки, линии, формы и кривые.Использование этого формата также позволяет объединять документы, содержащие более одной страницы, в один файл. Формат файла JPEG — хороший выбор для фотографий, поскольку он позволяет сжимать данные изображения и уменьшать размер большого файла.

Отсканируйте документ

Протрите стекло сканера чистой мягкой тканью. Положите документ на стекло сканера лицевой стороной вниз. Выровняйте его с помощью направляющих маркеров по периметру стекла, а затем опустите крышку. Выберите «сканирование» в меню принтера, выберите компьютер, на котором вы хотите сканировать документ, выберите тип файла и запустите сканирование.В качестве альтернативного метода откройте программное обеспечение, которое вы установили во время установки, и отсканируйте документ со своего компьютера.

Сохраните и переименуйте отсканированный файл

По завершении сканирования автоматически откроется Проводник Windows или Мои документы. Только что завершенное сканирование будет последним в списке. Откройте и просмотрите документ, чтобы убедиться, что он правильно отсканирован, а затем нажмите кнопку «Сохранить». Переименуйте файл, используя его текущее имя, например Scan0001.jpg на что-нибудь более наглядное, например «Список телефонов компании», и сохраните файл в удобном месте.

Прикрепите документ к электронному письму

Есть два способа прикрепить документ к электронному письму. В первом способе щелкните правой кнопкой мыши имя файла из его текущего местоположения. В появившемся всплывающем меню выберите «отправить», а затем «получатель почты». Откроется окно нового сообщения с уже прикрепленным документом. Второй способ — открыть вашу почтовую программу и написать новое сообщение.Когда вы закончите, нажмите кнопку «прикрепить файл» в верхней части окна сообщения. Перейдите в место, где вы сохраните файл документа, выберите его и нажмите «вставить». Файл будет прикреплен без каких-либо дополнительных действий с вашей стороны, и вы сможете отправить электронное письмо.

Сканирование непосредственно на электронную почту

как сканировать с принтера для отправки по электронной почте — HP Support Community

@ Topknot99

Существует как минимум два типа настроек «Сканирование в электронную почту», например:

• Параметр / настройка сканирования в электронную почту на встроенном веб-сервере ( EWS ) для вашего принтера
• Сканирование в Приложение электронной почты, настроенное на панели управления принтера.

Этот принтер поддерживает сканирование в электронную почту как приложение на принтере.

ПРИМЕЧАНИЯ

Как правило, сканирование в электронную почту не обрабатывает вход в систему с «двухэтапной проверкой», как это может быть установлено в вашей учетной записи электронной почты. Если у вас возникли проблемы с настройкой / тестированием / использованием сканирования в электронную почту: удалите такие настройки (двухэтапный), рассмотрите возможность использования параметра «Пароль приложений» (если доступно) или создайте учетную запись электронной почты, в которой не используется двухэтапная проверка.

«Как» для вашего принтера объясняется в Руководстве пользователя , начиная с стр. другие разделы)

Настройка сканирования на электронную почту
Чтобы настроить сканирование на электронную почту
1.Включите веб-службы на принтере. Для получения дополнительной информации см. Настройка веб-служб .
2. На главном экране нажмите «Приложения», а затем нажмите «Сканирование в электронную почту».
3. На экране приветствия коснитесь Продолжить.
4. Нажмите в поле Электронная почта: чтобы ввести свой адрес электронной почты, а затем нажмите Готово.
5. Коснитесь Продолжить.
6. PIN-код будет отправлен на введенный вами адрес электронной почты. Коснитесь Продолжить.
7. Коснитесь PIN-кода, чтобы ввести PIN-код, а затем коснитесь Готово.
8. Коснитесь Сохранить электронную почту или Авто-логин, в зависимости от того, как вы хотите, чтобы принтер сохранял информацию о вашем логине
.
9. Выберите тип сканирования, коснувшись Фото или Документ.
10. Для фотографий выберите настройки сканирования и нажмите Продолжить.
Для документов перейдите к следующему шагу.
11. Проверьте информацию электронной почты и коснитесь Продолжить.
12. Нажмите Сканировать в электронную почту.
13.По завершении сканирования нажмите «ОК», затем нажмите «Да», чтобы отправить еще одно электронное письмо, или «Нет», чтобы завершить.

и далее на странице 35:

Сканирование документа или фотографии для отправки по электронной почте из программного обеспечения принтера HP (Windows)
1. Загрузите оригинал на стекло сканера стороной для печати вниз или стороной для печати вверх в податчике документов.
2. Откройте программное обеспечение принтера HP. Для получения дополнительной информации см. Откройте программное обеспечение принтера HP (Windows).
3. В программном обеспечении принтера щелкните Сканировать документ или фотографию.
4. Выберите нужный тип сканирования и нажмите Сканировать.
Выберите «Отправить по электронной почте» в формате PDF или «Отправить по электронной почте в формате JPEG», чтобы открыть программу электронной почты с отсканированным файлом в виде вложения
.
ПРИМЕЧАНИЕ. Первый экран позволяет просматривать и изменять основные настройки. Щелкните ссылку «Дополнительно» вверху
в правом углу диалогового окна «Сканировать», чтобы просмотреть и изменить подробные настройки.
Для получения дополнительной информации см. Изменение настроек сканирования (Windows).
Если выбран параметр «Показать средство просмотра после сканирования», вы можете настроить отсканированное изображение на экране предварительного просмотра
.

Ссылки

Сканирование в электронную почту — методология

Основная методология, используемая с «сканированием в электронную почту» и «ePrint», зависит от модели (принтера).

Справка по сканированию в учетные записи электронной почты — панель управления принтером

Принтеры HP — сканирование в электронную почту не может получить доступ к учетным записям электронной почты

EWS Scan to Email Setup

Если принтер включен сеть и принтер поддерживают прямую отправку по электронной почте, найдите настройку сканирования в электронную почту на встроенном веб-сервере (EWS).

Пример — EWS Scan to Email Setup

Откройте ваш любимый браузер> введите / введите IP-адрес принтера в строку URL / адреса

Tab Scan > Scan to Email > Scan to Email Setup

«Приложения» Настройка сканирования для отправки по электронной почте

Принтеры без возможности прямого подключения к SMTP-серверу могут использовать приложение Scan-to-Email App . На некоторых принтерах приложение «Сканировать в электронную почту» доступно на передней панели принтера в разделе «Приложения».

Веб-службы (запущенные на принтере) используются для связи между принтером и облачными серверами, на которых обрабатывается электронная почта. По этой причине на принтере должны быть запущены веб-службы: Принтеры HP — включение веб-служб

Пример — « Apps » Настройка сканирования в электронную почту

На панели управления принтера> коснитесь Сканирование > коснитесь Электронная почта

Следуйте инструкциям: Добро пожаловать > Продолжить > Добавьте свой адрес электронной почты> Готово > Продолжить

Подождите, пока ваш PIN-код будет отправлен (по электронной почте) на адрес электронной почты> Открыть электронное письмо, прочитайте PIN

Нажмите Продолжить > PIN > Введите номер PIN> Готово

Примечания

Веб-службы обеспечивают соединение между принтером и серверами HP Connected / Cloud, которые используются для регистрации и обработки электронной почты.По этой причине облачные серверы HP должны работать и предоставлять услуги.

Во время регистрации (установки) приложения Scan-to-Email App облачный сервер HP отправляет (обратно владельцу) электронное письмо с подтверждением, содержащее ПИН-код. PIN-код используется для проверки информации об адресе электронной почты владельца. PIN-код используется для подтверждения того, что «я — это я».

При нарушении работы службы (связь веб-служб между домашней сетью и облачными серверами) невозможно отправить PIN-код. Сообщения электронной почты и / или , зависящие от облачных серверов, не могут быть обработаны.

ПРИМЕЧАНИЕ:

Если облачные серверы не отвечают, обычно нет «исправления», кроме как подождать.

Поддержка веб-сайта Устранение неполадок, инструкции, видеоуроки

Справка — обратитесь в HP / Cloud Services

Укажите, что вам нужна помощь для веб-служб

Обратитесь в службу поддержки HP — Портал поддержки

ИЛИ

, где доступно, Позвоните в облачные службы:

В США или Канаде

Облачные службы (в обычные рабочие часы): 1-855-785-2777

In UK

Укажите справку для HP Connected / Web Services 0207660 0596

++++++++++++++++++++ +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Все еще нужна помощь? Хотите больше информации? Ищите решения…

Справочные материалы и ресурсы — Места, где можно найти (дополнительную) помощь и узнать о вашем принтере

Домашняя страница принтера — «То, что является вашим принтером»

ПРИМЕЧАНИЕ. Содержимое зависит от типа устройства.

Драйверы / Обновления программного обеспечения / прошивки, обучающие видео, бюллетени / уведомления, множество инструкций, устранение неполадок, руководства пользователя, информация о продукте, многое другое

Принтер HP OfficeJet Pro 6960 All-in-One серии

Спасибо за участие в форуме сообщества HP.

Мы — мировое сообщество энтузиастов HP , приверженных поддержке технологий HP.

Нажмите Не нравится на сообщение, чтобы поблагодарить вас!

ответил? Щелкните сообщение « Принять как решение» , чтобы помочь другим найти его.

Мех дракона

»Функция сканирования в электронную почту. Экономьте деньги за счет сокращения использования бумаги.

Насколько полезна функция сканирования в электронную почту?

Многие новые многофункциональные принтеры предлагают эту возможность.Однако подавляющее большинство организаций предпочитают распечатывать документы, складывать их в конверты и отправлять их по назначению по почте.

Хотя есть определенные документы, которые необходимо отправлять по почте — обычно из-за особых правил, требующих подтверждения доставки или подписи получателя, — большинство документов можно легко отсканировать и отправить по электронной почте без каких-либо последствий.

Это экономит деньги за счет сокращения использования бумаги и снижения расходов на почтовые марки.Кроме того, он может создавать ценность за счет сокращения времени, необходимого клиентам, заказчикам и партнерам для обработки документов на своей стороне.

Преимущества сканирования в электронную почту

В большинстве случаев для печати и отправки физических документов необходимо иметь физический архив копий документов на месте. В противном случае у вас нет доказательств того, что вы когда-либо создавали или отправляли документ.

Для этого требуется локальное хранилище документов, для чего требуются офисные помещения. Типичный металлический картотечный шкаф занимает шесть квадратных футов пространства.Учитывая, что средняя арендная плата за офисные помещения в крупнейших городах Америки часто составляет от 20 до 60 долларов за квадратный фут, установка единого картотеки сопряжена с альтернативными издержками от 120 до 360 долларов в месяц.

Функция сканирования в электронную почту позволяет избавиться от большей части потребностей в хранении документов. Вы можете использовать эту функцию не только для отправки документов клиентам и покупателям, но и для отправки копий в безопасное облачное хранилище входящих сообщений, к которому вы можете получить доступ в любое время, когда вам понадобится ссылка на документ.

Умножьте эту стоимость на стоимость бумаги и почтовых марок. Затем добавьте стоимость ожидания ответа клиентов и поставщиков на отправленные по почте документы. В конце концов, у вас есть очевидный аргумент в пользу сканирования документов для отправки по электронной почте, когда это возможно.

Как сканировать документы на электронную почту

Современные многофункциональные принтеры поддерживают широкий спектр форматов файлов и имеют встроенные возможности подключения, включая функцию сканирования в электронную почту. Процедура сканирования документа и отправки его прямо в почтовый ящик электронной почты обычно одинакова, независимо от того, используете ли вы автономный сканер или многофункциональное устройство большего размера.

Во-первых, вы должны выбрать правильный формат файла. В большинстве случаев вашим основным выбором будет PDF или JPEG, наиболее распространенные форматы файлов для бизнес-документов.

• PDF-файлы лучше всего подходят для документов, содержащих текст и векторную графику. Они также полезны для отправки больших документов в виде одного файла, так как ваш сканер может сжимать несколько страниц в один PDF-файл.
• JPEG идеально подходят для фотографий и брошюр с большим количеством изображений. Он отправляет каждую страницу как отдельный файл, но сжимает изображение так, чтобы размер отдельного файла каждой страницы был меньше, чем он мог бы быть в противном случае.

После того, как вы выбрали соответствующий формат файла, вы можете подавать документ на поверхность сканера. Протрите стекло сканера мягкой тканью, чтобы полученное изображение было как можно более четким и точным.

Перейдите в пользовательский интерфейс устройства, найдите функцию сканирования и отсканируйте документ. Теперь у вас есть два варианта отправки отсканированного документа по электронной почте:

Отправить с компьютера

После сканирования документа ваш компьютер автоматически откроет окно, в котором будет показан файл, содержащий документ.Ваше последнее сканирование будет последним в списке. Сохраните файл с описательным именем, щелкните правой кнопкой мыши значок файла и выберите «Отправить», затем «Получатель почты». Теперь вы можете выбрать адрес электронной почты, на который хотите отправить файл.

Вы также можете открыть приложение электронной почты, создать новое сообщение и прикрепить документ к сообщению. Для этого вам нужно будет выполнить поиск в файловой системе вашего компьютера, чтобы найти только что отсканированное изображение — полезно дать ему отличительное имя и поместить в удобную папку.

Отправить со сканера

Современные сканеры и многофункциональные устройства с подключением к Интернету позволяют пользователям отправлять документы сразу после сканирования без использования компьютера. Конкретный процесс зависит от устройства, но если ваш сканер поддерживает встроенную функцию сканирования в электронную почту, вы увидите соответствующий параметр в интерфейсе устройства.

Просто введите и подтвердите свой адрес электронной почты, а затем выберите получателя, которому вы хотите отправить документ. Если Интернет-возможности вашего сканера установлены правильно, он немедленно отправит документ по назначению.Попробуйте сначала протестировать документ, отправив его себе или коллеге.

Преобразование в безбумажный офис

Функция сканирования в электронную почту — это один маленький шаг на пути к превращению вашего рабочего места в безбумажный офис. Это должно быть целью любого офиса, поскольку канцелярские товары постоянно растут в цене, и сотрудники, которые полагаются на них, могут быть не в состоянии выполнять свою работу, когда расходные материалы заканчиваются. Рассматривайте сканирование документов для отправки по электронной почте всякий раз, когда у вас есть возможность сократить накладные расходы компании.

Ford Business Machines может помочь со всеми вашими потребностями в сканировании и предоставить дополнительные решения для преобразования вашего бизнеса в безбумажный офис. Позвоните по телефону 800.633.3673 для бесплатной консультации.

Основная процедура отправки отсканированных файлов по электронной почте