Составить план работы: Как составить план на месяц

Бесплатный шаблон плана проекта в Excel

В зависимости от ваших целей шаблон плана проекта может быть очень простым или очень сложным. В шаблон можно добавить статическую временную шкалу или изменяющуюся диаграмму Ганта, сфокусироваться на действиях или на бизнес-целях.

Ниже располагаются различные шаблоны проектных планов, и указаны варианты их использования: 

Шаблон плана работы

 Загрузить шаблон плана работы

Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

Шаблон плана работы с диаграммой Ганта 

 Загрузить шаблон плана проекта

План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.

Шаблон плана действий 

 Загрузить шаблон плана действий

План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.

Шаблон бизнес-плана 

 Загрузить шаблон бизнес-плана

Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.

Как составить план работы на месяц образец. План рабочего дня и плюсы планирования

генеральный директор

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому:
собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми.
Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день
(да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Преимущества ежедневного плана для компании

• Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

• Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
• Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
• Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “ ”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза
(шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “ ”.
• Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

• Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия
:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье
(форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос
на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

• Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
• Планируемые в рамках проектов;
• Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
• Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
• У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи
  . Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример:
  Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
• Планируемое время на выполнение
  . Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн
  (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
• Краткий план по выполнению данной задачи
  . Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
• Приоритет
  . Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
• Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

• План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
• План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Основные преимущества еженедельного планирования:

• больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

• Как составлять план?
• Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
• План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели
  (как правило, пятница).
• Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
• Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00
  (как правило, понедельник)
• Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
• если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?”
В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24» .

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ ”.

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными
, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Читавшие эту статью, также читали

Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»

Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка

Нехватка времени на все, что хочется сделать – это распространенная проблема в современном мире. Правильное планирование рабочего дня
позволит вам сэкономить огромное количество драгоценных часов. И сегодня вы получите несколько важных советов на эту тему.

Для начала выделим само планирование рабочего дня – его необходимо делать
. Примите это как должное. Далее необходимо разбить свой день на 3 группы и для каждой из них мы дадим вам свои правила. Здесь все просто:

1. Начало рабочего дня
   .
2. Середина рабочего дня
   .
3. Завершение рабочего дня
   .

Правила для начала дня

Утро – это тот момент, когда вы заряжаетесь энергией после сна. Именно от вашего состояния утром зависит, насколько продуктивным будет день
. Поэтому принимайте первую порцию советов.

Позитивный настрой

Надо ли говорить о том, что если у вас хорошее настроение с утра, то и дела идут легче, проще становится решать деловые задачи и на них уходит меньше времени.

Поэтому каждое утро находите то, что зарядит вас позитивом: приятные воспоминания, предвкушение от скорого занятия любимым делом. Введите в привычку задавать ежедневно утром себе следующие вопросы:

Как сегодняшний день сможет приблизить меня к достижению цели?

Что я смогу сделать для того, чтобы получить от сегодняшнего дня максимум радости?

Что я сегодня смогу сделать для того, чтобы поддержать свой образ жизни (здоровье)?

Данная процедура не займет у вас более 2-х минут, а эффект от ее ежедневного выполнения может превзойти все ожидания.

Правильный старт

Следующий момент – это правильный старт вашего рабочего дня
. С чего он должен начаться? С неспешного завтрака и такого же пути до рабочего места.

У вас нет времени на долгий и плотный завтрак?
Есть простое решение: ложитесь спать пораньше. Иначе вы рискуете запороть свой день на самом старте – проверено!

Начало работы

Начинайте непосредственно рабочий день в одно и то же время
. Данное правило поможет вам стать еще более дисциплинированным человеком.

Когда это войдет у вас в привычку, то в качестве бонуса вы заметите повышение мобилизации своих сил.

Сверка планов

Если вы вчера занимались планированием сегодняшнего рабочего дня, то утром надо провести сверку
. Это займет минут 10, но может сэкономить до 2-х часов!

Также само планирование лучше делать с учетом 60% вашего времени, а остальные 40% оставить на форсмажоры и неожиданные или неотложные задачи.

Не «раскачиваться»

Не стоит начинать самую продуктивную часть дня с много кратных приветствий или обсуждения никчемных новостей. Начинайте реализовывать запланированные цели сразу
!

Все «социальные» дела можно перенести на более позднее время. Для этого подойдет послеобеденный период.

Сначала — главное!

Начинайте свой день с решения ключевых задач
. Все остальное будет ждать и никуда не денется. Особенно, ваш почтовый ящик с корреспонденцией J

Секретарь – ваш помощник

Обязательно вводите в курс ваших планов своего секретаря, ведь он является вашим помощником и партнером. Пусть у вас на это всего 2 минуты – сделайте это.

Данный шаг позволит вам сэкономить время и увеличить эффективность. Хороший секретарь разгрузит вас
и напомнит при необходимости о важном совещании. Он должен быть в курсе всех ваших дел.

Правила для середины дня

Середина рабочего дня
– это период, когда работа кипит, вы выполнили или продолжаете выполнять главные задачи. Для данной части дня мы приготовили для вас 11 советов.

Порядок на столе

Оставьте на столе только те бумаги, которые помогают решить вам текущую задачу. Остальные уберите. На столе не должно быть более шести документов.

Устанавливайте сроки

Если вы подчиненный, то старайтесь сделать так, чтобы вы сами могли устанавливать
или оговаривать сроки выполнения тех задач, которые поручены вам. Если вы руководитель, то урезайте на треть время выполнения задач для своих подчиненных.

Обратная реакция

Если вы решили вдруг присутствовать на каком-то неважном для вас совещании, то будьте готовы к тому, что вам дадут на нем дополнительные поручения
. Если бы вас там не было, то и дополнительных задач вы бы не получили…

Неотложные задачи

Всегда и в любом деле возникает ситуация, которая будет являться неотложной и перетянет ваше внимание на себя
. Это спровоцирует застой в выполнении текущих задач.

Стоит ли отвлекаться и вникать в такие ситуации – дело ваше. Но всегда принимайте решение исходя из приоритетов: что важнее сделать – текущие дела или «неотложные»?
По возможности делегируйте такие внезапные задачи.

Импульсивные действия

Во время выполнения текущих задач (особенно самых важных) вам вдруг может захотеться позвонить по телефону или сделать другое незапланированное импульсивное действие.

Не торопитесь следовать импульсу – подумайте, стоит ли отвлекаться, насколько это важно?

Делайте паузы

Всегда в течение рабочего дня планируйте паузы
. Какой они должны быть продолжительности – решать вам. Самое важное в этом деле – регулярность.

Группируйте рутину

Все мелкие рутинные дела вы можете объединить по схожим признакам в секции, блоки. И далее выполнять их такими блоками.
Например, 6 блоков по 10 минут – телефонные звонки. Важно здесь максимально укорачивать время выполнения каждого блока.

Завершение дел

Доводите начатое до финальной стадии. Старайтесь не отвлекаться часто при решении длительной задачи. Так как после вам придется вернуться к выполнению и часть работы проделать снова, теряя время. Как минимум – восстановить скорость выполнения.

Пользуйтесь моментом

Если у вас вдруг появилось «вынужденное свободное время»
, то подумайте, как его можно использовать рационально. Например, когда вы сидите в приемной шефа и ждете своей очереди.

Ваш час

При планировании рабочего дня обязательно вносите в график час для себя
. В этот момент ваш секретарь должен отвечать всем, что вас нет, либо просто закройте кабинет, чтобы вам никто не мешал.

Посвятите этот час решению тех задач, которые не срочны, но являются важными. Также, когда вас никто не отвлекает, вы можете вспомнить о подобных задачах, которые в суете просто забылись.

Сверка и контроль

Не жалейте времени на периодическую сверку своих планов и контроль их выполнения
. Мы уже говорили о том, что данное действе сэкономит больше времени, чем вы на него потратите. К тому же вы можете что-то изменить в планировании в связи, например, изменившимися приоритетами.

Правила для завершения дня

Не стоит отвлекаться на частую проверку времени и ждать окончания рабочего дня. Этот период времени также важен
, как и предыдущие. Примите к сведению следующие 3 совета.

Завершите не сделанное

Есть группа дел, которые не являются срочными, но сделать их необходимо
. Чтобы они не накапливались, превращаясь в завал, делайте их в конце дня, когда самые важные цели достигнуты. В этот период самое время дочитать свою корреспонденцию, продиктовать секретарю распоряжения для печати и т.п.

Анализ дня

Проанализируйте, опираясь на план дня, что вы успели сделать сегодня, какова ваша эффективность, как часто отвлекались от основных задач и как этого по возможности избежать в будущем? Это один из важных элементов успешного выполнения дел – контроль и анализ
.

План на завтра

Уделите 15-20 минут планированию завтрашнего рабочего дня. Лучше делать это именно накануне
. Но также не забудьте утром выполнить сверку.

Сегодня я хочу рассказать об очень простой, но эффективной методике планирования дня (она внизу).

Думаю, многим эта тема интересна, потому что в большинстве случаев планирование дня у людей не эффективно.

Обычно встречаются две крайности:

1. Человек пишет очень длинные списки дел на день
(буквально все, что вспомнит, а также в список включается перенесенное с прошлых дней). Такие списки дел на 100 % не выполняются, один их вид навевает тоску и беспросветность, вычеркнутых дел по итогам дня оказывается мало. А на следующий день приходится переносить огромный список задач, и одно это бесконечное переписывание уже утомляет.

2. После неудач с первым вариантов человек впадает в другую крайность: вообще перестает планировать.
Просто делает те дела, которые вспомнит или записывает несколько дел на клочок бумаги. Ежедневник не открывает и не заполняет. Но такая ситуация тоже вызывает неудовлетворение, ведь вы успеваете делать только «текучку», важные цели и мечты «простаивают». Создается ощущение бесцельно прожитого дня, ощущение «ничего не сделано»
(как, впрочем, и в первом варианте).

Большинство людей так и курсируют между двумя полюсами, не находя удовлетворяющий вариант планирования дня. А ведь от удачного планирования зависит эффективность вашего дня в целом!
И эффективность вашей жизни, которая измеряется не в количестве сделанного, а в уровне радости и полноте самореализации.

Реализовывать задуманное, каждый день продвигаться вперед и развиваться, ведь такую жизнь вы хотите?!

С планированием на год дела обстоят еще сложнее. В начале года мы можем написать разные цели, их очень много. Через месяц мы уже про них забываем. А в конце года оказывается, что цели не достигнуты, но они остаются желанны и мы переписываем их в новый год. И так много-много лет подряд.

Что происходит? Мы неверно выбираем цели? Мы неправильно их формулируем? У нас мало силы воли? Мы не способны получать желаемые результаты? Во всем виноват самосаботаж?

Планирование может быть невероятным и увлекательным!

Еще интереснее и радостнее выполнять поставленные задачи и гордиться собой каждый день! Можно делать это играючи и не перегружаясь, но при этом продвигаясь на шаг к большим целям и мечтам ежедневно.

Простая методика планирования дня.

1. Подумайте о трех важных делах, которые давно нужно было сделать, которые «горят» или принесут вам максимальные «дивиденды», пользу и продвижение в важном направлении. Дела необязательно должны быть объемными и большими. Длительность дела от 5 до 30 минут является оптимальной.
2. Запишите эти три дела в ежедневник.
   
3. Выполните их ДО ОБЕДА.
   
4. Наслаждайтесь ощущением эффективного дня: вы уже выполнили три самых важных дела, а у вас впереди еще полдня, которые вы можете также провести в делах, или отдохнуть, если вам того хочется.

Попробуйте!

А о том, как определять эти важные дела, как правильно формулировать задачи, как сделать свой день, свою жизнь цельной я подробнее рассказываю в . Из небольших аудио-уроков вы возьмете еще массу эффективных приемов и массу вдохновения для достижения целей.

Планирование дня
– это не такая простая задача! В сутках всего 24 часа, а дел бывает и на все 48. А эффективное планирование на каждый день
позволит успевать сделать многое за короткий срок.

А как вы планируете свой день?

Иногда день тянется бесконечно, а порой часы летят как секунды. Скоротечность времени особенно чувствуется в тот период, когда дел невпроворот. Как же все успеть? Стоит подумать о рациональной трате времени и составить план действий на день
. Это позволит скоординировать события, оценить реальность их исполнения и избежать «метания» между двумя делами.

Конечно, в теории планирование дня
звучит заманчиво. Набросал список дел, постепенно выполнил все пункты и успел сделать все намеченное. На практике все выглядит совершенно по-другому. Сразу вспоминается знаменитый закон Парето: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Это правило идеально подходит под описание жизни многих людей. Полдня уходит на раскачку, несколько часов интенсивной работы, потом перекур или чашечка кофе. Так проходит день, неделя, год, а иногда и целая жизнь.

Статистика говорит о том, что 80 % успешных бизнесменов заранее планирует свой день
. И эта привычка у них появилась не из-за увеличения доходов и дел. Тут как раз умелое планирование на каждый день
и расстановка приоритетов позволила добиться успеха в работе.

Стоит отметить, что планирование важно не только в карьере. Существует еще и время досуга. На тех же выходных хочется и с друзьями отдохнуть, и в кино выбраться, и навестить родителей. А тут еще и генеральная уборка с еженедельными закупками продуктов. Даже люди, необремененные работой, страдают от отсутствия времени. Сразу вспоминаю знакомую и ее слова: «проснусь в 10, пока чай попью, в Интернете посижу, ужин мужу приготовлю, уже и вечер. Времени на себя почти нет». Время у нее как раз есть, а вот организованности никакой.

Планирование дня: примеры успеха и неудачи

Рассмотрим примеры планирования на каждый день.


Иван – счастливый отец 2 очаровательных мальчишек-погодок. Жена сидит в декрете. Зарплата у Вани не сильно большая, поэтому ему приходится периодически подрабатывать. Его основная работа связана с обслуживанием компьютеров и оргтехники, а подработка – с их починкой. Отдельный кабинет позволяет заниматься «халтурой» прямо в разгар рабочего дня, что Иван и делает.

Его рабочий день проходит так: первые полчаса – на кофе, следующие пару часов – на подработку, потом уже основная деятельность. Стоит ли говорить, что Иван не успевает справляться со всей работой? Каждый день на большой фирме случаются поломки техники, которые требуют незамедлительной починки. Но как бросить подработку, ведь деньги за нее уже отдали, и на них приобретены новые ботинки сыну? За медленную работу Иван часто получает выговоры, и даже пару раз лишался премии. Приходится и периодически задерживаться, пытаясь все успеть. Может, стоило бы перенести подработку домой?

Хороший вариант, но там Иван не может сосредоточиться из-за детей, а также из-за знаменитой игры «World of tanks». Как-то парень даже несколько дней работал по строгому графику, лично им составленному, но форс-мажор на работе выбил его из колеи. Выводов сделано не было, поэтому дни Ивана по-прежнему проходят в авралах и постоянной нехватке времени.

Другое пример планирования на каждый день.


Марина работает парикмахером несколько лет. График – 2 дня через 2. В неделю у нее обычно 3-4 выходных. И каждый раз ее выходные проходили примерно одинаково. В 2-й рабочий день она вечером засиживалась допоздна в Интернете, а на следующий день отсыпалась почти весь день. Во 2-й выходной приходилось бегать по магазинам, заниматься домашними делами, готовить еду на несколько дней. А еще и маленький сынишка 4 лет тянул в парк или игровую комнату.

Конечно, на работу Марина выходила с ужасной усталостью, но «день сурка» (скорее, 4 дня сурка) тянулся месяц из месяца. И тут девушка решилась использовать планирование на каждый день. Марина вечером садилась и расписывала план на следующий день
. Сначала было очень непросто его соблюдать, пару раз она прекращала такой опыт. Но затем Марина втянулась. Ее выходные теперь были распланированы. За 2 дня она успевала сделать все намеченное, и даже записалась на курсы «Моделирования цвета волос». Это помогло ей не только повысить квалификацию, но и перейти на более интересную высокооплачиваемую работу. Теперь с Мариной всегда удобный органайзер, который помогает ей уверенно идти по жизни.

Ошибки при планировании на каждый день

Казалось бы, что сложного распланировать собственный рабочий или выходной день
? Расписать план, выполнить указанные пункты и со спокойной совестью отдыхать. Но многие отмечают, что соблюдать его не так просто. Несколько дней усилий, и план заброшен навсегда. Какие наиболее типичные ошибки при планировании на каждый день?

1. неправильно расставленные приоритеты. «Первым делом самолеты!» Человек, планируя собственный день, должен уметь определять какие дела необходимо сделать в первую очередь, какие из них наиболее важные, какие можно отложить. Допустим, важный отчет не стоит выполнять вечером, ведь в течение дня могут появиться другие безотлагательные дела. Если на выходной запланирована генеральная уборка и поход в кино, то разумнее сначала выполнить необходимую работу по дому, т.к. посетить кинотеатр можно в любой день, в том числе и в будни.

2. включение в план необъятного количества дел. Не стоит пытаться за один день переделать все, что накопилось по работе или по дому за неделю. План должен быть реально выполнимым, иначе его составление бессмысленно. В один день невозможно посетить врача, 4-часовое совещание и съездить в гости в другой город.

3. отсутствие сосредоточенности на выполнении плана. Каждый может сказать, что ему тяжело жить по определенному плану. Однако правда заключается в том, что взрослый человек просто обязан уметь организовывать свое время. Все оправдания «я с детства такой», «не могу по плану», «это скучно» — это банальная лень и нежелание менять жизнь к лучшему.

4. план не изложен в письменном (электронном) виде. План, который держится в голове, не так просто проверить, перечитать, проанализировать его выполнение и увидеть результат.
5. отсутствие времени на отдых в плане. Человек – не робот, поэтому в плане обязательно должно присутствовать такие пункты как завтрак, обед и ужин, проверка личной почты, звонки родным, ланч с коллегой. Такие небольшие временные зазоры позволят немного разнообразить день, а также оставить время на непредвиденные дела.
Важно отметить, что человек должен хотеть оптимизировать свой день. Вспомним наш пример с Иваном. Он думал, что составленный план поможет ему успевать делать все дела, но при этом ничего не хотел менять в своей жизни. В рабочее время Иван подрабатывал, в нерабочее – работал, а дома тратил время на компьютерные игры. Изначально план был провальным.

Правила эффективного планирования дня. Как планировать свой день?

Древнегреческий мыслитель Гесиод говорил: « Истинно велик тот человек, который овладел своим временем». А почему бы не попробовать стать «великим» и поменять свою жизнь к лучшему?

Существуют правила, которые позволят сделать

планирование дня
эффективным:

1. четко поставленные задачи по важности и времени.

В перечне дел следует расставить дела, которые фиксированы по времени (встреча в 3 с поставщиком, визит к врачу к 9). Затем в плане указываются другие важные задачи (написать отчет за неделю, оплатить кредит), а также временные окна (отдых, время на еду).
2. визуализация плана.

Он должен быть перед глазами, чтобы оценить объем выполненных и предстоящих задач. В каком он будет виде – дело вкуса и удобства. Маленький блокнот, внушительный ежедневник или электронный органайзер. Важно не только написать план, но и четко указать задачу. Например, записать не просто «позвонить поставщику», а «позвонить Иванову И.И. по поводу доставки мебели».
3. оценка реальной траты времени.

Для того чтобы составить план, нужно определить свои «бесполезные» действия. Допустим, невинный звонок подружке, проверка аккаунта в одноклассниках, свежий сериал по телевизору – занятия приятные, но порой уж очень временнозатратные. Анализ нескольких дней позволит выявить и устранить или минимизировать бесполезную потерю времени.
4. оценивание собственных сил.

Некоторые дела требуют определенных временных затрат, поэтому не стоит за полчаса пытаться сделать 3-часовую работу. Также человек должен учитывать и свои физические возможности. Пробежка в 6 утра – хорошее полезное желание, но для совы это будет просто нереально.
5. подведение итогов.

План должен не только составляться, выполняться, но и анализироваться. Рядом с каждым пунктом стоит выставлять оценку своим действиям. Первые несколько недель планирование дня и его оценка будет даваться нелегко, однако впоследствии его анализирование позволит более четко ставить задачи, вносить необходимые коррективы и быстрее достигать результата.

Итоги

Планирование на каждый день

– основа плодотворной жизни. Поначалу будет не просто, но результат не заставит себя ждать. И тогда планирование дня
станет хорошей привычкой успешного человека.

В свое время я сознательно пришла к выбору электронного ежедневника. При этом требования к нему были большие: наличие веб версии и приложения,
, возможность составлять списки по группам и подгруппам, отмечать самые важные дела и делать заметки. Главное — все это должно быть
бесплатно
! За долгое время было перепробовано множество приложений, таких как знаменитый Todoist, так и никому не известных.

Вот уже больше 4 лет я использую Wunderlist, чтобы спланировать жизнь, списки дел и цели. Wunderlist — это без преувеличения любовь с первого взгляда!
Простота инструмента — самая важная особенность. Он очень удобен для пользователя и не имеет сложного дизайна.
Это один из самых простых и в то же время самых полезных инструментов для планирования и составления списков.

Давайте на примере моего ежедневника рассмотрим, какие возможности предоставляет Wunderlist.

Вот так выглядит мой стандартный план на день.

Я не ставлю четкое время в плане на день, чтобы делать дела в более удобном порядке. Как видите слева есть столбец, где и находятся все списки.

Он состоит из таких пунктов:

Входящие

— все дела, записанные на бегу и идеи попадают туда. Срочные дела — нет, они сразу отправляются в To Do list. Чаще всего во Входящих оказываются дела, без определенной даты исполнения. Например, перебрать обувь или продать старый телефон. Несколько раз в неделю я пересматриваю эту папку и перекидываю дела. Что-то попадает в ToDo, но уже с четкой датой выполнения, а что-то удаляется.

Отмеченные

— видите звездочку на Тренировке? Это отмеченное дело. Все дела, на которых надо особенно сконцентрироваться в течение дня — становятся избранными. В последнее время я сильно расслабилась на тренировках и теперь хочу заниматься под лозунгом: “Быстрее! Выше! Сильнее!”. В день стараюсь ставить не более 3-х отмеченных дел.

Сегодня

и
Неделя

— список дел по дням.

Goals

,
ToDo

и
Cписки

— буду разбирать подробнее.

Почему названия списков на английском? Мне просто так больше нравится 🙂

Goals

Goals — это важные цели, на которые сейчас идет самая большая концентрация внимания.

Мне важно иметь
не более трех основных целей
, иначе моя концентрация на них падает. В каждой цели есть список дел, который ведет к ее достижению, а также описан конечный результат. Если вы не напишете конечный результат, то считайте, что цель недостижима. Например, для цели Выучить Английский, конечный результат может быть: “Свободное владение языком в путешествиях, возможность общаться на социальные темы” или “Возможность прочитать “Алису в стране Чудес” в оригинале”. В таких примерах вам достаточно среднего уровня владения, без углубления в сложные обороты и научные термины.

Эти Главные цели могут перекликаться с
.

ToDo

Это ежедневные дела, рутина и путешествия. Обучение, подарки и маски для лица. Тут все, что происходит со мной на протяжении каждого дня. Давайте посмотрим поближе.

Finance/Сareer

— напоминания забрать вклад, выбрать банк,
, получение возврата денег за лечение и
. В целом все, что связано с финансами. По карьере там пока ничего нет, все рабочие вопросы я
.

Travel/Relax
— планирование путешествий и отдыха. Сейчас список пуст. Ищу вдохновение на следующую поездку в
Pinterest
.

Beauty/Health

— работа над красотой и здоровьем.

Home

— все домашние дела начиная от оплаты коммунальных и заканчивая разбором сезонного гардероба.

Family

— все, что нужно семье. Встречи, отправки посылок и покупки подарков.

Friends

— то же самое, что для семьи, только для друзей.

Education/Hobby

— напоминания о курсах, заданиях, хобби, расписания и т.д.

Списки

Пожалуй самый большой набор. Тут находятся вещи, о которых я не хочу забывать, лайфхаки и списки полезных вещей.

Первые 3 пункта:
Одежда
,
Косметика
и
Техника
— это списки покупок. Во вложении к каждому пункту я пишу характеристики вещи, которые мне нужны, а если есть, креплю ссылку. В Одежде есть еще дополнительная карточка — Размеры. Она позволяет не испытывать стресс в интернет магазинах.

Страны — Путешествия
— список стран, которые хочу посетить.

Подарки
— все идеи подарков для семьи и друзей.

Привычки, от которых хочу избавится
и
Привычки, которые хочу приобрести
— полезные вещи, которые улучшают жизнь. Сюда может попасть все. Например:
, прокачать личный тайм менеджмент или перестать оставлять грязную посуду в раковине. Привычки пересматриваю раз в месяц, чтобы перенести их в ToDo.

Интерьер
— мебель которую хочу купить для дома.

Книги
и
Фильмы
— соответственно список книг и фильмов, которые хочу прочитать и посмотреть.

Вы видите, что все это очень просто. Возможно вам потребуется какое-то время, чтобы заполнить Wunderlist в первый раз. Но потом составление задачи будет занимать у вас буквально секунды. Не тратьте на написание списков вручную, пользуйтесь простыми инструментами. А оставшееся время посвятите себе!

А чтобы всегда чувствовать поддержку единомышленников подписывайтесь на мой Instagram или телеграм канал
Делай и Мечтай
.
Там, кроме всего прочего, я рассказываю и показываю, как я достигаю целей с помощью Личного Финансового плана и бешеной мотивации. И вы вступайте в наш Клуб успеха и знайте, у вас все получится!

План работ в организации

Под планом работ подразумевается краткое описание целей и тех действий, которые помогут быстрее достичь поставленных целей. Главная цель плана работ – сделать так, чтобы деятельность в компании была организованной. 

План – это утвержденный документ, который содержит такие данные:

• описание целей, выраженных в цифровых показателях;
• определение перечня необходимых действий;
• ответственные лица за контроль выполнения действий;
• сроки реализации плана, сроки выполнения каждого этапа и действия.

Виды планов

Планы работ принято классифицировать по нескольким признакам. Наиболее популярное разделение – по времени исполнения. Тогда план может быть краткосрочным (от одного дня до полугода), среднесрочным (от полугода до года) или долгосрочным (свыше одного года). В зависимости от целей планы бывают тактические или стратегические. Иногда в качестве основы плана используется направление работы компании. Например, план может затрагивать только социальную сферу, издержки, кадровую политику или производство товаров.

План работ может быть составлен для любого уровня:

• общий план для всей компании, в котором будут указаны только ключевые цели;
• план работ для каждого отдела;
• личный план работ для руководителя бизнеса, руководителя отдела, для наемного сотрудника. 

Так как компания и отделы преследуют глобальные цели, они составляют долгосрочные и среднесрочные планы работ. Для отдельного специалиста можно писать универсальный план на день (если его работа – рутинная, то есть повторяется изо дня в день), на неделю или месяц. 

Принципы формирования плана работ

Чтобы составленный план работ оказался действительно эффективным, необходимо составлять его на основе принципов:

• наличие действительной необходимости в плане работ. Необходимость должна быть продиктована экономическими условиями рынка;
• наличие четко сформулированной цели. В идеале цель сформирована по технике SMART, то есть выражена в конкретных числовых значениях и имеет четкие сроки достижения;
• цифры должны быть обоснованы. Цель должна быть основана на ресурсах, которыми обладает компания;
• план работ должен быть достаточно гибким, чтобы осталась возможность приспособиться к внезапным изменениям во внешнем мире;
• план обязателен к исполнению;
• план составляется в разветвленном виде. На каждом этапе кроме основного порядка действий есть несколько альтернатив.

Если план работ составляется для целой организации, то нужно учитывать дополнительные требования. Во-первых, в плане должны быть задействованы все структурные подразделения. Во-вторых, планы по каждому отделу не должны противоречить друг другу.

Общая процедура формирования плана работ

Не важно, какой именно план нужно составить. В любом случае можно использовать этот алгоритм. 

Чтобы подготовиться к созданию плана работ, необходимо понять, с какими рисками и проблемами может столкнуться организация в ближайшее время. Для этого используется SWOT-анализ. Он определяет сильные и слабые стороны фирмы, а также возможные угрозы. 

На основании перспективы и опасностей формируются цели работы. Для того чтобы сформулировать цель, оптимально использовать SMART-технику. Согласно этой методике, любая цель должна быть:

• измеримой, выраженной в конкретных числовых показателях;
• ограниченной во времени;
• реальной и достижимой;
• основанной на имеющихся ресурсах;
• достаточно амбициозной, то есть вести к росту компании.

Когда сформулирована основная цель, можно ее раздробить на более мелкие задачи. В результате должно получиться дерево целей. На этом этапе рекомендуется оценить материально-техническое и финансовое обеспечение компании. Если у компании нет ресурсов для достижения цели, но их можно купить, то следует также оценить стоимость покупки. Рекомендуется создать перечень ресурсов. Например, если цель компании – увеличить продажи на 50 %, то в списке ресурсов будут значиться те, что относятся к:

• производству – персонал, количество оборудования, запасы сырья, патенты, инновационных технологии;
• сбыту продукции – ресурсы отдела продаж. В эту категорию входят менеджеры по продажам, специалисты кол-центра, технические ресурсы, которые помогают продавать, например, страницы в социальных сетях, сайты;
• доставке товара клиенту – число пеших курьеров, автомобилей, службы-партнеры.

Допустимо формировать даже финансовый бюджет, если план должен быть детальным.

Необходимо обозначить ограничения – препятствия, которые могут помешать достижению цели. Желательно оценить риски по двум критериям – по степени вероятности и по влиянию на работу компании. Например, при составлении плана по увеличению продаж компания может учитывать такие опасности:

• рост цен на сырье, который приведет к росту себестоимости товаров и отсеет часть потребителей;
• усиление конкуренции, которое потребует увеличения вложений в рекламу;
• снижение покупательской способности;
• появление на рынке сильного игрока, который предлагает выгодный товар-замену.

Когда главная цель детализирована и разделена на мелкие задачи, необходимо для каждой задачи прописать мероприятия. Важно уточнить сроки проведения мероприятий и ответственных за них. 

Составление документа

Когда подготовительная работа будет выполнена, можно сформировать документ. В нем есть такие составляющие:

• вступление и пояснение;
• план проведения мероприятий, сроки и ответственные за мероприятия;
• детальная информация по каждому мероприятию.

В плане работ компании обязательно должны быть вступление и основа. Благодаря этим блокам будет легче внедрить план в подразделения или объяснить необходимость плана работникам. Во вступлении необходимо кратко описать причины составления плана и специфику проекта, которому посвящен план. 

Основная часть – перечень мероприятий, сроки их реализации и ответственные за исполнение – могут быть составлены в графической форме. Например, использовать GanttPro. С помощью подобных сервисов можно составить таблицы-диаграммы, в которые будут занесены основные данные. Руководитель бизнеса будет видеть в одном месте все задачи, продолжительность каждой из них, даже если задачи выполняются «внахлест», а не последовательно. Использовать подобные программы удобно для всех:

• руководитель может следить за прогрессом отдельных задач и исполнением всего плана, вносить изменения в таблицу;
• подчиненные – руководители отделов – будут осознавать важность командной работы.

Чтобы составить основную часть, необходимо определиться со сроками проведения мероприятий. Рекомендуется учитывать три временных периода для каждого мероприятия:

• ранний старт – наиболее удобное время, когда можно начинать проведение мероприятия;
• поздний финиш – дата, когда мероприятие должно быть закончено;
• резервное время – промежутки между начальной и конечной датами.

Рассчитывать сроки проведения мероприятий необходимо на основании количества наемных сотрудников, их квалификации и обязательствами перед контрагентами и другими подразделениями.

Третий блок – пояснения, детализация мероприятий. Например, по плану отдел продаж должен увеличить число новых покупателей на 30 %. На это руководитель фирмы выделяет отделу срок с 01.05 до 01.09. В общем плане работ этого достаточно. Но для большей эффективности можно детально прописать, какие именно действия должен совершить отдел продаж в заданный период.

План работы подразделений

Иногда для расшифровки плана приходится составлять дополнительные руководства для отдельных подразделений. Тогда имеет смысл составить дополнительные планы работ. В отличие от стратегического плана, эти руководства будут основаны только на действиях, ресурсах и рисках конкретного отдела.

Например, чтобы увеличить число новых клиентов на 30 %, отдел продаж может следовать собственному плану работ. Он составляется по аналогичному принципу: учитывается конкретная цель, план имеет ту же структуру.

Главные принципы составления плана работ для отдела:

• план подразделения не должен противоречить стратегическому плану компании по срокам, ожидаемым результатам;
• план должен затрагивать всех работников отдела, чтобы сформировать коллективную ответственность за результат;
• исполнение плана нужно контролировать – это задача руководителя отдела. 

Особенность плана работ подразделения заключается в том, что составлять его может как генеральный директор или директор по развитию, так и руководитель отдела.

Личный план работ

Еще больше детализировать план работ компании можно, если составить для сотрудника отдела типовой план работ на день, неделю. Чтобы составить план работ для отдельного сотрудника, нужно ориентироваться на общий план отдела и на должностную инструкцию. Так как частный план редко нуждается в утверждении у вышестоящего руководства, начальник отдела может составлять план в dashboard. Тогда в таблице руководитель указывает личные планы по производству, сроки их достижения. Чтобы работник успел сделать все необходимые дела за день, можно подробно расписать действия работника в карте рабочего дня. 

Контроль за выполнением плана работ

Залог эффективного планирования – регулярный контроль за ходом выполнения плана. Контролировать можно с помощью отчетности и мотивации работников. Так как на этапе целеполагания компания определила ключевые показатели, именно по этим показателям необходимо собирать отчетность с ответственных лиц. 

Ответственные лица должны быть заинтересованы в исполнении плана работ. В идеале успешное проведение мероприятия должно сказываться на их гонорарах. Например, при завершении очередного этапа выполнения плана сотрудник может получить разовую премию.

Как составить план и получить от жизни желаемое

Представьте, что вы однажды проснулись и решили построить дом.

С чего вы начнете? Просто возьмете молоток и гвозди и приступите к работе? Или для начала подумаете над чертежами, очистите участок и подготовите прочный фундамент?

Если идея начать без плана кажется вам смешной — вы абсолютно правы. Это практически гарантия провала или, как минимум, очень хлипкой постройки. Но именно это вы делаете со своей жизнью, если не составляете план.

Сначала внесем ясность: наличие плана отличается от наличия цели. У многих людей есть цели, например, найти новую работу, заработать больше денег или похудеть. Но без плана достижения этих целей, согласно исследованиям, 92 процента людей терпят неудачу.

Что делают оставшиеся восемь процентов преуспевших, о чем не знаем мы, все остальные? Они знают, что «цель без плана — это просто желание».

Преимущества планирования

Если вам хочется прямо сейчас сделать жизнь лучше, создание плана кажется неприятным неудобством. Однако путешествовать гораздо проще, если у вас есть карта местности — будь то путешествие, повышение по работе или начало нового бизнеса.

Вот четыре четких преимущества планирования:

• Повышение продуктивности. Если вы знаете, как добраться из одного места в другое, вы с меньшей вероятностью пострадаете от так называемого «бессилия от изобилия». Планирование не позволит вам тратить энергию на ненужные задачи, и, как говорит автор Брайан Трейси, «каждая минута, потраченная на планирование, экономит до десяти минут от выполнения задачи».
• Повышение концентрации. Планирование помогает сосредоточиться на поставленной задаче — вы знаете, что вам нужно сегодня сделать и почему. Это помогает лучше контролировать ситуацию, показывая, что вы можете контролировать и над чем вы не властны.
• Большая уверенность в себе. Если вам никогда не удавалось добиться поставленных целей, возможно, вы никогда не создавали эффективный план по их достижению. Вы удивитесь, как многое вы можете сделать с планом.
• Повышение самосознания. Создать план — значит начать понимать самого себя. План помогает узнать ваши увлечения и приоритеты, а также то, насколько они отражают ваши истинные ценности. Вы познакомитесь со своими склонностями, сильными и слабыми сторонами — и поймете, как с ними обращаться!

Когда вы составляете план, вы создаете невидимый путь от отправной точки в настоящем к вашей цели в будущем. Таким образом ваша цель перемещается из области фантазий в реальность.

Как создать план, который работает

Теперь, когда мы разобрали важность планирования, мы предлагаем четыре шага для создания плана.

Запишите свою цель

Как только вы определились с целью, запишите ее. Доктор Гейл Мэтьюз из Доминиканского университета Калифорнии обнаружил, что простое написание цели увеличивает вероятность ее достижения на 42 процента.

Сначала представьте вашу цель. Закройте глаза и попробуйте ее увидеть … почувствовать, попробовать. Теперь запишите все настолько подробно, насколько это возможно, используя формулу SMART:

• Конкретная. Это «кто, что, когда, где и почему» вашей цели. Опишите, как именно вы определяете успешно достигнутую цель, и перечислите действия, которые вы готовы предпринять для ее достижения.
• Измеримая. Как вы будете измерять успех? Например, если ваша цель — сэкономить деньги, на сколько вам нужно сократить расходы? Как говорит писатель Пауло Коэльо : «Никто не может поразить цель с закрытыми глазами».
• Достижимая. У вас есть необходимые навыки для достижения цели? Если нет, можете ли вы их получить? Не подумайте, это не должно вас разубедить идти к цели; скорее это должно мотивировать вас ставить реалистичные цели и обращаться за помощью в случае необходимости.
• Актуальная. Вы действительно хотите добиться этой цели? Это соответствует вашим амбициям? Создание «карты жизни» с использованием подхода Swiss PDP может помочь вам разобраться, что для вас действительно важно.
• Ограниченная по времени. Когда вы хотите добиться цели? Если у вас нет четких сроков, у вас не будет необходимости приступать к реализации цели. Ограничение по времени мотивирует начать действовать, пока не стало слишком поздно.

Профессиональные советы:

• Как только вы определились с целью, запишите ее в шаблон Evernote Цели на год. Если цель записана а бумаге, отсканируйте ее в Evernote, чтобы она не вылетела из памяти.
• Используйте Web Clipper, чтобы сохранить любую мотивирующую информацию из Интернета, которая может помочь приблизиться к цели.

Создайте план, разделив вашу цель на отдельные задачи

Определение цели — важный первый шаг. Но слишком масштабные цели могут казаться неподъемными. К сожалению, на этом этапе многие сдаются.

Не сдавайтесь, просто, зная цель, попробуйте разбить ее на задачи. Например, если вы хотите построить бизнес с нуля за два года, какой у вас план на ближайший год? На шесть месяцев? Что должно быть готово уже на следующей неделе?

Создайте план, разбивающий цель на маленькие этапы. Запишите каждый шаг и установите срок его завершения. Таким образом, вы не сталкиваетесь с непреступной скалой, а просто переставляете ногу с одной ступени на другую. Каждое утро вы знаете, что нужно сделать в течение дня.

Профессиональный совет:

• Используйте шаблоны Evernote Ежедневник и Еженедельник, чтобы разбить цель на задачи. Опишите каждый шаг, который вам нужно сделать, и не забывайте хвалить себя за достигнутые результаты!

Ежедневно пересматривайте свой план

От плана нет никакого смысла, если вы ни разу на него не взглянете. Чтобы не сбиться с курса, регулярно возвращайтесь к первоначальному плану — по возможности ежедневно.

Читайте цели вслух, лучше всего делать это утром сразу после пробуждения. Это отличный способ настроиться на продуктивный день и сосредоточиться главном: на плане, который вы разработали, и на конкретных действиях, которые приблизят вас к вашей цели.

Профессиональные советы:

• Установите напоминание о своей цели на одно и то же время каждый день. Когда вы получите напоминание, потратьте несколько минут, чтобы открыть заметку и продумать планы на день по достижению цели.
• Добавьте свой план в ярлыки в Evernote. Таким образом, он всегда будет виден в верхней части списка в левой части экрана.

Будьте целеустремленными

Если ваша цель слишком амбициозна, вам нужно сосредоточиться на ее достижении — в конце концов, мы говорим о деле жизни.

Выполнив каждую часть плана, найдите время, чтобы оценить результаты. Это позволит отпраздновать достижения и переоценить проект: он все еще актуален? Нужно ли что-то скорректировать? Переключение внимания на поставленную цель поможет вам вспомнить, почему вы все это начали, и даст вам заряд энергии на будущее.

Профессиональные советы:

• Поделитесь планами с другом. Если кто-то узнает о ваших планах, вы будете более ответственно относиться к поставленной цели, друг может стать источником мотивации и поддержит вас в сложный период.
• Наряду с основной целью, не забывайте возвращаться к ежедневным и еженедельным планам, чтобы максимально эффективно использовать время.

Достижения в жизни не даются случайно; это результат тщательного планирования и решимости добиться успеха. Как только вы создадите четкий план по достижению цели, вы удивитесь, насколько возрастет ваша мотивация. Теперь достижение — это только вопрос времени.

Примечание автора: хотя я не цитировал его в этой статье, я обязан вдохновением культовой книге Наполеона Хилла «Думай и богатей». Несмотря на то, что книга была написана в 1937 году, многие из принципов, которые он назвал важными для достижения успеха, остаются в силе и сегодня. Возможно, язык немного устарел, но если смотреть сквозь призму того времени, книга остается отличным руководством по планированию успешной жизни.

Как создать работающий план — Лайфхакер

Пытаясь разобраться в вашей жизни, вы столкнулись с проблемой. А может, вы просто хотите упорядочить ваш день. И это всего лишь пара примеров, когда вам нужен план. На самом деле причин может быть бесконечное множество. На первый взгляд, составление плана может показаться очень сложной задачей. Но немного трудолюбия, парочка удобных инструментов, небольшое количество творчества, и вы сможете составить хороший план для достижения своих целей.

Метод первый. Создайте план на день

1. Сядьте с листом бумаги

Это может быть блокнот, тетрадь или пустой документ на вашем компьютере. Выберите то, что удобно вам. Составьте список того, что вам нужно выполнить за день. Включите в список каждую встречу и договорённости, которые у вас есть. Какие у вас цели на день? Желаете вы заняться спортом, или же, наоборот, это день релаксации? Какие задачи вам нужно абсолютно точно закончить?

2. Составьте себе расписание

Во сколько вы должны покончить с вашим первым заданием или проектом? Запишите каждую мелочь, начиная с той, которую нужно выполнить сначала, затем следующую и так напишите расписание на целый день. Убедитесь, что вы ничего не забыли. Конечно же, каждый день разный, и поэтому каждый день план будет другим. Базовый план может выглядеть, например, так:

• 09:00–10:00 — добраться до офиса, проверить почту, ответить на письма.
• 10:00–11:30 — встреча с Максом и Катей.
• 11:30–12:30 — проект № 1.
• 12:30–13:15 — обед (здоровая пища!).
• 13:15–14:30 — анализ проекта № 1, встретиться с Сергеем и обсудить проект № 1.
• 14:30–16:00 — проект № 2.
• 16:00–17:00 — начать проект № 3, подготовить вещи на завтра.
• 17:00–18:30 — уйти из офиса, зайти в спортзал.
• 18:30–19:00 — зайти за продуктами.
• 19:00–20:30 — приготовить ужин, отдых.
• 20:30– …     — в кино с Машей.

3. Переориентируйте себя каждый час

Очень важно воспользоваться удобным моментом после определённого времени, чтобы проанализировать, насколько продуктивным вы были на протяжении этого времени. Сделали ли вы всё, что вам нужно было сделать? Затем дайте себе минутку для перезагрузки, закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующей задаче, которую вам нужно выполнить.

4. Проанализируйте ваш день

Когда вы покончите с большей частью вашего дня, найдите минутку, чтобы посмотреть, придерживаетесь ли вы вашего плана. Закончили ли вы всё, что было запланировано? Где вы сделали ошибку? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекает, и как вы можете бороться с отвлекающим вас фактором в будущем?

Hasloo Group Production Studio/Shutterstock.com

Метод второй. Создайте план на жизнь

1. Создайте общие цели, которые вы хотите достичь в вашей жизни

Как вы хотите развиваться? Чего вы хотите добиться в своей жизни? Думайте об этом, как о «списке жизни». Помните фильм «Достучаться до небес»? Вот именно это и есть список жизни. Это должны быть именно те цели, которые вы действительно хотите достичь, а не те, которые вы считаете нужными. Иногда бывает полезным разбить цели на категории для лучшей визуализации. Категории могут быть, например, такими:

• карьера;
• путешествия;
• семья/друзья;
• здоровье;
• финансы;
• знание;
• духовность.

Цели могут быть, например, такими:

• Написать и издать книгу.
• Побывать на каждом континенте.
• Создать семью.
• Похудеть на 10 килограмм.
• Накопить денег на образование моих детей.
• Закончить институт.
• Узнать больше о буддизме.

2. Создайте некоторые конкретные цели с определённой датой выполнения

Теперь, когда у вас есть общие цели, которые вы хотите достичь в своей жизни, пора создать некоторые определённые цели. И обязательно назначить дату выполнения цели. Пара примеров:

• Отправить книгу 30 изданиям до июня 2016 года.
• Отправиться в путешествие в Южную Америку в 2015 году, а в Азию — в 2016-м.
• Иметь вес 70 килограмм в январе 2015 года.

3. Оцените вашу реальность и где вы находитесь прямо сейчас

Будьте честны сами с собой и реально оцените вашу нынешнюю жизнь. С помощью целей, список которых вы составили, оцените точку, в которой вы находитесь прямо сейчас. Например, ваша цель — издать книгу, а конкретно — отправить её издателям в июне 2016 года. А сейчас у вас есть только половина рукописи, и вы не уверены, что вам нравится первая половина.

4. Определитесь с тем, как вы будете достигать своих целей

Какие шаги вы предпримете, чтобы быть в состоянии достичь своих целей? Определите шаги, которые вам нужно сделать, и запишите их. Например, для нашей книги с сегодняшнего дня и до ноября 2014 года нам нужно:

• повторно прочитать первую половину книги;
• закончить писать свою книгу;
• переработать аспекты книги, которые мне не нравятся;
• правка грамматики, пунктуации, орфографии и т. д.;
• дать почитать привередливым друзьям;
• найти издателей, которые рассмотрят мою книгу;
• отослать рукопись издателям.

5. Запишите шаги для достижения ваших целей

Вы можете сделать это в любом формате, который вам больше нравится, — написать от руки, на компьютере или нарисовать. Поздравляю! Вы только что создали свой жизненный план.

6. Пересматривайте свой план и корректируйте его

Как и всё в этом мире, ваша жизнь изменится, и ваши цели тоже могут измениться. То, что было важно для вас в 12 лет, может быть не так важно, когда вам 22 или 42 года. И это нормально — менять ваш жизненный план, потому что это показывает, что вы в курсе изменений, которые происходят в вашей жизни.

docstockmedia/Shutterstock.com

Метод третий. Решайте проблемы с помощью плана

Часть первая: определение проблемы

1. Осознайте проблему, с которой вы столкнулись

Иногда самой сложной частью создания плана является то, что вы не знаете, в чём проблема. Часто проблема, с которой мы столкнулись, создаёт ещё несколько проблем. Беда, как говорится, не приходит одна. То, что вам нужно сделать, — найти источник проблемы. И это именно то, с чем вам нужно разобраться.

Ваша мама не позволяет вам провести четыре недели у друга в горной хижине. Это проблема, но где же источник этой проблемы? Вы получили двойку по алгебре. И именно это является причиной, почему ваша мама не отпускает вас к другу на каникулы. И эта двойка — именно та проблема, которую вам нужно решить.

2. Определите, какого результата вы надеетесь добиться, решив вашу проблему

Какой цели вы надеетесь достичь, решая проблему? Сосредоточьтесь на достижении вашей цели. Остальное придёт само собой.

Вашей целью является улучшение вашей оценки по математике хотя бы до четвёрки. Параллельно с этим, улучшив свои познания в математике, вы надеетесь, что ваша мама отпустит вас к другу на каникулы.

3. Выясните, почему возникает эта проблема

Какие из ваших привычек поспособствовали возникновению проблемы? Выделите немного времени, чтобы проанализировать причины возникновения проблемы.

Ваша проблема состоит в том, что вы получили тройку по математике. Подумайте, что могло привести к этому: может, вы много разговаривали с другом на уроке. Или же не делали домашнее задание по вечерам из-за тренировок по футболу, например.

4. Рассмотрите внешние факторы, способствующие возникновению проблемы

Многие проблемы возникают из-за каких-либо ваших действий. Но не стоит забывать и о внешних факторах, работающих против вас. Рассмотрим пример. Вы получили по математике плохую оценку, которую необходимо исправить. Причиной тому может быть непонимание объяснений преподавателя по этой теме, а не то, что вы говорили с другом.

Часть вторая: найдите решение и создайте план

1. Найдите несколько возможных решений вашей проблемы

Вы можете просто записать все возможные варианты на клочке бумаги или воспользоваться одним из методов мозгового штурма. Таким, например, как ментальная карта. Какой бы способ вы ни выбрали, вы должны учесть обе возможности возникновения проблемы: ваша вина и факторы, не зависящие от вас.

Решение проблемы общения с другом на уроке:

• Сидите на уроках как можно дальше от ваших друзей.
• Объясните вашим друзьям, что вы не усваиваете информацию на уроке и получаете плохие оценки. Так что вам нужно сосредоточиться на уроке.
• Если вы сидите на закреплённом за вами месте, попросите учителя пересадить вас, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.

Решение проблемы невыполненного домашнего задания из-за тренировки по футболу:

•  Сделайте часть домашнего задания во время обеда или во время перерыва. Так вам останется меньше работы на вечер.
• Придерживайтесь распорядка. После тренировки вы должны поужинать и сделать домашнее задание. Поощрите себя просмотром телевизора после того, как сделаете уроки.

Решение проблемы непонимания алгебры:

• Пусть вам поможет одноклассник, который может прояснить все непонятные для вас моменты.
• Попросите помощи у учителя. Объясните, что вы не понимаете материал и нуждаетесь в дополнительном объяснении.
• Займитесь математикой с репетитором.

2. Создайте план

Итак, вы провели мозговой штурм и поняли, в чём ваша проблема. Теперь выберите наиболее действенные, по вашему мнению, решения проблемы и запишите план для себя. Повесьте план где-нибудь, где он чаще всего будет попадаться вам на глаза. Ваш план улучшения вашего уровня по математике должен выглядеть так:

План по улучшению в течение четырёх недель

1. Сказать Кате, что на уроках я не могу с ней говорить. Если это не поможет, то пересесть от неё.
2. Каждые вторник и четверг делать уроки во время обеда. Так у меня останется меньше заданий, которые нужно сделать после тренировки.
3. Каждые понедельник и среду посещать факультатив по математике. Цель: через четыре недели улучшить свой уровень с тройки минимум до четвёрки.

3. Проанализируйте первую неделю

Сделали ли вы всё, что планировали? Добились ли вы успеха? Какие ошибки вы допустили? Сделав хороший анализ, вы сможете избежать ошибок в дальнейшем.

4. Не теряйте мотивацию

Придерживайтесь своего плана до тех пор, пока не достигнете цели. Не стоит останавливаться на полпути. Если один день вы не придерживались плана, проследите, чтобы это не повторилось снова. Если же вы видите, что этот план не работает, подумайте, что же с ним не так, и напишите новый план.

Ежедневное и еженедельное планирование для сотрудников

Менеджмент
169262

эксперт по системному управлению

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Оглавление статьи

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Преимущества ежедневного плана для компании

• 
  Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• 
  Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• 
  Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• 
  Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

• 
  Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

• 
  Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
• 
  Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил,  и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• 
  Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. В этом поможет книга «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». В ней собраны не только варианты преодоления сопротивления, но и как пошагово внедрить на практике ежедневные планы и другие технологии системного управления.
• 
  Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• 
  Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• 
  Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• 
  Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

• 
  Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

• 
  Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена  в самом низу статьи, см. скриншот https://disk.yandex.ru/i/i0xklaGVfl3zFg). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным). Что получилось, что не сработало и по какой причине.

2) Отправьте запрос на получение примера «таблицы приоритетов» через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение) + приложите ссылку на данную статью (так я пойму о каком бонусе речь):

Требования к формату занесению задач в план

• 
  Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
• 
  Планируемые в рамках проектов;
• 
  Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
• 
  Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.

• 
  У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
• Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
• Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
• Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.

• 
  Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

• 
  План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• 
  План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• 
  Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• 
  для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• 
  для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.

• 
  План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• 
  Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Основные преимущества еженедельного планирования:

• 
  больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• 
  экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

• 
  Как составлять план?
• 
  Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• 
  Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• 
  Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).

• 
  План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
• 
  Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).

• 
  Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
• 
  Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• 
  ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
• 
  если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним  будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. Рекомендую свой онлайн-курс, в котором собраны все необходимые техники для внедрения ежедневных планов и отчётов — «Рабочие отчёты и планы: Как повысить производительность труда сотрудников в 2 раза и избавиться от ручного контроля» (все практические уроки по работе с задачами показаны на примере работы с сервисом Битрикс24).   

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»

План задач на день » Планирование и постановка задач

Эксперт по саморазвитию Брайан Трейси утверждает, что 10 минут на планирование дня экономит около 2 часов в сутки. В этой статье мы расскажем, как составлять план задач на день, чтобы успеть выполнить всю работу и оставить время для отдыха.

Содержание

I. Планируем день правильно
II. Три способа составить список задач
1. Интеллект-карты
2. Результативно-ориентированное планирование
3. Жестко-гибкое планирование
III. Сервисы для составления списков задач
IV. Планирование задач в CRM-системе

Планируем день правильно

Вроде весь день вы были заняты, а в итоге уходите из офиса и думаете, что ничего не успели. Знакомая ситуация? Давайте посмотрим, что можно с этим сделать.

1. Выделяйте приоритетные дела — задачи, позволяющие достигать глобальных целей. Подумайте, насколько важная и срочная каждая задача и нельзя ли ее кому-то делегировать. Если можно — так и сделайте, а сами займитесь более приоритетным делом.

2. Анализируйте день. Выясняйте, что помешало выполнить все пункты вашего листа задач на день. По итогам решайте, что можно улучшить: планировать меньше дел, больше делегировать другим, продуктивнее работать или меньше внимания уделять неважным и несрочным вопросам.

3. Выберите инструмент для составления плана задач на день. Это можно делать как на бумаге, так и с помощью специальных сервисов и приложений — главное, чтобы было удобно. 

Три способа составить список задач

Если просто хаотично записать все дела в список, это, скорее, запутает, чем поможет успевать больше. Поэтому мы предлагаем подойти к вопросу системно.

Интеллект-карты

Интеллект-карты придумал английский психолог Тони Бьюзен. Эта методика подробно описана в его книге «Супермышление». Внешне карта представляет собой ветвящуюся схему.

Пример интеллект-карты с планом задач на день.

Как написать задачи на день в интеллект-карте:

1. Поместите в центре листа дату.
2. От нее прочертите ветви с отдельными категориями дел. Это могут быть рабочие, личные, общественные и семейные дела. Либо используйте разделение по критериям срочности и важности, как в матрице Эйзенхауэра.
3. Укажите в каждой категории конкретные дела, при необходимости с подпунктами. Но слишком увлекаться детализацией не стоит, а то запутаетесь.

Задачи можно пояснить примечаниями, указать сроки их реализации, придумать забавные иллюстрации. Если вы не любите чертить от руки, на помощь придут десятки специальных сервисов, например, Mind42, Coggle, MindMeister или iMindMap.

На таких картах удобно отмечать выполненные дела и добавлять новые. Они дают наглядное представление об объеме задач на день и позволяют видеть картину в целом.

Впрочем, у этого метода есть минусы: интеллект-карты плохо сочетаются с жестким планированием и временной последовательностью событий. К тому же на них нельзя указать приоритетность задач, а значит, вы всегда рискуете потратить время на не самые полезные дела. Если вам важно расставлять приоритеты, попробуйте следующую методику.

Результативно-ориентированное планирование

В основе этой методики — классический to do list, только немного дополненный и измененный. Главная особенность результативно-ориентированного планирования — формулировка задачи в списке должна отвечать на вопрос: «Что сделать?» и отражать желаемый результат.

Например, новому клиенту нужно выслать коммерческое предложение. Эту задачу следует записать как «подготовить и отослать КП Ивану Ивановичу», а не просто «коммерческое предложение», «подготовить документы» или другими размытыми формулировками.

Задачи записываются в произвольном порядке — без учета их срочности и важности. Но разные категории задач выделяются цветами:

• особо важные и срочные — красным;
• менее приоритетные — зеленым;
• те, что можно/нужно делегировать, — желтым;
• такие, которые в принципе сделать надо, но не обязательно сегодня, — синим.

Это позволит сразу увидеть, что является самым срочным и важным, а значит, именно с этого и стоит начать. Как только дело сделано, напротив него в табличке ставится галочка. Или можно просто вычеркнуть задачу из списка.

Единственный минус этой методики — дела не ранжируются по дедлайнам, и есть риск сорвать сроки. Тогда вам лучше будет воспользоваться третьей методикой.

Жестко-гибкое планирование

Как правило, часть задач в распорядке дня привязана ко времени (это жесткие задачи), а другая — нет. Удобно совместить эти два типа дел помогает жестко-гибкая методика планирования.

Как работать с таблицей:

1. В колонке слева запишите «жесткие» задачи с указанием времени.

2. Справа — фиксируйте дела, не имеющие привязки к точному сроку.

3. Для важных и объемных дел второй колонки укажите, сколько времени потребуется на их выполнение.

Желательно, чтобы «жесткие» и «важные гибкие» задачи занимали не более 50-60% дня. Оставшиеся часы — это запас на менее важные дела и непредвиденные обстоятельства. Как и в предыдущей методике, особо приоритетные пункты плана можно выделять цветом для наглядности, а выполненные — вычеркивать.

Сервисы для составления списков задач

Если списки в блокнотах или ручные таблицы не для вас, используйте онлайн-сервисы для планирования:

1. Google календарь. В нем удобно планировать дела на месяцы вперед. Можно настроить push-уведомления, чтобы не забыть о важных задачах. Кроме того, вы можете делиться календарем со своей командой, а также создавать совместные календари для командного планирования.

2. Toggle. Планировщик и тайм-трекер. Позволяет не только составлять списки задач на день, но и контролировать, сколько времени вы тратите каждую. В приложении можно посмотреть статистику по выполненным задачам и затраченному на них времени. Можно пригласить коллег и делиться отчетами о работе в формате PDF.

3. Trello. В системе удобно планировать как свои личные задачи, так и управлять проектом. Сервис организован в виде досок со столбцами и карточками. Каждая карточка — задача, которая двигается по столбцам — этапам выполнения. Можно создавать несколько досок для разного типа задач или разных команд.

Планирование задач в CRM-системе

Если вам нужно не только cпланировать личное время, но и взять под контроль задачи по сделкам и клиентам своей команды, используйте CRM-систему.

В S2 CRM вы можете поставить любую задачу себе или подчиненному в два клика. Позвонить клиенту, отправить ему коммерческое предложение, подготовить договор — задача автоматически появится в расписании. Когда наступит дедлайн по задаче, сотрудник получит уведомление внутри программы, по электронной почте, телефону или в Telegram. Если дедлайн будет просрочен, система сообщит об этом руководителю.

В S2 CRM можно посмотреть задачи конкретного сотрудника.

В CRM можно планировать реализацию и больших проектов, которые состоят из десятков последовательных задач. Программа каждый день будет напоминать о текущих задачах и сигналить, если вы о чем-то забыли.

10 205

Лучший способ составить план работы

Прежде чем вы сможете достичь своих целей, вам необходимо спланировать, как их достичь. План работы создает четкий путь к желаемым целям и задачам. На этом пути будут ресурсы, ограничения и другие элементы, которые необходимо описать в вашем плане.

Конечно, план работы не будет написан и инициирован одним человеком. Это план действий проектной группы, который в конечном итоге должен быть представлен на утверждение членам совета директоров и заинтересованным сторонам.Как только все сказано и сделано, вы можете продолжить работу над остальной частью вашего рабочего плана.

Если вы создаете свой рабочий план в программном обеспечении для управления проектами, тогда легко продолжить итерацию плана и со временем вносить улучшения. А если это программное обеспечение подключено к сети, каждый может сотрудничать в режиме реального времени и точно знать, какие шаги необходимы для достижения идеального результата.

Создайте план работы за считанные минуты с помощью инструментов планирования ProjectManager

. Очевидно, что план работы очень важен, поэтому давайте углубимся в то, как его составить, и получить его одобрение.

Что такое рабочий план проекта?

Рабочий план проекта — это план управления проектом под другим названием. Если все сделано правильно, рабочий план вашего проекта будет четко формулировать и обрисовывать в общих чертах шаги, необходимые для достижения целей и задач проекта, путем включения задач, этапов, результатов, ресурсов, бюджетных требований и сроков, чтобы объединить все это воедино.

Обычно он лучше всего подходит для крупных проектов и инициатив, но действительно может использоваться на любом уровне.Прежде чем приступить к составлению рабочего плана, подумайте об использовании целей SMART: создайте цели, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени. Это должно помочь вам начать свой план с правильной ноги.

Связано: Руководство по иерархической структуре работ (WBS)

Зачем нужен план работы?

Как мы уже упоминали, ваш рабочий план будет действовать как дорожная карта для всего проекта. Это не только обеспечит организованность вас и вашей команды, но и обеспечит поддержку со стороны ключевых заинтересованных сторон, связанных отделов, соответствующих руководителей по подотчетности / рискам и т. Д.

Кроме того, он помогает управлять ожиданиями как на уровне заинтересованных сторон, так и на уровне руководителей и членов команды — у каждого, кто начинает с правильной ноги, также больше шансов оказаться на правильной ноге.

Как составить план работы

Создание рабочего плана — это очень сложный процесс, требующий как можно большего количества установленных деталей, прежде чем вы представите его заинтересованным сторонам. Вот на чем вам нужно сосредоточиться.

1. Определите название проекта, цель и общие сроки

Таким образом вы можете сообщить своим утверждающим, что ваш проект займет один квартал, шесть месяцев или один год, учитывая цель проекта, а также остальную информацию, которую вы заполните после этого шага.

Вы также должны сообщить утверждающему вашему проекту цель вашего проекта. Будет ли ваш проект лучше соответствовать потребностям клиентов? Возможно, ваш конкурент выпустил обновленную версию продукта, который у вас есть, и вам нужно расширить его, чтобы удовлетворить потребности рынка. Какой бы ни была конечная цель, убедитесь, что она сформулирована сразу же.

2. Разместите свой план работы в контексте

Напишите введение и предысторию, чтобы лучше понять, почему вам нужно, чтобы этот проект реализовался, и что заставило вас задуматься о том, чтобы попытаться достичь этой конечной цели.Создание контекста и постановка проблемы помогает объяснить, почему вам нужно решение.

3. Определите свои цели и задачи

Ваши цели могут звучать как ваша цель, но они немного более конкретны, поскольку они более ориентированы на долгосрочную перспективу, т. Е. Ваша команда узнала больше о процессе запуска исправления ошибок или о том, как более напрямую реагировать на клиента / обратная связь с рынком.

Точно так же и цели вашего проекта должны быть измеримыми. Например, цель этого проекта после запуска — увеличить количество активных ежемесячных подписчиков на xx% или получить определенную сумму дохода в долларах.

Здесь лучше всего использовать свои SMART-цели. Определите, что конкретно, что измеримо, что достижимо, что актуально и что можно сделать в рамках проекта.

4. Определите и координируйте свои ресурсы

Когда вы определяете и координируете свои ресурсы, обязательно ответьте на следующие вопросы:

• Какая часть бюджета пойдет на этот проект?
• Из какого отдела будет распределяться бюджет?
• Кто вам нужен в команде?
• Какие программные инструменты (например, учет рабочего времени, командная совместная работа, инструменты управления проектами) потребуются для оптимизации проекта?

5.Разберитесь в своих ограничениях

И особенно примите во внимание тройное ограничение по времени, бюджету и ресурсам. Поскольку на этом этапе вы уже перечислили все три на предыдущих этапах, теперь вы можете учесть риски, которые могут помешать этим процессам.

Может быть, некоторые из членов вашей команды возьмут несколько дней по болезни в этот период времени; возможно, придется выполнять неожиданные задачи; возможно, некоторые из ваших инструментов выйдут из строя, что потребует дополнительных средств из бюджета. Какими бы ни были ваши ограничения, учитывайте все, что может показаться риском, которое может привести к полномасштабному ограничению, которое может повлиять на завершение результатов или даже на цели и задачи вашего проекта.

6. Обсудите риски и ответственность

Риски необходимо оценивать с максимально возможного количества углов. Учитывайте оплачиваемый отпуск, накопленный персонал и праздничные дни компании. Подумайте о любых неприятных происшествиях, которые могут напрямую повлиять на ваш бюджет или сроки. А затем назначьте кого-нибудь, кто возьмет на себя ответственность в случае, если окружающая среда станет благоприятной для того, чтобы эти риски стали реальностью. Создайте чувство ответственности, чтобы все члены команды могли иметь измеримую долю в успешном исходе проекта, чтобы свести к минимуму возможность ошибки.

Покройте не только основы, но и каждую деталь рабочего плана вашего проекта с помощью зубчатой ​​расчески. Если все потенциальные вопросы или красные флажки уже рассмотрены, вы сможете получить одобрение от заинтересованных сторон и начать свой проект с учетом правильных ожиданий.

Помните, что ваш рабочий план — это план действий, которым будет руководствоваться ваш проект, поэтому чем больше у вас будет сведений об ограничениях и потенциальных рисках, тем лучше ваша команда будет выполнять свои задачи для получения результатов и достижения целей и задач.

Шаблон рабочего плана

Наш шаблон рабочего плана поможет вам задокументировать шаги, описанные выше. Обязательно постоянно следите за своим шаблоном и обновляйте его по мере изменений в процессе планирования.

Инструменты, необходимые для составления рабочего плана

Выше всего рабочего плана, очертание всего этого, как скелет, — это график вашего проекта. На временной шкале вы отметите задачи, конечные результаты, их зависимости, этапы, какая задача назначена какому отделу и члену команды, сколько уровней утверждения есть для каждой задачи и т. Д.

На этом этапе многие менеджеры проектов будут использовать диаграммы Ганта, чтобы отсортировать свои временные рамки в виде водопада. Если проект достаточно мал или имеет смысл, многие менеджеры проектов будут использовать инструменты, которые помогут им сортировать задачи и результаты в простом списке задач.

Наши диаграммы Ганта, например, помогут вам создать визуальное представление задач вашего проекта с течением времени. Вы можете легко увидеть дату начала проекта, какова каждая задача проекта, кому она назначена, сколько времени займет выполнение каждой задачи, а также дату завершения проекта в целом.

Чтобы узнать больше о том, как диаграммы Ганта и другие инструменты планирования проектов, которые могут помочь вам составить идеальный план работы, посмотрите короткое видео ниже. Мы быстро покажем вам все способы, которыми программное обеспечение для планирования проектов может улучшить ваше планирование, выполнение и отчетность, чтобы вы могли с уверенностью составить этот рабочий план.

ProjectManager.com может помочь вам с планом работы

Отсортировать каждую деталь проекта — непростая задача — от управления вашей командой до управления заинтересованными сторонами.Это требует тонкого баланса между пониманием графика вашего проекта, задач, составляющих объем проекта, потенциальных рисков, балансировки бюджета и распределения ресурсов. Не говоря уже о том, что все это делается с учетом конечных потребностей клиентов, а также целей и задач проекта.

Шаблон рабочего плана может помочь вам организовать свои мысли, но для того, чтобы создать свой план действий и выполнить его, вам понадобится программное обеспечение для динамического управления проектами, которое поможет вам на всех этапах планирования, выполнения и мониторинга.

Благодаря ProjectManager.com наши облачные диаграммы Ганта позволяют планировать весь график проекта, назначать задачи, создавать зависимости и все это отслеживать. Кроме того, у нас есть функции совместной работы, которые позволяют вашим сотрудникам и руководителям комментировать задачи, прикреплять необходимые файлы и взаимодействовать друг с другом независимо от того, где они находятся.

ProjectManager.com также предлагает инструменты управления ресурсами, которые позволяют вам сбалансировать часы, отработанные в вашей команде. Это помогает обеспечить сбалансированность вашего времени, инструментов и ресурсов, несмотря ни на что.

ProjectManager.com позволяет отслеживать, чем занимается ваша команда в режиме реального времени.

Создаете план работы и не знаете, с чего начать? Мы вас прикрыли. С ProjectManager.com вы получите доступ к облачному программному обеспечению, которое поможет вам лучше отслеживать рабочий план от этапа к этапу. Начните бесплатную 30-дневную пробную версию с ProjectManager.com сегодня.

Простой шаблон рабочего плана (с примером)

Если вы готовитесь к запуску нового продукта или координируете долгосрочный проект, рабочий план может помочь вам организовать детали в один документ.Составление письменного плана работы побуждает вас обдумать, чего вы хотите достичь, и разбить проект на более мелкие задачи.

В этой статье мы рассмотрим три наиболее распространенных типа планов работы и простые шаги, которые вы можете предпринять, чтобы создать эффективный план работы для вашего предстоящего проекта.

Что такое план работы?

Рабочий план — это письменный документ, предназначенный для оптимизации проекта. Цель состоит в том, чтобы создать визуальный ориентир для цели, задач, задач и членов команды, ответственных за каждую область.Каждый член вашей команды должен получать информацию о прогрессе и текущем статусе.

Если у вас сложный проект, вы можете создать свой собственный план работы. Когда вы четко понимаете свою стратегию и то, что вам нужно для достижения успеха, шаблон рабочего плана может сэкономить время, поскольку вы будете включать задачи, членов команды, цели и сроки.

Рабочий план включает:

• Установление целей и задач
• Установление ответственности команды
• Установление сроков проекта

• Установление бюджета

Тщательная проработка этих деталей перед началом большого проекта может определить обязанности членов команды, уменьшите вероятность того, что вы превысите свой бюджет, и увеличите вероятность достижения цели в отведенный период времени.

Связано: Как создать план управления проектом

Типы планов работы

Есть несколько планов работы, которые вы можете создать в зависимости от того, кто будет использовать документ. Цель и тип проекта могут повлиять на конкретные детали, которые следует включить. Наиболее распространенными типами планов работы являются:

Рабочий план сотрудника

Отдельные лица и небольшие группы обычно используют этот тип документа в качестве инструмента для разработки и выполнения эффективного плана с указаниями и действиями по завершению проекта.Этот план может включать:

• Цель проекта
• Прогнозируемый бюджет
• Материалы и расходы, необходимые для проекта

• Предполагаемый график завершения

Например, группа маркетинга может создать план работы для новой рекламной кампании. Их цели могут включать увеличение продаж на 25% и веб-трафика на 15%. Они также могут перечислить роли каждого члена команды, такие как написание копии объявления, связь с партнерами по распространению и назначение сроков для каждого из них.

План работы менеджера

Подобно плану работы сотрудника, этот документ имеет больший объем проекта и может включать:

• Преимущества проекта для бизнеса
• Подробные списки затрат и бюджета, связанные с проект

• Статистика, показывающая, как бизнес будет расти благодаря проекту

Например, менеджер отдела маркетинга может составлять квартальный стратегический план.Цели могут включать в себя увеличение онлайн-продаж на 20%, перечисление целей, таких как запуск онлайн-рекламной кампании и наем специалиста по поисковой оптимизации для увеличения видимости в Интернете. Он может включать подробный бюджет, статистику и информацию о ежемесячном росте.

Рабочий план владельца бизнеса

Подобно экономичному бизнес-плану, который может использовать предприниматель, рабочий план владельца бизнеса может быть сосредоточен на годовых целях или предложении нового продукта. Эти типы рабочих планов также будут включать исследования рынка и долгосрочные прогнозы.

Например, владелец компании, занимающейся электронной коммерцией, может создать план работы, который включает годовые цели, такие как увеличение чистой прибыли на 25%, с конкретными целями, как этого добиться. Однако он может также включать рыночные исследования текущих рыночных тенденций и план изучения новых возможностей получения дохода.

Связано: Полное руководство по ключевым показателям эффективности (KPI)

Как создать план работы

1. Установите цели и задачи

Первым шагом к созданию плана работы является четкое определение цели и задачи.Ваши цели должны быть сосредоточены на общей картине, а цели должны быть конкретными и осязаемыми. Например, если вы запускаете новый продукт, цель может заключаться в привлечении 50 000 человек на веб-сайт в течение следующих 12 месяцев. Целью для достижения этой цели может быть запуск новой кампании в социальных сетях.

2. Определите обязанности команды

После того, как вы определили цели, назначьте членов команды для реализации этих инициатив. Если вы назначаете команду для достижения индивидуальных целей, назначьте лидера, который будет держать команду в правильном направлении.Если проект большой и сложный, в нем много команд, назначьте уровни иерархии. Здесь менеджер проекта может наблюдать за несколькими руководителями команд, встречаясь только с этими людьми и сосредотачиваясь на общем прогрессе, чтобы проект продолжал работать в соответствии с графиком.

3. Установите сроки проекта

Сроки важны для удержания членов команды при выполнении задач и снижении расходов. Если у вас есть определенное количество времени для достижения цели, вы можете быстрее изменить стратегию, если увидите возможность использовать более эффективный подход.

Рассмотрите возможность использования руководящих принципов для целей SMART при создании рабочего плана. SMART означает:

• Конкретный: Ваши цели, задачи и действия должны быть четкими и конкретными.
• Измеримость: Это должно быть легко очевидно, когда ваша цель достигнута.
• Достижимо: Ваши цели и задачи должны быть тем, что ваша команда может реально выполнить в установленные сроки.
• Актуально: Цель, задачи и задачи должны соответствовать вашим ценностям и долгосрочным целям.

• На основе времени: Ваш план должен иметь реалистичную дату окончания, которая позволит вам расставить приоритеты по времени.

4. Составьте бюджет

Составление бюджета должно происходить в конце этого процесса, поскольку часть плана может включать получение предложений от сторонних поставщиков. В бюджете должны быть разбиты затраты и определены разные задачи для отдельных команд. Каждый раз, когда команда достигает новой вехи или достигает цели, вы сможете просмотреть свои расходы и определить, работает ли команда в рамках бюджета.Если команда или задача не в рамках бюджета, вы можете перераспределить ресурсы из других областей или определить, можно ли увеличить финансовые ресурсы. Подробный план работы позволит вам легко увидеть, где требуются дополнительные средства и где могут возникнуть проблемы с расходами.

Связано: Как привлечь заинтересованные стороны проекта

Шаблон рабочего плана

Ниже приведен шаблон рабочего плана, который вы можете использовать и соответствующим образом скорректировать для организации своего следующего проекта. Щелкните здесь, чтобы загрузить этот простой шаблон плана проекта.

Пример рабочего плана

Ниже приведен пример рабочего плана маркетинговой стратегии компании по увеличению онлайн-продаж:

Как создать впечатляющий рабочий план? | Павел Ку | Hygger.io

План работы — это набор целей и процессов, с помощью которых команда может достичь этих целей. Его можно использовать в профессиональной или частной жизни и помочь вам оставаться организованным во время работы над проектами.

Обычно планы работы используются для организации крупных проектов.Любой структурированный план работы дает командам основу проекта и предысторию, помогает визуализировать цели и сроки, определенные для всего проекта.

Рабочий план разбивает все задачи и назначает различные элементы конкретным участникам проекта, предоставляя им индивидуальные сроки. Это помогает менеджерам проектов контролировать общую картину, управляя небольшими частями проекта.

Иногда детали проекта могут замедлить вас и усложнить весь процесс. Оптимизация этапа планирования проекта может стать настоящей палочкой-выручалочкой.

Рабочий план может быть представлен как формальная дорожная карта для проекта или структуры, визуализированная с помощью диаграмм Ганта.

В любом случае, он должен четко сформулировать все необходимые шаги для достижения ключевой цели путем установления очевидных целей и измеримых результатов.

Эффективный план — это руководящий документ, направленный на достижение результата посредством эффективного командного сотрудничества.

1. Определите цель вашего рабочего плана

Первое, что вам нужно сделать, это заранее определить цель, чтобы быть должным образом подготовленным.Планируя работу, вы покажете своему руководителю, над какими проектами вы будете работать в течение следующего определенного периода. Эти цели могут быть поставлены сразу после ежегодной проверки эффективности. Вы также можете определить свой рабочий план после сессий стратегического планирования, которые ваша компания проводит в начале нового календарного года.

2. Напишите справочную информацию или вступление

Справочная информация или введение обычно пишутся для профессиональных бизнес-планов. Они помогают составить план работы в контексте.

Введение должно быть коротким и увлекательным и напоминать начальству, почему вы составляете этот план работы. На заднем плане следует выделить причины создания плана работы.

3. Определите цели

Цели и задачи указывают на то, что вы хотите достичь с помощью своего рабочего плана. Временные или средние цели являются общими, а цели — более конкретными.

• Цели обычно сосредоточены на общей картине вашего проекта.
• Цели должны быть осязаемыми и конкретными. Вы сможете вычеркнуть их из своего списка, когда будете их выполнять.

SMART-концепция для постановки правильных целей и задач может оказаться действительно полезной.

Вы помните значение частей аббревиатуры SMART?

• Специально для S . Что именно мы собираемся делать для кого?
• M-измеримый . Поддается ли количественному определению ваша цель и можете ли вы ее измерить? Можете ли вы посчитать результаты?
• Достижимо .Сможете ли вы сделать это за отведенное время с имеющимися у вас ресурсами?
• R-релевантно . Повлияет ли эта цель на желаемую цель или стратегию?
• T-Граница времени . Когда цель будет достигнута? Когда вы узнаете, что закончили?

4. Создайте список своих ресурсов

Этот список должен включать все, что вам понадобится для достижения ваших целей и задач. Речь идет о книгах, документах, зданиях, комнатах, финансовом бюджете, консультантах и ​​т. Д.

5. Подумайте об ограничениях

Здесь вы можете определить любые препятствия, которые могут встать на пути к достижению ваших целей и задач.

6. Определите, кто подотчетен

Подотчетность — важная часть хорошего плана. На этом этапе вам лучше определить, кто отвечает за выполнение каждой задачи. Это может быть отдельный член команды или вся команда.

7. Пора переходить к своей стратегии

Теперь просмотрите свой рабочий план и решите, как вы достигнете своих целей и задач, преодолев все ограничения.Подумайте о подходящем программном обеспечении для управления проектами или личном календаре, чтобы систематизировать эту информацию.

Запланируйте каждый шаг. Помните, что случаются неожиданные вещи, и вам нужно выделить место в своем расписании, чтобы не отставать.

Важно постоянно контролировать выполнение проекта и периодически проверять соответствие целям, заявленным в рабочем плане.

Прогресс выполнения задач можно отслеживать с помощью таблиц Excel или Google. Однако это может быть более эффективно выполнено в программном обеспечении PM, которое часто включает функции совместной работы в команде и различные шаблоны.

Hygger предоставляет простые в использовании инструменты с мощными функциями совместной работы, которые подходят для любого проекта.

Например, вы можете визуализировать свои планы с помощью простой в использовании дорожной карты:

Заключение

Согласование вашего плана с целями и задачами проекта, согласование сложности отчетности с масштабом вашего проекта и планирование всех действий команды, которые вы будете уметь составить более эффективный план работы для любого проекта.

Неважно, управляете ли вы простыми задачами или сложным управлением портфелем, не забывайте о простых шагах для создания эффективных планов работы, которые действительно имеют значение.

Как создать шаблон рабочего плана за 9 шагов

Вспомните свою любимую приключенческую историю. Будь то The Lord of the Rings или Spirited Away, у всех есть одна общая черта: всеобъемлющая миссия — с задачами на пути и (надеюсь) план, который приведет героя к их цели.

Точно так же, когда вы приступаете к новому проекту — будь то ремонт дома или разработка нового приложения — то же чувство структуры и динамики поможет не сбиться с пути. Вот здесь и пригодится рабочий план.

Рабочий план — это документ, в котором намечен путь к вашей цели. Он включает в себя такие вещи, как бюджеты и ресурсы, а также графики и ограничения. Это совместные усилия между вами, часто членами вашей команды и почти всегда заинтересованными сторонами, которые вам понадобятся для поддержки.

Вот все, что вам нужно знать о создании первого плана работы, в том числе о том, как его утвердить и что делать после завершения проекта.Давайте нырнем.

Что такое план работы?

Рабочий план — это официальный документ, который содержит ключевые шаги, которые продвигают вас к достижению цели. Он включает в себя бюджеты, ресурсы, сроки, вехи и график. Обычно он зарезервирован для более крупных проектов, но вы можете использовать урезанную версию для небольших задач.

Это руководящий документ, который помогает каждому сотрудничать для достижения конечной цели. Прежде чем мы рассмотрим, как его создать, давайте быстро рассмотрим некоторые ключевые термины.

Цель описывает то, чего вы хотите достичь. Например, проведите ребрендинг своего бизнеса, создайте приложение или увеличьте прибыль.

Стратегия — это путь, который вы выберете для достижения своей цели. Например, если вашей целью был ребрендинг, это может включать в себя разработку нового логотипа, определение нового тона голоса и создание нового заявления о миссии.

Ваши цели — это результаты, которые изложены в вашей стратегии. Они должны быть четко определены, с указанием сроков и измеримых факторов.Их настройка поможет вам не сбиться с пути и измерить прогресс.

Тактика — это приемы, которые вы будете использовать для достижения определенных целей. Например, если ваша цель — увеличить количество посетителей вашего веб-сайта, тактика может включать исследование ключевых слов, публикации в блогах SEO, рекламу PPC и т. Д.

Зачем нужен план работы?

Рабочий план поможет вам не сбиться с пути и организовать себя. Это также полезно для импульса: наличие документа, в котором описывается каждый этап вашего проекта, заставляет вас и других членов команды отвечать за ключевые этапы, что также полезно для промежуточных встреч, когда вам нужно объяснить свой прогресс заинтересованным сторонам и высшему руководству.

Пример рабочего плана

Как создать план работы

Создание плана работы может занять немного времени. Но вы знаете, что делать: чем больше времени вы инвестируете заранее, тем более гладким будет ваш проект, поэтому стоит выделить время, чтобы сделать все правильно.

1. Разберитесь «почему»

Перед тем, как приступить к работе с рабочим листом, вам необходимо установить цель. Или, другими словами, определяет, почему вы делаете то, что делаете.

Модель , почему занимает центральное место во всем.Это ваша цель, ваш поиск, причина, по которой ваш проект существует в первую очередь. Попробуйте сжать это в одно или два предложения в стиле лифта, которые вы можете поставить в начале (или наверху) вашего рабочего плана. Это дает любому читающему (включая вас) мгновенное напоминание о том, о чем идет речь. Это также удобно для заинтересованных сторон и высшего руководства, у которых часто нет времени и просто нужно краткое изложение того, что вы делаете.

Чтобы понять, почему почему , вам, вероятно, потребуется начать с некоторых начальных встреч с заинтересованными сторонами.Это поможет вам определить свои цели, объем и ограничения. Прежде чем отправиться на эту встречу, вы можете сами проделать некоторую предварительную работу. Если вам не удается начать работу, попробуйте сформулировать цели SMART. Это может помочь вам организовать свои мысли и преодолеть начальное препятствие, связанное с определением того, чего вы хотите достичь.

2. Дайте вашему проекту контекст

Вы, надеюсь, подумали об этом на первом этапе, поэтому этот этап должен быть проще. Подробно опишите контекст вашего проекта, включая информацию о конкурентах, текущем рынке и о том, как ваш проект соответствует более широким бизнес-целям.

Вот несколько вопросов, которые стоит задать себе (и, в первую очередь, вопросы, которые вам, вероятно, будут задавать заинтересованные стороны):

• Какова цель вашего проекта и как он поддерживает более широкие бизнес-цели?
• Как ваш проект будет лучше соответствовать требованиям клиентов?
• Как ваш проект по сравнению с тем, что делают конкуренты? Это также может быть связано с вашим «почему» (возможно, вам нужно выпустить новую версию чего-то, чтобы оставаться конкурентоспособным).

3.Определите свою стратегию и цели

Используя широкие мазки кисти, начните намечать свой путь к достижению цели, включая цели, которые должны быть измеримыми . Если вы еще этого не сделали, создайте диаграмму SMART, которая поможет вам решить эту проблему. Или, если вы это уже сделали, вы можете дополнить это более подробными деталями.

4. Определите и скоординируйте свои ресурсы

Затем выработайте свои ресурсы. Более подробные вопросы и ответы могут охватывать следующее:

• Сколько времени займет ваш проект?
• Каков ваш бюджет и откуда он будет поступать?
• Есть ли ограничения?
• Какие инструменты вы будете использовать, чтобы помочь вам (инструменты управления проектами, программное обеспечение для построения диаграмм…)
• Кто и какую роль будет назначен?
• Каковы ваши вехи и сроки?
• Как будет выглядеть успех и каковы ваши показатели для его измерения?

Вам также следует узнать о тройном ограничении.Понимание этого поможет вам более эффективно управлять объемом, временем и затратами. Это также может помочь вам спланировать и подготовиться к вещам, которые не идеальны, но также неизбежны — например, больничные сотрудники, сбои программного обеспечения или уход спонсоров.

6. Определите риски и составьте план действий в чрезвычайных ситуациях.

Планирование наихудшего не означает, что вы пессимистичны: Это просто здравый смысл . Это означает, что если что-то произойдет, вы с большей вероятностью будете знать, что делать дальше.

Риски бывают самых разных форм и форм — от чрезвычайных ситуаций с персоналом до несчастных случаев, влияющих на бюджеты и графики. Поговорите с как можно большим количеством людей, чтобы получить как можно более широкую картину, а затем на всякий случай составьте план действий на случай непредвиденных обстоятельств. Также неплохо было бы назначить кого-то, кто возьмет на себя ответственность, на случай, если любой из этих рисков станет реальностью. Решив каждую потенциальную проблему, вы получите лучшие ответы для заинтересованных сторон и сможете заверить их, что не оставили камня на камне.

7. Составьте план работы

После того, как вы собрали всю эту информацию, самое время создать шаблон рабочего плана и заполнить его. Он должен включать вашу цель, ваши показатели успеха, ваши цели, сроки, риски и другую полезную информацию. Вы можете использовать электронную таблицу Excel или выбрать программное обеспечение для управления проектами, которое обычно включает в себя готовые шаблоны и диаграммы, а также другие инструменты, упрощающие совместную работу.

На этом этапе вам может помочь изучение других диаграмм.Некоторым руководителям проектов нравится использовать диаграммы Ганта (например, приведенную ниже), чтобы наметить свои временные рамки.

Создано в Cacoo

8. Регистрация и сопровождение

После того, как вы начали, важно отслеживать прогресс и следить за каждым членом команды, чтобы убедиться, что все справляются с рабочей нагрузкой и достигают своих целей.

Опять же, программное обеспечение для управления проектами может помочь вам быть в курсе дел и выявлять проблемы на ранней стадии, без необходимости бродить по офису и спрашивать всех лично или отправлять сотни электронных писем — то, что ваша команда оценит так же, как и вы .Также неплохо запланировать регулярные проверки, которые могут принимать форму одного или всех из следующих: ежедневные встречи, быстрые встречи команды раз в неделю, встречи с руководством и / или заинтересованными сторонами на ключевых этапах.

Чем больше вы общаетесь и сотрудничаете, тем меньше вероятность того, что что-то выйдет из строя. Это также хорошая возможность проверить качество работы, оставить отзыв и внести коррективы по ходу дела.

9. Оценить проект

Наконец, определите, насколько хорошо вы справились.Посмертная встреча (не такая болезненная, как кажется) здесь важна, потому что она дает каждому члену команды шанс собраться вместе, сделать шаг назад и отпраздновать победы (а также конструктивно решить любые неудачи).

Оценка важна по трем причинам: во-первых, она помогает понять, достигли ли вы своей цели или нет. Во-вторых, это поможет вам объяснить заинтересованным сторонам успех (или проблемы) проекта. В-третьих, он создает полезный прецедент для будущих проектов, с ценными уроками, извлеченными в процессе .

Сотрудничайте и воплощайте свои проекты в жизнь с помощью Backlog

Джорджина Гатри

Джорджина — перемещенная британка, в настоящее время работающая во Франции копирайтером-фрилансером. Прежде чем переехать в более солнечный климат, она работала писателем в агентстве B2B в Бристоле, Англия, где она также родилась. В свободное время любит старые фильмы и готовит (плохо).

Что такое рабочий план и как его использовать в соответствии с потребностями вашего проекта

Что такое рабочий план?

Во-первых, давайте разберемся, что такое план работы.Эти планы, по сути, являются конкретными целями проекта и тем, как лица, ответственные за этот проект, смогут его выполнить. Хотя они эффективны и для личной работы, они в основном используются для тех, кто занимается рабочим заданием, и, как правило, для проектов, требующих большого участия разных людей и множества шагов для их завершения.
‍
Имея план работы, вы можете взять одну конечную цель и разбить ее на небольшие шаги, которые необходимо выполнить, чтобы эта всеобъемлющая цель была успешной.Обычно это работает лучше всего, если вы разбиваете все на мельчайшие шаги, которые вы можете, а затем назначаете каждый из шагов одному человеку, который будет отвечать за то, чтобы этот шаг был выполнен и готов для человека, у которого есть следующий шаг. Итак, давайте подробнее рассмотрим, что нужно для создания плана работы.

Начало вашего первого рабочего плана

Шаг 1: Определите конечную цель / результат

Самое первое, что вам нужно знать, — это именно то, чего вы хотите достичь с помощью своего плана.Вам нужен конкретный и измеримый результат, которого вы стремитесь достичь, иначе вы никогда не узнаете, достигли ли вы цели. Теперь вам решать, будет ли это огромная всеобъемлющая цель или несколько меньшая. Рабочие планы (обычно сохраняемые для крупных проектов) определенно можно использовать для более мелких. Ключ в том, чтобы достичь чего-то, чего можно достичь за несколько шагов, и это SMART. Эти цели будут достижимыми.

Цель SMART — конкретная, измеримая, достижимая, актуальная и привязанная ко времени.Это означает, что вам нужно знать, что делается и почему. Вы также должны уметь измерять результаты и знать, что цель была достигнута. Также нужно уметь добиваться цели. Реально ли сделать это так, как вы пытаетесь? Он должен быть релевантным, а это означает, что каждый шаг в рамках цели должен приводить к окончательному результату, который вы ищете. И, наконец, он должен быть привязан ко времени, а это значит, что должны быть определенные временные рамки, когда это будет сделано.

Шаг 2. Разбейте его на части

Затем вам нужно будет разбить общую цель на более мелкие шаги, которые могут быть легко выполнены одним человеком или небольшой командой.Каждый из этих шагов должен быть конкретным и измеримым, чтобы каждый член команды мог сказать, когда они были достигнуты. Если шаги слишком велики или слишком вариативны, может быть сложно определить, завершен ли этот шаг и сможет ли следующая команда или отдельное лицо приступить к своим шагам, чтобы продвинуть проект вперед. Человеку, работающему на этом этапе, также может быть трудно понять, чего он пытается достичь.
‍
‍ Использование диаграммы Ганта и постановки целей SMART позволяет легко достичь этого.

Шаг 3: Назначьте роли

Взгляните на каждый из различных шагов, которые необходимо сделать для достижения вашей конечной цели. Теперь взгляните на каждый из более мелких шагов, которые, по вашему мнению, необходимо выполнить. Наконец, взгляните на команду, которой вы можете поручить эти задачи. В чем их сильные стороны? Где они могли бы помочь продвинуть проект? В каких задачах каждый участник лучше всего справился бы? Вот как вы хотите проявить инициативу и распределить задачи так, чтобы каждый человек работал в той области, где он будет работать лучше всего.

Шаг 4. Установите крайние сроки

К каждой из ваших задач должен быть прикреплен крайний срок, чтобы каждый участник знал, над чем он работает и сколько времени им нужно на это. Если у них нет установленного срока, становится очень трудно удержать кого-либо, чтобы выполнить свои задачи. В конце концов, у них есть столько, сколько они хотят, верно? Это не так, поэтому найдите время, чтобы установить крайние сроки, которых все должны придерживаться, и убедитесь, что каждый член команды знает свой крайний срок.Они должны знать крайний срок для своей задачи, задачи, стоящей непосредственно перед ними, и для всего проекта (как минимум), чтобы они могли убедиться, что их задачи выполняются вовремя и в соответствии с общим графиком, который вы ищете.

Шаг 5: Последующие действия со всеми

Вы хотите убедиться, что вы следите за каждым членом команды, чтобы убедиться, что все соблюдают правила и сроки, которые были набор для них.Это не значит, что вам нужно заходить в каждый офис и смотреть, что происходит. С правильным планом работы и диаграммой Ганта вы сможете отслеживать прогресс сотрудников, даже не заходя в эти офисы. Эти диаграммы позволяют вам устанавливать задачи и видеть, кто следует плану и расписанию. Вы также сможете увидеть, где ваша команда борется.

Шаг 6: Держите всех под контролем

Если вы отслеживаете всех, кто участвует в этом проекте, вы должны немедленно знать, если что-то идет не так.Вы также должны иметь возможность немедленно вносить изменения в процесс, вовлеченных людей или задействованные шаги, если вы обнаружите, что это так. Что еще более важно, вы можете видеть, где люди сбиваются с пути или не тянут свой вес. Эти аспекты облегчают вам выполнение проекта в срок и в рамках бюджета, потому что вы в курсе всего.

Шаг 7. Настройка проверок

Скорее всего, в команде есть несколько человек, с которыми вы работаете, которым нужно работать с другими.Возможно, им не нужно постоянно работать вместе напрямую, но у них, вероятно, есть по крайней мере несколько этапов проекта, о которых им нужно поговорить. Установите время регистрации, чтобы члены всей команды собрались вместе и обсудили, что происходит, и задали любые вопросы, которые могут у них возникнуть о вас или других членах команды. Это позволяет проекту сосредоточиться на задаче и позволяет каждой из вашей команды позитивно взаимодействовать друг с другом, лицом к лицу.
‍
Теперь, когда дело доходит до регистрации, вы хотите убедиться, что делаете это эффективно.Несмотря на то, что речь идет не только о том, чтобы вы проверяли своих сотрудников, но и обо всех, кто проверяет друг друга, есть несколько советов, из которых вы можете извлечь некоторую пользу. Во-первых, вы должны уважать то, что их время ценно и что вы не хотите отнимать его слишком много. Вы также не должны бояться просить помощи или разъяснений в понимании некоторых аспектов плана работы и проекта. Если вы не понимаете, это нормально, но если вы попытаетесь сказать кому-то еще, что делать, когда вы не знаете, о чем говорите, это только вызовет больше проблем в долгосрочной перспективе.

Шаг 8: Обзор работы

После завершения проекта или даже после завершения каждого этапа проекта вы можете поближе взглянуть, все ли соблюдают план работы. . Вполне возможно, что они не выполняют задачи должным образом или что план работы нужно изменить, потому что изменилось что-то еще. Возможно, они не выполнили задачу на том уровне, которого вы ожидали или требовали.Что бы это ни было, вы тот, кто главный. Именно вам нужно следить за тем, чтобы все соответствовало стандартам.
‍
Если вы натолкнетесь на раздел проекта, который не соответствует установленным стандартам, тогда вам следует немного покопаться и посмотреть, почему это не сработало так, как было раньше. Предполагалось, что. Возможно, вам придется переделывать части проекта, и чем раньше вы поймете, что тем лучше будет вам и проекту в целом.У вас не будет столько простоев, когда ничего не происходит, когда нужно.

Шаг 9: Оцените конечный результат

Когда проект полностью завершен и представлен вам, это не означает, что все сделано. Это означает, что команда считает, что они выполнили все этапы рабочего плана, но в процессе может быть что-то еще. Ваша задача как окончательного менеджера проекта — взглянуть на готовый результат. Независимо от того, является ли ваш проект бумагой, физическим объектом или чем-то совершенно другим, вы должны убедиться, что результат соответствует вашим ожиданиям (или, если то, что вы хотели, оказалось невозможным, это эффективный результат).

Если вы довольны результатом или признаете, что ваш результат просто невозможен, тогда все готово. Пришло время завершить проект так, как вам нужно. Возможно, проект нужно будет представить клиенту, или его нужно будет выполнить каким-либо другим способом. Или, может быть, его просто нужно куда-то спрятать. С другой стороны, если вы не достигли желаемого результата или не нашли удовлетворительной причины, по которой вы не можете добиться желаемого результата, пора вернуться на несколько шагов назад.Здесь вам нужно снова начать свою команду, чтобы получить лучший результат в следующий раз.

Шаг 10: Двигайтесь дальше

Теперь вам пора приступить к следующему проекту. Если у вас уже есть что-то, самое время просто прыгнуть и посмотреть, что вы можете из этого сделать. Если у вас еще ничего нет, возможно, вам не нужно, чтобы ваша команда что-либо делала. Вместо этого вы можете просто сесть, расслабиться и подождать, пока команда снова понадобится. Это этап, на котором, несмотря ни на что, вы собираетесь отключить план работы, который вы создали, и покончить с ним раз и навсегда.Если у вас есть еще один проект, который необходимо завершить, вам, в конце концов, понадобится новый план работы. Итак, внимательно посмотрите, убедитесь, что ваш рабочий план завершен, а затем приступайте к остальной части вашего рабочего графика.

Когда дело доходит до дела, вам нужен план работы, который будет работать на вас, и это возможно, если вы знаете, что делаете. Вам нужно убедиться, что вы выполняете каждую задачу качественно и результативно. Вы должны быть уверены, что планируете каждый шаг наилучшим образом, а также должны быть уверены, что заставляете всех выполнять ту работу, которую они должны выполнять.Все это можно сделать с помощью правильного плана работы и, безусловно, с помощью диаграммы Ганта.

Создание успешного плана работы за 7 шагов

Создание плана работы жизненно важно для успеха любого проекта. Хотя написание плана может оказаться непростым делом, последствия его отсутствия слишком велики. Согласно финансовому исследованию Spikes Cavell, 39% проектов терпят неудачу из-за отсутствия планирования. Более недавнее исследование показало, что проекты терпят неудачу по разным причинам, например:

• Плохое общение (29%)
• Неустановленные риски (29%)
• Неопределенные цели (29%)
• Изменения в целях проекта (37%)

Наличие плана поможет вам избежать этих и других потенциальных ловушек.Однако решающее значение имеет то, как вы создадите этот план. Недостаточно составить список того, что нужно сделать каждому и когда нужно все закончить. Здесь мы подробно рассмотрим процесс создания плана работы и компоненты, которые необходимо включить для достижения успеха.

Что такое план работы?

Сначала мы обсудим, что такое план работы. По сути, это «дорожная карта» проекта, которая ведет вашу команду к успешному завершению. В нем изложены цели проекта, сроки, которым вы должны следовать, задачи, которые необходимо выполнить каждому, и процессы, необходимые для завершения проекта.

Планирование работы — жизненно важный компонент любого рабочего проекта. Наличие плана дает несколько значительных преимуществ, в том числе:

• Сосредоточение внимания на целях проекта
• Обеспечение организации за счет ориентации
• Создание основы для совместной работы
• Рекомендации для принятия решений
• Предвидение потенциальных проблем и способы их решения

Без стратегического плана работы вы рискуете неправильно распределить свои ресурсы, что увеличивает вероятность возникновения проблем и провала проекта.Отсутствие плана также означает, что у вас больше шансов столкнуться с серьезными проблемами, такими как замешательство, разочарование и т. Д.

Как мне написать план работы?

Создание плана работы может принимать различные формы. Главное — определить, что лучше всего работает для вас и вашей команды. В целом, он должен действовать как руководящий документ, который указывает четкий путь к достижению ваших целей. Если шаблон плана работы не имеет смысла для некоторых членов команды, он вряд ли будет очень успешным.

Когда дело доходит до написания рабочего плана, у вас есть несколько вариантов.Один из способов — создать документ Word или Excel. Вы можете записывать все, разбивая цели, задачи, ресурсы и препятствия на разные разделы. Вы также можете скачать бесплатные шаблоны рабочих планов для Microsoft Word или Excel, что упрощает процесс. Некоторые шаблоны могут даже показывать, какие задачи выполняются, какие ожидают выполнения, а какие завершены.

Еще один популярный тип шаблона рабочего плана — это так называемая диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта, в простейшем виде, представляет собой визуальное представление запланированных задач с течением времени.Он показывает, что и когда нужно делать команде.

Используя диаграмму Ганта, вы и ваша команда можете увидеть:

• Задачи проекта
• Сроки проекта
• Кто над какими задачами работает
• Сколько времени должны занимать задачи
• Какие задачи пересекаются и группируются вместе

В левой части диаграммы у вас есть список задач, сколько времени они должны занять, а также даты их начала и окончания. Каждая полоса в правой части диаграммы представляет задачу, а их позиции показывают даты начала, окончания и продолжительность.В течение многих лет менеджеры проектов писали эти диаграммы вручную, что могло быть трудоемкой работой. Однако сегодня вы можете легко создавать диаграммы Ганта в Excel или с помощью специального программного обеспечения.

Каковы составляющие успешного плана работы?

Итак, что делает план работы успешным? Вот семь компонентов, которые вы должны включить, чтобы убедиться, что вы выполнили свои задачи и завершили проект вовремя:

1. Определите свою цель

Самый первый шаг в планировании работы — определить цель (или задачи) вашего проекта.Вы хотите лучше и эффективнее удовлетворять потребности своих клиентов? Или вы хотите увеличить масштаб, чтобы удовлетворить потребности вашего рынка? Ваша цель — движущая сила вашего проекта. Определение этой цели жизненно важно для правильной подготовки, и это поможет вам спланировать каждый этап вашего проекта.

2. Напишите введение

Ваш следующий шаг — написать введение. То, что вы здесь пишете, помогает поместить ваш план в контекст. Он представляет собой схему, которая описывает, почему вы вообще работаете над проектом и почему у вас есть свои конкретные цели.

Введение (или предыстория) должно быть коротким и увлекательным. Обязательно укажите причины создания плана работы. Если кто-то забудет, какова цель плана или почему вы работаете над проектом, введение послужит быстрым напоминанием.

3. Определите цели SMART

Ваши цели и задачи — это то, чего вы хотите достичь на протяжении всего рабочего плана. Цели обычно сосредоточены на более широкой картине вашего проекта, в то время как цели гораздо более конкретны и осязаемы.Цели — это то, что вы можете пометить или вычеркнуть, когда они будут выполнены.

Один из самых полезных способов определить ваши цели и задачи — это использовать концепцию SMART, где SMART — это аббревиатура, каждая буква которой представляет разные идеи, которые помогут вам ставить хорошие цели:

• Конкретные — Чего вы хотите достичь ? Какие действия вам нужно предпринять, чтобы туда попасть?
• Измеримый — Как вы будете оценивать свои цели? Какие данные вы будете использовать?
• достижимо — достижимы ли ваши цели и задачи? У вас есть навыки и ресурсы, необходимые для их выполнения?
• Актуально — Как цели согласуются с более крупной целью вашего проекта? Почему они важны?
• Ограничение по времени — Когда вы достигнете целей? Каковы ваши временные рамки?

Аббревиатура SMART помогает внести ясность для вас и всех в вашей команде.Он фокусирует ваше внимание и ресурсы на самом важном, чтобы вы могли добиться успеха в достижении этих целей и задач.

4. Составьте список ваших ресурсов

Напишите список всех ресурсов, которые вам понадобятся для достижения ваших целей и задач, чтобы вы могли успешно завершить свой проект. Точные ресурсы, которые вам понадобятся, будут зависеть от вашего конкретного проекта, но могут включать такие вещи, как документы, пространство, консультантов (или других специалистов) и ваш бюджет.

Некоторые вопросы, которые следует задать себе на этом этапе процесса планирования работы, включают:

• Какая часть нашего бюджета пойдет на этот проект?
• Откуда эти деньги (из какого отдела)?
• Нужны ли мне какие-либо специальные программные инструменты для оптимизации и завершения этого проекта?

5.Выявление потенциальных препятствий

Как бы вам ни хотелось думать, что ничего не пойдет не так и все пойдет гладко, даже самые лучшие планы порождают сбои. Важнейшим компонентом создания рабочего плана является выявление любых потенциальных препятствий, которые могут помешать вашей команде в достижении ваших целей и задач и своевременном завершении проекта.

Точные препятствия, с которыми вы можете столкнуться, зависят от вашей команды и вашего проекта. Вот некоторые из них, на которые вы должны обратить внимание:

• Один или несколько сотрудников заболевают, и ему требуется один или два дня по болезни.
• Кто-то попал в беду в семье, и ему нужно уйти раньше, чем они выполнят свои обязанности.
• Компьютер или другое жизненно важное оборудование может выйти из строя, что вынудит вас вытащить деньги из и без того ограниченного бюджета.

6. Назначьте подотчетность

Подотчетность необходима для своевременного выполнения каждой задачи. На этом этапе планирования работы вам необходимо назначить членов команды (или группы членов команды) для выполнения определенных задач.Четко объясните, кому и что нужно делать, чтобы в дальнейшем избежать путаницы. Если что-то не закончено вовремя, вы будете знать, к кому вам нужно обратиться, чтобы узнать, что произошло.

7. Выполните свой план

Наконец, пришло время просмотреть свой план и убедиться, что все в порядке. Если вас это устраивает, пора пустить в ход. Программное обеспечение для управления проектами может быть особенно полезным, чтобы все было организовано и доступно для всех в вашей команде.

Не забывайте об этом, даже если ваш план работы находится в стадии реализации.Периодически возвращайтесь, чтобы проверять свой текущий прогресс в сравнении с первоначальными целями и задачами. Отслеживание своего прогресса поможет вам не отставать от поставленной задачи. Это также позволяет вам быстрее вносить корректировки, если они необходимы.

Поднимите свой рабочий план на новый уровень

Если вы хотите вывести свои планы на новый уровень, подумайте о внедрении системы, которая поможет управлять работой, выставлением счетов, отчетностью, отслеживанием прогресса и т. Д. Accelo предлагает облачные решения для управления проектами с такими функциями, как планирование проектов, составление графиков, отслеживание времени и отслеживание проектов.Вы можете просматривать прогресс и вехи на любом устройстве. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше, или подпишитесь на бесплатную пробную версию, чтобы узнать, как мы можем помочь вам создать успешные планы работы, которые помогут вам достичь ваших целей.

Хотите узнать больше?

Присоединяйтесь к тысячам профессионалов, которые ведут более успешный бизнес, с Accelo

Шаблон рабочего плана | Образец и пример бесплатного рабочего плана

О шаблоне рабочего плана

Что такое рабочий план?

Рабочий план — это, по сути, дорожная карта проекта.Он формулирует шаги, которые вы должны предпринять для достижения желаемой цели, устанавливает очевидные цели и устанавливает измеримые результаты. Эффективный план работы направляет вас на протяжении всего жизненного цикла проекта, позволяя добиться результата, сотрудничая с вашей командой.

Lean Six Sigma — это подход к оптимизации бизнес-процессов, зародившийся в обрабатывающей промышленности. Он направлен на сокращение отходов, улучшение качества, а также повышение эффективности и стоимости продукции. Рабочий план — это инструмент, который может помочь вам планировать проекты в соответствии с методологией Lean Six Sigma.

4 компонента рабочего плана

Чтобы составить правильный рабочий план, вам понадобятся следующие компоненты:

1. Цели

Цели — это конечная цель вашего проекта: то, что вы хотите, чтобы ваша команда выполняла выполнить. Это может быть что-то очень конкретное или более широкая цель.

2. Стратегия

Ваша стратегия — это общий подход к плану вашего проекта, который вы будете реализовывать для достижения своих целей. Это включает в себя описание ваших ресурсов, ваших ограничений и способов использования ваших сильных сторон.

3. Тактика

Тактика — это более мелкие решения, техники и действия, которые вы будете использовать для достижения своей более широкой стратегии. Это включает в себя: определение задач, определение людей, которые вам нужны для выполнения конкретных задач, предоставление инструкций по их выполнению и многое другое.

4. Конечные результаты

Конечные результаты — это конкретные, привязанные к срокам результаты, которых вы хотите достичь от конкретных задач, как это определено вашей общей стратегией. Вот как вы понимаете, что идете по пути к достижению своих целей.

Как использовать шаблон рабочего плана

Теперь, когда вы знаете все отдельные компоненты рабочего плана, вот как вы собираете их все вместе. Используйте этот шаблон рабочего плана, чтобы начать работу, и выполните следующие шаги:

1. Встреча с заинтересованными сторонами

Возможно, самая важная часть рабочего плана — убедиться, что вы получаете вклад от всех нужных людей и не упускаете из виду Информация. Пригласите всех членов команды, заинтересованных лиц и спонсоров проекта и используйте встречу для мозгового штурма, определения вашего графика и определения ограничений.

2. Я

определяю цели, стратегию, тактику и результаты

После того, как вы обсудили процесс с заинтересованными сторонами проекта, пора определить цели, стратегии, тактику и результаты вашего плана. Это основа рабочего плана, поэтому большую часть времени следует уделять этому.

3. Создайте рабочую карту

Рабочая карта — это план действий, основанный на вашем плане, с указанием сроков выполнения и общего графика достижения целей вашего проекта.

Конечно, в ходе проекта что-то меняется (особенно для крупных) — это нормально. Ваш рабочий план не может быть всеобъемлющим — и он не должен быть всеобъемлющим. Перечислите как можно больше целей, стратегий, задач и тактик и добавьте даты для конкретных задач, но не беспокойтесь, если вам понадобится внести изменения позже. Программное обеспечение для управления проектами может быть полезно для отслеживания дат, задач и назначений.

Когда вы используете план работы?

Вы можете использовать рабочий план в начале проекта для целей стратегического планирования, чтобы определить масштаб проекта и продолжать обновлять план по мере продвижения проекта с фактическими данными.