Содержание

Учебник: импорт данных в Excel и создание модели данных


Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).


Аннотация.    Это первый учебник из серии, который поможет ознакомиться с программой Excel и ее возможностями объединения и анализа данных, а также научиться легко использовать их. С помощью этой серии учебников вы научитесь создавать с нуля и совершенствовать рабочие книги Excel, строить модели данных и создавать удивительные интерактивные отчеты с использованием надстройки Power View. В этих учебниках приводится описание возможностей средств бизнес-аналитики Майкрософт в Excel, сводных таблиц, Power Pivot и Power View.


Примечание: В этой статье описаны модели данных в Excel 2013. Однако те же функции моделирования данных и Power PIVOT, представленные в Excel 2013, также применимы к Excel 2016.

Вы узнаете, как импортировать и просматривать данные в Excel, строить и совершенствовать модели данных с использованием Power Pivot, а также создавать с помощью надстройки Power View интерактивные отчеты с возможностью публикации, защиты и предоставления общего доступа.

Учебники этой серии


  1. Импорт данных в Excel 2013 и создание модели данных


  2. Расширение связей модели данных с помощью Excel, Power PIVOT и DAX


  3. Создание отчетов Power View на основе карт


  4. Объединение интернет-данных и настройка параметров отчета Power View по умолчанию


  5. Справка по Power Pivot


  6. Создание впечатляющих отчетов Power View, часть 2

В этом учебнике вы начнете работу с пустой книги Excel.

Разделы учебника



Импорт данных из базы данных


Импорт данных из электронной таблицы


Импорт данных с помощью копирования и вставки


Создание связи между импортированными данными


Контрольная точка и тест

В конце учебника есть тест, с помощью которого можно проверить свои знания.

В этой серии учебников используются данные, описывающие спортивных medals, страны размещения и различные спортивных спортивные мероприятия. Мы рекомендуем вам пройти каждый из этих учебников по порядку. Учебники также используют Excel 2013 с Power Pivot. Для получения дополнительных сведений о Excel 2013 щелкните здесь. Для получения инструкций по включению Power Pivot щелкните здесь.



Импорт данных из базы данных

Начнем работу с учебником с пустой книги. В этом разделе вы узнаете, как подключиться к внешнему источнику данных и импортировать их в Excel для дальнейшего анализа.

Сначала загрузим данные из Интернета. Эти данные об олимпийских медалях являются базой данных Microsoft Access.

  1. Щелкните следующие ссылки, чтобы скачать файлы, используемые во время этого ряда учебников. Скачайте каждый из четырех файлов в нужное место, например загружаемЫе файлы или Мои документы, или новую созданную папку.

    _Гт_ олимпикмедалс. accdb Access

    Книга Excel _гт_ олимпикспортс. xlsx
    Книга Excel _гт_. xlsxКнига Excel _Гт_ дисЦимаже_табле. xlsx

  2. Откройте пустую книгу в Excel 2013.

  3. Щелкните данные _Гт_ получить внешние данные _Гт_ из Access. Лента настраивается динамически в зависимости от ширины книги, поэтому команды на ленте могут немного отличаться от следующих экранов. На первом экране отображается лента, если книга является широкой, а на втором — книга, размер которой был изменен, чтобы занимать только часть экрана.

Как сделать базу данных в Excel — Как создать в программном обеспечении Excel базу данных?

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними — Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение — Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Содержание

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

  1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.
  2. Заполняем наименование записей (строк) БД.
  3. Переходим к заполнению базы данными.
  4. После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

  1. Переходим во вкладку «Данные».
  2. Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».
  3. В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».
  4. Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

  1. Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».

    Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

    • имя по алфавиту;
    • дата;
    • число и т.д.
  2. В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».
  3. Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
    • В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
    • В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных — это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых — «По возрастанию» или «По убыванию».
    • Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.

    После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

    После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.

  4. Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».
  5. Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».

    Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.

  6. Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».
  7. Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

  1. Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».
  2. Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».
  3. В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.

    Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой — это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

  1. Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.
  2. Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

  1. Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.
  2. Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».
  3. Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.
  4. Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».
  5. Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Соединение Excel с MySQL / Песочница / Хабр

На работе встретился с такой задачей «Надо сделать отчет, который брал бы данные из MySQL и закидывал его в таблицу Excel».
Ну вот я сейчас и опишу процесс конекта.
Есть:
1. Сервер MySQL
2. База данных на MySQL
3. Microsoft Excel 2010

Начнем:

1. Самое первое что нужно сделать, это установить MySQL Connector, актуальную версию можно скачать здесь

2. Нужно создать источник данных, идем вот сюда Панель управления — Администрирование — Источники данных (ODBC)

2.1. Вкладка Пользовательский DSN — Добавить — MySQL ODBC 5.1 Driver (должен появиться после манипуляций с п.1)

2.2. Откроется окно настройки источника, там в поле Data Source Name нужно написать имя сервера MySQL, порт оставляем стандартным (если вы при установке сервера не указали иной), User — имя пользователя, скорее всего root, Password — пароль, Database — тут можно указать базу, к которой подключаться, если все правильно на начальных этапах, то в выпадающем списке уже появятся существующие БД на сервере.

2.3. Ок. Источник данных создан.

3. Теперь необходимо создать строку подключения.

3.1. В любом месте компьютера создайте текстовый файл и переименуйте его в тип файла .udl

3.2. В открывшемся окне Использовать источник данных — выбрать ранее созданный источник данных (п. 2), ввести Пользователь и Пароль, жмем Ок.

3.3. Теперь созданный файл надо открыть с помощью Блокнот’а и там будет что-то подобное:
[oledb]

; Everything after this line is an OLE DB initstring

Provider=MSDASQL.1;Persist Security Info=False;User ID=root;Data Source=MySQL

то, что начинается с Provider и до MySQL и есть строка подключения, т.е. Provider=MSDASQL.1;Persist Security Info=False;User ID=root;Data Source=MySQL она нам понадобиться при настройке Excel.

4. Теперь скачиваем специально подготовленный мной документ Excel

5. Открываем, возможно будет ругаться из-за того, что у вас сервер отличный от моего.

6. Идем на вкладку Данные — Параметры — Источник данных — Свойства подключения — Вкладка Определения.

6.1. Вводим Строка подключения, которая у нас появилась ранее (п. 3.3.), вводим текст SQL команды и жмем Ок.

Все, если все правильно было сделано, то в правой части должны появиться поля, которые вы хотели выбрать. Советую на сервере протестировать синтаксис и правильность своего SQL запроса, чтобы не появлялись дополнительные вопросы. Лично я работаю с MySQL через HeidiSQL, там сделал запрос, а потом просто скопировал его в Excel.

4 техники анализа данных в Microsoft Excel

Юлия Перминова

Тренер Учебного центра Softline с 2008 года.

1. Сводные таблицы

Базовый инструмент для работы с огромным количеством неструктурированных данных, из которых можно быстро сделать выводы и не возиться с фильтрацией и сортировкой вручную. Сводные таблицы можно создать с помощью нескольких действий и быстро настроить в зависимости от того, как именно вы хотите отобразить результаты.

Полезное дополнение. Вы также можете создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц, которые будут автоматически обновляться при их изменении. Это полезно, если вам, например, нужно регулярно создавать отчёты по одним и тем же параметрам.

Как работать

Исходные данные могут быть любыми: данные по продажам, отгрузкам, доставкам и так далее.

  1. Откройте файл с таблицей, данные которой надо проанализировать.
  2. Выделите диапазон данных для анализа.
  3. Перейдите на вкладку «Вставка» → «Таблица» → «Сводная таблица» (для macOS на вкладке «Данные» в группе «Анализ»).
  4. Должно появиться диалоговое окно «Создание сводной таблицы».
  5. Настройте отображение данных, которые есть у вас в таблице.

Перед нами таблица с неструктурированными данными. Мы можем их систематизировать и настроить отображение тех данных, которые есть у нас в таблице. «Сумму заказов» отправляем в «Значения», а «Продавцов», «Дату продажи» — в «Строки». По данным разных продавцов за разные годы тут же посчитались суммы. При необходимости можно развернуть каждый год, квартал или месяц — получим более детальную информацию за конкретный период.

Набор опций будет зависеть от количества столбцов. Например, у нас пять столбцов. Их нужно просто правильно расположить и выбрать, что мы хотим показать. Скажем, сумму.

Можно её детализировать, например, по странам. Переносим «Страны».

Можно посмотреть результаты по продавцам. Меняем «Страну» на «Продавцов». По продавцам результаты будут такие.

2. 3D-карты

Этот способ визуализации данных с географической привязкой позволяет анализировать данные, находить закономерности, имеющие региональное происхождение.

Полезное дополнение. Координаты нигде прописывать не нужно — достаточно лишь корректно указать географическое название в таблице.

Как работать

  1. Откройте файл с таблицей, данные которой нужно визуализировать. Например, с информацией по разным городам и странам.
  2. Подготовьте данные для отображения на карте: «Главная» → «Форматировать как таблицу».
  3. Выделите диапазон данных для анализа.
  4. На вкладке «Вставка» есть кнопка 3D-карта.

Точки на карте — это наши города. Но просто города нам не очень интересны — интересно увидеть информацию, привязанную к этим городам. Например, суммы, которые можно отобразить через высоту столбика. При наведении курсора на столбик показывается сумма.

Также достаточно информативной является круговая диаграмма по годам. Размер круга задаётся суммой.

3. Лист прогнозов

Зачастую в бизнес-процессах наблюдаются сезонные закономерности, которые необходимо учитывать при планировании. Лист прогноза — наиболее точный инструмент для прогнозирования в Excel, чем все функции, которые были до этого и есть сейчас. Его можно использовать для планирования деятельности коммерческих, финансовых, маркетинговых и других служб.

Полезное дополнение. Для расчёта прогноза потребуются данные за более ранние периоды. Точность прогнозирования зависит от количества данных по периодам — лучше не меньше, чем за год. Вам требуются одинаковые интервалы между точками данных (например, месяц или равное количество дней).

Как работать

  1. Откройте таблицу с данными за период и соответствующими ему показателями, например, от года.
  2. Выделите два ряда данных.
  3. На вкладке «Данные» в группе нажмите кнопку «Лист прогноза».
  4. В окне «Создание листа прогноза» выберите график или гистограмму для визуального представления прогноза.
  5. Выберите дату окончания прогноза.

В примере ниже у нас есть данные за 2011, 2012 и 2013 годы. Важно указывать не числа, а именно временные периоды (то есть не 5 марта 2013 года, а март 2013-го).

Для прогноза на 2014 год вам потребуются два ряда данных: даты и соответствующие им значения показателей. Выделяем оба ряда данных.

На вкладке «Данные» в группе «Прогноз» нажимаем на «Лист прогноза». В появившемся окне «Создание листа прогноза» выбираем формат представления прогноза — график или гистограмму. В поле «Завершение прогноза» выбираем дату окончания, а затем нажимаем кнопку «Создать». Оранжевая линия — это и есть прогноз.

4. Быстрый анализ

Эта функциональность, пожалуй, первый шаг к тому, что можно назвать бизнес-анализом. Приятно, что эта функциональность реализована наиболее дружественным по отношению к пользователю способом: желаемый результат достигается буквально в несколько кликов. Ничего не нужно считать, не надо записывать никаких формул. Достаточно выделить нужный диапазон и выбрать, какой результат вы хотите получить.

Полезное дополнение. Мгновенно можно создавать различные типы диаграмм или спарклайны (микрографики прямо в ячейке).

Как работать

  1. Откройте таблицу с данными для анализа.
  2. Выделите нужный для анализа диапазон.
  3. При выделении диапазона внизу всегда появляется кнопка «Быстрый анализ». Она сразу предлагает совершить с данными несколько возможных действий. Например, найти итоги. Мы можем узнать суммы, они проставляются внизу.

В быстром анализе также есть несколько вариантов форматирования. Посмотреть, какие значения больше, а какие меньше, можно в самих ячейках гистограммы.

Также можно проставить в ячейках разноцветные значки: зелёные — наибольшие значения, красные — наименьшие.

Надеемся, что эти приёмы помогут ускорить работу с анализом данных в Microsoft Excel и быстрее покорить вершины этого сложного, но такого полезного с точки зрения работы с цифрами приложения.

Читайте также:

Как создать базу данных из Excel, часть 1: Импорт Excel в базу данных

9 мая 2012 г.

Эта серия блогов покажет вам, как легко перенести данные из Excel на платформу базы данных, практически не прибегая к кодированию.

Неважно, каким бизнесом вы занимаетесь, велика вероятность, что вы отправляете электронные таблицы Microsoft Excel по той или иной причине. Почему так много людей рассылают файлы Excel только для того, чтобы создать беспорядок в электронной почте и хаос управления версиями для всех участников?

Получите наше бесплатное видео-руководство, чтобы узнать, как превратить электронную таблицу Excel в надежные веб-приложения.

Для многих все сводится к старомодному ROI. Возможно, вы ранее пытались встроить Excel на веб-страницу, и этот процесс был слишком сложным и трудоемким. Или, возможно, вы никогда не находили инструмент быстрого развертывания, который мог бы эффективно заменить скорость и удобство Excel.

Caspio был специально разработан для бизнес-пользователей, которые хотят быстро создать базу данных, не беспокоясь о безопасности, хостинге или кодировании. Технические сложности создания таблицы базы данных SQL из электронной таблицы Excel больше не должны быть проблемой для вас.Он автоматически создает базу данных из Excel при импорте каждого рабочего листа. Оттуда вы можете «указывать и щелкать», чтобы создавать различные интерфейсы приложений для пользователей, чтобы искать, просматривать и редактировать данные на основе разрешений, которые вы контролируете. Вы можете легко встроить приложение на любой общедоступный или внутренний веб-сайт, чтобы все ваши пользователи имели доступ к последней информации в режиме реального времени.

В этой серии блогов мы покажем вам, как создать базу данных из ваших электронных таблиц Excel, создать интерактивное веб-приложение и развернуть его в Интернете за считанные минуты.

, часть 1. Импортируйте электронную таблицу Excel


Обязательно посмотрите следующие шаги в этой серии видео:

Когда вы закончите смотреть видео, вы можете попробовать Caspio в бесплатной пробной версии.

Excel против Доступ — Может ли электронная таблица заменить базу данных?

Или вам следует использовать оба? В Microsoft Access и Excel есть функции фильтрации, сопоставления и запросов данных, но какая программа подходит для ваших рабочих требований и как получить лучшее из обоих миров?

Приведенная выше таблица должна предоставить вам схему основных сравнений между использованием Microsoft Access или Excel для ваших требований к данным.В идеальном мире мы все используем Microsoft Excel и Access как взаимозаменяемые: один для его сложных математических вычислений и статистических сравнений, а другой — для его способности организовывать и отображать массивы данных в структурированном виде.

Ключевые вопросы перед вашим выбором

Вы должны задать себе эти ключевые вопросы, прежде чем начинать работу над одним программным обеспечением над другим:

  • Как вы хотите организовать свои данные?

    • Повторяющийся? Дублирование?
    • Отслеживание действий / управление событиями?
  • Вы храните и управляете или храните и анализируете?
  • Сколько у вас данных?
  • Требуется ли форматирование для совместного вывода?

Excel для анализа данных

Excel выделяется числовыми данными, их хранением и множеством вариантов анализа, которые могут потребоваться для выявления любых закономерностей, тенденций или неправильных терминов в ваших данных.Кривая обучения работе с Excel довольно коротка — это может показаться чрезвычайно сложным для начала, но вы очень быстро сможете сгибать сводные таблицы для собственного использования.

Последние версии полностью забиты шаблонами, удобными ярлыками и очень дружелюбным графическим интерфейсом, но есть кое-что, что нужно сделать.Excel — превосходный инструмент, когда вы используете несколько таблиц одновременно, но когда вы начинаете увеличивать размер своей базы данных, например, с помощью набора правительственных данных, Excel начинает скрипеть от напряжения.

Ведение огромной электронной таблицы Excel с тысячами, если не десятками тысяч записей становится все труднее, и по мере развития ваших данных необходимость обновления ваших формул, итоговых диапазонов и макросов может привести к появлению ошибок в ваших данных.

Ресурсы Excel

Вот несколько отличных онлайн-ресурсов, руководств и шаблонов, которые помогут вам освоить Excel:

  • Изучите Excel, не тратя ни копейки — справочный список для руководств по Excel, охватывающий буквально все, что вам нужно, по одной из ссылок
  • Шаблоны для Excel — магазин Microsoft Office для шаблонов Excel.Когда вы открываете программу, в Excel 2013 появляется расширенный список — просмотрите дополнительные параметры!
  • Chandoo.org — тонны бесплатной информации по всем уровням обучения
  • MrExcel — похож на Chandoo, имеет тысячи практических видео и руководств.
  • YouTube: Howcast Tech — отличная вводная серия, переходящая к некоторым промежуточным инструментам Excel

Chandoo, MrExcel и серия YouTube от Howcast Tech особенно хороши, каждая из которых предлагает отличные учебные пособия, охватывающие практически все инструменты, с которыми вы можете столкнуться в Excel, блестящие ресурсы для скромных новичков и наших специалистов по Excel.

Доступ к Excel в системе управления данными

Microsoft Access немного отличается от Excel.В то время как Microsoft Excel сосредоточен на числовых, потенциально одноразовых последовательностях данных, Access предоставляет решение для хранения информации, которую можно вызывать и ссылаться в нескольких местах. Я признаю, что обучение Access в некоторых местах проблематично, но как только вы изучите основы программного обеспечения, вы обнаружите, что эти навыки относительно взаимозаменяемы практически с любым программным обеспечением баз данных.

Возможно, самое большое различие между Microsoft Access и Excel — это способ хранения записей.Записи Microsoft Access можно изменить в любое время. На изображении выше для сравнения показаны Microsoft Access (вверху) и Excel (внизу). Обратите внимание, что при использовании Microsoft Access каждой отдельной записи присваивается определенный идентификационный номер — первый столбец — чтобы вы могли сортировать, фильтровать и запрашивать всю базу данных. И ваша база данных — это просто цифровое хранилище информации. Добавление дополнительной информации, изменение, удаление, фильтрация и запросы к ней не влияют ни на существующую запись, ни на формулы, сводные диапазоны, таблицы и отчеты, которые вы уже настроили.При использовании огромного набора данных в Excel существует вероятность того, что выполнение любой из вышеупомянутых задач может где-то сломать .

На шаг дальше, чем Excel

Microsoft Access идет на шаг дальше, чем Excel, с точки зрения хранения чистых данных, предлагая специальные внутренние инструменты для обеспечения качества данных:

  • Используйте списки поиска и правила проверки для отдельных полей на уровне таблицы
  • Формы могут добавлять дополнительные правила в вашу таблицу Access во время ввода данных.

    • Отзывчивый на выбор пользователя и предопределенные события
  • Ссылочная целостность между таблицами, постоянно поддерживаемая Microsoft Access, гарантируя, что все ваши данные имеют смысл почти всегда

Объединение огромных баз данных в Microsoft Access также относительно просто.Запросы и фильтрация могут выполняться независимо от вашего режима хранения с помощью Microsoft Access, предоставляющего мощные решения для анализа данных — но без сводной таблицы!

Ресурсы Microsoft Access

Подобно нашим предложениям Microsoft Excel, вот несколько отличных онлайн-ресурсов, руководств и шаблонов, которые помогут вам разобраться с Access:

  • Easy Access with Templates — официальное руководство MS Office по использованию шаблонов Access для ускорения работы
  • Введение в шаблоны Access 2010 — введение в выбор и внедрение шаблонов Access
  • GCF Learn Free — учебник из 14 частей, охватывающий ввод данных для представления данных и многое другое
  • Все доступ — абсолютно огромный список вопросов и руководств по доступу
  • Baycon Group [Broken URL Removed] — подробные руководства, начиная от ввода данных и заканчивая расширенными таблицами запросов.

И Победитель…

Ни то, ни другое!

О, какая отговорка, извините … но я надеюсь, что мы проиллюстрировали каждую часть программного обеспечения, чтобы ваше следующее решение о хранении / анализе данных было проще.Вы можете импортировать данные Microsoft Access в Excel и наоборот разными способами, бесконечно расширяя возможности обеих частей программного обеспечения. Решения, предоставляемые Microsoft Access и Excel, предоставляют спектр методов управления данными, которые развиваются вместе с нашими требованиями к данным.

На верхней панели показаны параметры импорта и экспорта, доступные на вкладке Microsoft Access> Внешние данные .На втором показаны аналогичные параметры экспорта через вкладку Excel> Data . Обе вкладки данных предоставляют пользователям расширенную кросс-функциональность, которая позволяет использовать лучшее из обоих миров: высочайшие математические вычисления, форматирование и таблицы, а также отличное управление данными, анализ и создание отчетов.

Внимательные читатели заметят отсутствие вкладки экспорта в Excel.Обмен данными между Microsoft Excel и Access обычно является улицей с односторонним движением, то есть между двумя платформами MS Office не устанавливается постоянное соединение для передачи данных при переходе из Microsoft Excel в Access. Используя вкладку «Импорт и связывание» Microsoft Access, можно выбрать определенные таблицы или фреймы в Excel, связать с ними и ссылаться на них в вашей базе данных, но числовые данные должны быть обновлены в источнике, то есть в Microsoft Excel. Ваша таблица в Microsoft Access будет постоянно обновляться с вашими входными данными Excel, но как только вы закроете Excel, вы закроете ссылку на данные (но сохраните свои данные!).Для всего остального всегда есть CTRL + C или CMD + C!

Понимание того, что каждый инструмент может сделать для вас и ваших данных, может иметь огромное значение, поэтому используйте оба в своих интересах, читая и просматривая некоторые из руководств, чтобы получить практический опыт работы с этими мощными инструментами обработки данных.

Мы что-нибудь пропустили? Какие ваши любимые альтернативы Microsoft Access и Excel? Сообщите нам об этом ниже!

Что такое Mint Mobile? Как я сэкономил сотни на своем телефоне Счет

Об авторе

Гэвин Филлипс
(Опубликовано 599 статей)

Гэвин — младший редактор отдела Windows and Technology Explained, регулярный участник Really Useful Podcast и редактор дочернего сайта MakeUseOf, посвященного криптографии, Blocks Decoded.У него есть степень бакалавра (с отличием) в области современного письма с использованием методов цифрового искусства, разграбленных на холмах Девона, а также более десяти лет профессионального писательского опыта. Он любит много пить чая, настольные игры и футбол.

Ещё от Gavin Phillips

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

Использование Excel в качестве базы данных

Управление базой данных Excel

Как использовать автозаполнение Если вы просто хотите скопировать одно и то же значение вниз или вам нужно получить ряд чисел или текстовых значений, дескриптор заполнения в Excel поможет вам.Незаменимая часть AutoFill

.

Дополнительная информация

Базовое руководство по Excel

2 5 2 7 1 1 0 4 3 9 8 1 Базовое руководство по Excel, версия 3.6, 6 мая 2008 г. Содержание Содержание … 1 Часть I: Общие сведения … 3 Об этом руководстве … 4 Терминология Excel … 5 Excel Терминология (продолжение) …

Дополнительная информация

Целевая группа по технологиям / EXCEL

Рабочая группа по технологиям EXCEL Основная терминология Электронная таблица Электронная таблица — это электронный документ, в котором хранятся различные типы данных.Есть вертикальные столбцы и горизонтальные строки. Ячейка — это место, где находится

Дополнительная информация

Advanced Excel 20.10.2011 1

Расширенная проверка данных Excel В Excel есть функция проверки данных, которая позволяет вам контролировать, какая информация вводится в ячейки. 1. Выберите ячейки, которыми вы хотите управлять. 2. Щелкните

.

Дополнительная информация

Использование базы данных Access

Несколько терминов, использующих базу данных Access Эти слова часто используются в Access, поэтому вы захотите ознакомиться с ними, прежде чем использовать программу и это руководство.База данных — это набор связанных

Дополнительная информация

Excel Работа со списками данных

Работа в Excel со списками данных Работа в Excel со списками данных Принстонский университет АВТОРСКИЕ ПРАВА Авторские права 2001 г., EZ-REF Courseware, Laguna Beach, CA http://www.ezref.com/ Все права защищены. Эта публикация,

Дополнительная информация

MS Excel как база данных

Центр обучения и академического развития (CLAD) Команда развития технологических навыков MS Excel как база данных http: // intranet.birmingham.ac.uk/itskills Использование MS Excel в качестве базы данных (XL2103) Автор: Соня

Дополнительная информация

Сортировка и фильтрация Excel 2010

Компьютерный учебный центр сортировки и фильтрации Excel 2010, UCC, [email protected], 021-4903749 / 3751/3752 Содержание Сортировка данных … 1 Порядок сортировки … 1 Сортировка по цвету ячейки, цвету шрифта или значку ячейки. ..

Дополнительная информация

Таблица — Введение

CSCA0102 Информационные и бизнес-приложения Глава 6 Электронная таблица — Введение Электронная таблица Электронная таблица (или программа для работы с электронными таблицами) — это программное обеспечение, которое позволяет использовать числовые данные и выполнять автоматическое выполнение

Дополнительная информация

Раздаточный материал Microsoft Access 2010

Раздаточный материал Microsoft Access 2010 Access 2010 — это программа для создания реляционных баз данных, которую можно использовать для создания больших объемов данных и управления ими.Вы можете использовать Access для управления чем угодно, от домашнего инвентаря до гигантского

.

Дополнительная информация

Учебник по Excel 2003 I

Это руководство было адаптировано из учебного пособия, его полную версию см. По адресу http://www.fgcu.edu/support/office2000/excel/index.html Учебное пособие по Excel 2003 I Основы работы с электронными таблицами Макет экрана Строка заголовка Строка меню

Дополнительная информация

Excel 2007 — Использование сводных таблиц

Обзор Отчет сводной таблицы — это интерактивная таблица, которая позволяет быстро группировать и обобщать информацию из источника данных.Вы можете переставить (или повернуть) таблицу для отображения различных перспектив

Дополнительная информация

Основы Microsoft Access

Основы Microsoft Access 2006 ipic Development Group, LLC Автор: Джеймс Д. Баллотти Microsoft, Access, Excel, Word и Office являются зарегистрированными товарными знаками корпорации Microsoft Версия 1 — Редакция

Дополнительная информация

Microsoft Office 2010

Access Tutorial 3 Обслуживание и запросы к базе данных Цели Microsoft Office 2010 Поиск, изменение и удаление записей в таблице Узнайте, как использовать окно запроса в представлении «Дизайн» Создание, запуск и сохранение

Дополнительная информация

Excel 2013 — Использование сводных таблиц

Обзор Отчет сводной таблицы — это интерактивная таблица, которая позволяет быстро группировать и обобщать информацию из источника данных.Вы можете переставить (или повернуть) таблицу для отображения различных перспектив

Дополнительная информация

Учебное пособие по Microsoft Excel 2010

1 Учебное пособие по Microsoft Excel 2010 Excel — это программа для работы с электронными таблицами в системе Microsoft Office. Вы можете использовать Excel для создания и форматирования книг (набора электронных таблиц) для анализа данных и

Дополнительная информация

Посетите наш сайт!

Посетите наш сайт! www.nvcc.edu/woodbr idge / computer-lab Свяжитесь с нами Расположение: Open Computer Lab Seefeldt Building # 336 NOVA Woodbridge Campus Hussna Azamy (руководитель OCL) Телефон: 703-878-5714 Электронная почта:

Дополнительная информация

Базовый Microsoft Excel 2007

Базовый Microsoft Excel 2007 Самая большая разница между Excel 2007 и его предшественниками — это новый макет. Все старые функции остались (с некоторыми новыми дополнениями), но теперь они расположены

Дополнительная информация

Таблица Kingsoft 2012

Kingsoft Spreadsheet 2012 Kingsoft Spreadsheet — гибкое и эффективное коммерческое приложение для работы с электронными таблицами.Он широко используется профессионалами во многих областях, таких как: бизнес, финансы, экономика и

.

Дополнительная информация

Простые вычисления в Excel

Простые вычисления в Excel (2007 и новее) Каждый раз, когда у вас есть список чисел, требующих какого-либо расчета, например, процентное изменение от одного года к следующему, процент от общего числа, среднее значение или просто

Дополнительная информация

Образец пониженного качества

Access 2007 Essentials ЧАСТЬ ПЕРВАЯ Мобильная мышь Access 2007 Essentials, версия №1.1 Часть первая 08.08.2010 11:20 Об этом курсе Microsoft Access — это приложение базы данных, входящее в состав Microsoft Office.

Дополнительная информация

Access 2007. Использование Access

Access 2007 Использование Access 1 Содержание Введение в Microsoft Access 2007 … 3 Возможности Microsoft Access 2007 3 Открытие базы данных 4 Объекты базы данных 5 Открытие объектов 6 Работа с объектами 6 Сохранение в

Дополнительная информация

Советы и хитрости Microsoft Excel

Советы и приемы Microsoft Excel Совместные программы исследований и оценки СОДЕРЖАНИЕ Введение, страница 2 Полезные функции, страница 2 Начало работы с формулами, страница 2 Вложенные формулы, страница 3 Копирование

Дополнительная информация

Построение: настройка графика

Построение графика: настройка графиков данных: общие советы Как сделать график данных активным Внутри графического слоя может быть активным только один график данных.График данных должен быть активным, прежде чем вы сможете использовать Data Selector

.

Дополнительная информация

ОТПРАВКА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ С ОБЪЕДИНЕНИЕМ

ОТПРАВКА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ С ОБЪЕДИНЕНИЕМ ПОЧТЫ Вы можете использовать Mail Merge для Word и Outlook, чтобы создать брошюру или информационный бюллетень и отправить его по электронной почте в список контактов Outlook или в другой список адресов, созданный в

Дополнительная информация

Базовые знания Excel 2007

Меню ленты Система меню ленты с вкладками для различных команд Excel.Эта ленточная система заменяет традиционные меню, используемые в Excel 2003. Над лентой в верхнем левом углу находится Microsoft

.

Дополнительная информация

Расширенный Microsoft Excel 2010

Advanced Microsoft Excel 2010 Содержание СПЕЦИАЛЬНАЯ ФУНКЦИЯ ВСТАВКИ … 2 Специальные параметры вставки … 2 Использование специальной функции вставки … 3 ОРГАНИЗАЦИЯ ДАННЫХ … 4 Многоуровневая сортировка … 4 Подведение итогов

Дополнительная информация

Диспетчер программного обеспечения RemoteWare

Руководство пользователя клиента RemoteWare Software Manager Версия 2.0 Руководство пользователя клиента RemoteWare Software Manager Версия 2.0 Этот документ был подготовлен компанией XcelleNet, Inc в помощь лицензированным пользователям RemoteWare;

Дополнительная информация

3 Что нового в Excel 2007

3 Что нового в Excel 2007 3.1 Обзор Excel 2007 Microsoft Office Excel 2007 — это программа для работы с электронными таблицами, которая позволяет вводить, обрабатывать, вычислять и диаграммы. Файл Excel имеет номер

.

Дополнительная информация

ПОДДЕРЖКА АКАДЕМИЧЕСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ

ПОДДЕРЖКА АКАДЕМИЧЕСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ Microsoft Excel: таблицы и сводные таблицы ats @ etsu.edu 439-8611 www.etsu.edu/ats Содержание: Обзор … 1 Цели … 1 1. Что такое таблица Excel? … 2 2. Создание сводной таблицы

Дополнительная информация

.